LK - 2
Disusun Oleh :
Kelompok 2
Tingkat 3 Diploma IV
2015
KONSEP TENTANG UNSUR ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Pengertian Administrasi
Administrasi kesehatan adalah suatu proses yang menyangkut perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengkoordinasian, dan penilaian terhadap
sumber, tata cara dan kesanggupan yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan
terhadap kesehatan, perawatan kedokteran, serta lingkungan yang sehat dengan jalan
menyediakan dan menyelenggarakan berbagai upaya kesehatan yang ditujukan kepada
perseorangan, keluarga, ataupun masyarakat.
Pengertian Manajemen
Manajemen adalah suatu kegiatan untuk mengatur orang lain guna mencapai suatu
tujuan atau menyelesaikan pekerjaan. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan efisien
untuk mencapai tujuan tertentu (Hasibuan 2005).
Manajemen kesehatan menurut Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika
Serikat adalah suatu proses yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengawasan, pengkoordinasian dan penilaian terhadap sumber, tatacara dan kesanggupan
yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan terhadap kesehatan, perawatan
kedokteran serta lingkungan yang sehat dengan jalan menyediakan dan menyelenggarakan
berbagai upaya kesehatan yang ditujukan kepada perseorangan, keluarga, kelompok dan
atau masyarakat. Jadi, manajemen kesehatan adalah suatu kegiatan atau suatu seni untuk
mengatur para petugas kesehatan dan nonpetugas kesehatan guna meningkatkan
kesehatan masyarakat melalui program kesehatan.
Manfaat Perencanan
1. Dapat memberikan arah dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan.
2. Dapat ditentukan suatu suatu pedoman sebagai standar untuk mengurangi
ketidakpastian
3. Dapat diukur berhasil tidaknya suatu kegiatan, untuk memeudahkan pengawasan
4. Dapat membantu menemukan peluang dimasa yang akan dating
5. Menciptakan efisiensi biaya
Sarana manajemen
Menurut Harrington Emerson dalam Phiffner John F. dan Presthus Robert V. (1960)
manajemen mempunyai lima unsur (5M), yaitu:
1. Men
2. Money
3. Materials
4. Machines, and
5. Methods
Peterson 0.F., member of Indiana Univercity memasukan unsur mesin ke dalam material
dan metode diberi istilah the use sehingga katanya, “Management is the use of man, money
and materials to achieve a common goal”. Ada lagi seorang ahli bernama Mooney James D.,
1954, is memasukan unsur-unsur uang, material dan mesin ke dalam istilah yang disebut
fasilitas sehingga unsur-unsur manajemen adalah
1. Men
2. Facilities
3. Method
George R. Terry dalam bukunya Principle of Management mengatakan, ada enam sumber
daya pokok dari manajemen, yaitu:
Sistematika dari keempat pandangan para ahli itu jelas menunjukan, manusia
merupakan unsur manajemen yang pokok. Manusia tidak dapat disamakan dengan benda,
is mempunyai peranan, pikiran, harapan serta gagasan. Reaksi psikisnya terhadap keadaan
sekeliling dapat menimbulkan pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar untuk
diperhitungkan secara seksama. Oleh karena itu, manusia perlu senantiasa diperhatikan
untuk dikemhangkan ke arah yang positif sesuai dengan martabat dan kepribadiannya
sebagai manusia. Sejalan dengan pandangan itu, Harold Konntz dan Cyril O’Donnel (1972)
menegaskan, “Manage-ment is the development of people, not the direction of thing.”
1. Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam
manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang
membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan.
Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah
makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang
berkerja sama untuk mencapai tujuan.
2. Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang
merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat
diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang
merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu
harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang
yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan
dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
3. Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia
usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam
bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu
sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan
tercapai hasil yang dikehendaki. Manusia tanpa material atau bahan-bahan tidak
akan dapat mencapai tujuan yang dikehendakinya, sehingga unsur material dalam
manajemen tidak dapat diabaikan.
4. Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan
keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. Upaya yang
ditujukan terhadap faktor mekanik/mesin antara lain adalah : perencanaan yang baik
tentang mesin, alat dan perkakas yang digunakan serta peningkatan perhatian
terhadap perawatan mesin dan perkakas kerja
5. Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan
manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja
suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada
sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan
kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang
melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya
tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap
manusianya sendiri.
6. Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan
(memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting
sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan
berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan
pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam
perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai
dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
Seorang manajer atau pemimpin menjalankan fungsi – fungsi manajemen dan unsur
– unsur manajemen secara terpadu (integratif) dan menyeluruh (komprehensif), artinya
dalam mencapai tujuan manajer membuat perencanaan, pengorganisasian, mengendalikan
semua unsur manajemen secara bersamaan dalam satu kesatuan gerak secara simultan.
Dalam pelaksanaan pekerjaan, seorang manajer akan bertanya apakah yang seharusnya
direncanakan, digerakkan, diawasi dan dikendalikan ? kalau diperhatikan dari pengertian
manajemen obyeknya adalah orang, namun dalam prakteknya semua unsur manajemen (6
M) dibuat perencanaan, diorganisasikan, digerakkan untuk pelaksanaannya, dan
dikendalikan untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu dilakukan :
Perencanaan (Planning) terhadap : Tenaga, Anggaran, Bahan, Peralatan, Metode dan
Pemasaran.
Pengorganisasian (Organizing) terhadap : Tenaga, Anggaran, Bahan, Peralatan,
Metode dan Pemasaran.
Penggerakkan (Action), terhadap : Tenaga, Anggaran, Bahan, Peralatan, Metode dan
pemasaran.
Penganggaran (Budgeting) terhadap : Tenaga, Anggaran, Bahan, Peralatan, Metode
dan Pemasaran.
Pengendalian (Controlling) terhadap : Tenaga, Anggaran, Bahan, Peralatan, Metode
dan Pemasaran.
Beberapa sumber daya manajemen diatas pada dasarnya jika dikelompokkan dalam
elemen sistem manajemen dapat dikelompokkan dalam 7 (tujuh) unsur, yaitu :
Masukan (input) yakni bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan
yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut. Masukan
manajemen berupa sumber daya manajemen yang terdiri atas man
(ketenagaan), money (dana/biaya), material (bahan, sarana dan prasarana),
machine (mesin, peralatan/teknologi) untuk mengubah masukan menjadi
keluaran, method (metode), market dan marketing (pasar dan pemasaran),
minute/time (waktu), dan information (informasi), yang disingkat 7 M + 1 I;
Proses (process) yakni bagian atau elemen dari sistem yang berfungsi
melakukan transformasi/konversi yakni mengubah masukan menjadi keluaran yang
direncanakan
Hasil antara (output) yakni bagian atau elemen dari sistem yang dihasilkan dari
berlangsungnya proses transformasi/konversi dalam sistem;
Hasil akhir (outcome) yakni hasil yang dicapai dari suatu program berupa
indikator-indikator keberhasilan suatu program;
Manfaat dan Dampak (impact) yakni efek langsung atau tidak langsung atau
konsekuensi yang diakibatkan dari pencapaian tujuan suatu program berupa
manfaat dan dampak dari program tersebut;
Umpan balik (feed back) yakni bagian atau elemen dari sistem yang
merupakan hasil antara dan hasil akhir dari sistem dan sekaligus sebagai
masukan bagi sistem tersebut serta informasi yang diterima dari lingkungannya;
Lingkungan (environment) yaitu bagian di luar sistem yang tidak dikelola oleh
sistem tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap sistem.
1. Proses (process) adalah langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Proses dikenal dengan nama fungsi manajemen. Pada umumnya, proses
ataupun fungsi manajemen merupakan tanggung jawab pimpinan. Pendekatan proses
adalah semua metode dengan cara bagaimana pelayanan dilakukan.
2. Output adalah hasil dari suatu pekerjaan manajemen. Untuk manajemen kesehatan,
output dikenal dengan nama pelayanan kesehatan (health services). Hasil atau output
adalah hasil pelaksanaan kegiatan. Output adalah hasil yang dicapai dalam jangka
pendek, misalnya akhir darikegiatan pemasangan infus, sedangkan outcome adalah
hasil yang terjadi setelah pelaksanaan kegiatan jangka pendek misalnya plebitis setelah
3x24jam pemasangan infus. Macam pelayanan kesehatan adalah Upaya Kesehatan
Perorangan (UKP) dan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).
3. Sasaran (target group) adalah kepada siapa output yang dihasilkan, yakni upaya
kesehatan tersebut ditujukan kepada UKP untuk perseorangan atau UKM untuk
masyarakat (keluarga dan kelompok). Sedangkan Dampak (impact) adalah akibat yang
ditimbulkan oleh output. Untuk manajemen kesehatan dampak yang diharapkan adalah
untuk meningkatkan derajat kesehatan. Peningkatan derajat kesehatan dapat tercapai
jika kebutuhan (needs) dan tuntutan (demands) perseorangan/masyarakat dapat
dipenuhi.
Manjemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan
tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan
dan masyarakat.
1. Perencanaan.
Perencanaan adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif dan efisien agar sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan, perencanaan
dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian.
2. Pengorganisasian.
Pengorganisasia adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan
menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi, dan
koordinasi dalam bagan organisasi.
3. Pengarahan.
Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja dengan
baik, mau bekerjasama, pimpinan menugaskan bawahan agar semua tugasnya
dikerjakan dengan baik .
4. Pengendalian
Pengendalian adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan mentaati peraturan-
peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana, apabila terjadi kesalahan
atau penyimpangan diadakan perbaikan . Pengendalian karyawan meliputi kehadiran,
kedisiplinan, perilaku, kerjasama, pelaksanaan pekerjaan dan menjaga situasi
lingkungan pekerjaan.
5. Pengadaan.
Pengadaan adalah proses penarikan , seleksi, penempatan , orientasi dan induksi
untuk mendapatkan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Pengembangan.
Pengembangan adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual
dan moral karyawan melalui pendidikan yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan
masa kini maupun masa depan.
7. Kompensasi.
Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung, uang atau
barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan.
Prinsip kompensasi adalah adil dan layak.
8. Pengitegrasian.
Pengitegrasian adalah untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan
kebutuhan karyawan, agar tercipta kerjasama yang serasi dan saling
menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba , karyawan dapat memenuhi
kebutuhan dari hasil pekerjaannya.
9. Pemeliharaan.
Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kondisi fisik,
mental, dan loyalitas karyawan agar mereka tetap mau bekerja baik sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
10. Kedisiplinan.
Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan
perusahaan dan norma-norma. Perusahaan harus mengusahakan tercapainya
keinginan tersebut.
11. Pemberhetian.
Pemberhentian adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari perusahaan,
Pemberhentian dapat disebabkan keinginan perusahaan, keinginan karyawan,
kontrak kerja berakhir, pensiun , dan sebab sebab lainnya.
Manajemen Keuangan
1. Perencanaan Keuangan
Membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya
untuk periode tertentu.
2. Penganggaran Keuangan
Tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan
pemasukan.
3. Pengelolaan Keuangan
Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan
berbagai cara.
4. Pencarian Keuangan
Mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional kegiatan
perusahaan.
5. Penyimpanan Keuangan
Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman.
6. Pengendalian Keuangan
Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada
paerusahaan.
7. Pemeriksaan Keuangan
Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi
penyimpangan.
Manajemen Logistik
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses
mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran
dan pemeliharaan serta pengahpusan material/ alat – alat (Subagya:1994), sehingga
manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan
ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan
efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik, Subagya menyatakan sebagai
berikut:
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur – unsur manajemen diproses melalui
fungsi- fungsi manajeme dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat
terselenggaranya fungsi- fungsi logistik.
SOP (Standard Operating Prosedure) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
(terdokumentasi) mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.SOP adalah
serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang
dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001)
Dari banyak definisi tentang arti SOP tersebut di atas, dapat kita simpulkan bahwa SOP
adalah sebuah aturan, tatacara, panduan tertulis dan terdokumentasi secara baik guna
melakukan sebuah atau beberapa proses kerja untuk mencapai atau mewujudkan tujuan
utama dari proses kerja tersebut.
Manfaat SOP
Sebagai standard acuan yang digunakan oleh seluruh karyawan, baik atasan maupun
bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
Sebagai alat untuk mengurangi faktor kesalahan dan ketidak disiplinan karyawan
dalam melakukan proses kerja.
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun
kelompok.
Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada
manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam
mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan.
Menciptakan keseragaman proses kerja dan kualitas produk.
Manajemen Teknologi
Merupakan suatu disiplin ilmu yang menjembatani bidang engineering dan science dengan
bidang manajemen yang ditujukan untuk perencanaan, pengembangan dan implementasi
teknologi dalam rangka pencapaian sasaran strategis dan operasional suatu organisasi.
Tujuan dari penerapan ini adalah menciptakan dan/atau menambah nilai bagi perusahaan
melalui teknologi, baik yang diciptakan sendiri maupun yang diperoleh dari luar.
Penciptaan/peningkatan nilai dapat dilakukan dalam berupa penciptaan bisnis,
penciptaan/perbaikan produk dan jasa atau penciptaan/perbaikan proses.
http://www.indonesian-publichealth.com/2014/04/macam-sarana-manajemen.html
http://dr-suparyanto.blogspot.com/2009/11/unsur-pokok-manajemen-pelayanan.html
http://kesmas-ode.blogspot.com/2012/10/administrasi-kebijakan-kesehatan.html
http://arinifitri07.blogspot.com/2013/01/hubungan-administrasi-kesehatan.html
http://andrianofficial.blogspot.com/2013/03/administrasi-dan-manajemen-kesehatan-
2.html
http://hrd-forum.com/article-hrd/apa-itu-standard-operating-procedure-sop/
http://manajemenstiesbi.blogspot.com/2012/11/unsur-unsur-manajemen.html
http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/2011/05/makalah-manajemen-logistik.html
https://nominasikata.wordpress.com/2012/04/20/unsur-unsur-manajemen/
http://yuraannisa.blogspot.com/2013/10/makalah-unsur-dan-fungsi-manajemen.html
https://tutisarmasinaga.wordpress.com/2010/03/18/manajemen-teknologi-2/