LEGAL OFFICER

Perusahaan besar apalagi perusahaan group atau holding, biasanya Legal

Departemennya sudah mulai estabilished dan bahkan departemen hukumnya sudah
punya beberapa tenaga legal yang jobdesk yang lebih spesifik, misalnya ada tenaga
legal yang khusus mengurusi dan memonitor perizinan-perizinan, ada tenaga legal
yang khusus menangani kontrak-kontrak, bahkan ada juga tenaga legal yang khusus
menangani corporate action nya
Secara umum tugas tenaga legal atau legal officer ini adalah membantu
perusahaan dalam menangani segala urusan hukumnya. Berikut adalah beberapa
aspek legal yang perlu mendapatkan perhatian dalam menjalankan perusahaan dan
sekaligus yang merupakan ruang lingkup tugas atau pekerjaan dari tenaga legal atau
legal officer.

1. Tindakan Hukum Perusahaan

Eksistensi sebuah perseroan terbatas (PT) ditentukan berdasarkan Anggaran
Dasarnya yang harus sudah disahkan oleh Menteri Hukum dan Ham. Jadi langkah
pertama berdirinya sebuah PT adalah dengan membuat Anggaran Dasar yang tertuang
di dalam akta pendiriannya (akta notaris). Anggaran dasar ini merupakan dokumen
utama sebuah PT yang tentu saja harus di dokumentasikan dengan baik dan rapi
karena bisa dibilang akta pendirian ini merupakan akta kelahiran sebuah badan hukum
PT, yang tanpa akta ini maka sebuah PT bisa dianggap tidak eksis. Jadi ini merupakan
dokumen yang cukup penting karena terkait dengan eksistensi sebuah PT yang dalam
perjalanannya nanti, ketika misalnya perusahaan melakukan tindakan-tindakan hukum
korporasi (corporate action) seperti misalnya melakukan perubahan modal atau
melakukan penggantian direktur maka anggaran dasar dalam akta pendirian ini harus
dirubah juga berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), dan perubahannya
dilakukan dengan akta notaris lagi.
Inilah tugas pertama seorang legal officer dalam managemen legal perusahaan
yaitu mengelola anggaran dasar atau akta pendirian perusahaan. Perusahaan yang
baik tentu saja harus mempunyai catatan kronologis yang lengkap mengenai akta
pendirian atau anggaran dasar perusahaan ini mulai dari akta pendiriannya itu pertama
kali dibuat beserta catatan-catatan kronologi perubahan-perubahannya, tahun kapan
perusahaan melakukan perubahan modal dan tahun kapan perusahaan melakukan
penggantian direkturnya. Kalau perubahan-perubahan anggaran dasar ini
didokumentasikan secara rapi dan secara lengkap terususun secara kronologis maka
segala tindakan hukum perusahaan dan perubahan-perubahannya bisa dilacak dengan
cepat manakala perusahaan membutuhkannya untuk kepentingan-kepentingan tertentu
misalnya. Perubahan-perubahan akta perusahaan tadi sesuai UU PT harus dilakukan
berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan ketika melakukan RUPS
maka ini juga harus didokumentasikan mulai dari undangan RUPS, berita acara, sampe
pengesahan perubahan akta tersebut oleh kementerian hukum dan ham, ini juga perlu
didokumentasikan dengan cukup rapi dan lengkap.
Selain mendokumentasikan secara legal tindakan-tindakan tadi RUPS dan
perubahan akta perusahaan, legal officer juga umumnya terlibat aktif dalam tindakan-
tindakan hukum perusahaan lainnya seperti misalnya
- perusahaan akan melakukan merger
- atau ketika perusahaan akan mengakuisisi perusahaan lain
- atau ketika perusahaan akan melakukan penawaran umum atau initial public
offering (IPO) dalam rangka go public.
Disini peran legal officer sangat penting dan sangat dibutuhkan dalam proses
persiapan. Biasanya legal officer akan menyiapkan dokumen-dokumennya misalnya
membantu konsultan hukum eksternal untuk melakukan legal due diligence.

2. Mengelola Perizinan Perusahaan

Tugas lainnya dari managemen legal perusahaan adalah mengelola perizinan
perusahaan. Pengelolaan ini meliputi
- Pembuatan daftar lengkap perizinan
- Memperoleh perizinan
- Melakukan monitoring dan evaluasi dari perizinan-perizinan itu
Jadi sebuah perusahaan untuk bisa beroprasi menjalankan kegiatan usahanya
maka dia harus punya perizinan sebagaimana yang diwajibkan oleh peraturan
perundang-undangan yang mengatur kegiatan usaha perusahaannya sesuai dengan
ruang lingkupnya. Secara umum perizinan sebuah perusahaan bisa kita bagi 2 yaitu
- perizinan yang sifatnya umum
- perizinan yang sifatnya khusus.
Perizinan umum ini maksudnya umum yang hamper semua perusahaan apapun
ruang lingkup kegiatannya harus punya, misalnya NIB, surat keterangan domisili
perusahaan, NPWP, atau perizinan-perizinan standard lainnya
Sedangkan perizinan khusus yaitu perizinan yang wajib dimiliki perusahaan
sesuai dengan ruang lingkup kegiatan usahanya. Misalnya perusahaan tambang wajib
punya Izin Usaha Pertambangan (IUP) supaya bisa operasional. Begitu juga dengan
perusahaan jasa konstruksi harus punya surat izin usaha jasa konstruksi (SIUJK) untuk
bisa menjalankan kegiatan usahanya. Jadi khusus sifatnya hanya wajib untuk
perusahaan tertentu sesuai dengan ruang lingkup kegiatan usahanya.
Untuk mengelola perizinan perusahaan ini tentunya seorang legal officer harus
mengetahui terlebih dahulu perizinan-perizinan apa saja yang wajib dimiliki oleh
perusahaannya. Jadi seorang legal officer harus punya daftar lengkap mengenai
perizinan-perizinan yang diperlukan perusahaan dan daftar lengkap perizinan ini bisa
disusun dengan mempelajari terlebih dahulu peraturan-peraturan yang terkait dengan
bidang usaha perusahaannya. Lalu kemudian dari daftar lengkap ini yang menjadi
pegangan untuk legal officer tersebut melengkapi satu persatu perizinan yang
diperlukan. Berdasarkan daftar perizinan ini, seorang legal officer kemudian
mengajukan izin-izin yang diperlukan ke instansi pemerintahan yang berwenang. Dan
juga didalam daftar perizinan ini juga akan dimasukan dokumen-dokumen khusus yang
sifatnya pelaporan ke instansi tertentu, misalnya wajib lapor ketenagakerjaan
perusahaan (WLTK), ini bukan izin tapi bentuknya pelaporan, wajib setiap perusahaan
dan penting karena merupakan syarat untuk mengajukan pengesahan peraturan
perusahaan. Dan pelaporan WLTK disampaikan ke dinas ketenagakerjaan. Dan
biasanya laporan-laporan seperti ini dan juga hamper semua perizinan perusahaan,
saat ini sudah bisa dilakukan secara online, jadi seharusnya bisa lebih efisien seperti
misalnya WLTK tadi juga sudah bisa dilakukan secara online.
 Setelah semua perizinan diperoleh sesuai ceklis lengkap yang tadi menjadi
pegangan dari legal officer, nanti berdasarkan ceklis ini legal officer melakukan update
perizinan-perizinan tersebut, kapan jatuh tempo berakhirnya, masa berlaku peraturan
perusahaan dan kapan perusahaan harus memperpanjangnya.

3. Membuat Kontrak-Kontrak Perusahaan

Kontrak atau perjanjian yang dibuat perusahaan merupakan alat bukti hukum
bahwa perusahaan sudah mengikatkan diri secara hukum dengan pihak lain dan
berdasarkan kontrak-kontrak ini maka perusahaan mempunyai hak dan kewajiban
terhadap pihak lain untuk menuntut pembayaran uang misalnya atau untuk menuntut
dilaksanakannya sebuah pekerjaan atau untuk menuntut dilakukannya pengiriman
barang. Kontrak-kontrak ini termasuk juga dasar hukum bagi perusahaan untuk
melaksanakan kewajibannya, misalnya melakukan pembayaran uang kepada pihak lain
misalnya kepada vendornya.
Salah satu tugas seorang legal officer adalah memberikan support kepada
perusahaan untuk membuat kontrak-kontrak perusahaan, dan dalam membuat kontrak
ini legal officer tentunya harus berkordinasi dengan departemen lain yang bertanggung
jawab terhadap kerjsama yang akan dibuatkan kontraknya tadi. Misalnya seperti
- Kontrak yang diperlukan dalam proses pengadaan barang dengan supplier
bahan baku. Jadi disini legal officer memberikan legal support kepada bagian
operasional untuk membuat kontrak pengadaan bahan baku dalam pelaksanaan
produksi
- Atau bisa juga kontrak itu berupa perjanjian kerja antara perusahaan dan
karyawan baik karyawan kontrak maupun karyawan tetap. Dimana disini legal
officer memberikan legal support kepada departemen HRD untuk membuatkan
atau untuk melakukan review terhadap perjanjian kerja tadi
Kaitannya dengan kontrak ini, tugas seorang legal officer biasanya ada 3 yaitu
1. Mendampingi perusahaan dalam melakukan negosiasi kontrak agar sesuai
dengan hukum
2. Melakukan pembuatan naskah kontraknya sendiri atau melakukan review
kontrak kalau naskah kontraknya dibuat oleh pihak lain
 3. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kontrak-kontrak tersebut.
Seperti dalam mengelola perizinan tadi, dalam mengelola kontrak-kontrak
perusahaan ini, legal officer juga harus punya daftar kontrak-kontrak perusahaan.
Ceklist kontrak ini biasanya berisi keterangan mengenai jenis kontrak, nomor kontrak,
dan tanggal kontrak tersebut. Dalam sebuah kontrak itiu biasanya ada nomor kontrak.
Nomor kontrak ini sebenarnya tidak wajib dan bukan merupakan syarat sahnya
perjanjian. Nomor kontrak biasanya diperlukan untuk kepentingan managemen atau
pendokumentasian kontrak-kontrak perusahaan yang biasanya cukup banyak. Jadi
dengan nomor kontrak tersebut maka perusahaan tahu kontrak nomor sekian tentang
apa, tanggal berapa dan disimpan dimana, jadi bisa di trace.
Daftar kontrak ini juga bisa digunakan untuk keperluan monitoring dan evaluasi
tentang mana kerjasama yang masih berlaku efektif dan mana kontrak-kontrak yang
sudah habis masa berlakunya.

4. Mengelola Dokumen Aset Perusahaan

Asset perusahaan baik berupa benda bergerak maupun benda tidak bergerak
termasuk benda yang sifatnya tangible atau kasat mata maupun yang bersifat intangible
merupakan harta kekayaan perusahaan yang mencerminkan nilai dari perusahaan
tersebut. Perusahaan yang baik tentunya harus punya managemen asset yang rapi
yang punya daftar asset lengkap sehingga perusahaan tahu persis berapa nilai total
dari kekayaannya dari asset-aset tadi. Managemen asset yang rapi ini tentunya perlu
juga di support oleh dokumen legal mengenai kepemilikan asetnya sehingga secara
hukum perusahaan bisa mengkonfirmasi dengan pasti dengan yakin dan bisa
membuktikan bahwa asset-aset tersebut memang milik perusahaan. Apalagi kalau
asetnya sering pindah tangan, misalnya pindah tangan diantara karyawan atau
disewakan atau mungkin dipinjamkan kepada pihak lain yang kalau perusahaan tidak
punya daftar dan catatan lengkapnya termasuk dokumen kepemilikannya sebagai bukti
maka bisa jadi aset-aset tersebut tidak diketahui lagi rimbanya nanti atau bahkan lebih
parahnya tahu-tahu diklaim oleh pihak lain. Aset-aset perusahaan ini yang umum
misalnya
- Tanah dan bangunan
 - Kendaraan
- Peralatan produksi
- Perlengkapan kantor
- Atau bisa juga aset yang bersifat intangible misalnya Hak kekayaan intelektual
(HKI) seperti merek/hak cipta, desain industry, atau rahasia dagang
- Aset lainnya
Daftar lengkap aset-aset perusahaan tersebut tentunya perlu disupport oleh
dokumen kepemilikan asetnya. Untuk daftar lengkap asetnya sendiri bisa dibuat oleh
departemen lain atau oleh bagian lain di managemen perusahaan, misalnya oleh
bagian procurement, sementara legal officer memberikan legal support kepada
procurement dalam melengkapi dokumen kepemilikan asetnya. Misalnya untuk aset
tanah dan bangunan ini disupport dengan sertifikat tanah atau surat-surat tanah lainnya
kalau tanahnya nonsertifikat, untuk kendaraan ini disupport dengan dokumen bpkb
begitu juga dengan aset-aset lain seperti peralatan produksi atau peralatan kantor, ini
bisa disupport dengan dokumen kepemilikan lainnya, atau kalau tidak ada dokumen
kepemilikan khususnya minimal bisa disupport dengan dokumen pembelian barang-
barang tersebut.
Untuk aset hak kekayaan intelektual misalnya merek produk barang yang
diproduksi oleh perusahaan, ini harus didaftarkan lebih dulu di kementerian hukum dan
ham, untuk sertifikat merek sebagai hasil pendaftarannya inilah yang nanti jadi bukti
kepemilikan aset mereknya.

5. Menangani Sengketa Hukum Perusahaan

Tugas lainnya dari seorang legal officer adalah menangani sengketa hukum
yang melibatkan perusahaan baik sengketa hukum pidana, perdata maupun
perburuhan. Misalnya ketika perusahaan menjalin kerjasama kontrak dengan
perusahaan lain dan perusahaan lain itu melakukan wan prestasi atau tidak
melaksanakan kewajiban-kewajibannya sesuai kontrak kepada perusahaan dimana
legal officer itu bekerja, kemudian perusahaan mempersoalkan hal tersebut secara
hukum. Maka pada fase inilah perusahaan telah memasuki sebuah sengketa hukum.
 Dalam menangani sengketa hukum ini seorang legal officer bisa maju sendiri
mewakili perusahaan di pengadilan akan tetapi biasanya dalam praktek perusahaan
menyerahkan urusan sengketa hukum di pengadilan ini termasuk sengketa hukum
pidana kepada pengacara litigasi yang memang expertise dibidangnya. Ini karena untuk
bersengketa hukum dipengadilan pemahaman hukum saja tidak cukup karena
diperlukan juga pengetahuan strategi dan pengalaman. Itu sebabnya perusahaan lebih
memilih untuk mempercayakan urusan litigasi pengadilan kepada pengacara litigasi.
Meskipun penanganannya dilakukan oleh pengacara litigasi, tapi seorang legal officer
harus memonitor perkembangan kasus atau sengketa tersebut termasuk menerima
laporan dari pengacara atau memberikan support berupa dokumen-dokumen sebagai
alat hukumnya.

6. Update Regulasi
Terakhir tugas seorang legal officer adalah melakukan updating terhadap regulasi-
regulasi baru yang dikeluarkan oleh pemerintah. Ini penting juga terutama terhadap
regulasi-regulasi yang punya dampak langsung terhadap jalannya usaha perusahaan.
Jadi kalau ada peraturan baru atau misalnya ada perubahan-perubahan peraturan dan
itu bisa mempengaruhi jalannya usaha perusahaan, maka seorang legal officer harus
mempelajari dan memahaminya kemudian memberikan laporan dan masukannya
kepada direksi. Misalnya dengan disahkannya omnibus law undang-undang cipta kerja
kemarin dimana banyak sekali pasal-pasal dari peraturan yang terdampak yang
ketentuan-ketentuannya dirubah, dicabut dan ditambah. Ini tentu akan mempengaruhi
perusahaan dan dengan perubahan tersebut tentunya seorang legal officer perlu
memberikan penjelasan dan masukan kepada direktur perusahaan untuk melakukan
langkah-langkah adaptif yang diperlukan perusahaan