Pengertian Komunikasi

Dalam pengertian secara umum, komunikasi adalah penyampian pesan atau berita yang mengandung
macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain dengan atau tanpa menggunakan media
dengan harapan memperoleh feedback/umpan balik. Komunikasi meliputi 5 unsur yaitu:

Pengirim Pesan (comunicator)

Pesan, keterangan, atau buah pikiran 

Alat/Media dan sarana untuk menyampaikan Pesan

Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sasaran yang bersangkutan

Penerima Pesan (communicate)

Pe
ngertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya sebanyak orang yang
mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan
bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima
pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh
tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.

Pengertian komunikasi menurut Bovee (2003) dan Robbins (2003):

1. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif
apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk
bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003) 
2. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami
makna yang dimaksudkan. Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang
menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu. 

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat
kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan
ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor
baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information
handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu
terdapat komunikasi yang efektif.

Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi Kantor adalah proses

penyampaian berita dari suatu pihak kepada
pihak lain, yang berlangsung atau yang
terjadi dalam suatu kantor

Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam
bentuk tulisan. Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:

1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi
yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,
a. Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan
dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya.
Contoh: Staf administrasi dengan kepala bagian administrasi.
b. Kedua, Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang dilakukan oleh sesame karyawan
yang mempunyai kedudukan yang sama.
Contoh: staf administrasi dengan staf administrasi.
c. Ketiga, adalah komunikasi diagonal, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi
yang mempunyai kedudukan yang berbeda dan bagian yang berbeda.
Contoh: komunikasi antara staf administrasi dengan kepala bagian keuangan.

2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak
lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien atau bagian humas kantor dengan
masyarakat sekitar kantor.
Proses Komunikasi 
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses
yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut :

Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk

membaginya 

Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan

bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat
gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang
semuanya tergantung pada ide, audiensi,
pembawaan diri maupun mood pengirim.

Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih

jalur komunikasi dan media yagn tergantung pada
pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan
diterima dan formalitas yang dibutuhkan.

Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi

terjadi, penerima harus mendapatkan pesan. 

Penerima menguraikan pesan, dengan memahami

pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di
pikirannya. Jika telah memahami dengan benar
pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama
sesuai dengan yang dimaksud pengirim. 

Penerima memberikan feedback yang

memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas
dari pesan.