LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

“PROGRAM BIRO PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH PROVINSI

JAWA TIMUR DALAM MENCAPAI PRINSIP AKUNTABEL DAN
TRANSPARANSI”

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Akhir Mata Kuliah PKL

Dosen Pembimbing: Nurlailah, MM

Disusun Oleh:

Nia Refani Arianthi (G71217046)

Taufikurrahman (G71217051)

Abizar Egi Mahendra (G71217053)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

PROGRAM STUDI ILMU EKONOMI

SURABAYA

2020
 HALAMAN PENGESAHAN

BIRO PENGADAAN BARANG DAN JASA SEKRETARIAT DAERAH

PROVINSI JAWA TIMUR

LAPORAN PKL PROGRAM STUDI ILMU EKONOMI

Disusun Oleh:

Nia Refani Arianthi (G71217046)

Taufikurrahman (G71217051)

Abizar Egi Mahendra (G71217053)

Telah diajukan pada tanggal 26 Oktober 2020

Dosen Pembimbing Dosen Pamong

Nurlailah, MM Titah Lila Hidayati, S.E., M.M

NIP.196205222000032001 NIP.196904211994032010

Mengetahui,

Ketua Program Studi Ilmu Ekonomi

Dr. Abdul Hakim, M.EI

NIP.197008042005011003

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan rahmat Allah SWT yang maha kuasa dan telah
memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga kami telah menyelesaikan Praktik
Kerja Lapangan yang berjudul “Pengaruh Layanan Pengadaan Secara Elektronik
(LPSE) terhadap Efektivitas Pengadaan Barang/Jasa di Sekretariat Daerah Provinsi
Jawa Timur” dengan baik dan lancar. Sholawat dan salam semoga tetap tercurah
kepada Nabi Muhammad SAW, yang telah membimbing umatnya ke jalan yang
benar dan di ridhoi-Nya.
Penyusunan laporan ini dimaksudkan untuk memenuhi tugas Perkuliahan
Praktik Kerja Lapangan semester 7 (tujuh) Prodi Ilmu Ekonomi. Semoga laporan
ini mampu untuk menjadi bahan pengetahuan dan referensi mengenai pengaruh e-
proucerement dalam LPSE terhadap efektivitas pengadaan barang/jasa, sehingga
pembelajaran yang terkandung di dalamnya dapat diaplikasikan dalam kehidupan
perekonomian bangsa dan negara

Dalam pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapangan selama 1 bulan yang

dilaksanakan pada tanggal 1 September s/d 30 September 2020 dengan kerendahan
hati ingin kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan
berupa dorongan, masukan, saran, bimbingan, nasehat, penunjuk, semangat dan
kerjasama dari berbagai pihak antara lain:

1. Prof. Masdar Hilmy, S.Ag., M.A., Ph.D selaku Rektor UIN Sunan
Ampel Surabaya.
2. Dr. H. AH. Ali Arifin, M.M Selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam.
3. Dr. Fatmah, ST, MM selaku Kepala Laboratorium Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Islam.
4. Dr. Abdul Hakim, M.EI selaku Kepala Prodi Ilmu Ekonomi.
5. Nurlailah, MM selaku Dosen Pembimbing Praktek Kerja Lapangan.
6. Titah Lilah Hidayati, S.E., M.M selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Biro Pengadaan Barang/Jasa sekaligus Dosen Pamong Praktek Kerja
Lapangan

iii
 7. Bapak dan Ibu dosen Prodi Ilmu Ekonomi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam UIN Sunan Ampel Surabaya yang senantiasa membimbing dan
memberikan ilmu-ilmu yang bermanfaat.
8. Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur yang bersedia menerima
Mahasiswa untuk Praktik Kerja Lapangan dan menempatkan di Biro
Pengadaan Brang dan Jasa Sekretariat Daerah Prov. Jatim dengan baik
selama 1 bulan.
9. Ucapan terima kasih juga kami sampaikan kepada Ibu Hasni, Mas
Lendra, Mbak Qonita, Mbak Ita, Mbak Mita, dan seluruh rekan-rekan
Biro Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Prov. Jatim atas
kebersamaan, persaudaraan, dan rasa kekeluargaan yang kami terima
begitu hangat.

Kami menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, oleh karena
itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami
harapkan demi kesempurnaan penulisan laporan ini. Akhir kata, kami sampaikan
terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan tanggung jawab serta dalam
penyusunan laporan ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa
meridhai segala urusan kita. Amin.

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL------------------------------------------------------------------ i

HALAMAN PENGESAHAN ------------------------------------------------------- ii

KATA PENGANTAR ---------------------------------------------------------------- iii

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------- v

BAB I PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------ 1

A. Latar Belakang ---------------------------------------------------------------- 1

B. Tujuan dan Kegunaan -------------------------------------------------------- 3
C. Pelaksaaan Praktik Kerja Lapangan --------------------------------------- 4
D. Peserta ------------------------------------------------------------------------- 6

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI --------------------------------------- 7

A. Sejarah Singkat Instansi ----------------------------------------------------- 7

B. Tugas-Tugas Pokok dan Fungsi Instansi ---------------------------------- 8
C. Struktur Organisasi Instansi ------------------------------------------------- 11
D. Deskripsi Tugas dan Fungsi ------------------------------------------------- 12
E. Program Instansi di Masa Pandemi ---------------------------------------- 18
F. Aktualisasi Excellent Service dan Budaya Kerja Instansi -------------- 20

BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ----------------- 25

A. Lokasi Praktik Kerja Lapangan --------------------------------------------- 25

B. Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan --------------------------------- 25

BAB IV ANALISIS DAN TEMUAN MASALAH ------------------------------ 30

BAB V KESIMPULAN -------------------------------------------------------------- 39

DAFTAR PUSTAKA----------------------------------------------------------------- 40

DAFTAR LAMPIRAN --------------------------------------------------------------- 41

v
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang No. 33 Tahun 2004 dalam rangka
menyelenggarakan pemerintahan daerah sesuai amanat UUD 1945, pemerintah
daerah mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan menurut asas
otonomi dan tugas pembantuan. Pemerintah provinsi Jawa Timur dalam mengatur
dan mengurus urusan pemerintahannya dibantu oleh Sekretariat Daerah.
Sekretariat Daerah dipimpin oleh Sekretaris Daerah yang bertugas membantu
kepala daerah dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan dinas daerah
serta lembaga teknis daerah. Sekretariat Daerah provinsi terdiri atas maksimal
lima asisten dan masing-masing asisten terdiri dari tiga biro. Berdasarkan
Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 44 tahun 2019 tentang kedudukan, susunan
organisasi, uraian tugas dan fungsi serta tata kerja Sekretariat Daerah, Sekretariat
Daerah Provinsi Jawa Timur terdiri dari tiga asisten yaitu (1) Asisten Pemerintahan
dan Kesejahteraan Rakyat meliputi Biro Administrasi Pemerintahan dan Otonomi
Daerah, Biro Administrasi Kesejahteraan Sosial, dan Biro Hukum; (2) Asisten
Perekonomian dan Pembangunan meliputi Biro Perekonomian, Biro Pengadaan
Barang/Jasa, dan Biro Administrasi Pembangunan; (3) Asisten Administrasi Umum
meliputi Biro Organisasi, Biro Umum, dan Biro Hubungan Masyarakat dan
Protokol.
Biro Pengadaan Barang/Jasa merupakan biro baru yang terbentuk pada
bulan Januari 2020, dibentuk oleh Gubernur Khofifah Indar Prawansa dengan
tujuan agar pengadaan barang dan jasa lebih akuntabel dan transparan, serta
Penggunaan APBN/APBD lebih efisien. Maksud dari penggunaan APBN/APBD
lebih efisien adalah manfaat dari penyerapan APBN/APBD yang digunakan lebh
besar daripada penggunaan anggarannya. Untuk mencapai prinsip transparansi dan
akuntabel maka Biro Pengadaan Barang/Jasa Provinsi Jawa Timur memanfaatkan
secara optimal keberadaan Sistem Informasi dan Teknologi. Saat ini Biro
Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur sudah

1
menggunakan Sistem IT pada proses maupun monitoring pengadaan barang/jasa
yaitu diantaranya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), Aplikasi Layanan
Pengadaan Barang/Jasa (APEL BAJA), dan Monitoring Pengadaan Barang/Jasa
(MOTOR BAJA).
Penggunaan ketiga sistem IT ini dioptimalkan untuk proses dan monitoring
pengadaan barang/jasa di lingkungan Provinsi Jawa Timur. Masing-masing sistem
IT mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Pada Layanan Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE) digunakan untuk proses pengadaan Barang/Jasa melalui metode
tender maupun non-tender yang keseluruhan prosesnya dilakukan secara elektronik
tanpa adanya tatap muka, kecuali saat proses verifikasi data keabsahan dokumen
kualifikasi. Sedangkan Aplikasi Layanan Pengadaan Barang/Jasa atau APEL BAJA
merupakan aplikasi yang digunakan untuk memudahkan Pejabat Pembuat
Komitmen dari setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK SKPD) Provinsi Jawa
Timur dan UPT P2BJ, namun untuk Monitoring Pengadaan Barang/Jasa (MOTOR
BAJA) dapat dimanfaatkan untuk memonitoring/mengawasi proses pengadaan
barang/jasa di lingkungan Provinsi Jawa Timur baik yang sudah terselesaikan
maupun yang sedang proses sampai pada tender gagal dapat dimonitor oleh public
melalui website MOTOR BAJA, sehingga seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa
di lingkungan Provinsi Jawa Timur akan selalu transparan (dapat dilihat oleh
masyarakat public) dan akuntabel (dapat dipertanggungjawabkan)
Tujuan dari pembentukan biro pengadaan barang/jasa selain mencapai
prinsip transparansi dan akuntabel, Biro Pengadaan Barang/Jasa dibentuk agar
penggunaan APBN/APBD lebih efisien. Sehingga Biro Pengadaan Barang/Jasa
Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur menciptakan beberapa program untuk
mencapai tujuan efisiensi penggunaan APBN/APBD, diantaranya adalah E-katalog
Lokal, Konsolidasi Pengadaan, dan E-Marketplace. Ketiga program ini dijalankan
untuk mecapai tujuan efisiensi penggunaan APBN/APBD pada pengadaan
barang/jasa di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. E-Katalog Lokal
merupakan katalog elektronik dengan penyedia dari kawasan local yang
menyediakan berbagai barang/jasa yang menjadi kebutuhan bersama dari OPD di
lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur seperti contohnya produk kertas HVS.
Sedangkan konsolidasi pengadaan merupakan penggabungan kebutuhan dari

2
 beberapa badan/institusi dengan spesifikasi dan standart yang sama agar pengadaan
bisa dilakukan secara bersamaan dan terjadi kerjasama antar pemangku
kepentingan sehingga lebih menghemat biaya dengan tidak mengurangi manfaat.
Namun program E-Marketplace yang sedang dalam proses perencanaan oleh Biro
Pengadaan Barang/Jasa adalah Digitalisasi pengadaan langsung dibawah 50 juta
dengan menggunakan aplikasi marketplace Mbiz Market agar proses pengadaan
langsung yang sebelumnya tidak tercatat dan masih dilakukan secara manual
menjadi lebih akuntabel dan tranformasi digital serta dapat lebih memberdayakan
UMKM.

B. Tujuan dan Kegunaan

Adapun tujuan dilakukannya praktik kerja lapangan, meliputi

1. Meningkatkan kepedulian dan partisipasi Lembaga Pemerintah dalam
memberikan kontribusinya pada sistem pendidikan nasional.
2. Terciptanya hubungan yang sinergis dan terarah antara dunia perguruan tinggi
dan dunia kerja sebagai pengguna outputnya.
3. Membuka wawasan mahasiswa agar dapat mengetahui dan memahami aplikasi
ilmunya di dunia informasi pada umumnya serta mampu menyerap dan
berasosiasi dengan dunia kerja secara utuh.
4. Memperdalam pengetahuan mahasiswa dengan mengenal dan mempelajari
secara langsung penerapan Ilmu Ekonomi di Biro Pengadaan Barang dan Jasa,
Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
5. Mengembangkan pengetahuan, sikap, ketrampilan dan kemampuan profesi
melalui penerapan ilmu, latihan kerja dan pengamatan teknik yang diterapkan
di Biro Pengadaan Barang dan Jasa, Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
6. Mengembangkan hubungan baik antara pihak perguruan tinggi yakni UIN
Sunan Ampel dengan Biro Pengadaan Barang dan Jasa, Sekretariat Daerah
Provinsi Jawa Timur.
Sedangkan manfaat yang akan diperoleh masing-masing pihak, meliputi :

1. Manfaat Bagi Instansi

a) Memperoleh masukan mengenai kondisi dan permasalahan yang dihadapi
oleh Biro Pengadaan Barang dan Jasa, Sekretariat Daerah Provinsi Jawa

3
 Timur.
b) Program magang ini dapat menjadi salah satu sumber rekrutmen sehingga
instansi pemerintah dan lembaga penelitian dapat lebih cepat memperoleh
kandidat SDM terbaik. Selain itu dari program magang ini perusahaan dapat
memanfaatkan ilmu yang dimiliki mahasiswa untuk kepentingan nasional
maupun regional.
c) Menjadi media sosialisasi dan transmisi visi dan misi lembaga perencanan
yang efektif, karena lembaga pendidikan tinggi memiliki akses yang memadai
bagi penyebarluasan pengetahuan kepada masyarakat
2. Manfaat Bagi Mahasiswa
a) Mendapatkan gambaran mengenai dunia kerja yang sebenarnya dan memiliki
pengalaman terlibat langsung dalam melaksanakan fungsi penunjang urusan
pemerintahan daerah.
b) Melatih keprofesionalisme, disiplin, dan keterampilan perencanaan dalam
menganalisis studi kasus perekonomian nasional maupun regional guna
menunjang standar kompetensi dunia akademis.
3. Manfaat Bagi Program Studi Ilmu Ekonomi
a) Diharapkan menjadi salah satu media penyerapan pengetahuan tentang
aspek-aspek yang berkaitan dengan perencanaan ekonomi, dalam rangka
rekonstruksi kurikulum yang relevan dengan perkembangan kebutuhan
masyarakat
b) Mampu menghasilkan sarjana yang handal dan memiliki pengalaman di
bidang Ilmu Ekonomi.
c) Membina kerjasama yang baik antara lingkungan akademis dengan Biro
Pengadaan Barang dan Jasa, Sekretariat Daerah Jawa Timur.
C. Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktik Kerja lapangan di Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat
Daerah Jawa Timur dimulai pada tanggal 1 September s/d 30 September 2020.
Adapun proses yang dilakukan sebelum pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
dimulai, meliputi :
1) Perijinan

4
 a. Tanggal 2 Juli 2020 survey ke lokasi Biro Pengadaan Barang/Jasa
Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur mengenai kebijakan instansi
dalam penerimaan mahasiswa Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada masa
pandemi COVID-19.
b. Tanggal 14 Juli 2020 mengajukan proposal dan surat pengantar kepada
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (BAKESBANGPOL) Provinsi
Jawa Timur untuk pengurusan surat rekomendasi PKL yang ditujukan
kepada Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Jawa
Timur.
c. Tanggal 23 Juli 2020 pengajuan surat rekomendasi PKL dari
BAKESBANGPOL dan proposal PKL kepada Biro Pengadaan
Barang/Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
d. Tanggal 27 Juli 2020 menerima konfirmasi bahwa pengajuan proposal
PKL telah diterima dan ditempatkan di Biro Pengadaan Barang/Jasa
Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
e. Tanggal 28 Juli 2020 konfirmasi ke Biro Pengadaan Barang/Jasa
Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur terkait tanggal dimulainya PKL
serta mengikuti bimbingan mengenai ketentuan-ketentuan pelaksanaan
PKL.
2) Pembekalan

Sebelum Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan, seluruh

mahasiswa Ilmu Ekonomi peserta PKL diberikan pembekalan dan

pengarahan oleh Kepala Program Studi Ilmu Ekonomi UIN Sunan Ampel

Surabaya pada hari Rabu, 2 September 2020.

3) Pelaksanaan

Sesuai surat izin pelaksanaan magang yang diajukan dan

kesepakatan dengan pihak instansi, mahasiswa magang diperbolehkan

memulai PKL pada tanggal 1 September 2020 dan berakhir pada tanggal 30

September 2020.

5
D. Peserta

Peserta Praktik adalah mahasiswa dan mahasiswi S-1 Program Studi Ilmu
Ekonomi semester 7 (Tujuh), yakni :

1. Nama : Nia Refani Arianthi

Prodi / NIM : Ilmu Ekonomi / G71217046
2. Nama : Taufikurrahman
Prodi / NIM : Ilmu Ekonomi / G71217051
3. Nama : Abizar Egi Mahendrap
Prodi / NIM : Ilmu Ekonomi / G71217053

6
 BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

A. Sejarah Singkat Instansi

Biro pengadaan barang dan jasa merupakan Organisasi Perangkat Daerah

(OPD) baru yang mulai beroperasi pada tanggal 2 januari 2020. Pembentukan biro
Pengadaan Barang dan Jasa didorong oleh imbauan Komisi pemberantasan Korupsi
(KPK) untuk mengawasi proses pengadaan barang/jasa agar mengantisipasi tindak
pidana korupsi di pemerintahan. Pengadaan barang dan jasa sangat rentan terhadap
tindak pidana korupsi, oleh karenanya biro pengadaan barang dan jasa ini dibentuk
menjadi sebuah biro yang secara khusus menangani pengadaan barang dan jasa
secara professional. Sebelum dibentuknya Biro Administrasi Pengadaan
Barang/Jasa, tugas melaksanakan melayani pengadaan barang/jasa dilakukan oleh
Bagian Pengadaan Barang/Jasa pada Biro Administrasi Pembangunan berdasarkan
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 115 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 58 Tahun 2016 Tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah
Provinsi Jawa Timur.

Gubernur Khofifah Indar Prawansa meyakini dengan pembentukan Biro

Pengadaan Barang/Jasa akan memperkuat sistem akuntabilitas Pemerintah Provinsi
Jawa Timur dan mengantisipasi tindak pidana korupsi pada proses pengadaan
barang/jasa. Terdapat beberapa permasalahan yang kerap terjadi pada pengadaan
barang/jasa, diantaranya pengumuman rencana umum pengadaan barang (RUP)
yang terlambat, realisasi di lapangan yang tidak sesuai dengan RUP, serta gagal
kontrak karena waktu yang tidak cukup. Semua permasalahan ini dapat diatasi
apabila perencanaan pengadaan barang/jasa diatur oleh OPD khusus berbentuk biro
yang mempunyai fungsi layanan pengadaan barang/jasa. Dengan pertimbangan dan
permasalahan akibat tidak ada biro yang secara terorganisir dan khusus untuk
layanan pengadaan barang/jasa di lingkungan provinsi Jawa Timur menjadikan
landasan pembentukan Biro Pengadaan Barang/Jasa dibawah Asisten
Perekonomian dan Pembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.

7
 Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur
berkantor di Gedung Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur Jl. Pahlawan No.110
Lantai 3 dan Lantai 6. Biro Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari Bagian Pengelolaan
Pengadaan Barang/Jasa yang berada di Lantai 3, sedangkan Bagian Pengelolaan
Layanan Pengadaan Secara Elektronik, dan Bagian Pembinaan Pengadaan
Barang/Jasa berkantor di Lantai 6. Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa
terdiri dari Sub Bagian Pengelolaan Strategi Pengadaan Barang/Jasa, Sub Bagian
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, dan Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa, Bagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara
Elektronik terdiri dari Sub Bagian Pengelolaan System Pengadaan Secara
Elektronik, Sub Bagian Pengembangan System Informasi, dan Sub Bagian
Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa, sedangkan Bagian Pembinaan
Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari Sub Bagian Pembinaan Sumber Daya Manusia
dan Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa, Sub Bagian Pendampingan, Konsultasi,
dan Bimbingan Teknis Pengadaan, dan Sub Bagian Tata Usaha.
B. Tugas-tugas Pokok dan Fungsi Instansi

Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah, Pasal 75 Ayat (1) menyebutkan Menteri/ kepala lembaga/ kepala
daerah membentuk UKPBJ yang memiliki tugas menyelenggarakan dukungan
pengadaan barang/jasa pada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, yang
ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 112 Tahun 2018
Tentang Pembentukan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Di Lingkungan
Pemerintah Daerah Provinsi Dan Kabupaten/Kota yang mengamanatkan bahwa
UKPBJ berkedudukan di bawah sekretariat daerah dan bertanggung jawab kepada
sekretaris daerah melalui asisten yang melaksanakan fungsi di bidang administrasi
pembangunan. Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa, UPT P2BJ (Unit
Pelaksana Teknis Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa) mempunyai tugas, sebagai
berikut:
a. mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama PPK;
b. menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;

8
 c. mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website Pemerintah
Provinsi dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta
menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan pada Portal Pengadaan
Nasional;
d. menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui prakualifikasi atau
pascakualifikasi;
e. melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang
masuk;
f. menjawab sanggahan;

g. menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen

pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK;
h. menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa;

i. mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, Kerangka Acuan

Kerja/spesifikasi teknis pekerjaan dan rancangan kontrak kepada PPK;
j. membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan kepada Kepala
Badan;
k. memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan
barang/jasa kepada PA/KPA;

l. menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan

UPT P2BJ;
m. melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem
pengadaan secara elektronik di LPSE;
n. melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah
dilaksanakan; dan
o. mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup
dokumen pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa dan
daftar hitam penyedia.
Selanjutnya Biro Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas melaksanakan
penyusunan kebijakan dan pengoordinasian administratif terhadap pelaksanaan
tugas Perangkat Daerah serta pelayanan administratif yang bersifat spesifik yaitu
dibidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dalam melaksanakan tugas tersebut,
Biro Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi :

9
a. pelaksanaan perumusan kebijakan pengadaan barang/jasa;

b. pelaksanaan koordinasi, penyusunan program kegiatan serta pelaksanaan

tugas dan fungsi pengadaan barang/jasa;
c. pengelolaan strategi pengadaan barang/jasa;

d. pengelolaan pengadaan barang/jasa;

e. pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik;

f. pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan pengadaan barang/jasa;

g. pelaksanaan pendampingan, konsultasi, dan bimbingan teknis pengadaan
barang/jasa;
h. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pengadaan barang/jasa
serta program kegiatan; dan
i. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Sekretaris Daerah.

10
C. Struktur Organisasi Instansi

KEPALA BIRO
Jabatan Fungsional

Bagian Pengelolaan Bagian Bagian Pembinaan

Pengadaan Pengelolaan Pengadaan
Barang/Jasa Layanan Barang/Jasa
Pengadaan Secara
Elektronik

Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Pembinaan

Pengelolaan Strategi Pengelolaan Sistem Sumber Daya Manusia
Pengadaan Pengadaan Secara dan Kelembagaan
Barang/Jasa Elektronik Pengadaan Barang/Jasa

Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian

Pelaksanaan Pengadaan Pengembangan Pendampingan,
Barang/Jasa Sistem Informasi Konsultasi, dan
Bimbingan Teknis
Pengadaan
Sub Bagian Sub Bagian
Pemantauan dan Pengelolaan
Evaluasi Pengadaan Informasi Pengadaan
Barang/Jasa Barang/Jasa Sub Bagian Tata Usaha

Sebagaimana dalam Pasal 59 Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 44

Tahun 2019 susunan Organisasi Biro Pengadaan Barang/Jasa, terdiri atas :
A. Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, membawahi:
1. Sub Bagian Pengelolaan Strategi Pengadaan Barang/Jasa;
2. Sub Bagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa; dan
3. Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa.
B. Bagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik, membawahi:
1. Sub Bagian Pengelolan Sistem Pengadaan Secara Elektronik;
2. Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi; dan
3. Sub Bagian Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa.

11
 C. Bagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa, membawahi:
1. Sub Bagian Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan
Pengadaan Barang/Jasa;
2. Sub Bagian Pendampingan, Konsultasi, dan Bimbingan Teknis Pengadaan
Barang/Jasa; dan
3. Sub Bagian Tata Usaha
D. Kelompok Jabatan Fungsional
D. Deskripsi Tugas dan Fungsi

1. Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa

Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas melaksanakan

perumusan kebijakan, koordinasi, pengelolaan strategi, pelaksanaan, monitoring
dan evaluasi pelayanan pengadaan barang/jasa, maka Bagian Pengelolaan
Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi:
a. pelaksanaan perumusan kebijakan pengelolaan pengadaan barang/jasa;
b. pelaksanaan koordinasi pengelolaan pengadaan barang/jasa;
c. pengelolaan strategi pengadaan barang/jasa;
d. pelaksanaan persiapan dan pemilihan penyedia barang/jasa;
e. pelaksanaan pelayanan pengadaan barang/jasa;
f. penyusunan dan pengelolaan katalog elektronik;
g. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pengelolaan pengadaan
barang/jasa; dan
h. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Biro.
Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, terdiri atas :
1. Sub Bagian Pengelolaan Strategi Pengadaan Barang/Jasa;

2. Sub Bagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa; dan

3. Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa.

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian.
1). Sub Bagian Pengelolaan Strategi Pengadaan Barang/Jasa, mempunyai tugas:
a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan pengelolaan strategi pengadaan

12
 barang/jasa;
b. menyiapkan bahan koordinasi pengelolaan strategi pengadaan
barang/jasa;
c. melaksanakan inventarisasi paket pengadaan barang/jasa

d. melaksanakan riset dan analisis pasar barang/jasa;

e. melaksanakan penyusunan strategi pengadaan barang/jasa;

f. melaksanakan penyusunan strategi pengadaan barang/jasa;

g. menyiapkan bahan perencanaan katalog elektronik lokal;

h. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian

Pengelolaan Strategi Pengadaan Barang/Jasa; dan
i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
2). Sub Bagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa;
b. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
c. Melaksanakan pengelolaan dokumen pemilihan beserta dokumen
pendukung lainnya;
d. melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa;
e. menyiapkan bahan penyusunan katalog elektronik lokal;
f. melaksanakan pengelolaan katalog elektronik lokal;

g. melaksanakan dukungan perencanaan dan pengelolaan kontrak

pengadaan barang/jasa;
h. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa; dan
i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
3). Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa mempunyai
tugas:
a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan Pemantauan dan Evaluasi
pengadaan barang/jasa;
b. menyiapkan bahan koordinasi Pemantauan dan Evaluasi pengadaan

13
 barang/jasa;
c. melaksanakan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
d. melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa;
e. memberikan masukan hasil pemantauan dan evaluasi sebagai bahan
penyusunan strategi pengadaan barang/jasa;

f. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

2. Bagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Bagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik mempunyai tugas

melaksanakan perumusan kebijakan, koordinasi, pengelolaan Sistem Pengadaan
Barang/Jasa Secara Elektronik, pengembangan sistem informasi, pengelolaan
informasi, monitoring dan evaluasi pengelolaan Layanan Pengadaan Barang/Jasa
Secara Elektronik. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam,
Bagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik mempunyai fungsi:
a. pelaksanaan perumusan kebijakan Pengelolaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik;
b. pelaksanaan koordinasi Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara
Elektronik;
c. pelaksanaan pengelolaan Sistem Pengadaan Secara Elektronik;
d. pelaksanaan pelayanan pengadaan barang/jasa pemerintah secara
elektronik;
e. pelaksanaan pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh
UKPBJ;
f. pelaksanaan pengelolaan informasi pengadaan barang/jasa;
g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pengelolaan Layanan
Pengada-rran Secara Elektronik; dan
h. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Biro.
1) Sub Bagian Pengelolaan Sistem Pengadaan Secara Elektronik,
mempunyai tugas:
a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan pengelolaan Sistem
Pengadaan Secara Elektronik;
b. menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan Sistem Pengadaan

14
 Secara Elektronik;
c. melaksanakan pengelolaan sistem informasi pengadaan barang/jasa;
d. melaksanakan pelayanan pengadaan barang/jasa Secara Elektronik;
e. melaksanakan pengelolaan akun pengguna Sistem Pengadaan
Secara Elektronik;
f. melaksanakan pengelolaan infrastruktur Sistem Pengadaan Secara
Elektronik;
g. melaksanakan registrasi dan verifikasi pengguna seluruh sistem
informasi pengadaan barang/jasa;
h. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian
Sistem Pengadaan Secara Elektronik; dan
i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
2) Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi, mempunyai tugas:

a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan Pengembangan Sistem

Informasi yang dibutuhkan oleh UKPBJ;
b. menyiapkan bahan koordinasi Pengembangan Sistem Informasi
yang dibutuhkan oleh UKPBJ;
c. melaksanakan identifikasi kebutuhan pengembangan sistem
informasi yang dibutuhkan oleh UKPBJ;

d. melaksanakan pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh

UKPBJ;
e. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian
Pengembangan Sistem Informasi; dan
f. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
3) Sub Bagian Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa, mempunyai
tugas:
a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan Pengelolaan Informasi
Pengadaan Barang/Jasa;
b. menyiapkan bahan koordinasi Pengelolaan Informasi Pengadaan
Barang/Jasa;
c. melaksanakan pelayanan informasi pengadaan barang/jasa

15
 pemerintah kepada masyarakat;
d. melaksanakan pengelolaan informasi kontrak;

e. melaksanakan pengumpulan dan dokumentasi data barang/jasa hasil

pengadaan;
f. mengelola informasi manajemen barang/jasa hasil pengadaan;

g. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian

Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa; dan
h. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian.
3. Bagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa

Bagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa), mempunyai tugas melaksanakan

perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan sumber daya manusia, kelembagaan,
pendampingan, konsultasi, bimbingan teknis, monitoring dan evaluasi pembinaan
pengadaan barang/jasa serta tata usaha. Untuk melaksanakan tugas tersebut Bagian
Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi:
a. pelaksanaan perumusan kebijakan Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa;
b. pelaksanaan koordinasi Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa;

c. pelaksanaan pembinaan pengadaan barang/jasa Pemerintah Provinsi dan

Pemerintah Kabupaten/Kota;
d. pelaksanaan pendampingan, konsultasi, dan bimbingan teknis pengadaan
barang/jasa;
e. pelaksanaan tata usaha;

f. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pembinaan Pengadaan

Barang/Jasa; dan
g. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Biro.

1) Sub Bagian Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan

Barang/Jasa, mempunyai tugas:
a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan pembinaan Sumber Daya
Manusia dan Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa;
b. menyiapkan bahan koordinasi pembinaan Sumber Daya Manusia dan
Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa;

16
 c. melaksanakan pembinaan jabatan fungsional Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa dan personel UKPBJ;
d. melaksanakan pembinaan hubungan dengan para pemangku
kepentingan;
e. melaksanakan pembinaan kelembagaan pengadaan barang/jasa
Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota;
f. melaksanakan pengelolaan dan pengukuran tingkat kematangan UKPBJ;
g. melaksanakan pengelolaan dan pengukuran kinerja pengadaan
barang/jasa pemerintah;

h. melaksanakan dukungan penyelenggaraan standarisasi Layanan

Pengadaan Secara Elektronik;
i. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian
Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan
Barang/Jasa; dan
j. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian.

2) Sub Bagian Pendampingan, Konsultasi, dan Bimbingan Teknis Pengadaan

Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan pendampingan, konsultasi,
dan/atau bimbingan teknis pengadaan barang/jasa;
b. menyiapkan bahan koordinasi pembinaan pendampingan, konsultasi,
dan/atau bimbingan teknis pengadaan barang/jasa;
c. melaksanakan pendampingan, konsultasi, dan/atau bimbingan teknis
proses pengadaan barang/jasa Pemerintah Provinsi dan Pemerintah
Kabupaten/Kota;
d. melaksanakan pendampingan, konsultasi, dan/atau bimbingan teknis
penggunaan sistem informasi pengadaan barang/jasa Pemerintah
Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota;
e. melaksanakan dukungan layanan penyelesaian sengketa kontrak melalui
mediasi;
f. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian
Pendampingan, Konsultasi, dan Bimbingan Teknis; dan
g. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian.

17
3) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program, kegiatan dan anggaran;

b. menyiapkan bahan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta
menyiapkan bahan rapat Kepala Biro;
c. menyiapkan bahan pemeliharaan dan pengkoordinasian
arsip/laporan/tindak lanjut hasil pengawasan/data;
d. menyiapkan kebutuhan dan pengelolaan sarana dan prasarana termasuk
alat tulis serta perlengkapan kantor;
e. menyiapkan bahan administrasi dan pengawasan kepegawaian;

f. menyiapkan bahan administrasi keuangan yang meliputi akuntansi, gaji

pegawai serta hak-hak keuangan lainnya;

g. menyiapkan bahan penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan

dan laporan kinerja; dan

h. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

E. Program Instansi di Masa Pandemi
Pandemi COVID-19 mulai mewabah di Indonesia pada tanggal 2 maret
2020 dan terjadi penyebaran virus yang sangat cepat. Atas cepatnya
penyebaran pandemi ini, Pemerintah melakukan sejumlah langkah
penanganan baik dalam rangka pencegahan penyebaran pandemi dan juga
terkait dengan kegiatan pengadaan barang/jasa dengan memperhatikan
Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2020 tentang
Refocussing Kegiatan, Realokasi Anggaran, Serta Pengadaan Barang Dan
Jasa Dalam Rangka Percepatan Penanganan Corona Virus Disease 2019
(Covid-19). Untuk memudahkan para pihak dalam menindaklanjuti Instruksi
Presiden tersebut, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
menerbitkan Surat Edaran Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Nomor 3 Tahun 2020 tentang Penjelasan atas
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Dalam Rangka Penanganan Corona
Virus Disease 2019 (COVID-19).

Dalam Surat Edaran Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah Nomor 3 Tahun 2020 juga dimandatkan untuk

18
melakukan post audit setelah proses pembayaran dilakukan untuk
memastikan bahwa semua proses pengadaan barang/jasa sudah sesuai dengan
peraturan perundang – undangan. Alur pemeriksaan yang akan dilaksanakan
meliputi tahap perencanaan penganggaran, perencanaan pengadaan,
pelaksanaan hingga serah terima hasil pengadaan. Tahapan Kegiatan dan
Langkah Pengujian Dalam pelaksanaan pengawasan berbasis risiko, hal-hal
kritis yang perlu menjadi perhatian auditor dalam melaksanakan Pengawasan
Intern saat melakukan reviu pada tahapan pengadaan barang/jasa adalah
sebagai berikut:

1. Kegiatan Perencanaan alokasi anggaran dalam rangka percepatan

penanganan COVID-19. Tujuan pengawasan: Memastikan bahwa
penggunaan anggaran sudah tepat sesuai dengan peraturan perundang
– undangan. Langkah – langkah yang dilakukan:
a) Teliti dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) untuk
memastikan apakah terdapat perubahan DIPA dalam rangka
penanganan COVID-19.
b) Teliti dokumen Petunjuk Operational Kegiatan (POK) untuk
memastikan apakah terdapat perubahan pada POK dalam rangka
penangan COVID-19. c) Teliti dokumen POK untuk memastikan
bahwa anggaran penanganan COVID-19 telah menggunakan akun
khusus sesuai dengan peraturan perundang – undangan.
2. Kegiatan Perencanaan dan Identifikasi Kebutuhan serta Penyusunan
Dokumen Spesifikasi Teknis/KAK Dalam Pengadaan Barang/Jasa
a) Perencanaan Pengadaan
Tujuan pengawasan: Pelaku pengadaan sudah menandatangani
Pakta Intergritas. Langkah – langkah yang dilakukan:
1) Teliti dokumen untuk memastikan bahwa Pelaku Pengadaan
sudah ditetapkan dengan Surat Keputusan untuk melaksanakan
Pengadaan Barang/Jasa.
2) Teliti bahwa pelaku pengadaan memiliki sertifikat ahli
pengadaan.

19
 3) Teliti dokumen untuk memastikan bahwa Pelaku Pengadaan
sudah menandatangani pakta integritas.
b) Identifikasi Kebutuhan Pengadaan
Tujuan Pengawasan: Kegiatan identifikasi kebutuhan (Pengkajian
Cepat di Lapangan) dilakukan dan didokumentasikan, serta sesuai
dengan Kebijakan pihak yang berwenang (misalnya: Kementerian
Kesehatan, Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM), Gugus
Tugas COVID-19). Langkah – langkah yang dilakukan:
1) Analisis dokumen hasil identifikasi kebutuhan bahwa
Pengadaan Barang/Jasa dalam rangka penanganan darurat telah
memenuhi unsur-unsur:
- Situasi terkini
- Kebutuhan dasar atas penanganan pengguna barang
- Prioritas penanganan
- Daftar barang yang dibutuhkan
- Daftar end user pengguna barang/jasa yang akan diadakan.
2) Teliti bahwa identifikasi kebutuhan telah memenuhi ketentuan
yang berlaku dari kebijakan pihak yang berwenang atas
penanganan COVID-19.
3) Cek kelengkapan dokumen pendukung identifikasi kebutuhan
antara lain notula rapat, surat permohonan (jika ada),
dokumentasi foto dan video, serta dokumen lain yang dapat
dijadikan pendukung.

Sedangkan Program yang dilaksanakan Biro Pengadaan Barang/Jasa

Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur saat masa pandemi COVID-19
mengikuti ketentuan yang tertera pada Surat Edaran Kepala Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 3 Tahun 2020.

F. Aktualisasi Excellent Service (Kode Etik) dan Budaya Kerja Instansi

Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good

governance) dan pemerintahan yang bersih (clean government), maka
personil yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa harus bersih, jujur dan

20
bekerja sesuai dengan tugas dan kewenangan serta sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan, dan untuk melaksanakan ketentuan Pasal 17
ayat (2) Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 138 Tahun 2018 tentang
Penyelenggaraan Dukungan Pengadaan Barang/Jasa pada Pemerintah
Provinsi Jawa Timur, dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa perlu
kode etik yang ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.

Dalam proses pengadaan barang/jasa, Peraturan Presiden Nomor 16

Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa, Pemerintah telah menetapkan
etika pengadaan untuk mengatur perilaku penyelenggara pengadaan
barang/jasa, dalam melaksanakan etika pengadaan barang/jasa perlu
ditetapkan Kode Etik Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa. Kode Etik
tersebut merupakan suatu sistem norma, nilai serta aturan profesional secara
tertulis yang dengan tegas menyatakan kewajiban yang harus dilaksanakan
dan larangan yang harus ditinggalkan, majelis pertimbangan kode etik dan
prosedur penegakan kode etik.

Kode etik penyelenggara pengadaan perlu ditetapkan untuk

menegakkan integritas, kehormatan dan martabat penyelengara pengadaan
barang/jasa. Penyelenggara pengadaan merupakan profesi yang rentan
mendapatkan tekanan dari berbagai pihak baik secara internal maupun
eksternal. Pihak-pihak yang memberikan tekanan tersebut mempengaruhi
integritas dan profesionalitas penyelenggara pengadaan dalam mengambil
keputusan. Hal ini akan berpotensi pada pengambilan keputusan yang tidak
sesuai dengan ketentuan dan prosedur dalam pengadaan barang/jasa
pemerintah. Sehingga perlunya penyelenggara pengadaan memahami
kewajiban dan larangan dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya,
dan perlunya dibentuk majelis pertimbangan kode etik untuk melaksanakan
prosedur penegakan kode etik. Penyelenggara pengadaan barang/jasa wajib
melaksanakan Kode Etik yang terdiri atas:
a) Melaksanakan tugas secara tertib.
b) Bekerja secara profesional dan mandiri.
c) Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung.

21
 d) Menerima dan bertanggung jawab atas segaala keputusan yang
ditetapkan.
e) Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para
pihak yang terkait.
f) Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran
keuangan negara.
g) Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau
kolusi.
h) Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk
memberi atau menerima hadiah, imbalan, rabat dan berupa apa saja
dari atau kepada siapapun.
i) Cermat dalam bertindak dan mengambil keputusan.
j) Tidak membocorkan informasi atau dokumen yang wajib
dirahasiakan.
k) Patuh kepada perintah yang sah, wajar dan memiliki dasar hukum.
l) Terbuka dan mengambil langkah yang tepat untuk menghindari
benturan kepentingan.
m) Tidak menyalahgunakan informasi, jabatan dan/atau kewenangan.
n) Tidak menyimpang dari standar operasional prosedur.

Sedangkan penyelenggara pengadaan barang/jasa tidak boleh atau dilarang

melakukan hal yang terdiri atas:
a) Meminta dan/atau menerima imbalan.
b) Memberikan fakta, data, dan informasi yang tidak benar.
c) Menggunakan fasilitas/sarana kantor untuk kepentingan pribadi,
kelompok dan/atau pihak lain.
d) Melakukan negosiasi, pertemuan dan/atau pembicaraan dengan
penyedia barang/jasa, kuasa atau wakilnya baik langsung maupun
tidak langsung.
e) Melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa yang
diskriminatif/pilih kasih.
f) Melakukan pertemuan dengan penyedia barang/jasa yang sedang
mengikuti proses tender kecuali hal-hal yang diperbolehkan

22
 berdasarkan peraturan pengadaan barang/jasa yaitu penjelasan
lapangan, klarifikasi teknis/ lapangan, pembuktian kualifikasi,
negosiasi teknis dan/ atau harga dan hal Iain yang diperbolehkan.
g) Melakukan korupsi, kolusi dan nepotisme dengan pihak perangkat
daerah dalam pelaksanaan pengadaan barang/Jasa.
h) Mengucapkan perkataan yang tidak etis dan bersifat melecehkan
kepada penyedia barang/jasa, kuasa atau wakilnya baik langsung
maupun tidak langsung atau perusahaan yang mempunyai afiliasi
dengan Penyedia Barang/Jasa atau masyarakat;
i) Melakukan intervensi dan penyalahgunaan wewenang secara
langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan
barang/jasa.
j) Saling melakukan intervensi dan penyalahgunaan wewenang secara
langsung maupun tidak langsung antar penyelenggara pengadaan
barang/jasa.
k) Membuat alasan lain guna mempersulit penyedia barang/jasa.
Selain Kode Etik yang harus dilakukan oleh seluruh jajaran Biro
Pengadaan Barang/Jasa, Biro pengadaan barang/jasa memiliki budaya kerja
yang Amanah, Kredibel Akuntabel dan Tran(s)paran, dalam pelaksanaannya
biro pengadaan barang dan jasa menerapkan gerakan TEMULAWAK (TEbar
ilMU di seLA WAKtu) untuk memberikan kesempatan bagi setiap pegawai
berbagi keterampilan dan pengetahuan untuk menjadikan setiap pegawai
yang ada memiliki potensi dan pengetahuan yang sama sehingga mampu
mejalankan tugas diberbagai bidang dengan maksimal.
Forum TEMULAWAK ini berkonsepkan coffe morning sehingga pada
pelaksanaannya menjadi lebih santai dan produktif dalam kegiatannya. Setiap
kegiatan temulawak akan selalu ada narasumber yang disediakan sehingga
menjadi lebih terarah pada proses diskusi yang dilakukan, kemudian ada sesi
tanya jawab yang memberikan kesempatan para peserta untuk menggali lebih
dalam lagi dari narasumber ahli yang sudah disediakan. Pada kegiatan coffe
morning ini juga bisa diikuti melalui zoom yang telah disediakan sehingga
bagi setiap pegawai bisa mengikuti darimanapun mereka berada jika tidak

23
memungkinkan untuk hadir langsung di dalam ruangan. Hal ini diharapkan
mampu meningkatkan produktifitas setiap pegawai sehingga mampu
menjalankan tugas dan fungsinya secara maksimal.

24
 BAB III

PELAKSANAAN KEGIATAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Lokasi Praktik Kerja Lapangan

Praktik Kerja Lapangan Dilaksanakan di Biro Pengadaan Barang/Jasa Bagian
Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa yang berkantor di Lantai 3 Gedung
Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur, dan Bagian Layanan Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE) dan Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa yang berkantor di
Lantai 6 Gedung Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur :
Alamat : Jl. Pahlawan No.110 Lt.3 dan Lt.6, Alun-alun Contong,
Bubutan, Surabaya
Kode Pos : 60175
Telepon : (031) 3530300
Fax : (031) 3520534
Email : ukpbj.jatim@gmail.com
Website : p2bj.jatimprov.go.id
B. Jadwal Praktik Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan selama satu bulan terhitung mulai tanggal
1 September 2020 sampai dengan 30 September 2020. Dalam pelaksanaan Praktik
Kerja Lapangan, mahasiswa ditempatkan di tiga bagian yaitu bagian Pembinaan
Pengadaan Barang/Jasa, Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, dan Layanan
Pengadaan Secara Elektronik. Jadwal pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yaitu
hari Senin sampai Jum’at dimulai pada pukul 07.00 WIB sampai dengan 15.30
WIB. Berikut ini adalah runtutan aktivitas yang dilaksanakan saat Praktik Kerja
Lapangan berlangsung:

No. Hari/Tanggal Kegiatan

1 Selasa, 1 September • Pembagian tugas dari Dosen Pamong,
2020 meliputi pembinaan pengadaan barang/jasa,
pelaksanaan pengadaan barang/jasa, dan
pengelolaan Layanan Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE)
• Pengenalan Biro Pengadaan Barang dan
Jasa, Rencana Strategis (Renstra) biro, dan
Rencana Kerja (Renja) Biro
• Menjaga meja Front Office

25
2 Rabu, 2 September • Mengikuti Rapat mingguan (Coffee
2020 Morning) membahas tentang evaluasi
penawaran jasa konstruksi bersama Kepala
sub bagian pelaksanaan pengadaan
Barang/Jasa
• Mengikuti Rapat kontrak katalog elektronik
lokal produk HVS dengan PT. Sinar Surya
Sentosa
• Pengenalan struktur organisasi Biro
Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah
Provinsi jawa Timur

3 Kamis, 3 September • Membantu print & scan dokumen-dokumen

2020 Biro Pengadaan Barang dan Jasa
• Merekapitulasi hasil tes rapid pegawai di
lingkungan Biro Pengadaan Barang dan Jasa
• Mengikuti Rapat tentang sitem Layanan
Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
• Kunjungan Dosen Pembimbing lapangan
(DPL) Ibu Nurlailah, MM ke Kantor Biro
pengadaan barang/jasa menemui Dosen
pamong Ibu Titah Lila Hidayati, S.E., M.M

4 Jumat, 4 September • Membantu print & scan dokumen-dokumen

2020 Biro Pengadaan Barang dan Jasa
• Pengenalan peraturan mengenai pengadaan
barang dan jasa (Peraturan Gubernur Jawa
Timur No. 9 tahun 2014)
• Penugasan oleh kepala sub bagian
pengembangan sistem informasi, mengolah
data SIRUP 2019 menjadi profil rancangan
umum pengadaan tahun 2019

5 Senin, 7 September • Mengikuti rapat daring via Zoom bersama

2020 Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Provinsi Jawa Timur mengenai Sistem
Informasi Pemerintah Daerah
• Membantu membuat surat perihal Pengelola
Sistem Informasi Pemerintah Daerah
(SIPD) Provinsi Jawa Timur
• Mengikuti rapat mengenai strategi
pengumuman Sistem Informasi Rencana
Umum Pengadaan (SIRUP)
• Membantu scan dokumen tata usaha biro
pengadaan barang/jasa

26
7 Selasa, 8 September • Membantu membuat surat Nota Dinas
2020 perihal Undangan Rapat Persiapan
Pelaksanaan Survey Kepuasan Masyarakat
(SPM) bersama CV Lentera Asia
• Input surat pemberitahuan SOP penayangan
daftar hitam
• Mengikuti rapat mengenai koordinasi dan
penjelasan dokumen persiapan pemilihan
untuk paket pekerjaan belanja pemeliharaan
gedung dan bangunan (konstruksi) pada
rumah sakit paru Surabaya

8 Rabu, 9 September • Mengikuti rapat koordinasi persiapan

2020 pelaksanaan survey kepuasan masyarakat
bersama CV Lentera Asia
• Membantu menghitung total pengeluaran
yang digunakan untuk biaya Tol
• Membantu scan surat undangan keluar Biro
Pengadaan Barang/Jasa
• Merekapitulasi hasil tes rapid pegawai di
lingkungan Biro Pengadaan Barang dan Jasa

9 Kamis, 10 • Membantu scan surat nota dinas keluar dan

September 2020 lembar berita acara notula biro pengadaan
barang/jasa
• Membantu membuat dokumen persiapan
studi tiru di pemerintah provinsi bali

10 Jum’at. 11 • Membantu scan lembar berita acara tim

September 2020 perencanaan biro pengadaan barang/jasa
• Mengkategorikan survey Pejabat Pengadaan
(PP) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

11 Senin, 14 • Membantu scan dokumen berita acara.

September 2020 • Input personil konsultan (PT. Bangun
Persada Selaras) ke LPSE

12 Selasa, 15 • Mengikuti Rapat Pemberian Keterangan

September 2020 Kepada Penyelidik Komisi Pengawas
Persaingan Usaha (KPPU) sebagai Terlapor
untuk Paket Pembangunan Pelabuhan
Jangkar Kabupaten Situbondo TA. 2018
• Input pengalaman peserta tender dari LPSE
ke Excel

27
13 Rabu, 16 September • Membantu merekapitulasi form klarifikasi
2020 dokumen kualifikasi
• Input informasi data peserta tender dari
LPSE ke Excel
• Membantu merekapitulasi data konsutan
peserta lelang tahun anggaran 2020
• Penugasan olah data oleh staff biro
pengadaan barang/jasa dan memilah data
Rencana Umum Pengadaan (RUP) 2019

14 Kamis, 17 • Membantu input rekap evaluasi kualifikasi

September 2020 pekerjaan perencanaan rehabilitas gedung
Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur
tahap II
• Mengolah data Rencana Umum Pengadaan
(RUP) Tahun 2019
• Input data survey Identifikasi Kebutuhan
Pendampingan dan Bimbingan Teknis
Pengadaan Barang/Jasa
• Input pengalaman peserta tender dari LPSE
ke Excel
• Input informasi data peserta tender dari
LPSE ke Excel

15 Jum’at, 18 • Identifikasi kebutuhan dan pendampingan

September 2020 PPK dan PP

16 Senin, 21 • Rekapitulasi Surat tentang Kepegawaian

September 2020 Tahun 2020
• Pembuatan laporan hasil survey PPK dan PP
• Pendataan penerimaan Satya Lencana Biro
Pengadaan Barang/Jasa

17 Selasa, 22 • Rekapitulasi Surat tentang Kepegawaian

September 2020 Tahun 2020
• Rekapitulasi Surat tentang Anggaran Tahun
2020
• Membantu scan surat masuk Biro Pengadaan
Barang/Jasa September 2020

18 Rabu, 23 September • Membatu rekapitulasi data asal aset pegawai

2020 biro pengadaan barang/jasa
• Mengikuti rapat koordinasi pelaksanaan E-
Marketplace dengan Kabupaten Tuban

28
 • Mengolah data SIRUP Tahun Anggaran
2019 serta membuat Profil SIRUP (Sistem
Informasi Rencana Umum Pengadaan)
• Menganalisis data SIRUP (Sistem Informasi
Rencana Umum Pengadaan) pada 3 tahun
terakhir

19 Kamis, 24 • Mengolah data SIRUP (Sistem Informasi

September 2020 Rencana Umum Pengadaan) Tahun
Anggaran 2019
• Membantu rekapitulasi kuisioner kunjungan
kerja Biro Pengadaan Barang/Jasa
• Mengikuti rapat koordinasi pelaksanaan E-
Marketplace dengan Kabupaten Situbondo

20 Jum’at. 25 • Mengikuti rapat koordinasi pelaksanaan E-

September 2020 Marketplace dengan Kabupaten Gresik
• Mengikuti rapat daring via zoom mengenai
Peraturan Menteri PUPR No.14/2020

21 Senin, 28 • Membuat Nota Dinas laporan hasil survey

September 2020 PP dan PPK

22 Selasa, 29 • Foto copy surat masuk Biro Pengadaan

September 2020 Barang dan Jasa

23 Rabu, 30 September • Membantu scan Nota Dinas masuk bagian

2020 PBJ, Nota Dinas masuk bagian Subag
Pelaksanaan dan Berita Acara, Surat
Keputusan Kepala Biro, Nota Dinas keluar
Biro Pengadaan Barang/Jasa bulan
September 2020.
• Melaksanakan kegiatan perpisahan kepada
seluruh pegawai dan staf Biro Pengadaan
Barang/Jasa, Sekretariat Daerah Prov. Jatim
dengan memberikan bingkisan sebagai
bentuk ucapan terima kasih atas kesediaan
instansi dalam memberikan pelatihan
kepada peserta magang.

29
 BAB IV

ANALISIS DAN TEMUAN MASALAH

A. Temuan Masalah
Dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkungan Provinsi Jawa
Timur dituntut oleh pemerintahan provinsi untuk mencapai prinsip akuntabel
dan transparansi sehingga Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah
Provinsi Jawa Timur menciptakan inovasi dalam mempercepat pencapaian
tersebut. Kesuksesan program inovasi Biro Pengadaan Barang/Jasa didorong
oleh sistem informasi dan teknologi yang membantu selama pelaksanaan
pengadaan barang/jasa. Pemanfaatan sistem informasi dan teknologi
memudahkan pejabat pengadaan dalam melaksanakan fungsinya, penyedia
barang/jasa juga sangat terbantu oleh penggunaan sistem informasi dan
teknologi yang digunakan Biro Pengadaan Barng/Jasa Sekretariat Daerah
Provinsi Jawa Timur.
Adapun sistem informasi dan teknologi yang digunakan oleh Biro PBJ
diantaranya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), Aplikasi Layanan
Pengadaan Barang/Jasa (APEL BAJA), dan Monitoring Pengadaan Barang/Jasa
(MOTOR BAJA). Masing-masing Sistem IT memiliki fungsi dan manfaat yang
berbeda-beda. Didalam aplikasi IT terdapat program elektronik yang dapat
menciptakan efisiensi dan mempercepat penacapaian prinsip akuntabel serta
transparansi. Program elektronik tersebut meliputi E-Katalog Lokal, Konsolidasi
Pengadaan, dan E-Marketplace. Dalam laporan ini akan dijelaskan bagaimana
fungsi dan manfaat Aplikasi Informasi dan Teknologi (IT) yang digunakan oleh
Biro Pengadaan Barang/Jasa untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam
mencapai prinsip transparansi, serta bagaimana efektifitas dan efisiensi program
elektronik Biro Pengadaan Barang/Jasa dalam mencapai prinsip akuntabel.
B. Analisis Temuan Masalah
1. Fungsi dan Manfaat LPSE
Sistem Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah sistem
pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilaksanakan secara elektronik
dengan memanfaatkan dukungan teknologi informasi. Sistem LPSE

30
bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, mutu, dan transparasi
dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Fungsi LPSE adalah memberikan
kemudahan akses pada penyedia barang/jasa dalam memenuhi kebutuhan
OPD dan public di Lingkungan provinsi jawa timur guna mempercepat
pembangunan ekonomi, selain itu data pengadaan barang/jasa akan mudah
dimonitor oleh pengawas pengadaan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Manfaat penggunaan LPSE adalah membantu pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dengan metode e-tendering, adanya persaingan usaha yang sehat
dan transparan karena dilakukan secara elektronik, Mempermudah penyedia
dalam memenuhi dokumen kualifikasi karena pengumpulan dokumen dapat
di unggah melalui website resmi LPSE, dan dapat mengantisipasi tindak
pidana korupsi selama proses pengadaan barang/jasa.
Langkah-langkah pengadaan barang/jasa melalui LPSE adalah sebagai
berikut;
a) Proses Pendaftaran
- Secara konvensional: wajib hadir secara fisik untuk melakukan proses
pendaftaran
- Secara elektronik: secara online melalui website LPSE
b) Proses Pengumuman Lelang
- Secara konvensional: pengumuman lelang diumumkan melalui media
massa seperti surat kabar nasional
- Secara elektronik: pengumuman lelang yang dilaksanakan secara
elektronik akan tampil pada halaman utama LPSE
c) Dokumen Lelang
- Secara konvensional: dokumen lelang dalam bentuk hardcopy, dan
pengambilan dokumen lelang dengan cara peserta lelang datang
langsung
- Secara elektronik: dokumen lelang dalam bentuk softcopy, dan
pengambilan dokumen lelang dapat didownload di website LPSE
d) Penjelasan Dokumen Lelang
e) Pemasukan Dokumen Penawaran
f) Pembukaan Dokumen Penawaran

31
 g) Melakukan Sanggah
2. Fungsi dan Manfaat APEL BAJA
Aplikasi Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa atau yang lebih dikenal
dengan APEL BAJA merupakan aplikasi yang digunakan untuk
memudahkan Pejabat Pembuat Komitmen dari setiap Satuan Kerja Perangkat
Daerah (PPK SKPD) Provinsi Jawa Timur dan UPT P2BJ dalam proses
pengajuan paket usulan lelang, verifikasi paket dan pengembalian dokumen
paket pekerjaan yang telah selesai dilelangkan, sehingga pelayanan menjadi
lebih efisien dari sebelumnya. APEL BAJA juga merupakan inovasi
pemerintahan Jawa Timur yang termasuk top 99 inovasi pelayanan publik
dari 2.476 inovasi lainnya.
Adapun manfaat yang dirasakan dengan adanya APEL BAJA
membuat pengajuan usulan paket pengadaan menjadi lebih mudah dan cepat
untuk dilelangkan dan paket usulan-pun bisa diverifikasi dengan cepat.
Kemudian aplikasi ini memudahkan pihak PPK dalam memantau usulan
lelang yang telah diajukan ke UPT P2BJ, memverifikasi paket, pengembalian
paket hingga paket dinyatakan benar secara administrasi dan subtansi sesuai
dengan prinsip akuntabilitas.
3. Fungsi dan Manfaat MOTOR BAJA
Monitoring Pengadaan Barang/Jasa (MOTOR BAJA) merupakan
aplikasi yang digunakan Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah
Provinsi Jawa Timur dalam meyediakan informasi data seputar pengadaan
barang/jasa. Masyarakat public yang ingin mengetahui proses pengadaan
barang/jasa di lingkungan Provinsi Jawa Timur dapat mengakses aplikasi
MOTOR BAJA tanpa id username dan password. MOTOR BAJA
menyajikan data-data terkait pengadaan, mulai dari tender yang diselesaikan
sampai dengan tender gagal. Fungsi dari MOTOR BAJA adalah aplikasi
elektronik yang digunakan untuk mengawasi pelaksanaan barang/jasa
sehingga tercipta prinsip transparansi.
MOTOR BAJA merupakan Aplikasi Inovasi Biro Pengadaan
Barang/jasa Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur yang bermanfaat untuk
masyarakat dan pengawas seperti Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK)

32
 maupun Komisi Pengawas Persaingan Usaha (KPPU) dalam memonitoring
pengadaan barang/jasa di lingkungan provinsi jawa timur dengan kemudahan
akses sesuai dengan prinsip transparansi. Aplikasi MOTOR BAJA juga
membantu Sekretariat Daerah merekapitulasi hasil pengadaan yang terekam
secara elektronik untuk manfaat perbandingan dengan tahun berjalan.

4. E-Katalog Lokal
E-katalog local merupakan katalog elektronik dengan penyedia dari
local (regional) dalam memenuhi kebutuhan bersama OPD di lingkungan
Provinsi Jawa Timur. E-katalog Lokal merupakan program Biro Pengadaan
Barang/Jasa yang diterapkan untuk mencapai prinsip akuntabel dan
menciptakan efisiensi anggaran. Katalog elektronik local mempercepat
layanan organisasi perangkat daerah Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
Katalog local juga sejalan dengan pakta integritas yang telah dilakukan
bersama walikota/bupati se-Jawa Timur. Adapun pakta integritas tersebut
berbunyi “Aksi program pemberantasan korupsi terintegrasi terdiri atas 8
sektor. Yakni, perencanaan penganggaran APBD, pengadaan barang/jasa,
pelayanan terpadu satu pintu, kapabilitas APIP, manajemen ASN, dana desa,
optimalisasi pendapatan daerah, manajemen aset dan daerah. Pakta integritas
ini telah diverifikasi oleh KPK pada tanggal 15 januari 2019.
Dengan adanya katalog elektronik local, bagi yang mengikuti proses
bidding mempunyai referensi yang jelas, hal ini dapat memberikan kepastian
yang jelas kepada pihak yang mengikuti proses bidding seperti Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK) maupun Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
Dalam memberikan kejelasan referensi tersebut, Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melakukan koordinasi dengan
perwakilan dari OPD untuk mendata kebutuhan-kebutuhan OPD beserta
Spesifikasinya, sehingga dapat segera dimasukkan ke dalam katalog
elektronik local. Terdapat sebanyak 57 OPD di lingkungan Provinsi Jawa
Timur, bagi Organisasi Perangkat Daerah yang belum mengirimkan usulan
barang/jasa dapat mengirimkan usulan barang yang memenuhi kriteria :
a) Barang/jasa dibutuhkan oleh beberapa perangkat daerah

33
 b) Barang/jasa standar atau dapat distandarkan, dan
c) Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang
Katalog elektronik local merupakan salah satu amanat peraturan
presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah
agar pengadaan barang/jasa dapat memenuhi prinsip pengadaan yaitu efisien,
efektif, transparan, terbuka, bersaing, dan akuntabel. Pemerintah Provinsi
Jawa Timur melakukan penandatanganan Memorandum of Uderstanding
(MoU) untuk pengembangan katalog elektronik local dengan Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) pada tanggal 26 Maret
2019. Dalam penerapan E-Katalog Lokal, LKPP tidak hanya mendorong
pengadaan yang efektif, efisien, dan akuntabel, namun juga meningkatkan
partisipasi produk local dan industri kreatif jawa timur untuk masuk ke dalam
katalog.
5. Konsolidasi Pengadaan
Konsolidasi pengadaan barang/jasa adalah strategi pengadaan
barang/jasa yang menggabungkan beberapa paket pengadaan barang/jasa
sejenis. Konsolidasi pengadaan barang/jasa dilakukan pada tahap
perencanaan pengadaan, persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia,
dan/atau persiapan pemilihan penyedia. Konsolidasi pengadaan barang/jasa
dilaksanakan oleh PA/KPA/PPK dan/atau UKPBJ. Konsolidasi akan
menghasilkan proses lelang dengan jumlah paket lelang yang lebih sedikit.
Dengan demikian, konsolidasi akan megurangi beban Pokja, termasuk
menghemat waktu pada tahap pelaksanaan pemilihan karena untuk pekerjaan
yang sifat penyedianya dalam kelompok yang sama sehingga akan
mengurangi waktu evaluasi penawaran dengan melakukan evaluasi
kualifikasi sekaligus.
Konsolidasi pengadaan mempunyai tujuan untuk menaikkan value for
money dari proses pengadaan barang/jasa dengan mempertimbangkan
berbagai aspek ekosistem pengadaan yaitu regulasi, sumber daya manusia,
waktu, kualifikasi penyedia dan penganggaran. Kualifikasi akan
menggabungkan paket-paket pengadaan barang/jasa sejenis mejadi satu atau

34
beberapa paket yang dilaksanakan bersamaan sehingga akan mengurangi
jumlah paket serta keseragaman harga pada item barang/jasa yang sejenis.
Adapun tahapan konsolidasi yang dilakukan oleh PPK adalah:
1. Menerima dokumen perencanaan pengadaan dari PA/KPA
2. Melakukan review dokumen perencanaan untuk mendapatkan
data/informasi paket pengadaan barang/jasa sejenis
3. Melaksanakan strategi konsolidasi apabila terdapat indikasi
pemecahan paket untuk menghindari tender/seleksi
4. Konsolidasi barang/jasa sejenis yang dicadangkan untuk usaha mikro
atau usaha kecil sd maksimum hasil konsolidasi sebesar
Rp2.500.000.000,-
5. Dilarang menyatukan atau memusatkan paket yang tersebar
dilokasi/daerah yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya
seharusnya dilaksanakan/dikerjakan di beberapa lokasi/daerah
6. Mengusulkan perubahan pemaketan kepada PA/KPA
7. Apabila disetujui oleh PA/KPA, ditindaklanjuti perubahan RUP.
Selanjutnya menyampaikan hasil Konsolidasi kepada Pejabat
Pengadaan/UKPBJ untuk dilakukan pemilihan Penyedia.

Sedangkan tahapan konsolidasi yang dilakukan oleh UKPBJ adalah :

1. Menerima dokumen persiapan pengadaan melalui penyedia dari PPK

2. Melakukan reviu Dokumen Persiapan pengadaan untuk mendapatkan
data/informasi paket-paket pengadaan barang/jasa sejenis
3. Dapat mengusulkan perubahan spesifikasi teknis/KAK, HPS,
dan/atau ancangan kontrak kepada PPK
4. Melakukan koordinasi kepada PPK untuk melaksanakan strategi
tender/seleksi bersama/tender itemized atas beberapa paket
pengadaan barang/jasa sejenis
5. Melaksanakan strategi penggabungan beberapa paket pengadaan
barang/jasasejenis apabila terdapat indikasi pemecahan paket untuk
menghindari tender/seleksi

35
 6. Melakukan konsolidasi untuk paket pengadaan barang/jasa sejenis
yang dicadangkan untuk usaha mikro atau usaha kecil smapai dengan
nilai maksimum hasil konsolidasi sebesar Rp. 2.500.000.000,-
7. Dilarang memusatkan paket yang tersebar di lokasi/daerah yang
menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya
dilaksanakan di lokasi/daerah masing-masing
8. Mengusulkan perubahan pemaketan pada PPK/PA/KPA
9. Dalam hal usulan perubahan pemaketan disetujui oleh PPK/PA/KPA,
maka ditindaklanjuti perubahan RUP, selanjutnya PPK/PA/KPA
menyampaikan hasil kepada pejabat pengadaan/UKPBJ untuk
dilaksanakan pemilihan penyedia

6. E-Marketplace “JATIM BEJO”

JATIM BEJO (Jawa Timur Belanja Online) merupakan sebuah
platform toko daring yang mempertemukan antara demander (dalam hal ini
Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur) dengan
supplier (UMKM Penyedia Barang/Jasa). Aplikasi JATIM BEJO dibuat
karena selama ini pengadaan langsung dibawah 50 juta dilakukan secara
manual dan tidak tercatat, pengadaan yang melalui proses tendering dari
tahun ke tahun jumlahnya menurun, memerlukan waktu lebih lama untuk
belanja, pencatatan dalam aplikasi SPSE sangat rendah atau dilakukan setelah
dicatat dalam buku kas (biasanya diakhir tahun), dan tidak adanya sistem
monitoring secara real time terhadap pengadaan langsung.
Dengan menciptakan aplikasi e-marketplace JATIM BEJO diharapkan
dapat mempermudah digitalisasi pengadaan untuk pengadaan langsung
dibawah 50 juta rupiah, terjaminnya akuntabilitas, mencegah mark up dan
transaksi fiktif, transparasi harga barang dan transaksi, meningkatkan
keterlibatan dan memperluas pasar UMKM, mempermudah pembayaran
karena pembayaran dilakukan langsung antara penjual dan pembeli, transaksi
dapat tercatat, dan kemudahan dalam monitoring dan pengawasan.

36
 Dalam menciptakan aplikasi e-marketplace, Biro Pengadaan Barang
dan Jasa Pemerintah Provinsi Jawa Timur bekerjasama dengan platform
Mbizmarket. Mbizmarket menawarkan beberapa manfaat yaitu tercapainya
prinsip value for money, transparasi, dan akuntabilitas, proses pengadaan
yang lebih efektif dan efisien, mempercepat transformasi digital dan
pemberdayaan usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM), persaingan
usaha yang kompetitif, sehat, dan wajar, serta ketersediaan data transaksi
secara digital, kemampuan penelusuran pesanan, dan mudah dilakukan
pengawasan.
Untuk pelaku usaha atau UMKM yang ingin bergabung dengan
Mbizmarket dapat memenuhi persyaratan diantaranya mendaftar ke LPSE
dengan menunjukkan NPWP Perusahaan bagi usaha yang berbentuk CV dan
PT, hal ini dilakukan untuk menjaga ekosistem penyedia yang memiliki ijin
usaha resmi sesuai dengan kualifikasinya, untuk pelaku UMKM penyedia
yang bergabung berdasarkan usulan Perangkat Daerah dan dari komunitas
UMKM dengan menunjukkan KTP pemilik, NPWP, dan SKU (Surat
Keterangan Usaha), akan tetapi jika penyedia belum memiliki NPWP dan
SKU tetap diperkenankan bergabung asalkan memiliki KTP, rekomendasi
dari OPD, dan rekening Bank Jatim. Adapun mekanisme belanja melalui
aplikasi JATIM BEJO yaitu:
1. PA/KPA menunjuk PPK
2. PPK menugaskan PP melakukan pemilihan penyedia (melalui
offline)
3. PP membuat pesanan ke penyedia melalui aplikasi
4. PP melakukan negosiasi dengan penyedia melalui aplikasi
5. Penyedia merespon pesanan, melakukan negosiasi dan mengirimkan
barang/jasa
6. PPK melakukan persetujuan pesanan dan menerima pesanan, lalu
bendahara memproses pembayaran
7. Penyedia menerima pembayaran melalui rekening Bank Jatim milik
penyedia

37
 Saat ini Biro Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Jawa Timur berupaya
untuk melakukan sosialisasi ke pemerintah kabupaten/kota Provinsi Jawa
Timur terkait terobosan baru dengan menciptakan aplikasi e-marketplace
JATIM BEJO. Dan selama melakukan sosialisasi, tercatat sudah 3 (tiga)
kabupaten yang berminat bergabung untuk ikut serta dalam aplikasi JATIM
BEJO diantaranya Kabupaten Pasuruan, Kabupaten Lumajang, dan
Kabupaten Gresik. Sosialisasi terkait aplikasi JATIM BEJO akan terus
digalakkan supaya segera dijalankan pada awal tahun 2021.

38
 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur

merupakan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) baru yang mulai beroperasi pada tanggal
2 januari 2020. Pembentukan biro Pengadaan Barang dan Jasa didorong oleh imbauan
Komisi pemberantasan Korupsi (KPK) untuk mengawasi proses pengadaan barang/jasa
agar mengantisipasi tindak pidana korupsi di pemerintahan. Pengadaan barang dan jasa
sangat rentan terhadap tindak pidana korupsi, oleh karenanya biro pengadaan barang dan
jasa ini dibentuk menjadi sebuah biro yang secara khusus menangani pengadaan barang
dan jasa secara professional.

Dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkungan Provinsi Jawa Timur

dituntut oleh pemerintahan provinsi untuk mencapai prinsip akuntabel dan
transparansi sehingga Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Provinsi
Jawa Timur menciptakan inovasi dalam mempercepat pencapaian tersebut.

Adapun sistem informasi dan teknologi yang digunakan oleh Biro PBJ
diantaranya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), Aplikasi Layanan
Pengadaan Barang/Jasa (APEL BAJA), dan Monitoring Pengadaan Barang/Jasa
(MOTOR BAJA). Masing-masing Sistem IT memiliki fungsi dan manfaat yang
berbeda-beda. Didalam aplikasi IT terdapat program elektronik yang dapat
menciptakan efisiensi dan mempercepat penacapaian prinsip akuntabel serta
transparansi. Program elektronik tersebut meliputi E-Katalog Lokal, Konsolidasi
Pengadaan, dan E-Marketplace.

39
 DAFTAR PUSTAKA

Direktorat Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II. (2019). Konsolidasi

Pengadaan Barang/Jasa pemerintah. LKPP.

Gubernur Jawa Timur. (2019). keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor

188/314/KPTS/013/2019 tentang Kode Etik Penyelenggara Pengadaan
Barang/Jasa di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Jawa Timur:
Gubernur Jawa Timur.

Gubernur Jawa Timur. (2019). Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 44 Tahun
2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas, dan Fungsi
Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah. Jawa Timur: Gubernur Jawa Timur.

Jatim Newsroom. (2019, Maret 27). Pemprov Jatim tandatangani MoU e-katalog
Lokal. Retrieved from KOMINFO JATIM Web Site:
http://www.kominfo.jatimprov.go.id/read/umum/pempro-jatim-
tandatangani-mou-e-katalog-lokal

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. (2020). Surat Edaran

Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor
26 Tahun 2020 tentang Panduan Pengawasan Intern Atas Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah dalam Rangka Percepatan Penanganan Corona
Virus Disease 2019. LKPP.

Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. (2020). Rencana Strategis Tahun 2020-
2024. Jawa Timur: Biro Pengadaan Barang/Jasa.

40
 DAFTAR LAMPIRAN

Gambar 1. Kunjungan Dosen Pembimbing ke Instansi Gambar 2. Mengikuti Rapat bersama Staf Instansi

Gambar 3.Mengikuti Rapat bersama Staf Instansi Gambar 4. Mengikuti Rapat bersama Staf Instansi

Gambar 5. Penugasan oleh pihak Instansi Gambar 6. Kunjungan DPL hari terakhir PKL

Gambar 7. Kunjungan DPL hari terakhir PKL dan Perpisahan dengan Pihak Instansi

41