Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Tabungan di PT.

bank
Tabungan Negara Syariah (Persero)Tbk, Pekanbaru.

Maya Indah Kurnia Zulafwan

Amik Tri Dharma Pekanbaru Amik Tri Dharma Pekanbaru
e-mail : mindah81@gmail.com e-mail : zulafwan91@gmail.com

Abstrak kurang baik pengelolaanya, dapat

mengakibatkan sulitnya menemukan
Arsip mempunyai peranan yang penting
dalam sebuah instansi atau perusahaan dan informasi yang telah disimpan dan
digunkan dalam mendukung proses akhirnya dapat menghambat tahapan
administrasi atau kegiatan yang dilakukan proses pekerjaan selanjutnya sehingga
perusahaan. Apabila arsip yang dimiliki membutuhkan sistem pengelolaan
kurang baik pengelolaanya dapat pengarsipan yang baik dan benar,
mengakibatkan sulitnya menemukan
informasi yang telah di simpan dan dengan adanya masalah di atas, maka
akhirnya dapat menghabat tahapan proses dibutuhkan suatu aplikasi sistem
pekerjaan selanjutnya. Oleh karena itu informasi yang dapat membantu
sebaiknya arsip dikelola menggunkan dalam melakukan pengarsipan
sistem pengelolaan arsip yang baik dan dokumen tabungan.
benar. Pada penelitian ini dibahas
bagaimana merancang, menerapkan sistem Dengan adanya suatu aplikasi
serta pemeliharaan dan keamanan sistem informasi penyimpanan
dokumen sehingga terhindar dari kearsipan maka akan membantu
kerusakan. Sistem dibuat dengan pihak-pihak yang membutuhkan arsip
menggunkan aplikasi php mysql dengan tersebut, baik pihak kantor itu sendiri
tujuan pengarsipan dokumen yang berbasis
web ini dilakukan untuk membantu dan ataupun pihak eksternal kantor.
mencegah proses yang sangat lama dalam Berdasarkan uraian di atas, maka
penyimpanan maupun pencarian suatu penulis mengangkat judul “Sistem
dokumen yang dibutuhkan diwaktu yang Informasi Pengarsiapan Dokumen
cepat, tepat dan terperinci.
Tabungan di PT. Bank Tabungan
Negara Syariah (Persero) tbk,
Kata Kunci : Sistem Informasih, Arsip, Pekanbaru “.
WEB, PHP, MYSQL

1. Pendahulan. 1.1 Rumusan Masalah.

Kegiatan Pengarsipan mempunyai Berdasarkan latar belakang di
peranan sangat penting, pengarsip atas, permasalahan yang akan
mempunyai peran sebagai sumber diselesaikan adalah :
informasi dan wahana dokumentasi 1. Proses merancang sistem
khususnya pada pengarsipan informasi pengarsipan dokumen
dokumen tabungan di Bank Tabungan tabungan yang dapat
Negara Syariah (BTN) Pekanbaru, memudahkan dalam mencari dan
Apabila pengarsipan dilakukan menyimpan arsip

1
2. Membuat sistem informasi
pengarsipan dokumen tabungan
dengan menggunakan bahasa
pemograman PHP dengan
database MySQL
1.2 Batasan Masalah.
Batasan masalah dalam
pembuatan sistem ini adalah :
1. Membahas tentang perancangan
sistem informasi pengarsipan
dokumen tabungan saja di BTN
Syariah Pekanbaru.
2. Aplikasi ini dibuat dengan
menggunakan bahasa
pemograman PHP dengan
database MySQL.
3. Dokumen yang diupload
berbentuk PDF maupun JPG
dengan ukuran minimal 1 MB.
4. Sistem yang dibangun bisa
diakses secara online.
2. Gambaran Umum Perusahanaan.
PT. Bank Tabungan Negara
Syariah merupakan Unit Usaha
Syariah (UUS) dari Bank Tabungan
Konvesional yang merupakan BUMN
yang menjadi bisnis berdasarkan
prinsip Syariah. BTN Syariah mulai
beroperasi pada tanggal 14 Februari
2005 bertepatan dengan 5 Muharram
1426 H dengan Kantor Cabang
Syariah yang pertama di Jakarta.
Selanjutnya pembukaan BTN Kantor
Cabang Syariah yang kedua di
Bandung tanggal 28 Februari 2005,
dan ketiga di Surabaya tanggal 17
Maret 2005, keempat Yogyakarta
tanggal 4 April 2005, kelima di
Makasar tanggal 11 Februari 2005,
hingga Agustus 2009 dibuka 20
Kantor di beberapa kota di Indonesia,
dengan 119 Kantor Layanan Syariah
3
dan pada tanggal 3 Maret 2008 atau
pada 25 Shafar 1429 BTN Syariah
Kantor Cabang Pekanbaru diresmikan
oleh bapak Saut Pardede selaku
direktur BTN Syariah yang berlokasi
di Jl. Tuanku Tambusai Blok A No.
10-11 Labuh Baru Timur Kec.
Payung Sekaki Pekanbaru Telp.
(0761) 7891314 – 78912691
3. Tinjauan Pustaka.
a. Sistem Informasi.
Menurut Kadir (2009) dalam
Purnomo Wulan Rastiko (2014),
sistem informasi adalah kombinasi
antara prosedur kerja, informasi,
orang dan teknologi informasi yang
diorganisasikan untuk mencapai
tujuan dalam sebuah organisasi.
b. Pengolahan Data.
Menurut Nur dan Yvonne
(2016:13), dalam buku Pengantar
Teknologi Informasi, mengemukakan
bahwa pengolahan data (data
processing) adalah manipulasi dari
data ke dalam bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti, berupa
suatu informasi.
c. HTML.
Menurut Budi (2011:4), HTML
adalah singkatan dari hypertext
markup languange yaitu bahasa
(aturan) standar yang digunakan
untuk menampilkan teks, gambar,
video, dan audio kedalam halaman
web.
d. MySQL.
Menurut Fristanto, dkk (2014),
MySQL (My Structure Query
Language) adalah salah satu
DataBase Management System
(DBMS). MySQL berfungsi untuk
mengelola database menggunakan
bahasa SQL.
e. Kearsipan. terbentukalah suatu sistem
Menurut Lestanti Sri dan Susana aplikasi.
Desi Ardian, kearsipan adalah suatu 3. Activity Diagram
proses mulai dari penciptaan, Menurut Fitri dan Nia (2018),
penerimaan, pengumpulan, Activity Diagram adalah aliran
pengaturan, pengendalian, kerja dari sebuah sistem atau
pemeliharaan dan perawan serta proses bisnis.
penyimpanan berkas menurut seistem 4. Sequence Diagram
tetentu. Saat dibutukan dapat dengan Menurut Fitri dan Nia
cepat dan tepat ditemukan. (2018), Sequence Diagram
adalah diagram yang dibuat
f. Desain Sistem. untuk mengetahui alur dari
Menurut Bambang (2008:130), interaksi antar objek.
dalam Saputra perancangan sitem
dapat dibagi kedalam dua bagian h. Database.
diantaranya : Menurut Robi (2016:11),
1. Disain Sistem secara umum database adalah kumpulan data
disebut juga dengan yang saling berhubungan yang
disainkonseptual (conceptual disimpan secara bersama
design) atau disain internal sedemikian rupa dan tanpa
(internal design). pengulangan (redundansi), untuk
2. Disain Sistem Terinci disebut memenuhi berbagai kebutuhan.
juga dengan disain sistem secaran
fisik (physical system design). 4. Analisa dan Perancangan Sistem.
g. Desain Rekaya Perangkat
Lunak. 4.1 Analisa sistem yang berjalan.
Menurut Fitri dan Nia (2018), Dari hasil pengamatan yang
Unified Modeling Language (UML) dilakukan di BTN Syariah KCS
merupakan kumpulan diagram- Pekanbaru sistem pengarsipan
diagram yang sudah memiliki standar dokumen tabungan masih secara
untuk membangun perangkat lunak manual Sehingga kurang efisian
berbasis objek. dalam pencarian dokumen tabungan
1. Use Case Diagram kembali.
Menurut Fitri dan Nia (2018), 1. Use Case.
Use Case Diagram merupakan
diagram yang harus dibuat
pertama kali saat pemodelan
perangkat lunak beriorientasi
objek dilakukan.
2. Class Diagram
Menurut Fitri dan Nia (2018),
Class Diagram adalah
menjelaskan hubungan apa saja
yang terjadi antara suatu objek
dengan objek lainnya sehingga

4
 Sistem yang akan diusulkan atau
dibungun merupakan Perancangan
Sistem Informasih Pengarsipan
Dokumen Tabungan Pada PT. BTN
Gambar 1. Use Case Sistem Syariah – pekanbaru menggunakan
Pengarsipan Secara Manual PHP & MYSQL. Sistem ini dirancang
2. Activity Diagram. untuk mengembangkan sistem yang
lama agar mengurangi resiko yang
Activity Diagram terjadi dalam sistem pengarsipan
Customer Service Branch Fanding Sales DBM Business
4.2.1 Desain Sistem.
Desain sistem yang baru ini,
akan dibagi kedalam beberapa
Proses Data CIF
Tabungan
kelompok yaitu :
1. Use Case Diagram.
Menganalisa Data Menerima Data CIF Menerima Data CIF
CIF Tabungan Tabungan Tabungan

Tambah

Menganalisa Data
<<extend>>
CIF Tabungan
Menganalisa
kembali Data CIF Kelola User <<extend>>
Tabungan Ubah

Periksa Ulang Data

CIF

<<include>>
Pengarsipan Data Meyetujui Data CIF Hapus
CIF Tabungan Tabungan
Phase

Login <<include>> Lemari Arsip

Upload Berkas
Tambah Arsip <<extend>>

Gambar 2. Perancangan Activity <<include>>

<<extend>> <<extend>>
Customer Service
Diagram Yang Sedang Berjalan Pilih Jenis <<extend>> Ubah
<<extend>>

Kelola Arsip
3. Sequence Diagram. Hapus
<<extend>>

Detail
DBM
Cusomer Service Branch Funding Sales
Business

1. Memproses dan Menganalisa

Data CIF Tabungan
Audit
2. Memberikan Data CIF Tabungan

Gambar 4. Use Case Diagram Yang

3. Memeriksa Data CIF
Tabungan
Diusulkan
4. Memberikan Data CIF Tabungan
Dari gambar use case tersebut
terdapat 2 actor yaitu customer
5. Menyetujui Data CIF
service dan audit yang terlibat ke
Tabungan

6. Mengarsipkan Data CIF Tabungan

dalam sistem. Actor tersebut harus
login terlebih dahulu sebelum masuk
ke sistem. Deskripsi kerja customer
service yaitu melakukan kelola user
dengan menginputkan data user atau
Gambar 3. Perancangan Sequence
bisa juga tambah, ubah, hapus user
Diagram Yang Sedang Berjalan
customer service menginput terlebih
4.2 Analisa Sistem yang di usulkan.

5
dahulu menu lemari arsip untuk ACTIVITY DIAGRAM KELOLA USER

Customer Service Sistem Database

mengetahui nomor kode lemari arsip

Sedangkan Actor audit memiliki
batasan dalam sistem yang hanya Pilih Menu Kelola
User
Request Eksekusi

bisa melihat detail pada kelola arsip

dan tabel hasil penginputan. Tambah User Menu Kelola User

Input Username dan c Menyimpan Data User

2. Activity Diagram Password

Batal OK
User Disimpan

Activty Diagram login memiliki

dua aktor yaitu aktor customer
service, audit yang memiliki aktivitas

Phase
dalam sistem login yang sama, Gambar 6 Activity Diagram Kelola
sebelum masuk ke sistem maka aktor User Yang Diusulkan
customer service dan aktor harus
login terlebih dahulu.
c. Activity Diagram Lemari Arsip
a. Activity Diagram Login ACTIVITY DIAGRAM LEMARI ARSIP

Customer Service Sistem Database

ACTIVITY DIAGRAM LOGIN

Customer Service Sistem Database

Pilih Menu Lemari

Request Eksekusi
Arsip

Input Username dan Request Validasi

Password Tambah Kode
Menu Lemari Arsip
Lemari Arsip

Salah

Input Data Arsip dan

Upload File

Benar
Menu Utama Login Valid
Batal OK
Kode Lemari
Disimpan
Phase
Phase

Gambar 7. Activity Diagram Lemari

Gambar 5. Activity Diagram Login Arsip Yang Diusulkan
Yang Diusulkan
d. Activity Diagram Tambah Arsip
b. Activity Diagram Kelola User

6
 ACTIVITY DIAGRAM TAMBAH ARSIP objek pada use case. Berikut
Customer Service Sistem Database Sequence Diagram yang diusulkan :
a. Sequence Diagram Login

Pilih Menu Kelola Customer Service Form Login Kontrol Login User Menu Utama
Request Eksekusi
Arsip

1 : Isi Username Password ()

Tambah Arsip Pilih Jenis Arsip 2 : Username Password ()

3 : Data User ()

Input Data Arsip dan c Meyimpan Arsip 4 : Validasi User ()

Upload File

6 : Username password salah

Batal OK
Arsip Disimpan 5 : Menampilkan Menu Utama ()

7 : Menampilkan Menu Utama

8 : Menampilkan Menu Utama

9 : Menu Utama Tampil
Phase

Gambar 8 Activity Diagram Tambah

Arsip Yang Diusulkan
Gambar 10 Sequence Diagram Login
yang Diusulkan
e. Activity Diagram Audit
b. Sequence Diagram Menambah Arsip
ACTIVITY DIAGRAM AUDIT

Audit Sistem Database

Customer Service Form Arsip

Form Arsip Kontrol Arsip Arsip

1 : Isi data arsip dan masukan hasil ()

Pilih Menu Kelola
Request Ekskusi
Arsip
2 : data arsip ditambahkan ()

3 : tambah data arsip ()

Lihat Jenis Tabungan c Kelola Arsip

4 : tambah data ()

Pilih Jenis Tabungan c

Menampilkan Hasil c
Yang Ingin Di Lihat Tabel Arsip

5 : data arsip tersimpan

6 : data arsip berhasil disimpan

Phase

Gambar 9 Activity Diagram Audit

3. Sequence Diagram Gambar 11 Sequence Diagram

Pada perancangan ini berfungsi Menambah Arsip Yang Diusulkan
untuk menggambarkan kelakuan
c. Sequence Diagram Lemari Arsip

7
 e. Sequence Diagram Audit
Customer Service Lemari Arsip
Form Arsip Kontrol Arsip Arsip

1 : Input kode lemari ()

Audit Form Arsip
Form Arsip Kontrol Arsip Arsip

2 : Kode lemari ditambahkan ()

1 : Pilih kelola arsip
3 : Tambah kode lemari ()
2 : Pilih jenis tabungan yang akan dilihat()

4 : tambah kode lemari () 3. Arsip dipilih

4 : Arsip dipilih

5 : Kode lemari tersimpan

5 : Arsip ditemukan

6 : Kode lemari arsip berhasil disimpan

6 : Menampilkan tabel arsip

Gambar 12 Sequence Diagram

Lemari Arsip yang Diusulkan Gambar 14 Sequence Diagram Audit
yang Diusulkan
d. Sequence Diagram Menambah
User 4. Class Diagram

Customer Service Form User Kontrol User Tabel User

1 : Isi form user ()

2 : data user ditambahkan ()

3 : tambah data user ()

4 : tambah data ()

7 : data user disimpan

6 : data user ditambahkan

Gambar 13 Sequence Diagram

Menambah User yang Diusulkan

8
 Login
1
username : varchar
password : varchar
+cek login()

Tabungan
User
-id_tab : varchar
username : varchar no_rek : varchar Lemari
password :varchar nama : varchar 1..* 1
NIP : varchar 1..* tmpt_lahir : varchar kode_lemari : varchar
Nama : varchar tgl_lahir : varchar mulai : varchar
Jabatan : varchar jk : varchar akhir : varchar
Role : varchar alamat : varchar + edit ()
+cari() 1 + delete ()
no_telp : varchar
+delete() file1 : varchar
+edit() file2 : varchar Gambar 16 Halama Login
+input() -file3 : varchar
file4 : varchar
file5 : varchar Halaman login muncul pertama
file6 : varchar
kode_lemari : varchar
kali ketika sistem diakses dan ketika
+input() admin, karyawan ingin menggunakan
+edit()
+delete() sistem. Data yang diperlukam untuk
+cari() inputan form login ini yaitu username
1 dan password yang diambil dari kode
1..* saat data customer service dan audit
diinputkan
Jenis Tabungan
-id_tab: varchar
b. Home
-nm_tab : varchar
+input()
+edit()
+delete()
+cari()

Gambar 15 Class Diagram Yang

Berjalan

5. Implementasi dan Hasil

Pada bab ini akan membahas

tentang implementasi dan hasil dari
Perancangan Sistem Informasi
Pengarsipan Dokumen Tabungan di
PT. BTN Syariah Pekanbaru
Gambar 17 Menu Beranda
menggunakan PHP & MYSQL.
Berdasarkan analisa dan perancangan Halaman ini menampilkan menu
yang telah dibahas pada bab beberapa dari tabungan dan ucapan
sebelumnya, maka berikut tampilan selamat datang menu beranda
dari sistem yang telah dibangun. customer service menampilkan
keseluruhan menu yang ada pada
a. Login
sistem

9

c. Kelola User
Gambar 18 Menu Kelola User
Pada halam ini menampikan data
user yang telah tersimpan di sistem,
search nama user, reset, ubah user,
hapus user serta tombol penambahan
user.
d. Lemari Arsip
Gambar 19 Menu Lemari Arsip
Pada halaman ini menampilkan
penginputan untuk kode lemari input
no awal dan no akhir input dari no
awal dan hasil dari penginputan no
lemari arsip yang sudah terinput
kedalam sistem, serta pilihan dari
action bisa edit dan hapus no lemari
arsip
10
c.
e. Kelola Arsip
Gambar 20 Menu Kelola Arsip
Pada halam ini menapilkan hasil
dari data-data dokumen arsip
tabungan nasabah yang sudah di input
ke dalam sistem, serta pilihan menu
hapus serta tambahan pengimputan
Arsip sesuia dengan tabungan
f. Home Audit
Gambar 21 Menu Home Audit
Halaman ini menampilkan menu
untuk audit dan memiliki batasan
dalam sistem yaitu hanya bisa
menampilkan menu beranda dan
kelola arsip.
 6.2 Saran
6. Penutup Adapun saran-saran yang menjadi
masukan dari penulis untuk PT. BTN
6.1 Kesimpulan Syariah – Pekanbaru adalah :
1. PT.BTN Syariah sebaiknya
Dalam hasil pembahasan, menggunakan sistem yang
perancangan penelitian yang telah dibangun untuk membantu
dilakukan pada perancangan sistem menyelesaikan permasalahan yang
informasi pengarsipan dokumen terjadi pada sistem yang lama
tabungan di PT.Bank Tabungan dalam pengarsipan dokumen
Negara Syariah (persero) Tbk, tabungan.
menggunakan PHP & MYSQL dapat 2. Sistem ini dapat dijadikan
diambil kesimpulan sebagai berikut : perbandingan antara sistem yang
1. Sistem informasi pengarsipan dirancang dengan sistem yang
dokumen tabungan yang sedang sedang berjalan saat ini.
penulis teliti dapat meminimalkan 3. Penting bagi pihak BTN Syariah
kelemahan-kelemahan yang ada untuk menambahkan tenaga untuk
pada sistem lama dan sistem bagian pengarsipan (Perlu dibuka
manual yang berjalan saat ini, penerimaan karyawan kearsipan)
seperti meminimalkan kehilangan 4. Jumlah fasilitas kearsipan yakni
data. lemari atau Filling Kabinet perlu
2. Perancangan sistem ini akan diadakan, dan ditempatkan
memudahkan karyawan dalam ditempat khusus bagian
menyimpan, mencari, pengarsipan sehingga tercapainya
memperbarui dan menghapus, sistem penataan arsip.
membatalkan data karena 5. Sistem ini bisa dikembangkan
perancangan sistem informasi lebih besar dengan cakupan yang
pengarsipan dokumen tabungan ini lebih luas.
dapat mengolah data dan
memberikan informasi dengan
cepat, akurat dan efisien serta di
dukung dengan tampilan yang DAFTAR PUSTAKA
mudah dipahami.
3. Hasil penelitian menujukan Asmara Rini. 2016. “Sistem
aplikasi yang dibuat untuk Informasi Pengolahan Data
menyimpan dan mengarsip Penanggulangan Bencana
dokumen tabungan mengurangi pada Kantor Badan
pekerjaan berulang-ulang atau Penanggulan Bencana
mengedit data dengan mudah Daerah (BPBD) Kabupaten
4. Penataan dokumen tersusun rapi Padang Pariaman” jurnal j-
dengan menggunakan waktu yang click, ISSN : 2355-7958 e-
lebih efektif serta dokumen ISSN : 2542-2469, vol 3 No.
terpelihara dan aman. 2 Desember 2016.
Hendini Ade. 2016 “Pemodelan
UML Sistem Informasi

11
 Monitoring Penjualan dan Pada CV. Smart Teknologi
Stok Barang ( Studi Indonesia)”Jurnal
Kasus:Distro Zhezha Proceeding PESAT.ISSN
Pontianak)” Jurnal 1858-2559, Vol.4 Oktober
Khatulistiwa Informatika, 2011.
Vol IV (20) Desember 2016.
Karim Abdul. 2017. ”Sistem
Informasi Pengolahan Data
Kriminal Pada Kepolisian”
vol 2 (2) ISSN 2502-6968
(Media Cetak) ISSN 2580-
474X (media online) Jurnal
INFOTEK
Wahana Agung, Riswaya Ririh Asep.
2014 “Perancangan Aplikasi
Pengolahan Data Report
Penjualan” Jurnal Computech
& Bisnis. ISSN 2442 – 494, vol
8 (1) Juni 2014, 25-34.
Nilamsari Natalina.
2014.”Memahami Studi
Dokumen Dalam Penelitian
Kualitatif” Wacana Vol XIII
No. 2, Juni 2014.
Nugraha Rudi,Dkk.
2018.”Pengembangan Sistem
Informasi Sumber Daya
Manusia Berbasis
Web”Jurnal Teknologi
Informasi,Vol.1 (1) Mei
2018.
Sari Greydi Normala,Firmansyah
Devie.2013.”Faktor-Faktor
Yang Mempengaruhi
Penyaluran Kredit Bank
Umum Di Indonesia
(Periode 2008.1-
2012.2)”Jurnal EMBA.ISSN
2303-1174,Vol.1 (3)
September 2013.
Rachman Windy
Atmawardani,Sularto
lana.2011.”Analisis dan
Desain Sistem Informasi
Akuntansi Pada Usaha Kecil
Dan Menengah (Studi Kasus

12