TUGAS ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Executive Support System (ESS)

Dosen Pengampu:
Dedi Wijayanto , ST. MT.

Disusun Oleh:
Kelompok 10

1. Fransiskus Rino (D1061191043)

2. Leonides Talaga (D1061191044)
3. Duta Sultan Paksi (D1061191046)
4. Arsyad Sabili (D1061191047)
5. Yeyen (D1061191049)
6. Muhammad Zakaria (D1061191050)

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS TANJUNGPURA
2021
A. Pengertian Executive Support System (ESS)
Executive Support System (ESS) adalah sistem pendukung menyeluruh yang
berada dibawah Executive Information Systems (EIS), yang kerjanya mendukung
sistem komunikasi, otomasi kantor, dukungan analisis dan intelijensi. Executive
Information Systems (EIS) sendiri ialah sistem berbasis komputer yang tugasnya
melayani informasi yang dibutuhkan oleh manajer puncak (Top Manager
Executive). Sistem ini bertujuan untuk menyediakan akses cepat akan informasi
pada setiap saat dan akan langsung berakses menuju laporan manajemen. Dan
peranan ESS ialah untuk mendukung semua yang ada dan/atau dilakukan oleh
EIS tersebut akan mencapai tujuan dari tugasnya. Executive Support System
(ESS) juga merupakan sistem yang dimiliki suatu perusahaan untuk memberikan
dukungan terhadap keputusan atau pilihan yang tidak terprogram atau telah
ditentukan dalam manajemen strategis (perencanaan) sebelumnya. Keputusan
atau kondisi yang tidak terprogram biasanya informasi ini bersifat eksternal,
tidak terstruktur yang mana bersifat tidak pasti (random). Informasi tersebut
umumnya tidak diketahui sebelumnya hingga tidak dapat dimasukan ke dalam
perencanaan manajemen strategis hingga tidak dapat diprediksi. Hal tersebut ESS
mengambil alih untuk mendukung EIS guna menentukan keputusan dari kondisi
atau kejadian yang berifat acak (random) tersebut.
Penggunaan Executive Support Systems (ESS) memiliki keuntungan dan
kekurangan. Berikut keuntungan dari sistem tersebut, yakni:
1. Mudah digunakan oleh manajer esekutif atas
2. Dapat menganalisa trend yang terjadi
3. Agumentasi kemampuan kepemimpinan manajer atas
4. Meningkatkan pemikiran pribadi dan pengambilan manajer
5. Kontribusi fleksibilitas kendali berstrategis
6. Meningkatkan daya saing organisasi pasar
7. Instrumen perubahan
8. Meningkatnya wawasan waktu eksekutif
9. Sistem laporan lebih baik
 10. Meningkatnya model mental eksekutif bisnis
11. Membantu peningkatan pembangunan konsensus dan komunikasi
12. Dapat memperbaiki otomasi kantor
13. Mengurangi waktu dalam mencari informasi lainnya
14. Menidentifikasikan awal kinerja perusahaan
15. Mendetailkan pemeriksaan faktor keberhasilan kritis
16. Adanya pemahaman yang lebih baik
17. Memanajemen waktu lebih baik
18. Meningkatkan kapasitas dan kualitas komunikasi
Berikut kekurangan Executive Systems Support (ESS), yakni:
1. Fungsi gunanya terbatas
2. Sulit mengukur manfaat yang ada
3. Adanya informasi yang berlebihan
4. Sistem dapat menjadi lebih lambat
5. Sulitnya menyimpa data yang ada
6. Tidak cocok untuk perusahaan kecil
7. Dapat adanya data yang tidak aman
8. Dapat menyebabkan data yang kurang valid
B. Contoh Executive Support System (ESS)
Berikut adalah beberapa contoh informasi yang sering menjadi sumber ESS:
• Database eksternal
• Laporan teknologi seperti catatan paten dll.
• Laporan teknis dari konsultan
• Laporan pasar
• Informasi rahasia tentang pesaing
• Informasi spekulatif seperti kondisi pasar
• Peraturan Pemerintah
• Laporan keuangan dan informasi keuangan terkini
 ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan
analisis, dan inteligent. Pizza Hut ESS dibnagun melalui Pizza Hut Field
Management System, untuk operational masing-masing outlet menyangkut
bussiness forecasting inventory management dan human resource management
yang tersambung secara otomatis dengan Head Quarter. System ini
memungkinkan mampu menyajikan gambaran operasional dari masing-masing
outlet; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan tampilan
yang akrab di pengguna; sesuai dengan tepat waktu dan efektif; menyajikan
penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif; menyajikan akses
cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik; mengidentifikasi
masalah, serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan informasi
kritikal. Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat
rician, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors),
akses status, analisis, pelaporan eksepsi (Exception reporting), penggunaan
warna, navigasi informasi dan komunikasi.
Satu kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci atas
informasi ringkas. Dalam hal ini, eksekutif Pizza Hut dapat memantau kemajuan
kinerja dan performance untuk masing-masing outlet/karyawan dari waktu ke
waktu bahkan sampai ke detail proyek yang sedang dikerjakan. Kemudian jika
terjadi suatu hal yang potensi masalah maka dapat langsung diantisipasi dan
dapat dicari penyebabnya. Dengan ESS, para eksekutif Pizza Hut juga dapat
melihat peta jalur distribusi bahan baku sampai ke lokasi, dan faktor penghambat
dapat segera diidentifikasi.
C. Fungsi Executive Support System (ESS)
Executive Support System (ESS) merupakan suatu sistem yang khusus
dirancang bagi manager pada tingkat perencanaan strategis. ESS harus
mendukung setidaknya sebagian fungsi berikut:
- Pemunculan Ide
- Perencanaan
- Analisis
- Pengambilan keputusan
- Komunikasi
- Motivasi
- Pengawasan dan Pengendalian
ESS juga merupakan suatu sistem berbasis komputer yang melayani
kebutuhan informasi top executive. ESS menyediakan akses yang cepat berupa
informasi yang tepat waktu dan langsung mengakses laporan manajemen. ESS
sangat user-friendly, didukung oleh grafik-grafik, dan menyediakan laporan-
laporan dengan kemampuan drill-down (gambaran informasi umum dan
kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih terinci). ESS juga
mudah dihubungkan dengan layanan informasi on-line dan
elektronikmail [Turban,1996]. ESS dirancang untuk membantu eksekutif
mencari informasi yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi masalah dan juga
mengambil keputusan. Informasi yang di sediakan oleh ESS yaitu informasi
eksternal dan internal yang digunakan untuk keperluan sebagai berikut:
1. Eksternal
- Meningkatkan persaingan
- Dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan
- Kebutuhan untuk menjadi lebih proaktif
- Kebutuhan untuk mengakses database external
- Meningkatkan regulasi pemerintah
2. Internal
- Kebutuhan informasi yang tepat
- Kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda
- Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan
- Kebutuhan untuk mengenal data historis
- Kebutuhan untuk mengakses data perusahaan
- Kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat
Fungsi ESS secara langsung yaitu mendukung, memfasilitasi, dan membuat
keputusan bagi eksekutif senior dengan menyediakan akses mudah ke informasi
 internal dan eksternal. ESS dapat membantu para eksekutif senior dalam
mengawasi kinerja organisasi, melacak aktivitas pesaing, mengetahui berbaga
masalah, mengidentifikasi kesempatan, dan meramalkan tren bisnis. EES di
butuhkan ketika Para eksekutif membutuhkan data eksternal yang kisarannya
luas, dari berita mengenai pasar saham terkini hingga informasi mengenai
pesaing, trend industri dan bahkan tindakan legislatif yang direncanakan. ESS
memiliki kemampuan untuk menelusuri, berpindah dari satu bagian data
rangkuman ketingkatan perincian yang semakin rendah. Kemampuan untuk
menelusuri ini berguna tidak hanya bagi eksekutif senior tetapi juga bagi
karyawan tingkat rendah yang perlu melakukan analisis data.
Berikut adalah bagan fungsi EIS yang digunakan oleh eksekutif perusahaan:
Menyediakan akses Laporan informasi yang
Membantu eksekutif
terhadap seluruh jenis lebih rinci dan
mengidentifikasi
informasi (eksternal dan menyediakan perangkat
masalah
internal) untuk Menganalisis
informasi
D. Cara Kerja Executive Support System (ESS)
Exsekutiv Information System(EIS)/(ESS), dalam sistem pendukung
pengambilan keputusan eksekutif istilah executive information system (EIS)
sering dipertukarkan dengan executive support system (ESS). Namun, ada juga
yang membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai
sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan kebutuhan informasi
eksekutif puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan
manajemen. Di sisi lain, ESS adalah sistem pendukung kompherensif yang
mempunyai kemampuan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga sistem
komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan inteligent.
ESS (Executive Support System) dibangun melalui sebuah perusahaan yang
menggunakan Field Management System, untuk operational masing-masing
outlet menyangkut bussiness forecasting inventory management dan human
resource management yang tersambung secara otomatis dengan Head Quarter.
System ini memungkinkan mampu menyajikan gambaran operasional dari
masing-masing outlet, melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak,
menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tepat waktu dan
efektif, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif,
menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik,
mengidentifikasi masalah, serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan
informasi kritikal.
Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rician,
menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors), akses
status, analisis, pelaporan eksepsi (Exception reporting), penggunaan warna,
navigasi informasi dan komunikasi. Satu kemampuan utama ESS adalah
kemampuan menyajikan data rinci atas informasi ringkas. Dalam hal ini,
eksekutif sebuah perusahaan dapat memantau kemajuan kinerja dan performance
untuk masing-masing outlet/karyawan dari waktu ke waktu bahkan sampai ke
detail proyek yang sedang dikerjakan. Kemudian jika terjadi suatu hal yang
potensi masalah maka dapat langsung diantisipasi dan dapat dicari penyebabnya.
Dengan ESS, para eksekutif sebuah perusahaan juga dapat melihat peta jalur
distribusi bahan baku sampai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera
diidentifikasi.