10.

1 Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif

Pengertian Executive Informsi System (EIS)

Sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara
bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusiannya. Eksekutif merupakan pelaksana/yang bertindak untuk
melaksanakan suatu system informasi.Contoh, direktur, kepala–kepala bagian, presiden atau gubernur
bagian.
Jika tidak ada Sistem Informasi Eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk
akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus
menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi
eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

Executive Information System (EIS) disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) atau
Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan
pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian
masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya
strategis.Sistem informasi eksekutif merupakan suatu bagian yang menyediakan informasi bagi
eksekuif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif
adalah sebagai berikut :
1. Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh kalangan
eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
2. Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses
sebelumnya.
3. Memiliki on-line help.
4. Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
5. Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :

1. Disesuaikan untuk pihak eksekutif.
2. Mudah digunakan.
3. Memiliki kemampuan drill down.
4. Mendukung kebutuhan data eksternal.
5. Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
6. Memiliki orientasi masa depan.

Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif :

1. Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari
rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.
2. Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down,
atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.
3. Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis
data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses
ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.
4. Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.
5. Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis.
Artinya, Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan
dengan data perusahaan.
6. Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor
penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) tersebut:

 Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.

 Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.
 Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti.
 Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.
 Melakukan penyaringan data untuk manajemen.
 Meningkatkan pemeriksaan keterangan.
 Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.

Kelemahan Sistem Informasi Eksekutif

1. Fungsinya sangat terbatas, tidak mampu melakukan perhitungan secara kompleks.
2. Perusahaan akan berfikir dua kali untuk membuat suatu Sistem Informasi Eksekutif, mengingat
biaya pembuatan Sistem Informasi Eksekutif sangatlah mahal.
3. Banyak orang yang salah persepsi mengenai cara kerja Sistem Informasi Eksekutif itu sendiri yang
dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam
perusahaan. Sebenarnya Sistem Informasi Eksekutif hanya melakukan peringkasan data dari sistem
basis data yang telah ada. Jika data pada database utama tidak reliable atau memiliki struktur yang
buruk, maka informasi yang dihasilkan oleh sistem Sistem Informasi Eksekutif pun tidak memiliki
kualitas yang baik.
4. Tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up-to-data. Seringkali
para eksekutif mengeluh bahwa laporan Sistem Informasi Eksekutif yang diterima sudah usang, atau
tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul Sistem Informasi Eksekutif yang dimiliki
terintegrasi dengan sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme keteraturan
dalam melakukan update data dari ke hari; sedangkan jika sistem Sistem Informasi Eksekutif yang
dimiliki tidak terintegrasi dengan sistem basis datanya, maka mekanisme yang harus dijaga adalah
keteraturan melakukan interfacing antara sistem basis data dengan modul Sistem Informasi Eksekutif
yang ada, baik secara manual maupun dibantu dengan program komputer.
5. karena modul Sistem Informasi Eksekutif yang ada terlampau sederhana (tidak banyak memiliki
fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features) sehingga sulit mengakomodasikan
keperluan masing-masing eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah
dalam tempo yang sangat cepat.

10.2 Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses
berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah
penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua
yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga
berfokus pada penggunaan computer.
1. Penelitian Mintzberg
Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan
informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO :
tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg
tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan
 semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran sistem informal yang
mengkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi
manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya
secara formal.”
2. Penelitian Jones dan MCLeod
Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian
University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber
dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami
melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif. Para eksekutif
tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur
suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur
perpajakan.
3. Penelitian Rockart dan Treacy.
Sukar untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian
Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari
MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang
diamati satu dari 3 pejabat puncak (sangat sering CEO) menggunakan sendiri komputer.
Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari
Northwest Industries. Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam
laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan :

 Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan

dan pengendalian.
 Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan,
pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.
 Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat
ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.
 Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS
adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang
menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang
mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
Contoh Kasus

Untuk Contoh penggunaan Sistem Informasi Eksekutif pada perusahaan, disini saya ambil
contoh Museum House of Sampoerna milik PT. Sampoerna Tbk. yang terletak di Jl. Taman
Sampoerna 6, Pabean Cantikan, Surabaya. Didalam museum tersebut ada banyak sekali
tempat-tempat seperti warung tempo dulu yang konon dahulu menjadi tempat penjualan roko
Sampoerna, ada juga mesin pengolah tembakau, dan yang sangat memukau adalah monitor
Touch Screen(layar sentuh), ini diperuntukkan bagi pengunjung yang tahu secara detail
tentang sejarah Sampoerna, dengan menyentuh layar kita sudah bisa menikmati cerita tentang
sejarah berdirinya Sampoerna. Monitor touch screen ini adalah salah satu contoh penerapan
Sistem Informasi Eksekutif dengan Zero Tutorial(tanpa tutorial), jadi seseorang tidak perlu
belajar mengoperasikan monitor tersebut.

Alasan perusahaan memakai sistem ini dikarenakan Mereke percaya, dengan sistem ini
perusahaannya akan semakin maju dengan pesat karena ada suatu sistem yang mampu
memberikan informasi yang tepat, cepat, akurat, dan juga para petinggi gampang untuk
menganalisa dan mengambil keputusan untuk kemajuan perusahaannya.