TUGAS 3 SISTEM INFORMASI MANAJEMAN

NAMA : MUKHAMMAD LUDZFI FADLI

PRODI : MANAJEMAN

1. Jelaskan mengenai file organisasi secara tradisional!

Jawaban :
Organisasi file secara tradisional dapat berupa organisasi file urut (sequential file), file urut berindeks
(indexed sequential file) atau sering disebut juga dengan indexed sequential access method (ISAM)
dan file akses langsung (direct access file) atau disebut juga dengan file alamat langsung (direct
address file).
Walaupun organisasi file dan pengaksesan file dapat dipandang secara terpisah, biasanya
pembahasan mengenai organisasi file menyangkut keduanya seperti berikut.
a. File urut (sequential file) merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization)
dan dengan pengaksesan secara urut (sequential access).
b. File urut berindeks (indexed sequential file) atau sering disebut juga dengan indexed
sequential access method (ISAM) merupakan file dengan organisasiurut (sequential
organization) dan dengan pengaksesan secara langsung (direct access).
c. File akses langsung (direct access file) atau disebut juga dengan file alamat langsung (direct
address file) merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dan dengan
pengaksesan secara langsung (direct access).

Organisasi file seperti ini disebut dengan organisasi file tradisional atau konvensional. Disebut
demikian karena telah ada sebelum struktur basis data dikembangkan.

Sumber : BMP Sistem Informasi Manajemen Modul 7 Halaman 7.16-7.17

2. Jelaskan mengenai dokumentasi yang ada dalam departemen sistem informasi!

Jawaban :
Dokumentasi yang ada di departemen sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi Dokumen Dasar
Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen-dokumen dasar sebagai bukti
transaksi yang digunakan dalam sistem. Misalnya, faktur penjualan, order penjualan, order
pembelian, surat pengiriman barang, dan time-card.
b. Dokumentasi Daftar Rekening (Chart of Account)
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekeningrekening yang
dipergunakan dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama
rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya),
serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.
c. Dokumentasi Prosedur Manual
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar dalam
perusahaan. Dokumentasi ini menyediakan informasi mengenai bagian mana yang
menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang
mengarsipkannya, serta kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.
 d. Dokumentasi Prosedur
Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu
keadaan tertentu, seperti prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, serta
prosedur pembuatan back up dan restore.
e. Dokumentasi Sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam
bagan alir sistem (system flow chart). Pada dokumentasi ini, dapat terlihat deskripsi dari
input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan,
deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan, dan daftar-daftar
pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen
yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.
f. Dokumentasi Program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir
program (program flow chart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian
program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer apabila akan
memodifikasi atau mengembangkan program.
g. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur
mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.
h. Dokumentasi Data
Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data dalam database yang digunakan
oleh sistem informasi. Hal yang paling banyak membutuhkan dokumentasi adalah data base
administrator (DBA) dan auditor.

Sumber : BMP Sistem Informasi Manajemen EKMA 4434 Modul 8 Halaman 8.6-8.7

3. Kesalahan-kesalahan dalam proses pengolahan harus dapat dideteksi. Bagaimanakah cara

mendeteksi kesalahan dalam proses pengolahan tersebut !

Jawaban :
Pengontrolan untuk memeriksa kesalahan-kesalahan pengolahan dapat berupa :
a. Control Total Check
Pada pengendalian masukan, control total check biasanya dilakukan pada batch processing
method untuk meyakinkan bahwa semua data yang dimasukkan sudah lengkap dan sudah
benar. Pada tahap pengolahan, control total check dapat dipergunakan untuk mendeteksi
apakah semua data yang diolah telah lengkap dan telah benar. Control total yang dihitung
oleh komputer sewaktu proses pengolahan dapat dicetak di printer dan hasilnya kemudian
dibandingkan dengan total yang seharusnya. Apabila hasilnya tidak sama, itu berarti data
yang diolah tidak lengkap atau mungkin mengandung kesalahan nilai. Pengecekan ini dapat
digunakan mendeteksi kesalahan-kesalahan pembulatan atau kesalahan akibat hilangnya
atau rusaknya data.
b. Matching Check
Matching check merupakan pengendalian untuk melakukan hal ini. Misalnya, pada waktu
melakukan proses update dari transaksi penjualan kredit, apabila data suatu langganan tidak
ada di file induk piutang langganan, hal itu harus ditampilkan dalam layar sebagai suatu
kesalahan sehingga kesalahan ini dapat dideteksi. Apabila kesalahan ini tidak terdeteksi,
piutang langganan tersebut tidak akan tercatat Matching check pada batch processing
method dapat digunakan juga untuk mendeteksi kesalahan dari urutan data. Pada online
 processing method, pengecekan ini pada tahap input dan pada tahap pengolahan
dapat dilakukan dalam satu program.
c. Reference File Check
Kesalahan penggunaan data yang diambil dari file acuan (reference file) dapat dideteksi
dengan cara mencetak isi file acuan yang digunakan setelah dilakukannya proses
pengolahan. Hasil cetakan isi file acuan kemudian dapat diperiksa kebenarannya. Apabila file
acuan cukup besar dan diputuskan untuk tidak mencetak isinya, dapat dilakukan
pengecekan yang lain, yaitu control total (misalnya hash total) dari nilai- nilai di file acuan.
Nilai dari control total tersebut yang dihitung oleh komputer dapat diperiksa sehingga dapat
diketahui apabila file acuan mengalami perubahan-perubahan nilai yang tidak benar.
d. Limit and Reasonable Check
Seperti halnya pada pengendalian input, pengecekan terhadap batas limit dan kewajaran
suatu nilai perlu juga dilakukan pada tahap pengolahan. Pada tahap input, pengecekan ini
ditujukan pada kewajaran dari data input yang dimasukkan ke komputer, sedangkan pada
tahap pengolahan, pengecekan ini ditujukan pada hasil pengolahannya. Pengecekan ini
misalnya untuk mengecek saldo akhir kas hasil dari suatu transaksi kas yang tidak boleh
negatif. Saldo akhir kas yang negatif adalah nilai yang tidak wajar.
e. Cross Footing Check
Cross footing check dilakukan dengan menjumlahkan masing-masing item data secara ke
samping (horizontal) dan secara independen juga dilakukan penjumlahan secara tegak
(vertikal). Total penjumlahan ke samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan
secara menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama.
f. Record Locking
Proses konkurensi terjadi karena record yang sama dalam suatu file dipergunakan oleh lebih
dari satu pemakai. Untuk mengatasi konkurensi, dapat dilakukan dengan mengunci record
yang sedang dipergunakan sehingga tidak dapat dipergunakan oleh pemakai yang lain.

Sumber : BMP Sistem Informasi Manajemen EKMA 4434 Modul 8 Halaman 8.23-8.25