1.

Sistem Informasi Executive (EIS)

Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling
berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk
membantu seorang manajer dalam mengambil keputusan dalam pengontroloan, pengkoordinasian,
penganalisaan masalah dan penanggulangan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.

Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada
tingkat perencanaan strategis (Arief, 2009:286). Kata ‘eksekutif’ berasal dari bahasa Inggris to
executive yang artinya menjalankan atau melaksanakan. Istilah eksekutif digunakan untuk
mengidentifikasikan manajer yang berada pada level atas suatu struktur organisasi, yang mempunyai
pengaruh kuat pada organisasi. Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan
penerapan kebijakan perusahaan.

Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi
yang disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap informasi-informasi summary
yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan mengambil keputusan yang tepat dan
cepat demi kelangsungan dan perkembangan bisnis perusahaan jangka panjang, apalagi dalam
model kondisi ekonomi yang akan mengarah ke globalisasi.

 Vertikal Informasi

Vertikal informasi adalah informasi yang mengalir ke atas, informasi yang menjelaskan tentang data-
data operasional bisnis, yaitu data dari transaksi di dalam organisasi. Perusahaan menggunakan data
transaksi ini untuk melihat seberapa jauh target, apakah tujuan organisasi sudah tercapai apa belum.

Contoh laporan penjualan, laporan produk-produk yang tidak sesuai dengan target, laporan produk-
produk yang tidak laku. Dari laporan ini dapat dilakukan oleh strategi, melakukan push marketing
ataupun menghentikan produk yang tidak laku, tidak diminati oleh konsumen.

Ciri-ciri Sistem Informasi untuk Eksekutif (EIS) :

1. Mampu memperlihatkan masalah dan peluang potensial

2. Membantu knowledge worker mengapa masalah dan peluang itu muncul

3. Membantu menemukan strategi untuk memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang

tersebut

EIS adalah sistem informasi manajemen yang sangat interaktif dan dikombinasikan dengan DSS dan
AI untuk:

1. Mengidentifikasikan peluang dan masalah,

2. Mampu menyajikan informasi dari berbagai sudut pandang dan memberikan peluang
memperbanyak gambaran untuk memperbaiki pemahaman,

3. Menyediakan tools untuk menganalisa lebih dalam peluang dan masalah sehingga menemukan
strategi.

Kemampuan umum yang harus dimiliki:

1. Memanfaatkan data werehouse

2. Kemampuan drill down

3. Menampilkan data yang luwes

4. Identifikasi staff yang bertanggungjawab atas informasi tertentu

5. Menggunakan tools dari DSS dan AI

6. Akses untuk berbagai informasi

Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggungjawab yang sangat besar dan berat dalam usahanya
mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang dipimpinya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan
oleh seorang eksekutif sehari-hari adalah:

• Memberikan visi

• Membuat keputusan

• Mendiagnosa dan memecahkan masalah

• Melaksanakan negoisasi

• Menyadarkan dan meyakinkan bawahan

 Karakteristik EIS

Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunan laporan-laporan hard-copy,
namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir kepada eksekutif. Dengan EIS,
informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa penggunaan banyak kertas.

2. Komponen Utama SISTEM INFORMASI EXECUTIVE

Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sebagai berikut:

1. Sarana Presentasi Informasi yang memiliki fungsi untuk:

a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)

Menyajikan ringkasan informasi yang paling detail ke bawah secara rinci dan interaktif langsung di
monitor dengan menggabungkan dua teknologi informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan
yang dinamis. Dalam implementasi Sistem Informasi Eksekutif langsung memasuki pelaporan global,
tetapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih rinci, maka drill down ini dapat
dimanfaatkan.

b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)

Memberikan informasi tentang perbedaan informasi yang perlu diperhatikan dan tidak. Dengan
trend monitoring eksekutif dapat melihat informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai
waktunya (kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku.

c. Laporan pengecualian (Exception Report)

Menyajikan informasi tentang penyimpanan standart yang telah terjadi. Laporan ini dibuat secara
dinamis dengan menggunakan model yang ada dibentuk parameter-parameter yang dapat secara
flexibel bergerak sesuai parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif ecara otomatis
untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah dan penyimpangan
yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap detail laporan untuk mengetahui adanya
suatu penyimpangan.

d. Multimedia analisa

Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan dengan berbagai sudut
pandang.

2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat membantu eksekutif
dalam:

a. Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.

b. Membentuk suatu model sistem

c. Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang diterimanya.

3. Sarana sistem pemerintahan secara multi dimensi (Multi Dimension Query) dan Multi Dimensi
dengan Time Series Data.

Tujuannya:

a. Informasi database dibentu menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi, … n dimensi)

b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri tertentu (Time Series).

c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan karena informasi sudah dalam
bentuk Matriks dan per periodik waktu.

3. Konsep-konsep Dasar Manajemen EIS

Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang akan dibahas adalah
Critical Succes Factors (CFSs) atau faktor-faktor penentu keberhasilan.

• Manajemen by Exception

Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan management by exception yaitu
perbandingan antara kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS bisa
mengidentifikasikan perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh
eksekutif.

• Mental Models

Peranan utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan informasi bervoume besar
untuk meningkatkan kegunaanya. Pengambilan sari ini sering disebut pemantapan informasi
(information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi
perusahaan.

• Critical Succes Factors (CSFs)

Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi tingkat strategis yaitu
khususnya pada waktu mengembangkan sistem pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan
sejumlah kecil tujuan-tujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri,
perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat mempengaruhi
keberhasilan perusahaan atau organisasi.

Analisa CFSs dapat memberikan 2(dua) dampak bagi seorang eksekutif, yaitu:

1. Memberikan eksekutif untuk memfokuskan kegiatan mereka pada hal-hal yang sangat penting

2. Membantu eksekutif untuk berfikir melalui informasi yang dibutuhkan. Ini yang menolong
perencanaan sistem informasi dalam mengidentifikasikan informasi kritis dan menyediakan bagi
eksekutif yang membutuhkan.

4. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS

Faktor-faktor penentu keberhasilan dari EIS menurut Rockart & DeLong (MCLeod, 1996, p174-175)
antara lain adalah :

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen

Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan
mendorong penerapan. Usaha EIS yang paling berhasil adalah yang pemakai petamanya adalah
puncak eksekutif.

2. Sponsor operasi

Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencuahkan banyak waktu untuk
penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif tingkat puncak lain, seperti wakil presiden
eksekutif. Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk
memastikan bahwa pekerjaan itu telaksana.

3. Staf jasa informasi yang sesuai

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti
cara eksekutif menggunakan sistem ini. Area teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi
komunikasi data, database, dan grapichal user interface.

4. Teknologi informasi yang sesuai

Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat keras atau perangkat
lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana mungkin dan haus memberikan tepat seperti
yang eksekutif inginkan tidak lebih dan tidak kurang.

5. Manajemen data

Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui seberapa mukhtahir data
itu. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down,
dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis

Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau
memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.
5. Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung Keputusan (DSS)/DSS dengan
Sistem Informasi Eksekutif (SIE).

Secara prinsip Sistem Informasi ksekutif dimana EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau
manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap perencanaan strategis di masa yang akan
datang. Sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer
menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan
dengan menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung
Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk
mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.

Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS karena sistem ini
dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah sampai bawah dan analisis sistem.
DSS ini dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat menengah keatas, sedangkan EIS
berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas.

Kelebihan Kelemahan

• Mudah untuk digunakan eksekutif tingkat atas

• Pengoperasian tidak membutuhkan pengetahuan komputer yang ekstensif

• Menyediakan informasi summary perusahaan secara tepat waktu

• Menyediakan pemahaman yang lebih beik terhadap informasi

• Menyaring data untuk manajemen waktu yang lebih baik

• Menyediakan sistem untuk tracking informasi yang semakin meningkat • Fungsi yang tebatas

• Tidak bisa melakukan perhitungan yang kompleks

• Sulit untuk mengkuantifikasikan manfaat dari implementasi SIE

• Bisa mengakibatkan kelebihan informasi bagi banyak eksekutif

• Sistem bisa menjadi terlalu besar untuk dikelola

• Sulit dalam menjaga data tetap mutakhir

• Data input requirement tambahan seringkali kurang diperhitungkan

• Memberikan masalah data security