BAB II

PROSES BISNIS

2.1 Proses Bisnis Utama

Semua proses bisnis yang dijalankan PT X ditujukan langsung untuk melayani
klien mulai dari proses mencari proyek sampai penyerahan produks. Jenis proses bisnis
PT X dapat dibagi dua, yaitu bisnis desain dan bisnis pengawasan. Proses inti yang
dimaksud dapat dilihat pada gambar 2.0 berikut:

Gambar 2.0 Proses bisnis PT X

Proses bisnis yang berjalan di PT X secara garis besar terdiri dari proses informasi
proyek, prakualifikasi, tender, kontrak, pelaksanaan pekerjaan, penyerahan produk,
umum dan personalia, dan manajemen mutu.

9
2.1.1 Proses Informasi Proyek
Sasaran: mendapatkan proyek baru
Aktivitas utama:
ƒ Mendapatkan klien potensial.
ƒ Memperkenalkan perusahaan.
ƒ Menyusun dan merumuskan TOR proyek.
ƒ Mempresentasikan proyek.
ƒ Maintenance klien .

2.1.2 Proses Prakualifikasi

Sasaran: menjadikan PT X masuk ke dalam "short list" tender.
Aktifitas utama:
ƒ Memonitor peluang prakualifikasi.
ƒ Pendaftaran dan pengambilan dokumen prakualifikasi.
ƒ Penyusunan dokumen prakualifikasi.
ƒ Pemasukan dokumen prakualifikasi.
ƒ Memonitor hasil prakualifiaksi.

2.1.3 Proses Tender

Sasaran: mendapatkan proyek
Aktifitas utama:
ƒ Pengambilan dokumen tender/data kebutuhan proyek dan TOR.
ƒ Penjelasan dari klien.
ƒ Menganalisis tuntutan dari klien
ƒ Menyusun proposal teknis, biaya dan administrasi.
ƒ Memasukkan proposal.
ƒ Memonitor hasil pengajuan proposal.
ƒ Negoisasi dan klarifikasi.

10
 BAB II PROSES BISNIS

2.1.4 Proses Kontrak

Sasaran: menjadikan proyek yang didapatkan dikukuhkan dalam kontrak/SPK
sesuai hasil klarifikasi dan negoisasi.
Aktifitas utama:
ƒ Memeriksa isi dan kelengkapan kontrak
ƒ Penandatanganan kontrak
ƒ Mengarsipkan dan mendistribusikan kontrak kepada yang berkepentingan

2.1.5 Proses Pelaksana Kerja

Sasaran: menyelesaikan proyek sesuai dengan kontrak / SPK.
Aktifitas utama:
ƒ Mobilisasi tim pelaksana pekerjaan & koordinasi di bidang desain dan
manajemen konstruksi dengan customer atau instansi terkait.
ƒ Menyusun rencana kerja
ƒ Menyusun laporan dan presentasi
ƒ Survey
ƒ Menyimpan arsip pekerjaan dalam bentuk print out dan digital.

2.1.7 Proses Umum/Personalia/Keuangan

Sasaran: mengelola keuangan dan menjamin ketersediaan sumber daya agar
bisnis proses berjalan dengan lancar.
Aktifitas utama:
ƒ Mengatur kebutuhan keuangan dan sumber daya agar operasional proyek bisa
berjalan.
ƒ Membuat dan memastikan penagihan tepat waktu.
ƒ Memonitor realisasi penagihan agar tepat waktu.
ƒ Membuat dan mengatur dan melaksanakan pembelian alat kerja.
ƒ Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kerja.

11
2.1.8 Proses Manajemen Mutu
Sasaran: mengelola sistem manajemen mutu di PT X agar berjalan efektif sesuai
dengan persyaratan ISO 9001: 20000 dan berkesinambungan.
Aktifitas utama:
ƒ Mengendalikan dokumen sistem mutu mencakup persetujuan, penerbitan,
pendistribusian dan perubuhannya.
ƒ Mengendalikan dan memelihara rekaman mutu.
ƒ Membuat program internal audit.
ƒ Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu kepada top manajemen secara
berkala.

12
 BAB II PROSES BISNIS

Tanggung jawab manajemen berdasarkan tahap proyek dapat dilihat pada tabel 2.0
Tabel 2.0 Tabel Tanggung Jawab Management
Proses Informasi Proyek Prakualifikasi Tender Kontrak
Direksi Menentukan program marketing Bertanggungjawab atas keputusan
PTX marketing, pekerjaan yang akan
diikuti dalam prakualifikasi dan
memonitoring hasil.
Direktur Bertanggung jawab terhadap materi Bertanggungjawab menandatangi
proposal agar memenuhi syarat kontrak / SPK.
Ka. Div Bertanggungjawab atas penyiapan Bertanggungjawab untuk Bertanggungjawab atas kesesuaian
Manajemen materi keseluruhan memastikan pembuatan proposal isi kontrak berdasarakan hasil
Proyek tersusun tepat waktu dan responsif klarifikasi dan negoisasi
terhadap TOR
Pimpro / project
manager
Ka. Dev Melaksanakan program marketing
Marketing
Staff Bagian Membantu melaksanakan program Bertanggungjawab terhadap
Marketing marketing penyusunan dan penyiapan dokumen
Ka. Dev Terkait Bertanggungjawab dalam penyiapan Bertanggungjawab untuk
dokumen prakualifikasi sesuai memastikan pembuatan proposal
dengan bidangnya sesuai dengan disiplin ilmu/bidang
nya
Engineering
Ka. Bag Menyimpan dan mendistribusikan
Keuangan kontrak kepada direktur, Ka div
marketing dan pimpro
Ka. Bag Legal Bertanggungjawab terhadap
kesesuaian isi dokumen dengan
kaidah hukum
Ka. Bag
personalia
Supporting Membuat dokumen untuk kebutuhan Bertanggungjawab dalam pembuatan Bertanggungjawab dalam membantu
marketing dokumen prakualifikasi penyiapan dan pengiriman dokumen
proposal
Perwakilan
manajemen

13
 Tabel 2.0 Tabel Tanggung Jawab Management (lanjutan)
Proses Pelaksanaan Kerja Penyerahaan Produk Umum/Personalian/ keuangan manajemen mutu
Direksi Bertanggung jawab terhadap kualitas
pekerjaan dan mengendalikan
keuangan & menjaga hubungan
dengan pemberi tugas.
Direktur Bertanggung jawab atas kebutuhan
keuangan dan sumber daya proyek
Ka. Div
Manajemen
Proyek
Pimpro/project Bertanggung jawab mengkoordinasi
manager anggota tim, progres dan kualitas
pekerjaan sesuai dengan kontrak dan
SPK
Ka. Dev
Marketing
Staff Bagian
Marketing
Ka. Dev Terkait
Engineering Bertanggung jawab terhadap
progress kualitas pekerjaan sesuai
dengan bidangnya
Ka. Bag Bertanggungjawab atas kelancaran
Keuangan proses penyediaan sumber daya
keuangan
Ka. Bag Legal
Ka. Bag Bertanggungjawab membantu
Personalia pemenuhan kebutuhan sumber daya
Supporting bertanggung jawab membantu Bertanggungjawab membantu
pekerjaan yang diberikan oleh pekerjaan yang diberikan oleh kepala
pimpro biro umum dan personalia
Perwakilan Bertanggungjawab atas pengelolaan
manajemen sistem manajemen mutu dan
efektivitas penerapannya.

14
 BAB II PROSES BISNIS

2.2 Divisi Utama

Lingkup bidang usaha PT X terdiri dari perencanaan hingga pengelolaan
pembangunan dengan berbagai macam disiplin ilmu. Karenanya, proses bisnis utama PT
X terdiri dari beberapa proses bisnis, dimana akan menjadi saling ketergantungan ataupun
tidak, ditentukan oleh permintaan klien.

2.2.1 Divisi Marketing

Tugas utama divisi marketing adalah:
ƒ Menjamin bahwa informasi pekerjaan yang diperoleh dari direksi atau lainnya
dapat diupayakan semaksimal mungkin menjadi proyek “on hand“. Sumber
proyek bisa berasal dari kalangan pemerintahan atau swasta.
ƒ Menjaga komunikasi dengan klien untuk mengukur kepuasan dan menangani
klaim pelanggan.
ƒ Mengendalikan dokumen milik pelanggan untuk disimpan dengan cara yang
tepat untuk mencegah kehilangan dan penggunaan yang tidak dikehendaki.

2.2.2 Divisi Proposal

Tugas utama divisi proposal adalah:
ƒ Pembuatan dokumen proposal sesuai dengan permintaan klien, sesuai standar,
terkoordinasi dan terkontrol dengan baik.

2.2.3 Divisi Manajemen Proyek

Tugas utama divisi manajemen proyek adalah:
ƒ Menjamin bahwa proyek dapat dikerjakan dengan baik sesuai dengan TOR
dan kontrak.
ƒ Membuat kontrak sesuai dengan keinginan dan kesepakatan para pihak yang
bersangkutan.
ƒ Menjamin bahwa seluruh alat kerja terpelihara dengan baik dan dapat
berfungsi sesuai dengan ketentuannya.

15
 ƒ Menggandakan dokumen (hard copy maupun soft copy), menjamin bahwa
penggandaan dokumen kerja dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan
memenuhi standar kualitas maupun kerahasiaan.
ƒ Menentukan proyek tim leader, menjamin ketersediaan tenaga yang
memenuhi kualifikasi dalam melaksanakan kegiatan perencanaan dan
koordinasi.
ƒ Mengendalikan produk atau aktivitas yang tidak sesuai dalam penerapan
sistem manajemen mutu, berdasarkan ISO 9001:2000.

2.2.4 Divisi Arsitektur

Tugas utama divisi arsitektur adalah:
ƒ Menjamin pelaksanaan pembuatan dokumen design development dapat
berjalan dengan baik, memenuhi standar dan terkoordinasi.
ƒ Menjamin pelaksanaan pembuatan dokumen working drawing dapat berjalan
dengan baik, memenuhi standar dan terkoordinasi.

2.2.5 Divisi Struktur

Tugas utama divisi struktur adalah:
ƒ Menjamin perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses pada tahap
concept dan skematik desain struktur, tahap design development, dan tahap
working drawing sesuai dengan ketetapan, memenuhi standar dan
terkoordinasi.

2.2.6 Divisi Mekanikal

Tugas utama divisi mekanikal adalah:
ƒ Menjamin perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses pada tahap
concept dan skematik desain mekanikal, tahap design development, dan tahap
working drawing sesuai dengan ketetapan, memenuhi standar dan
terkoordinasi.

16
 BAB II PROSES BISNIS

2.2.7 Divisi Elektrinkal

Tugas utama Divisi elektrikal adalah:
ƒ Menjamin bahwa perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses pada
tahap concept dan skematik design elektrikal, tahap design development, dan
tahap working drawing sesuai dengan ketetapan, memenuhi standar dan
terkoordinasi.

2.2.8 Divisi Manajemen Konstruksi

Tugas utama divisi manajemen konstruksi adalah:
ƒ Menetapkan kontraktor pemenang yang memenuhi persyaratan lelang.
ƒ Menetapkan merek, jenis dan tipe material yang dipakai agar sesuai dengan
spesifikasi yang ada.
ƒ Memberikan persetujuan pelaksanaan, menetapkan suatu pekerjaan sudah bisa
dikerjakan atau tidak.
ƒ Melakukan serah terima pekerjaan, menetapkan proses penyerahan pekerjaan
dari kontraktor kepada pemberi tugas.
ƒ Memperjelas gambar pelaksanaan agar tidak terjadi kesalahan pelaksanaan di
lapangan oleh kontraktor.
ƒ Menjamin ketersediaan tenaga yang memenuhi kualifikasi dalam
melaksanakan kegiatan konstruksi proyek.

2.3 Divisi pendukung

Disamping proses bisnis utama, PT X mempunyai proses bisnis pendukung, yaitu:

2.3.1 Biro umum, SDM dan Keuangan

Tugas utama biro umum, SDM dan keuangan adalah:
ƒ Membeli jasa dan barang, menjamin pembelian jasa dan barang dilakukan
sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi standar kualitas yang ditentukan.
ƒ Menjamin bahwa pelaksanaan pelatihan dapat meningkatkan dan
mengembangkan kemampuan dan ketrampilan karyawan sesuai dengan
tuntutan.

17
 ƒ Menilai pegawai yang dilaksanakan secara objecktif dan tepat.
ƒ Mengevaluasi supplier, menjamin agar supplier mempunyai kemampuan
untuk menyediakan produk dan jasa yang diinginkan oleh PT X.

2.3.2 Sistem Manajemen Mutu

Tugas utama sistem manajemen mutu adalah menjamin proses bisnis di PT
dilakukan berdasarkan mutu yang telah disepakati yaitu ISO 9001:2000.
ƒ Menjamin terlaksananya pengendalian seluruh dokumen yang berkaitan
dengan mutu yang meliputi persetujuan dan penerbitan dokumen, distribusi
dokumen dan perubahannya.
ƒ Menetapkan prosedur terdokumentasi tentang pengendalian rekaman mutu
yang meliputi identifikasi, pengumpulan, pengambilan, pengarsipan,
pemeliharaan dan pembuangan.
ƒ Menetapkan prosedur terdokumentasi tentang tinjauan manajemen yang
dilakukan secara berkala untuk mengetahui kesesuaian dan keefektifan sistem
mutu.
ƒ Menetapkan prosedur untuk memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan
yang diterapkan dalam rangka mengurangi timbulnya ketidaksesuaian dalam
penerapan sistem manajemen mutu.
ƒ Memberikan kemudahan dan kelancaran pekerjaan dengan meningkatkan
komunikasi secara internal antar divisi terkait.
ƒ Menetapkan suatu sistem audit internal untuk mengevaluasi penerapan dan
efektifitas sistem mutu perusahaan.

18