Mata Kuliah Dosen Pengampu

Perencanaan Humas Dr Emeraldy Chatra,M.Ikom

Ujian Tengah Semester (UTS) Perencanaan Humas

Flowchart Perencanaan Kegiatan Takjil On the Road (TOTR)

PT. Mega Persada Indoneisa

Oleh :

Wanda Iksoura (2020862045)

PROGRAM MAGISTER ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ANDALAS

2021
 Persiapan Pelaksanaan TOTR

Start Start

Pembagian
Panitia

Pembentukan Panitia Persiapan Alat dan

kebutuhan Takjil
Pembagian
Tugas Panitia

Perencanaan Kegiatan dan Penjemputan Menu Takjil

tujuan kegiatan TOTR

Penentuan rentang waktu Packing Takjil TOTR

Pelaksanaan TOTR

Penentuan Lokasi Pelaksanaan Persiapan di lokasi TORT

TOTR

Perhitungan Biaya Anggaran Pembagian Takjil

Pelaksanaan TOTR

Pelaksanaan TOTR Selesai

Flowchart Perencanaan Kegiatan “Takjil on The road” (TOTR)

PT. Mega Persada Indonesia

1. Pendahuluan
Bulan Rammadhan merupakan bulan yang sangat dinantikan oleh umat islam.

Karena dibulan Ramadhan memiliki banyak kelipatan pahala yang diberikan oleh

allah SWT. Bulan suci Ramadhan adalah bulan dimana kemuliaan dan

keberkahan sangat melimpah pada bulan ini. Pada bulan Ramadhan ada

banyak amalan yang bisa dilakukan oleh umat muslim untuk mendapatkan pahala

yang berlimpah. Salah satunya adalah ber puasa, berpuasa dibulan Ramadhan

wajib hukumnya bagi seluruh umat Islam yang sudah baligh dan memenuhi

syarat.

Berbagai keutamaan di bulan suci ini diberikan allah, salah satunya adalah bulan

yang penuh dengan keberkahan. Oleh sebab itu banyak umat muslim yang

berlomba – lomba untuk memberikan berkah yang mereka dapat kepada orang –

orang yang kurang mampu ataupun orang – orang yang membutuhkan. Salah

satunya dengan berbagi makanan untuk berbuka puasa (takjil). Ini lah yang

menjadi dasar bagi Perusahaan kami dalam berbagi keberkahan dengan

masyarakat sekitar dan orang – orang yang singgah disekitaran perusahan kami

berdiri.

Pembagian takjil merupakan tradisi yang selalu kami lakukan setiap bulan

Ramadhan disetiap tahunnya. Kegiatan ini bisaanya dilakukan dari awal ramadhan

hingga 1 minggu sebelum hari raya idul fitri. Disamping untuk berbagi

keberkahan, Perusahaan juga ingin memberikan teladan bagi karyawan dan juga

orang sekitar agar selalu berbagi dan berbuat baik kepada sesama dan orang yang

membutuhkan. Dengan begitu keberkahan akan selalu mengalir bagi perusahaan

dan juga para karyawan kami. Berikut akan kami jelaskan lebih rinci terkait

kegiatan TOTR PT. Mega Persada Indonesia.

2. Penjelasan Flowchart Perencanaan Kegiatan “Takjil on The road”

(TOTR) PT. Mega Persada Indonesia

TOTR atau Takjil On The Road merupakan kegiatan Ramadhan rutin tahunan dari

perusahaan Mega Persada Indonesia untuk berbagi dengnan sesame. Kegiatan

TOTR adalah kegiatan membagikan takjil (sajian berbuka) bagi orang – orang

yang melewati jalan didepan lokasi kantor PT mega Persada Indonesia.

Mengingat masih banyaknya orang yang berpuasa tetapi masiih berada dijalan dan

tidak sempat berbuka puasa di tempat masing – masing. Dan juga diperuntukkan

bagi orang yang kurang mampu yang mana mampir ke lokasi tempat kami

mengadakan kegiatan TITR tersebut. Biasanya kegiatan ini berlansung sekitaran 1

jam sebelum berbuka puasa. Agar terlaksana dengan baik dan sesuai harapan

maka awal kegiatan TOTR tersebut kami susun terlebih dahulu dalam bentuk

flowchart.

Dalam flowchart yang kami terakan sebelumnya, dijelaskan bahwa disaat

perusahaan ingin melakukan perencanaan kegiatan tahunan di bulan

Ramadhan,yaitu kegiatan TOTR (Takjil On The Road) kami memulai dengan

melakukan penunjukan panitia acara.

Panitia acara dibentuk dengan tujuan agar kegiatan tahunan di bulan Ramadhan

ini dapat terlaksana dengan baik da lancar. Oleh karenanya dibentuklah beberapa

tim dan anggota terkait, dalam pembentukan panitia ini dibahas juga secara
lansung siapa yang berperan apa dan bertanggung jawab terhadap apa. Berikut

kami lampirkan bentuk – bentuk struktur pelaksana Takjil On the Road PT. Mega

Persada Indonesia:

1. Ketua Pelaksana Kegiatan TOTR

Ketua pelaksana merupakan orang yang bertanggung jawab untuk seluruh

kegiatan TOTR dan mengatur kegiatan TOTR. Ketua bertugas sebagai perancang

dan narasumberk kegiatan kepada panitia yang lainnya. Disini ketua menyusun

serangkaian kegiatan atau tema kegiatan TOTR, menyusun menu dan menyusun

panitia terkait dengan berbagai fungsi dan tugasnya. Yang mana nanti akan di

diskusikan bersama dengan anggota tim pelaksana kegiatan TOTR di perusahaan.

2. Sekretaris TOTR

Sekretaris bertugas untuk mendokumentasikan setiap rapat ataupun diskusi dari

kegiatan TOTR. Yang mana nanti akan di dokumentasikan dalam bentuk notulen

kegiatan rapat agar bisa didiskusikan dengan bendahara untuk melakukan

anggaran biaya pelaksanaan TOTR. Sekretaris juga melakukan pencatatan

terhadap seiap kegiatan yang akan dilakukan dalam kegiatan TOTR tersebut.

Yang aman nantinya akan dijadikan bahan evaluasi dari kegiatan sebelumnya dan

untuk kegiatan kedepannya.

3. Bendahara TOTR

Bendahara berfungsi sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap pengadaan,

penyimpanan dan penggunaan anggaran kegiatan. Dimana setiap harinya akan

melakukan pencatatan terhadap biaya pengeluaran yang di perlukan dan

diperuntukkan bagi kegiatan TOTR ini. Sekretaris juga bertanggung jawab untuk

mencatat semua pengeluaran agar bisa dilaporan pada akhir kegiatan untuk

dipertanggung jawabkan.

4. Penanggung jawab TOTR

Merupakan orang yang bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan TOTR

tersebut. Jika terjadi kendala penanggung jawab akan membantu memberikan

arahan dan membantu penyelesaian kendala yang mungkin terjadi saat kegiatan

TOTR berlansung.

5. Panitia perlengkapan

Panitia perlengkapan bertugas melakukan persiapan perlengkapan yang digunakan

dalam kegiatan TOTR, seperti mempersiapankan kotak/ bungkusan yang akan

digunakan untuk packing takjil, tempat untuk mengumpulkan takjil yang akan

dibagikan, persiapan nampan dll, sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan TOTR.

6. Panitia Takjilan / Takjilan

Panitia takjil bertuga sebagai peyedia makanan takjil, mulai dari kurma, mineral,

dan snack – snack yang diperuntukkan sebagai sajian takjil.

7. Panitia Pelaksana lapangan

Panitia pelaksana lapangan bertanggung jawab untuk menyerahkan takjil kepada

orang – orang sekitar dan distribusi takjil kepada target TOTR.

 8. Keamanan dan transportasi

Bertugas untuk mejaga keamanan agar terlaksana dengan baik tanpa kendala dan

menjaga proses penyerahan takjil agar tidak terjadi kemacetan di jalan tempat

lokasi dilaksanakannya TOTR. Kemudian membantu transportasi untuk kegiatan

TOTR

Pada tahap selanjutnya, setelah di bentuk struktur panitia, maka dilakukan

penetapan orang – orang yang dijadikan sebagai panitia pelaksana TOTR. Mulai

dari dibentuk panitia pelaksana TOTR tersebut, biasanya dilakukan 2 minggu

sebelum dilaksanakannya kegiatan TOTR. Sehingga panitia bisa bersiap – siap

untuk tanggung jawab masing – masing.

Renacana kegiatan yang di koordinasikan sebelumnya sudah mulai di

persiapankan sedikit demi sedikit . mulai dari survey makanan takjil, hitungan

anggaran biaya perhari untuk takjil, survey alat dan perlengkapan takjil, lokasi

tempat proses packingan takjil dan lokasi tempat pelaksanaan takjil.

Kegiatan ini bertujuan untuk membantu orang – orang yang kurang mampu, orang

– orang yang masih berada di jalan di saat waktu berbuka, dan memberikan

teladan bagi masyarakat dan juga karyawan, bahwa berbagi itu indah dan

bermanfaat. Sehingga perusahaan mendapatka berkah yang berlimpah dari Allah

SWT.

Dalam pelaksanaan kegiatan TOTR tersebut, biasanya akan dilaksanakan selama

maksimal 20 hari kerja, tergantung dengan ketetapan perusahaan. Mengingat

waktu hari raya idul fitri dan libur panjang bagi karyawan. Biasanya kegiatan
TOTR akan ditutup dengan buka bersama dan anak yatim. Yang mana para staff

yang memiliki nazar, sedekah dan zakat akan dikumpulkan dan akan dibelikan

perlengkapan serta kebutuhan bagi anak yatim piatu, fakir miskin serta janda –

janda yang kurang mampu. Yang mana kegiatan ini juga menjadi tradisi penutu

dari kegiatan TOTR di bulan Ramadhan.

Biasanya untuk lokasi yang kami pakai sebagai tempat penyerahan takjil on the

road adalah jalan raya didepan perusahaan. Agar mempermudah akses penyerahan

kepada orang – orang yang membutuhkan.

Untuk anggaran pembiayaan acara, biasanya bendahara kegiatan akan diminta

untuk menemui bagian keuangan dari PT. Mega Persada Indonesia terkait dengan

anggaran kegiatan TOTR. Biasanya bendaharahanya akan mengambil biaya

anggaran TOTR untuk 1 minggu kedepan. Hal ini dikarenakan Bendahara

dikhawatirkan akan kesulitan jika menyimpan dana anggaran untuk selama

kegiatan berlansung.

Setelah bendahara mendapatkan biaya anggaran kegiatan TOTR selama 1 minggu,

maka bendaharakan akan mendistribusikan anggaran tersebut kepada anitia yang

membutuhkan biaya. Oleh karenanya masing – masing panitia dapat mulai

menjalankan tugas masing – masing.

Pada hari terkahir kerja setiap minggu nya panitia pelaksana akan memberikan

nota pembelanjaan kebutuhan takjil kepada Bendahara agar dapat dlakukan rekap

pembelanjaan selama sepekan dan kemudian akan diserahkan ke bagian keuangan

PT. Mega Persada Indonesia.

Setelah bagian pembelanjaan untuk persiapan takjil, para pelaksana akan

melaksanakan tugas mereka, seperti panitia perlengkapan akan mempersiapkan

kebutuhan seperti kotak, bungkusan takjil, tempat – tempat yang digunkan untuk

keperluan takjil lainnya.

Kemudian bagian panitia takjil akan melakukan survey makanan yang layak dan

cocok sesuai dengan budget perusahaan. Setelah semua nya didapat kemudian

panitia takjil akan melakukan pemesanan pada pihak yang membuat takjil yang

kemudian akan di ambil setiap harinya sebelum dilaksanakan proses pemberian

takjil. Panitia perlengkapan dan panitia takjil akan bersama – sama melakukan

packing takjil yang akan diserahkan kepada masyarakat dan target TOTR lainnya.

Setelah semuanya terpenuhi dan siap untuk dibagikan, maka petugas pelaksana

yang terdiri dari seluruh staff perusahaan akan saling membantu dalam

penyerahan di lokasi TOTR tersebut. Mulai dari ketua pelaksana hingga staff OB

sekalipun. Semua akan saling bahu membahu untuk mendistirbusikan takjilan.

Hal ini berlansung selama bulan Ramadhan sampai batas waktu yang ditentukan

oleh perusahaan. Dan kemudian akan ditutup dengan kegiatan buka bersama staff

dan anak yatim piatu serta janda dan fakir miskin yang ada disekitaran

perusahaan. Dengan demikian selesai sudah kegiatan TOTR dari PT. Mega

Persada Indonesia.