MAKALAH KORESPONDESI

Disusun oleh:
Nama : Retno Indriyani
Kelas : X OTKP 1
No. Absen : 22
Mata Pelajaran : Korespondesi
Bab 1 KOMUNIKASI KANTOR

A. Pengertian dan Komponen Komunikasi

Komunikasi merupakan komponen penting dalam suatu perusahaan, terutama bagi para
pelaku dalam perkantoran. Tanpa adanya suatu komunikasi yang baik dalam suatu kantor,
maka akan sulit mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

1. Pengertian Komunikasi Kantor

Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communication, yang artinya 'sama. Kata 'sama'
dapat diartikan sama makna. Oleh karena itu, komunikasi dapat diartikan sebagai proses
saling mengirim informasi oleh beberapa pihak yang mempunyai perihal sama. Secara luas
pengertian komunikasi adalah proses saling menukarkan informasi antarindividu maupun
kelompok melalui sebuah sistem yang lazim, baik dengan sinyal-sinyal, simbol-simbol, atau
tindakan.
Komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi dari suatu individu atau suatu pihak
tertentu kepada pihak lain, yang berlangsung dalam suatu kantor. Komunikasi kantor dapat
dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk
tulisan.

2. Komponen Komunikasi
Komponen komunikasi merupakan hal-hal yang harus ada supaya komunikasi dapat
berlangsung dengan baik. Komponen komunikasi erat kaitannya dengan proses komunikasi.
Aspek-aspek komponen komunikasi antara lain sebagai berikut.
a. Pengirim atau komunikator (sender), yaitu orang yang mengirimkan pesan kepada
orang/pihak lain.
b. Pesan (message), yaitu isi yang akan disampaikan oleh pengirim pesan atau satu pihak
kepada pihak lain.
c. Saluran (channel), merupakan media yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Dalam
komunikasi tatap muka, saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
d. Penerima (receiver), yaitu orang/pihak yang menerima pesan dari orang/pihak
lain.
e. Umpan balik (feedback), merupakan tanggapan/reaksi (dapat berupa balasan) dari
penerima atas isi pesan yang disampaikannya.
f. Aturan yang telah disepakati oleh para pelaku komunikasi tentang komunikasi akan
dijalankan (protokol).
3. Proses Komunikasi
Model komunikasi merupakan gambaran sederhana dari proses komunikasi. Proses
komunikasi dibagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder.
a. Proses Komunikasi Secara Primer merupakan proses penyampaian pesan/gagasan kepada
orang lain yang medianya berupa lambang/simbol. Lambang atau simbol tersebut dapat
berupa bahasa, isyarat, gambar, atau warna yang secara langsung dapat menerjemahkan
pikiran komunikator kepada komunikan.
b. Primer Komunikasi secara Sekunder merupakan penyampaian pikiran/gagasan kepada
pihak atau orang lain menggunakan alat sebagai media kedua untuk memperlancar
komunikasi. Media sekunder digunakan karena komunikan berada di tempat yang berbeda
(jauh) atau jumlahnya banyak. Media kedua ini dapat berupa surat, telepon, teleks, surat
kabar, majalah, radio, televisi, dan film.
The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern mengatakan
proses komunikasi di dalam kantor dibedakan menjadi dua macam:
1) Hubungan tegak atau vertikal, merupakan proses penyampaian suatu warta (dapat
dikatakan pesan) dari pihak atasan/pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah)
maupun dari pihak bawahan/karyawan kepada pimpinan (vertikal ke atas)
2) Hubungan datar atau horizontal, yaitu hubungan antarpejabat atau pegawai
pada tingkat jenjang organisasi yang lebih kurang sederajat.

4. Bentuk-bentuk Komunikasi
Komunikasi terbagi menjadi beberapa bentuk, antara lain sebagai berikut:
a. Komunikasi Personal merupakan komunikasi yang terjadi antarindividu. Komunikasi
personal umumnya bersifat dialog.
b. Komunikasi Organisasi adalah suatu unit sosial yang dikoordinasikan secara struktural dan
terdiri dari dua orang atau lebih serta direncanakan dalam waktu yang panjang. Dengan
begitu, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai komunikasi yang terjadi di dalam
lingkungan organisasi.
c. Komunikasi Massa/Publik terdiri atas sebagian keterampilan, sebagian seni, dan sebagian
ilmu. Komunikasi merupakan keterampilan, meliputi teknik-teknik fundamental tertentu yang
dapat dipelajari, seperti mencatat ketika mewawancarai, mengoperasikan tape recorder, atau
memfokuskan kamera TV. Komunikasi merupakan seni, meliputi tantangan-tantangan
kreatif, seperti mengembangkan tata letak yang estesis untuk iklan majalah atau menulis skrip
pada program Ty Komunikasi, meliputi prinsip-prinsip tentang bagaimana komunikasi
berlang dan dapat digunakan untuk membuat berbagai hal menjadi baik.

5. Fungsi Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor mempunyai 4 fungsi,antara lain sebagi berikut:
a.Fungsi Kontrol
setiap organisasi memiliki garis hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Dalam garis
hierarki dapat terjadi komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal dan informal
dapat digunakan untuk mengontrol karyawan.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi motivasi dilakukan melalui pemberian feedback kepada karyawan, baik itu berupa
koreksi pekerjaan maupun hal-hal yang harus dicapai pada masa yang akan datang.
c. Fungsi Emosi
Interaksi dalam dunia kerja dilakukan dengan komunikasi. Sering kali pegawai mengalami
tekanan kemudian mengomunikasikan segala emosinya kepada karyawan lain, baik berupa
keluhan atau kritikan.
d. Fungsi Informasi
Karyawan akan memperoleh informasi dengan berkomunikasi. Komunikasi dapat
memperlancar pengambilan keputusan saat terjadi diskusi.

B. Jenis dan Prinsip Komunikasi Kantor

Komunikasi mempunyai jenis yang beragam. Ragam komunikasi dibedakan oleh beberapa
hal, seperti ruang lingkup, cara penyampaian, kelangsungan komunikasi, dan lain-lain. Selain
itu, komunikasi juga mempunyai prinsip-prinsip tertentu yang harus dipenuhi.
1. Jenis Komunikasi
Komunikasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis komunikasi antara lain
sebagai berikut.
a.Komunikasi Menurut Ruang Lingkup
Komunikasi menurut ruang lingkup dibedakan menjadi berikut.
1) Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi. Pelaku komunikasi
yaitu anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal terdiri atas dua bentuk,
yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.
2) Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan
pihak lain di luar kantornya. Komunikasi eksternal bertujuan untuk mendapat kepercayaan,
pengertian, bantuan, dan kerja sama dengan masyarakat. Komunikasi eksternal terdiri atas
beberapa bentuk, antara lain sebagai berikut.
a) Eksposisi, promosi, dan publikasi.
b) Konferensi pers (pressrelease).
c) Siaran televisi dan siaran radio.
d) Pengabdian pada masyarakat dan bakti sosial.

b. Komunikasi Menurut Cara Penyampaian Informasi

Komunikasi menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam,
antara lain sebagai berikut.
1) Komunikasi Lisan
Komunikasi secara lisan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi secara langsung,
seperti dialog, wawancara, serta rapat, dan komunikasi secara tidak langsung, seperti
komunikasi melalui sambungan telepon.
2) Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang dilakukan dalam bentuk tulisan atau surat.
Komunikasi tertulis digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan, pesan, atau berita yang
sifatnya singkat dan jelas, namun dipandang perlu untuk ditulis dengan tujuan tertentu.
c.Komunikasi Menurut Perilaku
Komunikasi pada manusia terjadi secara otomatis. Oleh sebab itu, perilaku maupun posisi
seseorang memengaruhi proses komunikasi. Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan
menjadi tiga jenis, antara lain sebagai berikut.
1) Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi. Tata caranya sudah
diatur menurut garis hirarki dan struktur keorganisasian Contoh komunikasi formal, yakni
konferensi, rapat kerja, dan seminar.
2) Komunikasi Informal
Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi dan tidak terikat oleh
aturan maupun struktur organisasi. Contoh komunikasi informal, yakni desas-desus dan kabar
burung.
3) Komunikasi Nonformal
Komunikasi nonformal merupakan gabungan dari komunikasi formal dan informal, yaitu
komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau
perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan.
Contoh komunikasi nonformal, yakni rapat tentang ulang tahun perusahaan.
d. Komunikasi Menurut Aliran Informasi
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu
sebagai berikut.
1) Komunikasi Satu Arah (Simplex)
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja atau juga disebut one way communication.
Biasanya, komunikasi satu arah terjadi jika suatu keadaan mengharuskan demikian atau
situasi darurat, misalnya untuk menjaga kerahasiaan dan menjaga kewibawaan pimpinan.
2) Komunikasi Dua Arah (Duplex)
Komunikasi yang berlangsung dari dua arah dan bersifat timbal balik.
e. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja
Komunikasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan dilaksanakan menuru sistem yang telah
ditetapkan dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan
menjadi tiga, yaitu sebagai berikut.
1) Komunikasi Jaringan Kerja Rantai
Komunikasi jaringan kerja rantai terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan
komando. Komunikasi ini mengikuti pola komunikasi formal
2) Komunikasi Jaringan Kerja Lingkaran
Komunikasi jaringan kerja lingkaran terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk
seperti lingkaran. Saluran komunikasi jaringan kerja lingkaran terjadi lebih singkat.
Komunikasi ini merupakan kebalikan dari komunikasi jaringan kerja rantai. 1) Komunikasi
Jaringan Kerja Rantai
3) Komunikasi Jaringan Bintang
Komunikasi jaringan bintang terjadi melalui satu sentral (pola bintang) dan saluran yang
dilalui dalam komunikasi jaringan bintang lebih pendek.

2. Sarana Komunikasi Kantor

Suatu organisasi pasti sering menjalankan komunikasi dengan pihak-pihak lain dalam
aktivitas organisasinya. Begitu juga dengan perusahaan, untuk menjalankan aktivitas bisnis
pasti akan melakukan komunikasi dengan relasi bisnisnya. Supaya proses komunikasi dapat
berjalan lancar, efektif, dan efisien, suatu organisasi atau perusahaan membutuhkan sarana
komunikasi yang memadai. Macam-macam sarana komunikasi yang digunakan di kantor,
antara lain sebagai berikut.
a. Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang dibuat dengan cara-cara tertentu sesuai
fungsinya. Peranan surat dalam suatu organisasi atau kantor, antara lain sebagai berikut.
1) Fungsi Surat
(a) Sebagai tanda bukti tertulis uang otentik.
(b) Sebagai pedoman menjalankan tugas.
(c) Sebagai alat pengingat.
(d) Sebagai duta atau wakil perusahaan.
2) Tujuan Penulisan Surat
(a) Untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain.
(b) Sebagai sumber informasi penjelasan atau tanggapan.
(c) Memperlancar arus informasi.
b. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi dua arah sehingga antara komunikator dan komunikan
dapat berbicara secara langsung. Ada dua jenis sistem telepon yang bisa digunakan di
beberapa perusahaan antara lain sebagai berikut.
1) Key System
Sistem telepon yang memungkinkan pengguna telepon memilih sendiri jalan yang
diinginkan. Sistem ini mampu melayani 3-30 jalur telepon sekaligus. Sistem ini juga
membuat pengguna telepon lebih mandiri karena dapat menelepon tanpa bantuan operator.
2) PMBX (Privare Manual Branch Exchange)
Sistem telepon PMBX penerapannya semua panggilan masuk dan keluar harus melalui
switchboard. Akan tetapi, untuk panggilan dalam kantor (intern) tidak melalui operator.
Sistem PMBX mampu melayani 30-10.000 pesawat telepon yang disebut dengan station atau
extension.
c. Teleks (Teleprinter Exchange)
Teleks merupakan mesin atau pesawat yang berfungsi untuk mengirimkan pesan singkat.
Teleks merupakan teleprinter, sehingga berita yang dikirim melalui teleks akan tercetak pada
lembar penerimaan pesawat teleks tujuan.
d.Faksimile atau Facsimile Transmission (FAX) merupakan perangkat komunikasi jarak jauh
berupa pengiriman pesan teks. Penerima teks mendapatkan salinan teks dari sang pengirim.
Faksimile dapat dikatakan sebagai fotokopi jarak jauh.
e. Email (Electronic Mail)
Perkantoran pada era modern dalam mengirim surat sering memakai jasa email. Email
merupakan kependekan dari electronic mail. Dalam bahasa Indonesia disebut surat
elektronik. Dinamakan surat elektronik karena surat dikirim melalui media elektronik dengan
memanfaatkan jaringan internet. Pengguna email harus memiliki akun email dan hanya dapat
dikirim kepada 2 orang lain yang memiliki akun email juga. Penyedia email yang terkenal
antara lain Gmail (Google Mail) dan Ymail (Yahoo Mail).
f. Voice Mail
Voice mail mempunyai fungsi yang sama dengan electronic mail, yaitu untuk mengirim
pesan. Hanya saja, pesan yang dikirim berupa pesan suara. Untuk itu. pengiriman voice mail
hanya dapat dilakukan dengan perangkat telepon.

3.Efektivitas Komunikasi Kantor

Keberhasilan suatu manajemen dapat diukur dengan keefektifan dalam mencapai tujuan.
Efektif artinya dapat membawa hasil, sehingga efektivitas komunikasi kantor dapat diartikan
sebagai keberhasilan penyampaian pesan dalam suatu kantor sehingga memberikan umpan
balik (feedback) sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
a. Indikator Efektivitas Komunikasi
Efektif tidaknya sebuah komunikasi dapat dilihat dengan indikator, antara lain sebagai
berikut.
1) Perbedaan Persepsi
Perbedaan persepsi sering kali menimbulkan perdebatan. Perdebatan dapat meng hambat
proses komunikasi kantor sehingga pesan yang disampaikan dapat dikatakan tidak berhasil.
Keefektivan komunikasi kantor jika terdapat persamaan persepsi

2) Reaksi Emosional
Emosi dapat berbentuk kemarahan, benci, malu, takut, mempertahankan persepsi yang
mempunyai pengaruh dalam memahami pesan yang sedang disampaikan kepada komunikan.
Ketika emosi menimbulkan masalah,
pendekatan yang terbaik adalah menerimanya sebagai dari proses komunikasi dan mencoba
untuk memahaminya.

3) Ketidakkonsistenan Komunikasi Verbal dan Nonverbal

Ketidak-konsistenan komunikasi verbal dan nonverbal mencakup semua stimulus dalam
suatu peristiwa komunikasi baik yang dihasilkan oleh manusia maupun lingkungan.

4) Kecurigaan
Kepercayaan atau kecurigaan seorang komunikan terhadap suatu pesan yang disampaikan
pada umumnya merupakan fungsi kredibilitas pengiriman dan pemikiran dari penerima
pesan.

b. Prinsip Komunikasi Efektif

Ada beberapa prinsip komunikasi efektif, antara lain sebagai berikut.
1) Prinsip Berbicara Efektif
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang menarik didengar, sasaran tercapai
(instruktif, ajakan/himbauan, argumentatif, informatif, dan klarifikatif). Indikasi komunikasi
yang efektif, antara lain jelas artikulasinya, bahasa yang mudah dimengerti, dan hemat kata-
kata.
2) Mendengar dengan Aktif Mendengar merupakan hal utama dalam berkomunikasi.
Mendengar dengan aktif berarti mendengar untuk memahami isi pesan.
Bab 2 Komunikasi Telepon dalam berbagai bahasa

A.Memahami Pesawat Telepon

Telepon banyak kita jumpai di berbagai tempat, mulai dari tempat umum, yakni telepon
umum sampai tempat bekerja. Bahkan di rumah kita juga terdapat telepon. Selain itu, ada
juga telepon yang dapat kita bawa ke mana-mana, yakni telepon genggam.

1. Pengertian Telepon
Asal kata telepon dari kata tele yang artinya "jauh' dan phone yang artinya 'suara. Jadi,
telepon adalah alat komunikasi jarak jauh berupa panggilan suara melalui sinyal listrik.
Telepon tergolong alat komunikasi modern dan sudah menggunakan sistem dua arah
(duplex).
Awalnya, masyarakat dunia mengetahui tokoh penemu/pembuat telepon pertama kali adalah
Alexander Graham Bell. Alexander Graham Bell menemukan telepon pada tahun 1876 di
Boston, Massachusetts, Amerika Serikat. Namun, ternyata Alexander Graham Bell hanya
mengembangkan saja. Penemu berkebangsaan Itali, Antonio Santi Giuseppe Meucci telah
lebih dahulu menemukan telepon, yakni pada tahun 1849. Pada tahun 2001, Antonio Meucci
secara resmi diakui sebagai penemu telepon pada Konggres Amerika.
2. Macam-Macam Pesawat Telepon
Pesawat telepon dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis pesawat telepon, antara
lain sebagai berikut.
a. Jenis Telepon Berdasarkan Kapasitas atau Kemampuan
Telepon berdasarkan kapasitas atau kemampuan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis
antara lain sebagai berikut.
1) Intercom
Intercom merupakan kependekan dari kata intercomunication, yang artinya komunikasi di
dalam. Intercom merupakan alat komunikasi serupa telepon. namun hanya digunakan di
dalam lingkup organisasi atau kantor saja yang menyambungkan dari satu bagian ke bagian
lain. Hubungan melalui intercom juga sering disebut dengan istilah interphone atau
intertelephone.
2) Pesawat Telepon Pesawat telepon atau telepon merupakan alat komunikasi dua arah yang
dapat menghubungkan suara jarak jauh. Pesawat telepon merupakan alat komunikasi yang
umum digunakan oleh masyarakat.
3) PMBX (Private Manual Branch Excharge)
Jenis pesawat Private Manual Branch Excharge tidak memungkinkan komunikator dengan
komunikan dapat berkomunikasi langsung tanpa melalui operator. Untuk berkomunikasi,
penelepon harus terhubung dahulu dengan operator untuk mendapatkan nomor tujuan.
Setelah tersambung. penelepon baru dapat berkomunikasi langsung dengan nomor telepon
luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi.
4) PABX (Private Automatic Branch Excharge)
Jenis pesawat Private Automatic Branch Excharge memungkinkan kita dapat berkomunikasi
langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat menghubungi langsung ke luar dengan cara
memutar nomor/kode khusus untuk memperoleh saluran keluar. Kemudian, penelpon baru
memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator juga dapat dihubungi jika diperlukan
dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.
5) Papan Sambungan (Switchboard)
Switchboard merupakan alat komunikasi yang terdiri dari papan panel lebar. Di dalam papan
panel tersebut terdapat banyak sakelar dan instrumen lain yang mempunyai fungsi
menyampaikan informasi dari suatu tempat ke tempat lainnya. Swithboard sampai saat ini
masih digunakan untuk keperluan intera kantor, yakni untuk menambah sambungan telepon
supaya komunikasi pada 2 setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan lancar.
b. Jenis Telepon Berdasarkan Peletakan Pesawat Telepon
Pesawat telepon berdasarkan cara peletakannya dibedakan menjadi beberapa 3) 1) Telepon
meja (tablephone), yaitu pesawat telepon yang diletakkan atau penempatannya di atas meja.
jenis, antara lain sebagai berikut.
1. Telepon meja (tablephone), yaitu pesawat telepon yang diletakkan atau penempatannya di
atas meja.
2. Telepon dinding (wallphone), yaitu pesawat telepon yang diletakkan atau penempatannya
pada dinding.
3. Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni pesawat telepon yang diletakkan atau
penempatannya pada mobil, kapal, atau pesawat.
4. Mobile telephone atau telepon genggam (handphone), yaitu pesawat telepos yang dapat
dibawa ke mana-mana oleh pemiliknya.
c. Jenis Telepon Berdasarkan Letak Sumber Listrik
Berdasarkan letak sumber listrik, telepon dibedakan menjadi berikut.
1) Pesawat Telepon Local Battery (LB)
Jenis pesawat telepon local battery (LB) penempatan sumber satuan listriknya berada di
lokasi pesawat pelanggan. Telepon ini termasuk telepon konvensional, sehingga untuk
mengoperasikannya pengguna harus memutar generator tangan (engkol) terlebih dahulu
secara manual. Engkol ini berada pada bagian sisi pesawat.
2) Pesawat Telepon Central Battery (CB)
Jenis pesawat telepon central battery (CB) penempatan sumber satuan listriknya berada di
sentral telepon. Pesawat telepon jenis CB dinilai lebih praktis dibandingkan jenis LB. Untuk
mengoperasikannya, penelepon cukup mengangkat gagang telepon, kemudian lampu pada
meja sambung (sentral telepon) akan menyala merah sebagai sinyal panggil untuk
memberitahu petugas operator bahwa nomor telepon yang bersangkutan hendak melakukan
percakapan. Operator akan menyambungkan nomor telepon yang dikehendaki
oleh penelpon.
3) Pesawat Telepon Otomatis Roda Pilih (Rotary Dial)
Pesawat telepon otomatis roda pilih (rotary dial) memiliki sumber satuan listrik dari sentral
telepon. Untuk mengoperasikannya, penelepon harus memutar nomor pada roda pilih.
Pemutaran nomor ini akan menghasilkan pulsa-pulsa sesuai dengan nomor (digit) yang
diputar. Roda pilih mempunyai fungsi menyambung dan memutuskan arus listrik.
4) Pesawat Telepon Otomatis Tombol Tekan (Push Button) Pesawat telepon otomatis tombol
tekan (push button) merupakan jenis pesawat telepon yang paling banyak digunakan oleh
masyarakat saat ini. Sumber satuan listrik pesawat telepon jenis ini berasal dari sentral
telepon. Cara mengoperasikan telepon ini, yaitu dengan menekan tombol-tombol angka yang
akan dituju. Angka-angka tersebut merupakan frekuensi telepon yang dituju.
3. Macam-Macam Hubungan Telepon
Berkomunikasi menggunakan telepon dapat menghubungkan suara dari jarak jauh. Jarak
jangkauan ini ternyata terdapat pembagiannya. Ditinjau dari segi jarak jangkauannya,
hubungan telepon dapat dikelompokkan menjadi empat, antara lain sebagai berikut.
a. Hubungan telepon antarbagian (intern), merupakan hubungan telepon langsung antara
suatu bagian dengan bagian lain dalam satu kantor.
b. Hubungan telepon setempat/lokal (local), merupakan hubungan telepon yang dilakukan
komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertent misalnya dalam satu kota.
Hubungan telepon lokal tidak perlu menggunakan kode area tempat yang dituju.
c. Hubungan telepon interlokal, merupakan hubungan telepon yang dilakuka komunikator
dengan komunikan dengan jarak jauh, yakni antarkota atau antarprovinsi, tetapi masih dalam
satu negara. Untuk melakukan panggilas interlokal, penelepon terlebih dahulu memasukkan
kode wilayah tempat yang dituju, kemudian diikuti nomor telepon.
d. Hubungan telepon internasional (overseas call), merupakan hubungan telepon yang
dilakukan komunikator dengan komunikan dengan jarak jauh, yakni antarnegara. Untuk
melakukan hubungan telepon internasional, Anda terlebih dahulu harus menekan atau
memutar nomor 001 atau 008, kemudian menekan atau memutar kode negara, kode wilayah.
Setelah itu, nomor telepon yang dituju Perlu diingat, dalam melakukan hubungan
internasional harus memperhatikan perbedaan waktu antarnegara supaya tidak menyalahi
etika bertelepon.
Jenis pesawat telepon sangat berpengaruh dalam melakukan hubungan telepon Di Indonesia,
untuk hubungan interlokal telah menerapkan sistem sambungan langsung jarak jauh (SLJI)
dan sistem sambungan langsung internasional (SLI) untuk hubungan internasional.

B.Menerapkan Komunikasi Melalui Telepon

Sering kali terjadi kesalahpahaman antara komunikator dengan komunikan ketika
berkomunikasi melalui telepon karena pembicaraan tidak didukung dengan gestur tubuh.
Oleh karena itu, etika bertelepon merupakan hal utama yang harus diperhatikan.
1. Etika Penanganan Telepon
Melakukan komunikasi melalui telepon, terutama dalam perkantoran mempunyai etika-etika
tertentu yang harus diperhatikan. Etika penanganan telepon yang harus diperhatikan, antara
lain sebagai berikut.
a. Hal pertama yang harus Anda lakukan, yakni menyiapkan alat tulis, buku telepon, dan
kertas kosong untuk mencatat pesan-pesan penting yang Anda terima. Secara umum, berikut
perlengkapan yang perlu disiapkan ketika melakukan pelayanan telepon.
1) Alat tulis
2) Jam dinding
3) Kalender meja
4) Lembar Pesan Telepon (LPT)
5) Daftar nomor telepon ekstention internal
6) Buku daftar telepon masuk
b. Peganglah gagang pesawat telepon, kemudian dekatkan pada telinga dan mulut supaya
suara dapat terdengar dengan jelas! c. Ketika berbicara, aturlah pernapasan dengan baik.
d. Menghindari menggunakan kata "halo" ketika membuka percakapan karena terkesan santai
sehingga kurang tepat digunakan dalam berhubungan telepon dilingkungan kantor Lebih baik
Anda menggunakan kata salam untuk membukapercakapan, misalnya "selamat siang".
e.Simak dengan baik hal yang dibicarakan oleh penelepon.
f. Memberikan tanggapan dengan cepat maksud pembicaraan penelepon, tetapi tidak sampai
memotong pembicaraan. Memberikan kesan bahwa orang yang berbicara diperhatikan,
seolah-olah sedang berhadapan.
g. Berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Menghindari perkataan yang bisa
menyinggung perasaan, meskipun mungkin Anda mendapat perlakuan yang kurang
menyenangkan dari penelepon. Usahakan Anda dapat menahan diri, tetap sabar, ramah, dan
sopan dalam melakukan hubungan telepon dengan siapa pun.
h. Berbicaralah dengan tempo dan suara yang wajar, artinya suara Anda jangan terlalu keras,
tempo tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat. Sehingga apa yang dibicarakan bisa
didengar dan disimak dengan baik dan benar.
i Penelepon sebaiknya telah mengetahui nama siapa yang akan ditelepon, jabatan, dan
perusahaannya. Ketika telepon tersambung, penelepon harus menyebutkan nama dan jabatan
yang dihubungi/dituju. Dengan demikian, penelepon terlihat sudah siap melakukan hubungan
telepon.
j. Menghindari menggunakan pesawat telepon kantor untuk kepentingan pribadi. Jika
terpaksa harus menggunakan telepon karena ada urusan keluarga yang pen ting, gunakan
secara bijaksana sehingga tidak mengganggu tugas-tugas kantor.
k. Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat dibantu,
misalnya "mungkin masih ada lagi yang dapat kami bantu, Pak/Bu?" Jika tidak ada segera
ucapkan terima kasih dan sampaikan salam penutup.

2. Langkah-Langkah Pelayanan Telepon Bahasa Indonesia

Pelayanan telepon sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat respons untuk
panggilan (incoming calls) melakukan panggilan keluar (outgoing calls).
a. Respons untuk Panggilan Telepon atau Menerima Telepon (Incoming Calls)
Etika menerima telepon terbagi menjadi dua hal, yakni hal umum dan hal khusus. Hal-hal
umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon, antara lain sebagai berikut.
1) Mengangkat gagang telepon.
2) Penanganan telepon yang berasal dari saluran langsung atau tidak melalui operator,
berbeda dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung
3) Ketika menerima telepon harus menggunakan bahasa resmi dan komunikatif (singkat,
jelas, dapat dipahami, dan tepat).
4) Jika orang yang dikehendaki oleh penelepon berada di tempat, secepatnya disambungkan
kepada orang yang bersangkutan.
5) Jika telepon salah sambung. Anda harus menjelaskan dengan ramah bahwa yang
bersangkutan salah sambung.
6) Jika penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal atau cara tertentu yang harus
diperhatikan.
7) Bersikaplah ramah, sopan, hangat, dan menyenangkan karena sifat dan sikap akan
tercermin melalui nada suara.
Hal-hal khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon antara lain sebagai berikut.
1) Angkatlah gagang telepon menggunakan tangan kiri, sedangkan tangan kanan
gunakan untuk memegang alat tulis serta kertas berisi Lembar Pesan Telepon
(LPT).
2) Sampaikan ucapan salam.
3) Sebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.
4) Catatlah hal-hal penting dalam Lembar Pesan Telepon (LPT).
5) Jika penelepon kurang jelas dalam menyampaikan maksudnya, jangan sampai
menyebutkan kata apa, hah, heh, atau kata tidak baku lainnya karena hal itu tidak
sopan.
6) Apabila penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah supaya penelepon
menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
7) Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk,
jangan sampai suara terdengar lesu.
8) Apabila penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganila
dengan cara profesional.
9) Tetap tenang, berbicara dengan sabar, kendalikan diri, bijaksana, namun tegas
10) Dengarkan dengan saksama pesan/maksud yang disampaikan penelepon (jadilah
pendengar yang baik).
11) Jawablah setiap pertanyaan dengan singkat, jelas, dan tepat.
12) Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru

Sikap yang perlu diperhatikan dalam pelayanan efektif sebagai seorang peneri ma telepon
terangkum dalam 7C, yaitu sebagai berikut.

1) Caring Sebagai penerima telepon harus memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat

pesan/maksud yang disampaikan penelepon.
2) Commited Sebagai penerima telepon harus merasa terikat dengan organisasi dan tidak
melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan
pribadi.
3) Confident Sebagai penerima telepon harus penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4) Considerate Sebagai penerima telepon harus bersahabat, menolong, dan mengerti emosi
penelepon.
5) Controlled Sebagai penerima telepon harus dapat mengendalikan diri pada saat penelepon
mengungkapkan kekecewaan (marah).
6) Creative Sebagai penerima telepon harus mampu menemukan cara-cara yang baik dalam
menerima telepon.
7) Contagious Sebagai penerima telepon harus mempunyai sikap gembira, antusias, sejuk,
dan damai pada penelepon.

b. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon (Outgoing Calls)

Ketika akan melakukan panggilan keluar atau menelepon terdapat hal-hal yang perlu
diperhatikan, antara lain sebagai berikut.
1) Persiapan
a) Menyiapkan nomor telepon yang hendak dituju.
b) Menyiapkan peralatan menulis.
c) Mencatat hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju.
2) Pelaksanaan Menelepon
a) Memutar atau menekan nomer telepon yang hendak dituju. Pastikan
nomor tujuan yang Anda tekan benar.
b) Jika ada kesalahan menelepon atau salah sambung segeralah minta maaf.
c) Mengucapkan salam dan sebutkan identitas diri Anda jika sudah tersambung.
d) Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat, jelas, dan mudah dipahami.
e) Mencatat hal-hal yang penting.
f) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima
g) Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

3. Langkah-Langkah Pelayanan Telepon Bahasa Inggris

Komunikasi dalam kantor tidak hanya dengan rekan satu kantor atau klie bisnis dalam negeri.
Akan tetapi, tidak menutup kemungkinan suatu perusaha bermitra dengan perusahaan asing
atau dengan kata lain perusahaan sudah berika internasional. Artinya, pegawai kantor akan
sering berkomunikasi dengan mit atau konsumen dari negara asing (luar negeri). Untuk itu,
pelayanan telepon jup harus menggunakan bahasa asing. Dalam hal ini, bahasa asing yang
digunaka yaitu bahasa Inggris yang merupakan bahasa resmi internasional.
a. Istilah-Istilah Telepon dalam Bahasa Inggris (Telephone Terms)
Terdapat beberapa istilah telepon yang perlu diperhatikan ketika ak melakukan pelayanan
telepon dalam bahasa Inggris, antara lain sebagai beriku
1) Answer= jawaban, sahutan.
2) Answering machine= mesin penjawab/perekam pesan apabila seseorang sedang tidak
berada di rumah/tempat.
3) Busy =signal sinyal sibuk
4) Call= panggilan, percakapan telepon; menelepon
5) Caller= penelepon
6) Call back/phone back= menelepon balik
7) Call display= layar telepon (yang menunjukkan siapa yang sedang menelepon
8) Cellular phone/cell phone/mobile phone= telepon genggam
9) Cordless phone =telepon tanpa kabel
10) Dial = menekan tombol telepon,
11) Dial tone =nada pilih
12) Directory/phone book= buku telepon
13) Hang up =meletakkan (sampai terputus)
14) Operator = penghubung, operator
15) Pager= penyeranta
16) Phone= telepon menelepon
17) Phone booth/pay phone = wartel
18) Pick up = menjawab telepon
19) Receiver =pesawat/tangkai telepon
20) Ring =dering, nada; menelepon, bordering-dering
21) Ringer= pendering, nada dering, nada mas

b. Menjawab Telepon dalam bahasa inggris

1.Saat Mengangkat dan Menjawab Telepon Ada beberapa frasa yang dapat Anda gunakan
untuk menjawab telepon dalambahasa Inggris, antara lain sebagai berikut
a) Jaya Kusuma Corporation. Good morning. (PT Jaya Kusuma. Selamat pagi.).
b) Thank for calling Jaya Kusuma Corporation. Rini speaking, how can I help you? (Terima
kasih telah menelpon PT Jaya Kusuma. Dengan Rini di sini, ada yang bisa saya bantu?)

2) Menahan Telepon
Ketika menerima telepon, misalnya posisi Anda sebagai sekretaris atau petugas bagian
pelayanan, biasanya diminta untuk dihubungkan kepada atasan atau pimpinan. Untuk itu,
Anda pasti meminta penelepon untuk menunggu beberapa saat. Berikut cara untuk meminta
penelepon menahan telepon. a) Hindari menggunakan kata-kata informal, seperti "hang
on","ok" atau "yep".

b) Sebaiknya Anda menggunakan kata formal sebagai berikut.

(1) Untuk mengganti kata "hang on". Anda dapat menggunakan "please, hold the line, Sir"
(mohon tunggu sebentar, Pak)
.(2) Untuk mengganti kata "ok" dapat menggunakan "certainly" atau "very
good", untuk kata "yep" dapat menggunakan "yes".
3) Ketika Anda Memerlukan Waktu untuk Menelepon Kembali
Tidak menutup kemungkinan penelepon meminta informasi yang tidak dapat Anda sediakan
saat itu juga sehingga Anda memerlukan waktu lebih banyak. Supaya penelepon tidak
menunggu lama, Anda dapat menawarkan bahwa Anda akan menelepon balik untuk
menginformasikan hal yang penelepon perlukan. Berikut kalimat yang dapat Anda gunakan.
a) "I'm sorry, Sir, looks like I need more time to find what you want. I will call you back
around 5 minutes next.
(Mohon maaf, Pak, sepertinya saya membutuhkan banyak waktu untuk mencari yang Bapak
butuhkan. Saya akan menghubungi Bapak kembali dalam lima menit.).
b) "Would you mind if I call you back in 10 minutes later? Because I need some time to get
what you need". (Dapatkah saya menghubungi Anda 10 menit lagi? Karena saya membu
tuhkan banyak waktu untuk mencari yang Anda butuhkan.).
4. Hambatan Hubungan Telepon
Hambatan hubungan telepon dipengaruhi oleh dua faktor, yakni faktor kond fisik peralatan
telepon dan faktor pemakai (komunikator dan komunikan).
a. Faktor Kondisi Fisik Peralatan Telepon
Hambatan hubungan telepon bisa datang karena faktor kondisi fisik peralatan telepon, yaitu
sebagai berikut.
1) Suara berisik tidak jelas.
2) Suara hilang-timbul.
3) Suara tiba-tiba mengecil.
4) Saat memutar/menekan nomor telepon tidak dapat mendengar nada kontak
5) Tidak terdengar nada sambung.
6) Tiba-tiba sambungan terputus pada saat percakapan berlangsung.

b. Faktor Pemakai (Komunikator dan Komunikan)

Hambatan hubungan telepon bisa datang karena faktor pemakai (komunik
dan komunikator), yaitu sebagai berikut.
1) Berbicara berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.
2) Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.
3) Berbicara terlalu cepat.
4) Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain.
5) Berbicara sambil bersenda gurau.
6) Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.
7) Berbicara dengan desah nafas terdengar.
8) Gagang pesawat telepon diletakkan terlalu ke atas atau ke bawah.
Bab 3, Tata Naskah Surat Menyurat bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

A.Memahami Kegiatan Surat-menyurat Bahasa Indonesia

Kegiatan surat-menyurat sudah menjadi kegiatan pokok dalam dunia perkan toran. Surat
menjadi dokumen penting dalam menjalankan kegiatan operasional kantor. Lalu, apa
sebenarnya pengertian surat? Pelajarilah materi berikut dengan saksama agar Anda dapat
memahami tata naskah surat-menyurat.

1. Pengertian Surat
Secara umum, surat merupakan alat komunikasi tertulis. Meskipun demikian, jika
didefinikasikan lebih rinci, surat adalah alat komunikasi tertulis yang dibuat oleh suatu pihak
dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi. Informasi dalam surat
tersebut dapat berupa hal-hal berikut.
a. Pernyataan
b. Pemberitahuan
c. Permohonan
d. Perintah
e. Laporan
Secara umum, tujuan seseorang atau lembaga menulis surat, antara lain sebagai
berikut.
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat yang dituju.
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat atas isi/informasi surat.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat diketahui bahwa surat mempunyai beberapa fungsi.
Fungsi surat antara lain sebagai berikut.
a. Surat merupakan dokumen tertulis sehingga surat menjadi bukti tertulis yang dapat
dijadikan bukti yang memiliki kekuatan hukum.
b. Surat sebagai wakil dari pembuat surat, baik lembaga maupun pribadi, yang membawa
pesan atau informasi untuk penerima surat.
c. Surat sebagai pedoman/pegangan untuk berkegiatan
d. Surat sebagai catatan/dokumentasi historis dalam berkegiatan yang nantinya dapat
dipergunakan untuk kegiatan yang akan datang.

2. Jenis-Jenis Surat
Jenis surat banyak ragamnya. Untuk memudahkan mengetahui jenis-jenis surat, kita dapat
meninjau dari berbagai segi, antara lain sebagai berikut.
A. Menurut Wujudnya
Ditinjau dari wujudnya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara
lain sebagai berikut.
1) Kartu Pos
Kartu pos merupakan surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan. Kartu pos
biasanya berukuran 10 x 15 cm.
2) Warkat Pos
Warkat pos merupakan surat tertutup yang ditulis pada sehelai kertas cetakan yang dapat
dilipat menjadi amplop. Warkat pos digunakan untuk menyampaikan informasi yang cukup
panjang dalam sehelai kertas.
3) Surat Bersampul
Surat bersampul merupakan surat yang isi pesannya dibuat pada kertas kertas terpisah.
Pengiriman surat bersampul menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut
ke dalamnya.
4) Memorandum dan Nota
Memorandum dan nota merupakan surat yang digunakan untuk keperluan intern suatu
instansi. Memorandum dan nota berguna untuk memberi atau meminta informasi serta
petunjuk antara pejabat kantor.
5) Telegram
Telegram merupakan tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan sarana pesawat
telegram dalam waktu tertentu. Pesan telegram relatif singkat.
b. Menurut Tujuannya
Ditinjau dari tujuannya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai
berikut.
1) Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memuat pemberitahuan kepada seluruh
anggota dalam suatu lingkungan bagian dari suatu instansi atau perusahaan.
2) Surat perintah, yaitu surat yang dikeluarkan oleh suatu pihak yang kedudukannya
lebih tinggi kepada pihak yang berada di bawahnya untuk melakukan sesuatu
3) Surat permintaan, yaitu surat yang dikirim oleh instansi atau perusahaan yang isinya
memuat permintaan rincian informasi secara lengkap mengenai suatu produk atau jasa yang
ditawarkan kepadanya.
4) Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan mengingatkan kesalahan karyawan pegawai
pada suatu instansi atau perusahaan.
5) Surat panggilan, yaitu surat yang isinya memuat suatu panggilan kepada seseorang baik
secara pribadi maupun ikatan dinas.
6) Surat susulan, yaitu surat penegasan atas surat yang pertama atau adanya suatu perubahan
dalam surat pertama.
7) Surat keputusan, yaitu surat yang isinya memuat keputusan atas dasar pertimbangan yang
digunakan untuk mengambil sebuah keputusan.
8) Surat laporan, yaitu surat yang isinya memuat laporan kerja untuk diberitahukan kepada
pihak lain.
9) Surat perjanjian, yaitu surat kesepakatan antara dua pihak atau lebih untuk melakukan
sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan diantara mereka. Surat perjanjian
biasanya berisi tentang hak dan kewajiban masing. masing pihak yang melakukan
kesepakatan.
10) Surat penawaran, yaitu surat jual yang dikirimkan kepada calon pembeli yang
mengirimkan atau tidak mengirimkan surat permintaan penawaran
c. Menurut Sifat Isi dan Asalnya
Ditinjau dari sifat isi dan asalnya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain
sebagai berikut.
1) Surat dinas, yaitu surat yang digunakan oleh suatu instansi untuk kepentingan tugas dinas.
2) Surat niaga/bisnis, yaitu surat yang kegunaannya pada kalangan lembaga lembaga usaha.
3) Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain secara pribadi.
4) Surat sosial, yaitu surat yang isinya masalah sosial dan dibuat oleh lembaga lembaga
sosial.
d. Menurut Jumlah Penerima
Ditinjau dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain
sebagai berikut.
1) Surat biasa, yaitu surat yang dikirim kepada satu orang atau satu petugas
lembaga.
2) Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada orang banyak atau banyak lembaga, bahkan
dapat ditujukan kepada khalayak umum.
3) Surat pengumuman, yaitu surat yang dibuat atau ditulis dengan maksud ditujukan kepada
sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu per satu.
c. Menurut Keamanan Isinya
Ditinjau dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain
sebagai berikut.
1) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang kerahasiaannya harus dijaga ekstra ketat
karena isi dan alamat yang dituju tidak boleh diketahui orang lain.
2) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh orang-orang
di luar pihak-pihak yang saling berkontak surat/pihak-pihak yang berkepentingan
3) Surat biasa, yaitu surat yang berisi hal-hal yang biasa atau tidak menyangkut
hal yang perlu dirahasiakan.
f. Menurut Jangkauannya
Ditinjau dari jangkauannya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai
berikut.
1) Surat intern, yaitu surat yang berasal dari dalam suatu instansin itu sendiri dan ditujukan
kepada bidang yang bersangkutan.
2) Surat ckstern, yaitu surat yang berasal dari luar suatu instansi, misalnya surat yang masuk
melalui pos.

3. Perlengkapan Surat
Pembuatan sebuah surat memerlukan perlengkapan-perlengkapan tertentu Perlengkapan surat
tersebut antara lain sebagai berikut.
a. Kertas Surat
1) Kertas, HVS atau juga disebut bond paper
2) Kertas stensil atau juga disebut duplicating paper
3) Kertas doorslag atau juga disebut bank paper
4) Union skin
5) Airmail paper
6) Kertas tulis bergaris
Selain jenis kertas seperti yang telah disebutkan, juga terdapat benda-benda pos yang dijual di
kantor pos, antara lain sebagai berikut.
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Wesel pos, yaitu sarana pelayanan pengiriman uang melalui pos.
4) Kartu C7, yaitu kartu tanda tangan yang kegunaannya untuk urusan pos misalnya
mengambil kiriman uang atau barang yang dikirim melalui pos tanpa harus meminta tanda
tangan pejabat.
b.Ukuran Kertas
Kertas mempunyai beberapa jenis ukuran, antara lain sebagai berikut.
1) Kertas folio (21 x 23) cm
2) Kertas kuarto (21 × 28) cm
3) Kertas dobel folio (42 x 33) cm
4) Kertas AO (59,4 x 118,9) cm
5) Kertas A1 (59,4 x 84,1) cm
6) Kertas A2 (45 × 59,1) cm
7) Kertas A3 (42 x 29,7) cm
8) Kertas A4 (21 × 29,7) cm
9) Kertas A5 (14,8 x 21) cm
10) Kertas A6 (10,5 x 14,8) cm
c. Sampul Surat
Ada macam-macam sampul surat yang perlu diketahui, antara lain sebagai
berikut.
1) Berdasarkan Ukuran Kertas yang Digunakan Sampul surat berdasarkan ukuran kertas yang
digunakan dibagi menjadi
beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.
(a) Sampul persegi empat (kuarto)
(b) Sampul persegi panjang (folio)
(c) Sampul berjendela (surat telegram)
2) Berdasarkan Wujudnya Sampul Surat
Sampul surat berdasarkan wujudnya dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai
berikut.
(a) Sampul banker (yang membuka bagian yang memanjang)
(b) Sampul pocket (yang membuka bagian yang pendek)
(c) Sampul berjendela (window), yaitu sampul berjendela dengan tutup kertas kaca
(d) Aperture envelopes (jendela tidak memakai kaca)

d. Lipatan Surat
Lipatan kertas juga dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.
1) Standard Fold (Lipatan Baku)
Standard fold atau lipatan baku merupakan lipatan yang membagi kertas menjadi tiga bagian,
kemudian bagian bawah kertas dilipat ke atas, sedang bagian bawah dilipat ke bawah.
2) Low Standard Fold (Lipatan Baku Rendah) Low standard fold atau lipatan baku rendah
merupakan lipatan yang membag kertas menjadi tiga bagian, tetapi salah satu sisinya
(biasanya di bagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.
3) Low Accordion Fold (Lipatan Akordion Rendah)
Low accordion fold atau lipatan akordion rendah merupakan lipatan ganda sejajar tetapi
bagian atas lipatannya di balik ke belakang dengan salah satunujung suratnya (biasanya di
bagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya
4) Accordion Fold (Lipatan Akordion) Accordion fold atau lipatan akordion merupakan
lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya di balik ke belakang.
5) Parallel Double Fold (Lipatan Ganda Sejajar) Parallel double fold atau lipatan ganda
sejajar merupakan lipatan yang dilakukan dengan membagi surat menjadi dua bagian (seperti
pada lipatan tunggal), kemudian dilipat lagi menjadi dua dengan sisi yang sama.
6) Single Fold (Lipatan Tunggal) Single fold atau lipatan tunggal merupakan lipatan yang
membagi kertas menjadi dua bagian lalu melipatnya. Lipatan ini lebih cocok untuk
dimasukkan ke dalam amplop berukuran besar.
7) Fold (Lipatan Model Perancis)
Fold atau lipatan model Prancis merupakan lipatan cara melipatnya dimulai dengan lipatan
tunggal kemudian dilipat dua lagi ke samping. Lipatan surat ini merujuk pada negara pusat
model dunia.
8) Baronial Fold (Lipatan Model Baron)
Baronial fold atau lipatan model Baron merupakan lipatan yang diawali dengan lipatan
tunggal, lalu kedua sisi samping surat dilipat lagi ke dalam.

B. Prosedur Pembuatan Surat Bahasa Indonesia

1. Bagian-Bagian Surat
Salah satu syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar perlu memperhatikan
bagian-bagiannya. Bagian-bagian surat yang akan diuraikan beri kut merupakan bagian-
bagian surat resmi. Bagian-bagian surat resmi antara lain sebagai berikut.
a. Kepala Surat/Kop Surat
Kepala surat atau kop surat merupakan bagian surat yang paling atas. Kop surat berfungsi
memberi informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga pengirim. Selain itu, kop
surat juga bisa menjadi sarana promosi instansi pengirimnya. Isi kop surat antara lain sebagai
berikut.
1) Logo atau lambang instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi pengirim.
2) Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi pengirim.
3) Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi pengirim.
4) Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web instansi, lembaga,
perusahaan, atau organisasi pengirim.Umumnya, setelah penulisan kop surat, di bawahnya
terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala/kop surat dengan
bagian bagian surat yang lain.
b. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan bagian kedua yang harus dicantumkan dalam
pembuatan surat. Tempat dan tanggal surat akan memberi informasi kepada pembaca di mana
dan kapan surat tersebut dibuat. Khusus untuk tempat, biasanya tidak ditulis karena sudah
tercantum dalam kop surat. Untuk surat tidak resmi harus mencantumkan tempat karena tidak
memiliki kepala/kop surat. Berikut contoh penulisan tempat dan tanggal surat.
1) 30 Oktober 2017
2) Surakarta, 30 Oktober 2017 (untuk surat bukan resmi).
c. Nomor Surat
Surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga atau instansi dibubuhkan nomor surat.
Nomor surat biasanya ditulis sesuai urutan, yakni nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat.
Fungsipenomoran surat tersebut antara lain sebagai berikut.
1) Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali dalam
pengarsipan.
2) Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau
instansi
3) Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
4) Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat-menyurat.
Berikut contoh penulisan nomor surat.
1) Nomor: 123/PM1/30/10/2017
2) Nomor: 078/LSPJ/01/11/2017
d. Lampiran
Lampiran merupakan bagian penjelas yang memberi informasi apakah surat tersebut disertai
berkas atau dokumen lain. Jika tidak disertai, maka lampiran bisa ditiadakan.
e. Hal
Hal atau perihal merupakan bagian surat yang berfungsi memberi petunjuk isi
surat tersebut kepada pembaca.
F. Alamat Dalam
Alamat surat dibagi menjadi dua, yakni alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar
merupakan alamat yang ditulis pada sampul surat, sedangkan alamat dalam merupakan
alamat yang ditulis di dalam surat berupa alamat orang atau instansi yang dituju. Beberapa
hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat dalam surat
g.Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan kalimat pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat.
Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal kata dan diakhiri oleh tanda baca koma
(,)
h. Isi Surat
Isi surat dibagi menjadi tiga bagian, antara lain sebagai berikut.
1) Pembuka
Pembuka merupakan alinea pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan
terhadap informasi yang disampaikan di alinea isi.
2) Isi
Alinea isi berisi informasi yang akan disampaikan.
3) Penutup
Alinea penutup berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca
surat.
i. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat. Untuk menutup surat biasanya menggunakan kata
"Hormat saya" dan "Hormat kami". Penulisan salam penutup diawali oleh huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma (.).
j. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan
Setelah salam penutup, bagian surat selanjutnya ialah nama jelas pengirim sura
beserta tanda tangannya.
k. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga
berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:

2. Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia dibedakan menjadi beberapa
jenis, antara lain sebagai berikut.
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
b. Bentuk LURUS ( Block Style)
C. Bentuk Lekuk (Indented Style)
d. Bentuk Setengah lurus ( Semi Block Style)
e. Bentuk Alinea Menggantung ( Hanging Paragraph Style)
f. Bentuk surat resmi gaya baru

3. Bahasa surat
Bahasa dalam surat harus ditulis secara baik dan benar berikut kaidah dalam penulisan surat
yang baik dan benar
a.kriteria bahasa surat yang baik
b. Penulisan ejaan yang sering digunakan dakam surat menyurat
C. Memahami Kegiatan surat menyurat dalam bahasa inggris

1.Daftar istilah surat menyurat Bahasa Inggris

perlu memahami istilah-istilah yang digunakan dalam surat bahasa Inggris untuk menangkap
isi atau pesan yang disampaikan. Berikut beberapa istilah yang sering digunakan dalam
penulisan surat bahasa Inggris.
2. Bagian-Bagian Surat Bahasa Inggris
Surat dibagi menjadi dua macam, yaitu surat resmi (formal letter) dan surat tidak resmi
(informal letter). Pada materi berikut akan dibahas lebih lengkap tentang surat resmi dan
bagian-bagiannya dalam bahasa Inggris

D. Prinsip-Prinsip dan Format Surat Bahasa Inggris

Surat resmi harus ditulis secara baik dan benar supaya surat diproses sesuai prosedur dan
sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, penulisan surat yang baik dan benar juga sebagai
bentuk penghormatan kepada penerima surat. Untuk itu, dalam membuat surat perlu
memperhatikan prinsip-prinsip dan formatnya.
1. Prinsip-Prinsip Surat-menyurat Bahasa Inggris
Surat resmi berbahasa Inggris merupakan surat yang direkomendasikan sebagai alat
komunikasi resmi dalam instansi perkantoran. Surat resmi sangat berbeda dengan tipe surat
lain. Dalam menulis surat resmi selalu menggunakan bahasa formal dan lugas. Seperti jenis
surat lainnya, konsep merupakan hal utama dalam menulis surat resmi.
a. Gaya Bahasa
Aturan gaya bahasa yang digunakan dalam surat resmi antara lain sebagai berikut
1)Gunakanlah Bahasa Resmi yang Sifatnya Formal Surat resmi bahasa Inggris mempunyai
bahasa formal. Oleh karena itu, hindari segala bahasa tidak baku atau bahasa gaul seperti
Anda berbicara dengan teman. Tulislah surat resmi seperti Anda menulis sebuah karya
ilmiah. Jangan menggunakan kalimat-kalimat tidak resmi, seperti "you know what I mean, it's
cool", dan "you know that karena kalimat tersebut terkesan terlalu akrab dan kurang
menghormati pembaca surat.
2) Gunakan Kalimat yang Mengarah pada Kepastian Dalam menulis surat resmi, hindari
menggunakan bahasa-bahasa yang mengandung keraguan atau ketidakpastian, seperti
"seems", "perhaps". "apparently", "usually. Contoh dalam kalimat, misalnya "It seems that
perhaps we may be able to have our meeting on Wednesday Kalimat tersebut lebih
baik jika ditulis "We will have our meeting on Wednesday.
3) Jangan Menyingkat Kata Jangan menyingkat kata dalam surat resmi, misalnya jangan
menyingkat "you are menjadi "you're" dan kata "can not" menjadi "can't
4) Jangan Menggunakan Format Italic, Bold, atau Huruf Kapital untuk Penekanan Kata
Jangan menggunakan format Italic (kata miring), Bold (kata dihitamkan) atau semua huruf
ditulis dalam kapital untuk mengekspresikan atau menekankan kata-kata yang mempunyai
makna penting di dalam kalimat. Penekanan terhadap kata-kata yang mempunyai makna
penting dalam surat resmi hanya dianjurkan melalui gaya bahasa di dalam kalimat, tidak
melalui format seperti Italic atau Bold.
5) Kata Asing Ditulis dengan Format Italic
Penulisan kata-kata asing harus menggunakan format Italic, misalnya fait accompli, faux pas,
carte blanche, ipso facto, dan prima facie. Akan tetapi, format Italic tidak berlaku untuk kata-
kata asing yang sudah umum, seperti post mortem, ad hoc, dan status quo
b. Kejelasan Maksud dan Tujuan
Gunakan kalimat yang lugas dalam menuliskan pesan Anda sehingga mudah dimengerti oleh
penerima surat. Hindari menggunakan kalimat yang terlalu rumit atau berbelit-belit. Berikan
informasi secukupnya sehingga surat Anda menjadi ringkas namun padat makna.
C. Penggunaan Kata Ganti (Pronoun)
Dalam menulis surat resmi bahasa Inggris, diperbolehkan menggunakan kata ganti orang
pertama maupun orang kedua. Gunakan kata "I" dan "you" dapat menciptakan koneksi antara
penulis dan penerima surat. Bila surat Anda mewakili sebuah institusi, gunakan kata-kata
"we" serta hindari kata-kata "I" dan "you" Pemakaian kata "we" dapat berdampak terhadap
opini atau informasi yang ada dalam surat ditulis oleh sebuah institusi dan bukan ditulis oleh
pribadi.

2. Format Surat Bahasa Inggris

Surat resmi tidak ditulis sembarangan. Karena sifatnya yang resmi atau formal penulisan
surat resmi harus mengikuti kaidah atau format penulisan yang baik dan benar. Ada berbagai
macam format surat resmi bahasa Inggris, antara lain sebagai berikut.
a. Format Block
Format block merupakan format surat resmi bahasa Inggris yang paling sederhana. Semua
bagian surat ditulis rapat kiri, Surat ditulis menggunakan pengaturan garis tepi (margin)
normal yaitu semua sisi diberi margin 1 inci. kecuali bagian atas boleh 0,5 inci.
b.Format Modified Block
Pada format modified block terdapat perbedaan dengan format block, yakni ada beberapa
bagian yang pindah ke sebelah kanan yaitu alamat pengirim, penutup, tanda tangan, dan nama
pengirim. Pastikan semua bagian yang di sebelah kanan memulai pada garis yang sama.
Tanggal boleh di sebelah kiri ataupun kanan.
c. Format Semi Block (Indented)
Format surat semi block (Indented) hampir sama dengan format modified block Perbedaanya
terletak pada bagian body. Setiap bagian awal paragrap diberi indent atau masuk ke kanan.
Bab 4, Surat Pribadi,Surat Dinas,dan Surat niaga

A. Memahami Pembuatan Surat Pribadi

Memahami Pembuatan Surat Pribadi Salah satu pembagian surat menurut sifatnya, yaitu surat
pribadi. Meskipun surat pribadi sudah jarang ditulis oleh masyarakat pada era modern ini
1. Pengertian Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain secara
pribadi.Secara garis besar, menulis surat pribadi tidak mempunyai peraturan khusus yang
mengikat. Surat pribadi dapat ditulis menurut selera masing-masing penulisnya. Meskipun
demikian, Anda harus tetap memperhatikan etika dan penggunaan bahasa yang sopan sesuai
latar belakang dan kepada siapa surat itu akan dikirim.
2. Jenis-Jenis Surat Pribadi
Surat pribadi dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.
a. Berdasarkan Isi Suratnya
Berdasarkan isi suratnya, surat pribadi dibagi menjadi dua macam, antara lain sebagai
berikut.
1) Surat Keluarga
Surat keluarga merupakan surat yang ditulis oleh pribadi yang dikirimkan kepada orang lain,
baik keluarga, saudara, maupun sahabat. Biasanya isi surat keluarga bersifat pribadi yang
menyangkut masalah-masalah pribadi. Sebelum teknologi komunikasi secanggih sekarang,
orang yang tinggal jauh dari orang tua atau kerabat sering mengirim surat keluarga untuk
sekadar bertukar kabar dan lain sebagainya.
2) Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi merupakan surat yang dikirim oleh seseorang yang ditujukan kepada
instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat permohonan Izin
Mendirikan Bangunan (IMB), surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin/cuti. Surat-
surat tersebut dikatakan pribadi karena memang ditulis oleh pribadi seseorang. Jika surat
keluarga ditulis dengan bahasa yang akrab namun sopan, surat setengah resmi harus ditulis
menggunakan bahasa yang baku, resmi/formal, dan menggunakan kalimat yang efektif. Surat
setengah resmi ini masih sering digunakan sampai sekarang.
b. Berdasarkan Tujuan Surat
Berdasarkan tujuan surat, surat pribadi dibagi menjadi beberapa jenis antara lain sebagai
berikut.
1) Surat Undangan
Surat undangan merupakan surat yang isinya mengundang penerima surat untuk menghadiri
acara yang diadakan oleh pengirim surat. Surat undangan. misalnya surat undangan perayaan
ulang tahun, perayaan pernikahan, undangan makan bersama, dan sebagainya.
2) Surat Permohonan atau Permintaan
Surat permohonan merupakan surat yang isinya memohon atau meminta penerima surat
melakukan sesuatu seperti yang diharapkan pengirim surat Contoh surat permohonan, yakni
surat permohonan maaf, surat permohonan diterima sebagai teman, dan sebagainya.
3) Surat Penerimaan atau Penolakan
Surat penerimaan atau penolakan merupakan balasan dari surat permohonan atau permintaan.
Surat ini berisi tentang penerimaan atau penolakan atas permohonan atau permintaan. 4)
4)Surat Ungkapan Perasaan
Surat ungkapan perasaan merupakan surat yang isinya mengungkapkan perasaan pengirim
kepada penerima surat. Ungkapan perasaan ini, misalnya ungkapan perasaan senang, tidak
senang atau kekecewaan, dan sebagainya.

3. Bagian-Bagian Surat Pribadi

Sebagaimana jenis surat lainnya, surat pribadi mempunyai bagian-bagian surat. Meskipun
format surat pribadi itu bebas atau menurut selera penulis, namun umumnya surat pribadi
mempunyai bagian-bagian sebagai berikut.
a. Tempat dan Tanggal Surat
Bagian pertama surat pribadi yaitu tempat dan tanggal surat. Surat pribadi tidak mempunyai
kepala/kop surat, sehingga perlu mencantumkan tempat pembuatan surat. Setelah itu diikuti
dengan tanggal penulisan surat. Tujuan penulisan tempat dan tanggal surat supaya penerima
surat mengetahui di mana dan kapan surat tersebut dibuat. Berikut contoh penulisan tempat
dan tanggal surat.
1) Surakarta, 1 November 2017
2) Bogor, 10 November 2017
b.Alamat Surat
Alamat surat akan menjelaskan siapa dan di mana alamat penerima surat.
c. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan seseorang sebelum menulis surat. Berbagai macam salam
sapaan dalam surat pribadi
d. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan paragraf yang berisi kalimat pembuka sebelum pada isi surat.
Paragraf pembuka surat pribadi umumnya berupa pertanyaan mengenai kabar, kesehatan, dan
keadaan.
e. Paragraf Isi
Paragraf isi merupakan inti atau tujuan dibuatnya surat. Isi surat harus Anda tulis dengan
jelas meskipun hanya surat pribadi. Dengan begitu, penerima surat akan mudah mengerti
pesan yang Anda sampaikan.
f. Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan paragraf untuk mengakhiri isi surat. Umumnya. paragraf
penutup berisi permohonan maaf, mohon diri, atau harapan.
g. Salam Penutup
Salam penutup merupakan kalimat untuk mengakhiri surat.
h. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Bagian terakhir surat pribadi yaitu tanda tangan dan nama pengirim. Meskipun surat pribadi
sangat perlu membubuhkan tanda tangan. Tujuannya untuk memastikan kebenaran penulis.

4. Prosedur Pembuatan Surat Pribadi

Surat pribadi biasanya ditulis dengan bahasa tidak baku, Bahasa yang digunakan merupakan
bahasa sehari-hari dan sifatnya santai atau akrab. Meskipun begitu, dalam menulis surat
pribadi perlu memperhatikan aspek kesopanan bahasa.

5. Membuat Surat Pribadi dalam Bahasa Indonesia

Membuat surat pribadi dalam bahasa Indonesia sebenarnya mudah. Anda hanya perlu
membiasakan menulis. Hal yang perlu diperhatikan adalah menyampaikan maksud Anda
dalam bentuk tulisan.

6. Membuat Surat Pribadi dalam Bahasa Inggris

Ada kalanya kita mempunyai teman atau kerabat yang berkewarganegaraan asing, sehingga
untuk berkomunikasi dengannya kita perlu menggunakan bahasa asing, termasuk dalam
mengirim surat. Dalam materi ini bahasa asing yang digunakan dalam menulis surat adalah
bahasa Inggris.

B. Memahami Pembuatan surat Dinas

Jenis surat kedua ditinjau dari sifatnya, yaitu surat dinas. Supaya Anda dapat memahami
pembuatan surat dinas yang baik dan benar

1. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau perusahaan
untuk keperluan dinas. Isi surat dinas biasanya berupa urusan seperti penyampaian
pengumuman, pemberian tugas, pemberian suatu izin, dan lain-lain. Beberapa fungsi dari
surat dinas, antara lain sebagai berikut.
a. Sebagai pedoman suatu pekerjaan, misalnya surat instruksi, surat pemberian izin maupun
surat pengambilan keputusan.
b. Sebagai alat pengingat, yakni surat yang masuk maupun keluar pasti akan dijadikan arsip
oleh sebuah instansi atau lembaga.
c. Sebagai bukti perkembangan dari suatu instansi atau lembaga tertentu.
d. Sebagai alat bukti, misalnya surat perjanjian serta surat serah terima.
Surat dinas memiliki ciri-ciri yang dapat dijadikan pembeda dengan surat yang lainnya,
antara lain sebagai berikut.
a. Dalam surat dinas terdapat kop/kepala yang di dalamnya tercantum nama lembaga maupun
instansi penulis surat dinas.
b. Dalam surat dinas terdapat nomor surat serta lampiran (bila dibutuhkan).
C. Dalam surat dinas terdapat salam pembuka dan juga salam penutup.
d. Penulisan surat dinas menggunakan bahasa resmi.
e. Dalam surat dinas terdapat stempel sebuah instansi atau lembaga pengirim, yang biasanya
terletak di pojok kanan bawah.

2. Jenis-Jenis Surat Dinas

Surat dinas dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.
a. Surat Pengumuman Surat pengumuman merupakan surat yang disampaikan kepada
khalayak umum tanpa harus diketahui siapa dan berapa jumlah pembacanya, dan siapa pun
berhak membaca.
b.Surat Panggilan Kerja
Surat panggilan kerja merupakan surat yang dipergunakan untuk memanggil/ mengundang
seseorang untuk mengadakan wawancara, pengujian tenaga kerja. dan penawaran protek
kerja sama sesuai tempat dan waktu yang ditetapkan.
C. Surat Permohonan Izin
Surat permohonan izin merupakan surat yang sengaja dibuat dengan tujuan untuk memohon
izin/bantuan maupun kerja sama kepada instansi terkait.
d. Surat Undangan
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu
acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
e. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan merupakan surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota yang
dituju agar mereka mengetahui sebuah kabar, berita/informasi.
F.Surat Pemberian Izin Surat pemberian izin merupakan surat yang memberikan izin kepada
perusahaan/seseorang untuk menggunakan lokasi tertentu sebagai tempat usaha menyatakan
tidak keberatan atas permohonan izin yang disampaikan
g.Berita Acara Berita acara merupakan catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi,
tempat, keterangan/petunjuk lain tentang suatu perkara/peristiwa.
h. Surat Keterangan
Surat keterangan merupakan surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan.
i. Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi merupakan surat dibuat oleh seorang pimpinan/pejabat tertentu yang berisi
keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang ada karena
diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya.
j. Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan surat yang berisi putusan tentang suatu hal yang berkaitan
dengan urusan dalam sebuah lembaga/institusi, agar tidak menimbulkan salah tafsir.
k. Surat Peringatan
Surat peringatan merupakan surat yang dilayangkan oleh pihak berwenang kepada karyawan
di suatu perusahaan perihal adanya pelanggaran aturan karyawantersebut.
L Surat Bantahan
Surat bantahan merupakan surat yang dibuat oleh penggugat yang berisi bantahan terhadap
suatu pernyataan yang dianggap salah dan harus diluruskan.
m. Surat Perintah
Surat perintah merupakan surat yang berisikan perintah dan pejabat yang berwenang kepada
seseorang untuk melakukan suatu kegiatan/tidak melakukan suatu kegiatan.
n. Surat Perjanjian Kerja
Surat perjanjian kerja merupakan surat yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu
perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan juga
berisi ketentuan mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.
o. Surat Laporan
Surat laporan merupakan surat yang berisi penyajian fakta tentang sesuatu keadaan/suatu
kegiatan yang berkenaan dengan tanggung jawab ditugaskan kepada pelapor.
p. Surat Pernyataan
Surat pernyataan merupakan surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
q.Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan surat yang ditujukan kepada seseorang pejabat/
perusahaan untuk mengantarkan surat, dokumen maupun barang.
r. Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang pejabat
tertentu kepada seseorang/pejabat lainnya.
C. Memahami Pembuatan surat niaga
1. Pengertian Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat yang ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat
niaga dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan
usahanya. Surat niaga umumnya berisi penawaran dan pembelian atau jual beli barang
maupun jasa. Surat niaga juga sering disebut surat dagang atau surat bisnis.
Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern. Secara intern surat ini dapat digunakan
untuk berhubungan antarperusahaan itu sendiri, baik itu dari tingkat pusat sampai pada
cabangnya. Secara ekstern surat ini dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan perusahaan
atau badan usaha lain.
Fungsi surat niaga antara lain sebagai berikut.
a. Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
b. Sebagai alat pengigat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang
dibutuhkan.
c. Sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
d. Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
e. Sebagai alat promosi.
f.Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
g.Sebagai bukti dari sejarah.

2. Istilah-Istilah Bisnis dan Dokumen-Dokumen Bisnis

Istilah-istilah yang sering digunakan dalam dokumen bisnis dapat dibagi menjadi beberapa
jenis, antara lain sebagai berikut.
a. Sifat Penawaran
Berikut istilah-istilah bisnis dalam sifat penawaran.
1) Penawaran bebas, yaitu penawaran dengan syarat jual beli dan harga yang
tidak terikat oleh jangka waktu tertentu. Jika terjadi perubahan, penjual tidak perlu
memberitahu.
2) Penawaran berjangka, yaitu penawaran dengan syarat jual beli dan harga barang yang
hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu.
3) Penawaran terikat, yaitu penawaran dengan syarat jual beli dan harganya
terikat, jika terjadi perubahan harus memberitahu terlebih dahulu.
b. Cara Pembayaran
Berikut istilah-istilah bisnis dalam cara pembayaran.
1) Kredit pembeli/bayar muka, yaitu dibayar sebelum barang diterima.
2) Bayar tunailcash, yaitu dalam perdagangan besar pembayaran selama 30 hari dan
pembayaran dengan cek dianggap tunai.
3) Kredit penjual/bayar belakang, yaitu pembayaran setelah barang diterima.
4) CAC (Cash and Carry), yaitu barang dibayar dahulu sebelum barang dibawa yang terjadi
pada transaksi perdagangan kecil
5) COD (Cash on Delivery), yaitu barang bisa diterima apabila pembeli suda membayar
barangnya
6) Remburs, yaitu harga barang dibayar pada pengangkutan barang pada waktu pada waktu
dokumen tiba (di barang diserahkan
7) Pembayaran dilakukan bank).
c.penyerahan barang
1) Loko gudang, yaitu barang diserahkan kepada pembeli sebelum dibungkus atau
ditimbang, pembeli menanggung ongkos pengepakan, penimbangan dan lain-lain.
2) Frangko stasiun, yaitu penjual menanggung ongkos pengangkutan sampai tiba di stasiun
kereta penjual, selanjutnya ditanggung pembeli.
3) Frangko gudang pembeli, yaitu penjual menanggung ongkos pengangkutan
sampai tiba di gudang pembeli.
4) FOB-Free on Board, yaitu penjual menanggung semua biaya sampai barang dimuat di
kapal pelabuhan pembeli, biaya pengangkutan selanjutnya ditanggung pembeli.
5) C&F-Cost and Freight, yaitu penjual menanggung semua ongkos termasuk biaya
pengangkutan sampai di kota pelabuhan pembeli, dari pelabuhan sampai ke tempat pembeli
ditanggung pembeli.
6) CIF-Cost Insurance and Freight, yaitu penjual menanggung semua ongkos
pengangkutan dan asuransi sampai di pelabuhan pembeli, ongkos selanjutnya
ditanggung pembeli.
7) CIFIC, yaitu penjual menanggung semua ongkos kapal, komisi, premi asuransi.
8) FOS-Free Overside Ship, yaitu biaya pemindahan batang dari kapal ke motor boat sudah
termasuk dalam harga barang.
9) FOS-Free on Station, yaitu penjual menanggung ongkos barang sampai di
stasiun penjual, ongkos angkut ke gerbong dan ongkos angkut selanjutnya
ditanggung pembeli.
10) FAS-Free Alongside Ship, yaitu penjual menanggung semua ongkos dari tempat penjual
sampai di sisi kapal kota pelabuhan penjual, ongkos selanjutnya di tanggung pembeli.

4.Prosedur pembuatan surat niaga

Surat penawaran, surat pemesanan, surat klaim, dan surat pengiriman pembayaran
Bab 5, Pengelolaan surat elektronik dan evaluasi kegiatan Korespondesi

A.Pengelolaan Surat Elektronik

Ilmu pengetahuan dan teknologi (Iptek) semakin maju dan berkembang, se hingga sistem
informasi dalam suatu instansi atau organisasi juga mengalami perkembangan. Sistem
informasi yang canggih membuat sebuah perusahaan mam pu bersaing secara kompetitif.
Salah satu sarana mengirim informasi dengan cepat yaitu dengan memanfaatkan email atau
surat elektronik.
1. Pengertian Surat Elektronik (E-mail)
Perkantoran pada era modern dalam mengirim surat sering memakai jasa E mail. E-mail
merupakan kependekan dari Electronic Mail. Dalam bahasa Indonesia disebut dengan surat
elektronik. Dinamakan dengan surat elektronik karena surat dikirim melalui media elektronik
dengan memanfaatkan jaringan internet.
Pengguna e mail harus memiliki akun e-mail dan hanya dapat dikirim kepada orang lain yang
memiliki akun e-mail juga. Penyedia e-mail yang terkenal antara lain Gmail (Google Mail)
dan Ymail (Yahoo Mail).
2. Fungsi Surat Elektronik (E-mail)
Dari pengertian surat elektronik tersebut kita dapat mengetahui bahwa e-mail berfungsi
layaknya layanan pengiriman surat dalam bentuk digital. Beberapa fungsi e-mail antara lain
sebagai berikut.
a. Mengirim dan Menerima Pesan
Pada dasarnya e-mail atau surat elektronik merupakan layanan untuk mengirim dan
menerima pesan. Pengguna dapat mengirimkan pesan atau surat secara digital pada alamat e-
mail yang dituju. Hanya dalam hitungan detik surat dapat diterima tergantung pada kecepatan
koneksi internet.
Pengiriman surat elektronik caranya sangat mudah. Pengguna tinggal menulis pesan pada
dashboard menu e mail kemudian mengirimkannya pada alamat yang dituju.
b. Mengirim dan Menerima File
E-mail atau surat elektronik, selain untuk mengirim pesan, juga dapat digunakan untuk
mengirim file dalam bentuk gambar, dokumen, video atau bentuk file lainnya pada alamat
yang dituju. Caranya dengan menambahkan pada lampiran atau attachment yang tersedia
pada e-mail.
c. Mendaftar Akun Media Sosial dan Lainnya
Mendaftar media sosial melalui e-mail
Sekarang ini hampir semua fitur layanan yang tersedia di internet baik sosial sosial, jual-beli
online, dan permainan online membutuhkan e-mail untuk mendaftar dan masuk pada layanan
tersebut.
d. Sarana Promosi
E-mail atau surat elektronik tidak hanya menjadi media pengiriman pesan maupun dokumen,
melainkan juga menjadi sarana promosi bagi para pebisnis. misalnya online store. Secara
otomatis alamat e-mail pengguna akan menerima e-mail promosi dari online store tersebut
saat mendaftarkan e-mail-nya.
e.Mengaktifkan Smartphone
Telepon seluler generasi terbaru atau smartphone umumnya berbasis teknologi android.
Mengaktifkan telepon seluler berteknologi android harus menggunakan alamat e-mail,
kemudian alamat e-mail tersebut akan tersinkronisasi dalam aplikasi yang terdapat dalam
telepon.
) 3. Macam-Macam Surat Elektronik (E-mail)
Ditinjau dari cara membacanya e-mail dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu e-mail
berbasis POP3 dan e-mail berbasis web.
a. E-mail Berbasis POP3
POP3 atau Post Office Protocol version 3 merupakan protokol yang digunakan untuk
mengambil pesan dari kotak surat (mail box) pada komputer server kemudian kotak masuk
tersebut disimpan pada komputer lokal pengguna POP3. User atau pengguna layanan server
disebut client, E-mail dari server diambil Post Office Protocol version 3 dengan satu kali
koneksi. Artinya, ketika Anda membaca email harus melakukan proses sinkronisai atau
penyelarasan menggunakan perangkat lunak layanan e-mail yang dinamakan e-mail client.
Tujuan proses penyelarasan menggunakan perangkat lunak yaitu untuk menarik semua e-mail
ke komputer lokal. Layanan e-mail berbasis Post Office Protocol version 3 mempunyai
beberapa kelebihan, antara lain sebagai berikut.
1) Pengguna dapat membaca E-mail yang masuk ke dalam komputer lokal secara offline atau
tidak terhubung jaringan internet.
2) Menggunakan e-mail berbasis Post Office Protocol version
3 dapat mengurangi lama akses internet. Akibatnya, biaya akses internet dapat dikurangi.
3) Pengarsipan e-mail menjadi lebih mudah dan aman karena pengelolaan e-mail dilakukan
pada komputer Anda sendiri, bukan pada komputer server.
4) Kapasitas penyimpanan e-mail tergantung pada kapasitas hard disk Anda.Meskipun
begitu, e-mail berbasis Post Office Protocol version 3 juga mempunyai
kelemahan. Kelemahan e-mail berbasis Post Office Protocol version 3 antara lain
sebagai berikut.
1) Guna mengoperasikan e-mail berbasis Post Office Protocol version 3 memer lukan
perangkat lunak tersendiri, contohnya Outlook Express, Eudora Mail, dan Mutt.
2) E-mail Anda hanya dapat diakses menggunakan komputer yang telah terinstal e-mail
client. Artinya, Anda tidak dapat memeriksa e-mail dari sembarang komputer.
b. E-mail Berbasis Web
E-mail berbasis web merupakan layanan e-mail dengan bentuk halaman web Jika ingin
menggunakan e-mail (mengakses, memeriksa, atau mengirim), Anda harus masuk ke situs
web penyedia layanan e-mail. Protokol yang digunakan email berbasis web sama dengan
protokol yang digunakan web yaitu hypertext transfer Oleh karena itu, untuk mengakses
email Anda perlu menggunakan web browser. E-mail berbasis web mempunyai beberapa
kelebihan berikut.
1) Fungsi e-mail dapat dimanfaatkan di mana pun dan kapan pun selama
tersambung dengan internet.
2) Tidak memerlukan e-mail client. Hal ini disebabkan Anda seperti membuka halaman web
saja.
3) Kapasitas penyimpanan e-mail Anda tergantung pada kapasitas server.
Umumnya, server memiliki kapasitas penyimpanan lebih besar dari hard disk
Anda.
Kekurangan e-mail berbasis web sebagai berikut.
1) Saat mengakses e-mail sambungan internet tidak boleh terputus.
2) E-mail Anda relatif sulit diarsip. Hal itu dikarenakan e-mail berada pada komputer server.
3) lika server mengalami masalah, e-mail Anda dapat rusak atau bahkan hilang begitu saja.
Setelah mengenal jenis e-mail, Anda akan mengenal bagaimana cara kerja. bentuk alamat,
dan bentuk komunikasi e-mail.
4. Langkah-Langkah Membuat Alamat E-mail
Pada materi berikut akan dijelaskan cara pembuatan e-mail pada dua situs web yang umum
digunakan oleh client, yaitu GoogleMail dan YahooMail. Kedua situs web ini sudah populer
sebagai situs web penyedia layanan pembuatan email dengan fasilitas yang cukup
memuaskan. Berikut langkah-langkah membuat email menggunakan Yahoo Mail dan
GoogleMail.
a. E-mail di Situs Yahoo
Hal pertama yang harus Anda lakukan ketika ingin membuat alamat e-mail di Yahoo, yaitu
masuk ke situs Yahoo. Anda dapat mengunjungi situs ini dengan mengetikkan
www.yahoo.co.id (Yahoo Indonesia) di kolom alamat browser Anda.
Selanjutnya, ikuti langkah-langkah berikut! 1) Pada halaman web tersebut, klik menu Daftar
untuk menampilkan halaman
Formulir Pendaftaran.
2) Isilah kolom-kolom yang tersedia dengan identitas diri Anda.
3) Langkah selanjutnya, Yahoo akan memberikan beberapa alternatif alamat e-mail yang
sesuai untuk Anda. Klik pada salah satu alamat alternatif tersebut atau ketik sendiri alamat e-
mail yang Anda kehendaki. Jika alamat e-mail tersedia, Anda dapat menggunakannya.
4) Setelah itu, Yahoo isikan kata sandi yang Anda kehendaki. Perlu Anda ketahui. Yahoo
memberikan batas minimal kata sandi sebanyak 6 karakter. Selain itu, Yahoo membedakan
antara huruf kecil (a, b, c,...) dengan huruf kapital (A, B, C...). Gunakan kombinasi huruf dan
angka supaya kata sandi Anda akurat.
5) Selanjutnya, isikan alamat e-mail alternatif. Alamat e-mail alternatif akan digunakan
ketika Anda lupa kata sandi. Sesuai permintaan Anda, Yahoo akan mengirimkan sandi Anda
ke alamat alternatif tersebut. Alamat alternatif ini biasanya sebuah alamat e-mail yang dibuat
pada penyedia jasa e-mail selain Yahoo. Jika dirasa kurang perlu, Anda dapat mengosongkan
kolom tersebut.
6) Tentukan "Pertanyaan Keamanan, kemudian isikan jawabannya pada kotak yang
disediakan. Pertanyaan keamanan dan jawabannya digunakan ketika Anda lupa sandi atau ID
Yahoo Anda.
7) Perhatikan gambar beberapa karakter yang ditampilkan, kemudian baca huruf huruf atau
angka-angka yang ditampilkan tersebut. Ketik karakter-karakter tadi pada kotak yang
disediakan. Tandai checkbox "Saya sudah membaca dan menyetujui Ketentuan Layanan
Yahoo! dan Kebijakan Privasi Yahoo!" sebagai persetujuan Anda terhadap ketentuan Yahoo
yang akan mengirim pesan penting Yahoo secara elektronik.
8) Terakhir klik tombol Buat Akun Saya untuk memproses alamat e-mail yang telah Anda
ajukan.

5. Etika Penggunaan Surat Elektronik

Sebagaimana menulis surat biasa, menulis surat elektronik juga mempunyai etika. Etika
penggunaan email atau surat elektronik antara lain sebagai berikut.
a. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu
besar. Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan
lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak
mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik
juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat
diterima (dan dikirim) penggunanya,
b. Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang
yang dituju.
c. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya,
jangan mengutip seluruh tulisan orang itu.
e. Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi
saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu akses penerima,
f. Dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke
tulisan aslinya.
g. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan Anda berteriak.
h. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan
berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
6. Kelebihan dan Kekurangan E-mail
Layanan e-mail mempunyai kelebihan dan kelemahan, antara lain sebagai berikut.
a. Kelebihan E-mail
1) Pengoperasian mudah dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi.
2) Pengiriman sangat cepat.
3) Biaya murah.
4) Dapat mengirim ke beberapa alamat lain sekaligus.
5) Surat yang masuk mudah dibaca, disimpan, dan dicetak. 6) Privasi terjamin yang
dilindungi oleh password
b. Kekurangan E-mail
1) Kesalahan penulisan alamat tujuan, maka e-mail tidak sampai tujuan.
2) E-mail dikirim sering gagal apabila:
a) lalu lintas internet padat;
b) koneksi lambat;
c) kotak surat tujuan penuh, maka e-mail yang datang akan terhapus.
3) Adanya kemungkinan pemalsuan identitas.
4) Rawan penyadapan, jika password diketahui oleh orang lain.

7. Cara Penanganan E-mail

Untuk mengelola e-mail, Anda dapat melakukannya melalui beberapa cara. Salah satu cara
adalah mengelola e-mail tersebut langsung di situs web yang menyediakan layanan e-mail
tempat Anda mendaftar.
Dengan menggunakan program browser, Anda dapat langsung mengirim, membalas, dan
melanjutkan e-mail secara langsung dari situs web. Sebagai contoh, pada buku ini akan
dibahas cara mengolah e-mail pada situs Yahoo Mail.

3. Mengirim E-mail
Mengirimkan e-mail sama seperti mengirimkan surat biasa melalui jasa pos. Dalam
mengirimkan surat biasa, Anda memerlukan alamat yang dituju, judul surat, isi surat, dan
tanda tangan Anda. Hampir sama ketika Anda akan mengirimkan surat, bedanya Anda tidak
memerlukan biaya untuk prangko dan tidak perlu menunggu lama sampai e-mail diterima
oleh alamat yang dituju, kecuali jika alamat yang dituju sedang tidak membuka kotak
suratnya. Untuk mengirimkan e-mail, sebelumnya Anda harus masuk terlebih dahulu ke
kotak surat Anda. Anggap saja Anda belum masuk ke kotak surat Anda.
b. Membalas E-mail
Untuk membalas sebuah e-mail dari seseorang, tentu Anda dapat melakukannya dengan cara
membuat e-mail baru ke alamat e-mail tersebut. Akan tetapi, ada cara yang lebih mudah
untuk membalas e-mail seseorang.
1) Setelah Anda selesai membaca e-mail dari teman Anda atau seseorang, klik link Balas
yang terdapat pada halaman web tersebut.
2) Secara otomatis bagian kepada akan terisi dengan alamat e-mail pengirim. Selain itu,
bagian topik otomatis akan berisikan topik pesan.
3) Bagian isi pesan pun akan berisi pesan yang sama sebagai lampiran. Anda dapat
menuliskan pesan balasan Anda sebelum lampiran tersebut. Jika Anda tidak memerlukan
lampiran. Anda dapat pula menghapus lampiran tersebut secara manual.
4) Setelah Anda selesai menuliskan pesan balasan, klik Kirim untuk mengirimkan pesan
balasan tersebut.
8. Cara Mencetak E-mail
Anda dapat mencetak pesan dalam layanan e-mail. Berikut tata cara mencetak
e-mail.
a. Mencetak 1 E-mail
Jika ada beberapa e-mail dalam percakapan yang sama. Anda dapat mencetak
satu e-mail saja.
1) Buka aplikasi Gmail.
2) Buka e-mail yang ingin dicetak.
3) Pada kanan atas e-mail, tap Lainnya kemudian Cetak

b. Mencetak E-mail dengan Balasan

Jika ada beberapa e-mail dalam percakapan yang sama, Anda dapat mencetak semua e-mail
tersebut sekaligus.
1) Buka aplikasi Gmail.
2) Buka percakapan yang ingin Anda cetak
3) Di kanan atas, tap Lainnya, kemudian Cetak semua

3. Sistematika Penulisan Laporan

Sistematika merupakan urutan atau rangkaian berdasarkan urutan tertentu. Sistematika akan
memudahkan pembaca laporan memahami isi laporan sekaligus dapat mencerminka
kemampuan penulisnya. Secara umum, sistematika penulisan laporan dapat dibagi menjadi
empat, antara lain sebagai berikut.
a. Judul
Judul laporan berisi mengenai nama laporan, tempat kegiatan yang dilaporkan berada, nama
orang atau pihak pembuat dan jabatannya, tahun pembuatan, dan nama penerbitannya (jika
diterbitkan).
Contoh:
Laporan Sirkulasi Surat Tahun 2017 Dinas Kehutanan Kota Surakarta Disusun oleh Adinda
Khusnul Khotim
Siswa SMK Bakti Mulia Surakarta
2017
b. Pendahuluan
Pendahuluan sebenarnya sudah merupakan bagian dari isi laporan. Pendahuluan berfungsi
sebagai pengantar sebelum sampai pada isi laporan sebenarnya. Pendahuluan biasanya berisi
dasar pembuatan laporan, cara pembuatan laporan, dan ruang lingkup atau batasan laporan.
Dasar pembuatan laporan merupakan alasan apa yang membuat suatu laporan harus dibuat.
Dasar pembuatan laporan dapat berasal dari peraturan, tugas, surat keputusan, peraturan
perundang-undangan. Cara pembuatan laporan dapat berupa metode atau cara laporan dibuat
atau cara pengumpulan data dilakukan. Cara pembuatan laporan dibuat untuk menilai tingkat
kepercayaan laporan. Ruang lingkup laporan merupakan pagar yang membatasi laporan agar
punya batasan yang jelas. Ruang lingkup menunjukkan cakupan laporan.
c. Isi Laporan
Isi laporan merupakan inti dari permasalahan yang ingin dijabarkan. Agar isi laporan dapat
sahih (dapat dipertanggungjawabkan), maka seharusnya isi laporan diisi pula dengan data-
data pendukung. Data pendukung dapat berupa foto (untuk
kegiatan), bon, faktur, kwitansi (untuk pembayaran), bukti fisik (untuk kriminal), berita acara
(untuk penyerahan barang), dan sejenisnya.
Isi laporan biasanya dibagi menjadi dua bagian, disesuaikan dengan jenis laporannya. Bagian
pertama berisi pemaparan fakta, sementara bagian lainnya berisi pertanggungjawaban,
analisis, dan opini dari pembuatnya. Pembagian menjadi dua bagian sangat penting karena
akan lebih memudahkan pembacaan dan penganalisisan laporan.
d. Penutup
Isi laporan biasanya berupa tiga hal yaitu kesimpulan, kritik dan saran, serta lampiran.
Kesimpulan berisi ringkasan dari isi laporan. Kritik dan saran diberikan khusus untuk jenis
laporan selain laporan informatif, yaitu berisi mengenai pendapat penulis mengenai hasil
kesimpulan. Lampiran berisi mengenal data-data pendukung.