Alat-alat ini digunakan bersamaan dengan alat yang paling penting dari
semuanya yaitu kemampuan untuk mengelola proyek secara strategis dari awal
hingga akhir. "Siklus proyek" atau alur kerja manajemen tersebut memberikan
pendekatan sistematis untuk manajemen proyek untuk kehidupan proyek dan
seterusnya.
Geografi
Perancang PAP harus dengan jelas mengidentifikasi di mana proyek atau
subproyek akan dilaksanakan. Pada kenyataannya, jika desain SAP terdiri dari
seluruh negara, biasanya cakupan operasional tidak mungkin berasal dari seluruh
lanskap nasional. Pemerintah penerima dan penyumbang proyek akan fokus pada
bidang prioritas yang diidentifikasi oleh tekanan politik, seperti daerah perkotaan
dengan sektor informal yang besar, daerah pedesaan dengan penduduk asli yang
besar yang beroperasi di sektor informal, tanah bernilai tinggi di daerah pedesaan
yang sudah berada di sektor formal, atau hutan atau tanah negara. Apapun desain
nasionalnya, setiap daerah akan menghadirkan ciri khas yang unik dan
membutuhkan strategi yang berbeda.
Gambar 13.4 Dalam metodologi reformasi kadaster, studi kasus digunakan untuk
perbandingan untuk sampai pada solusi.
STUDI KASUS
Analisis lokasi
Perumusan hipotesis
Studi kasus
Deskripsi sistem dalam konteks prinsip kadaster
↓
PERBANDINGAN
Etnografi masing-masing yurisdiksi
Pengembangan definisi dan klasifikasi
Identifikasi keterkaitan intra-yurisdiksi
Identifikasi keterkaitan antar-yurisdiksi
Pengujian hipotesis lintas yurisdiksi dalam konteks prinsip kadaster yang diterima
↓
SOLUSI
Memperoleh solusi dan memodifikasi untuk yurisdiksi tertentu
Merancang solusi khusus yurisdiksi
Memperoleh solusi tanpa modifikasi berdasarkan studi kasus, prinsip kadaster,
pengetahuan sebelumnya, dan perbandingan
Mendokumentasikan Proses dan Praktik Utama SAP
Dokumentasi proses kepemilikan tanah bersama, pengalihan tanah,
hipotek, sewa guna usaha dan pembagian, warisan, dan transisi sosial adalah inti
dari pemahaman dan reformasi SAP. Hal teersebut memerlukan studi rinci "waktu
dan gerak" dari setiap proses (lihat bab 4, "Proses administrasi pertanahan").
Melacak dengan cermat pemindahan tanah atau pembagian sebidang tanah dari
awal hingga akhir adalah hal yang sangat penting—dengan kata lain, mengikuti
“jejak dokumen” dan, di beberapa negara, “jejak uang”. Pemahaman rinci tentang
proses SAP ini memungkinkan reka ulang. Tanpa itu semua, reformasi SAP akan
gagal.
Gambar 13.5 Penduduk desa Kamboja berpartisipasi dalam PAP di tingkat lokal.
“Siklus Proyek”
Pengenalan terbaik tentang bagaimana membangun proyek skala besar
tetap menjadi model yang disarankan oleh Bank Dunia (gambar 13.6), meskipun
setiap proyek memiliki karakteristik uniknya sendiri.
Tahap terpisah dari desain proyek yang umum tetapi dapat disesuaikan
meliputi:
Tahap identifikasi pra-proyek
Tahap identifikasi proyek
Tahap persiapan, penilaian, dan persetujuan
Tahap implementasi
Tahap evaluasi
Walau setiap lembaga pendanaan akan memiliki standar dan proses
proyeknya sendiri, dan setiap negara (atau bahkan departemen pemerintah dalam
suatu negara) akan memiliki metode prosesnya sendiri, semua proyek umumnya
mengikuti pola umum semacam ini. Proyek juga akan melibatkan partisipasi
campuran antara publik dan swasta. Desain proyek yang luas ini harus diterapkan
pada PAP, selain faktor teknis yang spesifik. PAP perlu melibatkan berbagai jenis
partisipasi, mulai dari proyek yang dilakukan sepenuhnya oleh pemerintah hingga
proyek yang dibayar oleh pemerintah tetapi dilakukan oleh perusahaan sektor
swasta, termasuk sektor amal dan non-pemerintah.
Keberlanjutan
Dengan asumsi bahwa proyek tersebut layak dan bahwa strategi
manajemen risiko yang memadai dapat dikembangkan, masalah utamanya adalah
apakah proyek tersebut berkelanjutan, baik secara kelembagaan maupun finansial
dalam jangka panjang—yaitu, ketika pendanaan penyumbang eksternal atau
pendanaan bank berhenti. Masalah ini perlu dipertimbangkan selama persiapan
proyek. Isu-isu utama yang mempengaruhi keberlanjutan termasuk pendanaan
berkelanjutan dan dukungan politik, infrastruktur yang sesuai, kapasitas kognitif
masyarakat untuk mengintegrasikan reformasi ke dalam kehidupan sehari-hari,
dan pembangunan kapasitas yang berkelanjutan termasuk pendidikan, pelatihan,
dan penelitian. Kapasitas sistem untuk menarik transaksi derivatif atau pasca
pemberian hak milik dan perubahan kepemilikan melalui transisi sosial, terutama
warisan, juga sangat penting.
Gambar 13.6 Bank Dunia telah mengembangkan Siklus Proyek sebagai model
bagaimana melakukan proyek skala besar.
Gambar 13.7 PAP dapat dilaksanakan di daerah perkotaan seperti India.
Gambar 13.8 PAP juga dapat dilaksanakan di daerah pedesaan seperti Tibet.
Desain Proyek, Penaksiran, Awal, dan Mobilisasi
Siklus Proyek yang digunakan oleh Bank Dunia memberikan wawasan
tentang pinjaman bank dan kebijakan proyek. Namun, itu tidak sepenuhnya
mengeksplorasi beberapa langkah praktis dalam mengembangkan dan
mengimplementasikan sebuah proyek. Misalnya, biasanya hingga empat atau lima
misi berbeda dilakukan sebelum sebuah proyek benar-benar dimulai. Misi awal
biasanya mengikuti langkah-langkah standar meskipun selalu dirancang agar
sesuai dengan proyek (gambar 13.7 dan 13.8). Langkah-langkah tersebut dapat
mencakup hal-hal berikut:
Pertama, masalah terkait lahan diidentifikasi, dan asumsi proyek yang luas
dikembangkan. Hal ini sering dilakukan oleh organisasi seperti Bank
Dunia, biasanya dilakukan dengan masukan dari salah satu lembaga
bantuan pembangunan yang mengkhususkan diri pada proyek yang
berhubungan dengan tanah, dan kemudian dilakukan sebagai tanggapan
atas tekanan dari LSM.
Kedua, proyek dirancang, biasanya dengan melibatkan pakar internasional
dan lokal. Sayangnya, ini seringkali merupakan langkah yang kekurangan
sumber daya, mengingat kompleksitas PAP yang besar. Bukan tidak
masuk akal bagi proyek SAP besar untuk memiliki tim yang mengerjakan
desain dan persiapan proyek selama lebih dari tiga bulan. Secara umum,
semakin banyak upaya yang dimasukkan ke dalam desain proyek, semakin
baik peluang keberhasilannya.
Ketiga, penilaian desain proyek biasanya melibatkan semua pihak, seperti
negara penerima, lembaga pemberi pinjaman, terkadang Bank Dunia, dan
lembaga bantuan pembangunan, seperti SIDA, USAID, atau AusAID,
yang mendanai proyek bersama-sama. Tim penilai biasanya mencakup
perwakilan dari organisasi-organisasi ini serta para ahli lokal dan
internasional. Setelah desain proyek telah diubah dan disetujui, pendanaan
akan diatur.
Langkah selanjutnya biasanya melibatkan badan bantuan pembangunan
internasional yang telah setuju untuk membiayai proyek bersama-sama
dengan menunjuk organisasi pemerintah atau sektor swasta untuk
mengelola dan melaksanakan proyek. Ini biasanya membutuhkan
penawaran atau tender oleh pihak yang berkepentingan untuk melakukan
pekerjaan; pemilihan tim yang sukses, seringkali melalui proses evaluasi
yang ekstensif dan ketat; negosiasi kontrak; dan terakhir, pemberian dan
penandatanganan kontrak.
Terakhir, kontraktor sukses akan mengunjungi lokasi untuk melakukan
studi awal untuk implementasi proyek. Ini biasanya melibatkan semua
pihak yang terlibat dalam proyek. Setelah studi awal disetujui (khususnya
oleh negara penerima), kontraktor proyek memulai misi mobilisasi akhir
untuk memulai proyek.
Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat lebih dari sekedar konsultasi pemangku
kepentingan dan masyarakat. Kontak rutin dengan semua pihak yang
berkepentingan serta masyarakat luas sangat penting untuk proyek SAP. Itu dapat
mencakup berbagai media, termasuk radio, televisi, poster, selebaran, artikel surat
kabar, dan iklan. Ini termasuk seminar, konferensi, lokakarya, dan pertemuan kota
dan desa, serta tampilan permanen di dalam KMP yang menjelaskan proyek,
tujuan, kemajuan, dan pencapaiannya. Keterampilan seorang ahli media yang
berpengalaman sangat berguna dalam merancang strategi dan program hubungan
masyarakat.
Manajemen Keuangan
Manajemen keuangan yang baik adalah inti dari manajemen proyek yang
baik. Setiap PAP akan memiliki manajer atau pengontrol keuangan dan seringkali
didukung oleh tim kecil. Ketika ada manajer dan tim proyek yang dikontrak,
kontraktor juga memiliki seseorang untuk memantau keuangan yang terkait
dengan kontrak manajemen proyek seperti gaji ahli untuk jangka panjang dan
jangka pendek, biaya hidup dan per diem, biaya perjalanan, dll. , fokus utama
manajemen keuangan adalah pada proyek aktual dan hal-hal seperti gaji, biaya
perjalanan dan kendaraan, pengadaan termasuk menyiapkan dan mengelola
kontrak untuk peralatan dan sumber daya proyek, interaksi pemangku kepentingan
dan masyarakat (seminar, konferensi, lokakarya, dll), publisitas , dan mendirikan
kantor lapangan.
Kualitas Asuransi
Secara historis, penjaminan mutu dilakukan dengan menunjuk tim ahli
(meliputi survei dan pemetaan, pendaftaran tanah, penilaian tanah, pendidikan dan
pelatihan, ajudikasi, interaksi masyarakat, reformasi hukum, manajemen strategis,
dan sebagainya, tergantung pada sifat proyek) di bawah arahan lembaga
pendanaan yang mengunjungi dan meninjau proyek setiap tahun (dan terkadang
lebih dari jangka waktu tersebut). Setiap spesialis akan meninjau bidang minat
mereka dan membuat rekomendasi yang sesuai. Baru-baru ini, beberapa proyek
telah mengadopsi pendekatan jaminan kualitas (QA) yang lebih canggih dengan
secara resmi menunjuk panel QA di awal proyek yang merupakan bagian dari tim
kontrak manajemen proyek tetapi beroperasi secara terpisah dari administrasi
proyek. AusAID dan Bank Dunia telah berhasil menggunakan pendekatan ini
dalam PAP di Filipina. Meskipun konsep ini menawarkan banyak keuntungan,
namun tampak mahal (walaupun pada kenyataannya, ini mungkin merupakan
pilihan berbiaya rendah) dan masih berkembang sebagai alat manajemen proyek.
Sumber Daya
Semua proyek membutuhkan sumber daya, dan salah satu peran utama
KMP adalah memastikan ada sumber daya yang memadai untuk memenuhi
jadwal proyek. Kategori utama sumber daya adalah orang, peralatan, akomodasi,
dan transportasi. Manajemen staf (manajemen dan pengembangan sumber daya
manusia) memerlukan bagian khusus untuk memastikan penunjukan personel
proyek yang tepat dan pelatihan yang memadai. Kategori lain juga membutuhkan
perhatian khusus.
Pengadaan
PAP komprehensif yang besar membutuhkan peralatan, kendaraan, dan
sumber daya yang signifikan. Sebagian besar akuisisi tersebut pada peralatan
survei, seperti digital theodolites (Total Stations) dan satellite positioning
equipment (GPS), serta peralatan komputasi. Biasanya, pemetaan merupakan
komponen utama dari proyek-proyek ini, yang membutuhkan akuisisi baik foto
udara atau citra satelit resolusi tinggi. Menghasilkan peta yang sesuai pada citra
tersebut juga merupakan tugas utama. Semua kegiatan ini membutuhkan keahlian
profesional untuk mengevaluasi kebutuhan proyek dan menyiapkan kontrak
pengadaan. Seluruh proses evaluasi kebutuhan pengguna, pengembangan kontrak,
pencarian tender, dan pemberian kontrak, terutama dalam hal foto udara, citra
satelit, dan pemetaan, dapat mengalami penundaan yang signifikan. Walau pada
perkiraan awal menunjukkan bahwa kegiatan ini dapat diselesaikan dalam
beberapa bulan atau dalam waktu kurang dari satu tahun, kenyataannya adalah
bahwa mereka seringkali dapat memakan waktu dua hingga tiga tahun sebelum
produk akhirnya dikirimkan. Kerangka waktu ini dapat berdampak besar pada
suatu proyek dan harus dipertimbangkan dengan cermat selama desain proyek.
Empat langkah yang disebutkan di sini dan aktivitas terkaitnya mewakili
sebagian besar aspek kunci untuk merancang, membangun, dan mengelola operasi
harian SAP.
KERANGKA EVALUASI
Steudler (2004) mengembangkan kerangka kerja praktis yang
mengevaluasi kegiatan atau hasil SAP di tingkat kebijakan, manajemen, dan
operasional. Kerangka tersebut juga memasukkan faktor eksternal dan proses
peninjauan dalam matriks evaluasi (gambar 13.9). Untuk setiap kegiatan atau
hasil, kerangka ini mengidentifikasi aspek evaluasi, indikator (situasi yang ada),
dan praktik terbaik. Dengan menggabungkan situasi yang ada dengan praktik
terbaik, kerangka ini mengidentifikasi kesenjangan kinerja yang dirangkum dalam
matriks SWOT (tabel 13.3). Gambar yang agak rinci ini memuat semua prinsip
yang relevan untuk kerangka evaluasi ini. Steudler menguji kerangka evaluasi
pada beberapa studi kasus (Steudler 2004; Steudler dan Williamson 2005).
Manfaat pendekatan Steudler adalah memberikan kerangka kerja yang ketat untuk
evaluasi yang dapat mengenali berbagai tingkat kegiatan dan indikator terkait dari
perspektif kebijakan (seperti memberikan pembangunan ekonomi atau mengatasi
pengurangan kemiskinan) ke tingkat operasional (seperti biaya atau waktu untuk
mentransfer properti atau survei sebidang tanah).