PLANNING AND CONTROL TECHNIQUE MODULE

Dalam modul ini, ada tiga kategori alat dan teknik perencanaan dasar :
1. Teknik untuk menilai lingkungan
2. Teknik untuk mengalokasikan sumber daya,
3. Teknik perencanaan kontemporer.

1.TECHNIQUES FOR ASSESSING THE ENVIRONMENT

Dalan teknik untuk menilai lingkungan ini ada 3 teknik yang dapat dilakukan yaitu : pemindaian
lingkungan, peramalan, dan perbandingan.

a. Environmental Scanning
Seberapa pentingkah pemindaian lingkungan?
Gates mengirim pesan penting melalui e-mail kepada beberapa eksekutif puncaknya
yang mengatakan bahwa Microsoft sebaiknya berhati-hati karena tampaknya Google
sedang bersiap untuk berubah menjadi perusahaan perangkat lunak. Oleh karena itu
pemindaian lingkungan ini cukup penting dilakukan terlebih dahulu.

Kemudian bagaimana manajer bisa menyadari perubahan lingkungan yang signifikan?

seperti undang-undang baru di Jerman yang mengizinkan belanja untuk "barang-barang
turis" pada hari Minggu. Manajer di organisasi kecil dan besar menggunakan
pemindaian lingkungan. Pemindaian lingkungan ini merupakan elemen penting dari
proses perencanaan strategis. Tujuannya adalah untuk mendeteksi tren yang muncul,
penyaringan informasi dalam jumlah besar untuk mengantisipasi dan menafsirkan
perubahan lingkungan. Penelitian telah menunjukkan bahwa perusahaan yang
menggunakan pemindaian lingkungan memiliki kinerja yang lebih tinggi.

Ada dua bidang pemindaian lingkungan yang berkembang pesat: kecerdasan pesaing
dan
pemindaian global.
- Intelijen pesaing adalah proses di mana organisasi mengumpulkan informasi
tentang pesaing mereka dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan seperti:
Siapa mereka? Apa yang mereka lakukan? Apa yang mereka lakukan
memengaruhi kita?
- Pemindaian global adalah jenis pemindaian lingkungan lain yang sangat penting.
Karena pasar dunia kompleks dan dinamis, para manajer telah memperluas
cakupan upaya pemindaian mereka untuk mendapatkan informasi penting
tentang kekuatan global yang dapat mempengaruhi organisasi mereka. Nilai
pemindaian global bagi manajer, tentu saja, sangat bergantung pada sejauh
mana organisasi itu aktivitas global. Untuk perusahaan dengan kepentingan
global yang signifikan, pemindaian global bisa sangat berharga.
 b. Forecasting
Teknik kedua yang dapat digunakan manajer untuk menilai lingkungan adalah
peramalan.
Fore-casting adalah bagian penting dari perencanaan, dan manajer membutuhkan
prakiraan yang akan memungkinkan mereka untuk memprediksi peristiwa masa depan
secara efektif dan tepat waktu.
- Teknik peramalan terbagi dalam dua kategori: kuantitatif dan kualitatif.
Peramalan kuantitatif menerapkan seperangkat aturan matematis ke
serangkaian data masa lalu untuk memprediksi hasil. Teknik ini lebih disukai
ketika manajer memiliki cukup data keras yang dapat digunakan. Perkiraan
kualitatif, sebaliknya, menggunakan penilaian dan pendapat individu yang
berpengetahuan luas untuk memprediksi hasil. Teknik kualitatif biasanya
digunakan ketika data yang tepat terbatas atau sulit diperoleh. EXHIBIT PC-1
menjelaskan beberapa teknik peramalan yang populer

- Efektivitas Peramalan Tujuan dari peramalan adalah untuk memberikan

informasi kepada manajer yang akan memfasilitasi pengambilan keputusan.
Terlepas dari pentingnya perencanaan, para manajer telah mencampurkan
kesuksesan dengannya. Misalnya, sebelum liburan akhir pekan di pabrik Procter
& Gamble di Lima, Ohio, para manajer bersiap untuk menutup fasilitas lebih awal
agar tidak perlu membayar. karyawan untuk hanya duduk-duduk dan memberi
mereka waktu istirahat ekstra. Langkah tersebut tampaknya masuk akal karena
analisis pesanan pembelian dan tren penjualan historis menunjukkan bahwa
pabrik telah melakukannya.

c. Benchmarking
Organisasi mengandalkan benchmarking untuk sejumlah tujuan, termasuk rekrutmen
dan mempertahankan talenta terbaik. Misalnya, manajer kompensasi membandingkan
tingkat gaji terhadap perusahaan yang bersaing untuk bakat yang sama.
Ide dasar di balik benchmarking adalah bahwa manajer dapat meningkatkan kinerja
dengan menganalisis dan kemudian menyalin metode para pemimpin di berbagai
bidang. Organisasi seperti Nissan, Payless Shoesource, militer AS, General Mills,
United Airlines, dan Volvo Construction Equipment telah menggunakan benchmarking
sebagai alat untuk meningkatkan kinerja.
Steps Brenchmarking

2. TECHNIQUES FOR ALLOCATING RESOURCES

Setelah tujuan organisasi ditetapkan, penting untuk menentukan bagaimana tujuan tersebut
akan dicapai. Sebelum manajer dapat mengatur dan memimpin sebagai tujuan
diimplementasikan, mereka harus memiliki sumber daya, aset organisasi (keuangan, fisik,
manusia, dan tidak berwujud). Bagaimana manajer dapat mengalokasikan sumber daya ini
secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi terpenuhi? Meskipun manajer dapat
memilih dari sejumlah teknik untuk mengalokasikan sumber daya (banyak di antaranya
tercakup dalam kursus akuntansi, keuangan, dan manajemen operasi), kita akan membahas
empat teknik di sini: penganggaran, penjadwalan, analisis titik impas, dan pemrograman linier.

a. Budgeting
Anggaran adalah salah satu teknik
perencanaan yang digunakan sebagian besar manajer apa pun tingkat organisasinya.
Ini adalah aktivitas manajerial yang penting karena memaksakan disiplin dan struktur
keuangan di seluruh organisasi. Namun, banyak manajer tidak suka menyiapkan
anggaran karena mereka merasa prosesnya sudah waktunya memakan, tidak fleksibel,
tidak efisien, dan tidak efektif.

Penganggaran adalah proses mengalokasikan sumber daya untuk membayar biaya

masa
depan yang ditentukan. Ada dua pendekatan umum untuk menetapkan anggaran:
penganggaran inkremental dan penganggaran berbasis nol.
- Penganggaran inkremental dimulai dengan anggaran saat ini yang darinya
manajer memutuskan apakah sumber daya tambahan diperlukan dan alasan
untuk memintanya. Pendekatan ini tepat untuk menyesuaikan anggaran yang
berisi semua pengeluaran yang diperlukan.
- Pendekatan alternatif adalah penganggaran berbasis nol yang membantu
meminimalkan pembelanjaan yang boros. Penganggaran berbasis nol (ZBB)
dimulai dengan titik nol yang ditetapkan daripada menggunakan anggaran saat
ini sebagai dasar untuk menambahkan, memodifikasi, atau mengurangi sumber
daya. Informasi anekdotal menunjukkan bahwa penganggaran berbasis nol
menjadi lebih populer setelah resesi ekonomi 2007–2009.

Type of budgets :

b. Penjadwalan
- GANTT CHART Bagan Gantt dikembangkan pada awal 1900-an oleh Henry
Gantt, seorang rekan dari Frederick Taylor, pakar manajemen ilmiah. Ide di balik
 bagan Gantt sederhana. Ini pada dasarnya adalah grafik batang dengan waktu
pada sumbu horizontal dan aktivitas yang dijadwalkan pada sumbu vertikal.
Batang tersebut menunjukkan keluaran, baik yang direncanakan maupun aktual,
selama periode waktu tertentu. Bagan Gantt secara visual menunjukkan kapan
tugas seharusnya diselesaikan dan membandingkan proyeksi tersebut dengan
kemajuan aktual pada setiap tugas. Ini adalah perangkat sederhana namun
penting yang memungkinkan manajer merinci dengan mudah apa yang harus
dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan atau proyek dan untuk menilai apakah
suatu aktivitas lebih cepat dari, terlambat, atau sesuai jadwal.

- LOAD CHARTS Bagan beban adalah bagan Gantt yang dimodifikasi. Alih-alih
membuat daftar aktivitas di sumbu vertikal, bagan beban mencantumkan seluruh
departemen atau sumber daya tertentu. Pengaturan ini memungkinkan manajer
untuk merencanakan dan mengontrol penggunaan kapasitas. Dengan kata lain,
memuat grafik menjadwalkan kapasitas berdasarkan area kerja.

Misal bagan diatas menunjukkan bagan beban untu 6 editor produksi di

perusahaan penerbitan yang sama. Setiap editor mengawai produksi dan desain
beberapa buku. Jika semua orang sudah dijadwalkan secara penuh, editor eksekutif
mungkin memutuskan tidak menerima proyek baru. Karena menunda proyek lama
dan menerima proyek baru membuat mereka lembur serta memperkerjakan lebih
banyak editor produksi. Saat Pameran diperlihatkan hanya Antonio dan Maurice
yang sepenuhnya dijadwalkan untuk 6 bulan ke depan yang sehingga yang lainnya
dapat meneriman proyek baru atau membantu yang tertinggal.

c. Analisis Jaringan PERT

Jaringan PERT adalah diagram-diagram air yang menggambarkan urutan
kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dan waktu atau biaya yang
terkait dengan setiap kegiatan. Dengan diagram PERT, Seorang manajer harus
memikirkan apa yang harus dilakukan, menentukan peristiwa mana yang bergantung
satu sama lain, dan mengidentifikasi potensi tidak masalah.
PERT memudahkan untuk membandigkan efek tindakan alternative terhadap
penjadwalan dan biaya. PERT membantu manajer dalam memantau kemajuan proyek
untuk menjaga proyek tetap sesuai jadwal.
4 Hal agar dapat memahami PERT :
1. Peristiwa adalah titik akhir yang mewakili penyelesaian kegiatan utama.
2. Kegiatan mewakili waktu atau sumber daya yang dibutuhkan untuk maju dari
satu peristiwa ke peristiwa lainnya.
3. Slack time adalah jumlah waktu suatu aktivitas individu dapat ditunda tanpa
menunda keseluruhan proyek.
4. Jalur kritis adalah urutan kejadian dan aktivitas terpanjang atau paling memakan
waktu dalam jaringan PERT.