BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Praktik Kerja Lapangan

Praktik kerja lapangan adalah suatu tahap profesional di mana seorang

mahasiswa (peserta) yang hampir menyelesaikan studi (pelatihan) secara formal

bekerja di lapangan dengan supervisi oleh seorang administrator yang kompeten

dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk mengembangkan kemampuan

melaksanakan tanggung jawab.

Pelaksanaan PKL dilakukan sebagai pemenuhan kebutuhan pada

mahasiswa yang dibentuk menjadi professional sesuai dengan bidangnya.

Dengan diadakan program PKL di harapkan dapat menjadikan mahasiswa

menjadi lebih professional.Dengan penerapan ilmu pengetahuan yang di

dapatkan pada pengalaman yang di dapatkan. Kelebihan lainnya yaitu dapat

membantu mahasiswa untuk mengenal situasi serta kondisi yang terdapat pada

lingkungan kerja itu sendiri sebelum terjun langsung ke dunia kerja yang

sebenarnya. Selain itu, dapat juga berpengaruh pada rumah sakit, puskesmas

atau klinik, secara tidak langsung pihak rumah sakit juga dapat mengetahui dan

menilai tenaga kerja mana yang professional maupun tidak profesional. Maka

program PKL ini memang dilaksanakan karena dapat menguntungkan semua

pihak terkait.
 Pelatihan profesionalisme melalui PKL pada mahasiswa merupakan

salah satu proses penguasaan pada kemampuan atau keterampilan. Hal ini

dilakukan dengan cara terjun langsung untuk bekerja di pelayanan Kesehatan.

Dengan melatih mahasiswa supaya dapat mengembangkan pemikirannya untuk

menjadi lebih inovatif, inisiatif dan kreatif dalam pengembangan idenya.

Jaminan Kesehatan adalah perlindungan Kesehatan berupa manfaat

pemeliharaan kesehatan agar peserta memperoleh manfaat pemeliharaan

kesehatan dan perlindungan dalam memenuhi kebutuhan dasar kesehatan yang

diberikan kepada setiap orang yang telah membayar iuran secara mandiri atau

dibayarkan oleh pemerintah maupun perusahaan.

Penyelenggara pelayanan Kesehatan meliputi semua fasilitas kesehatan

yang telah bekerja sama dengan BPJS Kesehatan baik berupa FKTP maupun

FKRTL baik swasta maupun pemerintah. FKTP dapat berupa Puskesmas, praktik

dokter, praktik dokter gigi, klinik pratama dan rumah sakit kelas D pratama,

sedangkan FKRTL dapat berupa klinik utama, rumah sakit umum maupun rumah

sakit khusus. Pelayanan Kesehatan bagipeserta yang dijamin oleh BPJS

Kesehatan terdiri atas pelayanan Kesehatan tingkat pertama, pelayanan

Kesehatan rujukan tingkat lanjutan, baik pelayanan Kesehatan tingkat kedua

(spesialistik) maupun pelayanan Kesehatan tingkat ketiga (subspesialistik) serta

pelayanan kesehatan lain yang ditetapkan oleh pemerintah. FKTP adalah

fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya pelayanan

Kesehatan perorangan, darimulai promotif, preventif, kuratif maupun rehabilitatif.

Dalam hal ini adalah Puskesmas, klinik dan dokter praktek perorangan yang
menjalin Kerjasama dengan BPJS Kesehatan untuk memberikan pelayanan

kepada peserta JKN. Sedangkan pelayanan Kesehatan rujukan tingkat lanjutan

adalah upaya pelayanan Kesehatan peroranga nyang bersifats pesialistik

maupun sub spesialistik yang meliputi rawat jalan tingkat lanjutan, rawat inap

tingkat lanjutan, dan rawat inap di ruang perawatan khusus. Dalam hal ini adalah

rumah sakit pemerintah dan swasta yang diatur dalam Peraturan Menteri

Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 Tentang Pelayanan Kesehatan Pada JKN.

Menjalin Kerjasama dengan BPJS Kesehatan untuk memberikan pelayanan

kepada peserta JKN.

Rekam medis adalah keterangan,data dan informasi mengenai data

demografis pasien, sejarah medis pasien serta Tindakan-tindakan medis yang

pernah diberikan kepada pasien yang bersangkutan. Rekam medis bukan hanya

merupakan suatu pencatatan tapi suatu sistem yang berjalan meliputi proses

perekaman , penyimpanan serta penyajian rekam medis tersebut kepada pihak-

pihak yang membutuhkan.

Rumah sakit memerlukan informasi yang diperoleh demi pengumpulan

dan pengolahan data untuk keperluan nmanajemen dan kesinambungan

pelayanan karena rekam medis merupakan bagian dari sistem pengelolaan

rumah sakit. Pada dasarnya struktur rekam medis terdiri dari 2 bagian pokok

yaitu pencatat atau penangkap data dan pengolah data. Ditinjau dari cara

memperoleh data pasien dan mengolah data sampai memperoleh informasi yang

dibutuhkan rumah sakit maka beberapa tempat di luar dan di dalam rekam medis
 yang berfungsi sebagai perangkat dan penghasil data rekam medis Widiarta

(2007:15)

3.2 Aspek Rekam Medis

Rekam medis memiliki tuju aspek yaitu :

1. Aspek Administrasi

Rekam medis mempunyai arti administrasi karena isinya menyangkut tindakan

berdasarkan wewenang dan tanggung jawab bagi tenaga kesehatan.

2. Aspek Medis

Rekam medis mempunyai nilai medis karena catatan tersebut dipakai sebagai

dasar merencanakan pengobatan dan perawatan yang akan diberikan.

3. Aspek Hukum

Rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya

jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam usaha menegakan hukum

serta bukti untuk menegakan keadilan.

4. Aspek Keuangan

Rekam medis dapat menjadi bahan untuk menetapkan pembayaran biaya

pelayanan kesehatan.
5. Aspek Penelitian

Rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena menyangkut data informasi

tentang perkembangan kronologis pelayanan medik terhatap pasien yang dapat

dipelajari

6. Aspek Pendidikan

Rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena menyangkut data informasi

tentang perkembangan kronologis pelayanan medik terhadap pasien yang di

pelajari

7. Aspek Dokumentasi

Rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena merupakan sumber yang

harus didokumentasikan yang dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan

laporan.

3.3 Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

3.3.1 Pengertian Rawat Jalan

Menurut Huffman (1994) Rawat Jalan adalah pelayanan yang

diberikan kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di

fasilitasi pelayanan kesehatan.

Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.

560/Menkes/SK/IV/2003 tentang tarif perjan rumah sakit bahwa rawat jalan

adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan,

rehabilitasi medis dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa menginap

dirumah sakit.

Pelayanan rawat jalan (ambulatory services) adalah salah satu

bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sederhana yang dimaksud

dengan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk

pasien tidak dalam bentuk rawat inap. Ke dalam pengertian pelayanan

rawat jalan ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana

pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal seperti rumah sakit

atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home care)

serta di rumah perawatan (nursing homes) (Azwar, 1996 dalam Hidayah A

N, 2016).

Sabarguna (2008: 83) dalam Hidayah A N (2016) mengemukakan

bentuk pertama dari pelayanan rawat jalan adalah yang diselenggarakan

oleh klinik yang ada kaitannya dengan Rumah Sakit (hospital-based

assmbulatory care). Pada saat ini berbagai jenis pelayanan rawat jalan

banyak diselenggarakan oleh klinik Rumah Sakit, secara umum dapat

dibedakan atas empat macam :

1. Pelayanan gawat darurat (emergency services) yakni untuk

menangani pasien yang membutuhkan pertolongan segera dan

mendadak;

2. Pelayanan rawat jalan paripurna (comprehensive hospital outpatient

services) yakni yang memberikan pelayanan kesehatan paripurna

sesuai dengan kebutuhan pasien.

3. Pelayanan rujukan (referral services) yakni yang hanya melayani

pasien-pasien yang dirujuk oleh sarana kesehatan lain. Biasanya

untuk diagnosis atau terapi, sedangkan perawatan selanjutnya tetap

 ditangani oleh sarana kesehatan yang merujuk.

4. Pelayanan bedah jalan (ambulatory surgery services) yakni yang

memberikan pelayanan bedah yang dipulangkan pada hari yang

sama

3.3.2 Penerimaan Pasien Rawat Jalan

Menurut dirjen Yanmed (2006:34), penerimaan pasien rawat jalan

dinamakan TPP RJ (Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan). Fungsi

utamanya adalah menerima pasien untuk berobat ke poliklinik yang dituju

masing-masing pasien tersebut. Prosedur penerimaan pasien dapat

disesuaikan dengan sistem yang dianut oleh masing- masing rumah sakit.

Dilihat dari jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:

1) Pasien Baru

Pasien baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah

sakit untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan. Setiap pasien baru

diterima di tempat penerimaan pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh

petugas guna mendapatkan informasi mengenai data identitas sosial pasien

yang harus diisikan formulir ringkasan riwayat klinik.

2) Pasien lama

Pasien lama adalah pasien yang pernah berobat/datang sebelumnya

ke rumah sakit, maka pasien mendatangi tempat pendaftaran pasien lama

atau ke tempat penerimaan pasien yang telah ditentukan

3.3.3 Isi Rekam Medis Rawat Jalan

Menurut pasal 3 ayat (1) Permenkes RI Nomor 269/ Menkes

/Per /III / 2008 , isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana

pelayanan kesehatan diantaranya berisi :

1) Identitas pasien.

2) Tanggal dan waktu

3) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan

riwayat penyakit;

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic;

5) Diagnosis;

6) Rencana penatalaksanaan;

7) Pengobatan dan atau tindakan;

8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien;

9) Untuk pasien khusus gigi dilengkapi ondotogram klinik; dan

10) Pesetujuan tindakan bila diperlukan

Dalam penerimaan pasien akan menghadapi berbagai kategori pasien,

dimana pasien yang datang ke rumah sakit dapat dibedakan ke dalam

beberapa kategori yaitu :

1) Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit dapat dibedakan menjadi :

a) Pasien yang dapat menunggu

 a. Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian

b. Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat

b) Pasien yang segera ditolong (pasien gawat darurat)

2) Sedangkan menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan

menjadi :

a) Pasien baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke

rumah sakit untuk keperluan berobat.

b) Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya

untuk keperluan berobat.

3) Kedatangan pasien dapat terjadi karena :

a) Dikirim oleh dokter praktek di luar rumah sakit

b) Dikirim oleh rumah sakit lain, puskesma atau jenis pelayanan

kesehatan lainnya

c) Datang atas kemauan sendiri

(Dirjen Yanmed, 2006 : 33-34)

3.3.4 Alur Pelayanan Pasien

Tempat penerimaan pasien merupakan gerbang pelayanan pertama

disuatu fasilitas pelayanan kesehatan. Beberapa pasien memutuskan

berobat disuatu berobat disuatu fasyankes dengan mempertimbangkan

tempat penerimaan pasien yang nyaman dan petugas yang memuaskan.

Selain fasilitas yang mendukung, petugas penerimaan pasien harus

menguasai alur pasien, alur berkas rekam medis, dan prosedur penerimaan

pasien, sehingga petugas dapat memberikan pelayanan dan informasi yang

tepat dan cepat (Budi S C, 2011 : 32 ).

A. Pengertian Alur Pelayanan Pasien

Alur Pelayanan pasien adalah urutan proses pelayanan pasien

sejak mendaftar, diperiksa sampai dengan meninggalkan tempat pelayanan

dan mendapatkan tindak lanjut di rumah jika diperluksan sesuai kebutuhan

pasien berdasarkan ketentuan yang berlaku (Rosidah L. 2017).

B. Alur Pasien Di Fasilitas Pelayanan Kesehatan

1) Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

(TPPRJ);

2) Apabila Pasien Baru : Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien

baru yang telah disediakan;

3) Apabila Pasien Lama (Pasien yang pernah berobat sebelumnya) :

Pasien menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas

di TPPRJ;

4) Petugas TPPRJ menyiapkan berkas rekam medis pasien dan

mengirimkannya ke poliklinik;

5) Pasien mendapatkan pelayanan di poliklinik yang dituju;

6) Tenaga medis menetapkan diagnosis untuk pasien dan pasien

dinyatakan rawat inap atau pulang

7) Jika pasien diizinkan pulang maka pasien dapat menuju ke bagian

farmasi untuk memesan obat dan untuk mengambil obat dapat

dilakukan setelah pasien membayar biaya pelayanan dan obat di

kassa (bank);

8) Pasien diizinka pulang. Apabila pasien memerlukan perawatan lebih

lanjut (rawat inap) akan dibuatkan surat pengantar dirawat yang

akan dibawa pasien untuk melakukan pendaftaran pasien rawat

inap;

9) Setelah mendaftar di TPPRI pasien akan diantar ke bangsal oleh

perawat;

10) pasien mendapatkan perawatan dan obat-obatan;

11) Setelah dinyatakan boleh pulang oleh dokter, keluarga pasien atau

pasien mengurus administrasin dan pembayaran biaya perawatan di

kassa (bank) kemudian diizinkan pulang.

C.Alur Rekam Medis Rawat Jalan

1) Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

(TPPRJ).

2) Apabila Pasien Baru : Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien

baru yang telah disediakan.

3) Apabila Pasien Lama (Pasien yang pernah berobat sebelumnya) :

Pasien menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di

TPPRJ.

4) Di TPP :

A. Untuk pasien baru, petugas TPPRJ terlebih dahulu menginput

identitas sosial dan untuk pasien lama petugas menginput antara

lain :

(1) Nama pasien;

(2) Nomor rekam medis;

(3) Nomor registrasi;

(4) Poliklinik yang dituju; dan

(5) Keluhan yang dialami

B. Petugas TPP membuat kartu berobat (kartu pasien) untuk

diberikan kepada pasien baru yang harus dibawa apabila pasien

tersebut berobat ulang.

C. Untuk pasien baru, petugas TPPRJ menyiapkan berkas rekam

medis pasien baru.

D. Bagi pasien kunjungan ulang atau pasien lama, harus

memperlihatkan kartu berobat kepada petugas penerimaan pasien.

 Selanjutnya petugas akan menyiapan berkas rekam medis pasien

lama tersebut.

E. Apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka berkas rekam medis

pasien lama dapat ditemukan dengan mengetahui nomor rekam medis

pasien melalui pencarian Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) atau pada

rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi dengan mudah

nomor pasien dapat dicari melalui pencarian pada data base.

5) Berkas rekam medis pasien dikirim ke poliklinik oleh petugas rekam

medis yang telah diberi kewenangan untuk membawa berkas rekam

medis.

6) Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan

poliklinik antara lain : tanggal kunjungan, nama pasien, nomor rekam

medis, jenis kunjungan, tindakan atau pelayanan yang diberikan dan

lain sebagainya.

7) Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan,

diagnosis, terapi yang ada relevansi dengan penyakitnya pada kartu

atau lembaran rekam medis (catatan dokter poliklinik).

8) Petugas poliklinik (perawat/bidan) membuat laporan atau rekapitulasi

harian pasien rawat jalan.

9) Setelah pemberian layanan kesehatan di poliklinik dilaksanakan,

petugas poliklinik mengirimkan seluruh berkas rekam medis pasien

rawat jalan berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan, ke instalasi

rekam medis paling lambat 1 jam sebelum berakhir jam kerja.

10) Petugas instalasi rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian

 rekam medis dan untuk yang belum lengkap diupayakan segera

untuk kelengkapannya.

11) Petugas instalsi rekam medis mengolah rekam medis yang sudah

lengkap, dimasukkan ke dalam kartu indeks penyakit, kartu indeks

operasi dan lainnya sesuai dengan jenis penyakitnya.

12) Petugas instalasi rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir

bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.

13) Berkas rekam medis pasien disimpan berdasarkan nomor rekam

medisnya (apabila menganut sistem desentralisasi) rekam medis

pasien rawat jalan di simpan secara terpisah pada tempat peerimaan

pasien rawat jalan (Dirjen Yanmed, 2006 : 37-38).

D.Sistem Penamaan

1. Pengertian Nama

Nama adalah suatu identitas individu, yang membedakan antara

individu yang satu dengan yang lainnya.

2. Pengertian Sistem Penamaan dalam Dokumen Rekam Medis

Sistem Penamaan adalah tata cara penulisan nama

seseorang pasien dalam dokumen rekam medis (DRM), yang

bertujuan untuk membedakan antara pasien yang satu

dengan pasien yang lainnya.

3. Tata Cara Pemberian Nama

a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh : Nama pada

kartu identitas, misal : Anwar Kairo

Penulisan nama pada kartu pasien, menjadi : Anwar Kairo

 Penulisan nama pada data dasar pasien (KIUP/secara

komputerisasi), menjadi : Anwar Kairo

Penulisan nama pada Indeks KIUP, menjadi : ANW

b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh : Nama Ibu

melahirkan, misal : Siti Aisah

Penulisan nama bayinya, misal : By. Ny. Siti Aisah

Selain penulisan nama di atas juga, biasanya

terdapat juga beberapa institusi pelayanan kesehatan

yang menerapkan penulisan nama sebagai berikut :

a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh :

Nama : Ayu Siti, Ditulis : Ayu Siti, Ny/Ayu Siti, Nn/Ayu Siti, An

Nama : Jajang Bahtiar, Ditulis : Jajang Bahtiar, Tn/Jajang Bahtiar,

An

b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh : Nama Ibu melahirkan,

misal : Siti Julaeha

Penulisan nama bayinya, menjadi : Siti Jul

E.Sistem Penomoran

Sistem penomoran dikenal dengan istilah numbering

system, ini penting artinya untuk kesinambungan informasi.

Dengan menggunakan sistem penomoran, maka informasi –

informasi dapat secara runtut dan meminimalkan informasi

 yang hilang. Tujuan memberi nomor rekam medis pada

dokumen rekam medis adalah mempermudah pencarian

kembali dokumen rekam medis yang telah terisi berbagai

informasi tentang pasien kemudian datang kembali berobat di

sarana pelayanan kesehatan yang sama yaitu dengan

mencari nomor rekam medis yang telah diberikan kepada

pasien.

Sistem Penomoran Rekam Medis :

1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

System penomoran ini dimana setiap pasien yang berobat ke

rumah sakit selalu mendapatkan nomor baru.

Keuntungan :

a. Petugas mudah mengerjakan

Kerugian :

a. Sulit dan membutuhkan waktu lama dalam pencarian dokumen

rekam medis.

b. Informasi menjadi tidak berkesinambungan

2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)

System penomoran dimana system ini memberikan satu nomor rekam medis

pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat, setiap

pasien yang datang berobat mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali

pasien datang ke rumah sakit dan digunakan selamanya untuk kunjungan

berikutnya.
 Keuntungan :

a) Informasi medis dapat berkesinambungan.

b) Semua rekam medis penderita memiliki satu

nomor dan terkumpul dalam satu map/folder.

c) Secara tepat memberikan kepada rumah

sakit/staf medis satu gambaran yang lengkap

mengenai riwayat penyakit dan pengobatan

seorang pasien.

Kerugian :

a) Membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari

dokumen rekam medis.

3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

System pemberian nomor dengan menggabungkan system seri

dan unit, dimana setiap pasien datang berobat ke rumah sakit

diberikan satu nomor baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu

digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling

baru. Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan

dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang

lama tersebut harus diberi petunjuk yang menunjukkan kemana

rekam medis tersebut telah dipindahkan

F.Sistem Penyimpanan

Sebelum menentukan sistem penyimpanan yang akan dipakai, perlu

terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang diselenggarakan

di dalam pengelolaan instalasi rekam medis.

 Ada 2 cara penyimpanan berkas di dalam penyelanggaraan rekam

medis yaitu :

1. Sentralisasi

Sentralisasi diartikan penyimpanan berkas rekam medis seorang

pasien dalam satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan

poliklinik maupun catatan – catatan selama seorang dirawat.

Penggunaan sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangannya.

Kelebihannya :

a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan

dan penyimpanan DRM.

b. Mengurangi jumlah biaya yang dikeluarkan untuk

peralatan dan ruangan.

c. Tata kerja dan pengaturan mengenai kegiatan

pencatatan medis mudah distandarisasikan.

d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan.

e. Mudah untuk menerapkan sistem unit record.

Kekurangan :

a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani

unit rawat jalan dan rawat inap.

b. Tempat peneriman pasien harus bertenaga selama 24 jam.

2. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam

 medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Berkas rekam

medis rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan

yang terpisah.

Kelebihan :

a. Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan

lebih cepat.

b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Kekurangan :

a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis

b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan

lebih panjang.

G. Sistem Penjajaran

Sistem Penjajaran adalah sistem penataan RM dalam suatu

sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali/retrieve

menjadi mudah dan cepat. Ada 3 cara :

1. Alfabetik

2. Alfanumerik

3. Numerik/Penomoran :

a. Sistem nomor langsung/straight numerical filing

b. Sistem angka akhir/terminal digit filing

Sistem Penjajaran Rekam Medis :

1. Straight Numerical Filing

Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor

Langsung (Straight Numerical Filing).

 Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem

penyimpanan dokumen rekam medis dengan

mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan

urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak

penyimpanan. 123456 disimpan sesuai urutan nomor RM.

Keuntungan :

a. Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah No.

RM dengan nomor yang berurutan pada saat

diminta.

b. Petugas mudah memahami dan melaksanakannya.

Kelemahan :

a. Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi,

karena harus memperhatikan seluruh angka dari

No RM untuk menghindari tertukarnya angka –

angka. Contoh 123456 à 123456.

b. Kesibukan tidak merata. Daerah sibuk yaitu

daerah dengan no RM baru à sulit membagi

tugas.

c. Pengawasan kerapian sulit dilakukan

2. Middle Digit Flling

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau

MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam

medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis

berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 kelompok

angka tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini sama

dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang

terletak di tengah – tengah menjadi angka pertama,

pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka

kedua, dan angka yang paling kanan menjadi yang ketiga

Keuntungan :

a. Memudahkan pengambilan 100 RM yang nomornya

berurutan.

b. Penyebaran nomor merata.

c. Pembagian tugas mudah.

Kelemahan :

a. Perlu waktu melatih tugas.

b. Tidak dapat digunakan dengan baik bila nomor RM

lebih dari 6 angka.

3. Terminal Digit Filing

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu

sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan

mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan

urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

20 15 80

III II I

Keuntungan :

a. RM akan tersebar di 100 seksi.

b. Bila ada RM baru akan menambah file dijajaran

seksi primer yang sama.

c. Pekerjaan penyimpanan atau pengambilan dapat

dibagi secara merata.

d. Missfile (salah simpan) dapat dicegah, karena

petugas hanya memperhatikan 2 angka akhir saja

dalam menuju lokasi kelompok akhir.

 Kelemahan :

a. Perlu waktu dalam melatih petugas.

Contoh :

566025 970575 989980

576025 980575 999980

586025 990575 000081

596025 000675 010081

606025 010675 020081

616025 020675 030081

626025 030675 040081(8)