Pelaporan & Investigasi Insiden dan

Tanggap Darurat

Pertamina Hulu Rokan

Juli 2021
Pelaporan dan Investigasi Insiden
▪ Setiap kejadian yang tidak diinginkan atau insiden yang terjadi harus dilaporkan segera ke Management PHR
tanpa melihat tingkat keparahan dari konsekuensi atau dampak yang ditimbulkannya.
▪ Orang yang pertama melihat insiden atau keadaan darurat harus melaporkan segera kepada atasan langsung atau
ke nomor telepon sebagai berikut:
• Dari unit telepon di internal PHR : 123
• Dari telepon di luar PHR : 0-800-1-800-123 (Tidak berbayar)
0761 – 940123 (Berbayar)
▪ Bila anda ragu-ragu, maka laporkan saja segera!
▪ Fungsi HSSE (HES) akan melakukan tinjauan (review) terhadap insiden yang dilaporkan tersebut untuk
menentukan tindak lanjut yang diperlukan, diantaranya sbb:
• Pelaporan segera kepada Manajemen PHR, Regional 1, SHU dan Persero (Holding) serta Instansi Terkait
eksternal.
• Klasifikasi investigasi yang harus dilakukan
• Incident Safety Alert

2
Pelaporan dan Investigasi Insiden
Format Pelaporan PELAPOR (Nama / Jabatan) :
Insiden melalui INFORMASI KEJADIAN
WA • Tanggal :
• Waktu :
• Lokasi / Sub-Lokasi :
DESKRIPSI INSIDEN
• WHAT (apa insiden yang terjadi)
• WHO (siapa yang menjadi korban – jika ada)
• HOW (bagaimana insiden tersebut terjadi – jika sudah diketahui)
PENANGANAN INSIDEN (sampai saat ini) :
STATUS KORBAN (jika ada) :

CATATAN :
• Pemberitahuan ini bersifat rahasia dan terbatas, dilarang menyebarkan tanpa izin.
• Informasi yang tercantum pada pemberitahuan ini bersifat sementara dan dapat diperbaharui atau
dikoreksi pada waktu yang akan datang.

3
Pelaporan dan Investigasi Insiden
Pelaporan Insiden melalui Email (Pelaporan Awal)

4
Pelaporan dan Investigasi
Insiden
Incident Safety Alert
(Sebelum Investigasi)

5
Pelaporan dan Manajemen Tanggap Darurat
▪ Secara alami umumnya lebih dari 90% insiden yang terjadi skalanya kecil dan dapat ditangani oleh
fungsi natural yang ada.
▪ Bila sebuah insiden tidak dapat ditanggulangi oleh fungsi natural dan memerlukan penanggulangan
segera oleh tim penanggulangan keadaan darurat, maka
• On Scene Commander untuk Onsite Response Team (ORT) atau Site Emergency Response Team
(SERT) terkait akan mengaktifkan anggota tim ORT/SERT yang diperlukan secara natural
• Incident Commander dari Emergency Management Team (EMT) atau Incident Management Team
(IMT) akan mengaktifkan Command dan/atau General Staff yang diperlukan secara natural.
▪ Incident Commander mengaktifkan Command dan General Staff bila ORT/SERT memerlukan dukungan
untuk penanggulangan insiden taktis berdasarkan informasi yang didapatkan dari On Scene
Commander (Incident Briefing Form (ICS 201))
▪ Daftar anggota ORT/SERT dan EMT/IMT dapat dilihat pada dokumen terlampir.

6
 SOSIALISASI
TKO PELAPORAN & INVESTIGASI
INSIDEN
ALUR PELAPORAN & INVESTIGASI INSIDEN
INSIDEN
Direktur Utama
Direktur Teknis
SAKSI MATA WAKATEK KATEK Direktur Regional PHE

Saksi Mata melaporkan 1. WAKATEK memberitahukan (via Telepon) 1. KATEK memberitahukan (via Telepon)
terjadinya insiden ke terjadinya insiden ke KATEK dan Duty
WAKATEK Incident Commander (DIC).
2. WAKATEK melaporkan insiden (via email)
ke KATEK.
3. WAKATEK menunjuk Tim Investigasi
Insiden (Level: 1)
1. Direktur Regional memberitahukan (via Direktur Utama dan/atau
terjadinya insiden ke Direktur Regional Telepon) terjadinya insiden ke Direktur Direktur Teknis PHE
& ke WAG Subholding Upstream HSSE Utama dan/atau Direktur Teknis PHE. menunjuk Tim Investigasi
Update. 2. Direktur Regional menunjuk Tim Insiden (Level: 4)
2. KATEK memberikan persetujuan atas Investigasi Insiden (Level: 3)
laporan insiden.
3. KATEK melaporkan insiden (via email)
ke Direktur Regional &
phe.incidentreporting@pertamina.com
4. KATEK menunjuk Tim Investigasi
Insiden (Level: 2)

TIM INVESTIGASI

CATATAN:
• Apabila insiden merupakan keadaan darurat maka tindak lanjut dari pemberitahuan ke DIC diatur oleh STK ERCM.
• Pimpinan Fungsi HSSE Zona, Regional, & PHE menjadi tembusan pemberitahuan & pelaporan insiden secara paralel & berjenjang
• Tingkat Insiden merujuk kepada Tabel Keparahan Insiden
• Penunjukan Tim Investigasi Insiden merujuk kepada Matriks Kewenangan & Pelaksanaan Investigasi Insiden
1. PEMBERITAHUAN INSIDEN
FIELD ZONA REGIONAL PHE

WAKATEK KATEK DIREKTUR REGIONAL DIREKTUR UTAMA PHE

DIREKTUR TEKNIS PHE

Field HSSE Supt.

INSIDEN

Saksi Mata HSSE OPS. MANAGER Sr. MANAGER HSSE VP HSSE

KETERANGAN:
Notifikasi Langsung (via TELEPON) KATEK menyampaikan pemberitahuan atas Konfirmasi atas informasi terkait
insiden ke WAG Subholding Upstream HSSE pemberitahuan insiden
Notifikasi Tembusan (via TELEPON) Update (max 12 jam)
KRITERIA INSIDEN YANG PERLU PEMBERITAHUAN SEGERA
1. Pemberitahuan atas Insiden dengan segera wajib dilakukan untuk insiden
dengan Tingkat Keparahan Insiden ≥ 2 dan insiden yang bersifat:
a. High Potential (HiPo)
b. Mengundang perhatian media
c. Keadaan Darurat
d. Non Work Related Illness Fatality
e. Total Unplanned Shutdown
2. Penyampaian Pemberitahuan atas Insiden pada WAG Subholding Upstream
HSSE Update harus dilakukan dalam kurun waktu maksimal 12 jam setelah
insiden terjadi.
FORMAT PEMBERITAHUAN INSIDEN
PELAPOR (Nama / Jabatan) :
INFORMASI KEJADIAN
• Tanggal :
• Waktu :
• Lokasi / Sub-Lokasi :
DESKRIPSI INSIDEN
• WHAT (apa insiden yang terjadi)
• WHO (siapa yang menjadi korban – jika ada)
• HOW (bagaimana insiden tersebut terjadi – jika sudah diketahui)
PENANGANAN INSIDEN (sampai saat ini) :
STATUS KORBAN (jika ada) :

CATATAN :
• Pemberitahuan ini bersifat rahasia dan terbatas, dilarang menyebarkan tanpa izin.
• Informasi yang tercantum pada pemberitahuan ini bersifat sementara dan dapat diperbaharui atau dikoreksi pada
waktu yang akan datang.
2. PELAPORAN AWAL INSIDEN
1. WAKATEK yang bertugas harus segera melengkapi Laporan Awal Insiden dan mengirimkannya ke KATEK. Apabila karena
suatu hal tidak dapat mengakses email, maka dia bertanggung jawab untuk meminta orang lain melengkapinya.
2. KATEK melakukan tinjauan atas Laporan Awal Insiden, memberikan persetujuan atasnya dan mengirimkan Laporan Awal
Insiden yang telah disetujui dalam kurun waktu maksimal 24 jam sejak terjadinya insiden ke Direktur Regional beserta
tembusannya termasuk ke email: phe.incidentreporting@pertamina.com
FORMAT LAPORAN AWAL INSIDEN

CATATAN:
• KATEK memberikan persetujuan atas Laporan Awal Insiden dan menentukan Kategori Insiden, Keparahan Insiden, Jenis Kejadian, Jenis Aktivitas, & Corporate Life Saving
Rules setelah berkonsultasi dengan HSSE.
3. INCIDENT ALERT & SSD

CATATAN:
• Incident Alert akan didistribusikan melalui email group phe.incidentreporting@pertamina.com oleh HSSE PHE (apabila diperlukan).
• Materi Safety Stand Down (SSD) akan didistribusikan melalui Broadcast Email PHE oleh HSSE PHE (apabila diperlukan).
TABEL KEPARAHAN INSIDEN
MATRIKS KEWENANGAN & PELAKSANAAN INVESTIGASI INSIDEN
4. SURAT PERINTAH TIM INVESTIGASI INSIDEN

CATATAN:
• Penunjukan Tim Investigasi Insiden merujuk kepada Matriks Kewenangan & Pelaksanaan Investigasi Insiden
• Surat Perintah Tim Investigasi Insiden dapat mengacu kepada formulir tersebut atau format Surat Perintah pada umumnya sebagai dasar resmi
penugasan.
5. INVESTIGASI INSIDEN
1. Pelaksanaan Kick Off Meeting dikoordinir oleh Ketua Tim Investigasi
diperlukan untuk menjelaskan cakupan, jadwal, dan pengumpulan
informasi terkait investigasi insiden.
2. Pelaksanaan investigasi insiden harus dimulai paling lambat 48 jam
setelah insiden terjadi.
3. Tim Investigasi perlu melengkapi Laporan Investigasi dalam kurun waktu
sesuai yang tercantum pada Surat Perintah dan Matriks Kewenangan &
Pelaksanaan Investigasi Insiden, TKO Pelaporan & Investigasi Insiden
Lampiran 10.
4. Laporan Investigasi harus dipresentasikan kepada pihak-pihak terkait
berdasarkan Matriks Kewenangan & Pelaksanaan Investigasi Insiden,
TKO Pelaporan & Investigasi Insiden Lampiran 10.
5. Setelah itu, Tim Investigasi memfinalisasi Laporan Investigasi dan
mengirimkannya ke pihak yang menunjuk untuk mendapat persetujuan.
TAHAPAN INVESTIGASI INSIDEN
RESPON AWAL
Tanggap Darurat
Mengamankan lokasi insiden MEMULAI INVESTIGASI INSIDEN
Kick Off Meeting
Pernyataan Saksi

MENGUMPULKAN INFORMASI & BUKTI

MENGANALISIS PENYEBAB INSIDEN
Position
People SCAT
Part
Paper

MEMBUAT REKOMENDASI
Jangka Pendek
Jangka Panjang

MENYUSUN LAPORAN
Formulir Laporan Investigasi Insiden
FORMAT LAPORAN INVESTIGASI INSIDEN
6. LESSON LEARNED

CATATAN:
• Lesson Learned akan didistribusikan melalui email group phe.incidentreporting@pertamina.com oleh HSSE PHE.
PHE SCAT
 DAFTAR HADIR
LINK:
http://bit.ly/sosialisasi_IRIV

TERIMA KASIH
24