PROSES PERENCANAAN &

INCIDENT ACTION PLAN

SUPRIYATI
DIREKTORAT KESIAPSIAGAAN
BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

International Training Consortium on Disaster Risk Reduction

Medan, 24 March 2015
 Tujuan Sesi
Memberikan pemahaman kepada peserta mengenai

• Tugas dan tanggung jawab Planning Section Chief dan

Unit Leaders di bawahnya – dalam organisasi ICS terkait
dengan proses perencanaan (planning process)

• Proses perencanaan ICS dalam sebuah insiden/tanggap

darurat bencana dan formulir yang digunakan dalam
“Planning Cycle”

• Proses perencanaan yang digunakan oleh Area

Command dalam sebuah insiden/tanggap darurat
bencana
 BIDANG
PERENCANAAN
 Seksi Perencanaan adalah salah satu dari Seksi
yang dipimpin oleh Staf Umum dalam Organisasi
ICS
Incident Commander

Public Information Liaison

Officer Officer

Safety
Officer

Finance/Admin.
Operations Section Planning Section Logistics Section
Section

Resources Demob. Time Compensation

Branches Unit Unit Unit Claims Unit
Commun. Supply
Unit Unit
Situation Doc. Procurement Cost
Unit Unit Medical Facilities Unit Unit
Divisions Groups Unit Unit

Food Ground
Strike Team Unit Support Unit

Task Force

Single Resource
 Planning Section

Planning
Section Chief

Resource Unit Documentation Situation Unit Demobilization Technical

Leader Unit Leader Leader Unit Leader Specialist

Status/Check-in Display
Recorder Processors

Field Observers
Tanggungjawab dari Planning Section
 Menangani pencatatan status
sumberdaya
 Memonitor status/perkembangan situasi
 Mempersiapkan Incident Action Plan
(IAP)
 Memberikan dukungan
pendokumentasian dan menyimpan
semua dokumen-dokumen terkait
 Menyiapkan Demobilization Plan
 Menyediakan Technical Specialist
 Memfasilitasi Proses
Perencanaan/Planning Process
 Menjaga keberlangsungan komunikasi
formal dan informal dengan pihak lain
dalam organisasi ICS dan pemangku
kepentingan lainnya
Tanggung Jawab dari Planning Section Chief

Bertanggungjawab untuk mengumpulkan, mengkaji/menganalisa,

menyebarluaskan dan menggunakan informasi yang terkait dengan
perkembangan insiden/bencana dan status sumberdaya untuk:

• Mengawasi tugas dan tanggungjawab Unit Leaders dalam Planning

Section
• Memfasilitasi rapat dan briefings serta menangani proses
perencanaan
• Mengawasi penyiapan Incident Action Plan secara menyeluruh
• Menyiapkan Contingency Plan bersama dengan Operations Section
Chief
• Mengawasi kegiatan terkait demobilisasi
• Mengumpulkan informasi terkait dengan strategi alternatif dan
memberikan prediksi secara berkala mengenai kemungkinan adanya
potensi bahaya lainnya dari para Technical Specialists kepada IC, staf
umum dan staf komando serta pemangku kepentingan terkait
• .
Tanggung Jawab dari Resource Unit Leader
(RESL)
 Mengumpulkan dan mengatur pencatatan informasi status
sumberdaya
 Mencatat semua sumberdaya yang dilaporkan/ check-in dan
memutakhirkan pencatatan master list dari sumberdaya yang
masuk
 Menyiapkan dan memproses perubahan informasi status
sumberdaya
 Menyiapkan dan memasang display, charts, dan daftar yang
menunjukkan status dan lokasi keberadaan sumberdaya,
transportasi dan kendaraan pendukung
 Menyusun Incident Action Plan (IAP)
 Mengawasi pencatatan “status check in” sumberdaya.
 Tanggung Jawab
Situation Unit Leader (SITL)

 Mengumpulkan dan mengatur pencatatan

status insiden/bencana dan informasi dari
perkembangan situasi

 Mengevaluasi, menganalisa dan memaparkan

informasi terkait agar dapat digunakan

 Mengarahkan dan mengawasi Field Observers

dan Technical Specialists
9
 Tanggung Jawab
Demobilization Unit Leader

 Memastikan proses pelepasan personil dan

peralatan secara teratur/teroganisir, aman dan
hemat biaya

 Mengumpulkan informasi dan menyusun

Demobilizatioin Plan

 Mengawasi proses demobilisasi

 Tanggung Jawab
Documentation Unit Leader
 Mengatur pendokumentasian insiden/bencana agar mudah
diakses saat operasi darurat bencana berlangsung selaras
dengan kebijakan Lembaga terkait

 Menduplikasi Incident Action Plan untuk setiap Operational

Period Briefing dan membantu pihak-pihak lain dalam
organisasi ICS untuk penduplikasian dokumen bilamana
diperlukan

 Membuat Incident History File

 Menyerahkan dokumen-dokumen yang telah lengkap kepada

Planning Section Chief, Host Agency dan Unit Dokumentasi
lainnya
 Siapakah yang dimaksud dengan
Technical Specialist?
Technical Specialist adalah seseorang yang
mempunyai kecakapan dan keahlian yang diperlukan
dalam sebuah insiden/bencana tertentu tetapi tidak
mempunyai kedudukan yang dapat ditentukan
dengan pasti dalam ICS

Sebagai contoh, dalam kebakaran hutan mungkin

dibutuhkan seorang ahli lingkungan untuk
mengevaluasi potensi degradasi lingkungan yang
disebabkan oleh kebakaran hutan.

12
 Kepada siapa Technical Specialist
melapor?

1. Technical Specialist dapat ditugaskan di

bawah Situation Unit – seorang ahli
lingkungan mengkaji potensi terjadinya
degradasi lingkungan

2. Technical Specialist dapat juga ditgaskan di

bawah Operations

13
PROSES PERENCANAAN
 Siapa Melakukan Apa?
Komando: Bertanggung Keuangan/Admin:
jawab secara keseluruhan Memantau hal-hal yang
terkait dengan biaya yang
untuk penanganan
diperlukan dalam
bencana. Menentukan Incident penanganan bencana.
tujuan. Commander Memberikan arahan terkait
dengan penggunaan
keuangan

Operations Planning Logistics Finance/Admin

Section Section Section Section

Operasi: Menyusun Planning: Logistics:

organisasi taktis dan Menyusun Incident Menyediakan
memberikan arahan untuk Action Plan untuk sumberdaya dan
semua sumberdaya yang memastikan tujuan dukungan lainnya
diperlukan untuk yang telah yang dibutuhkan
mendukung implementasi ditentukan tercapai untuk mendukung
Incident Action Plan penanganan
bencana
Operational
Period
Planning
Cycle

Planning “P”
 Operational Period
• Setiap operational period (jangka waktu implementasi IAP)
merupakan satu siklus penuh yang terdapat dalam Planning “P” dan
setiap Operational Period mempunyai Incident Action Plan

• Operational periods ditentukan oleh IC/UC untuk memastikan

kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dapat dipenuhi dalam
insiden/bencana tersebut
– Biasanya operational period lebih singkat untuk insiden/bencana yang
mempunyai dinamika atau perubahan/perkembangan yang sangat cepat
– Operational period bisa lebih panjang untuk insiden/bencana yang statis
atau berlangsung lama sehingga tanggap darurat terus berlanjut
– Dapat diubah sesuai kebutuhan situasi

• Setiap Operational Period harus mempunyai perencanaan yang

dituangkan dalam Incident Action Plan
 5 Tahapan dalam Planning Process

1. Memahami situasi
2. Menyusun Tujuan/Sasaran dan Strategi
3. Menyusun Perencanaan/Plan
4. Menyiapkan dan menyebarluaskan
perencanaan yang sudah disusun
5. Melaksanakan, mengevaluasi dan merevisi
perencanaan/plan
ICS 205
Attendees Attendees
ICS 206
ICS 215

ICS 203

ICS 202
Attendees

ICS 201
 Incident Action Plan
Incident Action Plan harus mengkomunikasikan hal-hal di
bawah ini kepada pihak-pihak yang terlibat dalam
insiden/tanggap darurat bencana :

• Tujuan/sasaran yang terkini

• Organisasi terkini
• Sumberdaya yang telah dikerahkan dan apa tugas mereka
dalam operational period tersebut
• Bagaimana sumberdaya yang dikerahkan tersebut dapat
saling berkomunikasi
• Hal-hal keamanan dan bahaya yang perlu diwaspadai dan
apa yang perlu dilakukan bila pihak yang terlibat
terluka/dalam bahaya
• Peta lokasi bencana
• Hal lainnya: ramalan cuaca, informasi teknis tertentu
 Proses Penyusunan Dokumen IAP
Operational
Objectives
Provide for accountability
and security of all victims.
Triage, treat and evacuate
injured & ill passengers
and crew
Strategies
Use airplane crew to
ensure accountability of all
passengers and crew
Tactics/ Work
Assignments
Ops coordinate with senior
surviving flight attendant for
accountability of
passengers/crew

Triage, treat impacted Continue SAR measures for

passengers and crew missing passengers and crew

Evacuate patients as Complete medevac

required operations from crash sight
to local hospitals

ICS 201 ICS 202 Incident

Incident Briefing Objectives Work Analysis Matrix

Incident Action ICS 204 ICS 215 Operational

Plan Assignment List Planning Worksheet
 Incident Action Plan

• Komponen Standar
– Cover IAP
– ICS 202 Incident Objectives
– ICS 203 Organization Assignment List
– ICS 204s Assignment Lists
– ICS 205 Communications Plan
– ICS 206 Medical Plan
– Incident Map/Chart
 Komponen Lain yang
Dapat Ditambahkan
• Ramalan Cuaca
• Informasi detail terkait dengan
Keamanan/Keselamatan
• Rencana pengaturan arus lalu
lintas
• Rencana-rencana pendukung
lainnya
Area Command – Planning Cycle
 Area Commander: Kegiatan Utama

Melakukan Menyusun Mengalokasikan

Kajian Prioritas Sumber Daya

• Mengkomunikasikan • Mengalokasikan/
• Melakukan kajian hal-hal yang menjadi mengalokasikan
secara cepat prioritas kepada para kembali sumberdaya
mengenai insiden/ IC utama yang diper-
bencana yang terjadi lukan
• Memastikan perenca-
naan yang disusun • Menyusun rencana
mendukung kebijakan demobilisasi sumber
dan prioritas yang daya
telah ditentukan
STRUKTUR ORGANISASI
AREA COMMAND Area Commander

Assistant Area
Commander
Planning Area Command
Public Information
Area Command Officer
Situation Unit
Leader

Assistant Area
Commander
Logistics Area Command
Liaison Officer
Area Command
Critical Resource
Unit Leader

Incident Incident Incident

Command 1 Command 2 Command 3
PLANNING CYCLE
 Ringkasan
– Menyusun Planning Section & Unit-Unit dalam PS
– Tanggung jawab Planning Section
– Proses Perencanaan di tingkat Incident Command
– Formulir ICS yang terdapat dalam IAP dan dokumen
lainnya
– Pengaturan rapat-rapat
– Proses perencanaan di tingkat Area Command
 Discussion

• Setelah mempelajari proses perencanaan

dalam ICS, ceritakan pengalaman anda dalam
penanggulangan bencana gunung api (misal
Sinabung, Merapi dll).
• Apa persamaan dan perbedaannya?
• Apa kelebihan dan kekurangannya?
 BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA
(BNPB)

Email : contact@bnpb.go.id

Website : www.bnpb.go.id
TERIMA Facebook : www.facebook.com/
KASIH bnpb.indonesia

Twitter : @BNPB_Indonesia

YouTube : BNPBIndonesia