1

2
3
4
5
Pelatihan Berbasis Kompetensi Ahli Perencanaan Operasi Dan Pemeliharaan Jaringan Irigasi

Melakukan Komunikasi di Tempat Kerja

2
Tujuan Pelatihan (Objektif)
Setelah Mengikuti Pelatihan Ini, Peserta
Diharapkan Mampu :

Menginterpretasikan Informasi Di Tempat Kerja 1

Melaksanakan Koordinasi Dengan Unit-unit
Terkait
2

Melakukan Kerjasama Dalam Kelompok Kerja 3

EK
Melakukan Kerjasama dalam Kelompok
3
Kerja
Kriteria Unjuk Kerja
Tujuan Kelompok Kerja Diidentifikasi Berdasarkan
1 Sumber yang Benar

Tugas dan Tanggung Jawab Individu dalam

Kelompok Kerja Diidentifikasi untuk 2
Mencapai Kinerja yang Efektif dan Efisien
Tugas dan Tanggung Jawab dalam Kelompok Kerja
3 dilakukan Sesuai dengan Tujuan Kelompok Kerja
 1
Sesi
Tujuan Kelompok Kerja Diidentifikasi Berdasarkan Sumber
yang Benar
 Kelompok Kerja
• Proses perencanaan tentu tidak dapat dilaksanakan oleh hanya satu
orang atau satu pihak, tetapi oleh suatu organisasi yang terdiri dari
banyak orang.
• Suatu organisasi pastinya memiliki struktur organisasi, Tentunya
struktur organisasi ini akan berbeda-beda pada setiap perusahaan.
• secara umum elemen-elemen struktur organisasi atau struktur kerja
dalam suatu organisasi perencana adalah sebagai berikut :
Elemen-elemen struktur
Direksi organisasi ini yang kemudian
disebut sebagai kelompok
kerja.

Manajemen & Tenaga Ahli dan

Marketing
Admin Asisten (Tim teknis)

Surveyor Pengelola
 Tujuan, Tugas dan Peran Tiap Kelompok
Kerja
1. Direksi
Adalah kelompok yang bertugas melakukan pengurusan untuk
mencapai visi dan misi perusahaan demi tercapainya kepentingan
perusahaan.
2. Manajemen dan admin
Adalah kelompok yang bertugas/ berperan dalam pengelolaan
keuangan dan administrasi serta dokumen-dokumen perusahaan,
tujuan dari unit ini adalah menjaga perusahaan agar perusahaan dapat
berjalan dengan tertib dan menghasilkan keuntungan.
3. Tenaga Ahli dan Asisten (Tim Teknis)
Adalah tim yang bertugas secara langsung melaksanakan proses
perencanaan, dalam perencanaan operasi dan pemeliharaan jaringan
irigasi biasanya dibutuhkan tim tenaga ahli dengan keahlian sebagai
berikut :
• Ahli Hidrologi
• Ahli Irigasi
• Ahli Geologi
• Ahli Pemetaan
4. Marketing/ Bagian Pemasaran
Adalah tim yang bertujuan untuk memasarkan jasa perusahaan dan
mencari konsumen yang membutuhkan jasa perusahaan, serta
melakukan penawaran kepada konsumen terkait jasa yang ditawarkan
oleh perusahaannya.
5. Surveyor
Adalah tim yang berperan dalam proses pengumpulan data. Tujuan dari
tim ini adalah mengumpulkan data-data perencanaan yang dibutuhkan
oleh masing-masing tenaga ahli agar dapat digunakan dalam proses
perencanaan.
6. Pengelola (Office Boy)
Tim/ kelompok yang bertugas melakukan pengelolaan dan
maintenance pada bangunan dan lingkungan kantor perusahaan.
 Diskusi – Studi Kasus
30 menit

• Mahasiswa dibagi ke dalam beberapa kelompok kerja sesuai studi

kasus yang diberikan.
• Masing-masing kelompok kerja mendiskusikan peran dan tugas setiap
anggotanya untuk mencapai tujuan dari kelompok kerjanya.
Studi Kasus
Apabila Anda adalah bagian dari kelompok kerja :
1. Tim teknis (Seorang Tenaga Ahli)
2. Surveyor
3. Manajemen dan admin
Maka sebagai seorang individu, apa tugas/ hal yang harus
Anda lakukan agar tujuan kelompok kerja (sebagaimana
yang telah dijelaskan sebelumnya) dapat tercapai.
 2
Sesi
Tugas dan Tanggung Jawab Individu dalam Kelompok Kerja
Diidentifikasi untuk Mencapai Kinerja yang Efektif dan Efisien
 Tugas dan Tanggung Jawab Individu

• Tugas dan tanggung jawab masing-masing individu dalam kelompok

kerja dapat saling berbeda sesuai dengan jabatan yang diampunya.
• Pentingnya mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing
individu dalam kelompok kerja adalah untuk menghindari terjadinya
tumpang-tindih tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota
kelompok, sehingga pekerjaan berjalan menjadi tidak efektif dan
efisien.
• Tugas dan tanggung jawab individu dalam kelompok kerja yang
dilakukan dengan tepat akan memberikan kontribusi yang efektif bagi
tim/ kelompok kerjanya.
• Tenaga Ahli
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, bahwa
Tenaga bertugas secara langsung melaksanakan Tim Teknis
proses perencanaan. Tugas, tanggung jawab dan hak
dari seorang Tenaga Ahli adalah :
1. Melakukan perhitungan/ perencanaan sesuai
bidang keahliannya.
2. Memberikan perintah kerja kepada asisten Tenaga Ahli
tenaga ahli untuk membantu dalam proses
perencanaan
3. Meminta tim surveyor untuk melakukan Asisten Tenaga Ahli
pengambilan data yang diperlukan dalam proses
perencanaan.
4. Melakukan pemeriksaan dan memastikan hasil
perencanaan yang telah dilakukan sudah benar-
benar tepat dan sesuai standar yang berlaku.
Drafter (jika ada)
• Asisten Tenaga Ahli
Asisten tenaga ahli merupakan bawahan langsung dari
Tenaga Ahli dalam suatu tim perencana.
Tim Teknis
Tugas dari seorang asisten tenaga ahli adalah membantu
Tenaga Ahli dalam melakukan perencanaan sesuai dengan
bidangnya.
Asisten tenaga ahli berhak mengajukan permintaan data Tenaga Ahli
tambahan kepada tim surveyor melalui Tenaga Ahli
apabila terdapat data-data yang diperlukan dalam proses Asisten Tenaga Ahli
perencanaan.
Setiap hasil perkerjaan yang dihasilkan oleh asisten tenaga
ahli harus diperiksa dan disetujui oleh Tenaga Ahlinya.

Drafter (jika ada)

• Drafter
Tugas seorang drafter adalah menterjemahkan hasil perencanaan
Tim Teknis
Tenaga Ahli dan Asistennya ke dalam bentuk gambar kerja, yang
nantinya akan diserahkan kepada pelaksana di lapangan, untuk
dilakukan pembangunan.
Tenaga Ahli

Asisten Tenaga Ahli

Drafter (jika ada)

• Supervisor/ Koordinator
Seorang yang bertugas memeriksa dan
Surveyor
mengarahkan proses pengukuran saat
berlangsung di lapangan. Ia juga bertugas
mengkoordinir surveyor yang akan Supervisor/
melakukan proses pengukuran atau koordinator
pengambilan data.
Surveyor Utama
Tanggung jawab dari seorang koordinator
survei adalah memeriksa hasil survei dan
menyerahkannya kepada Tenaga Ahli yang
membutuhkan data tersebut. Asisten
• Surveyor Utama
Surveyor
Bertugas melakukan pengambilan data
di lapangan dan mengarahkan
Asistennya dalam proses pengambilan
Supervisor/
data tersebut. Surveyor utama juga
bertugas melakukan pengolahan data koordinator
awal survei sebelum diserahkan Surveyor Utama
kepada koordinator survei untuk
diperiksa dan diperbaiki serta
diserahkan kepada Tenaga Ahli.
Asisten
 Penugasan
15 menit
Idenstifikasikan Anggota Beserta Tugas dan Tanggung
Jawab Individu masing-masing anggota dari kelompok
kerja
1. Manajemen dan Admin
2. Bagian Pemasaran/ Marketing
Dalam suatu perusahaan.

Hasil Identifikasi dituliskan dalam lembar kerja dan

dikumpulkan pada Instruktur di akhir sesi penugasan.
 Mengkoordinasikan Tugas dan
Tanggung Jawab
• Permasalahan yang sering muncul dalam kerja tim adalah tidak
tercapainya tujuan kelompok kerja/ tim karena kurang efektifnya
kontribusi dari masing-masing anggotanya.
• Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan sosok ketua/
pemimpin dalam masing-masing tim/ kelompok kerja yang bertugas
mengontrol dan memastikan setiap anggota kelompok kerjanya
berkontribusi secara aktif dalam menyelesaikan pekerjaannya.
• Ketua tim juga harus mengkoordinasikan setiap anggota kelompok
kerjanya agar proses kerja dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
 Hal yang perlu diperhatikan dalam
mengkoordinasikan dan memberikan
kontribusi yang efektif
• Menetapkan tugas
Tugas yang diberikan kepada anggota tim harus diatur waktu
penyelesaiannya. Terkadang tugas yang diberikan kepada anggota tim
tidak jelas. Maka itu perlu dikomunikasikan secara verbal dan
nonverbal agar mendapatkan kejelasan.
Untuk menyempurnakan penjadwalan tugas yang didelegasikan kepada anggota tim, maka perlu
dibuat Gantt Chart yang dapat memberikan kejelasan mengenai tenggat waktu yang diperlukan
setiap anggota tim untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan kepada mereka.
Hal seperti itu perlu dilakukan khususnya ketika tim sedang mengerjakan sebuah proyek yang
memerlukan keterpaduan dari setiap anggota tim untuk dapat menyelesaikan tugas tim tepat
waktu.
• Konsultasi dengan Anggota Tim
Konsultasi dengan anggota tim diperlukan untuk menyelesaikan tugas maupun
dalam menghadapi sebuah masalah. Seorang pemimpin adalah seorang problem
solver bagi kelompoknya dan orang-orang yang dipimpinnya. Perlu diingat, apabila
seorang pemimpin lebih banyak menempatkan dirinya sebagai trouble maker, tentu
saja kematangan pribadinya sebagai seorang pemimpin perlu dipertanyakan.
• Salah satu indikator bahwa pemimpin mampu menjadi problem solver ditentukan oleh sejauh
mana ia mampu menyelesaikan masalah yang dihadapinya oleh dirinya sendiri ataupun orang
lain.
• Selain itu juga diperlukan konsultasi dengan anggota kelompok lainnya untuk mengetahui
kesulitan atau masalah yang sedang dihadapi berhubungan dengan tugas yang dikerjakannya.
• Dan seorang pemimpin harus menjadi orang yang dapat diandalkan ketika anggota lain menemui
masalah dalam tugas yang dikerjakan.
• Seorang pemimpin harus berani menempatkan dirinya berada di garis depan ketika kelompoknya
mengalami masalah. Seorang pemimpin harus berani mengambil keputusan dan
mempertanggungjawabkan keputusan yang diambilnya. Bukan melimpahkan tanggung jawab
kepada orang lain atau bahkan cepat-cepat menyalahkan orang lain.
 SEKIAN
Pelatihan Berbasis Kompetensi Ahli Perencanaan Operasi Dan Pemeliharaan Jaringan Irigasi