OTOMATISASI KANTOR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

 Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan

sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. 

 Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki

keunggulan kompetitif.  

 Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem

informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing
dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. 

 otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan

informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.

 Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu

kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi

 Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu
yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk
perusahaan maupun pelanggan perusahaan.

B. Pengertian Otomatisasi Kantor

  Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi

berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik
lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi
  Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan
komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan
perusahaan  

 BAB II TUJUAN DAN MANFAAT OTOMATISASI

KANTOR

A. TUJUAN 

 pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak

menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai
yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.

 pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan

dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.

 pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan

tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan
tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.

 penggabungan dan penerapan teknologi

 memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

 meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

B. MANFAAT 
Agar mahasiswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yang
mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih
cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

 
BAB III PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR
A. Tahapan Penerapan Otomatis Kantor 

 Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya

dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing

 Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik

serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan
komunikasi yang berbasis komputer.

 Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep

Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi
telekomunikasi dan informasi (ICT) 

BAB IV MODEL OTOMATISASI KANTOR

Keterangan Gambar diatas adalah :

 Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada

isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA
mengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

 Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti

pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer
  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan
perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin
berada di kedua area tersebut.

 Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-

komputer seperti konferensi video dan audio.

Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

 System Komunikasi Elektonik 

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system

teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup
kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang
memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan
didesain oleh orang lain 

 system Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran
komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan
untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system
kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja
dari jarak jauh dengan kantornya 

 System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi

informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari
system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik
document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document
yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan
diproses kembali.
Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.
Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi
memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,
grafik, foto, suara dan video. 
  System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor

otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan
aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop
accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,
daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-
pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

 System Elektronik Formal

didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh

perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM 

 System Elektronik Informal

tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS 
Aplikasi Otomasisasi Kantor :

 Pengolahan kata (word Processing).

 Surat elektronik (electronic mail).

 Voice mail.

 Kalender elektronik (electronic calendaring).

 Konfrensi audio.
  Konfrensi video.

 Konfrensi komputer.

 Transmisi faximile (FAX)

 Videotex.

 Desktop publishing.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan

Aplikasi Otomatisasi Kantor

 Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak
akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

 Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

 Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan  

Pekerja Pengetahuan System Technology

A. Pengertian Pekerja Pengetahuan System Tecnology

Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah aplikasi komputer yang dirancang untuk
membantu para pekerja pengetahuan (profesional yang menggunakan informasi
sebagai input utama mereka dan yang utama produk distilasi informasi itu) untuk
menangkap dan mengatur informasi aktivitas kerja, dan belajar, memprioritaskan , dan
melaksanakan tugas-tugas mereka secara lebih efisien dan efektif.
 B. Manfaat Pekerja Pengetahuan System Tecnology 
 Manfaat Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah untuk meningkatkan
produktivitas dengan memberikan informasi tugas khusus yang diperlukan, dandengan
berasosiasi semua alat bantu otomatis, agen perangkat lunak, dan multimedia referensi
dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
C. Fungsi Pekerja Pengetahuan System Tecnology Ada 2 Macam Yaitu :

 Pekerja Pengetahuan System (KWS) Groupware dirancang untuk digunakan

oleh kelompok kerja kolaboratif. Proses dapat ditugaskan di seluruh organisasi
untuk mendukung manajemen matriks. Pengetahuan pekerja dapat menetapkan
tugas kepada diri mereka sendiri, untuk pekerja pengetahuan lain, atau
sekelompok pekerja pengetahuan

 Pekerja Pengetahuan System (KWS) Workgroup meningkatkan koordinasi

dengan memungkinkan para pekerja pengetahuan untuk mengambil dan
memperbarui tonggak, penyelesaian tugas, dan informasi status prioritas.
Informasi Tambahan (klik untuk memperluas) atau klik SEMUA untuk
memperluas semua.

BAB V KESIMPULAN
 Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang
mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer
sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat
komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi
Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan
utama menghasilkan informasi manajemen.

 Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan

meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi
seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile
transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian
penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan
kecerdasan buatan (artificial intelligence). 

Resume pert 1 - Kelebihan dan kekurangan otomasi perkantoran

Otomasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupundi
luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuahrencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan prosespelaksanaan pekerjaan
Dengan adanya perkantoran yang sifatnya otomasi sebenarnya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu
sisi yang menguntungkan dan merugikan.
Kekurangan perkantoran jika dijalankan secara otomasi adalah :

1. Tidak berperasaan
2. Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi ( Semangat rendah )
3. Lowongan kerja semakin sedikit : Karena dengan menggunakan otomasi perkantoran
maka pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia diganti dengan mesin karena itu
banyak karyawan yang di PHK oleh perusahaan.
4. Membutuhkan biaya yang cukup besar : Karena Otomasi perkantoran memerlukan
peralatan yang digunakan untuk menjalankan aktifitas perusahaan oleh karena itu biaya
untuk membeli peralatan tersebut harus dikeluarkan oleh perusahaan dan harganya mahal
ditambah lagi mesin tersebut tidak dikerjakan mesin 100%, masih ada tenaga manusia
sehingga perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar.
5. Pengurangan jumlah karyawan : Karena adanya otomasi perkantoran maka perusahaan
tersebut pasti mengurangi karyawan itu hal itu disebabkan oleh otomasi perkantoran pada
umumnya menggunakan komputer dan peralatan mutakhir lainnya sehinnga
pengaturanya tidak membutuhkan banyak karyawan melainkan tenaga manusia
digunakan untuk menekan tombol penggerak saja.
6. Flexibility : Pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan
banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan banyak pegawai.
7. Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client
8. Paperless : Tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan secara digital.

Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak
begitu berpengaruh.
Sementara kelebihan perkantoran adalah :

1. Menekan biaya fasilitas

2. Menekan biaya peralatan
3. Jaringan Komunikasi formal
4. Menekan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
6. Pekerjaan lebih cepat
7. Lebih mudah dalam hal pencarian kembali

Keuntungan tersebut adalah keuntungan dari pihak perusahaan, hanya kontribusi sosial yang
merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
Referensi :
OTOMATISASI PERKANTORAN

A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan
dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.
Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing
untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik
yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office
Automation atau OA.

Read More

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer
menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer
untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional
- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,
satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation
memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih
baik.

C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.

Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. WORD PROCESSING
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
2. ELECTRONIC MAIL
Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan
pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer
dan peralatan penyimpanan.
3. VOICE MAIL
Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesan
dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara
yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
6. VIDEO CONFERENCING
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untuk
mengirim dan menerima signal audio dan video.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat
membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung
yang lain.
9. VIDEO TEXT
Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual pada
layar crt.
10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL
Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat
kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan
yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah
meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

D. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak,
maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehingga
suatu sistem dapat berjalan. Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi
adalah:
1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama
sumber daya manusia.
2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli,
Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama deikenal sebagai pekerja
terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas
menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.

E. Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai dari
input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan
manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah
digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk
integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.