1 Jalaludin PDF
1 Jalaludin PDF
PENTINGNYA STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR KERJA
UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN DALAM PERUSAHAAN
A. Jalaluddin Sayuti
Staf Pengajar Prodi Administrasi Bisnis Polsri, Palembang
Email: ajsayuti@yahoo.co.id
No. Hp. 081377919276
ABSTRACT
There are many ways that can be done to control office administration task, one of the ways is make the
operational standars of working prosedures. The management of the organisation needs to understand how
to manage the standard operating procedure (SOP) that is used as a guide for organizations working
mechanism. SOP documentation is necessary to maintain a quality and technical systems consistently. This
article presents theoretical arguments about the importance of standard operating procedures in connection
the easier of employees control facilities to improve their performance.
Keywords: standard operating procedures
ABSTRAK
Banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengendalikan kegiatan administrasi perkantoran, salah satu
caranya adalah membuat pola dan mekanisme kerja yang standar serta baku yang tertuang dalam standar
operasional prosedur kerja. Pengelola organisasi penting memahami bagai mana menyusun standar
operasional prosedur (SOP) yang baku untuk dijadikan panduan mekanisme kerja organisasi.
Pendokumentasian SOP diperlukan untuk menghasilkan system kualitas dan teknis yang konsisten dan
mempertahankan kualitas control serta menjaga mekanisme kerja tetap berjalan. Artikel ini menyajikan
argumentasi teoritis tentang pentingnya standar operasional prosedur dalam kaitan dengan memudahkan
pengendalian kerja karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.
Kata Kunci: Standar Operasional Prosedur
1 ISSN: 1979-0759
ILMIAH Volume IV No.3, 2012 A. Jalaludin S, Pentingnya Standar
Kenyataan yang ada saat ini masih banyak didalam bentuk Standar Operasional Prosedur
perusahaan terutama perusahaan yang berskala (SOP) untuk mengukur mutu dan pelaksanaan
relatif kecil masih kurang perhatian terhadap pelayanan. Menurut Crisyanti (2011) Standar
landasan kerja yang berupa SOP, pada hal Operasional Prosedur (SOP) merupakan
idealnya pembuatan dan pemakaian SOP bagi gambaran langkah-langkah kerja (sistem,
perusahaan sangat penting dan perlu dievaluasi mekanisme dan tata kerja internal) yang
dari periode ke periode berikutnya untuk diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk
peningkatan kinerja karyawan. Melalui artiel ini mencapai tujuan instansi pemerintah. Pengertian
akan dikemukakan secara deskriptif kualitatif Standar Operasional Prosedur lainnya adalah
tentang pentingnya SOP untuk meningkatkan suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan
kinerja karyawan dalam perusahaan. untuk mendorong dan menggerakkan suatu
kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan
TINJAUAN PUSTAKA organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan
Setiap organisasi perushaan memiliki pola yang dibakukan dan yang harus dilalui
dan mekanisme tersendiri dalam menjalakan untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
kegiatanya, pola dan mekanisme itu melalui suatu Menurut (Atmoko, 2011:2) Standar
prosedur dan pedoman secara manual, oleh karena Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan
itu melalui bagian ini akan dikemukakan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai
pengertian-pengertian yang berkaitan dengan pola dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi
dan mekanisme kerja dalam perusahaan, seperti pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis,
prosedur, SOP, dan standar kerja. Menurut administrasif dan prosedural sesuai dengan tata
Syamsi (1994:16), Prosedur adalah suatu kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap kerja yang bersangkutan. Sementara itu, Crisyanti
dalam melakukan suatu pekerjaan yang (2011:203) menyatakan bahwa SOP menjadi
merupakan suatu kebulatan. Sementara itu relevan karena sebagai tolak ukur dalam menilai
prosedur perkantoran atau sistem perkantoran efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam
diartikan sebagai urutan langkah-langkah (atau melaksanakan program kerjanya.
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam Singkatnya dari pengertian di atas bahwa
mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan Standar Operasional Prosedur merupakan
dengan apa yang dilakukan, bagaimana pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana menjalankan kegiatan operasionalnya. Dalam
melakukannya, dan siapa yang melakukannya SOP itu biasanya diatur ketentuan-ketentuan
(Moekijat, 1989:52). Sedangkan menurut Terry umum yang berlaku dalam suatu unit kerja,
dalam Syamsi (1994:16), Prosedur kerja adalah Sementara itu kinerja atau juga sering di sebut
serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang performance adalah sebagai pencapaian hasil atau
secara kronologis berurutan dalam rangka the degree of accomplishment, pengertian lain
menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara bahwa kinerja adalah prestasi kerja, prestasi
singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu penyelenggaraan sesuatu (Atmoko, 2011:3).
merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara Sementara Faustino (dalam Atmojo,2011)
berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan memberi batasan kinerja sebagai suatu cara
tertentu. mengukur kontribusi-kontribusi dari individu-
Dalam rangka melaksanakan suatu individu anggota organisasi kepada organisasinya.
pekerjaan, di samping jelasnya urutan atau Peter Jennergen (dalam Atmoko, 2011) juga
langkah-langkahnya, diperlukan juga suatu mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat
standar kerja untuk mencapai tujuan yang telah yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan
ditetapkan, berkenaan dengan hal ini, maka tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi
standar merupakan suatu garis referensi organisasi tercapai. Dengan demikian, kinerja
manajemen atau dapat dipadang sebagai dasar adalah konsep utama organisasi yang
untuk menghitung, artinya suatu dasar menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan
perbandingan. Menurut Maryati (2007:53), pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan
Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum dalam rangka pencapaian tujuan.
yang diharapkan dapat dicapai oleh seluruh
karyawan kantor. Sedangkan menurut Moekijat, PEMBAHASAN
(2002:159), standar adalah sesuatu yang dibentuk Setiap orang yang ingin mencapai suatu
baik oleh kebiasaan maupun oleh kekuasaan tujuan yang tidak dapat di capainya seorang diri,
untuk mengukur hal-hal seperti mutu, hasil dia pasti bergabung dengan orang lain, bila orang
pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang bergabung dan melakukan suatu pekerjaan untuk
dipergunakan dalam manajemen. Dari pengertian mencapai tujuan yang sama, maka gabungan
diatas menunjukkan betapa pentingnya suatu orang ini di sebut organisasi. Perusahaan sebagai
standar, di dalam perusahaan standar itu dibuat tempat orang berkumpul untuk mencapai tujuan
2 ISSN: 1979-0759
ILMIAH Volume IV No.3, 2012 A. Jalaludin S, Pentingnya Standar
(laba) merupakan organisasi produksi yang memiliki fungsi yang sama; dan
menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber mengidentifikasikan individual dan
ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan persyaratan kualifikasi untuk mereka
cara yang menguntungkan tentu saja perlu di tata serta harus dipastikan bahwa mereka
mekanisme dan prosedur kerjanya, untuk hal ini memahami dan menyetujui terhadap
maka pelaksanaan tugas para karyawan dalam wewenang dan tanggung jawab yang
perusahaan itu perlu berlandaskan pada SOP. didefinisikan itu.
Sebelum kita menyatakan bahwa SOP itu 3. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan
penting atau tidaknya dalam kegiatan sebuah terperinci mengenai kemampuan pekerja
perusahaan, terlebih dahulu kita perlu memahami untuk tugas spesifik.
bagai mana SOP itu disiapkan atau di susun agar 4. Penilaian tugas, berupa prosedur
menjadi pedoman yang baku dan mudah dipahami penggolongan dan penentuan kualitas
oleh semua karayawan dalam perusahaan. tugas untuk menetapkan serangkaian
Tahap Penyusunan SOP nilai moneter untuk setiap tugas spesifik
Menurut (Atmoko, 2009) Tahap penting dalam hubungannya dengan tugas lain.
dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur 5. Pengukuran kerja dan penentuan standar
adalah melakukan analisis sistem dan prosedur tugas merupakan prosedur penetapan
kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis waktu yang diperlukan untuk
prosedur kerja. menyelesaikan setiap tugas dan
1. Analisis sistem dan prosedur kerja menetapkan ukuran yang dipergunakan
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah untuk menghitung tingkat pelaksanaan
kegiatan mengidentifikasikan fungsi-fungsi pekerjaan. Melalui analisa tugas ini,
utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah- maka tugas-tugas dapat dibakukan,
langkah yang diperlukan dalam melaksanakan sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas
fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem yang baku. Setidaknya ada dua manfaat
adalah kesatuan unsur atau unit yang saling analisis tugas dalam penyusunan standar
berhubungan dan saling mempengaruhi operasional prosedur yaitu membuat
sedemikian rupa, sehingga muncul dalam penggolongan pekerjaan yang
bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau direncanakan dan dilaksanakan serta
bergerak secara harmonis yang ditopang oleh menetapkan hubungan kerja dengan
sejumlah prosedur yang diperlukan, sistematis.
sedangkan prosedur merupakan urutan kerja 3. Analisis prosedur kerja
atau kegiatan yang terencana untuk menangani Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk
pekerjaan yang berulang dengan cara seragam mengidentifikasi urutan langkah-langkah
dan terpadu. pekerjaan yang berhubungan apa yang
2. Analisis Tugas dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan,
Analisis tugas merupakan proses manajemen bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal
yang merupakan penelaahan yang mendalam tersebut dilakukan, dan siapa yang
dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena melakukannya. Prosedur diperoleh dengan
itu analisa tugas diperlukan dalam setiap merencanakan terlebih dahulu bermacam-
perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa macam langkah yang dianggap perlu untuk
tugas diharapkan dapat memberikan melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian
keterangan mengenai pekerjaan, sifat prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai
pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab serangkaian langkah pekerjaan yang
pejabatnya. Di bidang manajemen dikenal berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih
sedikitnya ada 5 (lima) aspek yang berkaitan dari satu orang, yang membentuk suatu cara
langsung dengan analisis tugas, yaitu: tertentu dan dianggap baik untuk melakukan
1. Analisa tugas, merupakan penghimpunan suatu keseluruhan tahap yang penting.
informasi dengan sistematis dan Analisis terhadap prosedur kerja akan
penetapan seluruh unsur yang tercakup menghasilkan suatu diagram alur (flow chart)
dalam pelaksanaan tugas khusus. dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal
2. Deskripsi tugas, merupakan garis besar kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan
data informasi yang dihimpun dari organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu
analisa tugas, disajikan dalam bentuk didokumentasikan dalam bentuk prosedur-
terorganisasi yang mengidentifikasikan prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa
dan menjelaskan isi tugas atau jabatan fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh
tertentu. Deskripsi tugas harus disusun prosedur-prosedur kerja yang telah
berdasarkan fungsi atau posisi, bukan distandarisasikan.
individual; merupakan dokumen umum Prosedur kerja merupakan salah satu komponen
apabila terdapat sejumlah personel penting dalam rangka mencapai tujuan
3 ISSN: 1979-0759
ILMIAH Volume IV No.3, 2012 A. Jalaludin S, Pentingnya Standar
4 ISSN: 1979-0759
ILMIAH Volume IV No.3, 2012 A. Jalaludin S, Pentingnya Standar
SOP ini juga bisa dijadikan sebagai dasar hukum kegiatan internal rutin organisasi dapat di lihat
yang kuat untuk melacak kesalahan atau melalui SOP yang mereka miliki.
pelanggaran kerja para karyawan, dengan kata
lain rekam jejek para karyawan akan mudah PENUTUP
dideteksi melalui SOP yang ada. Karena SOP merupakan panduan berkerja semua
Pada sisi yang lain, menurut Atmoko orang dalam organisasi dan sebagai alat penting
(2011:20) SOP juga dapat berfungsi sebagai untuk melihat rekam jejak mereka dalam berkerja,
instrumen manajemen yang berlandaskan pada maka sepatutnya pihak manajemen organisasi
sistem manajemen kualitas (Quality Management menyiapkan SOP dan mengevaluasi pemakaianya
System), maksudnya adalah merupakan dari waktu kewktu untuk mendapatkan efektifitas
kumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek- dan efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal.
praktek standar untuk manajemen sistem yang
bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses DAFTAR PUSTAKA
dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap Atmoko, Tjipto, 2011, Standar Operasional
kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem Prosedur. http://resources.unpad.ac.id/unpad,
manajemen kualitas berfokus pada konsistensi di akses tanggal 4 oktober 2012
dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa Chrisyanti, Irra, 2011, Manajemen Perkantoran,
tingkat dokumentasi terhadap standar-standar Prestasi Pustaka Publisher, Jakarta
kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan Maryati, MC. 2007, Manajemen Perkantoran
kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada Efektif, UPP STIM YKPN, Yogyakarta:
deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor
konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari Manajemen Perkantoran. Mandar Maju,
penerapan prinsip manajemen kualitas yang Bandung
diaplikasikan untuk organisasi, baik organisasi Manfaat SOP,
bisnis maupun organisasi pemerintahan http://www.direktoriartikelmenarik.com/26-
(organisasi publik). manfaat-sop-standard-operating-procedure-
Jelas bahwa, dalam menjalankan kegiatan .html, di akses tanggal 4 Oktb 2012
organisasi perkantoran SOP sangat diperlukan, Pengertian SOP,
karena bukan hanya sebagai panduan dalam http://ml.scribd.com/doc/46969856/Pengertian-
berkerja, namun sebagai ukuran atau alat evaluasi SOP , di akses tanggal 4 oktober 2012
untuk melihat kinerja para karyawan atau semua Syamsi, Ibnu, 1994, Sistem dan Prosedur Kerja,
orang yang menunaikan tugasnya, baik dalam Bumi Aksara, Jakarta
kaitan langsung dengan langganan, maupun
5 ISSN: 1979-0759