PENDAHULUAN
Sebagaimana halnya barang atau jasa pada dasarnya (jasa) laboratorium dapat
dinilai dan disertifikasi sesuai standar sistem manajemen mutu akreditasi KALK
(Komite Akreditasi Laboratorium Kesehatan) Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia Standar ini dapat digunakan untuk mengembangkan sistem mutu
administrasi dan teknis untuk mendukung kegiatan operasional laboratorium.
Dengan demikian, bila laboratorium melaksanakan sistem manajemen mutu
keuntungan yang akan diperoleh adalah adanya sistem manajemen pada semua
bagian di laboratorium yang mempengaruhi mutu, memastikan semua proses di
laboratorium dilaksanakan setiap kali dengan cara yang sama, terus belajar dan
meningkatkan sistem setelah diperiksa, produktivitas lebih tinggi setelah
diimplementasi dan bisa mengurangi biaya serta pelanggan puas.
Setiap laboratorium wajib memiliki panduan mutu yang menjelaskan seluruh
sistem manajemen mutu dan struktur dokumentasi ( pedoman, prosedur, instruksi
kerja, dll) yang digunakan dalam sistem manajemen mutu. Panduan mutu harus
menjelaskan peran dan tanggung jawab manajemen teknis dan manajer mutu untuk
menjamin pengelolaan praktek laboratorium kesehatan yang baik.
UPT Laboratorium Kesehatan Daerah (Labkesda) Kabupaten Luwu Utara
merupakan laboratorium yang telah memiliki izin operasional dengan nomor
15548/00072/SIO-LABKES/DPMPTSP/IV/2020. Berdasarkan Peraturan Bupati
nomor 84 tahun 2017 tentang Organisasi dan tata kerja unit pelaksana teknis
Laboratorium Kesehatan Daerah Dinas Kesehatan.
Agar tugas pokok dan fungsi dapat dijalankan dengan baik dan pelayanan yang
diselenggarakan sesuai dengan standar, maka perlu ditetapkan kebijakan mutu
sebagai panduan mutu dalam menyelenggarakan pelayanan. Oleh karena itu UPT
Laboratorium Kesehatan Daerah Kabupaten Luwu Utara membuat panduan mutu
yang akan digunakan sebagai rambu-rambu manajemen mutu dan dapat digunakan
sebagai acuan untuk pelaksanaan dan pengembangan prosedur kerja di
laboratorium.
B. Profil Laboratorium
1.Keadaan Umum UPT Laboratorium Kesehatan Daerah Kabupaten Luwu
Utara
a. Lokasi :
Gedung UPT. Labkesda saat ini berdasarkan pembagian aset daerah yang
terletak di jalan Syuhada No.173 Kelurahan Bone, Kecamatan Masamba. UPT
Labkesda bersebelahan dengan Puskesmas Masamba dengan luas Bangunan
19 x 10 m2
b. Daya Listrik : 3000 watt
c. Jumlah pembagian ruangan : 15 buah antara lain :
Standar Permenkes
No Nama Ruang Luas Ruangan
411 th 2010
1 Ruang Tunggu 6 m2 14 m2
2 Ruang Sampling 6 m2 7,5 m2
3 Ruang Administrasi 6 m2 14 m2
Tabel 2
Data Tata Ruang dan Tata Letak Ruang di UPT Labkesda Kabupaten Luwu Utara
Lantai Bawah
Luas
NO RUANG Fungsi /Tata Ruang Tata Letak
(m2)
1 Ruang 14 Untuk melakukan pertemuan Terletak didepan
Akreditasi dan penyimpanan dokumen tangga lantai 2
akreditasi UPT Labkesda
C. Standar Fasilitas
Tabel 3
Fasilitas Peralatan UPT Labkesda Luwu Utara
E. Ruang Lingkup
1. Mutu manajemen :
Untuk menjamin mutu pelayanan UPT Laboratorium Kesehatan Daerah
Kabupaten Luwu Utara perlu menetapkan bakuan mutu yang dijadikan pedoman
kerja bagi tenaga pelaksana.Bakuan mutu masing-masing dibuat dan disusun oleh
pejabat/petugas pelaksana berdasarkan wewenang dan tanggung jawabnya.
Kebijakan/Surat Keputusan, Panduan/Pedoman serta Program Kegiatan dibuat
dan disusun oleh Kepala UPT Labkesda bersama Kasubag TU dengan meminta
pertimbangan Analis/Staf melalui rapat/pertemuan dan disahkan oleh Kepala UPT
Labkesda.
Standar Operasional Prosedur (SOP) dibuat dan disusun oleh Koordinator Unit
Laboratorium bersama Analis/Staf berdasarkan metode kerja yang digunakan,
kemudaian disahkan oleh Kepala UPT Labkesda. Bila ada perubahan metode kerja
maka dilakukan pembaruan SOP.
Dalam sistem manajemen mutu UPT Labkesda Kabupaten Luwu Utara,
Kasubag TU berwenang dan bertanggungjawab untuk melakukan penomoran,
pendistribusian, menarik dokumen induk, merevisi, menyimpan dan memusnahkan
dokumen.
a. Tata cara penomoran dokumen
Pemberian nomor identitas dokumen SOP dan SK dilakukan dengan ketentuan
sebagai berikut :
SOP
Contoh :
ADMEN : SOP/ADMEN/01
LAB KIMIA : SOP/KIMIA/01
LAB MIKRO : SOP/MIKRO/01
LAB KLINIK : SOP/KLINIK/01
Keterangan :
SOP = kode dokumen (Standar Operasional Prosedur)
01 = nomor dokumen
SK
Contoh : 01 / 2020
Keterangan :
01 = nomor dokumen
2020 = tahun terbit
b. Tata Cara Penomoran Surat
Penomoran Surat yang dimaksud adalah :
1. Kode untuk surat Internal dan Eksternal
Adapun tata caranya sebagai berikut :
Surat Internal :
Contoh 439.2: / 01 / Labkesda
Keterangan :
439.2 = nomor surat
01 = Nomor Urut
Labkesda = labkesda
Surat Eksternal :
Contoh B/ 439.2 / 01 / Labkesda
Keterangan :
B = Kode Surat Penting
439.2 = nomor surat
01 = Nomor Urut
Labkesda = labkesda
c. Pendistribusian Dokumen
Pendistribusian dokumen dapat dilakukan bila dokumen sudah disetujui dan
disahkan oleh Kepala Labkesda. Kasubag TU bertangung jawab memlihara,
menyimpan dokumen sah dan melakukan pendistribusian. Dokumen sah diberi
cap “TERKENDALI”.
d. Revisi Dokumen
Revisi dilakukan apabila ada pembaruan metode pemeriksaan atau apabila
dokumen sudah tidak sesuai lagi untuk digunakan.Sebelum melakukan revisi
terlebih dahulu mengisi formulir usulan revisi dan meminta persetujuan pejabat
yang berwenang.Isi revisi dicatat dalam riwayat perubahan tiap dokumen.
e. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen
Penarikan dan pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen sudah
daluarsa. Kasubag TU melakukan pengecekan dokumen daluwarsa lalu Tim
Mutu menarik dokumen dari peredaran menggunakan bukti penarikan dokumen.
Salinan dokumen kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar. Dokumen asli
yang ditarik kemudian diberi cap “KADALUWARSA” dan disimpan oleh Kasubag
TU sebagai arsip selama 5 tahun.
2. Mutu Teknis :
Untuk menjamin mutu pelayanan teknis, UPT Laboratorium Kesehatan Daerah
Kabupaten Luwu Utara perlu menetapkan ruang lingkup kegiatan teknis yang
senantiasa harus dijaga mutu atau kualitasnya agar dapat memberikan hasil
pemeriksaan yang dapat dipercaya dengan cara melakukan verifikasi. Kegiatan
yang menjadi ruang lingkup mutu teknisnya yang adalah :
a. Pra Analitik :
1. Formulir permintaan pemeriksaan
Petugas memeriksa identitas pasien, identitas pengirim (dokter), nomor
kode sampel, tanggal pemeriksaan, permintaan pemeriksaan sudah
dicentang lengap dan jelas.
2. Persiapan pasien
Petugas memastikan persiapan pasien sudah sesuai persyaratan.
3. Pengambilan Sampel
Petugas memastikan sampel sudah dikumpulkan secara benar sesuai
dengan jenis sampel.
4. Penanganan Sampel
Petugas memastikan pengolahan sampel sudah dilakukan sesuai dengan
persyaratan, kondisi penyimpanan sampel sudah tepat, penanganan sampel
sudah benar untuk pemeriksaan khusus dan apakah kondisi pengiriman
sampel sudah benar.
5. Persiapan Sampel
Petugas memastikan kondisi sampel sudah memenuhi persyaratan, volume
sampel sudah cukup dan identifikasi sampel sudah benar.
b. Tahap Analitik :
1) Persiapan Reagen
Petugas memastikan reagen/media memenuhi persyaratan, belum
daluarsa, cara pelarutan, pengenceran dan pencampuran sudah benar,
serta aquadest yang digunakan memenuhi syarat.
2) Pipetasi Reagen dan Sampel
Petugas memastikan semua peralatan laboratorium yang digunakan bersih
dan memenuhi persyaratan, pipet sudah dikalibrasi,pipetasi dilakukan
dengan benar dan urutan prosedur diikuti dengan benar.
3) Inkubasi
Petugas memastikan suhu inkubasi sesuai dengan persyaratan dan waktu
inkubasi sudah tepat.
4) Pemeriksaan
Petugas memastikan alat berfungsi dengan baik, hasil pemeriksaan fungsi
dan perawatannya dapat dipercaya.
5) Pembacaan Hasil
Petugas memastikan apakah penghitungan, pengukuran, identifikasi dan
penilaian sudah benar.
c. Pasca Analitik:
Petugas memastikan lembar/form hasil bersih, transkrip benar, tulisan jelas
dan terdapat kecenderunngan hasil pemeriksaan atau hasil abnormal.
d. Pemantapan Mutu Internal (PMI) :
Untuk memastikan hasil pemeriksaan yang akurat, makasetiap analis yang
bertugas wajib melakukan PMI yang dikoordinir oleh penanggung jawab unit
pelayanan Laboratorium Klinik dan Laboratorium Kesmas. PMI wajib
dilakukan oleh analis sebelum melakukan pengujian sampel sebagai
pencegahan dan pengawasanakan terjadinya penyimpangan/error sehingga
diperoleh hasil pemeriksaan yang tepat.
e. Kalibrasi internal :
Bila dalam pelaksanaan PMI terdapat penyimpangan hasil, maka dilanjutkan
dengan melakukan kalibrasi sesuai dengan prosedur kalibrasi internal
masing-masing alat/instrument.
f. Kalibrasi eksternal :
Untuk menjamin ketepatapan dan ketelitian pengukuran Setiap
alat/instrument laboratorium UPT Labkesda wajib dikalibrasi oleh Badan
Pengujian Fasilitas Kesehatan (BPFK) Makassar setiap tahun.
BAB II
KEBIJAKAN MUTU ORGANISASI
A. Kebijakan
UPT Laboratorium Kesehatan Daerah Kabupaten Luwu Utara adalah
Laboratorium Kesehatan Masyarakat yang memberikan jasa pelayanan pemeriksaan
terhadap bahan yang berasal dari manusia dan bukan manusia. Dalam melaksankan
pelayanan laboratorium, UPT Labkesda Kabupaten Luwu Utara dan senantiasa
mengutamakan kepuasan pelanggan melalui komitmen kebijakan sebagai berikut :
1. Mengutamakan mutu pelayanan yang ramah, akurat dan terpercaya dalam
melayani pelanggan dan meraih kepercayaan pelanggan.
2. Melaksanakan pelayanan laboratorium sesuai standar yang ditetapkan.
3. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia dalam
melaksanakan pelayanan laboratorium..
4. Mengembangkan jenis layanan pemeriksaan sehingga tersedia jenis pelayanan
yang dibutuhkan pelanggan.
5. Menjadikan budaya mutu sebagai landasan dalam memberikan pelayanan
laboratorium dengan meningkatkan sarana dan prasarana laboratorium.
6. Meningkatkan Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan.
Kepala UPT Labkesda dan seluruh pegawai berperan aktif dalam
pemenuhan kepuasan pelanggan serta bertanggung jawab bahwa kebijakan
mutu telah dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai Laboratorium
Kesehatan.
B. Tim Mutu
Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan laboratorium di UPT Laboratorium
Kesehatan Daerah Kabupaten Luwu Utara maka dibentuk Tim Mutu untuk mengatur,
mengelola dan mengendalikan sistem mutu di laboratorium. Tim mutu mempunyai
tugas pokok untuk melaksanakan kegiatan peningkatan mutu sesuai standar dan
berfungsi untuk melakukan penjaminan mutu proses dan hasil kegiatan laboratorium.
Tim Mutu mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
1. Menyusun Kebijakan dan Strategi Manajemen Mutu
2. Menyusun Program Indikator Mutu.
3. Melakukan koordinasi dengan tim terkait dalam penyusunan program
peningkatan mutu.
4. Memantau seluruh pelaksanaan program peningkatan mutu.
5. Mengevaluasi seluruh pelaksanaan program peningkatan mutu.
6. Mensosialisasikan hasil pencapaian program peningkatan mutu.
7. Melaksanakan kegiatan Rapat Tinjauan/Evaluasi Manajemen.
8. Memfasilitasi tindak lanjut hasil rekomendasi.
9. Memfasilitasi kegiatan terkait penyelenggaraan pengembangan, inovasi dan
kendali mutu.
C. Sasaran Mutu
Pada pelaksanakan kegiatan pelayanan laboratorium pada UPT Laboratorium
Kesehatan Daerah Kabupaten Luwu Utara, sasaran mutu yang yang dimaksud
adalah seluruh rangkaian kegiatan pelayanan laboratorium mulai dari proses
pendaftaran sampai keluarnya hasil uji laboratorium. Jenis pelayanan terkait seluruh
parameter pemeriksaan laboratorium yang terdiri dari :
Kegiatan Pelayanan Laboratorium Kimia dan Mikrobiologi, antara lain :
a. Pemeriksaan Bakteriologi Air
b. Pemeriksaan Kimia/Fisik Air
c. Pemeriksaan Pengawet dan Warna Makanan
D. Indikator Mutu
Dalam menjaminmutu pelayanan di UPT Laboratorium Kesehatan Daerah
Kabupaten Luwu Utara maka ditetapkan beberapa indikator pengukuran antara lain :
1. Indikator Manajemen :
a. Bagian Pendaftaran
Kesalahan pencatatan < 5%
b. Bagian Loket Pengambilan Hasil
Kesalahan pemberian hasil ke pelanggan/pasien< 5%
c. Kepuasan Pelanggan
Komplain Pelanggan < 3 %
2. Indikator Teknis
a. Pra Analitik :
Kesalahan pengambilan sampel air <5 %
b. Analitik :
Kesalahan analisis < 5 %
c. Pasca Analitik :
Kesalahan penulisan hasil < 5 %
BAB III
MONITORING DAN EVALUASI
BAB IV
PENCATATAN DAN PELAPORAN
BAB V
LAMPIRAN
Sasaran mutu, Indikator, Kegiatan dan target mutu pelayanan UPT Labkesda
Kabupaten Luwu Utara selama 3 tahun (2020-2022) adalah :