Nomor SOP 03.01.02.

01
KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH Tanggal Pembuatan 30 Maret 2010
ALIYAH NEGERI NEGARA KABUPATEN Tanggal Revisi
JEMBRANA Tanggal Efektif 1 April 2010
Disahkan oleh Kepala MAN Negara
SOP PENGADAAN BARANG
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Keppres 42 Tahun 2002 tentang Pedoman 1. Jenis Anggaran
Pelaksanaan anggaran. 2. Bendahara Penerimaan Anggaran
2. Keppres 80 Tahun… 3. Bendahara Pengeluaran Anggaran
3. KMA Nomor 36 Tahun 1999 4. Persetujuan Penerimaan dan Pengeluaran
4. KMA Nomor 327 Tahun 2001 Anggaran
5. Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Departemen
Agama.
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. Kepala Madrasah 1. Formulir
2. Bendahara
3. Kepala Urusan Tata Usaha
4. Bagian/Fungsi-Fungsi Lain yang terkait
Peringatan Pencatatan dan Pendataan :
1. Terabaikannya SOP ini dapat mengakibatkan kerugian 1. Formulir Rencana Kebutuhan Barang Tahunan
bagi pengguna barang. 2. Formulir Rencana Pengadaan Barang Tahunan
3. Formulir Permintaan Barang
4. Formulir Pemesanan Pembelian/Purchase Order
( PO)
5. Formulir Laporan Pembelian Barang
6. Formulir Laporan Pemakaian Barang
7. Formulir Evaluasi Penawaran
8. Formulir Daftar Pemasok Formulir
9. Daftar Peringkat Kinerja Pemasok.
Definisi:
1. Pengadaan Barang adalah kegiatan pengadaan barang/jasa baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun
penyedia barang /jasa.
2. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang
jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang / jasa.

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas KPA/ Ka.TU/ Persyaratan/ Ket
Staf Waktu Output
Kamad panitia Perlengkapan
1. Kaur TU mengajukan Kartu Awal Tahun Tersusunnya
rencana kebutuhan Kebutuhan rencana
barang habis pakai dan Barang, pengadaan
barang bergerak kepada RAPBM barang
Kepala Madrasah.

2. Melakukan pemilahan 1 Minggu Terpilahnya

rencana kebutuhan kebutuhan
barang habis pakai dan barang
bergerak yang
dibutuhkan.
3. Merekapitulasi rencana Formulir 2 Hari Rekap rencana
kebutuhan barang habis Rencana kebutuhan
pakai dan barang Pengadaan barang
bergerak. Barang
Tahunan
4. Membuat persetujuan 1 Hari
pengadaan barang

5. Melakukan Monitoring Cheklist moni- Minimal setia- Terlaksananya

barang habis pakai dan toring Barang ap 3 bulan monitoring
barang bergerak. barang

SOP Pengadaan Barang

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas KPA/ Ka.TU/ Persyaratan/ Ket
Staf Waktu Output
Kamad panitia Perlengkapan
6. Melaksanakan pengadaan Kondisional Terlaksananya
barang habis pakai dan pengadaan
barang bergerak ( dengan barang.
cara lelang, penunjukkan,
pemilihan maupun
swakelola ) sesuai
ketentuan peraturan yang
berlaku.

7. ( Jika pengadaan barang Dokumen Mengikuti Tersusunnya

dengan teknik lelang ), lelang, HPS dokumen surat
membuat surat perjanjian perjanjian perjanjian
kerja ( SPK )/Kontrak lelang. kontrak.
pengadaan barang/jasa
dengan mendapat
persetujuan Pejabat
berwenang/Kamad.

8. Menerima barang/ Jasa 1 hari Diterimanya

barang
9. Melakukan pengecekan HPS dan 1 hari Kesesuaian
kesesuaian terhadap surat Spesifikasi jenis barang
Pemesanan Barang jenis barang di dengan
dengan Prosedur Inspeksi perjanjian. pemesanan.
dan Pengujian ( dapat
meminta bantuan tenaga
ahli dari bidangnya jika
diperlukan ).

10. Membuat laporan Kuitansi, Nota Minimal Tersusunnya

pembelian barang. setiap 3 bulan laporan
pembelian
barang.
11. Membuat laporan Checklist Minimal Tersusunnya
pemakaian barang penggunaan setiap 3 bulan laporan
barang penggunaan
barang.
12. Melakukan evaluasi RAPBM, Kartu Setiap 6 bulan Terselenggara
terhadap Rencana kebutuhan nya evaluasi
Pengadaan Barang barang rencana
Tahunan dan Realisasinya. penggunaan
UNIT-UNIT barang
TERKAIT
tahunan
berikutnya.
13. Melakukan Revisi jika ada 3 Hari Terlaksananya
Perubahan Rencana revisi rencana
Pengadaan Barang pengadaan
Tahunan. barang.

14. Melakukan inventarisasi Sebelum

dan labeling barang didistribusikan
bergerak yang sudah pada yang
sesuai dengan pemesanan mengajukan
barang, spesifikasi dan
prosedur inspeksi dan
pengujian sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
 Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas KPA/ Ka.TU/ Persyaratan/ Ket
Staf Waktu Output
Kamad panitia Perlengkapan
15. Membuat daftar pemasok Setiap akhir Tersusunnya
pengadaan barang tahun inventaris
data
pemasok/
rekanan
16. Melakukan evaluasi Formulir Terselenggara
kinerja rekanan daftar nya evaluasi
peringkat kinerja
kinerja rekanan.
pemasok.
 FLOWCHART
SOP PENGADAAN BARANG

MULAI

MENGAJUKAN RENCANA KEBUTUHAN BARANG

MEMILAH RENCANA KEBUTUHAN BARANG

REKAP RENCANA KEBUTUHAN BARANG

PERSETUJUAN PENGADAAN BARANG

MONITORING BARANG

MELAKSANAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

MENERIMA BARANG DAN JASA

KONFIRMASI
DAN PENGEMBALIAN
 PENGECEKAN
KESESUAIAN TIDAK SESUAI

SESUAI

MEMBUAT LAPORAN

EVALUASI BERUBAH

REALISASI

REVISI
TIDAK BERUBAH
INVENTARISASI DAN LABELING

REKAP DAFTAR REKANAN

EVALUASI KINERJA REKANAN

SELESAI