SOFT SYSTEM METHODOLOGY

ALBION GROUP LTD CASE

Oleh:
Zulkifli Aulia Rakhman
2106761294

FAKULTAS TEKNIK
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
PEMINATAN MANAJEMEN INDUSTRI
SALEMBA
2021
STEP 1

Albion Group Ltd telah beroperasi selama lebih dari dua puluh tahun. Albion Group terdiri dari Albion Mill Board Works, Betterfinish
Fabricators, dan Surface Stockist. Albion Mill Board Works merupakan anak perusahaan tertua, yang mengolah raw material menjadi produk
setengah jadi bermerek “Millboard” dengan ukuran heavy gauge, medium gauge, dan light gauge. Betterfinish Fabricators merupakan anak usaha
yang mengolah produk setengah jadi dari Albion Mills menjadi final produk berupa papan kayu yang dilapisi plastik atau vinyl dengan ukuran
gauge yang sama. Surface Stockist merupakan anak perusahaan yang beroperasi sebagai penyimpan stok dalam gudang, menjual dan mengirim
produk setengah jadi / produk final Millboard kepada konsumen. Berikut adalah analisa 5W + 1H dari studi kasus Albion Group:

Who What Why When Where How

Managing Director Meminta saran kepada FD memohon Setelah FD mendapat surat Kantor Pusat Albion MD butuh pertimbangan terkait
(MD) konsultan SSM tentang persetujuan terkait permohonan ekspansi Group, St James opsi ekspansi gudang:
ekspansi gudang. ekspansi gudang gudang dari Surface Square 1. Beli lahan & bangun gudang
Stockist Manager baru
2. Upgrade bangunan gudang
existing
Financial Director Memohon persetujuan Mendapat permohonan Setelah mendapatkan hasil Kantor Pusat Albion 1. CA menyatakan bahwa
(FD) terkait ekspansi gudang pembangunan gudang analisa kelayakan investasi Group, St James investasi sebesar £ 500,000 (5
baru dari Surface dari Chief Accountant Square hektar lahan) memiliki
Stockist (SS) Manager (CA) dan T11 expenditure potensi high return,
application form dari SS berdasarkan hasil survey dari
Manager Ealing Borough Surveyor.
Namun saat ini profitabilitas
perusahaan sedang rendah.

1
 Who What
Chief Accountant Menyampaikan analisa
(CA) kelayakan investasi
pembelian lahan seluas 5
hektar
Surface Stockist Memilih untuk mengajukan
(SS) Manager usulan pembangunan gudang
baru kepada FD, instead of
opsi peningkatan kapabilitas
gudang existing
Why When Where How
2. Dengan pembangunan gudang
baru, SS dapat meningkatkan
volume penyimpanan sebesar
30%
Menerima hasil survey Setelah SS Manager Kantor Pusat Albion 1. Borough Surveyor
lahan dari Ealing mengajukan usulan Group, St James Department: pembelian lahan
Borough Surveyor pembangunan gudang baru Square seluas 5 hektar di Utara Road
Station merupakan investasi
yang menarik, karena selama
5 tahun harga properti di sana
selalu meningkat dgn rata-rata
18%
2. Hasil analisa kelayakan
investasi CA: investasi dalam
bentuk pembelian 5 hektar
sangat menarik, namun saat
ini perusahaan sedang
mengalami penurunan
profitabilitas
Menerima laporan dari Saat ini kapasistas gudang Gudang 1, 2, dan 3 SS Manager menerima hasil
WS bahwa terjadi over sudah overload survey eksternal dari:
capacity pada gudang, 1. Tower Construction Co: biaya
dan laporan dari SS pembelian lahan &
Sales Manager terkait pembangunan gudang baru
sebesar £642,000
2
 Who What
Surface Stockist Mengirimkan laporan sales
(SS) Sales Manager growth kepada SS Manager
Warehouse Staff Mengirimkan laporan terkait
(WS) over capacity gudang dan
kinerja pengiriman BF yang
buruk kepada SS Manager
Betterfinish (BF) Mengirimkan permohonan
Work Manager penurunan harga bahan baku
heavy gauge kepada AM
Betterfinish Terlambat menjadwalkan
Scheduler produksi dan pengiriman
produk heavy gauge
Why When Where How
pertumbuhan jumlah 2. Thomas Mander Ltd: biaya
pesanan sebesar £326,000 dapat
meningkatan kapabilitas
gudang existing sebesar 40%
Produk yang terjual ke Saat ini produk Albion Kantor SS, Ealing, Berdasarkan hasil survey pasar,
konsumen mengalami Group dijual ke 3 London produk light gauge merupakan
peningkatan volume konsumen utama, yaitu produk yang paling laku, namun
English Lily, Elizabethan, produk heavy gauge memiliki
dan Ramply prospek pertumbuhan penjualan
yang bagus.
BF selalu terlambat Saat ini SS menerima Kantor SS, Ealing, Waktu pengiriman produk heavy
mengirimkan produk komplain dari konsumen London gauge seharusnya < 3 minggu,
heavy gauge ke SS terkait keterlambatan namun selama ini BF selalu
pengiriman heavy gauge memenuhi order SS dengan waktu
> 3 minggu.
Laba yang diperoleh Setelah dibandingkan Kantor BF Laba yang diperoleh dari
cukup kecil dengan laba yang pembelian bahan baku heavy
diperoleh dari external gauge dari AM sangat kecil
supplier dibanding dengan laba dari Laver
Brothers. Namun AM memiliki
pengiriman yang lebih baik
BF Work Manager Setelah WS menerima Kantor BF Keterlambatan produksi dan
memerintahkan untuk komplain dari konsumen pengiriman produk heavy gauge
disebabkan karena BF Work
3
 Who What
Betterfinish (BF) Pembelian bahan baku dari
Sales Manager AM tidak menguntungkan
Albion Mills (AM) Laba yang diperoleh dari
Sales Manager penjualan heavy gauge lebih
kecil
Why When Where How
membatasi produksi terkait keterlambatan Manager masih mengutamakan
heavy gauge pengiriman heavy gauge produksi light gauge, padahal
produk light gauge sedang
mengalami penurunan penjualan.
Laba yang diperoleh Setelah dibandingkan Kantor BF Laba yang diperoleh dari
hanya sedikit dengan laba yang pembelian bahan baku heavy
diperoleh dari external gauge dari AM sangat kecil
supplier dibanding dengan laba dari Laver
Brothers. Namun AM memiliki
pengiriman yang lebih baik.
Economic Order Selama dua puluh tahun Kantor AM Peningkatan kebutuhan heavy
Quantity dari produk beroperasi gauge dari BF meningkat,
heavy gauge rendah, sehingga BF berusaha
karena kuantitas bernegosisasi dengan AM untuk
produksi heavy gauge menurunkan harga produk heavy
paling rendah diantara gauge
3 produk
4
STEP 2

5
Step 3 & 4
Root Definition 1 (Integrasi Proses Bisnis)
Sistem yang terintegrasi antara Surface Stockist (SS), Betterfinish(BF), C Konsumen produk heavy gauge
dan Albion Mills (AM). Dalam kasus ini, bagian yang harus diintegrasikan A SS Manager, BF Work Manager, dan AM Work Manager
adalah production planning and scheduling pada SS dan BF, sales pada T Mengintegrasikan proses produksi pada BF dan AM sehingga
SS dan BF, inventory pada SS, sehingga keterlambatan pengiriman produk dapat memenuhi pesanan konsumen dengan pengiriman yang
ke konsumen tidak terjadi lagi. tepat waktu
W Albion Group merupakan salah satu perusahaan Big 3 dalam
industri papan kayu
O Managing Director Albion Group
E Kemajuan teknologi pengolahan papan kayu menuntut Albion
Group untuk mengadaptasinya. Agar produktivitas meningkat
dan dapat bersaing dengan perusahaan lain

6
Conceptual Maps RD 1

7
Root Definition 2 (Pengawasan Proses Bisnis)
Sistem audit intern perusahaan independen yang bertanggung jawab C Albion Group Ltd
langsung kepada Managing Director. Tugas utama dari unit audit intern A Unit Audit Intern
adalah memastikan operasional pada bagian-bagian perusahaan sesuai T Unit Audit Intern akan memberikan assurance kepada
dengan prosedur yang telah ditetapkan, serta mencegah terjadinya Managing Director dalam setiap keputusan yang bersifat
penyalahgunaan aset perusahaan yang dapat menimbulkan kerugian. strategis
Dalam kasus ini audit intern bertugas untuk memastikan kewajaran usulan W Keberadaan Unit Audit Intern dalam sebuah perusahaan
ekspansi gudang yang disampaikan oleh SS Manager. merupakan praktik yang banyak diterapkan oleh berbagai
perusahaan di dunia
O Managing Director Albion Group
E SS Manager mengajukan permohonan ekspansi gudang
dengan nilai yang besar.

8
Conceptual Maps RD 2

9
Step 5 – Gap Analysis RD 1
Activity
1. Production planning
berdasarkan sales forecast
2. Sharing informasi proses
bisnis antar unit kerja melalui
sistem informasi yang
terintegrasi
3. Pelaksanaan Business
performance review
Exist? How? Assessment Criteria Good / Ideas / Comment
Bad
No Penyusunan production
planning berdasarkan sales
forecast dapat meningkatkan
produktivitas Albion Group.
Karena AM dan BF dapat
secara tepat memproduksi jenis
produk yang paling laku
berdasarkan data sales forecast
No Seharusnya data alur barang
dan informasi yang terjadi pada
3 subsidiaries dari Albion
Group centrally recorded dalam
sebuah sistem informasi yang
terintegrasi. Sehingga proses
manufaktur dapat terjadi secara
lebih efektif, dan konsumen
dapat menerima barang secara
tepat waktu.
Yes Monthly Pertumbuhan kinerja bulanan Bad Business performance review
dari masing-masing subsidiary secara bulanan yang dilakukan
Albion Group dan Albion jajaran direksi Albion belum
Group Ltd memberi dampak positif.
Dibuktikan dengan penurunan
profit Albion Group selama 3
tahun terakhir.
10
Step 5 – Analisa Hubungan RD 1
Activity Exist? How? Assessment Criteria Good Ideas / Comment
Connection / Bad
1→2 No Daily Data Sales forecast dimasukkan ke Sales forecast yang diperoleh SS dapat
dalam sistem informasi yang dilihat oleh MA dan BF, sehingga MA
terintegrasi dan BF dapat menjadwalkan produksinya
sesuai dengan kebutuhan konsumen.
1→3 No Monthly Sales forecast menjadi salah satu Dengan pembahasan sales forecast dalam
masukan kepada dewan direksi dalam BPR diharapkan dewan direksi dapat
BPR yang diadakan bulanan menentukan kebijakan yang dapat
meningkatkan kinerja bisnis Albion
Group

11
Step 5 – Gap Analysis RD 2
Activity
1. Pelaksanaan kegiatan
pengawasan proses
operasional Albion Group
2. Pelaksanaan kegiatan
pengawasan kinerja
operasional Albion Group
3. Pemberian assurance kepada
Managing Director
Step 5 – Analisa Hubungan RD 2
Activity Exist?
Connection
1→3 No Monthly
Exist? How? Assessment Criteria Good Ideas / Comment
/ Bad
No Kegiatan audit terhadap proses
operasional AM, BF dan SS harus
dilakukan secara berkala (bulanan /
per kuartal) untuk memastikan
bahwa internal control perusahaan
sudah diterapkan oleh AM, BF dan
SS.
No Kegiatan audit terhadap capaian
kinerja AM, BF dan SS. Dalam
rangka memastikan kewajaran
capaian kinerja dan usulan
perbaikan yang dikirimkan oleh
AM, BF, dan SS.
No MD dapat mengambil keputusan
berdasarkan hasil audit yang
objektif dan independen.
How? Assessment Criteria Good Ideas / Comment
/ Bad
Perbaikan yang menyeluruh pada Menggunakan laporan hasil audit
semua unit usaha Albion Group operasional yang objektif dan
independen, MD dan direksi lainnya
dapat memutuskan unit usaha mana yang
menjadi prioritas untuk dilakukan
perbaikan.
12
 Activity Exist? How? Assessment Criteria Good Ideas / Comment
Connection / Bad
2→3 No Monthly Meminimalkan kemungkinan Menggunakan laporan hasil audit kinerja
penyalahgunaan aset Albion Group yang objektif dan independen, MD dapat
oleh AM, BF, dan SS mengidentifikasi kewajaran capaian
kinerja dan usulan pembangunan gudang
baru yang dikirimkan oleh SS Manager.
MD dapat memutuskan untuk melakukan
peningkatan kapabilitas gudang lama,
mengingat investasi yang dibutuhkan
relatif kecil, manfaat yang lebih besar,
dan kondisi keuangan perusahaan yang
mengalami perlambatan pertumbuhan
profit.

13
Step 6
Social System Analysis
FORCES SUPPORTING FORCE AGAINST

Pembangunan gudang baru Perlambatan pertumbuhan profit perusahaan

Kebutuhan order handling yang baik Depresiasi aset yang realatif tinggi

Peningkatan kapabilitas gudang lama Indikasi penyalahgunaan aset perusahaan oleh SS

Manager

14
Step 6
Political Analysis

MD

UAI

SS
AM BF

15
Step 6
Identifikasi Solusi dan Prioritas Solusi
No Activity
1 Pembangunan sistem informasi yang terintegrasi
2 Peningkatan kapabilitas gudang lama
3 Pembentukan Unit Audit Intern
Alasan Kesimpulan
1. Alur informasi yang belum terkoneksi dengan baik antara
AM, BF, dan SS
2. Sering terjadi keterlambatan produksi pada AM dan BF,
3. Hal tersebut mengakibatkan seringnya terjadi
keterlambatan pengiriman barang oleh SS kepada
konsumen
1. Investasi yang dibutuhkan untuk pembangunan gudang
baru bernilai terlalu tinggi (£ 642,000) dan hanya dapat
menambah kapasitas penyimpanan sebesar 30%
2. Sementara investasi untuk peningkatan kapabilitas
gudang lama hanya butuh dana £ 326,000 dan dapat
menambah kapasitas penyimpanan sebesar 40%
3. Pemilihan opsi pembangunan gudang baru yang diambil
oleh SS Manager dapat berindikasi adanya benturan
kepentingan, mengingat biaya dan manfaatnya yang lebih
buruk dari opsi peningkatan kapabilitas gudang lama
Banyaknya masalah dalam proses produksi dan delivery
pada Albion Group, menandakan tidak adanya review
terhadap internal control yang ada.

16