ASSIGNMENT RED LOUDSPEAKER CASE

MATA KULIAH BERPIKIR SISTEM

Widyaningsih B.S.
2106663774

PROGRAM MAGISTER TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS INDONESIA
SALEMBA
2021
Untuk menyelesaikan permasalahan di Red Loudspeaker, maka dilakukan analisa masalah
menggunakan SSM (Soft System Methodology).

Langkah 1 Mengerti Situasi

a. Dengan menggunakan analisa 5W+H, dapat dipetakan :
1. Analisis 5W+ 1H
5W + 1H Question Keterangan
RED Ltd adalah perusahaan kecil yang memproduksi
Apa itu
loudspeaker kelas atas untuk pasar hi-fi. Perusahaan
What perusahaan
mendesain loudspeaker menggunakan part-part dari
RED?
supplier mereka.
Dimana RED Pabrik beroperasi di Brimingham, pelanggan berada
Where
beroperasi? di UK dan USA
Kapan RED Tidak diketahui, namun RED dibeli oleh Rob Boston
When
dibangun? pada tahun 1998
Rob Boston (Owner)
Peter Frood(Manager Director)
Siapa saja role Sue Waterfrod (Manager Sales)
Who
dalam kasus ini? Nick Wright (Staff sales)
Janet Black (Admin sales)
John Smith (Manajer R&D)
1. Produk yang dipesan oleh custoemr tidak terkirim
Mengapa tepat pada waktunya
customer tidak 2. Hanya bisa memproses sebagian dari produk yang
puas? dipesan customer (tidak bisa all in one)
3. Pengembangan produk sangat lambat
1. Tidak terjadi koordinasi antara tim sales dan tim
Why
produksi terkait lead time produksi hingga barang
bisa terkirim ke customer
Mengapa
2. Jumlah SDM tidak sebanding dengan load kerja
masalah terjadi?
3. Head R&D nya adalah typical independet, bukan
kerjasama tim, dan timnya kurang pembinaan, dan
pengembangan sedikit terjadi.
1. Menyediakan software yang bisa terintegrasi ke
semua divisi, baik sales, penjualan, dan R&D
2. Membuat SOP terkait pengadaan produk agar lead
time bisa diestimasikan
Bagaimana cara
3. Mengecek setiap proses yang ada, apakah ada
agar RED bisa
yang tidak maksimal, lalu menghitung 'the amount of
How memiliki
work' setiap tim dan dibandingkan dengan jumlah
performance
SDM setiap tim (Business Process Reengineering)
yang baik?
4. Mengadopsi software untuk mengukur
produktivitas setiap tim
5. Mengatur kembali komposisi dan jobdesc tim
sales, serta melakukan training.
Membuat conceptual Maps dari Proses Bisnis di Perusahaan Red saat ini :

Langkah 2 Membuat Rich Pictures

2. Menentukan masalah dengan rich picture
Langkah 3 Root Definition dan Langkah 4 RD Drawing
3 Root Definition 1
Sebuah sistem untuk memproduksi loudspeaker unggulan pada pasar hi-fi dengan mengoperasikan
pabrik di Birmingham untuk mendapatkan keuntungan

C Pengecer
A RED Staff (Sales, Production, R&D)
T Kebutuhan pelanggan
W Profit menambah, efesiensi produksi, pengembangan produk
O Rob Boston

E Pesaing, pasar hi-fi , teknologi, koordinasi dengan supplier

Perbandingan antara model dan kenyataan

Aktifitas Keadaan Bagaimana Kriteria penilaian Bagus atau tidak Ide/ saran
Mengembangkan Jumlah produk baru atau Membandingkan dengan
Y Setiap hari Kurang bagus
produk fitur produk baru perusahan lain
Mendapat pelanggan Tingkatkan strategi
Y Setiap hari Jumlah pelanggan baru Kurang bagus
baru pemasaran
Keluhan dan masukan
tentang produk akan
Mengumpulkan Setiap Jumlah keluhan dan
N - menjadi dasar bagi tim
keluhan dan masukan bulan masukan
RND untuk pengembangan
produk
Menjaga hubungan Buat acara dengan
N Setiap hari Retained Customer -
dengan pelanggan pelanggan
4. Root Definitions 2
Sistem yang dimiliki oleh Rob Boston Group, dioperasikan oleh karyawan yang memenuhi kebutuhan
karyawan untuk koordinasi setiap divisi sehingga setiap divisi dapat mencapai targetnya masing masing

C RED Staff (Sales, Production, R&D)

A RED Staff (Sales, Production, R&D)
T Koordinasi satu dengan yang lain
W Koordinasi untuk setiap divisi sehingga setiap divisi dapat mencapai target
O Rob Boston
E Pesaing, pasar hi-fi , teknologi, koordinasi dengan supplier, SOP dan Peraturan

5. Perbandingan antara model dan kenyataan

Bagus atau
Aktifitas Keadaan Bagaimana Kriteria penilaian Ide/ saran
tidak
Jumlah produk baru
Membandingkan
Identifikasi target Y Setiap hari atau fitur produk Kurang bagus
dengan perusahan lain
baru
Semua departemen
Target Penjualan dan menciptakan ekspektasi
Mengatur ekspektasi N Setiap bulan -
Target Produksi dalam pertemuan
reguler
Semua Departemen
membuat Target
Investigasi.pada Setiap Target Produksi
N - Produksi yang Disetujui
produksi dan logistik minggu Disetujui
dalam pertemuan
reguler
 Koordinasi melalui
Setiap
Rapat kordinasi Y MOM and Logbook - pertemuan mingguan
minggu
reguler
Bangun tim khusus
Kembangkan
Setiap untuk mengembangkan
kepatuhan dengan N Hasil riset pasar
minggu kepatuhan dengan
kebutuhan pelanggan
kebutuhan pelanggan

6. Identifikasi Solusi dan Prioritas

Pada kasus ini tools yang akan digunakan untuk melakukan identifikasi solusi dan prioritas yang akan
digunakan yaitu:

1. Stream Analysis (Intervention Type Analysis).

2. Political Analysis

6.1 Stream Analysis (Intervention Type Analysis)

Stream Analysis, yang digambarkan pada Tabel diatas menunjukan secara umum ketiga sudut padang
permaslaahan RED dilihat dari berbagai intevensi yaitu Human Process, Physical Information,
Structural change, dan Information and technology. Keterangan dari Stream Analysis pada Tabel diatas
sebagai berikut.

1. HP1 – Koordinasi yang baik antar unit.

2. HP2 – Inisiatif untuk melakukan pendataan aktifitas.
3. HP3 – Diskusi rutin terkait kondisi produksi.
4. HP4 – Diskusi Adhoc apabil terjadi issue yang perlu segera di eskalasi.
5. PE1 – Pemantauan kondisi kompetitor.
 6. PE2 – Menggunakan kelemahan kompetitor sebagai input pengembangan internal.
7. SC1 – Manager dari masing-masing unit melakukan monitoring terhadap data yang sudah ada
di dashboard.
8. SC2 – Manager mengatur load dari pekerja pada masing-masing unit.
9. SC3 – Management RED melihat load dari masing-masing unit.
10. SC4 – Management RED mengambil keputusan untuk cut down atau menambah berdasarkan
informasi terpusat.
11. IT1 – Sistem order handle untuk menginput data order masuk.
12. IT2 – Sistem penjadawalan produksi untuk menginput dan menunjukan kondisi produksi saat
ini.
13. IT3 – Road map produk untuk menjelaskan pengembangan produk yang akan dilakukan.
14. IT4 – Priortitas order masuk oleh tim sales.

6.2 Political Analysis

Gambar Political anaylsis dari kondisi RED existing

Dapat dilihat pada Gambar diatas, adalah kondisi eksisting dari organisasi RED. Dapat dilihat bahwa
terdapat hubungan negative antara tim sales dan tim produksi, dan cukup jauhnya komunikasi dari
tim produksi dan tim RND. Dengan melihat pada Gambar diatas, maka pengembangan yang perlu
diperbaiki umumnya pada hubungan yang masih bersifat negative, kemudian dilanjutkan dengan
hubungan yang sifatnya jauh.