Faraz Janatra Andriansyah Putra

2306290564
A05 Assignment: SSM Exercise 1 - RED Loudspeaker Case

Prof. Dr. Ir. Akhmad Hidayatno, S.T.

STEP 1 UNDERSTANDING THE SITUATIONS

Red Ltd. adalah perusahaan yang menjual speaker fidelitas tinggi untuk pasar . Perusahaan ini dibeli oleh Rob Bonson dan saat ini dikelola oleh Peter Flood.
Perusahaan ini menghasilkan profit yang lebih rendah daripada perusahaan lain dalam grup Rob Bonson. Perushaan ini sering mendapatkan keluhan Dimana
pengiriman barang ke pelanggan terlambat, Barang yang dikirimkan tidak lengkap, dan inovasi produk yang begitu lama.

5W 1H
WHAT RED Ltd's operations problems
WHEN 2010
WHERE Birmingham, UK
WHO Rob Boston (shareholders), Peter Frood (Managing Director)
Sales Team 10 person, Sue Waterford (Manager) and Marketing Assistant
R&D Team, 2 Designer, 1 Cabinet Maker, John Smith (Manager)
Production Team: 17 person, Tim Shaw (Manager)
facing challenges from Southeast Asian competition
WHY Sales team frustrasi oleh produksi yang tidak dapat diandalkan, & pengembangan produk yang lambat.
Tim produksi terlalu banyak bekerja, dan letih karena janji yang tidak realistis dari tim sales.
How melakukan analisis Operasi RED Ltd dengan Soft Systems Methodology

5M
MAN Rob Boston (shareholders), Peter Frood (Managing Director)
Sales Team 10 person, Sue Waterford (Manager) and Marketing Assistant
R&D Team, 2 Designer, 1 Cabinet Maker, John Smith (Manager)
Production Team: 17 person, Tim Shaw (Manager)
MACHINE 5 PCs, 2 (Company Accounts and Payroll), 3 Word Processing.
Tim sales menjaga persyaratan pelanggan mereka, mengumpulkan data dan melaporkan kepada manajer sales,
METHODE dan membuat pesanan
Tim marketing meneruskan pesanan ke produksi
MATERIALS komponen speaker dari LSI ltd & pemasok lainnya
MONEY 4% pertumbuhan dari tahun ke tahun
 saat 3 departemen (produksi, R&D, dan Produksi) sudah selaras. Red Ltd dapat meningkatkan efisiensi,
memperbaiki mutu, meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperbaiki citranya.

Emergence/Holistic
Properties:
komunikasi atar departemen yang lancar dan transparan, penyelarasan order yang realistis dari
tim sales terhadap kapasitas tim produksi, operasi yang tersinkronisasi antar departemen

Laporan bulanan dri sales ke manager, memproses order produksi ke marketing untuk disampaikan
Ke bagian produksi

Mekanisme feedback kurang baik sehingga produksi kewalahan dan menyhyebabkan ketidakpuasan
masing masing pekerja

Feedback & Control

Mechanism: Improvement dalam hal ini adalah memberikan komunikasi yang lebih transparan terhadap masing
masing departemen
 tujuan paling uama adalah memprosuksi high-end loudspeaker untuk pasar hi-fi, tujuan tersebut jelas
diketahui oleh masing masing departemen.

Laporan bulanan dari sales kepada manajernya, dan mengirim order melalui asisten marketing ke bagian
produksi
feedback loop tersebut masih kurang cukup, dan membuat produksi kewalahan dan menciptakan
purpose ketidakpuasan, frustasi, dan turunnya moral dari para pekerja.

menciptakan jalur komunikasi yang lebih transparan, terintegrasi dan tersinkronisasi.

jika konteks kondisinya berubah seperti perubahan permintaan pasar dan kompetisi. Maka sistem akan
terpengaruh
perubahan tersebut akan mempengaruhi kapasitas produksi dan inovasi produk
tujuan paling uama adalah memprosuksi high-end loudspeaker untuk pasar hi-fi, tujuan tersebut jelas
diketahui oleh masing masing departemen.

Laporan bulanan dari sales kepada manajernya, dan mengirim order melalui asisten marketing ke bagian
produksi
feedback loop tersebut masih kurang cukup, dan membuat produksi kewalahan dan menciptakan
purpose ketidakpuasan, frustasi, dan turunnya moral dari para pekerja.

menciptakan jalur komunikasi yang lebih transparan, terintegrasi dan tersinkronisasi.

jika konteks kondisinya berubah seperti perubahan permintaan pasar dan kompetisi. Maka sistem akan
terpengaruh
perubahan tersebut akan mempengaruhi kapasitas produksi dan inovasi produk
STEP 2 RICH PICTURE
STEP 3&4 ROOT DEFINISIONS & MODEL SD 1 DRAWINGS

Root Definition 1 (Sales Team View)
Sistem ini dimiliki oleh RED Ltd untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
dan efisiensi penjualan melalui proses manajemen penjualan dan
hubungan Customer. Sistem ini berhubungan erat dengan departemen
R&D dan produksi. Umpan balik dariCustomer yang diterima oleh tim Sales
memberikan hasil feedback customer ke R&D, serta menjadwalkan
production order ke produksi.
C Customer internal : production team, R&D team
Customer external: Retailer Audio Loudspeaker fidelitas tinggi
A Sales Team, Marketing Assistant, Customer, Production Team, R&D
T Menjual sebanyak mungkin untuk menguntungkan perusahaan
W Sales yang baik akan mendatangkan citra perusahaan yang baik dan
keuntungan yang besar
O Red Ltd

E Tren demand Hi-Fi Market, Kompetitor, preferensi customer

menjaga hubungan
mendapatkanorder baru
customer

dapatkan feedback
membuat from customer
mengantarkan fedback Product
customer ke RnD orders

mendeliverproduk dari
produksi ke customer
RnD Merefresh produk make product orders
membuat produk baru berdasarkan

mengantarkanorder ke
bagian produksi
Root Definition 2 (Research and Development View)
Sistem ini dimiliki oleh RED Ltd untuk mendorong inovasi dalam desain
loudspeaker dengan mengoptimalkan proses pengembangan produk.
Hubungan dari sistem ini adalah dengan tim penjualan dan produksi tim
penjualan yang memberi feedback customer ke R&D Inovasi yang
dikembangkan oleh R&D diberikan kepada produksi untuk memastikan
kapabilitas manufaktur yang sesuai dengan desain baru.
C Customer internal : production team
Customer external: Retailer Audio Loudspeaker fidelitas tinggi
A Sales Team, Marketing Assistant, Customer, Production Team, R&D
T Menjual sebanyak mungkin untuk menguntungkan perusahaan
W Sales yang baik akan mendatangkan citra perusahaan yang baik dan
keuntungan yang besar
O Red Ltd
E Tren demand Hi-Fi Market, Kompetitor, preferensi customer
Root Definition 3 (Production Team View) C Retailer Audio Loudspeaker fidelitas tinggi

Sistem ini dimiliki oleh RED Ltd untuk mengidentifikasi Kepuasan pelanggan A Production Team, R&D team, Sales team, marketing assistant.
terhadap kecepatan delivery dan kualitas produk oleh Production Team,
R&D, Sales Team, Costumer yang akan Membuat produksi barang dengan T Membuat produksi barang dengan cepat dan kualitas yang baik
cepat dan kualitas yang baik dengan memperhatikan Hi-Fi Market,
W Kepuasan pelanggan terhadap kecepatan delivery dan kualitas produk
Kompetitor lain untuk mencapai produk yang diinginkan oleh Customer.
O Red Ltd

E Hi-Fi Market, Kompetitor lain

STEP 5 GAP ANALYSIS

Activities Exist? (Yes/No) How Is Its E3 Measurement Criteria Good/Bad Idea Of Improvement
1. Sales Team Yes Penjualan Setiap Tahun, Penjualan Barang, Not so Good Dibutuhkan komunikasi
Performance efisiensi kurang karena Memenuhi Order yang lebih transparan dan
resign-rate timnya order yang lebih realistis
dari sales ke produksi .
2. Research and Yes Efektif dalam inovasi baru Ekspektasi pelanggan Not so Good Perlu project improve-ment
Development namun kurang dalam product assy-ability yang
pengembangan produk lebih mudah hingga
lama mengurangi cycle time dan
(innovation>development) mengurangi beban tim
produksi
3. Production Team Yes Deliverynya dan Defect rate, Production Bad perlu pengadaan konsultan
pemenuhan order produksi target. produksi supply chain dan
kurang baik, moral delivery.
karyawan rendah dan
kelelahan
4. Planning division No Perlu menjembatani antara
sales dengan produksi

Activities Connection Exist? (Yes/No) How Is Its E3 Measurement Criteria Good/Bad Idea Of Improvement
1→3 Yes Desinkronisasi pemahaman Demand produksi Bad lakukan pembatasan jumlah
sales dengan produksi terpenuhi order sesuai capacity dengan
integrasi ERP

1→2 No Integrasi Sistem R&D dan Quality dan speed Bad Memastikan desain produk dapat
Produksi produksi dari tiap diproduksi efisien.
model
Step 6: Identify Solutions and Prioritize . Recommended Activities Based on the Previous 3 Analysis and Why

No Aktivitas Alasan Kesimpulan

1 Menambahkan divisi planning Untuk menjembatani sales dan produksi

2 Membuat ERP system terintegrasi Memudahkan pelacakan dan koordinasi proyek lintas departemen.

3 Membuat program R&D yang bertemakan simplifikasi dari assy- mengurangi cycle time produksi dan mengurangi beban tim
ability produksi

4 Optimalisasi Rantai Pasokan Mengurangi waktu tunggu bahan baku dan komponen.

5 Penciptaan Kelompok Kerja Khusus menangani proyek atau masalah spesifik yang memerlukan
kolaborasi lintas departemen.

6 Penciptaan forum diskusi internal Mendukung komunikasi antar departemen

7 Program Rotasi Karyawan Meningkatkan pemahaman karyawan terhadap tantangan di

departemen lain.

8 Pembuatan Dashboard progress output kinerja Bersama Memungkinkan pemantauan dan evaluasi kinerja antar departemen
secara real-time.

9 Pelatihan basic alur masing2 departemen untuk departemen Agar lebih mengerti departemen lain yang berhubungan, dan bisa
lainnya (misal training alur produksi oleh tim produksi ke tim sales lebih baik lagi bekerja sama secara sistematis tanpa menjadi
dan marketing) hambatan satu sama lain
10 Sistem Reward dan Pengakuan Lintas Departemen Mendorong kerja sama dan inovasi kolaboratif antar tim.