KONTRAK JASA UNTUK

REKOMENDASI DAN PILIHAN

SISTEM MANAJEMEN ENERGI

EMS – 6. KONTRAK EMS

Tanpa operasi dan pemeliharaan sesuai, sistem yang
canggih dan mahal sekalipun akan menjadi tidak
terpakai, dikesampingkan, dan semua permasalahan
O&M (Operation and Maintenance) menjadi tidak
teratur/terjadwal .

Agar jangka panjang EMS hemat biaya, perlu

dipertimbangkan dari awal tahapan proyek tentang
pemeliharaan EMS itu sendiri.

Maka sangat perlu bagi manajer dan pemilik fasilitas

untuk memahami jenis kontrak, dan bagaimana cara
membuat pilihan yang terbaik di antara jenis kontrak
yang ada

EMS – 6. KONTRAK EMS

 Penyedia kontrak jasa EMS yang utama adalah:

• Pabrikan atau distributor

• Pemborong mekanik

• Perusahaan jasa pemeliharaan nasional

EMS – 6. KONTRAK EMS

 Pabrikan atau Distributor

Adalah suatu pabrikan ataupun distributor yang juga

menginstal suatu sistem EMS, atau mungkin memenuhi
persyaratan perusahaan lain untuk mendistribusikan dan
menginstal sistem nya. Kebanyakan pabrikan EMS
menawarkan berbagai persetujuan layanan jasa atau kontrak
untuk sistem mereka.

EMS – 6. KONTRAK EMS

 Pemborong mekanik

Pemborong Mekanis menginstal, memperbaiki, dan

melaksanakan O&M pada semua jenis peralatan mekanik,
termasuk EMS. Mereka bisa juga mendistribusikan EMS buatan
pabrik tertentu dan menyediakan kontrak pemeliharaan atau
kontrak jasa untuk sistem itu. Teknisi layanan jasa mereka
adalah factory-trained oleh pabrikan dari EMS yang mereka
distribusikan.

EMS – 6. KONTRAK EMS

Perusahaan Jasa Pemeliharaan Nasional

Perusahaan jasa pemeliharaan Nasional sebagian besar melayani

pemilik dan fasilitas dalam skala besar. Perusahaan ini memenuhi
persyaratan mekanik yang meliputi bisnis seluruh negeri dari para
pemborong bawahan mereka yang merupakan bagian dari regu
layanan jasa mereka.

Perusahaan Nasional jenis ini bisa juga merupakan pemborong

mekanik yang menawarkan full-service dari EMS produksi
pabrikan tertentu di mana teknisi layanan jasa mereka dilatih oleh
pabrikan dari EMS yang bersangkutan.

EMS – 6. KONTRAK EMS

 JENIS KONTRAK JASA

Di dalam industri EMS, tidak ada standard atau satuan definisi

untuk berbagai macam kontrak jasa atau persetujuan industri.
Masing-Masing distributor atau pabrikan memasang suatu paket
layanan jasa yang unik dan dengan corak berbeda.

EMS – 6. KONTRAK EMS

JENIS KONTRAK LAYANAN JASA EMS:

•Kontrak Full-Maintenance

•Kontrak Pengawasan Perangkat lunak

•Kontrak Full-Service

•Kontrak pemeliharaan pencegahan

•Kontrak Terbuka atau persetujuan fleksibel

EMS – 6. KONTRAK EMS

Kontrak Full-Maintenance

Kontrak jenis ini biasanya dibeli mengikuti instalasi dari suatu sistem
baru, meliputi semua tenaga kerja dan material untuk kegagalan
perangkat keras EMS atau pengaturan tanggapan keadaan darurat.

Keuntungan:
Frekuensi dan atau luas pekerjaan perbaikan selama periode kontrak
merupakan tanggung jawab penyedia layanan jasa.

Kekurangan:
Harga kontrak jenis ini pada umumnya mahal. Kontrak sering lebih
mahal untuk sistem lebih tua sebab mereka lebih banyak
kemungkinan untuk gagal.

Pemilik perlu membandingkan total biaya dari kontrak jasa dengan

ongkos suatu sistem baru. Di atas periode kontrak, biaya dari kontrak
mungkin dekat dengan atau bahkan sama dengan biaya untuk suatu
sistem baru.
EMS – 6. KONTRAK EMS
Kontrak Monitoring Perangkat lunak

Kontrak jenis ini mungkin harus terus dibeli setiap waktu sepanjang
sistem masih dipakai/dioperasikan. Dengan jenis kontrak ini,
penyedia layanan jasa hanya sedikit memonitor permasalah yang
terjadi pada EMS terpasang. Manakala suatu masalah terjadi,
keputusan atas bagaimana cara memperbaiki tergantung pada
pengaturan kontrak.

Kontrak Monitoring Perangkat lunak adalah paling sesuai untuk

fasilitas di mana staf yang menguasai perangkat lunak tidak selalu
tersedia dan/ jika kebutuhan akan operasi yang dapat dipercaya dan
konsisten kritis.

EMS – 6. KONTRAK EMS

Kontrak Full-Service

Merupakan kombinasi kedua kontrak sebelumnya yakni kontrak yang

berhubungan dengan perangkat keras dan perangkat lunak. Kontrak jenis
ini sering dibeli oleh pemilik yang mempunyai berbagai fasilitasyang
kompleks dan menyukai outsourcing kebanyakan pekerjaan untuk
sesuatu yang bukan merupakan suatu komponen bisnis inti. Ini adalah
kontrak jasa yang paling mahal.

EMS – 6. KONTRAK EMS

Kontrak Pemeliharaan untuk Pencegahan
(Preventive Maintenance)

Dengan kontrak jenis ini, pada waktu tertentu penjual memeriksa

permasalahan sistem dan melaksanakan aktifitas PM yang telah
disetujui untuk memelihara sistem agar bekerja sesuai dengan perintah
yang diinginkan serta memelihara program yang sedang dipakai dalam
periode tahun tertentu.

Keuntungan utama kontrak jenis ini adalah lebih murah dibanding

baik full-service maupun full-maintenance kontrak. Kontrak ini juga
berfokus pada kegiatan pemeliharaan pencegahan.

Bagaimanapun, penganggaran dan layanan keadaan darurat, pekerjaan

pembetulan, dan tenaga pengganti menjadi lebih sulit, sebab aktivitas
ini biasanya dilaksanakan atas dasar time-and-materials basis. Pemilik
harus berani menanggung resiko.

EMS – 6. KONTRAK EMS

Kontrak Terbuka atau Kontrak Fleksibel

Pilihan yang lain adalah pembelian dari suatu blok atau periode waktu
untuk tenaga kerja pada seperangkat pembayaran tahunan. Di bawah
pengaturan ini, pemilik boleh menggunakan periode waktu ini untuk
bidang kebutuhan programming untuk menerapkan perangkat keras
atau upgrade. Jika, pada akhir tahun, periode waktu ini tidak dipakai,
beberapa penyedia layanan jasa mengijinkan pemilik untuk memakai
jatah waktu tersebut di tahun depan. Pengaturan jenis ini mungkin
dibeli sendiri atau di dalam kombinasi dengan beberapa kontrak yang
telah dibahas di atas.

EMS – 6. KONTRAK EMS

 Pertimbangan Pemilihan
Suatu Kontrak Layanan Jasa

EMS – 6. KONTRAK EMS

Pertimbangan pememilihan kontrak layanan jasa EMS

• Sasaran Keseluruhan Segi Ekonomi pemilik

• Pentingnya capaian sistem

• Ketersediaan dan Pelatihan staff in-house

• Kompleksitas dan Ukuran EMS

• Batasan anggaran

EMS – 6. KONTRAK EMS

Sasaran Keseluruhan Segi Ekonomi pemilik

Jika pemilik adalah seorang short-time investor dan berniat untuk menjual di
dalam dua tahun, suatu dasar kontrak PM yang mengacu pada suatu time-
and-materials basis mungkin adalah pengaturan yang paling baik. Jika
pemilik mempunyai suatu investasi jangka panjang di dalam hak milik, maka
evaluasi harus lebih diperhatikan untuk semua faktor yang bermanfaat.

Pentingnya Capaian Sistem

Capaian sistem di sini bisa berarti sukses di bidang ekonomi. Sebagai

contoh, suatu bangunan dengan penyewa tunggal, dengan pemilik
mempunyai tanggung jawab terhadap semua pemeliharaan dan operasi
bangunan, maka kemampuan pemilik untuk menjaga penyewa sangat
tergantung pada seberapa baik sistem kendali memelihara kenyamanan.

EMS – 6. KONTRAK EMS

Ketersediaan Pelatihan Staff In-House

Sekalipun ada tenaga ahli, pemeliharaan EMS mungkin memakan

waktu mereka, dan suatu kontrak jasa tetap perlu. Semakin banyak
keahlian kendali dan waktu yang dimiliki oleh staf suatu fasilitas,
semakin sedikit kritis kebutuhan akan suatu kontrak jasa kaku. Dalam
beberapa hal, membeli suatu program dalam periode waktu tertentu
bersama dengan suatu kontrak PM minimal yang meliputi upgrade
sistem mungkin sudah cukup.

Ukuran, Kompleksitas, dan Kesempurnaan EMS

Ukuran dari suatu EMS tidak sepenuhnya mendikte kebutuhan akan

suatu kontrak jasa. Kompleksitas dari sistem dan kesempurnaan dari
strategi kendali mempunyai dampak lebih besar atas kebutuhan layanan
jasa. Suatu fasilitas besar dengan beberapa bangunan dan memiliki
banyak Remote Terminal Units (RTUs) dengan kendali integral
mungkin memerlukan EMS untuk menonaktifkan RTUS menurut suatu
jadwal time-of-day yang sederhana.
EMS – 6. KONTRAK EMS
Batasan Anggaran

Tidak semua manajer atau pemilik fasilitas mempunyai suatu

anggaran tak terbatas untuk beroperasi dan memelihara suatu EMS.
Batasan anggaran sering merupakan faktor di dalam memutuskan
kontrak layanan jasa yang dipilih. Bagaimanapun, menerapkan suatu
sistem yang mahal dan tanpa anggaran untuk memelihara biasanya
berarti bahwa semua uang tabungan yang pada awalnya diperoleh
dari sistem akan dengan cepat menghilang.

EMS – 6. KONTRAK EMS

Harga kontrak jasa bervariasi tergantung pada jenis kontrak,
kompleksitas dan ukuran dari sistem, dan pentingnya sistem bagi
operasional pemilik.

Para manajer dan Pemilik fasilitas harus meneliti dan memprioritaskan

kebutuhan mereka dalam rangka mendapatkan pilihan yang efektif
harganya.

EMS – 6. KONTRAK EMS