Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

BAB LIMA

Hubungan Vendor, Negosiasi,

dan Kontrak

W Dengan meluasnya sumber daya elektronik di semua jenis perpustakaan, pemahaman dasar
tentang kontrak dan lisensi sangat penting. Sama pentingnya adalah keahlian dalam bekerja
dengan penyedia konten dan layanan, dan pemahaman tentang peran yang dimainkan negosiasi dalam
transaksi ini. Meskipun bab ini menyarankan praktik terbaik, ini tidak dimaksudkan sebagai nasihat
hukum. Dalam kasus kebingungan, keraguan, atau kebuntuan negosiasi, pustakawan harus selalu
berkonsultasi dengan penasihat hukum yang tepat. Diskusi dimulai dengan hubungan vendor, kemudian
beralih ke negosiasi dan akhirnya ke kontrak. Namun, pemahaman tentang ruang lingkup kontrak
merupakan latar belakang yang diperlukan untuk dua bidang lainnya.

GAMBARAN

Sebelum munculnya e-konten, akuisisi bahan pustaka adalah proses yang relatif sederhana. Pustakawan
menentukan apakah buku atau jurnal, media audio atau visual, atau bahan lain yang dipertimbangkan
memenuhi kriteria seleksi perpustakaan dan apakah perpustakaan mampu membayarnya; jika jawaban
untuk keduanya adalah "ya", pemasok yang sesuai dipilih dan pesanan dilakukan. Barang yang dibeli
menjadi milik perpustakaan, yang dapat meminjamkannya kepada anggota komunitas pengguna lokal,
meminjamkannya melalui pinjaman antar perpustakaan ke perpustakaan lain, menjualnya di obral
perpustakaan, membuat reproduksi untuk pelestarian, dan lebih banyak lagi di bawah penjualan pertama
doktrin dan ketentuan penggunaan wajar dari undang-undang hak cipta AS.1 Harga telah ditetapkan.
Bahkan jika perpustakaan menerima diskon perpustakaan, harganya diketahui pada saat keputusan
untuk membeli.
Materi digital telah secara signifikan mengubah lanskap pengembangan dan pengelolaan koleksi, serta
banyak kebijakan dan praktik yang sudah dikenal di perpustakaan. Hukum kontrak sekarang mengatur akuisisi
hampir semua konten elektronik, yang seringkali disewakan daripada dimiliki langsung. Banyak layanan
perpustakaan dan penggunaan koleksi tradisional dapat dibatasi atau dilarang dalam kontrak sumber daya
elektronik, yang menjelaskan syarat dan ketentuan yang mengatur sumber daya. Penyedia konten elektronik
bebas meminta harga berapa pun dan menetapkan ketentuan apa pun yang akan diterima perpustakaan.
Namun, perpustakaan sama-sama bebas untuk menegosiasikan harga dan kondisi karena semua yang ada
dalam kontrak, secara teori, dapat diubah jika pihak-pihak yang terlibat setuju. Tujuan perpustakaan adalah
kontrak yang memungkinkan perpustakaan dan komunitas penggunanya untuk melakukan aktivitas seperti
biasa; memberikan pertukaran uang yang adil untuk produk dan layanan; dan menyeimbangkan hak, tanggung
jawab, dan kewajiban hukum semua pihak. Tujuan penyedia adalah untuk membuat keuntungan dan melindungi
hak-haknya. Seperti yang diamati Okerson, “kita hidup dalam informasi Wild West, yang dapat membuat
perpustakaan dan penerbit bertatap muka di Main Street pada siang hari, seringkali tanpa agen langganan pihak
ketiga atau pemborong buku yang biasa kita andalkan.”2

/ 161 /
162 / BAB 5

HUBUNGAN PENJUAL

Dalam bab ini, penjaja digunakan sebagai istilah umum untuk perusahaan yang menawarkan sesuatu
untuk dijual ke perpustakaan. "Sesuatu" itu bisa berupa konten, layanan, atau keduanya. Menggunakan
pemahaman ini, vendor dapat menjadi penerbit, agregator, perusahaan yang menyediakan akses ke satu
atau lebih database bibliografi, penyedia layanan, atau penyedia konten lainnya (cetak, noncetak, dll.).
Beberapa perusahaan menawarkan berbagai konten dan layanan. Layanan Informasi EBSCO, misalnya,
dimulai sebagai agen berlangganan dan sekarang menawarkan database (beberapa di antaranya
dilisensikan dari vendor konten dan beberapa di antaranya dikompilasi oleh EBSCO), e-book dan buku
audio, paket e-journal, dan manajemen langganan .
Pustakawan berinteraksi dengan berbagai karyawan saat mereka melakukan bisnis dengan vendor.
Interaksi ini mencakup perjanjian dan kontrak awal untuk membeli atau menyewakan produk atau
layanan; komunikasi berkelanjutan antara para pihak mengenai pembelian atau sewa, biaya,
pembayaran, dan masalah teknis; dan penyediaan informasi tentang perubahan produk, layanan, biaya,
dan kontrak yang mungkin memengaruhi transaksi di masa mendatang. Hubungan vendor yang efektif
sangat penting di perpustakaan karena banyak dari hubungan ini melibatkan negosiasi. Banyak
kelompok profesional memiliki komite dan kelompok kepentingan yang menangani hubungan vendor; ini
menawarkan forum dan diskusi informal tentang masalah yang menarik bagi penerbit, vendor, dan
pustakawan, dan sering kali menyarankan praktik terbaik. Contoh perwakilan meliputi:

• Asosiasi Perpustakaan Hukum Amerika: Komite Hubungan dengan

Vendor Informasi (www.aallnet.org/mm/Leadership-Governance/
comite/criv.html)
• Referensi dan Asosiasi Layanan Pengguna: Berbagi dan Mengubah Akses ke
Bagian Sumber Daya Komite Hubungan Vendor (www.ala.org/rusa/contact/
rosters/stars/rus-stavendor)
• Asosiasi Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Penelitian: Penerbit Bagian
Sains dan Teknologi/Kelompok Diskusi Hubungan Vendor (www.ala.org/
acrl/sts/acr-stsdgpv); Komite Hubungan Penjual Bagian Studi Eropa Barat
(www.ala.org/acrl/wess/acr-wesfund)
• Asosiasi untuk Koleksi Perpustakaan dan Layanan Teknis: Publisher-
Vendor-Library Relations Interest Group (PVLR) (www.ala.org/alcts/
mgrps/ig/ats-pvlr)

Tergantung pada ukuran vendor, perwakilan tunggal atau beberapa orang dapat bertemu dan
berkomunikasi dengan staf perpustakaan. Dua kontak vendor yang paling umum mewakili penjualan dan
layanan pelanggan. Aperwakilan penjualan adalah individu yang dibebankan oleh vendor dengan menjual
atau menyewakan produk dan layanan dan dengan menyelesaikan pertanyaan atau masalah umum
tentang produk atau layanan yang telah dibeli. Perwakilan ini dapat menghubungi perpustakaan untuk
berbagi berita terbaru tentang produk dan layanan dan menanggapi keluhan pelanggan. Seringkali,
perwakilan dari perusahaan kecil bertemu dengan pelanggan potensial di konferensi perpustakaan dan
"hari vendor" yang disponsori oleh konsorsium dan asosiasi perpustakaan negara bagian dan regional. A
perwakilan layanan pelanggan adalah karyawan vendor yang bertanggung jawab untuk memecahkan
masalah dan memenuhi kebutuhan sehari-hari. Kadang-kadang orang-orang ini dapat disebut perwakilan
dinas lapangan. Mereka juga sering berkomunikasi dengan perpustakaan melalui email.
Perwakilan perusahaan lain mungkin menangani fungsi tertentu, misalnya, dukungan teknis
atau manajemen akun. Pustakawan harus menyadari peran yang dimainkan dan tanggung jawab
yang dipegang oleh berbagai perwakilan vendor dan menjaga informasi ini tetap up to
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 163

tanggal. Mereka harus mengetahui metode komunikasi yang disukai perwakilan. Menghubungi
orang yang tepat dengan cara yang tepat dengan informasi yang relevan menghemat waktu untuk
perpustakaan dan vendor.
Tidak semua perwakilan penjualan dapat menutup kesepakatan saat ada kontrak yang terlibat.
Seorang perwakilan penjualan mungkin perlu menemui supervisornya, yang mungkin harus menemui
penasihat hukum perusahaan atau orang lain di perusahaan sebelum menyetujui apa yang diusulkan
pustakawan. Hal ini dapat memperpanjang proses mencapai kesepakatan. Pustakawan memiliki proposal
yang diterima oleh perwakilan penjualan, tetapi ditolak di tempat lain di perusahaan. Melakukan
negosiasi dengan pembuat keputusan vendor dari awal lebih disukai.
Sama pentingnya adalah membawa perwakilan perpustakaan yang sesuai ke meja negosiasi. Kebanyakan
perpustakaan membatasi tanggung jawab untuk bernegosiasi atas nama perpustakaan untuk satu individu. Ini
mungkin seseorang di perpustakaan (petugas pengembangan koleksi, pustakawan yang bekerja di akuisisi,
direktur perpustakaan, pustakawan sumber daya elektronik, manajer perpustakaan digital, dll.) atau seseorang
dari unit pembelian organisasi induk perpustakaan atau kantor penasihat hukum. Dalam negosiasi untuk
pembelian atau sewa konsorsium, negosiasi seringkali berada di tangan seseorang yang diberi wewenang untuk
bertindak atas nama konsorsium dan dengan demikian anggota konsorsium. Individu yang ditunjuk untuk
merundingkan lisensi harus diberi wewenang untuk menolak tawaran dan mengakhiri negosiasi jika kesepakatan
yang dapat diterima bersama tidak dapat dicapai. Orang yang bernegosiasi atas nama perpustakaan atau
konsorsium mungkin bukan orang yang sama yang diberi wewenang untuk menandatangani lisensi. Individu
yang menandatangani harus memiliki wewenang untuk menyetujui atau melaksanakan kontrak atas nama
perpustakaan atau konsorsium.
Jika seorang pengacara awalnya tidak terlibat dalam negosiasi, perpustakaan mungkin diminta oleh
organisasi induknya untuk merujuk versi final lisensi ke Kantor Penasihat Umum atau pengacara lain di
organisasi induk perpustakaan untuk persetujuan akhir. Peringatan yang perlu diingat adalah bahwa tidak
semua pengacara terbiasa dengan isu-isu yang sangat penting bagi perpustakaan, seperti ketentuan
penggunaan wajar dalam undang-undang hak cipta AS. Pustakawan harus memastikan bahwa pengacara
dengan siapa mereka bekerja memiliki pemahaman dasar tentang persyaratan dan harapan perpustakaan.
Pengacara mungkin membantu untuk mengulangi persyaratan yang tidak dapat dinegosiasikan saat vendor
menolak persyaratan yang tidak dapat diterima karena alasan kebijakan atau hukum.
Pustakawan harus memahami pentingnya terlibat dalam transaksi bisnis yang adil dan
bertindak secara etis. Integritas pribadi sangat penting. Meskipun etika profesional dibahas dalam
Bab 2, beberapa poin perlu diulang di sini.

• Menghindari konflik kepentingan, baik sebagai masalah profesional maupun sebagai masalah
hukum. Konflik kepentingan terjadi ketika tindakan atau keputusan seseorang dipengaruhi
oleh keuntungan pribadi, yang dapat mencakup bujukan finansial atau penawaran yang lebih
sederhana seperti hadiah dan makanan.
• Berurusan secara adil dengan vendor. Jujurlah saat melaporkan informasi tentang ukuran
perpustakaan, pendaftaran atau ukuran komunitas pengguna, volume bisnis, dan detail
lain yang menginformasikan kontrak.
• Jujur tentang kemampuan perpustakaan untuk memenuhi kewajibannya sebagaimana
tercantum dalam kontrak dan tidak menjanjikan sesuatu yang tidak dapat dipenuhi. Ketahui
persyaratan lisensi yang diterima perpustakaan dan hormati mereka.
• Jangan berbagi informasi rahasia tentang satu vendor dengan yang lain atau menyebarkan
desas-desus yang tidak berdasar di antara vendor atau lainnya dalam profesi
perpustakaan.
• Cobalah untuk menyelesaikan keluhan secara pribadi.
• Segera tanggapi semua komunikasi dari vendor.3
164 / BAB 5

Buku ini ditujukan untuk pustakawan, tetapi sebagian besar saran ini juga berlaku untuk vendor. Vendor
akan berhasil sejauh mereka jujur, langsung, dan adil dalam berurusan dengan pustakawan. Membangun
hubungan membutuhkan perhatian baik dari pustakawan maupun vendor.
Ketika pustakawan mulai bekerja dengan vendor baru atau dalam posisi meninjau dan
merevisi kontrak atau perjanjian layanan yang ada, uji tuntas (meneliti stabilitas keuangan vendor
saat ini dan prospek masa depan) adalah penting. Sebagian besar RFP menyertakan persyaratan
bahwa penjawab mendokumentasikan stabilitas keuangan, tetapi ini biasanya tidak diperlukan
saat bekerja dengan penyedia sumber tunggal atau untuk barang dan jasa di bawah batas
keuangan yang telah ditentukan. Dalam situasi ini, pustakawan harus memikul tanggung jawab
untuk meneliti situasi keuangan vendor.
Perpustakaan menjadi sangat sadar akan risiko keuangan yang terkait dengan melakukan
pembayaran di muka yang besar untuk serial setelah kematian Faxon, agen berlangganan yang berhenti
beroperasi sebagai akibat dari kebangkrutan Divine, Inc. dan anak perusahaannya Rowecom pada tahun
2003. Disebut “Enron of dunia perpustakaan,” perpustakaan dan penerbit kehilangan hampir $100 juta
dalam biaya berlangganan.4 Banyak pustakawan lupa pelajaran tentang pentingnya uji tuntas, tetapi
diingatkan dua belas tahun kemudian ketika Layanan Informasi Swets, agen serial lain, juga bangkrut.5
Pada saat keruntuhannya, divisi Layanan Informasi Swets melayani lebih dari 8.000 pelanggan di seluruh
dunia, mewakili lebih dari 800.000 pelanggan. Kegagalan Swets tidak begitu menghancurkan secara
finansial karena hanya sedikit perpustakaan yang memiliki langganan prabayar ketika kebangkrutan
diumumkan. Perpustakaan dan penerbit harus bekerja sama untuk memastikan bahwa akses ke judul
berlanjut sementara perpustakaan pindah ke agen serial yang berbeda.

Powell menyarankan lima cara untuk meneliti stabilitas keuangan vendor.

• Dapatkan salinan laporan keuangan vendor yang telah diaudit,

termasuk perusahaan induk utamanya. Ini harus mencakup surat atau
pendapat auditor eksternal independen.
• Fokus pada rasio keuangan utama (seperti aset lancar versus kewajiban
lancar) untuk vendor dan perusahaan induk utama vendor.
• Dapatkan bantuan profesional untuk menafsirkan data keuangan.
• Konsultasikan dengan sumber kredit komersial seperti Dun & Bradstreet.
• Jadwalkan tinjauan berkala dengan vendor.6

Poin-poin penting yang perlu dipertimbangkan adalah kekayaan bersih yang memadai, modal kerja yang memadai, dan pemisahan
pembayaran di muka pelanggan dari dana operasional.

PERUNDINGAN

Perundingan adalah proses pengajuan, pertimbangan, dan peninjauan penawaran antara dua pihak atau lebih
yang terjadi sampai penerima lisensi dan pemberi lisensi menyetujui syarat dan ketentuan dan menyusun
perjanjian, atau sampai para pihak sepakat untuk mengakhiri proses tanpa kesepakatan. Kata “atau” itu penting
—tidak semua negosiasi diselesaikan menjadi kesepakatan. Tujuan sebagian besar pustakawan yang terlibat
dalam negosiasi lisensi adalah harga yang wajar untuk produk atau layanan, atau persyaratan lisensi yang lebih
diinginkan—atau keduanya. Tujuan dari vendor adalah penjualan dan peningkatan pangsa pasar atau penetrasi
pasar. Tujuan-tujuan ini tidak saling eksklusif. Kedua belah pihak ingin menutup kesepakatan dan harus
memahami bahwa untuk mencapai titik itu akan mengharuskan negosiasi dilakukan dengan itikad baik.
Tanggapan dari kedua belah pihak dalam negosiasi dapat mencakup:
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 165

pertanyaan tindak lanjut, permintaan untuk modifikasi tambahan, penerimaan penuh, atau penolakan.
Peninjauan dan modifikasi dapat memakan waktu dan dapat menunda akses ke konten. Pustakawan
yang bernegosiasi dengan vendor harus siap untuk keduanya.
Lisensi yang digambarkan sebagai tidak dapat dinegosiasikan sebenarnya sering dapat dinegosiasikan. Bahkan jika
pemilik konten mengatakan bahwa lisensi tidak dapat dinegosiasikan, pustakawan harus tetap mencoba. Tidak ada
ruginya bertanya dan sering kali perubahan mungkin terjadi karena pemilik konten dan penyedia layanan ingin
melakukan penjualan.
Literatur menunjukkan bahwa vendor menghabiskan banyak waktu dan uang untuk melatih karyawan
mereka menjadi negosiator yang efektif.7 Ini masuk akal karena mata pencaharian mereka dan kesuksesan
perusahaan mereka bergantung padanya. Anehnya, banyak perpustakaan melakukan upaya sederhana atau
tidak sama sekali untuk melatih karyawan mereka yang menegosiasikan lisensi untuk informasi online dan
sumber daya lainnya. Survei Kelompok Riset Utama tahun 2016 tentang keterampilan negosiasi kontrak
mengungkapkan bahwa 39 persen responden di Amerika Serikat dan 42 persen di Kanada termasuk dalam
kategori ini.8 Dunie menemukan pada tahun 2013 bahwa 91 persen responden perpustakaan tidak memiliki
proses negosiasi yang terdokumentasi untuk akuisisi produk dan layanan.9 Kurangnya pelatihan dan persiapan
ini mengejutkan, mengingat jumlah uang yang dihabiskan perpustakaan dengan vendor setiap tahun.

Persiapan

Mempersiapkan diri dengan baik dapat membantu mengimbangi kurangnya pelatihan negosiasi formal.
Pustakawan yang bertanggung jawab untuk negosiasi harus mengetahui sikap perpustakaan tentang
persyaratan lisensi—yang diperlukan; mereka yang disukai; mereka yang dapat diterima; yang tidak diinginkan,
tetapi mungkin; dan hal-hal yang tidak dapat dinegosiasikan dan tidak mungkin. Yang terakhir adalah istilah yang
dilarang oleh kebijakan institusional atau undang-undang negara bagian, seperti memberi ganti rugi kepada
pemberi lisensi atau tidak membahayakan pihak lain, atau istilah yang dianggap tidak dapat diterima oleh
perpustakaan, seperti melarang pengguna walk-in yang tidak terafiliasi. Daftar istilah yang termasuk dalam
masing-masing dari empat kategori ini harus tersedia. Tersirat dalam pengembangan dan penggunaan daftar
periksa pilihan, dapat diterima, tidak diinginkan, dan syarat-syarat yang tidak mungkin adalah ketentuan lisensi
tertulis yang dengannya daftar periksa tersebut dibandingkan. Perpustakaan harus menuntut lisensi tertulis dan
meninjaunya dengan penuh perhatian.
Informasi lain yang berguna untuk dimiliki adalah yang dibutuhkan oleh sebagian besar
pemberi lisensi sebagai bagian dari lisensi. Ini termasuk definisi situs perpustakaan, definisi dan
ukuran komunitas pengguna, alamat IP atau rentang alamat, dan informasi kontak perpustakaan.
Beberapa perpustakaan dan konsorsium hanya menyimpan informasi ini dan siap untuk negosiasi.
Yang lain memposting informasi ini di situs web publik yang memaparkan harapan dalam hal
lisensi dan persyaratan wajib, akses, privasi, cookie, dan peraturan institusional atau negara
bagian. Lembar informasi menyeluruh Perpustakaan Universitas Columbia untuk vendor
mencakup informasi tentang

• nama dan jenis situs

• ukuran situs
• cakupan akses berlisensi
• Jaringan IP dan informasi domain
• lingkungan perangkat keras
• perangkat lunak dan lingkungan akses
• otorisasi, protokol penautan, autentikasi, dan privasi
166 / BAB 5

• layanan dan komunikasi vendor

• informasi kontak perpustakaan10

Perpustakaan Digital California menyediakan daftar periksa perjanjian lisensi untuk vendor yang
mencantumkan syarat dan ketentuan yang harus disertakan dalam perjanjian lisensi. Ini mencakup
konten dan akses, lisensi, model bisnis dan pertimbangan bisnis lainnya, serta ekspektasi manajemen
konten.11 Perpustakaan Nasional dan Negara Bagian Australasia e-Resources Consortium menawarkan
informasi untuk vendor yang menjelaskan proses peninjauan dan pemilihannya dan memberikan
informasi tentang prinsip lisensi, model penetapan harga, hak untuk akses dan penggunaan, dan
statistik.12 Setiap sumber ini dapat menyediakan model untuk perpustakaan atau konsorsium yang ingin
mengembangkan baik lembar kerja internal atau dokumen publik untuk vendor.
Ostergaard dan Rossmann menemukan bahwa sebagian besar vendor yang mempersiapkan kunjungan
perpustakaan mencari informasi tambahan di situs web umum perpustakaan.13 Vendor ingin mengetahui data
perpustakaan daerah, tujuan perpustakaan, strategi pengembangan koleksi, organisasi perpustakaan termasuk
nama pengurus dan kepala divisi, serta sistem perpustakaan yang digunakan. Jika perpustakaan memiliki situs
web khusus untuk memberikan informasi kepada vendor, vendor juga ingin melihat preferensi komunikasi
perpustakaan dan kontak perpustakaan utama.
Persiapan melibatkan pengumpulan informasi yang sesuai. Sebelum memulai
negosiasi untuk produk atau layanan baru atau pembaruan, pustakawan harus meneliti
stabilitas keuangan vendor, seperti yang dijelaskan di atas. Jika produk atau layanan
baru sedang dipertimbangkan, pustakawan yang bernegosiasi dan pihak
berkepentingan lainnya harus benar-benar meneliti produk dan layanan untuk
memastikan ini memenuhi kebutuhan perpustakaan. Jika pembaruan sedang
dipertimbangkan, perpustakaan harus mengevaluasi kinerja vendor, terutama apa yang
ditentukan dalam kontrak yang ada. Informasi tentang kinerja dapat diperoleh melalui
konsultasi dengan staf di layanan publik, layanan teknis, dan mungkin unit teknologi
informasi perpustakaan. Yang sangat penting ketika mempertimbangkan pembaruan
adalah perubahan konten,
Pentingnya membaca kontrak pembaruan dengan cermat sebelum menerimanya diilustrasikan
dalam perselisihan 2011 antara Perpustakaan Negara Bagian Kansas dan OverDrive.14 Jo Budler, direktur
State Library of Kansas, memilih untuk tidak memperpanjang kontrak dengan OverDrive yang
menyediakan akses ke e-book untuk 330 perpustakaan umum di seluruh negara bagian. Kontrak yang
direvisi tidak hanya secara signifikan meningkatkan biaya administrasi untuk platform, tetapi juga
menghapus klausul yang mengakui kepemilikan materi Perpustakaan Negara dan haknya untuk
mentransfer konten ke penyedia layanan lain. Di bawah ketentuan kontrak asli, Perpustakaan Negara
memiliki konten dan dapat secara legal mentransfer konten yang ada ke layanan peminjaman e-book lain.

Menentukan siapa yang akan hadir dalam rapat juga merupakan bagian dari persiapan.
Meskipun satu orang biasanya mewakili perpustakaan atau konsorsium dalam negosiasi, anggota
staf perpustakaan tambahan sering menghadiri pertemuan. Vendor harus memberitahu
pustakawan negosiasi tentang siapa yang akan hadir dari sisinya. Jika ini tidak dijelaskan,
pustakawan harus menanyakan informasi ini, termasuk judul individu. Meneliti perwakilan vendor
selalu berguna—kunjungi situs web perusahaan dan profil LinkedIn perwakilan, dan bicarakan
dengan rekan kerja yang pernah bekerja dengan mereka. Pustakawan harus memberi vendor
nama dan gelar mereka yang akan berada di meja perpustakaan atau konsorsium. Jika produk atau
layanan yang dipertimbangkan cukup besar dalam konten dan biaya, beberapa orang dapat
menghadiri pertemuan tersebut, termasuk administrator tingkat atas yang mewakili vendor dan
perpustakaan atau konsorsium. Perwakilan perpustakaan dapat menyertakan elektronik
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 167

pustakawan sumber daya, pustakawan serial/sumber daya berkelanjutan, dan, jika diperlukan oleh
kebijakan kelembagaan, perwakilan dari kantor pembelian. Jika sebuah konsorsium bernegosiasi
atas nama anggotanya, konsorsium akan diwakili oleh negosiator utamanya dan mungkin
perwakilan dari satu atau lebih anggota konsorsium. Kadang-kadang, direktur konsorsium
mungkin hadir.
Tidak semua pihak yang berkepentingan dalam negosiasi perlu menghadiri pertemuan. Namun
demikian, berkonsultasi dengan staf perpustakaan lain sebelum pertemuan awal dapat bermanfaat.
Melakukannya dapat memberikan wawasan tentang masalah dengan produk dan layanan yang ada. Jika
produk disarankan oleh spesialis subjek, mengetahui alasan pustakawan untuk memilih produk tertentu
dapat menginformasikan negosiasi.
Anderson, White, dan Burke menyatakan bahwa pustakawan tuan rumah harus merencanakan
untuk bertanggung jawab atas pertemuan tersebut.15 Ini termasuk kesopanan seperti memberi tahu
vendor tempat parkir, lokasi pertemuan, dan instruksi khusus apa pun yang diperlukan untuk
menemukan lokasi pertemuan. Meskipun vendor dapat menyediakan agenda pertemuan, pustakawan
tuan rumah harus merasa bebas untuk memodifikasinya. Sekali lagi, kesopanan mengamanatkan bahwa
pustakawan tuan rumah berbagi agenda yang direvisi dengan vendor sebelum pertemuan sehingga ada
cukup waktu untuk menyiapkan bahan tambahan yang diperlukan. Anderson, White, dan Burke mencatat
bahwa pustakawan tuan rumah memiliki peran penting dalam mengelola pertemuan dan memastikan
bahwa peserta tetap fokus pada topik terkait dan tidak terjebak dalam masalah asing.
Sebelum pertemuan awal, pustakawan yang bernegosiasi harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang
diharapkan akan dibayar oleh perpustakaan (ideal), apa yang bersedia dibayar (dapat diterima), dan apa yang tidak akan
dibayar (tidak dapat diterima). Negosiasi harga seringkali memungkinkan. Vendor yang menjual produk berbasis
langganan sering kali bersedia menurunkan harga karena mereka tahu bahwa begitu perpustakaan mulai berlangganan,
kemungkinan besar akan memperbaruinya. Vendor mengetahui bahwa setiap diskon awal akan dipulihkan selama tahun-
tahun berikutnya dari siklus berlangganan.
Meskipun vendor jarang mengajukan harga sebelum pertemuan awal, mereka biasanya akan
memberikan lisensi yang mereka usulkan. Jika tidak ada, pustakawan harus memintanya dalam format
yang dapat diedit sebelum pertemuan pertama. Pustakawan harus membacanya dengan cermat dan
membandingkan semua klausa dengan daftar persyaratan perpustakaan. Setelah pustakawan
mengetahui istilah yang ingin dia ubah, ini harus dimasukkan dalam draft kerja menggunakan redlining.
Redlining adalah proses menandai teks dalam dokumen untuk menunjukkan apa yang telah
ditambahkan, diubah, dihapus, disetujui, atau ditolak. Pekerjaan tidak harus berwarna merah, tetapi
semua perubahan harus jelas bagi kedua belah pihak. Setiap iterasi dari dokumen yang diedit harus
diberi label dengan jelas berdasarkan tanggal atau versi, dan menyertakan nama atau inisial orang yang
membuat perubahan.
Gruenberg melaporkan pada survei 2014 yang menemukan 72 persen pustakawan yang merespons tidak
memiliki serangkaian tujuan yang terdokumentasi untuk setiap negosiasi besar. Dia mencatat bahwa “setiap
vendor memiliki serangkaian tujuan yang ditentukan ketika memasuki negosiasi serius dengan perpustakaan.
Lebih jauh, tujuan tersebut berubah seiring proses menjadi lebih jelas dan lebih dekat ke penyelesaian.”16
Gruenberg menjelaskan bahwa vendor memeriksa, menyusun strategi, dan memainkan peran setiap aspek
negosiasi saat mereka bersiap. Jelas, pustakawan harus melakukan hal yang sama. Bagian dari persiapan
pustakawan untuk negosiasi adalah mengembangkan daftar tujuan dan rencana strategis untuk mencapainya.
Pustakawan negosiasi harus jelas tentang apa yang dia inginkan dari negosiasi. Jawaban yang jelas adalah
produk atau layanan yang memenuhi kebutuhan perpustakaan dan penggunanya, dengan harga yang wajar dan
dengan persyaratan yang dapat diterima. Tujuan harus lebih spesifik. Berapa yang paling bersedia dibayar
perpustakaan? Persyaratan apa yang dapat diterima? Apa kondisi lain yang relevan? Sebuah rencana untuk
mencapai tujuan ini mungkin mengidentifikasi urutan di mana mereka akan ditangani dan area di mana
perpustakaan bersedia untuk berkompromi. Dia
168 / BAB 5

mungkin membahas kapan harus membawa orang lain, seperti administrator tingkat atas atau penasihat, ke
meja negosiasi.
Aspek persiapan tambahan adalah menginformasikan dan mendidik orang yang tepat.
Seorang pustakawan yang memulai negosiasi untuk produk dan layanan harus yakin bahwa
supervisornya tahu bahwa prosesnya dimulai dan, tergantung pada jumlah dolar dan lamanya
komitmen, juga memberi tahu orang-orang di manajemen atas dan di kantor pembelian. Spesialis
subjek yang telah mengusulkan e-resource baru harus terus mendapat informasi. Beberapa
perpustakaan memelihara spreadsheet di intranet yang mencantumkan produk dan layanan yang
sedang dipertimbangkan dan status negosiasi, termasuk tanggal pertemuan. Mendidik pemangku
kepentingan internal adalah bagian dari persiapan berkelanjutan. Meskipun sejumlah terbatas
perwakilan perpustakaan terlibat langsung dalam negosiasi atas nama perpustakaan, semua
pemangku kepentingan di perpustakaan harus memahami proses yang terlibat dan apa
persyaratan kritis perpustakaan. Informasi ini sangat berguna ketika menjelaskan mengapa proses
negosiasi tidak menghasilkan kontrak yang dapat diterima.

Keterampilan Negosiasi

Pustakawan tanpa pelatihan formal dalam negosiasi sering terintimidasi oleh prospek terlibat dalam proses,
tetapi keterampilan negosiasi lisensi yang efektif dapat dipelajari, meskipun mereka akan membutuhkan waktu
dan latihan untuk menguasainya. Pengingat yang menghibur adalah bahwa banyak orang sudah bernegosiasi,
misalnya, ketika mereka mempertaruhkan harga di obral garasi atau pasar loak, dan mereka menikmati
prosesnya. Kesimpulan dari ini adalah bahwa orang-orang di garage sale dan pasar loak tidak secara emosional
diinvestasikan dalam hasilnya dan dapat pergi tanpa mengambil interaksi secara pribadi — yang merupakan
nasihat yang baik ketika bernegosiasi untuk perpustakaan.
Ketika pustakawan melakukan proses negosiasi kontrak, mereka fokus pada dua bidang
utama: persyaratan kontrak dan harga. Banyak buku, bab buku, dan artikel menawarkan saran dan
teknik untuk pustakawan yang bernegosiasi atas nama perpustakaan mereka untuk produk dan
layanan.17 Sumber daya tambahan tentang negosiasi dapat ditemukan dalam literatur bisnis dan
manajemen.
Opresnik memulai bukunya tentang negosiasi dengan mengidentifikasi lima kesalahan terbesar yang
menyebabkan kegagalan negosiasi.18 Pertama adalah memberikan tekanan dari posisi kekuasaan (nyata atau
yang dirasakan), yang mengarah pada peningkatan tekanan balik. Kedua adalah kurangnya fleksibilitas, yang
membuat adaptasi dengan informasi dan pilihan baru menjadi sulit. Ketiga, menjadi agresif, yang dapat
menghasilkan reaksi tergesa-gesa dan menciptakan lingkungan yang tidak bersahabat yang tidak dapat
dikompromikan. Kesalahan keempat adalah patuh. Opresnik mengamati, “Takut akan konflik, mitra negosiasi
sering kali bersikap defensif dan tunduk, dan dengan demikian membuat konsesi tanpa mendapatkan imbalan
apa pun.”19 Kesalahan terakhir adalah persiapan yang tidak memadai (dieksplorasi secara rinci di atas).
Banyak praktik terbaik meningkatkan peluang pustakawan untuk menegosiasikan hasil yang
diinginkan. Di bagian atas daftar adalah memastikan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang sukses
adalah transmisi ide atau perasaan sehingga pengirim dan penerima berbagi pemahaman yang sama.
Ciri-ciri komunikasi yang efektif adalah mendengarkan secara aktif; kontak mata; postur dan nonverbal
lain yang menunjukkan perhatian; dan pertanyaan yang berhasil, yang berfungsi untuk memperjelas
poin-poin yang sedang dipertimbangkan. Mendengarkan secara aktif membutuhkan kesabaran dan
usaha—ini adalah proses mengenali dan menafsirkan pesan yang dikomunikasikan secara akurat dan
menanggapi pesan lisan dan nonverbal. Penelitian Mehrabian menekankan pentingnya memperhatikan
cara orang mengomunikasikan perasaan dan sikap, yang merupakan komponen penting dalam
negosiasi.20 Mehrabian dan rekan-rekannya menemukan kata-kata itu akun
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 169

untuk 7 persen pesan, nada suara menyumbang 38 persen, dan bahasa tubuh menyumbang
55 persen ketika orang mengomunikasikan perasaan dan sikap. Bahkan ketika tidak
mengkomunikasikan perasaan dan sikap, bahasa tubuh menyampaikan lebih dari kata-kata
dan nada suara jika tiga mode komunikasi tidak kongruen.
Bagian dari komunikasi yang efektif adalah menghindari asumsi. Pustakawan harus mengajukan
pertanyaan dan mendengarkan dengan cermat jawabannya. Parafrase tanggapan dan meminta koreksi
dapat mengkonfirmasi pemahaman. Menyelesaikan kesalahpahaman dengan cepat akan mencegah
masalah saat negosiasi berlanjut.
Para ahli menyarankan untuk bersikap tegas dalam negosiasi.21 Negosiator yang tegas menyatakan
posisi mereka secara langsung sambil tetap menghormati. Mereka tidak berusaha mendominasi
pertemuan, tidak menyerang posisi orang lain, dan menghormati batasan. Bersikap tegas tidak sama
dengan agresif, dogmatis, dan tidak fleksibel. Percaya diri adalah bagian dari bersikap asertif. Ini terjadi
ketika pustakawan memahami semua masalah yang sedang dipertimbangkan dalam negosiasi dan
sepenuhnya diinformasikan dan siap untuk mendiskusikannya dengan percaya diri. Orang yang tegas
bersedia untuk berkompromi dan mencari jalan tengah.
Negosiasi sering dimulai dengan pertemuan tatap muka. Negosiasi selanjutnya dapat dilakukan secara
langsung atau melalui telepon atau email. E-mail bisa memakan waktu lebih lama karena jeda waktu antar pesan.
Ini tidak selalu merupakan kekurangan, karena memberikan waktu untuk berkonsultasi dengan orang lain dan
mempertimbangkan penawaran yang diperpanjang. E-mail memiliki keuntungan tambahan untuk
mendokumentasikan komunikasi. Pesan email harus disortir dan disimpan dalam folder yang mengidentifikasi
produk atau layanan yang sedang dinegosiasikan.
Fisher dan Ury, penulis dari Mendapatkan ke YA: Menegosiasikan Perjanjian Tanpa Menyerah
(salah satu buku yang paling dihormati tentang negosiasi), menyajikan kasus untuk negosiasi berprinsip.
22 Ini kadang-kadang disebut negosiasi berbasis kepentingan atau integratif. Negosiasi berprinsip adalah
alternatif untuk tawar-menawar posisional. Tawar-menawar posisional cenderung tidak menghasilkan
hasil yang baik karena mengabaikan kepentingan pihak lain, dapat memancing perasaan penting diri,
dan mendorong sikap keras kepala. Negosiasi berprinsip menekankan manajemen konflik dan resolusi
konflik dan bertujuan untuk mencapai keuntungan bersama. Fisher dan Ury mengidentifikasi empat
konsep yang berkontribusi pada keberhasilan negosiasi: pisahkan orang dari masalah; fokus pada
kepentingan, bukan posisi; menemukan pilihan untuk keuntungan bersama; dan bersikeras
menggunakan kriteria objektif.
Konsep pertama, memisahkan orang dari masalah, dibangun di atas premis bahwa aspek manusia
dari semua negosiasi tidak dapat dihindari. Perasaan itu penting dan tidak bisa diabaikan. Masalahnya
adalah bahwa negosiator sering berfokus pada pihak yang terlibat dan membiarkan emosi seperti
ketidakpercayaan, kemarahan, dan kecemasan mengalihkan mereka dari masalah yang dihadapi.
Komunikasi yang jelas dapat membantu memisahkan emosi dari masalah.
Kedua, negosiator harus fokus pada kepentingan di balik posisi yang dipegang setiap orang karena beberapa
kemungkinan solusi yang mungkin dilakukan. Apa yang benar-benar diinginkan dan dibutuhkan orang mungkin tidak
sama dengan apa yang mereka katakan mereka inginkan atau butuhkan. Fisher dan Ury menyarankan agar menanyakan
mengapa orang mengambil suatu posisi dapat mengungkapkan alasan yang mendasarinya. Ini membuka opsi untuk
mengidentifikasi posisi yang kompatibel yang tidak saling eksklusif. Fisher dan Ury bercerita untuk mendemonstrasikan
konsep ini. Dua pelanggan bertengkar di perpustakaan karena yang satu ingin jendelanya terbuka dan yang lain ingin
menutupnya. Seorang pustakawan mengintervensi dan bertanya pada masing-masingmengapa dia ingin jendela terbuka
atau tertutup. Yang satu mengatakan dia ingin udara segar dan yang lain mengatakan dia ingin menghindari angin.
Pustakawan berpikir sebentar, lalu membuka jendela di kamar sebelah, membiarkan udara segar bersirkulasi tanpa
menciptakan angin.23 Hanya sedikit resolusi konflik yang sesederhana ini, tetapi ceritanya menggambarkan bagaimana
berpindah dari posisi ke kepentingan sering kali dapat membuka opsi.
1 70 / BAB 5

Dengan berfokus pada kepentingan, pihak yang bersengketa dapat lebih mudah memenuhi prinsip ketiga,
menemukan opsi untuk keuntungan bersama. Ini berarti negosiator harus mencari solusi alternatif untuk
masalah tersebut—jawaban kreatif yang berfokus pada apa yang diinginkan atau dibutuhkan orang. Mereka
tidak boleh menganggap satu pihak harus kalah agar pihak lain menang. Pertimbangkan negosiasi atas biaya e-
resource. Pustakawan telah menentukan jumlah tertinggi yang akan dibayar perpustakaan untuk langganan
tahunan, tetapi vendor menyatakan perpustakaan harus membayar jumlah yang lebih tinggi. Opsinya mungkin
langganan multi-tahun dengan batasan kenaikan harga di masa mendatang selama dua, tiga, atau lima tahun ke
depan. Ini, tentu saja, mengharuskan perpustakaan untuk mengontrak produk selama beberapa tahun tertentu,
tetapi kemungkinan akan mengurangi kenaikan di bawah harga pasar di tahun-tahun berikutnya dari langganan.
Solusi ini memiliki potensi untuk saling menguntungkan—vendor memiliki pelanggan terjamin selama beberapa
tahun dan perpustakaan menghemat uang selama masa kontrak.

Konsep keempat membutuhkan kriteria objektif untuk keputusan. Kriteria harus sah dan praktis,
dan dapat berupa data, standar dan prinsip profesional, tradisi, preseden hukum, atau preseden sejarah
(kesepakatan yang dicapai oleh perpustakaan lain). Ini adalah salah satu alasan profesi perpustakaan
merekomendasikan untuk menolak menerima klausul nondisclosure dalam kontrak. Kriteria objektif
dapat membantu negosiator perpustakaan melawan tekanan atau ancaman.
Fisher dan Ury memperkenalkan akronim “BATNA”, yang berarti “alternatif terbaik untuk kesepakatan yang
dinegosiasikan” dan merupakan standar yang digunakan untuk mengukur setiap kesepakatan yang diusulkan.
Fisher dan Ury menjelaskan bahwa itu “adalah satu-satunya standar yang dapat melindungi Anda berdua dari
menerima persyaratan yang terlalu tidak menguntungkan dan dari menolak persyaratan, Anda tertarik untuk
menerimanya.”24 Berpikir di luar produk atau layanan yang dinegosiasikan adalah bagian dari memiliki BATNA.
Jika paket e-journal terlalu mahal, apakah perpustakaan akan mempertimbangkan untuk menegosiasikan judul
yang dipilih dalam paket atau mengandalkan pinjaman antar perpustakaan atau pengiriman dokumen berbayar
untuk masing-masing artikel? Apakah penyedia e-book lain menawarkan alternatif yang hampir dapat diterima
seperti yang sedang dipertimbangkan tetapi memiliki persyaratan kontrak yang lebih sesuai dengan apa yang
diinginkan perpustakaan? Memiliki BATNA memberikan pilihan bagi pustakawan negosiasi untuk
dipertimbangkan dan dapat mencegah dia merasa terjebak tanpa alternatif.
BATNA yang paling jelas adalah menjauh dari negosiasi, menyadari bahwa hal itu berarti hilangnya
akses ke sumber daya (jika pembaruan sedang dibahas) atau tidak ada akses ke sumber daya baru yang
diminati perpustakaan. Berdiri teguh dengan pilihan untuk pergi bisa menakutkan bagi mereka yang
bernegosiasi atas nama perpustakaan, tetapi merupakan alat yang berharga. Pada bulan Desember 2015,
Asosiasi Universitas di Belanda mencapai kesepakatan dengan Elsevier untuk persyaratan yang lebih
menguntungkan setelah negosiasi yang berlarut-larut yang menemui jalan buntu.25
Asosiasi bertujuan agar 60 persen artikel penelitian Belanda terbuka akses pada 2019 dan 100
persen pada 2024. Kesepakatan akhir dengan Elsevier setuju untuk membuat 30 persen publikasi
peneliti Belanda terbuka akses pada 2018.
Pada akhir 2016, lebih dari enam puluh lembaga penelitian besar Jerman mengambil tindakan
dramatis dan membatalkan langganan dengan Elsevier karena biaya pembaruan paket jurnal dan
persyaratan yang tidak menguntungkan terkait akses terbuka.26 Aliansi Organisasi Sains di Jerman,
yang mewakili lembaga-lembaga ini, mencari persyaratan dan harga yang lebih menguntungkan
melalui Project DEAL (www.projekt-deal.de/about-deal), lisensi nasional produk yang ditawarkan
oleh penerbit sains besar, tetapi menolak tawaran awal untuk lisensi nasional karena tidak
memenuhi prinsip akses terbuka dan harga yang adil.27
Namun Elsevier memulihkan akses pada Februari 2017 ke universitas, sekolah teknik,
lembaga penelitian, dan perpustakaan Jerman sementara diskusi dengan Project DEAL untuk
kontrak nasional berlanjut.28 Pada Juli 2017, Project Deal menolak tawaran Elsevier terbaru
dan (pada saat penulisan ini) negosiasi berlanjut.29
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 1 7 1

Kesimpulannya adalah bahwa kesabaran sangat penting dalam negosiasi yang efektif. Ini berarti
tidak marah atau kesal dan tetap fokus pada apa yang diinginkan negosiator perpustakaan. Tahu kapan
harus istirahat dan tidak menerima tawaran pertama atau bahkan yang kedua atau ketiga. Negosiasi
adalah proses berulang.
Tidak semua orang setuju dengan Fisher dan Ury. McCarthy mencatat bahwa mereka tidak cukup
menangani dinamika kekuasaan sebagai kekuatan dalam negosiasi. White menyarankan mereka
menyederhanakan banyak masalah merepotkan yang melekat dalam negosiasi. Yang lain mengamati
bahwa negosiasi berprinsip cenderung tidak berhasil dalam beberapa situasi, misalnya, dalam mediasi
dan perundingan bersama.30 Bagaimanapun, sebagian besar ahli setuju bahwa memisahkan orang dari
masalah dan tetap seobjektif mungkin adalah strategi yang baik.
Ketika pustakawan berpikir tentang negosiasi dengan vendor, mereka cenderung fokus pada harga dan dengan
demikian tergoda untuk mulai mendiskusikan harga lebih awal. Dunie merekomendasikan untuk menunda pembicaraan
tentang harga sampai nanti dalam negosiasi. Dia mengamati bahwa:

Pertama kali Anda meminta harga, Anda mulai menegosiasikan harga. Tenaga penjualan dilatih untuk
mengenali ini sebagai “sinyal pembelian”. Harga didasarkan pada beberapa faktor; hanya bertanya "Berapa
harganya?" bukanlah cara terbaik untuk mendapatkan nilai yang akan dibawa produk ke organisasi Anda, juga
bukan cara yang baik untuk memulai negosiasi. Cara yang lebih baik untuk mengungkapkan pertanyaannya
adalah: “Bagaimana Anda mempertahankan harga?”31

Dunie menyatakan bahwa mengajukan pertanyaan dengan cara ini mengeksplorasi struktur
biaya atau model penetapan harga, bukan harga itu sendiri, tetapi harus ditangani setelah
elemen lain dalam lisensi telah ditangani. Begitu harga menjadi bagian dari negosiasi,
kemungkinan akan menjadi fokus diskusi.
Harga, seperti hampir semua elemen dalam kontrak, dapat dinegosiasikan. Pustakawan tidak perlu takut untuk
meminta harga yang lebih rendah. Survei 2016–2017 tentang praktik perizinan database perpustakaan akademik
melaporkan bahwa mayoritas responden paling berhasil dalam menegosiasikan harga dan beberapa berhasil dalam
menegosiasikan persyaratan yang terkait dengan penggunaan database yang diizinkan.32 Verminski dan Blanchat
merekomendasikan untuk membenarkan permintaan dengan fakta dan angka.33 Data penggunaan dapat menunjukkan
apakah sumber daya sering digunakan atau tidak cukup, yang dapat mendukung permintaan untuk harga pembaruan
yang lebih rendah. Kenyataannya adalah bahwa beberapa vendor tidak dapat atau tidak akan mengubah harga, tetapi
pustakawan tidak akan tahu kecuali jika dia bertanya.
Perpanjangan sering kali membutuhkan negosiasi yang hampir sama banyaknya dengan kontrak
baru. Untuk itu, memulai proses review dan negosiasi sebelum berakhirnya kontrak yang ada menjadi
penting. Pustakawan yang bernegosiasi harus membaca kontrak pembaruan dengan hati-hati dan
mencatat setiap perubahan, yang harus diteliti dengan cermat. Dalam beberapa kasus, isi kontrak tidak
berubah, tetapi perubahan ditemukan dalam jadwal biaya dan tambahan lainnya. Ini terbuka untuk
negosiasi dan memerlukan tanda tangan resmi untuk mengikatnya.
Perubahan pada kontrak tidak selalu memerlukan pembuatan salinan baru yang bersih. Perubahan
sederhana dapat dilakukan pada kontrak tercetak dan akan mengubah kontrak secara legal jika perubahan
tersebut diparaf dan diberi tanggal oleh para pihak dalam perjanjian.
Bagian penting dari negosiasi adalah dokumentasi. Pustakawan yang bernegosiasi harus membuat catatan yang
cermat pada pertemuan dan selama panggilan telepon. Catatan ini harus diberi tanggal dan melaporkan siapa yang
menghadiri rapat. Melakukannya jelas menguntungkan negosiator perpustakaan dengan membuat catatan topik yang
dibahas dan keputusan yang dibuat. Jika tindakan tindak lanjut diperlukan, catatan harus menunjukkan apa tindakan
tersebut, siapa yang akan menerapkannya, dan kapan tindakan tersebut akan diselesaikan. Berbagi versi catatan yang
telah diedit dengan vendor juga berguna, terutama saat mendokumentasikan tindakan yang akan diambil. Meninjau
catatan sangat penting ketika mengevaluasi setiap revisi lisensi,
1 72 / BAB 5

terutama ketika perjanjian tertulis akhir disajikan untuk persetujuan. Hal ini penting untuk
memastikan semua poin yang telah diangkat dan diselesaikan telah dibahas dalam kontrak akhir.
Verminski dan Blanchat menawarkan nasihat penting—“hati-hati jika membuat perjanjian yang tidak
diinginkan.”34 Mereka mencatat bahwa penerimaan e-mail dari persyaratan dapat dianggap mengikat
secara hukum. Letter of intent (LOI) bisa sama-sama berisiko. LOI menguraikan kesepakatan yang dicapai
sebelum kontrak akhir ditandatangani. Keuntungan dari LOI adalah memungkinkan akses awal ke konten
elektronik. Namun, LOI mungkin tidak diizinkan oleh kebijakan perpustakaan atau organisasi induknya,
dan dapat mengikat perpustakaan secara finansial sebelum kesepakatan akhir tercapai.

Setelah Kontrak Ditandatangani atau Ditolak

Tindakan pertama setelah negosiasi mencapai kesimpulan yang berhasil dan kontrak ditandatangani atau
para pihak setuju untuk menghentikan negosiasi karena tidak ada kesepakatan yang dapat dicapai adalah
memberi tahu pemangku kepentingan dalam perpustakaan atau konsorsium. Ini akan mencakup
pengawas pustakawan yang bernegosiasi. Jika pustakawan yang bernegosiasi bekerja atas nama satu
perpustakaan dan produk atau layanannya cukup besar (dalam hal biaya, jumlah judul, durasi, dll.),
pustakawan harus memberi tahu manajemen perpustakaan atas dan mungkin kantor pembelian dan
pengacara yang relevan. . Jika produk atau layanan sedang dinegosiasikan untuk sebuah konsorsium,
direktur perpustakaan anggota dan petugas koleksi harus diberitahu. Jika, seperti yang disarankan di
atas, spreadsheet internal digunakan untuk melacak kontrak, tanggal kesepakatan tercapai atau
negosiasi berhenti dicatat di sini.
Memberi tahu spesialis subjek yang mengusulkan produk tentang hasil negosiasi adalah
penting, terutama jika tidak ada kesepakatan yang tercapai dan produk konten elektronik tidak
akan tersedia. Ini seharusnya tidak sulit jika pustakawan koleksi perpustakaan sudah memahami
syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi dalam semua lisensi yang dapat diterima. Lisensi yang
disengketakan harus ditinjau dengan pustakawan koleksi dalam konteks persyaratan ini.

Mempertahankan dan mengelola lisensi setelah tanda tangan sangat penting untuk melacak syarat dan
ketentuan, biaya produk, dan tanggal perpanjangan. Memelihara file kertas dengan cepat menjadi berat.
Perpustakaan dapat mengembangkan database sistem manajemen sumber daya elektronik (ERMS) in-house
untuk melacak lisensi mereka atau dapat membeli produk ERMS komersial (sering dikaitkan dengan sistem
perpustakaan terintegrasi). ERMS memfasilitasi pengelolaan siklus hidup perjanjian lisensi. Data yang
dimasukkan dan dilacak biasanya mencakup pemberi lisensi, nama produk, tanggal efektif lisensi, tanggal
kedaluwarsa, dan ketentuan hak penggunaan dan batasan dalam lisensi. Istilah yang membahas akses abadi dan
pinjaman antar perpustakaan biasanya dicatat dalam ERMS. Beberapa ERMS akan secara otomatis memanen
statistik penggunaan jika vendor menawarkan protokol SUSHI. Memiliki data ini yang terkait dengan produk
memfasilitasi keputusan pembaruan atau pembatalan. Beberapa perpustakaan menggunakan ERMS untuk
hyperlink ke gambar pindaian lisensi yang disimpan secara digital di server. Beberapa perpustakaan membuat
file online terpisah yang melacak, berdasarkan produk, hak untuk menggunakan (atau tidak menggunakan)
konten untuk ILL, cadangan kursus, dan pendidikan jarak jauh.

KONTRAK

Kontrak untuk sumber daya elektronik sering kali merupakan “dokumen yang rumit dan panjang yang diisi dengan istilah-istilah

asing.”35 Karena kontrak adalah bagian dari sistem hukum dan tunduk pada hukum kontrak, maka kontrak digunakan
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 1 7 3

terminologi hukum. Memahami dan menegosiasikan kontrak ini memerlukan pengetahuan dasar tentang istilah
dan konsep hukum. Banyak sumber daya menangani kontrak untuk sumber daya elektronik secara rinci1.36
Bagian berikut dimaksudkan semata-mata sebagai pengantar untuk subjek yang kompleks.
A kontrak adalah perjanjian sukarela, formal, mengikat secara hukum antara dua pihak atau
lebih. Itu bisa verbal, tetapi paling sering ditulis. Kontrak verbal dapat memiliki kedudukan hukum,
tetapi kontrak tertulis seringkali memiliki posisi yang lebih kuat di pengadilan. Kontrak merinci hak
dan kewajiban para pihak dalam perjanjian dan merupakan janji atau serangkaian janji yang dapat
ditegakkan di pengadilan. Sebuah kontrak biasanya membahas penyediaan layanan atau barang
dan kewajiban penyedia dan penerima atau penerima barang atau jasa.
A lisensi atau perjanjian lisensi adalah jenis kontrak yang secara eksplisit mendefinisikan hak untuk menggunakan
atau mengakses produk atau layanan yang diberikan oleh pemberi lisensi kepada penerima lisensi, jangka waktu
penggunaan atau akses ini berlangsung, dan harga yang akan dibayar oleh penerima lisensi. Biasanya juga memperjelas
hak-hak yang tidak diberikan.
Sebuah kontrak untuk e-konten dapat berupa sewa atau perjanjian pembelian. Asewa adalah
pengaturan kontrak yang meminta lessee (pengguna) untuk membayar lessor (pemilik) untuk
penggunaan aset. Di sebuahpenjualan, uang ditukar dengan barang dan barang itu menjadi milik
pembeli. Dengan kata lain, penjualan menghasilkan transfer kepemilikan. Bahkan ketika perpustakaan
membeli konten elektronik secara langsung, tetap diatur oleh kontrak yang ditandatangani saat
pembelian dilakukan.
Para pihak dalam perjanjian lisensi biasanya disebut sebagai pemberi lisensi dan pemegang lisensi
Pemberi lisensi adalah pihak yang menyediakan konten dan penerima lisensi adalah perpustakaan, konsorsium, atau
lembaga yang memperoleh konten. Penerima lisensi mungkin lebih dari satu perpustakaan atau institusi.
Kontrak yang mengikat secara hukum mensyaratkan

• sebuah penawaran

• penerimaan tawaran itu

• pertimbangan untuk ditukar dengan janji yang dibuat
• mutualitas kewajiban (saling niat untuk terikat, atau "pertemuan
pikiran")
• kompetensi dan kapasitas37

Suatu perjanjian yang tidak memiliki salah satu dari unsur-unsur tersebut bukanlah suatu kontrak yang sah.
NS menawarkan adalah janji formal untuk bertindak atau menahan diri dari bertindak, yang dibuat sebagai
imbalan atas janji pihak lain untuk melakukan hal yang sama. Pengadilan membedakan negosiasi awal dari
penawaran hukum formal. Penolakan suatu penawaran mengakhiri kekuatan penerimaan penerima dan
mengakhiri tanggung jawab penyedia atas penawaran tersebut. Penolakan bisa datang dalam bentuk penolakan
tegas untuk menerima tawaran atau, implikasinya, ketika penerima membuat tawaran balasan. Sebagian besar
yurisdiksi juga mengakui hak penyedia untuk menarik atau mencabut penawaran sebagai cara yang sah untuk
mengakhiri penawaran. Penawaran yang tidak ditolak, ditarik, atau dicabut umumnya berlanjut hingga
berakhirnya jangka waktu yang ditentukan oleh penawaran, atau, jika tidak ada batas waktu yang ditentukan,
hingga waktu yang wajar telah berlalu.
Penerimaan penawaran secara formal menyetujui persyaratannya. Penerimaan hanya sah, namun,
jika penyedia mengetahui tentang penawaran tersebut, penerima menjelaskan niatnya untuk menerima,
dan penerimaan dinyatakan sebagai persetujuan tegas dan tanpa syarat terhadap ketentuan penawaran.

Masing-masing pihak dalam kontrak harus memberikan sesuatu yang bernilai yang mendorong pihak lain
untuk masuk ke dalam perjanjian. Pertukaran nilai ini disebutpertimbangan. Nilai yang dipertukarkan tidak harus
berupa uang.
1 74 / BAB 5

Yang berkaitan erat dengan konsep pertimbangan adalah mutualitas kewajiban. Berdasarkan konsep ini, kedua
belah pihak terikat untuk melaksanakan kewajibannya atau hukum akan memperlakukan perjanjian seolah-olah tidak ada
pihak yang terikat untuk melaksanakannya.
Para pihak dalam kontrak harus memiliki hukum kompetensi dan kapasitas—yaitu, menjadi sehat
pikiran, usia legal, dan berwenang untuk menerima tawaran tersebut. Kegagalan untuk mematuhi persyaratan
ini dapat membatalkan kontrak. Perpustakaan harus jelas anggota staf mana yang sebenarnya berwenang untuk
menandatangani kontrak atas nama perpustakaan.

Definisi Ketentuan Kontrak dan Implikasinya bagi Perpustakaan

Jika salah satu pihak dalam suatu kontrak tidak memenuhi kewajibannya atau menghalangi pihak lain untuk
memenuhi kewajibannya, a pelanggaran kontrak terjadi. Pelanggaran kontrak adalah kegagalan yang tidak
dapat dibenarkan untuk melakukan semua atau sebagian dari kewajiban kontrak. Pelanggaran dapat bersifat
material, yang merusak nilai kontrak, atau minor. Pelanggaran kecil melanggar syarat atau ketentuan kontrak,
tetapi tidak menghancurkan kontrak. Pelanggaran kecil dapat disembuhkan (dikoreksi) jika pihak yang
melanggar melakukannya dalam jangka waktu yang wajar. Pelanggaran kontrak yang material dapat
mengakibatkan:memperbaiki,yang mungkin berupa ganti rugi moneter, pemutusan segera, gugatan, restitusi,
pembatalan (pencabutan atau pembatalan perjanjian), reformasi (koreksi atau perubahan dokumen yang ada),
atau kinerja tertentu (perintah pengadilan yang mengharuskan pihak untuk melakukan tindakan tertentu).
bertindak sebagaimana dinyatakan dalam kontrak), atau kombinasi dari semua ini. Klausul terpisah dapat
membahas batasan kerusakan, misalnya, membatasi jumlah dan jenis kerusakan yang dapat diberikan dalam
sengketa kontrak.
A Peraturan pemerintah klausul (kadang-kadang disebut klausa yurisdiksi) menetapkan bahwa
hukum yurisdiksi yang disepakati bersama akan mengatur interpretasi dan penegakan ketentuan
kontrak. Di Amerika Serikat dan Kanada, hukum kontrak adalah tanggung jawab masing-masing negara
bagian dan provinsi. Selain itu, undang-undang yang mengatur kontrak bervariasi dari satu negara ke
negara lain dan sesuai dengan sifat kontrak. Meskipun kontrak di Amerika Serikat yang melibatkan
penjualan atau pembelian barang diatur oleh Uniform Commercial Code (dokumen yang dimaksudkan
untuk menyelaraskan undang-undang di semua negara bagian), perjanjian lisensi untuk informasi
mungkin tidak memenuhi syarat sebagai "barang" di bawah Code.
Mengontrol hukum yang mengatur adalah tujuan penting bagi para pihak dalam kontrak
karena perbedaan dalam hukum setempat dapat mengontrol hasil dari suatu perselisihan.
Para pihak biasanya menginginkan perselisihan diadili (diadili di pengadilan) di negara
bagian atau negara mereka sendiri, baik untuk kenyamanan maupun karena pengacara
mereka paling mengenal hukum yang berlaku. Sebuah klausul kontrak menentukan di mana
tempat sengketa hukum akan didengar dan dengan demikian hukum yang mengatur akan
diterapkan. Pemberi lisensi hampir selalu memulai dengan kontrak yang menyatakan bahwa
perjanjian akan diatur oleh hukum negara bagian atau negara tempat pemberi lisensi
berada. Beberapa lembaga yang didanai publik, seperti universitas negeri, mungkin lebih
suka atau bahkan mengharuskan perselisihan diselesaikan sesuai dengan hukum negara
tempat lembaga itu berada.
Beberapa topik lain biasanya dibahas dalam kontrak menggunakan apa yang disebut klausa
boilerplate, yaitu bahasa yang diambil dari perjanjian atau bentuk lain. Meskipun umum
digunakan, banyak klausa boilerplate terbuka untuk negosiasi.
Force majeure membebaskan suatu pihak dari tanggung jawab jika suatu peristiwa tak terduga di
luar kendali pihak tersebut mencegahnya dari melaksanakan kewajiban kontraktualnya. Ini mungkin
kebakaran, bencana alam, kecelakaan, tindakan pemerintah, perang, atau peristiwa lain di luar kendali
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 1 75

berpesta. Ini hanya berlaku jika pihak tersebut tidak berhati-hati untuk menghindari bencana. Contoh
klausa berikut.

Keadaan Kahar. Tidak ada pihak yang bertanggung jawab atas kerugian atau berhak untuk
mengakhiri Perjanjian ini atas keterlambatan atau kegagalan dalam melaksanakan Perjanjian ini jika
keterlambatan atau kegagalan tersebut disebabkan oleh kondisi di luar kendalinya, termasuk
Tindakan Tuhan, pembatasan Pemerintah (termasuk penolakan atau pembatalan ekspor atau izin lain
yang diperlukan), perang, pemberontakan, pemogokan buruh, dan/atau penyebab lain apa pun di
luar kendali wajar pihak yang kinerjanya terpengaruh.38

Dalam hukum kontrak, garansi adalah janji atau jaminan yang diberikan oleh masing-masing pihak dalam
kontrak. Garansi biasanya merupakan jaminan integritas produk dan seperti yang ditunjukkan. Jaminan umum
yang diharapkan perpustakaan adalah bahwa pemberi lisensi konten elektronik berjanji bahwa ia memiliki hak
dan izin yang diperlukan untuk melisensikan konten elektronik. Sebagai contoh:

Garansi. Pemberi Lisensi menjamin bahwa ia memiliki semua hak, izin, dan izin hukum dan
setara yang diperlukan untuk melisensikan Materi Berlisensi kepada Penerima Lisensi untuk
tujuan yang diuraikan dalam Perjanjian ini, dan bahwa penggunaan Materi Berlisensi oleh
Pengguna yang Sah sesuai dengan ketentuan Perjanjian ini tidak boleh melanggar hak cipta
atau hak lain dari pihak ketiga mana pun.

Pemberi lisensi harus menerima tanggung jawab penuh atas suatu kewajiban kepada pemegang hak yang sebenarnya
atas konten tersebut jika tidak dipegang oleh pemberi lisensi. Pemberi lisensi juga dapat menjamin bahwa produk
tersebut bebas dari cacat.
A Penafian menyangkal tanggung jawab. Pemberi lisensi dapat menyangkal keakuratan atau kelengkapan
informasi apa pun dalam konten yang disediakan berdasarkan kontrak. Beberapa penafian membatasi kewajiban
pemberi lisensi tidak lebih dari jumlah biaya lisensi yang dibayarkan. Penafian harus ditinjau dengan cermat.
Beberapa mungkin tidak dapat diterima, tergantung pada kebijakan perpustakaan, organisasi induknya, atau
undang-undang negara bagian untuk lembaga publik.
Garansi adalah jaminan. Ganti rugi memberikan kompensasi finansial jika garansi terbukti palsu.
Klausul ganti rugi menetapkan pihak atau pihak-pihak yang akan mengasuransikan, melindungi, atau
membela pihak lain yang diidentifikasi dalam kontrak terhadap klaim pihak ketiga yang dihasilkan dari
kinerja berdasarkan perjanjian. Dengan kata lain, mengganti kerugian adalah melindungi satu pihak dari
kerugian yang mungkin diderita pihak lain. Kadang-kadang disebut “alokasi risiko kerugian”, itu harus
memberikan beban yang sama pada kedua belah pihak. Jika, misalnya, pemberi lisensi tidak memegang
hak dan izin untuk konten elektronik, hanya pemberi lisensi yang harus bertanggung jawab atas biaya
perselisihan dan kerugian moneter. Perpustakaan harus mencari perjanjian lisensi yang mengharuskan
pemberi lisensi untuk mengganti kerugian dan membebaskan penerima lisensi (perpustakaan) dari
tindakan apa pun berdasarkan klaim bahwa penggunaan sumber daya sesuai dengan lisensi melanggar
paten, hak cipta, merek dagang, atau rahasia dagang apa pun. pihak ketiga. Klausa yang diinginkan akan
menyatakan:

Ganti Rugi. Pemberi Lisensi harus mengganti kerugian dan membebaskan Penerima Lisensi atas
segala kerugian, klaim, kerusakan, penghargaan, hukuman, atau cedera (termasuk biaya pengacara
yang wajar) yang timbul dari dugaan pelanggaran pernyataan dan jaminan Pemberi Lisensi yang
dibuat berdasarkan Perjanjian ini. Ganti rugi ini akan tetap berlaku setelah pengakhiran Perjanjian ini.
1 76 / BAB 5

Banyak lembaga publik di Amerika Serikat dilarang memberikan ganti rugi kepada pemberi lisensi atau membebaskan
mereka dari pihak lain karena hal itu akan menimbulkan utang bagi negara bagian atau kotamadya tempat perpustakaan
beroperasi. Perpustakaan mungkin setuju di tempat lain dalam lisensi untuk mengambil semua tindakan yang wajar dan
tepat untuk melindungi produk berlisensi dari penyalahgunaan, tetapi harus menghindari janji bahwa penggunanya tidak
akan pernah menyalahgunakan hak mereka. Lisensi harus mensyaratkan bahwa pemberi lisensi memberikan
pemberitahuan kepada perpustakaan tentang dugaan atau dugaan pelanggaran lisensi yang menjadi perhatian pemberi
lisensi dan memberikan waktu yang wajar bagi perpustakaan untuk menyelidiki dan mengambil tindakan korektif jika
diperlukan.
A pengabaian adalah penyerahan yang disengaja atau sukarela dari hak yang diketahui atau hak istimewa yang
diberikan berdasarkan suatu perjanjian, atau kegagalan untuk mengambil keuntungan dari beberapa kegagalan kinerja
atau kesalahan lainnya. Jika penerima lisensi gagal untuk mengeluh tentang serangkaian gangguan dalam
menghubungkan ke database pemberi lisensi, pemberi lisensi kemudian dapat mengklaim bahwa penerima lisensi telah
melepaskan klaim bahwa gangguan layanan merupakan pelanggaran perjanjian lisensi. Perpustakaan sering berusaha
memasukkan klausa berikut:

Pelepasan Hak Kontrak. Pengesampingan atas ketentuan apa pun di sini tidak akan dianggap sebagai
pengesampingan atas ketentuan lain apa pun di sini, atau pengesampingan atas pelanggaran apa pun dari Perjanjian
ini tidak akan ditafsirkan sebagai pengesampingan berkelanjutan atas pelanggaran lain dari ketentuan yang sama atau
lainnya dari Perjanjian ini.

Sebagian besar sistem keamanan komputer didasarkan pada proses dua langkah: otentikasi,
diikuti oleh otorisasi. Autentikasi adalah proses dimana sistem komputer memverifikasi identitas
pengguna sebelum akses diberikan. Beberapa metode otentikasi yang umum adalah kombinasi ID
pengguna dan kata sandi, alamat protokol internet (IP), kunci publik, sertifikat digital, dan protokol
otentikasi gabungan seperti Shibboleth. Jika perpustakaan menggunakan server proxy untuk
mengotentikasi pengguna jarak jauh, alamat IP server proxy akan berada dalam kisaran yang
diberikan kepada pemberi lisensi.ESPreSSO: Menetapkan Praktik yang Disarankan Mengenai
Sistem Masuk Tunggal, dikeluarkan oleh Organisasi Standar Informasi Nasional,
merekomendasikan solusi untuk meningkatkan penggunaan teknologi sistem masuk tunggal guna
memastikan pengalaman yang mulus bagi pengguna.39 Metode atau metode otentikasi dapat
dibahas dalam kontrak atau lampiran.
Otorisasi adalah proses memverifikasi akses individu ke sumber daya. Individu diberikan hak istimewa
berdasarkan beberapa atribut identitasnya, yang sering dicocokkan dengan direktori dengan berbagai profil
yang memberikan berbagai jenis akses. Pengguna resmiadalah orang-orang yang memiliki hak akses ke sumber
daya online; mereka harus didefinisikan dalam kontrak. Sebuah kontrak untuk perpustakaan umum dapat
membatasi pengguna yang berwenang untuk mereka yang secara fisik hadir di perpustakaan atau dapat
memperluas definisi pengguna yang berwenang untuk memasukkan individu yang memiliki kartu perpustakaan
yang valid dan saat ini dan dapat mengotentikasi dengan nomor kartu perpustakaan atau kode batang. Pusat
media perpustakaan sekolah akan menginginkan akses di tempat untuk siswa dan staf dan mungkin ingin
menyediakan akses jarak jauh untuk satu atau kedua kelompok. Beberapa sekolah juga menyediakan akses ke
orang tua. Pengguna resmi di bawah kontrak perpustakaan akademik dapat mencakup siswa dan karyawan saat
ini, pengguna walk-in yang tidak terafiliasi, dan mungkin alumni. Kontrak model untuk perpustakaan khusus
mungkin menyertakan definisi berikut:

Pengguna yang Diotorisasi. Anggota staf saat ini (baik secara permanen, sementara atau
kontrak) dan kontraktor Penerima Lisensi yang diizinkan untuk mengakses Jaringan Aman dari
dalam Tempat Penerima Lisensi [atau dari tempat lain di mana Pengguna yang Sah melakukan
pekerjaan mereka untuk Penerima Lisensi ( termasuk namun tidak terbatas pada
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 1 7 7

Kantor dan rumah Pengguna Resmi)] dan yang telah diterbitkan oleh Penerima Lisensi dengan
kata sandi atau otentikasi lainnya.40

Penggunaan resmi menjelaskan apa yang dapat dilakukan oleh pengguna yang berwenang (perpustakaan dan individu) dengan
informasi setelah mereka mengaksesnya. Hak umum yang diberikan adalah hak pengguna untuk mencari, menelusuri, mengambil
kembali, melihat, menampilkan, mengunduh, dan mencetak hasil, dan untuk menyimpan atau menyimpannya. Penggunaan yang
sah dapat mencakup hak untuk mengirimkan hasilnya kepada diri sendiri secara elektronik. Penggunaan yang sah dapat mencakup
penggunaan konten elektronik untuk pinjaman antar perpustakaan, cadangan kursus, perangkat lunak manajemen kursus, dan
paket kursus—atau salah satu dari ini mungkin dilarang. Sebuah klausul yang mengizinkan pinjaman antar perpustakaan mungkin
menyatakan:

Pinjaman Antar Perpustakaan. Penerima Lisensi dapat memenuhi permintaan dari perpustakaan lain, praktik yang
biasa disebut Pinjaman Antar Perpustakaan. Penerima Lisensi setuju untuk memenuhi permintaan tersebut sesuai
dengan Bagian 107 dan 108 dari Undang-Undang Hak Cipta AS. Permintaan dapat dipenuhi dengan menggunakan
sarana elektronik, kertas, atau perantara.

Menurut hukum kontrak, setiap hak yang tidak secara tegas diberikan dalam lisensi adalah milik pemberi lisensi.
Bahkan ketika pinjaman antar perpustakaan diizinkan, perjanjian tersebut mungkin tidak mengizinkan
peminjaman ke perpustakaan di negara lain. Beberapa perpustakaan akademis berusaha memasukkan
kemampuan pengguna yang berwenang untuk melakukan penggalian teks atau data untuk penelitian akademis
dan tujuan pendidikan lainnya.
Ketika perpustakaan membeli atau mengontrak media audiovisual, mereka harus memperhatikan penggunaan
yang diizinkan yang diidentifikasi dalam perjanjian dan jika tujuannya adalah untuk mengesampingkan undang-undang
hak cipta. Undang-undang hak cipta AS memperjelas bahwa penggunaan pendidikan berikut ini bukan merupakan
pelanggaran hak cipta:

pertunjukan atau peragaan suatu karya oleh instruktur atau murid dalam kegiatan
pengajaran tatap muka dari lembaga pendidikan nirlaba, di ruang kelas atau tempat
serupa yang dikhususkan untuk pengajaran, kecuali, dalam hal film atau karya
audiovisual lainnya , pertunjukan, atau tampilan gambar individu, diberikan melalui
salinan yang tidak dibuat secara sah di bawah judul ini.41

Distributor media sering menyatakan di situs web mereka atau memasukkan dalam lisensi mereka larangan
menggunakan media mereka dalam pengajaran di kelas kecuali perpustakaan membayar harga yang lebih tinggi
untuk apa yang kadang-kadang disebut hak penyaringan kinerja publik. Perpustakaan tidak boleh menerima
klausul kontrak yang melarang penggunaan ruang kelas pendidikan dan tidak setuju untuk membayar lebih
untuk hak kinerja publik kecuali perpustakaan berencana untuk menggunakan film, acara TV, dan media
audiovisual lainnya di luar kelas atau untuk tujuan hiburan murni di dalam kelas. Berdasarkan undang-undang,
perpustakaan juga memiliki hak untuk mendigitalkan dan mengalirkan DVD perpustakaan ke sistem manajemen
kursus untuk tujuan pendidikan; ini telah dinilai sebagai penggunaan wajar oleh pengadilan.42

Peminjaman e-book telah menjadi topik yang diperdebatkan, dengan banyak vendor hanya
mengizinkan pinjaman bab individu. Federasi Internasional Asosiasi dan Lembaga Perpustakaan
merekomendasikan agar perpustakaan meminta otorisasi untuk penggunaan yang berlaku khusus untuk
e-book, dengan catatan:

Opsi lisensi/pembelian e-book harus menghormati batasan hak cipta dan pengecualian yang tersedia
untuk perpustakaan dan penggunanya dalam hukum nasional, seperti hak untuk:
1 78 / BAB 5

A. Salin sebagian karya

B. Format ulang karya untuk tujuan pelestarian jika dilisensikan dan/atau dibeli untuk
akses permanen
C. Berikan salinan sementara dari karya tersebut ke perpustakaan lain sebagai tanggapan atas permintaan
pengguna
D. Memformat ulang sebuah karya untuk memungkinkan akses bagi penyandang disabilitas cetak

e. Mengabaikan tindakan perlindungan teknologi untuk tujuan melaksanakan tujuan

yang tidak melanggar.43

Ini adalah istilah yang ambisius. Hak-hak yang diuraikan di atas tidak mungkin diberikan sepenuhnya kepada
perpustakaan, meskipun perpustakaan dapat memintanya dan beberapa mungkin disetujui. Perpustakaan
Virtual Virginia mengumumkan pada November 2016 bahwa mereka menegosiasikan kontrak dengan Brill,
Oxford University Press, Taylor & Francis, dan Wiley yang mencakup hak peminjaman untuk seluruh e-book. Di
bawah kontrak ini, perpustakaan dapat mengirim seluruh e-book atau membuat pdf gabungan dari pdf bab
individual dan meminjamkannya ke perpustakaan lain.44 Beberapa perpustakaan akademis telah merilis
pernyataan yang membahas tentang peminjaman e-book. Misalnya, The DeWitt Wallace Library, Macalester
College (St. Paul, Minnesota) menyatakan, “Perpustakaan harus dapat meminjamkan seluruh isi e-book ke
perpustakaan lain dengan cara yang tidak merepotkan operasional dan pelanggan kami.”45 Pernyataan
Perpustakaan DeWitt Wallace telah dimasukkan dalam pernyataan dari Oberlin Group (konsorsium delapan
puluh perpustakaan perguruan tinggi seni liberal).46
Selain menjelaskan penggunaan yang diizinkan, kontrak sering kali menyebutkan apa yang dilarang. Ini
mungkin muncul dalam klausa yang mencantumkan batasan penggunaan dan akses. Sebagian besar kontrak
secara eksplisit melarang pengunduhan atau pencetakan sebagian besar basis data secara sistematis, satu buku,
atau seluruh terbitan jurnal, atau menggunakan materi berlisensi untuk tujuan komersial. Perpustakaan tidak
boleh berjanji untuk mencegah semua penyalahgunaan (sebagaimana didefinisikan dalam lisensi), tetapi dapat
setuju untuk mengambil “tindakan yang wajar dan tepat” untuk mencegahnya dan untuk segera bertindak
memblokir akses pihak yang melanggar ketika terjadi pelanggaran. Penerima Lisensi dan pengguna resmi
biasanya dilarang menghapus, mengaburkan, atau mengubah pemberitahuan hak cipta dan merek dagang
dengan cara apa pun. Memodifikasi perangkat lunak atau konten pencarian atau menonaktifkan sistem DRM
biasanya dilarang.
NS situs resmi, jika ada dalam lisensi, adalah lokasi atau lokasi di mana pengguna yang
berwenang dapat mengakses konten berlisensi. Jika lokasi fisik, lisensi biasanya mengharuskan
situs resmi ada di satu lokasi atau sekelompok situs yang tidak bersebelahan berada di bawah
administrasi pusat. Situs resmi tidak harus berbasis geografis dan harus memungkinkan akses oleh
pengguna resmi yang memiliki hak masuk ke jaringan penerima lisensi, terlepas dari lokasi
geografis mereka. Alisensi situs memberikan izin kepada penerima lisensi untuk menggunakan
sumber daya elektronik berlisensi, dalam kondisi tertentu, pada semua komputer yang terletak di
lokasi tertentu, alamat IP (protokol internet) tertentu, atau rentang alamat IP.
Tanda tangan resmi adalah tanda tangan seseorang yang mempunyai wewenang dan kuasa untuk
mewakili dan mengikat secara sah suatu pihak dalam suatu perjanjian tertulis. Penandatangan resmi kontrak
bertindak atas nama pemberi lisensi dan penerima lisensi, tetapi mereka bukan pihak dalam perjanjian. Klausul
kontrak yang sering menetapkan bahwa individu yang menandatangani kontrak memiliki wewenang untuk
mengikat masing-masing pihak dalam perjanjian. Banyak perpustakaan terikat oleh persyaratan institusional
yang menentukan siapa yang dapat menandatangani kontrak. Berbagai opsi digunakan, tergantung pada
perpustakaan. Satu atau lebih individu dalam perpustakaan mungkin memiliki wewenang untuk menandatangani
kontrak hingga batas harga tertentu. Beberapa perpustakaan mungkin mengharuskan semua kontrak
ditandatangani oleh direktur perpustakaan atau, jika kontrak melebihi batas harga yang ditetapkan, oleh
seseorang di kantor pembelian atau dari kantor penasihat umum. Di sekolah,
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 1 7 9

anggota staf pengadaan atau kantor administrasi kabupaten. Tanda tangan dan tanggal
penandatanganan biasanya merupakan elemen terakhir dalam isi utama lisensi.
Ketentuan memiliki dua arti dalam kontrak. Klausul kontrak disebut istilah, seperti dalam ”persyaratan
perjanjian menyatakan bahwa . . . .” Jangka waktu kontrak (kadang-kadang disebut durasi hak hibah) adalah
jangka waktu selama kontrak itu berlaku. Ini mungkin tanggal akhir tertentu atau jangka waktu setelah tanggal
perjanjian efektif. Beberapa kontrak menentukan pembaruan otomatis kecuali salah satu pihak memberikan
pemberitahuan tertulis tentang penghentian. Hal ini tidak diinginkan dari perspektif perpustakaan karena
mengharuskan perpustakaan untuk melacak tanggal pembaruan. Idealnya, pemberi lisensi harus diminta untuk
memberikan pemberitahuan tentang pembaruan yang akan datang. Seringkali pemberi lisensi akan melacak
tanggal penghentian yang mendekat karena memberikan kesempatan untuk menegosiasikan ulang lisensi,
termasuk harga dan persyaratan.
Kedua belah pihak harus memiliki hak untuk penghentian lebih awal yang dijelaskan dalam klausul yang
menentukan kondisi di mana kontrak dapat diakhiri. Ini mungkin dalam kasus pelanggaran material, kegagalan
untuk memenuhi kewajiban, atau penipuan dalam jaminan. Perpustakaan biasanya meminta periode pemulihan
(seringkali tiga puluh hari) untuk memperbaiki atau memperbaiki pelanggaran apa pun alih-alih dikenakan
penghentian akses segera. Perpustakaan tidak boleh berasumsi bahwa mereka memiliki kesempatan untuk
menyembuhkan pelanggaran kecuali jika diberikan secara tegas. Perpustakaan dapat bernegosiasi untuk
menambahkan klausul yang mengizinkan penghentian dini dalam kasus urgensi keuangan, seperti:

Pengakhiran Dini untuk Kesulitan Keuangan. Penerima Lisensi dapat mengakhiri Perjanjian ini tanpa
penalti jika dana akuisisi konten yang memadai tidak dialokasikan untuk memungkinkan Penerima
Lisensi, dalam melaksanakan kebijaksanaan administratifnya yang wajar, untuk melanjutkan
Perjanjian ini. Dalam hal keadaan keuangan seperti itu, Penerima Lisensi setuju untuk memberi tahu
Pemberi Lisensi tentang niat untuk mengakhiri Perjanjian sesegera mungkin, tetapi dalam hal apa
pun, tidak kurang dari [masukkan jumlah hari yang disepakati bersama] sebelum tanggal pembayaran
berikutnya.

Kewajiban

Banyak lisensi berisi bagian yang berhubungan dengan kewajiban kinerja pemberi lisensi dan penerima
lisensi, yang dapat disebut tanggung jawab. Kewajiban penting dari pemberi lisensi adalah untuk
menyediakan akses ke materi digital di bawah persyaratan lisensi. Kewajiban kinerja pemberi lisensi
lainnya adalah kualitas layanan yang dapat diterima, kelengkapan konten, dukungan teknis, dokumentasi
pengguna, pelatihan, situs web yang dihosting yang disesuaikan dengan perpustakaan, dan penyediaan
catatan untuk memfasilitasi penemuan. Jika salah satu dari ini memerlukan biaya tambahan, mereka akan
muncul dalam jadwal biaya.
Kewajiban pemberi lisensi untuk menyediakan catatan yang memenuhi kebutuhan perpustakaan dalam hal
kualitas, akurasi, format, dan mata uang semakin dibahas dalam lisensi. Kualitas data yang buruk mempengaruhi
kemampuan pengguna perpustakaan untuk menemukan dan mengakses konten elektronik baik melalui katalog
perpustakaan maupun basis pengetahuannya. Penyelesai tautan OpenURL bergantung pada kelengkapan dan
kualitas data dalam basis pengetahuan untuk menentukan apakah suatu item tersedia secara elektronik dan
salinan apa yang sesuai untuk pengguna. Kertas putihStrategi Sukses untuk Konten Elektronik serta Penemuan
dan Akses mengidentifikasi tiga masalah utama dan menawarkan serangkaian rekomendasi untuk penerbit,
vendor, agregator, dan penyedia layanan.47 Masalah-masalah tersebut adalah:

• metadata bibliografi yang tidak lengkap atau tidak akurat (untuk cetak dan bukan versi
elektronik) (diperlukan untuk penemuan) dan data kepemilikan (diperlukan untuk akses)
180 / BAB 5

• metadata bibliografi dan data kepemilikan tidak didistribusikan secara bersamaan,

menciptakan masalah dalam memelihara basis pengetahuan
• distribusi data dalam berbagai format, yang mengharuskan perpustakaan untuk memformat ulang dan
melengkapi data tersebut

Rekomendasi buku putih membahas masing-masing masalah ini.

Yang paling penting adalah menggunakan standar yang diterima secara umum, biasanya Basis
Pengetahuan dan Alat Terkait (KBART) dan MARC, untuk bertukar data.48 Klausa model membahas
kewajiban ini sebagai berikut:

Catatan MARC. Jika berlaku untuk Materi Berlisensi, Pemberi Lisensi harus menyediakan
kumpulan catatan MARC berkualitas OCLC tanpa biaya tambahan pada tanggal pelaksanaan
Perjanjian Lisensi ini. Pembaruan pada catatan yang ada dan catatan judul baru, yang sesuai
dengan jadwal rilis dan pengiriman publikasi baru, akan diberikan pada jadwal yang disepakati
bersama dan dalam format yang menjadikannya berguna bagi Penerima Lisensi dan Anggota.

Daftar Judul. Pemberi Lisensi harus memberikan kepada Penerima Lisensi sebelum 31 Desember
setiap tahun dalam periode berlangganan, dalam format yang sesuai dengan KBART, daftar judul
terperinci yang menentukan Materi Berlisensi yang dapat diakses oleh Anggota untuk tahun kalender
mendatang. Jika ada bagian opsional yang terkandung dalam Materi Berlisensi yang tidak dilanggan
oleh semua Anggota, Pemberi Lisensi harus memberikan daftar terpisah untuk setiap opsi. Pemberi
Lisensi harus memberikan daftar judul tersebut kepada vendor pihak ketiga Basis Pengetahuan secara
berkelanjutan dan tepat waktu.

Layanan Penemuan. Pemberi Lisensi harus menyediakan vendor pihak ketiga Layanan
Penemuan, secara berkelanjutan dan tepat waktu, dengan konten selengkap mungkin untuk
pengindeksan, termasuk metadata kutipan (termasuk judul subjek dan kata kunci), abstrak, dan
teks lengkap, untuk memfasilitasi penemuan optimal dari Materi Berlisensi untuk kepentingan
Pengguna yang Sah.49

Kewajiban pemberi lisensi tambahan yang pantas mendapat perhatian khusus perpustakaan adalah aksesibilitas,
privasi pengguna, statistik penggunaan, metadata untuk digunakan dalam sistem penemuan, dan akses terus-
menerus. Perpustakaan memiliki kewajiban etis dan hukum untuk memastikanaksesibilitas dari e-konten yang
mereka lisensikan. Untuk tujuan ini, pemberi lisensi di Amerika Serikat harus berkewajiban untuk menyediakan
perangkat lunak atau perangkat bantu pendukung yang dirancang untuk memenuhi persyaratan Undang-
Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) dengan cara yang konsisten dengan “Pedoman Aksesibilitas
Konten Web” yang diterbitkan oleh World Konsorsium Web Luas.50 Pada saat penulisan ini, Kanada bergerak maju
dengan undang-undang aksesibilitas federal, tetapi Jaringan Pengetahuan Penelitian Kanada membahas
aksesibilitas ini dalam klausa berikut:

Format yang Dapat Diakses. Konten dalam format yang dapat dipahami dan dioperasikan oleh
penyandang disabilitas visual, persepsi, fisik, atau cetak lainnya, dan dapat digunakan dengan alat
bantu.

Aksesibilitas. Anggota dapat mengubah atau memodifikasi Materi Berlisensi sebagaimana diperlukan untuk
memberikan tingkat akses yang setara kepada Pengguna yang Sah dengan disabilitas jika Materi Berlisensi
belum disediakan dalam Format yang Dapat Diakses.51
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 181

Klausa model untuk digunakan di Amerika Serikat sebagai berikut:

Kepatuhan Disabilitas. Pemberi Lisensi harus mematuhi Undang-Undang Penyandang Disabilitas

Amerika (ADA), dengan mendukung perangkat lunak atau perangkat bantu seperti antarmuka cetak
besar, keluaran teks-ke-ucapan, masukan yang diaktifkan suara, tampilan braille yang dapat
disegarkan, dan antarmuka keyboard atau penunjuk alternatif, dalam dengan cara yang konsisten
dengan Pedoman Aksesibilitas Konten Web Inisiatif Aksesibilitas Web. Pemberi Lisensi harus
memberikan kepada Penerima Lisensi Template Aksesibilitas Produk Sukarela (VPAT) yang telah
selesai saat ini untuk menunjukkan kepatuhan terhadap standar Bagian 508 federal. Jika produk tidak
sesuai, Penerima Lisensi berhak untuk mengadaptasi Materi Berlisensi untuk mematuhi undang-
undang federal dan negara bagian.52

Melindungi privasi pengguna adalah nilai penting dalam profesi perpustakaan dan sering diamanatkan
oleh undang-undang privasi dan perlindungan data di tingkat negara bagian, provinsi (di Kanada), dan
nasional, dan kebijakan privasi perpustakaan. American Library Association menyatakan bahwa "privasi
sangat penting untuk pelaksanaan kebebasan berbicara, pemikiran bebas, dan asosiasi bebas" dan "di
perpustakaan (fisik atau virtual), hak privasi adalah hak untuk membuka penyelidikan tanpa subjek
kepentingan seseorang diperiksa atau diteliti oleh orang lain.”53
Lingkungan elektronik membuat pengumpulan informasi tentang individu dan perilaku pencarian
informasi mereka jauh lebih mudah daripada di lingkungan cetak semata. Data dapat ditangkap sebagai
bagian dari setiap transaksi online. Penyedia konten elektronik menganggap ini sangat menarik karena
potensi untuk mendesain ulang produk sebagai respons terhadap pengguna, menargetkan pesan ke
pengguna individu berdasarkan perilaku, dan menjual kembali informasi pengenal pribadi kepada pihak
lain. Perpustakaan semakin khawatir tentang penggunaan data yang dikumpulkan oleh vendor. Pada Juli
2002, ICOLC mengesahkan dan merilis“Pedoman Privasi untuk Vendor Sumber Daya Elektronik,” yang
mencakup pernyataan ini: “Penerbit menghormati privasi pengguna produknya. Oleh karena itu, Penerbit
tidak akan mengungkapkan informasi tentang setiap pengguna individual produknya . . . kepada pihak
ketiga tanpa izin dari pengguna individu itu, kecuali sebagaimana diwajibkan oleh hukum.”54 American
Library Association mengeluarkan “Pedoman Privasi Perpustakaan untuk Peminjaman E-Book dan Vendor
Konten Digital” pada Juni 2015.55
Organisasi Standar Informasi Nasional menawarkan dua belas prinsip untuk melindungi privasi
digital pengguna.56 Yang pertama dari negara-negara ini:

Penerbit dan penyedia perangkat lunak, yang beroperasi melalui dan untuk perpustakaan dan
penggunanya, berbagi tanggung jawab etis berkelanjutan untuk melindungi privasi pelindung. Siapa
pun yang memiliki akses ke data dan aktivitas perpustakaan harus menerima tanggung jawab untuk
menjaga privasi pengguna dan keamanan data dan harus memiliki pelatihan terkait standar dan
praktik terbaik.

Prinsip tambahan membahas transparansi dan memfasilitasi kesadaran privasi, keamanan, pengumpulan dan
penggunaan data, anonimisasi, opsi dan persetujuan berdasarkan informasi, berbagi data dengan orang lain,
dan topik terkait lainnya.
Vendor perpustakaan tidak selalu berbagi komitmen etis pustakawan untuk menjaga privasi pengguna.
Magi dan Lambert, Parker, dan Bashir menemukan bahwa vendor umumnya memenuhi "Prinsip Praktik
Informasi yang Adil" dari Komisi Perdagangan Federal Amerika Serikat, tetapi cenderung tidak memenuhi
pedoman khusus perpustakaan.57 Sebagian besar penyedia konten elektronik memposting kebijakan privasi
mereka, meskipun ini tidak selalu mudah ditemukan, sehingga tidak mungkin banyak pengguna perpustakaan
meluangkan waktu untuk mencari dan membacanya.
182 / BAB 5

ALA telah mengeluarkan “Pedoman Privasi Perpustakaan untuk Peminjaman E-Book dan Vendor
Konten Digital,” yang bertujuan untuk “memberikan informasi kepada vendor tentang manajemen data
yang tepat dan praktik keamanan sehubungan dengan informasi identitas pribadi pelanggan
perpustakaan dan data tentang penggunaan konten digital mereka. .”58 Namun, ini hanya pedoman.
Idealnya, perpustakaan harus mensyaratkan persyaratan kontrak yang mewajibkan vendor untuk
melindungi kerahasiaan data pengguna. "Perjanjian Lisensi Standar" Perpustakaan Digital California
mencakup hal berikut:

Kerahasiaan Informasi Identifikasi Pribadi. Pemberi Lisensi setuju bahwa tidak ada informasi yang dapat
diidentifikasi secara pribadi, termasuk namun tidak terbatas pada log-in yang dicatat dalam log sistem, alamat
IP pelanggan yang mengakses sistem, pencarian yang disimpan, nama pengguna dan kata sandi, yang akan
dibagikan kepada pihak ketiga, kecuali sebagai tanggapan atas panggilan pengadilan. , perintah pengadilan,
atau persyaratan hukum lainnya. Jika Pemberi Lisensi dipaksa oleh hukum atau perintah pengadilan untuk
mengungkapkan informasi identitas pribadi Pengguna yang Sah tentang pola penggunaan, Pemberi Lisensi
harus memberikan kepada Penerima Lisensi pemberitahuan tertulis sebelumnya yang memadai sesegera
mungkin, sehingga Penerima Lisensi atau Pengguna yang Sah dapat mencari perintah perlindungan atau
obat. Pemberi Lisensi akan memberi tahu Penerima Lisensi dan Pengguna yang Sah sesegera mungkin jika
sistem Pemberi Lisensi dilanggar dan kerahasiaan informasi pengenal pribadi dikompromikan.59

Pada musim gugur 2011, perpustakaan mengetahui bahwa pengguna mereka yang memuat e-book OverDrive
ke Kindles sedang dilacak oleh Amazon. Pengguna terkejut menerima pesan dari Amazon ketika periode
pinjaman untuk e-book yang telah mereka unduh ke Kindle hampir berakhir—Amazon bertanya apakah mereka
ingin membeli e-book. Sementara OverDrive tidak melacak atau memberikan informasi pengguna, Amazon
mengharuskan pengguna untuk masuk dengan akun Kindle mereka untuk mengakses buku pinjaman, yang
kemudian digunakan Amazon untuk pemasaran. Syarat dan ketentuan OverDrive merujuk pada kebijakan privasi
OverDrive, yang menyatakan:

OverDrive juga dapat menggunakan dan membagikan informasi yang tidak dapat diidentifikasi secara
pribadi, seperti informasi demografis atau lokasi umum, atau informasi tentang komputer atau
perangkat tempat Anda mengakses Layanan. Selain itu, kami dapat menganonimkan Informasi
pribadi dan membagikannya dalam bentuk gabungan dengan pihak ketiga, pengiklan, dan/atau mitra
bisnis untuk menganalisis penggunaan layanan, meningkatkan layanan OverDrive dan pengalaman
Anda, atau untuk tujuan serupa lainnya. Penggunaan dan pengungkapan informasi tersebut tidak
tunduk pada batasan apa pun berdasarkan kebijakan privasi ini.60

Namun, kebijakan privasi OverDrive tidak mencakup perilaku Amazon. Situs web OverDrive memberikan
komentar tambahan tentang kebijakan privasi Kindle ini: “Amazon.com sangat memperhatikan privasi
pelanggan. Ketika Buku Kindle diperiksa dari perpustakaan, informasi pelanggan yang terkait dengan
akun Amazon yang digunakan tunduk pada kebijakan privasi Amazon.61 Caldwell-Stone mengamati,
"perpustakaan, yang ingin menyediakan layanan populer dan sesuai permintaan kepada pengguna,
melakukannya tanpa mengevaluasi dampak layanan tersebut terhadap privasi pengguna."62 Membaca
lisensi dengan cermat dan pemahaman menyeluruh tentang teknologi dan platform yang mengirimkan
konten sangat penting. Perpustakaan juga mungkin ingin menjelaskan kepada komunitas penggunanya
ketika mereka mengakses konten elektronik yang tidak tercakup dalam kebijakan privasi perpustakaan
lokal.
Sebuah kontrak harus mewajibkan pemberi lisensi untuk menyediakan statistik penggunaan. Meskipun
penyedia konten tidak diharuskan mengikuti pedoman COUNTER, perpustakaan harus meminta klausa
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 183

menangani statistik penggunaan.63 Idealnya, laporan COUNTER harus tersedia. Jika tidak, klausa
statistik penggunaan harus menguraikan jenis laporan alternatif yang akan disediakan. Sebuah
klausa model berikut:

Statistik Penggunaan. Pemberi Lisensi harus memberikan kepada Penerima Lisensi [frekuensi yang
akan ditentukan] statistik penggunaan untuk Materi Berlisensi. Statistik harus memenuhi atau
melampaui proyek terbaru Menghitung Penggunaan Online Sumber Daya Elektronik Jaringan
(COUNTER) Rilis Kode Praktik, termasuk namun tidak terbatas pada ketentuannya tentang kerahasiaan
pelanggan. Ketika rilis Kode Praktik COUNTER baru diterbitkan, Pemberi Lisensi harus mematuhi
kerangka waktu implementasi yang ditentukan oleh COUNTER untuk menyediakan statistik
penggunaan dalam format standar baru.

Klausul ini biasanya mencakup persyaratan bahwa data dikompilasi dengan cara yang
melindungi anonimitas pengguna individu dan kerahasiaan pencarian mereka.
Perpustakaan semakin mengandalkan layanan penemuan untuk memberikan pengguna mereka satu titik
masuk ke konten digital mereka. Karena layanan ini menggunakan indeks pusat agregat untuk memungkinkan
pencarian, perpustakaan harus meminta pemberi lisensi untuk menyediakan yang sesuaimetadata untuk
memaksimalkan penemuan. Organisasi Standar Informasi Nasional telah mengeluarkan Inisiatif Penemuan
Terbuka: Mempromosikan Transparansi dalam Penemuan: Praktik yang Direkomendasikan, yang membahas
rekomendasi teknis untuk format data dan transfer data dan bidang minat lainnya ke perpustakaan, penyedia
konten elektronik, dan layanan penemuan.64 Ini mencakup klausul yang disarankan yang membahas kewajiban
pemberi lisensi:

Penemuan Materi Berlisensi. Pemberi Lisensi harus menyediakan Materi Berlisensi melalui Sistem
Layanan Penemuan Penerima Lisensi untuk tujuan pengindeksan dan penemuan. Pemberi Lisensi
harus memberikan kepada vendor layanan penemuan Penerima Lisensi secara berkelanjutan kutipan
dan metadata deskriptif lengkap (termasuk semua judul subjek, abstrak, dan kata kunci), dan konten
teks lengkap yang diperlukan untuk memfasilitasi penemuan dan aksesibilitas konten yang optimal
untuk kepentingan Penerima Lisensi dan Pengguna Resmi. Discovery Service Systems didefinisikan
sebagai antarmuka pengguna dan sistem pencarian untuk menemukan dan menampilkan konten dari
sumber lokal, database, dan berbasis web.

Akses abadi adalah hak untuk menggunakan sumber daya berlisensi untuk selama-lamanya setelah pemutusan atau berakhirnya perjanjian lisensi, penghentian publikasi atau transfer ke penerbit

lain, atau setelah penerbit gulung tikar. Meskipun akses terus-menerus dapat dicantumkan dalam kontrak sebagai kewajiban pemberi lisensi, ini adalah masalah penting bagi perpustakaan yang

sering dibahas dalam klausul terpisah. Tidak seperti langganan untuk mencetak publikasi, perpustakaan tidak secara otomatis menyimpan konten elektronik yang telah diaksesnya selama masa

lisensi. Klausul lisensi abadi memberikan perpustakaan dan pelanggannya hak untuk terus menggunakan materi digital di bawah syarat dan ketentuan yang sama yang diterapkan selama masa

berlaku perjanjian lisensi. Perpustakaan harus mencari jaminan yang terjangkau, akses terus-menerus ke konten berlisensi dengan beberapa cara yang tepat dan layak. Salah satu pilihannya adalah

pemberi lisensi memberikan hak kepada perpustakaan untuk membuat dan menyimpan salinan konten selama durasi kontrak atau izin untuk membuat salinan cadangan untuk tujuan pelestarian,

tetapi ini membebani perpustakaan untuk memiliki penyimpanan dan akses. mekanisme di tempat di tempat atau melalui penyedia layanan. Pendekatan yang lebih diinginkan adalah kesepakatan

untuk mengidentifikasi siapa yang memiliki tanggung jawab arsip permanen atas sumber daya dan dalam kondisi apa pemegang lisensi dapat mengakses atau merujuk pengguna ke salinan arsip.

Lisensi harus membuat Salah satu pilihannya adalah pemberi lisensi memberikan hak kepada perpustakaan untuk membuat dan menyimpan salinan konten selama durasi kontrak atau izin untuk

membuat salinan cadangan untuk tujuan pelestarian, tetapi ini membebani perpustakaan untuk memiliki penyimpanan dan akses. mekanisme di tempat di tempat atau melalui penyedia layanan.

Pendekatan yang lebih diinginkan adalah kesepakatan untuk mengidentifikasi siapa yang memiliki tanggung jawab arsip permanen atas sumber daya dan dalam kondisi apa pemegang lisensi dapat

mengakses atau merujuk pengguna ke salinan arsip. Lisensi harus membuat Salah satu pilihannya adalah pemberi lisensi memberikan hak kepada perpustakaan untuk membuat dan menyimpan

salinan konten selama durasi kontrak atau izin untuk membuat salinan cadangan untuk tujuan pelestarian, tetapi ini membebani perpustakaan untuk memiliki penyimpanan dan akses. mekanisme

di tempat di tempat atau melalui penyedia layanan. Pendekatan yang lebih diinginkan adalah kesepakatan untuk mengidentifikasi siapa yang memiliki tanggung jawab arsip permanen atas sumber

daya dan dalam kondisi apa pemegang lisensi dapat mengakses atau merujuk pengguna ke salinan arsip. Lisensi harus membuat Pendekatan yang lebih diinginkan adalah kesepakatan untuk

mengidentifikasi siapa yang memiliki tanggung jawab arsip permanen atas sumber daya dan dalam kondisi apa pemegang lisensi dapat mengakses atau merujuk pengguna ke salinan arsip. Lisensi harus membuat Pendekatan yang lebih diingi
184 / BAB 5

jelas apakah akses terus-menerus akan tersedia secara langsung di platform penerbit, melalui
penyedia pihak ketiga, atau dalam bentuk yang setara dengan akses yang diberikan selama
perjanjian aktif. Beberapa penerbit menyediakan akses terus-menerus melalui program
pengarsipan seperti LOCKSS, CLOCKSS, atau Portico untuk memastikan konten tetap tersedia.
Sebuah klausa model berikut:

Lisensi Abadi. Terlepas dari hal lain apa pun dalam Perjanjian, Pemberi Lisensi memberikan kepada
Penerima Lisensi noneksklusif, bebas royalti, lisensi abadi untuk menggunakan Materi Berlisensi apa
pun yang [dapat diakses atau berlangganan] selama jangka waktu Perjanjian ini. Penggunaan
tersebut harus sesuai dengan ketentuan Perjanjian ini, yang ketentuannya akan tetap berlaku setelah
pengakhiran Perjanjian ini. Cara dimana Penerima Lisensi akan memiliki akses ke Materi Berlisensi
tersebut harus dengan cara dan bentuk yang secara substansial setara dengan cara akses yang
diberikan berdasarkan Perjanjian ini. Jika sarana akses Pemberi Lisensi tidak tersedia, Penerima
Lisensi dapat memberikan akses yang setara secara substansial ke Materi Berlisensi sesuai dengan
Bagian 8.2 [berkaitan dengan penyediaan salinan arsip] dan 8.3 [berurusan dengan akses melalui
arsip tepercaya pihak ketiga].

Perpustakaan yang mengamankan akses abadi dalam negosiasi kontrak harus melacak hak ini.
Berbagai pilihan tersedia, termasuk sistem manajemen sumber daya elektronik, sistem
perpustakaan terintegrasi, spreadsheet, dan basis pengetahuan link resolver.65
Jika penerbit sumber daya elektronik berubah, perpustakaan harus memiliki kewajiban
kontraktual yang memastikan akses tanpa gangguan. Ini disebut pengalihan kewajiban. NS
Kode Praktik Transfer memberikan pedoman sukarela bagi penerbit untuk diikuti ketika
mentransfer judul jurnal antar pihak.66 Klausul model ini membahas pengalihan kewajiban:

Transfer atau Akuisisi Judul. Jika ada bagian dari Materi Berlisensi yang dialihkan ke atau diperoleh
dari pihak lain, Pemberi Lisensi harus melakukan upaya terbaik untuk memastikan bahwa Penerima
Lisensi tidak kehilangan akses ke konten yang tunduk pada Perjanjian ini sebagai akibat dari transfer
atau akuisisi. Setiap arsip dan hak akses abadi yang telah diberikan harus dihormati, baik Pemberi
Lisensi bertindak sebagai pihak yang mentransfer atau mengakuisisi. Jika Pemberi Lisensi
mengalihkan sebagian dari Materi Berlisensi ke pihak lain, Pemberi Lisensi akan menggunakan upaya
terbaik untuk mengalihkan semua hak dan kewajiban kepada penerima hak. Jika Pemberi Lisensi
memperoleh karya yang tunduk pada Perjanjian ini, Pemberi Lisensi akan menggunakan upaya
terbaik untuk memperoleh hak untuk melakukan berdasarkan Perjanjian ini, termasuk namun tidak
terbatas pada hak akses abadi. Pemberi Lisensi setuju untuk berkomunikasi dengan pihak dari mana
ia memperoleh karya untuk bertukar informasi pembayaran dan hak yang relevan tersebut. Untuk
judul jurnal, Pemberi Lisensi akan mematuhi Kode Praktik Transfer.

Kewajiban pemegang lisensi sering kali mengharuskan perpustakaan untuk memberikan informasi kepada pengguna
yang berwenang tentang syarat dan ketentuan kontrak yang berhubungan dengan akses. Ini adalah titik di mana
penerima lisensi dapat berjanji untuk melakukan upaya yang wajar untuk membatasi akses ke konten elektronik kepada
pengguna yang berwenang dan untuk membatasi penggunaan yang tidak sah. Contoh klausa berikut:

Memberitahu Pengguna tentang Penggunaan yang Sah. Penerima Lisensi harus melakukan upaya yang wajar
untuk memberikan kepada Pengguna yang Sah pemberitahuan yang sesuai tentang syarat dan ketentuan di
mana akses ke Materi Berlisensi diberikan berdasarkan Perjanjian ini termasuk, khususnya, segala batasan
pada akses atau penggunaan Materi Berlisensi sebagaimana ditetapkan dalam Perjanjian ini .67
 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 185

Kewajiban Penerima Lisensi dapat mencakup pernyataan yang mengharuskan persyaratan lisensi,
biaya, dan informasi tentang bagaimana harga ditentukan dirahasiakan. Hal ini juga dapat dibahas
dalam klausa kerahasiaan atau kerahasiaan yang terpisah. Pihak-pihak yang menerima klausul ini
setuju untuk tidak mengungkapkan atau mengumumkan informasi tertentu di luar ruang lingkup
yang disepakati bersama. Kerahasiaan yang diamanatkan seperti itu menghambat negosiasi yang
efektif jika perpustakaan tidak tahu apa yang dibayar perpustakaan lain atau tidak mengetahui
rincian yang terlibat dalam menentukan biaya. Koalisi Internasional Konsorsium Perpustakaan
mengeluarkan pernyataan tentang praktik yang disukai yang menyatakan “bahasa non-
pengungkapan seharusnya tidak diperlukan untuk perjanjian lisensi apa pun,68 Dewan Direksi ARL
menyetujui resolusi yang sangat mendorong perpustakaan anggotanya untuk menahan diri dari
menandatangani perjanjian dengan penerbit atau vendor, baik secara individu atau melalui
konsorsium, yang mencakup klausul kerahasiaan atau kerahasiaan.69 IFLA mengatakan dengan
blak-blakan, “persyaratan untuk tidak mengungkapkan persyaratan lisensi umumnya tidak pantas.”
70 Klausa nondisclosure tidak dianggap sebagai pemecah kesepakatan oleh semua perpustakaan,

tetapi beberapa perpustakaan diamanatkan oleh undang-undang atau kebijakan untuk membuat
informasi ini publik atas permintaan dan tidak dapat menerima kondisi nondisclosure.

Beberapa kontrak juga mencakup kewajiban kinerja bersama. Modifikasi istilah mungkin dibahas di
sini. Banyak perpustakaan tidak akan menerima lisensi di mana pemberi lisensi berhak untuk mengubah
persyaratan setiap saat dan untuk "memberi tahu" perpustakaan dengan memposting perubahan di situs
web perusahaan. Istilah yang dapat diterima yang membahas kewajiban bersama di bidang ini mungkin
hanya menyatakan “Setiap perubahan pada Perjanjian harus dibuat secara tertulis dan harus
ditandatangani oleh perwakilan resmi dari kedua belah pihak.”71
Kewajiban bersama lainnya mungkin berhubungan dengan pemberitahuan penggunaan yang tidak sah dan
tanggung jawab pemberi lisensi dan penerima lisensi untuk memberi tahu pihak lain jika penggunaan yang tidak sah
terdeteksi. Berikut ini adalah contoh klausa:

Pemberitahuan Penggunaan yang Tidak Sah. Jika Penerima Lisensi mendapat pemberitahuan tentang
penggunaan yang tidak sah atas Materi Berlisensi dan tidak dapat segera memperbaikinya, Penerima Lisensi
harus segera memberi tahu Pemberi Lisensi. Jika Pemberi Lisensi memiliki pemberitahuan tentang
penggunaan yang tidak sah atas Materi Berlisensi, Pemberi Lisensi akan segera memberi tahu Penerima
Lisensi, dan Penerima Lisensi akan bekerja sama dengan Pemberi Lisensi untuk mengatasi penggunaan yang
tidak sah dan menghindari terulangnya kembali. Setiap penggunaan tidak sah yang dianggap sebagai
pelanggaran kewajiban berdasarkan Perjanjian ini harus tunduk pada Bagian 6.4 [yang mengatur
penghentian karena pelanggaran], di bawah, termasuk periode pemulihan.

Kontrak Adhesi

Kontrak adhesi disajikan atas dasar "ambil atau tinggalkan" dengan satu pihak tidak memiliki kemampuan untuk
bernegosiasi. Mereka juga disebut kontrak bentuk standar. Perpustakaan dan pengguna akhir paling sering
menemukan kontrak adhesi sebagai lisensi shrink-wrap atau click-through. Menghapus pembungkus pelindung
dari produk perangkat lunak kotak berarti pengguna menerima persyaratan yang terlampir dalam paket.
Perjanjian klik-tayang (juga disebut perjanjian web-wrap atau browse-wrap) mengharuskan pengguna akhir
untuk mengklik tombol "oke" atau "setuju", dengan demikian menerima persyaratan, sebelum dapat membuka
atau menginstal perangkat lunak. Kontrak adhesi memerlukan penerimaan pasif dan paling sering ditemukan
dengan produk yang ditujukan untuk pengguna akhir. Banyak perpustakaan, terutama yang merupakan bagian
dari lembaga negara dan pemerintah, yang
186 / BAB 5

dilarang menerima kontrak adhesi. Perpustakaan yang menghadapi kontrak adhesi disarankan untuk
meminta versi yang dapat diedit yang dapat ditinjau dan direvisi jika perlu, dan yang memerlukan tanda
tangan dari pemberi lisensi dan penerima lisensi.

Elemen Lisensi

Lisensi untuk konten elektronik serupa dalam format dan topik yang dibahas. Gambar 5.1 di bawah ini
mencantumkan elemen tipikal dan urutan kemunculannya secara umum, meskipun ini mungkin sedikit berbeda.
Tidak semua lisensi memiliki semua elemen ini.
Sebagian besar lisensi memiliki lampiran, biasanya disebut jadwal. Jadwal secara hukum
merupakan bagian dari lisensi dan mengikat. Mereka berfungsi untuk meletakkan persyaratan
yang tidak sesuai dengan rapi di bagian utama kontrak. Jadwal harus dirujuk di tempat yang sesuai
dalam kontrak, misalnya, "'Materi Berlisensi' berarti materi elektronik yang dijelaskan secara rinci
dalam Jadwal 1 Lisensi ini." Selain memberikan klarifikasi, jadwal dapat direvisi dan diperbarui (jika
ditandatangani dan diberi tanggal dengan tepat) secara terpisah dari kontrak utama.
Jadwal yang umum ditemukan berkaitan dengan biaya dan pembayaran. Jumlah biaya yang harus
dibayar dapat dicantumkan dalam lisensi, tetapi kemungkinan besar hanya dirujuk di badan

Elemen Khas dalam Lisensi

• pihak dalam perjanjian

• Definisi
• Deskripsi materi berlisensi
• Pengiriman dan akses, termasuk otentikasi
• pengguna resmi
• situs atau situs resmi
• penggunaan yang diizinkan atau diizinkan dan penggunaan yang dilarang

• Kewajiban pemberi lisensi

• Kewajiban Penerima Lisensi

• Kewajiban bersama
• jangka waktu perjanjian, termasuk proses perpanjangan dan pengakhiran
• Jaminan, ganti rugi, dan pembatasan jaminan
• Hukum yang mengatur dan penyelesaian sengketa

• Kerahasiaan
• Biaya dan pembayaran (dapat muncul dalam jadwal terlampir)
• pengarsipan dan akses abadi
• Ketentuan lain-lain, seperti force majeure
• Tanda tangan

• Jadwal, seperti biaya dan pembayaran, daftar rinci atau deskripsi konten yang dilisensikan, informasi
spesifik tentang akses dan otentikasi (misalnya, alamat IP), daftar lembaga yang berpartisipasi jika
lebih dari satu
• tambahan

GAMBAR 5.1 Elemen Khas dalam Lisensi

 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 187

lisensi, dengan informasi ini muncul dalam jadwal terpisah di akhir perjanjian. Jadwal ini biasanya
menetapkan biaya, model harga, dan jadwal pembayaran. Harga atau model bisnis bervariasi dari lisensi
ke lisensi dan dapat mencakup satu atau lebih kondisi berikut: satu buku/satu pengguna, jumlah
pengguna yang tetap, penggunaan simultan yang tidak terbatas, langganan tahunan atau multi-tahun,
akuisisi yang didorong oleh patron, atau bayar-perview dibebankan baik ke perpustakaan atau, lebih
jarang, pengguna. Ini mungkin tergantung pada jumlah pengguna, ukuran institusi, atau jumlah
transaksi (yang mungkin berupa log-in, pencarian, unduhan, dll.). Biaya dapat mencakup biaya sistem,
akses, dan hosting, atau biaya untuk menyediakan situs web yang dihosting dan disesuaikan di mana
pengguna mengakses konten. Lisensi mungkin termasuk membayar biaya hosting tahunan untuk akses
pasca-penghentian. Beberapa pemasok menghitung biaya tahunan berdasarkan data penggunaan
koleksi yang ada. Pustakawan harus meninjau jadwal biaya dengan hati-hati, memeriksa setiap baris
untuk kesalahan dan untuk memastikan bahwa biaya adalah yang dinegosiasikan.
Jadwal biaya dapat membahas topik kompleks akses terbuka, khususnya alternatif untuk biaya
pemrosesan artikel penulis, yang dibebankan jurnal kepada penulis untuk mendukung pembuatan
artikel akses terbuka segera. Akses terbuka menyediakan ketersediaan online artikel ilmiah gratis
dan langsung. Meskipun sejumlah universitas telah membentuk dana akses terbuka (“kumpulan
uang yang disisihkan oleh lembaga untuk mendukung model publikasi yang memungkinkan
distribusi online gratis, langsung, dan akses ke, penelitian ilmiah”), universitas dan organisasi lain,
terutama mereka di Eropa, mencari penghapusan biaya sisi penulis melalui revisi kontrak.72 Ini
dapat disebut perjanjian penyeimbangan, kesepakatan besar akses terbuka, atau total biaya
perjanjian kepemilikan; mereka memanfaatkan pengeluaran perpustakaan atau konsorsium untuk
memungkinkan penulis menerbitkan tanpa membayar biaya pemrosesan artikel.73
Perjanjian baru semacam itu biasanya menetapkan batasan jumlah artikel jurnal yang dapat
diterbitkan akses terbuka di jurnal penerbit tanpa biaya tambahan. Kesepakatan semacam itu
dicapai antara Elsevier dan universitas-universitas Belanda pada tahun 2015. Bagian terkait dari
jadwal biaya menyatakan:

Akses Terbuka Percontohan Emas: Pengguna yang Sah dari Institusi berhak selama
jangka waktu Perjanjian ini untuk mengirimkan total 3.600 artikel jurnal di bawah
Akses Terbuka Emas Percontohan untuk dipublikasikan ke Elsevier dan, jika diterima
setelah tinjauan sejawat, untuk diterbitkan tanpa biaya tambahan berdasarkan Pilot
Gold Open Access setelah itu artikel jurnal akan diterbitkan di bawah lisensi CC-BY
atau CC-BYNC-ND sebagaimana ditentukan oleh Pengguna yang Sah yang
mengirimkan. Mengirimkan Pengguna yang Sah di bawah Pilot Gold Open Access
tidak diharuskan untuk mengalihkan hak cipta apa pun dalam pekerjaan mereka
kepada Elsevier, melainkan menyerahkan Pengguna yang Sah memberikan hak
eksklusif kepada Elsevier dalam proses penerbitan artikel jurnal.74

Jadwal tipikal lainnya, yang mungkin berjudul "Materi Berlisensi," mencantumkan judul yang disertakan
jika lisensi adalah untuk paket. Jadwal ini juga mungkin termasuk metode akses. Jadwal lain dapat
membahas data penggunaan dan persyaratan pelaporan, anggota lembaga yang berpartisipasi (jika
pembelian grup atau konsorsium), dan alamat IP resmi dan situs resmi. Terkadang jadwal memberikan
informasi kontak pemberi lisensi dan penerima lisensi bersama dengan peran masing-masing kontak
(orang yang bertanggung jawab untuk penagihan, masalah teknis, dan pemberitahuan mengenai lisensi
itu sendiri).
Lisensi juga mungkin memiliki tambahan, yang merupakan pembaruan atau perubahan pada
perjanjian lisensi aktif. Mereka juga dapat disebut amandemen. Addendum adalah revisi formal dari
188 / BAB 5

syarat suatu perjanjian. Bisa berupa penambahan, penghapusan, atau koreksi. Itu harus ditandatangani dan
diberi tanggal oleh semua pihak dalam kontrak asli.

Menyederhanakan Perizinan

Organisasi Standar Informasi Nasional SERU: Pemahaman Sumber Daya Elektronik Bersama
menawarkan alternatif untuk menegosiasikan kontrak individu untuk e-resources.75
Sebagai praktik yang direkomendasikan, SERU tidak dirancang untuk menggantikan semua perjanjian lisensi,
tetapi merupakan opsi untuk penerbit kecil dan perpustakaan yang nyaman bekerja dalam kerangka
pemahaman dan itikad baik bersama. SERU mengacu pada hukum yang ada (hukum hak cipta), dan menjelaskan
beberapa praktik umum dalam bekerja dengan sumber daya elektronik. Jika perpustakaan dan penerbit setuju,
referensi sederhana ke SERU dapat dibuat dalam pesanan pembelian dan perpustakaan mendapatkan akses saat
pembayaran dilakukan. Tidak ada perjanjian lisensi yang ditandatangani, jadi tidak diperlukan negosiasi.
Perpustakaan dan penerbit dapat mendaftar ke NISO untuk menunjukkan kesediaan mereka untuk
mempertimbangkan penggunaan SERU untuk akuisisi sumber daya elektronik.76 SERU mungkin tidak berlaku
untuk atau sesuai untuk semua produk dalam semua situasi. Bergabung dengan SERU Registry tidak memiliki
kewajiban untuk berkomitmen pada SERU. Pada Mei 2017, lebih dari 165 penerbit dan penyedia konten terdaftar
di SERU Registry, bersama dengan lebih dari 300 perpustakaan dan 11 konsorsium di seluruh dunia.

Lisensi situs nasional adalah pendekatan lain untuk menyederhanakan perizinan. Lisensi situs
nasional melibatkan banyak perpustakaan dalam suatu negara. Ini tidak dibatasi oleh kedekatan
geografis, tetapi mungkin terbatas pada sektor tertentu, seperti pendidikan tinggi. Zhu menyarankan
bahwa lisensi situs nasional memerlukan sistem pembuatan kebijakan dan pendanaan pendidikan yang
terpusat, tren politik yang mendukung, dan tradisi kerja sama.77

Studi kasus
MEGAN ADALAH KOLEKSI petugas di Perpustakaan albemarle, terletak di perpustakaan universitas riset besar di Amerika Serikat bagian timur. Dia

telah berada di posisi ini selama empat bulan. sebelumnya, ia menjabat selama lima belas tahun sebagai spesialis subjek dan penghubung

departemen untuk studi Afrika Amerika, studi Afrika, dan studi budaya dan sastra komparatif, dan bertanggung jawab untuk manajemen koleksi

dan pengembangan, pengajaran, dan layanan referensi mendalam untuk mahasiswa dan fakultas. di daerah-daerah ini. Dia mengembangkan

hubungan yang menyenangkan dengan beberapa penerbit, bertemu dengan mereka di konferensi dan ketika mereka mengunjungi perpustakaan

untuk mempromosikan produk dan layanan baru. Di posisi barunya, Megan akan menjadi negosiator utama untuk lisensi e-content. Untuk

mempersiapkan tanggung jawab ini, direktur Perpustakaan albemarle mengirim Megan ke lokakarya negosiasi kontrak. Megan juga telah membaca

buku dan artikel tentang negosiasi kontrak perpustakaan. meskipun secara teori sudah dipersiapkan dengan baik, dia cemas untuk benar-benar

terlibat dalam negosiasi. Dia khawatir tentang kemampuannya untuk bersikap tegas ketika mempresentasikan sikap perpustakaan tentang

berbagai persyaratan kontrak. Dia merasa bahwa dia akan berada dalam posisi yang tidak nyaman untuk bertemu dengan perwakilan vendor yang

dengannya dia memiliki hubungan yang ramah, bahkan kolegial. dewan koleksi Perpustakaan albemarle telah merekomendasikan untuk

menambahkan paket e-book baru dari satu Dia merasa bahwa dia akan berada dalam posisi yang tidak nyaman untuk bertemu dengan perwakilan

vendor yang dengannya dia memiliki hubungan yang ramah, bahkan kolegial. dewan koleksi Perpustakaan albemarle telah merekomendasikan

untuk menambahkan paket e-book baru dari satu Dia merasa bahwa dia akan berada dalam posisi yang tidak nyaman untuk bertemu dengan

perwakilan vendor yang dengannya dia memiliki hubungan yang ramah, bahkan kolegial. dewan koleksi Perpustakaan albemarle telah

merekomendasikan untuk menambahkan paket e-book baru dari satu

 HUBUNGAN VENDOR , NEGOSIASI, DAN KONTRAK / 189

penerbit yang pernah bekerja sama dengan Megan. Megan telah menghubungi perwakilan
penjualan dan menjadwalkan pertemuan di kampus di mana paket ini akan dibahas.
pertemuan akan dilakukan dalam empat minggu.
Perpustakaan albemarle memiliki daftar internal persyaratan kontrak yang tidak dapat diterima dan dapat
diterima yang dikembangkan melalui konsultasi dengan Kantor Penasihat Umum universitas, tetapi daftar
pertimbangan tersebut belum diperbarui dalam beberapa tahun. Perpustakaan albemarle tidak memiliki situs
web yang secara khusus ditujukan untuk vendor. Megan tahu bahwa kemampuan untuk menyediakan e-book
melalui pinjaman antar perpustakaan dan menggunakannya dalam cadangan tentu menjadi perhatian penting,
tetapi ini tidak tercermin dalam daftar internal persyaratan yang dapat diterima dan tidak dapat diterima.

Aktivitas

Kembangkan rencana yang dapat digunakan Megan untuk mempersiapkan pertemuan awal dengan vendor
paket e-book. menjelaskan mengapa hubungannya yang ada dengan vendor dapat menjadi keuntungan atau
kerugian. berasumsi bahwa Anda adalah direktur Megan dan ingin meyakinkannya. Saran apa yang Anda miliki
yang akan membuatnya lebih nyaman dalam negosiasi pertamanya dengan vendor?

CATATAN

1. Undang-Undang Hak Cipta AS tahun 1976, Hukum Publik 94-553, Statuta AS Secara Luas 90 (1976): 2541, dikodifikasikan pada 17

USC 107 dan 108.

2. Ann Shumelda Okerson, “Refleksi Perizinan Perpustakaan,” Standar Informasi Triwulanan 26, tidak. 4
(Musim Dingin 2014): 3-11, kutipan 4, www.niso.org/publications/isq/2014/v26n04/okerson.
3. Joseph Thomas, “Panduan Pemula untuk Bekerja dengan Vendor,” di Buku Pegangan Manajemen E-Sumber
Daya, ed. Graham Stone (Oxford, Inggris: UK Serials Group, 2006− ), www.uksg.org/sites/uksg
. org/files/11-Thomas-J5387N5H756WK56.pdf.
4. Norman Oder, “Kegagalan Faxon Dapat Membebani Perpustakaan, Pub $100 M,” Penerbit Mingguan 250,
tidak. 2 (13 Januari 2003), www.publishersweekly.com/pw/print/20030113/37963-faxon-failure-may
- cost-libraries-pubs-100m.html.
5. Matt Enis, “Swets Bankruptcy Recalls Fallout from Rowecom,” Jurnal Perpustakaan (1 Oktober 2014),
http://lj.libraryjournal.com/2014/10/industry-news/swets-bankruptcy-recalls-fallout-from
- bariscom.
6. Allen Powell, “Lima Cara Perpustakaan Dapat Meneliti Stabilitas Keuangan Vendor,” Wawasan &
Penelitian (blog), 30 November 2016, www.ebsco.com/blog/article/five-ways-libraries-can-research
- stabilitas-keuangan-of-vendor.
7. Matt Dunie, “Bernegosiasi dengan Vendor Konten: Seni atau Sains?” Laporan Teknologi Perpustakaan
51, tidak. 8 (November/Desember 2015): 16–26; Michael Gruenberg, “Kedua Sisi Sekarang: Vendor dan
Perpustakaan—Mengelola Proses Negosiasi dengan Vendor Perpustakaan,”Melawan nurani 26, tidak. 6
(Desember 2014/Januari 2015): 84–85.
8. Kelompok Penelitian Utama, Tolok ukur Keterampilan Negosiasi Kontrak Pustakawan (New York: Kelompok
Riset Utama, 2016).
9. Sue Polanka, “Bernegosiasi dengan Vendor, 91% Pustakawan Tidak Memiliki Proses yang Terdokumentasi,”Tidak
Perlu Rak (blog), 18 November 2013, www.noshelfrequired.com/negotiating-with-vendors
- 91-dari-pustakawan-tidak-memiliki-proses-terdokumentasi.