C.1.1.1 Tugas Dan Tanggung Jawab Staf IMS CH Toko RN

SOP
TUGAS-TANGGUNG JAWAB
DAN KUALIFIKASI IMS
DISUSUN OLEH
INTERNAL MANAGEMENT SYSTEM (IMS)

CERTIFICATE HOLDER – TOKO RN
WAJO, SULAWESI SELATAN
TAHUN 2020-2021
INTERNAL Version : 1.0 Page 1 of 11
MANAGEMENT
SYSTEM (IMS) Issue Date : 1-7-2021 Requirement
Effective Date : 1-7-2021
CH TOKO RN Last Revision Date : 1-7-2021 1.1.1
KABUPATEN WAJO
SOP TUGAS TANGGUNG JAWAB DAN KUALIFIKASI IMS
A. Tugas & Tanggungjawab Pemegang Sertifikat (CH)

1. Mengelola Sistem Manajemen Internal (IMS) dan mengelola operasi yang memadai
untuk memenuhi dan menegakkan semua standar-standar Rainforest Alliance,
2. Melaksanakan program sosialisasi program sertifikasi dan pelatihan berkelanjutan
secara mandiri atau berkoordinasi dengan pakar eksternal sesuai kebutuhan anggota
dan kelompok ; terutama pada semua topik-topik yang disyaratkan dari setiap
Chapter dalam Pedoman Sertifikasi Rainforest Alliance,
3. Melakukan penilaian resiko dan pelatihan Standar Internal untuk kelompok tani
/Petani,
4. Mengelola sistem ketelusuran, pencatatan pembelian, pengendalian mutu,
penanganan pasca panen, pengangkutan dan penjualan kakao sertifikasi Rainforest
Alliance,
5. Mengatur proses pengumpulan, pembelian, pengendalian mutu, penanganan,
transportasi dan penjualan kakao bersertifikasi dengan menerapkan syarat-syarat
keterlacakan,
6. Melaksanakan Audit Internal Kepada seluruh anggota petani minimal 1 kali setahun.
7. Mengelola informasi kelompok dengan menjunjung kerahasiaan, kejujuran dan
transparansi,
8. Menentukan/menunjuk badan sertifikasi (lembaga audit) yang melaksanakan
Inspeksi/audit eksternal,
9. Memastikan bahwa anggota Kelompok tani/petani telah mendapatkan informasi
mengenai hak-hak buruh dan tidak melarang partisipasi petani dan pekerja dalam
serikat pekerja,
10. Melatih semua kelompok tani /petani dan pekerja yang menangani dan menerapkan
produk perlindungan tanaman yang beresiko bahaya dalam hal kesehatan dan
keselamatan,
11. Mentransfer premi sertifikasi sesuai jadwal melalui transfer bank kepada rekening
petani/produsen atau sesuai kesepakatan yang telah disepakati,
12. Mengelola dan mengkomunikasikan : harga-harga, premi, dan waktu pembayaran
premi secara jelas dan transparan kepada anggota kelompok.
B. Tugas & Tanggungjawab Buying Station (BS)

1. Mematuhi dan menjalankan seluruh peraturan IMS, kelompok, poin kontrol pedoman
perilaku sertifikasi Rainforest Alliance dan standar internal kelompok dalam proses
produksi, manajemen kebun dan ketelusuran,
2. Menjalani pelatihan berkelanjutan dan menerapkan berbagai rekomendasi teknis
yang diberikan oleh IMS. termasuk standar-standar yang berkaitan dengan produksi
dan pengelolaan kebun termasuk ; untuk mematuhi Pedoman Perilaku Inti (COC
2
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
termasuk Blok A, B, C & D dan Modul Kakao), serta mengetahui dan memenuhi
standar internal,
3. Memberikan informasi yang akurat kepada para pengawas internal dan eksternal, dan
mengizinkan mereka mengakses unit produksi (kebun) dan dokumentasi-
dokumentasi kebun,
4. Melaporkan kepada IMS apabila ada perubahan atau variasi kondisi produksi di
kebun,
5. Menerima sanksi dari IMS jika terbukti tidak mematuhi pedoman perilaku Rainforest
Alliance dan bersedia dengan sukarela melaksanakan langkah – langkah perbaikan
sebagaimana yang diminta oleh IMS,
6. Produsen menjamin untuk melakukan penjualan biji kakao bersertifikasi Rainforest
Alliance pada unit pembelian yang terdaftar pada pemegang sertifikasi, Sedikitnya
50% dari total hasil program dalam setahun,
7. Menjamin bahwa setiap produk yang dijual sebagai produk bersertifikat dihasilkan
hanya dari kebun bersertifikat,
8. Petani berhak untuk meminta dan menerima semua salinan dokumen-dokumen dan
catatan-catatan terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan biji sertifikasi dari
buying unit. Termasuk catatan/dokumen yang berhubungan dengan program
sertifikasi Rainforest Alliance,
9. Memiliki hak untuk mengajukan banding terhadap setiap keputusan yang dibuat oleh
manajer atau komite persetujuan dan sanksi,
10. Petani bersedia untuk melindungi hutan, spesies yang terancam dan habitat alami
dan memperkuat kanekaragaman hayati.
1. Technical Advicer
 Memberikan nasehat dan masukan teknis terhadap Internal Manajemen System dan
Training sesuai dengan kebutuhan,
 Memberikan masukan teknis kepada Group Administrator / Manager IMS tentang
aspek Management, praktek pertanian yang baik, sosial, lingkungan, IPM, pestisida
dan sebagainya yang menyangkut materi sosialisasi dan pelatihan ke petani
sebagaimana standar yang disyaratkan oleh standar sertifikasi,
 Memberikan masukan/pendapat kepada Group Administrator / Manager IMS tentang
rencana penambahan petani/calon lokasi baru untuk program sertifikasi,
 Memberikan pelaporan kepada Tim Sosialisasi Management untuk setiap kegiatan
ataupun kunjungan yang dilakukan guna perbaikan program sertifikasi Rainforest
Alliance,
 Aktif memberikan masukan, tehnologi dan inovasi yang relevan dengan program
Lembaga Sertifikasi,
 Aktif didalam pembuatan perencanaan, pembuatan manual, modul dan informasi
lainnya yang tidak bertentangan dengan standar sertifikasi.
3
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
2. IMS Manager
 Memonitoring system input, pengumuman pembelian dan penjualan di GIP (Good
Inside Portal),
 Bersama-sama dengan Management untuk Bertanggungjawab secara memadai
mendokumentasikan, mempelajari, dan menindaklanjuti keluhan dan memiliki data
tindakan perbaikan yang telah diambil. Hal ini termasuk keluhan dari pemerintah bila
terjadi (dugaan) pelanggaran hukum,
 Sebagai Manajemen IMS,
 Untuk mengatur IMS dan saran/nasehat, memotivasi dan melatih staf IMS dan team
di lapangan,
 Bertanggungjawab dalam pengelolaan dokumen dan data,
 Sebagai Pengelola secara keseluruhan team IMS,
 Penanganan pertanyaan, gagasan, keluhan, sanksi, dan banding,
 Pengelolaan limbah dan perlindungan lingkungan hidup,
 Bertanggungjawab dalam menyediakan formulir keluhan yang dapat digunakan oleh
semua orang yang ingin mencatatkan keluhan berkaitan dengan masalah pemenuhan
Code of Conduct Sertifikasi oleh pemegang sertifikat dan produsen,
 Menindaklanjuti segala macam keluhan yang berasal dari: staf kelompok, anggota
kelompok, pembeli dan pemasok, dan atau siapa saja yang ingin menyampaikan
keluhan yang berkaitan dengan kepatuhan pada Pedoman Perilaku.
3. Administrator & Logistik / Traceability (Koltiva)

 Memonitoring system input, membuat pengumuman pembelian dan penjualan di
MultiTrace,
 Bertanggung jawab atas verifikasi dokumen yang akan diterbitkan IMS,
 Sebagai bagian dalam Manajemen IMS,
 Penelusuran, identifikasi dan pemisahan produk selama produksi dan pengolahan,
 Keamanan pangan dan mutu produk,
 Memonitoring system input, pengumuman pembelian dan penjualan di GIP (Good
Inside Portal,
 Bertanggung jawab atas ketertelusuran, identifikasi dan pemisahan produk,
 Penelusuran, identifikasi dan pemisahan produk selama produksi dan pengolahan,
 Menjelaskan sistem ketertelusuran,
 Pembelian-pembelian produk Lembaga Sertifikasi dari masing-masing anggota
kelompok,
 Penjualan-penjualan produk Lembaga Sertifikasi,
4
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
 Bertanggungjawab dalam setiap stok sisa produk Lembaga Sertifikasi dari tahun-
tahun sebelumnya atau produk sertifikasi atau verifikasi lain dan produk konvensional
(non-sertifikasi atau verifikasi). Tagihan-tagihan pembelian dan bukti pembayaran
menunjukkan status Lembaga Sertifikasi anggota kelompok.
4. Koordinator Internal Auditor

 Mempersiapkan rencana untuk pemeriksaan internal (ini juga dapat dilakukan oleh
Manager IMS),
 Melakukan pemeriksaan kesuluruh anggota dan mengumpulkan bukti kunjungan
kebun; dilihat, diwawancara, dicatat, dll. Termasuk mengatur pemeriksaan ulang bila
dibutuhkan bagi petani yang akan di audit ulang karena belum mematuhi standard
dan kepatuhan Pedoman sertifikasi kebun Rainforest Alliance,
 Menyiapkan laporan pemeriksaan untuk masing-masing petani kakao dan organisasi
IMS.
5. Koordinator Pelatihan & Teknis

 Penanggungjawab utama dalam hal pelatihan, praktik-praktik aman dan sehat
termasuk waktu kembali ke kebun (setelah penyemprotan pestisida), dan penggunaan
mesin-mesin serta pestisida,
 Pengelolaan limbah dan perlindungan lingkungan hidup,
 Penanganan pertanyaan, gagasan, keluhan, sanksi, dan banding,
 Hak-hak pekerja.
6. Koordinator Management
 Bertanggung jawab secara umum terhadap management IMS,
 Memastikan adanya sebuah sistem pengawasan internal (SOP) yang memeriksa
kepatuhan seluruh anggota kelompok terhadap persyaratan pedoman kebun RA,
 Melakukan Sebuah pengkajian mandiri (Self Assement),
 Memastikan adanya sistem yang terbuka untuk mengajukan pengaduan/keluhan bagi
semua pihak,
 Memastikan tersedianya system persetujuan dan pemberian sanksi untuk memastikan
kepatuhan masing-masing anggota kelompok,
 Memastikan sebuah pengkajian risiko (Penilaian Resiko) dilakukan setiap tahun,
 Bersama manager dan seluruh staff IMS menyusun sebuah perencanaan manajemen
kelompok berjangka tiga-tahun,
 Bertanggungjawab dalam pendokumentasian berbagai pertanyaan, gagasan, keluhan,
sanksi, serta banding dari anggota.
5
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
7. Auditor Internal
 Bersama Cluster Leader/Koordinator Audit Internal, membuat rencana Inspeksi dan
jadwal kunjungan petani,
 Melakukan semua tugas inspeksi internal/verifikasi kebun dan perekaman foto petani,
GPS dan polygon kebun sesuai SOP menggunakan aplikasi CocoaTrace,
 Secara rutin melakukan sinkronisasi semua data inspeksi internal setiap hari,
 Melaporkan progress inspeksi internal setiap hari melalui aplikasi chat (SMS, WA, dan
lain-lain yang memungkinkan) atau secara tertulis kepada Koordinator Inspeksi
Internal dan Cluster Leader,
 Melaporkan kendala apa-pun segera kepada Koordinator Inspeksi Internal dan Cluster
Leader agar kendala dapat diselesaikan.
Tanggungjawab masing-masing Komite-Komite sebagai berikut :
Komite Persetujuan & Sanksi

 Melakukan pertemuan berkala untuk membahas, membuat keputusan, memecahkan
masalah anggota dan memberikan dukungan bagi program sertifikasi dan
memastikan kepatuhan terhadap standar dan kriteria program sertifikasi yang
berbeda,
 Menjadi komite pengesahan/komite persetujuan dan sanksi terhadap seluruh
kegiatan program sertifikasi program Lembaga Sertifikasi,
 Untuk menerima atau menolak pendaftaran petani kakao baru dalam kelompok
tersebut dan untuk mengeluarkan atau memberikan sanksi kepada petani yang tidak
mematuhi. Mereka juga harus terus memperbaharui catatan petani saat ini berjalan
pada program.
Komite Pengaduan
 Membuat mekanisme pengaduan yang terbuka bagi semua pihak internal dan
external serta menjamin kerahasiaan bagi pelapor anonim,
 Pihak pelapor dilindungi dari PHK/pemutusan keanggotaan, retribusi atau ancaman
akibat menggunakan hak pengaduan,
 Untuk mengajukan pengaduan anggota kelompok dapat menyampaikannya secara
langsung kepada IMS atau mengajukan banding/keluhan secara tertulis dengan cara
mengisi form Pengaduan yang sudah disiapkan oleh IMS,
 Form pengaduan yang sudah diisi kemudian dimasukkan ke dalam kotak saran yang
tersedia di kantor IMS dan unit pembelian,
6
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
 Selain anggota kelompok (petani) staff IMS, Pemerintah dan anggota masyarakat
secara umum dapat mengajukan pengaduan terhadap IMS melakukan mekanisme
pengaduan secara tertulis,
 Laporan pengaduan yang diajukan oleh anggota kelompok kemudian dicatat oleh
anggota/staff IMS,
 Laporan pengaduan yang telah diterima, dicatat kemudian dibahas dan
ditindaklanjuti,
 Laporan pengaduan kemudian dibahas secara Bersama-sama oleh manager IMS,
komite Pengaduan, komite Persetujuan dan Sanksi, anggota IMS terkait dan anggota
kelompok yang mengajukan banding/keluhan,
 Dalam hal laporan pengaduan tentang keputusan yang berkaitan secara langsung
dengan pribadi anggota kelompok yang mengajukan banding/keluhan maka pelapor
wajib untuk hadir, misalnya ; keputusan lolos atau tidak lolos dalam proses inspeksi
internal,
 Laporan pengaduan berhubungan dengan HAM dan hak-hak buruh di remediasi
sesuai dengan protocol remediasi dengan melibatkan komite pengkajian dan
penanganan dan atau /komite Gender atau pihak lain yang sesuai dengan jenis
pengaduan,
 Setelah membahas secara bersama-sama dengan semua pihak terkait maka komite
persetujuan dan sanksi membuat keputusan,
 Hasil keputusan komite persetujuan dan sanksi didokumentasikan,
 Keputusan kemudian dijalankan oleh pihak-pihak yang disebutkan namanya di dalam
keputusan tersebut dan dipantau oleh IMS,
 Pelaksanaan hasil keputusan dan pengawasan terhadap pelaksanaan keputusan
tersebut didokumentasikan.
Komite Pengkajian dan Penanganan

 Secara rutin berkoordinasi dengan manager IMS, komite pengaduan dan komite
gender untuk memastikan issu tenaga kerja anak, kerja paksa, diskrimasi serta
kekerasan dan pelecehan di tempat kerja ditindaklanjuti,
 Bersama coordinator teknis dan pelatihan untuk menumbuhkan issu tenaga kerja
anak, kerja paksa, diskrimasi serta kekerasan dan pelecehan di tempat kerja,
 Secara rutin memberikan informasi secara verbal dan tertulis bahwa tenaga kerja
anak, kerja paksa, diskrimasi serta kekerasan dan pelecehan di tempat kerja tidak di
toleransi dan management memberlakukan system pengkajian dan menangani kasus
terkait. Informadi ditampilkan secara jelas di lokasi terpusat sepanjang waktu.
7
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
Komite Kesetaraan Gender

 Melakukan identifikasi potensi resiko issu kesetaraan gender, diskriminasi dan
tindakan kekerasan terhadap perempuan ditingkat IMS, intermediaries dan anggota
kelompok bahkan lingkungan keluarga anggota kelompok,
 Melakukan pemetaan potensi resiko dengan skala rendah, sedang dan tinggi sebagai
bagai penyusunan rencana management spesifik issu kesetaraan dan keadilan gender,
 Menetapkan langkah-langkah untuk mempromosikan kesetaraan gender dan
pemberdayaan perempuan termasuk didalamnya keterlibatan perempuan dalam
kegiatan pelatihan/penyadaran dan struktur IMS,
 Mengidentifikasi pihak-pihak yang kompeten dan memberikan dampak terhadap issu
kesetaraan gender untuk membangun komunikasi dan Kerjasama baik itu pada level
perencanaan dan implementasinya,
 Merumuskan kegiatan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan kesadaran
anggota IMS dan anggota kelompok tentang issu kesetaraan dan keadilan gender,
 Mendorong pengarusutamaan gender (PUG) untuk memastikan laki-laki dan
perempuan ;
- Memperoleh akses informasi dan lainnya yang sama dalam program sertifikasi
- Berpartisipasi yang sama dalam program sertifikasi, termasuk dalam pengambilan
keputusan
- Memperoleh manfaat yang sama dari program sertifikasi
 Secara bertahap membangun kelembagaan/struktur yang lebih mandiri diluar
struktur IMS untuk menangani issu kesetaraan gender,
 Secara rutin melakukan pemantauan dan evaluasi terkait issu kesetaraan gender di
lokasi,
 Secara rutin berkoordinasi dengan manager IMS, komite pengaduan dan komite
Pengkajian dan penanganan untuk memastikan issu kesetaraan gender dan
pemberdayaan perempuan senantiasa ditindaklanjuti,
 Mendorong first buyer untuk membangun kemitraan/project yang spesifik kesetaraan
gender dengan Lembaga/organisasi yang telah memiliki pengalaman.
Komite Pertanian dan Lingkungan

 Membuat petunjuk yang jelas bagi semua orang yang menangani pupuk dan
pestisida,
 Memastikan semua Spesies langka dan terancam punah diidentifikasi,
dikomunikasikan kepada anggota kelompok, dan dilindungi,
 Pengelolaan limbah dan perlindungan bagi lingkungan hidup,
 Mensosialisasikan keragaman ekologi dengan melindungi dan memperkuat habitat
dan ekosistem sekitar bagi anggota,
8
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
 Membuat tindakan-tindakan untuk memperbaiki kesuburan tanah sesuai dengan

kebutuhan nutrisi tanaman, termasuk penggantian nutrisi yang hilang akibat panen,
 Melakukan langkah-langkah Pengendalian Hama Terpadu (Integrated Pest
Management/IPM) dilaksanakan dan didokumentasikan.
Komite Kesehatan dan Keselamatan Kerja

 Mensosialisasikan Hak-hak pekerja termasuk larangan mepekerjakan anak dibawah
umur,
 Melatih petani tentang : praktik-praktik aman dan sehat termasuk waktu kembali ke
kebun (setelah penyemprotan pestisida), dan penggunaan mesin-mesin serta
pestisida,
 Memfasilitasi petani tentang Panduan pertolongan pertama dan keadaan darurat,
 Melakukan pelatihan tentang praktik-praktik yang aman dan sehat termasuk waktu
kembali ke kebun (setelah penyemprotan pestisida), dan penggunaan mesin-mesin
serta pestisida,
 Membuat Prosedur pertolongan pertama dan keadaan darurat,
 Melakukan Kegiatan-kegiatan peningkatan kesadaran untuk anggota kelompok dan
para staf dalam kelompok, serta keluarga-keluarga mereka, untuk menjelaskan
kepada mereka tentang Kondisi kerja.
9
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
Kualifikasi Staff/Anggota IMS
Manajer IMS
Kualifikasi:
1. Pengetahuan mendalam tentang Standar Rainforest Alliance.
2. Pengetahuan mendalam tentang prosedur-prosedur dan dokumen-dokumen IMS, serta
segala persyaratan lembaga sertifikasi eksternal.
3. Pengetahuan mendalam tentang praktik-praktik pertanian yang baik.
4. Kemampuan untuk memimpin tim dan melatih rekan-rekan yang lain.
5. Efisiensi dalam mengerjakan tugas-tugas administrative.
6. Kesanggupan dalam mengelola berbagai dokumen dan data.
Petugas Komite
Kualifikasi:
1. Pengetahuan mendalam mengenai pedoman sertifikasi kebun Rainforest Alliance
2. Memahami dengan baik system dan prosedur persetujuan, pengesahan dan
sanksi sertifikasi Rainforest Alliance
3. Kemampun mengambil keputusan sesuai dengan standar yang ditetapkan
4. Kemampuan berkomunikasi dengan baik
1. Pengetahuan mendalam tentang masing-masing komite
2. Pengetahuan yang cukup tentang prosedur-prosedur dan dokumen-dokumen IMS
3. Kemampuan memfasilitasi dan melatih anggota IMS atau kelompok tani terkait masing-
masing tugas komite
Inspektor Internal
Kualifikasi:
1. Kemampuan baca-tulis dan menghasilkan laporan dalam bahasa yang diminta oleh
lembaga sertifikasi.
2. Pengetahuan mengenai sistem pertanian lokal dan regional, dan praktik pertanian yang
Baik.
3. Pemahaman teknis terhadap prinsip-prinsip dan praktik-praktik yang disyaratkan dalam
pedoman Perilaku Rainforest Alliance untuk kelompok
4. Pengetahuan tentang poin-poin kontrol yang berlaku bagi para anggota kelompok.
5. Kemampuan berkomunikasi dengan baik (terutama dalam melakukan wawancara),
kemampuan berpikir dan bersikap kritis.
10
MANAGEMENT
KABUPATEN WAJO
6. Menandatangani formulir pernyataan konflik kepentingan.
Pelatih
Kualifikasi:
1. Pengetahuan mengenai sistem-sistem pertanian lokal dan regional, dan praktik-praktik
pertanian yang baik.
2. Motivasi tinggi dalam menyebarluaskan praktik pertanian berkelanjutan.
3. Pemahaman teknis mengenai prinsip-prinsip dan praktik-praktik Rainforest Alliance.
4. Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan mampu mengelola kelompok.
Admin dan Treacibility

Kualifikasi:
1. Memiliki pemahaman dan skill administrative yang cukup
2. Pengetahuan mendalam tentang treacibility atau ketertelusuran sesuai stndar
sertifikasi Rainforest Alliance
3. Memahami dengan baik system dan prosedur penanganan produk bersertifikat
4. Memiliki pemahaman mendalam tentang quality control produk bersertifikat
5. Memiliki kemampuan menggunakan aplikasi treacibility
6. Memiliki pemahaman mendalam tentang pengelolaan Gudang
7. Memiliki kemampuan untuk memfasilitasi kegiatan pelatihan bagi anggota IMS dan
Kelompok Tani
Pengesahan Dokumen
Tempat : Siwa, Wajo
Tanggal : 15 Desember 2021
Manager IMS
Siti Hajrawati
11

C.1.1.1 Tugas Dan Tanggung Jawab Staf IMS CH Toko RN

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

C.1.1.1 Tugas Dan Tanggung Jawab Staf IMS CH Toko RN

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP

INTERNAL MANAGEMENT SYSTEM (IMS)

A. Tugas & Tanggungjawab Pemegang Sertifikat (CH)

B. Tugas & Tanggungjawab Buying Station (BS)

3. Administrator & Logistik / Traceability (Koltiva)

4. Koordinator Internal Auditor

5. Koordinator Pelatihan & Teknis

Tanggungjawab masing-masing Komite-Komite sebagai berikut :

Komite Persetujuan & Sanksi

Komite Pengkajian dan Penanganan

Komite Kesetaraan Gender

Komite Pertanian dan Lingkungan

 Membuat tindakan-tindakan untuk memperbaiki kesuburan tanah sesuai dengan

Komite Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Kualifikasi Staff/Anggota IMS

6. Menandatangani formulir pernyataan konflik kepentingan.

Admin dan Treacibility

Anda mungkin juga menyukai