STANDAR KUALITAS DAN STANDAR

OPERATING PROCEDURE (SOP)

NAMA KELOMPOK 6
M Syahru Tsani S
01
12405193175 Rizal Ferdiansyah
02
12405193191
Sandrika Abu Veronika
03
12405193207 Putri Rosyidah
04
12405193346
Salma zul aida
05
12405193358
 MATERI PEMBAHASAN
PENGERTIAN DAN ISI SISTEM PENERAPAN SISTEM ISI STANDAR OPERATING
STANDAR KUALITAS DALAM STANDAR KUALITAS DALAM PROCEDURE (SOP)
WARALABA WARALABA

2 4 6

1 PERUBAHAN SISTEM
3 PELANGGARAN SISTEM
5 PANDUAN PENYUSUNAN DAN
STANDAR KUALITAS DALAM STANDAR KUALITAS DALAM CONTOH OUTLINE
WARALABA WARALABA
PENGERTIAN STANDAR KUALITAS DALAM WARALABA
Kualitas merupakan salah satu indikator penting bagi perusahaan untuk dapat eksis di tengah
ketatnya persaingan dalam industri. Oleh karena itu Standar Kualitas pada bisnis waralaba ini dapat
diartikan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia/tenaga kerja, proses dan
tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau konsumen. Sehingga
sangat penting membangun dan menjaga kualitas manajemen waralaba karena hal tersebut menjadi
kunci pertumbuhan bisnis waralaba yang berkelanjutan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengembangan sistem standar kualitas, antara lain :

1. Direncanakan dan dikembangkan secara hati-hati oleh franchisor

2. Disosialisasikan secara jelas dan rinci oleh franchisor kepada franchisee dan terus menerus.
3. Memberikan alasan yang masuk akal mengapa sistem standar kualitas disusun dan dijalankan.
4. Dilaksanakan secara konsisten.
5. Tidak memberikan toleransi atas kesalahan dalam sistem standar kualitas yang dapat merugikan
waralaba secara keseluruhan.
 1. Produk/jasa yang diminta dan diizinkan untuk ditawarkan dan
dijual oleh franchisee.
2. Tata cara franchisee menawarkan dan menjual produk/jasa,
terlibat proses penciptaan produk dari awal hingga akhir (bahan
ISI SISTEM baku menjadi bahan jadi).
3. Citra dan tampilan yang di persyaratkan terhadap fasilitas,
STANDAR KUALITAS kendaraan dan karyawan.
4. Pemasok yang disetujui dan prosedur persetujuan pemasok
berserta kriterianya
5. Jenis, model, dan merek dari aset operasi dan perlengkapan.
6. Penggunaan dan penampilan tanda perdagangan (gerai/outlet).
7. Penjualan, pemasaran, periklanan dan program promosi serta
materi dan media yang digunakan dalam program tersebut.
8. Syarat dan kondisi penjualan hingga pengiriman produk.
9. Penentuan staff dan pelatihan yang harus diikuti.
10. Hari dan jam operasi.
 PERUBAHAN SISTEM STANDAR KUALITAS

Merupakan sasaran yang bergerak dan tidak mutlak. Ada 6 faktor

perubahan sistem standar kualitas :
1) Kondisi persaingan yang intens
2) Penemuan alat produksi yang lebih inovatif dan efisien dalam
penggunaanya
3) Perubahan teritorial menyangkut perluasan wilayah cakupan bisnis
4) Perubahan pemasok
5) Pengenalan lokasi alternatif
6) Merger dan akuisisi

Daftar Pustaka

Kumpulanpengertian.com. (2019, 4 Januari). Pengertian Kualitas Menurut Para Ahli. Diakses pada 03 April 2022, dari
https://www.kumpulanpengertian.com/2019/01/ pengertian-kualitas-menurut-para-ahli
Wordpress.com. (2017, 3 Oktober). Standar Kualitas Dalam Waralaba. Diakses pada 03 April 2022, dari
https://mybibliotheek.files.wordpress.com/2017/10/3- standar-kualitas-dalam-waralaba.pdf
PENERAPAN SYSTEM STANDAR KUALITAS DALAM WARALABA
System standar kualitas yang telah disusun harus dapat diterapkan di semua gerai berwaralaba. Sosialisasi dilakukan
kepada semua terwaralaba agar mereka mengetahui dan memahami isi dari system standar kualitas yang dimaksud

4. Jasa konsultasi manajemen

Adapun aktivitas yang dapat
(manajemen consulting services)
dijalankan dalam rangka
penerapan system standar, 5. Proposal and telephone
yaitu (Sherman 2004):
contact

6. Unannounced visits and

1. Ongoing support and assistance.
test customer
2. Pertemuan dan seminar
7. Team approaches to field
3. Training and retraining programs
support
 Pelanggaran System Standar Kualitas Dalam Waralaba
Sekalipun system standar kualaitas telah dijelaskan kepada terwaalaba dan terwaralaba telah menandatangani perjanjian
waralaba untuk mewujudkan komitmennya dalam melaksanakan standar tersebut, tidak menutup kemungkinan pelanggaran terjadi.
Pewaralaba wajib memproses pelanggaran yang dilakukan terwaralaba, tetapi dengan memperhatikan hal-hal berikut ini:
• Kondisi sesungguhnya dari pelanggaran yang dilakukan pewaralaba.
Pewaralaba harus memiliki fakta objektif dari kejdian yang sebenarnya.
• Kondisi terkini dan stabilitas dari industry waralaba.
Keadaan industry waralaba dapat dijadikan referensi dalam proses pemberin sangsi. Kondisi
industry yang stabil lebih “memudahkan” pewralaba dalam memproses pelanggaran yang
terjadi.
• Esistensi dari segala potensi klaim balasan terwaralaba.
Pewaralaba perlu mengantisipasi kemungkinan terwaralaba melakukan Tindakan balassan
sehubungan sangsi yang dijatuhkan pewaralaba.
• Kualitas dari bukti yang diperoleh personil dilapangan mengenai pelanggaran terwaralaba.
Bukti yang diperoleh harus jelas dan tidak menimbukan kesalahan tafsir, karena ketidak jelasan.
• Reaksi terwaralaba lain didalam system mengenai pelaksanaan Tindakan atas pelanggaran yang
DAFTAR PUSTAKA
terjadi.
Slamet, Frangky. 2016. Pengantar Manajemen Bila terwaralaba lain memberikan respon yang kuat atas pelanggaran yag terjadi, pewaralaba
Waralaba. Jakarta: PT Indeks
harus cepat bereaksi dalam memproses pelanggaran, sehingga memberikan ketengan berusaha
bagi terwaralaba lain.
 ISI DARI STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP)
Menurut IR. M. Budihardjo standar operasional prosedur adalah suatu perangkat lunak
pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu.
Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-
ubah, prosedur kerja tersebut dilakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebaga
Standar Operating Procedure (SOP) . Agar dapat maju dan berkembang, maka sebuah
usaha franchising harus memiliki Standard Operating Procedure (SOP). SOP termasuk
faktor kunci bisnis franchise, karena SOP akan dibawakan pada pihak lain dalam hal ini
franchisee. Untuk itu SOP harus menjadi suatu paket dokumen tertulis dari franchisor
yang diberikan kepada franchisee, dan franchisee wajib mengikutinya agar bisa
menjalankan bisnisnya. SOP dalam franchise berfungsi sebagai dokumen untuk
ketertiban administrasi dan keseragaman dari semua outlet (Sukandar, 2011).
Daftar Pustaka

Budihardjo M, Menyusun SOP, Jakarta, Penerbit Raih Asa Sukses (Penebar Swadaya Grip), 2014

Sukandar, A., 2011, Fungsi SOP dalam Bisnis Franchise. Info Franchise Indonesia, hlm 1, May.

Hadiwiyono ., et al. / Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Departemen Human Resources (HR) Di PT. X / Jurnal Titra, Vol. 1, No. 2, Juli 2013, pp. 227-232
Isi SOP yang disusun meliputi lima bab, bab pertama adalah deskripsi umum SOP, bab kedua ruang ligkup SOP, bab tiga adalah diagram dan detil deksripsi,
bab keempat adalah dokumen yang dibutuhkan dalam proses, dan bab kelima adalah sumber penyusunan SOP.

BAB 1 BAB 2 BAB 3 BAB 4 BAB 5

Isinya mengenai Isinya yaitu TERDIRI 2 BAGIAN

deskripsi umum SOP, • Bagian I merupakan Berisi daftar Bab terakhir ini
mengenai ruang urutan proses
mulai dari tujuan dokumen pendukung berisi tentang
SOP, dan penjelasan lingkup dimana dengan format
mengenai proses penyusunan berupa form dan sumber atau
proses tersebut menggunakan
yang akan dibahas. Template yang pedoman yang
Deskripsi berisi dapat berlaku flowchart.
penjelasan mengenai • Bagian II Bagian digunakan dalam digunakan dalam
proses yang akan kedua dari Bab
proses tersebut. penyusanan SOP.
dibuat secara singkat ketiga adalah detil
dan mudah proses dari diagram
dimengerti, flowchart.
Panduan Penyusunan
dan Contoh Outline
Beberapa hal yang perlu diperhatikan panduan dalam peyusunan SOP :
1. SOP harus ditulis secara singkat langkah demi langkah dengan pemilihan komponenyang tepat dan
perintah yang bersifat afirmatif.
2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat.
3. Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif.
Contoh: Cek anggaran bukan Anggaran harus dicek
4. Gunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif.
Contoh:
- ‘Jangan lupa menimbang berat dari afal yang dihasilkan untuk dicatat di dalam
buku laporan hasil produksi’;
Ubah kalimat di atas menjadi ..
- ‘Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil produksi’.
5. SOP harus bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai kebutuhan.
Perubahan SOP merupakan sebuah keniscayaan karena kebutuhan, kebijakan dan instrumen pekerjaan
pasti akan berubah.
Panduan Penyusunan
dan Contoh Outline
Dalam pamduan ini juga dengan melihat komponen-komponen apa saja yang harus ada di dalamnya dalam
penyusuanan SOP yaitu :
• Tujuan
menjadi hal utama yang harus diperhatikan, karena ibarat sebuah kendaraan yang berjalan tanpa arah,
begitulah yang akan terjadi jika pembuatan SOP tanpa disertai definisi yang jelas. Pastikan perusahaan
sudah mengetahui tujuan yang pasti, seperti untuk siapa ini dibuat, kapan diberlakukan, bagaimana, dan
masalah apa yang akan diselesaikan.
• Cakupan
Dalam bagian ini berisi landasan bagaimana menggunakan SOP dan penerapannya. Cantumkan juga untuk
siapa dan bisnis apa yang terlibat di dalamnya. Semakin jelas penulisannya, maka akan semakin
memudahkan penerapannya.
• Akutanbilitas
Merupakan manfaat dari dibuatnya standar operasional prosedur, dimana perusahaan dapat meminta
pertanggungjawaban staf sewaktu-waktu jika ternyata ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan yang
sudah diterapkan. Dalam hal ini umumnya ada orang tertentu yang akan bertanggung jawab jika terjadi
pelanggaran., seperti kepada siapa masalah ini akan disampaikan, individu yang mengawasi, serta
memastikan SOP akan selalu diperbaharui, dan diperbaiki jika perlu.
• Prosedur
Jika Anda bertanya apa sih inti dari SOP itu sendiri, maka inilah jawabannya, SOP menentukan pembagian
tugas dan bagaimana cara melakukannya. Menjadi salah satu panduan penting yang wajib diikuti oleh
para karyawan.
• Contoh Outline
Contoh SOP Perushaan jasa dalam menjawab keluhan dari pelanggan
Sumber : tambahpintar.com

DAFTAR PUSTAKA

Two Days Workshop - (Batch Ix), Standard Operating Procedure (SOP)

Techniques &Methode, December, 15-16, 2016, Hotel Menara Peninsula,
Jakarta, PT. GENTA ILMU IDEA.
https://greatdayhr.com/id-id/blog/standar-operasional-prosedur/
TERIMAKASIH