STRUKTUR ORGANISASI PT PERTAMINA LUBRICANTS

UNIT PRODUKSI JAKARTA

Disusun Oleh :

Diah Sri Umpati I 0518023

Hesty Safitri I 0518043

TUGAS PBL-01 MANAJEMEN PROYEK

PROGRAM STUDI SARJANA TEKNIK KIMIA

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2021

i
ii
A. Struktur Organisasi PT Pertamina Lubricants
Pertamina Lubricant menerapkan struktur organsisasi divisional,
adalah jenis struktur organisasi yang melakukan pengelompokan
berdasarkan pada kesamaan produk, jasa/servis/layanan, pasar, dan letak
geografisnya. Struktur organisasi divisional biasanya mempunyai biaya
operasional yang dikeluarkan lebih tinggi jika dibandingkan dengan
struktur organisasi fungsional.

Struktur Organisasi PT Pertamina Lubricants

Fungsi Setiap Jabatan

1. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
RUPS adalah organ perusahaan yang berwenang mengambil
seluruh keputusan yang tidak dilimpahkan kepada Direksi dan Dewan
Komisaris, sesuai ketentuan perundangundangan dan Anggaran Dasar,
meliputi antara lain persetujuan atas Laporan Tahunan, mengevaluasi
kinerja Perusahaan, mengangkat dan memberhentikan anggota Dewan
Komisaris atau Direksi.
2. Dewan Komisaris
Dewan berwenang melakukan pengawasan atas jalannya
Perusahaan dan memberikan rekomendasi bagi Direksi terkait
1
 pengelolaan Perusahaan. Dewan Komisaris dibantu Komite Audit serta
Komite Investasi dan Operasi.
3. Direksi
Direksi melakukan fungsi pengurusan Perusahaan serta mengambil
kebijakan-kebijakan manajemen dan operasional. Direksi mewakili
Perusahaan dalam melakukan Kerjasama serta menyelesaikan
hambatan-hambatan strategis yang mengganggu pencapaian visi dan
misi Perusahaan. Komposisi Direksi di PT Pertamina Lubricants terdiri
dari lima orang:
a) Direktur Utama
Memimpin dan mengurus Perusahaan sesuai dengan
kepentingan dan tujuan perusahaan untuk mengelola, dan
mengembangkan usaha minyak lumas, gemuk lumas, dan
specialties dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan usaha
maksimal.
b) Direktur Operasi
Mengelola kegiatan produksi dan distribusi pelumas
(minyak dan gemuk lumas) secara efektif dan efisien untuk
mencapai target yang ditetapkan.
c) Direktur Sales & Marketing
Menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi strategi
pemasaran dan penjualan produk pelumas, melakukan kegiatan
pemasaran dan penjualan produk, baik untuk pasar domestik
maupun pasar overseas, guna memperoleh keuntungan usaha
yang maksimal, mengelola pelanggan besar serta memberikan
pelayanan teknis kepada pelanggan.
d) Direktur Finance & Business Support
Menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi strategi
keuangan perusahaan, pengelolaan dan pengembangan SDM,
serta pemenuhan unsur-unsur penunjang yang diperlukan
jalannya Perusahaan.

2
 4. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan memiliki peran penting sebagai
fasilitator Perusahaan dan Direksi dengan pihak eksternal, yang
mencakup hubungan dengan semua pemangku kepentingan,
termasuk publik. Sekretaris Perusahaan juga bertindak sebagai
koordinator atas kepatuhan di bidang hukum dan
mengadminstrasikan dokumen penting Perusahaan, serta berfungsi
meningkatkan hubungan komunikasi internal dan eksternal terkait
dengan kegiatan usaha.
5. Komite Manajemen Risiko
Kegiatan pengelolaan risiko dijalankan oleh Fungsi Risk &
Performance Management dan dipimpin seorang manajer dan
bertanggung jawab kepada Direktur Utama melalui Vice President
Corporate Development. Dalam menjalankan tugas dan tanggung
jawab mengelola risiko, Fungsi Risk & Performance Management
didukung oleh para analis.

B. Struktur Organisasi PT Pertamina Lubricants – Unit Produksi

Jakarta
Pertamina Lubricant bagian Unit Produksi menerapkan struktur
organsisasi fungsional, yaitu struktur organisasi dengan pembagian
kerjanya dilakukan berdasarkan fungsi pada masing-masing

3
Struktur Organisasi PT Pertamina Lubricants – Unit Produksi Jakarta

Fungsi Setiap Jabatan

1. Vice President
Membawahi semua divisi yang ada dan bertanggung jawab atas
pabrik. merencanakan, mengarahkan, mengoordinasikan, dan
mengawasi aktivitas operasi dalam perusahaan.
2. Manager President
Bertanggung jawab terhadap aktifitas produksi pelumas mulai dari
penyediaan bahan baku, proses produksi, pengemasan, sampai
dengan pengiriman ke Gudang Nusantara dan / atau Depot Supply
Point, dengan memastikan sarana dan fasilitas pendukung produksi
berjalan dengan baik melalui kegiatan preventive maintenance yang
baik dan berkelanjutan serta minim breakdown maintenance,
didukung oleh penyediaan material produksi yang sesuai jumlah,
jenis, dan waktu. Memastikan setiap kegiatan produksi dan
pendukungnya dilakukan dengan memperhatikan biaya operasional
yang dibebankan. Melakukan kegiatan berupa pembinaan
lingkungan, keselamatan dan kesehatan kerja, serta mengkoordinir

4
 kegiatan corporate social responsibility di lingkungan Production
Unit Jakarta.
3. Senior Supervisor Technical
Mengkoordinir kegiatan pemeliharaan sarana dan fasilitas dengan
perencanaan anggaran operasi mengkoordinir pemeriksaan dan
evaluasi kondisi sarfas, mengkoordinir pekerjaan pemeliharaan,
mengevaluasi dan mengusulkan rencana pengembangan sarana dan
fasilitas, serta melakukan koordinasi dengan pihak ke III atau mitra
kerja dan memastikan implementasi system manajemen kontraktor &
kegiatan administrasi dilaksanakan dengan baik. Merencakan kerj
pemeliharaan dengan berpedoman kepada prinsip VESO ( Vital,
Essential, Supporting and Optional).
4. Supervisor Technical
Mengkoordinasi kepada bawahan atas pekerjaan yang ada di
lapangan dari segi perbaikan dan perawatan mesin produksi dari segi
mekanik.Menginformasikan kepada atasan setingkat tentang
perkembangan di lapangan dari segi Safety, kondisi produktivitas
mesin produksi, adanya trouble atau masalah mesin produksi dari
segi mekanikal. Menginformasikan kepada atasan setingkat tentang
kondisi dan situasi spare part mesin produksi dari segi part
mekanikal. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang intensif antar
sesama divisi dari segi Quality dan produktivity. Menjaga
performance mesin produksi dan performance kerja di lingkup area
kerja bersama bawahannya atau team kerjanya.
5. Junior Engineering Management
Melaksanakan kegiatan pemeliharaan sarana dan fasilitas dengan
implementasi system manajemen kontraktor, preventive maintenance
management, rencana pembangunan untuk mencapai tingkat
kehandalan sarana dan fasilitas dan mendukng kegiatan produksi.
Melaksanakan pemeliharaan dengan berpedoman kepada prinsip
VESO (Vital, Essential, Supporting and Optional)

5
6. Supervisor Logistic
Mengkoordinir kegiatan pengadaan barang dan jasa, penerimaan &
penimbunan material penunjang produksi dan kegiatan administrasi
lainnya untuk menjamin ketersediaan bahan baku pada saat yang
dibutuhkan. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pengadaan
barang / jasa meliputi, Menerima Owner Estimate dan Term Of
Reference dari user. Melakukan tahapan proses lelang yang sesuai
dengan “Pedoman Pengadaan Barang/Jasa” di PT.Pertamina
Lubricants. Membuat draft kontrak dan/atau Purchase Order.
Membuat berita acara serah terima barang/jasa.
7. Asistant Logistic
Menyelengarakan kegiatan pengadaan, penerimaan, penyimpanan
bahan baku dan material resale commodities serta kegiatan
administrasi dokumen untuk menjamin sesuai kebutuhan produksi.
Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pengadaan/pembelian
material meliputi penetapan harga estimasi mulai dari mendapatkan
info/data harga sampai dengan penetapan dengan beberapa
pembanding agar didapatkan harga yang tepat atau wajar. Menerima
MR/PB dari user untuk proses data harga. Menandatangani facs
untuk mencari sumber data harga. Menandatangani persetujuan harga
estimasi. Melaksanakan proses pemesanan barang
8. Asistant Material Warehouse
Penerimaan, penyimpanan dan penyaluran material penunjang
produksi. Menyiapkan rencana dan menyediakan kebutuhan material
PPC sesuai dengan rencana produksi. Membuat pesanan atau release
order untuk proses permintaan pengiriman material yang dibutuhkan
kepada pemasok. Membuat rekapitulasi stok harian yang dilaporkan
kepada supervisor administrasi produksi untuk sama-sama dilaporkan
ke kantor pusat
9. Asistant Custom and Clearance

6
 Secara umum bertugas mengurus dokumen Custom (Ekspor
Impor) sampai beres (Clear). Memastikan kelengkapan dokumen dari
awal hingga akhir proses import, memastikan ketepatan waktu dari
proses Import, berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait agar tidak
terjadi kesalahan, memastikan Barang diketahui dimana posisinya
sebelum sampai ke perusahaan
10. Operation Head LOBP
Bertanggung jawab terhadap kegiatan produksi pelumas yang
meliputi perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kegiatan
penerimaan bahan baku / bahan pembantu, blending, pengisian &
pengemasan, pengendalian mutu produk, dan pengiriman produk.
Bertanggung jawab terhadap pengiriman produk serta agen
distributor / transportil, dengan menerapkan tertib adminitrasi yang
memenuhi Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen
Lingkungan untuk mencapai target produksi yang ditetapkan.
Bertanggung jawab terhadap kegiatan penerimaan & penimbunan
bahan baku produksi pelumas.
Operation Head LOBP dibantu oleh Supervisor Control Room,
Supervisor Receiving and Storage, Supervisor Filling, Supervisor
VIM Plant, Supervisor Grease Plant, Supervisor Administrator
Operation.
11. Jr. Supervisor Receiving & Storage
Melaksanakan kegiatan penerimaan & penimbunan bahan baku
produksi dalam bulk dengan memperhatikan penyusunan rencana
penerimaan bahan baku, monitor stock, rencana penerimaan &
penimbunan, rencana produksi dan outstanding / nominasi bahan
baku untuk menciptakan proses penerimaan & penimbunan yang
efektif. Melaksanakan koordinasi dengan fungsi terkait internal
maupun eksternal terhadap rencana penerimaan & penimbunan bahan
baku dalam bulk. Mengawasi dan memonitor pelaksanaan
penerimaan & dan penimbunan bahan baku dalam bulk.

7
12. Spv. Blending PUC
Mengkoordinir kegiatan pengolahan base oil mengacu ketentuan
pengolahan (KP) dan blending order, serta melakukan control
terhadap koreksi blending serta melakukan koordinasi dengan bagian
filling dan fungsi terkait lainnya untuk mencapai target Produksi /
program produksi sesuai kualitas yang diharapkan. Mengkoordinir
kegiatan pengolahan base oil sesuai ketentuan pengolahan dengan
mengacu program Produksi menggunakan sarana dan fasilitas
produksi secara optimal, serta penerapan Sistem Manajemen Mutu
dan Sistem Manajemen Lingkungan agar tercapai produk minyak
lumas yang tepat mutu , jenis , dan jumlahnya.
13. Jr.Spv. Blending
Melaksanakan kegiatan pengolahan base oil dan aditif menjadi
produk pelumas sesuai program produksi dengan memperhatikan
kebutuhan bahan baku, blending order, dan koreksi blending serta
melakukan koordinasi dengan bagian filling dan fungsi terkait
lainnya untuk mencapai tingkat produksi sesuai kualitas yang
diharapkan. Melaksanakan kegiatan pengolahan base oil dan aditif
menjadi produk pelumas sesuai program produski dengan
menggunakan sarana dan fasilitas produksi secara optimal serta
penerapan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen
Lingkungan agar tercapai produk pelumas yang tepat mutu , jenis ,
dan jumlahnya.
14. Jr. Supervisor Filling PUC
Melaksanakan kegiatan pengisian produk jadi ke dalam
pembungkus lithos. Pail & Drum dengan memperhatikan persediaan
resale commodities, persedian produk jadi, pemeliharaan sarana dan
fasilitas serta menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan dan
Sistem Manajemen Mutu. Melaksanakan kegiatan pengisian produsk
jadi kedalam pembungkus lithos, Pail & Drum sesuai rencana
pengisian harian dan program produksi serta konsisten dalam

8
 penerapan SMM & SML untuk memenuhi rencana pengisian harian
dan program produski secara tepat mutu, jenis , jumlah dan waktu.
Melaksanakan produksi minyak lumas meliputi kegiatan, Mengatur
dan mengawasi pelaksanaan pengisian minyak lumas sesuai program
produksi harian.
15. Jr.Spv. Administrator Operation PUC
Melaksanakan kegiatan administrasi meliputi : administrasi
produk, laporan kegiatan produksi, disiplin administrasi MySAP,
memonitor lalu lintas barang dan memastikan implementasi SML dan
SMM agar tercipta pengelolaan administrasi yang baik. Mengelola
kegiatan administrasi produksi sesuai prosedur yang ditetapkan
dengan menerapkan system pengendalian intern sehingga
menghasilkan pelaporan / data pergerakan produk secara tepat waktu,
benar dan akurat serta menjamin legalitas masuk / keluar barang
dalam mendukung terselenggarakannya kelancaran operasi produksi.
Mengkoordinir penyusunan laporan kegiatan produksi sebagai bahan
evaluasi kegiatan produksi.
16. Supervisor Finance and HR Adm.
Mengelola kegiatan administrasi keuangan ( Administrasi
Keuangan & Anggaran) dan administrasi kepegawaian
( Korespondensi, RTK, Tertib Administrasi dan Kesejahteraan
Pekerja) dalam rangka mendukung kegiatan operasional untuk
mencapai proses produksi yang optimal. Supervisor Finance and HR.
Adm, membawahi Assistant Account Payable, Assistant Tax and
Reporting, dan Assistant General Affairs and HR.
17. Assistant Account Payable
Membuat mendata dan menyajikan Rekapitulasi kegiatan
Adminitrasi ( Administrasi Keuangan, Anggaran). Melaksanakan
verifikasi seluruh Dokumen invoice / tagihan di Production Unit
Jakarta. Melaksanakan Stock Opname / Bulan dan per Tri Wulan.
Melakukan verifikasi dokumen penagihan serta memastikan

9
 kelengkapan dokumennya. Membuat rekapitulasi penggunaan
anggaran vs realisasi. Melaksanakan penyusunan dan pencatatan
penggunaan anggaran operasi. Tertib administrasi dokumen keuangan
dan mendokumentasi seluruh dokumen keuangan.
18. Assistant Tax & Reporting
Membuat mendata dan menyajikan Rekapitulasi kegiatan
Administrasi (Administrasi Keuangan, Aset dan Tax). Melaksanakan
Verifikasi Tax seluruh dokumen invoice / tagihan, panjar kerja di
Production Unit Jakarta. Melaksanakan Stock Opname / Bulan dan
per Tri Wulan. Monitoring Material Balance PUC. Monitoring Bank
Garansi di PUC. Melaksanakan verifikasi pajak (PPN & PPh) pada
seluruh tagihan di Production Unit Jakarta. Membuat laporan
rekapitulasi pajak sesuai prosedur yang ditetapkan. Monitoring asset
di Production.
19. Assistant General Affairs & HR
Melaksanakan dan menyelenggarakan kegiatan SDM ( Payroll,
Korespondensi, RTK, Tertib Adminitrasi dan Kesejahteraan Pekerja
dan pelaksanaan PKB) serta adminitrasi kepegawaian.
Menyelenggarakan kegiatan korespondensi membuat surat-surat
dinas, Memorandum facsimile sesuai konsep. Mengawasi dan
memantau sarana dan fasilitas Perusahaan. Mengawasi dan
memonitor jaringan / LAN data (MySAP) guna menghindari
terjadinya kelambatan dan trouble pada system.

10