Notulen Rapat 12-12-2008

Surat Undangan No: 406/I3.30/TU/2008

Materi: Pengelolaan Pengarsipan Administrasi Pendidikan

Dihadiri Oleh: Ir. Toha Nursalam, SIP, M.Si.
Drs. B. Mustafa, Mlib.
Ir. Abdurrahman Saleh, MSc.
Ir. Rita Komalasari
Neni Sumarni
Ratnaningsih
Bambang S. Purwoko
Diah Krisnaningsih
Ratu Siti Zaenab

• Tujuan pertemuan : membahas masalah kearsipan terutama Administrasi Pendidikan;

• Mei 2009: IPB harus menyerahkan arsip statis ke DIKNAS;
• Arsip Perencanaan dan sejarah IPB, sebagian besar ada di Jln. Bungur;
• Permasalahan Arsip Kependidikan: Arsip akademik masih tersebar, sehingga
kemungkinan ada yang hilang, dan ketika dicari sulit ditemukan kembali;
• Arsip yang ada selama ini hilang secara alami Æ menyalahi aturan
• Tidak ada peraturan yang mengelola mana arsip yang harus di simpan dan mana yang
harus dimusnahkan;
• Perlu dirancang sistem kearsipan, agar sistem kearsipan IPB terstruktur dengan baik,
mudah dicari dan sesuai dengan kondisi akademik yang ada di IPB (adanya sistem mayor
minor);
• Nilai Kelulusan, ijazah, transkrip ada di Fakultas sampai dengan thn 2005;
• Personal file mahasiswa (PFM) s/d kelulusan masih disimpan di Fakultas Æ setelah lulus
PFM tersebut digudangkan Æ sulit ditemukan jika ada yang mencari kembali;
• Karena ada perubahan organisasi di IPB, terjadi pergeseran sistem kearsipan yang
menghawatirkan. Dahulu, PFM ada rangkap 4, kini karena ada KRS on line, berkas hanya
ada 1 kopinya, sehingga ketika dibutuhkan seringkali bingung ada dimana back up nya.
• Perlu SOP dan panduan tentang kearsipan IPB, sehingga ketika ada perombakan
organisasi dan pergantian pejabat, pengelolaan arsip tetap ada panduannya, sehingga
tidak bingung lagi, dan arsip tetap tertata dengan baik;
• Sejak ada sistem mayor minor, sistem kearsipan kurang jelas Æ menghawatirkan jika
dibiarkan berlarut-larut;
• Banyak kejadian arsip mahasiswa hilang/ susah dilacak arsipnya;
• Tidak semua Fakultas seragam sistem administrasi kearsipannya;
• Sebagai salah satu syarat akreditasi PT Æ arsip harus dikelola dengan baik Æ perlu Pusat
Arsip;
• Ijazah dan transkrip bisa dikirim ke Pusat Arsip IPB sebagai back up jika ada masalah-
masalah seperti di atas (kehilangan karena kebakaran, kebanjiran atau yang belum
diambil);
• Kondisi sekarang sebenarnya banyak arsip penting yang hilang karena
perubahan/perpindahan organisasi;
• Transkrip mahasiswa IPB sebagian besar ada di Fahutan (arsip dari BAAK);
• Dengan sistem SADAR Æ nilai mahasiswa yang sudah diupload dianggap selesai, karena
sudah dianggap masuk ke Pusat;
• Sistem Mayor Minor Æ nilai tersebar dan ada dimana-mana, jadi kesulitan ketaka
mengumpulkan nilai;
• Sistem kearsipan di FEMA dan FEM masih belum tertib, jika mencari arsip semua file
harus dibongkar;
• SPPMB panitianya ada di LT II Rektorat, belum jelas filenya tertib atau tidak? Mengalir
atau tidak? Æ hanya sampai di TPB?;
• AJMP akan menyetor Foto kopi ijazah dan Transkrip yang sudah dilegalisir ke Pusat
Arsip;
• Setiap unit kerja sebaiknya ada arsiparis, tidak perlu arsiparis dikumpulkan di Pusat Arsip
• Unit-unit di IPB harus sering diingatkan masalah penataan arsip;
• Perlu adanya pembinaan arsiparis yang berkesinambungan;
• Perlu adanya SOP dan Panduan kearsipan;

Bogor, 12-12-2008