.

PENGELOLAAN ASSET
BINTANI MEGAHINDAH No Doc : Disetujui : BOD
Revisi : 00 Diketahui : Dept Head
WORK INSTRUCTION Tgl : 20-Januari-2022 Halaman ke 1 dari total 7

A. REFERENSI
1. SOP-GA01-00
2. SOP-GA02-00
3. SOP-GA03-00
4. SOP-GA04-00

B. ALAT / DOKUMEN YANG DIPERLUKAN

1. Form Peminjaman barang
2. Form Pengembalian barang
3. Form Maintenance asset
4. Form Discharge asset
5. Berita acara/tanda terima

C. PIHAK PELAKSANA
1. General Affair
2. Seluruh manajemen dan Karyawan PT. Bintani Megahindah

D. PELAKSANAAN KERJA
1. Definisi Asset
a. Fixed Asset:
Definisi:
Asset berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun
terlebih dahulu yang digunakan dalam operasi perusahaan dan tidak
dimaksudkan untuk dijual serta bersifat tetap/tidak habis pakai yang
mempunyai masa manfaat lebih dari 1 (satu) tahun dan bernilai lebih dari 1
(satu) juta rupiah.

Format nomor asset

FA-aa-bb-cccc.
FA : Fixed Asset
Aa : kode PIC
GA – General Affair
Bb : dua digit tahun perolehan
Cccc : nomor urut asset

Permintaan:
Mengisi Form New Asset Request yang ditanda-tangani oleh GM atau BOD

Writeoff:
Barang yang sudah tidak dipakai dilakukan writeoff dengan persetujuan GM
atau BOD dan dilaporkan ke akunting.

b. Fasilitas Kantor/Fixed Asset Supplies:

Definisi:
.
PENGELOLAAN ASSET
BINTANI MEGAHINDAH No Doc : Disetujui : BOD
Revisi : 00 Diketahui : Dept Head
WORK INSTRUCTION Tgl : 20-Januari-2022 Halaman ke 2 dari total 7

Asset berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun
terlebih dahulu yang digunakan dalam operasi perusahaan dan tidak
dimaksudkan untuk dijual namun bersifat tidak tetap/habis pakai atau
mempunyai masa manfaat kurang dari 1 (satu) tahun atau bernilai kurang dari
1 (satu) juta rupiah, atau barang hibah, hadiah dan lain-lain yang dicatat
sebagai Fixed Asset dengan category Supplies.

Format nomor asset :

SP-aa-bb-cccc
SP : Fixed Asset Suplies
Aa : kode PIC
GA – General Affair
Bb : dua digit tahun perolehan
Cccc : nomor urut asset

Permintaan:
Mengisi Form New Asset Request yang ditanda-tangani oleh GM atau BOD

Writeoff:
Barang yang sudah tidak dipakai dilakukan writeoff dengan persetujuan GM
atau BOD dan dilaporkan ke akunting.

c. Consumable:
Definisi:
Barang-barang yang mempunyai umur masa pakai dimana barang habis pakai
setelah jangka waktu tertentu.

Format nomor asset:

Consumable tidak dicatat sebagai asset.

Permintaan:
Pembelian barang-barang consumable dilakukan dengan mengisi form request
consumable yang telah disetujui oleh Manager.

Writeoff:
Barang yang sudah tidak dipakai langsung dibuang.

d. Cost:
Definisi
Biaya yang ditimbulkan karena adanya service terhadap barang-barang rusak.
Biaya yang timbul dari service bisa berupa; biaya jasa, pembelian services,
biaya penggantian spare-partnya, biaya upgrade. Spare-part bisa merupakan
bagian dari unit asset, bisa juga asset itu sendiri diganti dengan barang baru
oleh vendor.
Contoh:
.
PENGELOLAAN ASSET
BINTANI MEGAHINDAH No Doc : Disetujui : BOD
Revisi : 00 Diketahui : Dept Head
WORK INSTRUCTION Tgl : 20-Januari-2022 Halaman ke 3 dari total 7

 Biaya jasa perbaikan laptop, mobil, ac, server dan lain-lain, termasuk
penggantian spare-part.
 Biaya upgrade laptop dengan penambahan memory, harddisk dan lain-
lain.
 Pembelian service; kontrak service/maintenance dengan pihak ketiga.

Perubahan dari penggantian, baik itu penggantian sebagian maupun

penggantian keseluruhan tidak merubah pencatatan data asset dari segi nilai.
Perubahan hanya terjadi untuk pencatatan part-number atau serial-number.
Perubahan ini dibuatkan berita acara.

Format nomor asset:

Cost tidak dicatat sebagai asset.

Proses Klaim:
Semua proses pengajuan service, pembelian spare-part dan upgrade harus
mendapatkan persetujuan Manager dan klaim dilakukan dengan melampirkan
penawaran yang sudah diapproval oleh Manager dan invoice.

Writeoff:
Barang rusak dibuang dengan dokumentasi yang diarsip oleh GA.

2. Informasi Asset
Data asset dicatat dalam Asset Management dengan beberapa informasi:

a. Nomor Asset
Nomor Asset akan dicreate secara manual pada saat update data asset.

b. Pisik Asset
Pisik asset berupa:
 Land
 Building
 Car
 Computer, Server & Peripheral
 Office Equipment

c. Serial Number
Serial Number asset merupakan nomor unik yang terdapat di barang asset bisa
berupa Serial Number, Instan Number, Nomor Polisi, atau nomor dokumen
yang merujuk kepada barang secara unik.

d. No.Series
Format nomor asset
.
PENGELOLAAN ASSET
BINTANI MEGAHINDAH No Doc : Disetujui : BOD
Revisi : 00 Diketahui : Dept Head
WORK INSTRUCTION Tgl : 20-Januari-2022 Halaman ke 4 dari total 7

ASSET SUPPLIES
Owner
Code Starting No. Code Starting No.
GA FA-GA FA-GA-YY-xxxx SP-GA SP-GA-YY-xxxx

e. Parent ID
Nomor Asset parent bila asset merupakan sub-bagian dari main unit.

f. Part Number
Part Number dari asset. Part Number bisa berupa Part Number, Type barang
yang merujuk kepada spesifikasi barang asset.

g. Keterangan
Keterangan bisa berupa nomor PO, Nama Projek yang merujuk kepada
pengadaan barang asset.

3. Pencatatan Asset dan Fasilitas Kantor

a. Departemen GA melakukan pencatatan terhadap Aset dan Fasilitas Kantor
yang keluar, masuk dan peminjaman. Hal – hal yang dicatat yaitu jenis barang,
tanggal keluar/masuk, peminta barang (Karyawan/Departemen) dan Paraf
peminta barang

b. Departemen GA melakukan pengecekan kondisi dan jumlah Aset dan Fasilitas

Kantor di setiap bulannya dan membuat laporannya

c. Apabila setelah dilakukan pengecekan terjadi kerusakan atau kehilangan atau

selisih pada Aset dan Fasilitas Kantor, Departemen GA akan menindaklanjuti
hal tersebut

d. Staf GA menerima asset beserta dengan form berita acara serah terima asset
dari staff purchasing

e. Staff GA Melakukan pengecekan kesesuaian antara data pada BAST

Purchasing dengan asset yang diterima

f. Jika asset dan BAST telah sesuai, maka Staff GA menandatangani BAST dan
kemudian melakukan dokumentasi/foto asset

g. Staff GA kemudian membuat daftar asset tetap dan memberi nomor kode asset
tetap

h. Setelah dilakukan pemberian nomor kode asset, kemudian staff GA melekukan

serah terima asset/fasilitas kantor kepada pengguna. Serah terma ini ditandai
dengan pengisian dan penandatanganan form peminjaman asset/fasilitas
kantor
.
PENGELOLAAN ASSET
BINTANI MEGAHINDAH No Doc : Disetujui : BOD
Revisi : 00 Diketahui : Dept Head
WORK INSTRUCTION Tgl : 20-Januari-2022 Halaman ke 5 dari total 7

i. Jika dalam periode penggunaannya, asset/fasilitas dipindahkan, baik secara

tetap maupun sementara, baik pemindahan lokasi maupun pengguna
(dipinjamkan), maka departemen pengguna dan departemen yang melakukan
peminjaman asset wajib untuk memberitahukan kepada departemen GA untuk
dilakukan pencatatan dalam log book asset dan serah terima asset/fasilitas

j. Jika ternyata dalam periode penggunaannya asset telah dipindahkan baik

secara tetap maupun sementara, baik pemindahan lokasi maupun pengguna
(dipinjamkan) tanpa ada pemberitahuan kepada departemen GA, maka akan
menjadi subjek penindakan disiplin dan konsekuensi dari hal tersebut seperti
dan tidak terbatas pada kehilangan, kerusakan akan tetap menjadi tanggung
jawab departemen pengguna yang tercatat pada log book departemen GA

k. Departemen GA akan memberikan laporan asset kepada departemen

Finance& Accounting setiap terjadinya mutasi, kehilangan atau pergantian
asset/fasilitas kantor dan setiap periode 3 bulan sekali

4. Aset dan Fasilitas Kantor yang Rusak dan Hilang

a. Ketentuan Aset dan Fasilitas Kantor Rusak

 Karyawan wajib melaporkan setiap Aset dan Fasilitas kantor yang rusak
ke Departemen GA untuk dilakukan pendataan
 Karyawan wajib mengisi formulir serah terima pengembalian Aset dan
Fasilitas kantor yang telah ditandatangani oleh karyawan, atasan
langsung, kepala departemen dan GA
 Departemen GA melakukan pengecekan kelengkapan, kondisi Aset dan
Fasilitas kantor yang rusak serta mencatatkan penyebab kerusakannya
dan jika dibutuhkan akan berkoordinasi dengan departemen terkait
 Jika kerusakan bisa diperbaiki maka Departemen GA akan
berkoordinasi dengan pihak internal untuk melakukan perbaikan.
Apabila pihak internal tidak dapat melakukan perbaikan maka
Departemen GA akan menginformasikan kepada pengguna untuk
melakukan permintaan pengadaan jasa melalui system PR
 Jika kerusakan tidak dapat diperbaiki maka dilakukan penggantian
barang
 Jika kerusakan tersebut disebabkan karena kelalaian karyawan maka
karyawan bertanggung jawab untuk mengganti biaya perbaikan atau
melakukan penggantian berupa barang yang sama (sesuai spesifikasi).
Apabila barang sudah tidak di produksi (diskontinyu) maka penggantian
dilakukan dalam bentuk uang (sesuai dengan harga beli/ sesuai dengan
harga penyusutan didepartemen akunting)
 Jika penggantian dalam bentuk barang, maka akan menjadi hak milik
perusahaan, dan kembali kepada proses pencatatan asset/fasilitas
kantor
.
PENGELOLAAN ASSET
BINTANI MEGAHINDAH No Doc : Disetujui : BOD
Revisi : 00 Diketahui : Dept Head
WORK INSTRUCTION Tgl : 20-Januari-2022 Halaman ke 6 dari total 7

 Jika kerusakan tersebut disebabkan bukan karena kelalaian karyawan

maka penggantian barang menjadi tanggung jawab perusahaan

b. Ketentuan Aset dan Fasilitas Kantor Hilang

 Karyawan wajib melaporkan setiap Aset dan Fasilitas Kantor yang
Hilang ke Departemen GA sesegera mungkin
 Departemen GA mengidentifikasi penyebab kehilangan dan melakukan
pencatatan di logbook Aset dan Fasilitas Kantor
 Karyawan wajib mengisi formulir kehilangan barang disertai dengan
Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian
 Jika kehilangan tersebut disebabkan karena kelalaian karyawan maka
karyawan bertanggung jawab untuk melakukan penggantian berupa
barang yang sama (sesuai spesifikasi). Apabila barang sudah tidak di
produksi (diskontinyu) maka penggantian dilakukan dalam bentuk uang
(sesuai dengan harga beli)
 Jika kehilangan tersebut disebabkan bukan karena kelalaian karyawan
maka penggantian barang menjadi tanggung jawab perusahaan

c. Pemeliharaan
 Departemen GA melakukan pemeliharaan fasilitas kantor antara lain
seperti pemeliharaan mess karyawan, ruang kerja, kantin dan bangunan
lainnya, seperti juga pemeliharaan AC, melakukan Pest Control dan
penyemprotan disinfektan secara rutin. Pemeliharaan terhadap
kendaraan operasional perusahaan yang berada dibawah penggunaan
departemen GA menjadi tanggung jawab departemen GA untuk
melakukan pemeliharaan
 Departemen GA menyiapkan dan memberikan jadwal rutin ke vendor
terkait pemeliharaan tersebut
 Departemen pengguna melakukan pemeliharaan asset yang digunakan
oleh departemen pengguna tersebut. Misal dan tidak terbatas pada
pemeliharaan kendaraan berat, pemeliharaan genset,
pemeliharaan/kalibrasi alat total station
 Jadwal pemeliharaan asset diatur oleh masing-masing departemen
pengguna untuk melakukan penjadwalan yang memadai dan sesuai
dengan kebutuhan asset agar asset/fasilitas kantor tetap dapat
beroperasi dengan baik

d. Pengendalian Internal
 Setiap karyawan yang mengetahui adanya pelanggaran atas SOP ini
wajib untuk melaporkan pelanggaran tersebut
 Karyawan melakukan pelaporan pelanggaran SOP ini kepada
atasannya secara langsung, kepada GA, atau kepada Direksi.
Pelaporan ini dapat dilakukan secara anonymous, dimana dalam hal
tersebut pihak yang menerima laporan tidak boleh mengungkapkan
identitas si pelapor
.
PENGELOLAAN ASSET
BINTANI MEGAHINDAH No Doc : Disetujui : BOD
Revisi : 00 Diketahui : Dept Head
WORK INSTRUCTION Tgl : 20-Januari-2022 Halaman ke 7 dari total 7

 Setiap pelanggaran atas SOP ini merupakan dasar atas pengenaan

sanksi berupa:
a) Teguran tertulis
b) Faktor memberatkan dalam kebijakan remunerasi serta promosi
c) Pemberhentian hubungan kerja
 Pemberian sanksi tergantung tingkat dan frekuensi pelanggaran yang
dilakukan.

------------------END--------------------