NOTULEN

Sharing Session with coach Adenel

“Basic Knowledge of Export”

Tempat : Clubhouse – Indonesia Export Channel

Hari/Tanggal : Sabtu, 2 April 2022
Pukul : 21.00 – 23.25 WIB
Ketua Umum : Ronnie Aban
Narasumber : Eliza Aprilia (Adenel)
Moderator : Julian Indra
Notulis : Astri Rantini

Ibu Adenel pernah menempuh pendidikan di Bandung, Universitas Padjajaran jurusan Agribisnis, lulusan
tahun 2018. Kemudian bekerja di salah satu perusahaan Jepang

1. PERSIAPKAN INTERNAL
Sebelum mengeluarkan PO atau saling bertukar PO (Purchase Order) dengan PI (Proforma
Invoice) antara buyer dengan seller, hal pertama yang harus kita pastikan adalah internal kita
sendiri seperti komoditi yang kita punya, supplier, dan kualitas perusahaan.
Rumus 3 C :
1. Costumer
2. Company
3. Competitor

Sebelum kita ke Costumer dan ke Competitor, pastikan bahwa perusahaan supplier yang kita ajak
kerjasama mampu memenuhi yang buyer inginkan. Pastikan produk tersebut mampu memenuhi
kualitas ekspor. Dalam hal ini terdapat Prinsip 3K :

1. Kuantiti : atur kuantiti berapa yang bisa kita ekspor agar tidak mengalami kerugian
2. Kualitas : pastikan supplier dapat memenuhi kualitas yang buyer inginkan
3. Kontinuitas: pastikan bahwa supply mu bisa berkelanjutan

Berkomunikasilah dengan buyer berdasarkan data, bukan kata.

2. PUNYADEEP KNOWLEDGETENTANG EKSPOR

Ketahui alur, jenis-jenis dokumen dan istilah-istilah dalam ekspor. Ketika kita tidak tau perbedaan
jenis BL (Bill of Lading) dan tidak tau BL mana yang bisa original, BL mana yang bisa di foto saja,
atau yang bisa via email, kita bisa di tipu.

Contoh : kita melakukan transaksi yang sudah di DP 50% (Down Payment) oleh buyer.
Pelunasannya ketika di port tujuan negara buyer, dan buyer mengatakan bahwa nanti fotokan
saja BL nya. *Udah seneng nih yekaan...*

Karna yang kita ketahui bahwa buyer tidak bisa buka kontainer ketika mereka tidak memegang
original BL dan dokumen fisik BL nya masih kita pegang.Di dalam PO buyer ini meminta
 Surrender BL, kontainer di kirim, buyer minta foto BL tanda kita sudah melakukan pengiriman
yang mana kita tidak tau bahwa Surrender BL ini bisa digunakan buyer untuk membuka
kontainer hanya dengan menunjukkan foto atau email.

Contoh lain kita harus tau singkatan atau istilah,

seperti ETD (Estimation Time of Departure) : perkiraan kapal berangkat.
ATD (Actual Time of Departure) : waktu pasti keberangkatan.

3. PUNYA TEAM
Ekspor terlalu luas untuk kita pelajari sendiri. Bagi tugas berdasarkan kemampuan masing-
masing.
Ada yang menangani dokumen, finance, marketing, atau ada yang punya keahlian dalam get in
touch ke costumer entah itu dengan bahasa, psikologi atau apapun yang bisa membuat kita deal
dengan costumer tersebut. Bekerjasama, jangan sendirian
4. FUNDING / CAPITAL
Funding bisa melalui stakeholder, pemerintah, investor. Kita perlu dana atau orang-orang yang
bisa support seperti kerjasama dengan Bank.

Contoh : Ibu Adenel menggunakan Bank MUFG yang memiliki 2 fasilitas dimana ketika LC
original kita sudah terbit, fasilitas pertama collecting LC dan yang kedua negotiation LC.
LC kita itu seperti sertifikat rumah, bisa di gadaikan, bisa di jual atau bisa di tukar uang dengan
catatan LC kita itu original, irrevocable, bisa at sight dan bisa usance LC.
Misal kita punya usance LC dibayar 90 hari setelah kapal berangkat. Menunggu 3 bulan waktu
kita kembali itu terlalu lama, jika kita dapat LC 1 M, kita bisa menguangkan original LC kita
dengan cara bekerjasama dengan Bank untuk mendapat 800 juta. Jika kita tau caranya, LC kita
ini bisa jadi surat hutang, walaupun ada bunga nya, karna ada regulasinya.

5. CARA MENGATUR HARGA

Rules 1 : Kita bisa menentukan harga dengan cara mengkalkulasikan margin yang kita inginkan.
Jika kita ingin margin 20%, tapi buyer mengingkan harga di bawah dari margin kita, tinggalkan.
Berarti dia bukan target kita

Rules 2 : Cari tau harga di pasar dan harga kompetitor

Rules 3 : Tanya ke costumer berapa target price mereka. Walaupun margin yang kita dapat
sedikit lebih kecil dari margin pada rules 1, gak masalah, karna cara yang kita gunakan adalah
dengan rules costumer price.

Bebas menggunakan rules yang mana, karna tidak ada rules yang mutlak dalam menentukan
profit.

PERTANYAAN :

1. Ahmad Zaini regional Kalimantan Tengah : Bagaimana etika menghadapi supplier pertama kali ?
 = Tempatkan diri kita jadi mereka, perlakukan orang lain sebagaimana kamu ingin diperlakukan.
Pastikan kita tau hal-hal yang diinginkan supplier, seperti supplier ingin untung, ingin di bayar
cash. Cari supplier dari orang terdekat, kalau bisa tidak lintas daerah karena lebih mudah dalam
komunikasi, negosiasi dan kepercayaan.

2. Rista regional Jawa Barat :

a. Apakah padat karya bisa bisa menerima LC ?

b. Apakah menerima LC harus memiliki perusahaan ? Karena 8 tahun saya usaha selalu transaksi
menggunakan rekening pribadi

= Untuk mendapatkan funding tentu ada kriteria tertentu. Tapi untuk perusahaan pemula
sepertinya perlu dipastikan lagi apakah bisa medapat pendanaan LC, semoga bisa, selagi kita
pegang original LC 100%.
Ketika pembiayaan pekerja sudah 50% dari invoice, coba nego dengan costumer T/T dulu di awal
50%, sisanya menggunakan LC.

= Buyer yang ingin bertransaksi dengan kita ingin mencari tau legalitas kita, keberadaan
perusahaan kita. Jika kita tidak memiliki CV/PT, bagaimana buyer bisa yakin bahwa barang
mereka akan kita kirim, darimana mereka mencari tau yang mungkin nama perusahaan kita juga
gak aa di internet. Kita mungkin memiliki portofolio bahwa banyak brand/vendor ngambil barang
dari kita, tapi itu bukan portofolio resmi.
Sama hal nya ketika kita ingin import barang ke Indonesia, pasti kita akan mengecek legalitas
perusahaan supplier kita di luar negri, apakah di internet ada pemberitaan aneh-aneh tentang
perusahaan ini.
IEC bisa membantu jika ingin membuat PTP (PT Perseorangan).

Tambahan dari pak Andi Sirait : Kalau sudah transaksi luar negri, saran saya minimal PTP, dan
sekarang CV itu 2,7 juta sudah clear. Untuk PT 5 juta sudah clear. Saya sarankan jika ingin
berbisnis, ayo berbisnis dengan benar. Apalagi LC itu tidak bisa tanpa nama perusahaan, tidak
ada fasilitas. Kemudian kalau transaksi masih di bawah USD 5000 negosiasi T/T.

Tambahan dari pak Ronnie Aban : Untuk pembiayaan bisa menjaminkan instrumen pembayaran
seperti LC, SKBDN, atau SCF dan lain-lain. Tapi ada juga bank yang berani, karna Funding itu pasti
melihat term and conditionnya. Makanya kita harus hati-hati dalam memanagment nya. Kalau
bicara tantang term of payment ini jangan setengah-setengah, harus spesifik agar
pemahamannya juga gak setengah-setengah. Khawatirnya pada saat negosiasi dengan buyer dan
pemahaman kita setengah-setengah, ada point-point yang gak kita pahami, tapi iya-iya aja. LC
keluar, malah bingung.

Tambahan dari Ibu Adenel : Ini terkait pada point ke 2 yaitu deep knowledge about exporting. Di
dalam pembayaran memang ada beberapa, tapi saran saya ambil lah LC itu ketika ilmu temen-
temen tentang ekspor itu sudah memadai, karna point LC itu sangat amat menjebak. Bahasa-
bahasa yang digunakan dalam LC itu bukan bahasa inggris sehari-hari tapi lebih formal dan surat-
menyurat, jadi harus di baca per point per bab agar tidak mendapat diskrepansi. Kalau saya
mendapatkan diskrepansi nya 1,5 – 2 juta. Bahkan di dalam UCP 600 (Uniform Customs &
Practice for Documentary Credits) ada peraturan dimana jika dokumen tidak sesuai dengan LC
atau diskrepansi tidak dapat di toleransi maka buyer berhak tidak membayar produk kita. Ini
sangat krusial
Kalau misalnya using Bank masih terima untuk house BL kita cuma bayar diskrepensi sebesar 2
juta. Tapi kalau mereka tidak terima atau di negara buyer ternyata house BL tidak bisa untuk
ekspor maka pihak dari buyer berhak untuk tidak membayar itu.
Payment dalam ekspor saya bagi 3 :
1. Payment yang menguntungkan buyer = dibayar di saat barang sampai di negara buyer. Ini
menguntungkan buyer tapi merugikan kita.

2. Payment yang menguntungkan seller = 100% advance payment, tapi ini biasanya melalui link
yang kuat, rekmendasi yan kuat dan ada jaminan, ada kemungkinan terjadi pembayaran di
awal.

3. Bill of Exchange / Documentation of Bill = ini pembayaran tengah-tengah (ada LC, DP dan DA).
Derajat paling tinggi adalah LC karena paling aman, paling kuat dan paling terjamin. Pada LC,
DP dan DA sama-sama melibatkan 4 komponen yaitu advising bank, issuing bank, eksportir
dan importir. Tapi bedanya, LC ini dijamin oleh issuing bank kalau misalnya tiba-tiba buyer
kabur gak mau bayar. Maka issuing bank lah yang bakal nalangin.
Ketika costumer mau mengeluarkan LC, kita boleh memberikan trust ke costumer 50% karna
proses sebuah perusahaan untuk menerbitkan LC bukanlah mudah, akan ada pengecekkan
yang dilakukan oleh bank seperti BI Checking mereka harus bagus, kinerja perusahaan harus
bagus, tidak pernah telat pajak, proses ekspor impor tidak pernah bermasalah, dan tidak ada
gagal bayar / terlilit hutang. Jadi ketika LC mereka di approve, kemungkinan perusahaan
mereka di luar negri bagus.

Tambahan : sedikit penjelasan tentang Freight Collect dan Freight Prepaid di BL

Freight Collect harus di mention untuk kategori FOB dan FCA (Free Carrier).
Sedangkan Freight Prepaid harus di mention untuk CIF (Cost Insurance Freight), CFR (Cost and
Freight) dan DDP (Delivered Duty Paid).
Jadi pastikan kalau FOB harus ada tulisan Freight Collect di BL nya, dan ini selalu di mention pada
LC.

3. Pertanyaan Rafi Abu Bakar : Bagaimana cara email buyer yang efektif agar di notice buyer
karena saya sudah jalan 7 bulan sedikit sekali di notice lewat email ?

Ada beberapa faktor ketika kita tidak di respon buyer, kemungkinan buyer sudah memiliki
supplier yang loyal atau ketika buyer melihat perusahaan kita belum begitu cukup untuk
membuat mereka percaya. Sebenarnya format email gak ada yang pasti, tapi sedikit tips :
Pertama, selalu mention nama buyer.
Kedua, isi subjek email dengan kata-kata yang eye catching misal the best coffee in Sumatera.
Karena buyer pasti menerima ratusan email yang belum tentu di buka semua.
Ketiga, pada badan email, jelaskan siapa kita, perusahaan seperti apa, punya produk apa.
Menurut saya gak mesti selalu ngirim katalog. Biasanya saya beri tau produk saya, tapi saya juga
tanya mereka butuhnya apa.

4. Pertanyaan Suda Wiweka : Bagaimana kalau kita deal FOB lalu buyer minta tolong untuk
carikan freight dengan kita dan bayar direct ke forwarder kita ? Itu Freight Prepaid atau Freight
Collect ?
Ini biasa karna harga pengiriman yang fluktuatif dan sulit di prediksi. Sehingga company daripada
melakukan perhitungan yang salah, lebih memilih FOB. Jika buyer minta carikan dengan kita,
jangan sampai buyer get in touch dengan forwarder kita. Cukup di fotokan rincan biaya
pengiriman yang kita dapat dari forwarder, kita convert ke US Dollar. Setelah di fotokan, kita buat
invoice terpisah.
Tetap menjadi freight collect, tapi invoice untuk ocean freight nya kita buat terpisah.

Tambahan dari pak Andi Sirait : saran saya, harga FOB di deal kan dulu. Kemudian pak Suda nego
dengan buyer karna cost freight ini makin lama makin naik, oleh karena itu kita memberikan
option untuk buyer tunjukkan liner mana yang murah, di pisah dari harga FOB. Jika itu di setujui,
akan di totalkan menjadi CFR sehingga akan menjadi Freight Prepaid. Otomatis buyer akan bayar
ke pak Suda, dan pak Suda harus bayar ke forwarder. Jadi ada 2 invoice kalau mau pake Freight
Collect, kalau Freight Prepaid cukup 1 invoice.

5. Pertanyaan pak Levi : Apakah memang tidak memungkinan kita menggunakan sistem
pembayaran T/T dimana againts BL itu ? Karna kalau T/T kita bisa meminimalisir modal
produknya e supplier ?
Sebenarnya tidak ada ilmu yang mutlak ketika kita ekspor ini harus pake ini atau sebagainya,
yang penting kita tau plus minus dalam payment tersebut. T/T memang paling mudah, LC agak
sedikit ribet, tapi ada plus minus nya.
T/T kalau bisa base on BL, selagi original BL dan buyer mau memberikan DP 50% , kemudian T/T
by base original BL 50%. Jika kita sudah trust, kita cari di Linkedin dan internet apakah
perusahaan mereka bagus, cek di ITPC juga, dan kita percaya. Silahkan kalau mau T/T ketika
againts original BL, tapi mereka masih bisa kabur. Sehingga barang kita tanpa pemilik di
pelabuhan dan bisa kena demurrage. Kalaupun kita pernah bertemu dengan buyer, T/T tetap
berpotensi buyer kabur dan tidak melunasi barangnya.

6. Pertanyaan pak Rayindra :

1. Switch BL
2. Siapa saja yang bisa melakukan switch BL yang notabennya kita bukan sebagai shipper tapi
ingin mengubah nama shippernya ?
3. Jika term pembayaran yang dilakukan adalah LC yang notaben dokumen BL adalah sebagai
salah 1 syarat untuk pencairan LC, bagaimana posisi switch BL disana ?
4. Bagaimana pendangan buyer / importir terhadap switch BL, apakah Legal ?
BL itu wajib house BL kalau ingin switch BL. Jadi BL yang nanti ada di Indonesia di kirim ke Jerman
(misal), BL yang dari Jerman di switch/diganti karena dia house BL karena house BL yang
diterbitkan forwarder Indonesia bisa di ganti oleh forwarder Jerman yang menyebabkan data
atau identitas Indonesia hilang dalam BL ini.
Jadi BL ini nantinya di ganti, seller nya adalah Jerman, buyernya adalah Polandia padahal tulisan
awal di BL ini, sellernya adalah Indonesia, buyernya Polandia, tapi di BL ini ada tulisan notify
party : Jerman’s Company.
Jadi ketika liner atau negara Jerman sudah melihat notify party sudah tau bahwa ini observe
trading (ada pihak ketika), jadi bukan hal yang ilegal.
Tapi CO wajib menggunakan shipper yang asli, jadi kalau berinteraksi dengan observe trading
mau gak mau kita tidak memakai CO. Pastikan bahwa produk yang masuk ke sebuah negara
tidak memerlukan CO. Karna walaupun dirasa sudah aman, di invoice tidak ada data diri seller
pertama di Indonesia, BL juga aman, tapi CO tidak bisa di ubah.

Kemudian terkait LC,

LC di Indonesia di terbitkan masuk ke Jerman nanti diterbitkan nya transferable LC. Semua
dokumen yang dibutuhkan LC di kirim ke Jerman, nanti dengan transferable LC itu di ubah
menjadikan dokumen tersebut bakal di ganti nama terkait invoice, BL dan lain-lain untuk di ganti
dengan LC baru yang menyebutkan sellernya tadinya Indonesia sekarang Jerman, tapi tujuan nya
tetap Polandia. Nah transferable LC inilah yang digunakan untuk mengirim barang ke Poland.

Pertanyaan lanjutan :
Kalau case intermediate nya bukan negara, tapi switch BL disini adalah untuk menutupi nama
pabrik supplier kita, tapi tetap kita yang direct ke negara importir, case nya kita ingin mengganti
nama shippernya dengan nama kita ?
Kalau kita menjadi trader di dalam ekspor ini, memang ada sertifikat-sertifikat sendiri yang tidak
bisa kita ubah namanya. Jadi mau gak mau kita harus mencantumkan sendiri nama perusahaan
supplier kita.