BAB III

TINJAUAN KHUSUS
PT. ENSEVAL MEGATRADING Tbk.

3.1 Sejarah PT. Enseval Megatrading Tbk.

PT. Enseval didirikan pada Oktober 1973, sebagai akibat dari pemisahan
fungsi distribusi dari pemasaran dan produksi PT. Kalbe Farma bersama anak
perusahaan. Dalam perkembangannya PT. Enseval juga berkembang menjadi
distributor umum, tidak saja menjadi distributor produk-produk farmasi saja tapi
juga mencakup produk keperluan konsumen, alat-alat kedokteran bahkan agen
dan distributor bahan-bahan dasar kimia untuk industri farmasi, kosmetik dan
industri makanan. Sejalan dengan perkembangan perekonomian Indonesia.
PT. Enseval juga melakukan diverifikasi ke berbagai usaha diluar bidang
perdagangan dan distribusi. Ketika manajemen mengambil kebijaksanaan untuk
kembali ke bidang usaha inti pada tahun 1993, maka semua kegiatan usaha
perdagangan dan distribusi dipindahkan ke PT. Erya Gupta Cempaka suatu
Perseroan yang didirikan pada tahun 1988 yang selanjutya pada 6 Agustus
berganti nama menjadi PT. Enseval Putera Megatrading. Pada tanggal 1 Agustus
1994 Perseroan tercatat di Bursa Efek Jakarta sebagai PT. Enseval Putera
Megatrading Tbk.
Kegiatan perseroan difokuskan pada jasa distribusi dan perdagangan, yang
terdiri atas 4 divisi, yaitu:
 Divisi penjualan dan distribusi produk farmasi
 Divisi penjualan dan distribusi produk barang konsumsi, obat bebas dan
nutrisi
 Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan dan perlengkapan
kesehatan
 Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industri farmasi,
kosmetik, makanan dan keksehatan hewan.

23
 24

Hingga kini, PT. Enseval Megatrading Tbk. memiliki 45 cabang yang

tersebar di seluruh kepulauan Indonesia. Perseroan ini juga memiliki
insfrastruktur yang memadai guna menunjang kelancaran operasional logistrik
yaitu 2 Regional Distribution Centre berupa fasilitas gudang besar yang berada di
Jakarta dan Surabaya. Masing-masing cabang memiliki gudang dan armada
pengiriman serta personil lengkap guna menunjang kegiata operasional dan
keperluan pihak pemasok (Prinsipal) dan Pelanggan (Outlet).
PT. Enseval Megatrading Tbk. mempunyai 5 anak perusahaan yaitu:
 PT. Tri Sapta Jaya
 PT. Millenia Dharma Insani
 PT. Enseval Medika Prima
 PT. Global Chemindo Megatrading
 PT. Renalmed Tiara Utama
PT. Tri Sapta Jaya yang juga bergerak dibidang usaha distribusi produk
farmasi dan kesehatan akan berfokus untuk memperluas jaringan distribusi
farmasi ke pasar bawah dan juga lebih menjangkau daerah-daerah terpencil.
PT. Millenia Dharma Insani didirikan pada tahun 2003, dikembangkan dari
hanya bisnis apotek menjadi klinik dengan nama Mitrasana. Klinik Mitrasana
menyediakan fasilitas kesehatan yang ekonomis dan terintegrasi yang meliputi
praktek dokter, farmasi, laboratorium dan mini market (4-in-1). Dengan visi
menjadi klinik pilihan keluarga Indonesia dengan pelayanan prima dan harga
terjangkau, Klinik Mitrasana ini kini telah menambah jumlah klinik menjadi
empat buah di tahun 2008 di area Cikarang dan Bekasi sekitar 60 km dari Jakarta.
PT. Global Chemindo Megatrading yang juga didirikan pada November
2007 merupakan anak perusahaan yang bergerak di bidang bahan baku akan terus
berfokus pada penjualan bahan baku baik ke pelanggan dalam grup maupun non
grup. PT. Global Chemindo Megatrading kini sudah mulai kegiatan usaha secara
independen sejak bulan Ooktober 2008.
Sebagai langkah diverifikasi jenis layanan dalam bidang kesehatan PT.
Enseval Putera Megatrading mendirikan anak perusahaan yaitu PT. Renalmed
Tiara Utama pada bulan Juli 2008 dan Perseroan melakukan akuisisi usaha
penyediaan bahan-bahan dan mesin hemodialisa bagi pasien gagal ginjal ke
 25

rumah-rumah sakit dan klinik-klinik pada tanggal 27 Oktober 2008 dari pihak
ketiga yang meliputi: kendaraan, mesin hemodialisa dan persediaan dimana
sekaligus PT. Renalmed Tiara Utama secara resmi memulai kegiatan usahanya di
bulan yang sama.
PT. Enseval Putera Megatrading Tbk. Cabang Bandung terbagi dalam lima
divisi yaitu:
a. Pharma atau ethical untuk menjual dan mendistribusikan produk obat-obatan
yang termasuk daftar obat keras atau obat yang harus dengan resep dokter
kepada outlet.
b. CHD (Care healt distribution) untuk menjual dan mendistribusikan produk-
produk OTC (obat bebas dan obat bebas terbatas).
c. KND (Kalbe nutrition distribution) untuk menjual dan mendistribusikan
produk-produk nutrisi (susu bayi, susu ibu hamil dan menyusui, bubur bayi).
d. CHB (Care healt beauty) untuk menjual dan mendistribusikan produk-produk
kosmetika.
e. MIDI (Medical instrument and Diagnostic) untuk menjual dan
mendistribusikan produk-produk alat kesehatan.
3.2 Visi dan Misi
PT. Enseval Megatrading Tbk. memiliki visi dan misi, yaitu:
 Visi
PT. Enseval Megatrading Tbk. adalah menjadi perusahaan jasa distribusi dan
logistik yang terintegrasi di bidang kesehatan melalui penyediaan layanan yang
prima, penggunaan teknologi dan kepemimpinan yang kuat.
 Misi
Misi dari PT. Enseval Megatrading Tbk. adalah meningkatkan kesehatan melalui
penyediaan produk kesehatan. Melalui sistem kerja 5R yaitu
a. Ringkas
b. Resik
c. Rapuh
d. Rawat, dan
e. Rajin
 26

3.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT. Enseval Putera Megatrading dapat dilihat pada
lampiran 1.
3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab
3.4.1 ABM (Area Bussines Manager)
Wewenang dan tanggung jawab dari ABM adalah:
a. Mengambil keputusan sepenuhnya.
b. Mengambil kebijakan.
c. Bertangung jawab atas operasional perusahaan.
d. Menjaga kerahasiaan perusahaan.
e. Membina hubungan yang baik dengan karyawan.
3.4.2 KSA (Kepala Seksi Akuntansi)
Wewenang dan tanggung jawan dari KSA adalah:
a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan.
b. Mempertanggung jawabkan laporan akuntansi dan keuangan.
c. Menjaga kerahasiaan perusahaan.
d. Mengambil alih saat ABM tidak ada ditempat.
e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan.
f. Membagi dan mengatur tugas bawahan.
KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional
perusahaannya itu terdiri dari:
a. KSSA (Kepala Sub Seksi Akutansi)
b. Divisi ACC (Accounting) terbagi antara lain:
Wewenang dan tanggung jawab masing-masing adalah sebagai berikut:
1) ACC (Accounting)
a) Bertugas me-release Sales Order (SO) yang masuk dari ECC dan
diproses sehingga sampai digudang.
b) Memperlancar proses retur barang.
c) Memproses masuknya SO.
d) Bertanggung jawab kepada KSA dan ABM
 27

e) Memproses hasil penjualan kanvas reguler (pembayarannya bisa kredit)

dan kanvas sreading (pembayarannya harus tunai).
f) Membuat RMA untuk barang yang masuk kriteria Tanda Terima Retur
Barang (TTRB).
g) Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan
2) IT channel
a. Mengatur jaringan yang dipakai PT. Enseval Putera Megatrading Tbk.
b. Memperbaiki segala kerusakan komputer yang dipakai.
c. Divisi Keuangan yang terbagi atas
Wewenang dan tanggung jawab masing-masing adalah sebagai berikut:
1) Fakturis
a) Menerima faktur dari tim ekspedisi yang telah dicek dengan surat jalan
internal.
b) Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak.
c) Setelah distempel atau ditandatangani fakturis menyerahkan ke pool
faktur untuk diproses selanjutnya.
2) Pool Faktur
a) Menerima semua faktur.
b) Membuat faktur pajak.
c) Menginput data tagihan jika outlet akan membayar.
d) Data tagihan diserahkan ke kolektir untuk tagihan dalam kota.
e) Data tagihan diserahkan persalesman (tim ekspedisi) untuk tagihan luar
kota.
3) Kasir
a) Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro.
b) Menerima setoran dari sales secara tunai.
c) Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi yaitu driver (mobil) dan
loper (motor).
d) Mengecek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas.
e) Membuat rekonsilasi bank.
f) Memasukkan atau mengecek mutasi baik yang telah menyetor uang
tunai dari rektorat.
 28

g) Menyimpan uang tunai dan cek giro.

h) Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment voucher yang sudah di
approve oleh pimpinan cabang, direktorat sales, dan akutansi.
4) Kolektor
a) Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo.
b) Outlet-outlet berkredit untuk jangka waktu 7 – 30 hari.
3.4.3 ECC (Enseval Costumer Care)
Wewenang dan tanggung jawab:
a. Fokus terhadap pelayanan kepada konsumen (pemesanan dan keluhan
konsumen).
b. Menerima orderan dari salesman baik secara langsung melalui sistem PDA,
emails dan web, via telfon dan via fax.
c. Memproses dan mencetak orderan yang masuk dan barang retur.
d. Menginput orderan yang masuk secara manual dan sistem komputerisasi.
e. Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk menanyakan
orderan yang akan dipesan.
f. Bertanggung jawab langsung ke ABM.
g. Mengontrol diskon.
h. Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan.
Dalam divisi ECC terdapat 2 (dua) bagian, yaitu:
a. Costumer Care Staff
Sebagai pusat informasi yang dapat dikontak oleh pelanggan melalui jalur call
center dan memfollow up masalah pelanggan kepada departemen terkait.
b. Costumer Care Admin
Memastikan proses ordering dari pelanggan agar dapat berjalan dengan baik,
memberikan pelayanan administrasi dan reporting kepada divisi salesman.
3.4.4 Pharma
Wewenang dan tanggung jawab adalah melakukan penjualan produk obat
ethical dan obat keras tertentu (OKT) ke outlet (Apotek, Rumah sakit, Klinik, dan
PBF lain) seperti yang dilakukan oleh salesman.
 29

Pada divisi pharma terbagi atas 3 (tiga) bagian, yaitu:

a. DM (Distric Manager)
Mengelola kegiatan sales di cabang yang menjadi tanggung jawabnya dengan
mengembangkan outlet dan kegiatan distribusi serta pelayanan pelanggan
agar target penjualan tercapai.
b. FSS (Field Sales Person)
Mengkoordinasi kegiatan salesman di area, tanggung jawabnya untuk
mencapai target penjualan dengan memperhitungkan produktivitas kerja
maksimal.
c. Salesman
Melakukan penjualan produk dan penagihan sesuai target yang telah
ditentukan perusahaan.
3.4.5 Apoteker
Tugas dan tanggung jawab antara lain:
a. Membuat dan menandatangani surat pengadaan obat-obatan.
b. Memastikan kebenaran dan kelengkapan surat pesanan.
c. Menandatangani dokumen penerimaan dan penyaluran obat-obatan.
d. Mengawasi dan memastikan standar CDOB diterapkan pada distribusi obat
dan makanan.
e. Mengontrol suhu penerimaan, penyimpanan dan penyaluran obat, makanan
dan minuman dan mendokumentasikan sesuai standar.
f. Melakukan kontrol stok psikotropika.
g. Membuat laporan distribusi obat: psikotropika bulanan ke BPOM, Balai
POM, dan Dinkes. Laporan triwulan (semua produk) ke Balai POM dan
Depkes.
h. Menyaksikan proses pemusnahan obat, makanan dan minuman sesuai dengan
prosedur yang berlaku.
i. Melakukan validasi dokumen daftar pelanggan secara terus menerus.
j. Melakukan pengarsipan semua dokumen terkait dengan proses pengadaan,
penerimaan, penyimpanan dan penyaluran obat-obatan.
k. Terlibat secara aktif dalam program CONIM.
l. Menjalankan program 5 R
 30

m. Melakukan edukasi standar CDOB kepada karyawan yang terkait langsung

dan tidak langsung dengan kegiatan distribusi.
n. Melakukan koordinasi penanganan dan pelaporan eksekusi recall.
3.4 Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawab:
a. Bertanggung jawab kepada ABM.
b. Bertanggung jawab atas persediaan produk digudang sesuai system dan
prosedur yang berlaku.
c. Menata kerapihan produk digudang dan tataletaknya.
d. Memeriksa kadaluarsa produk dan melakukan penyisihan barang yang
expired date dekat, dan produk yang rusak.
e. Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan dari
pencurian dan bahaya lainnya.
f. Bertanggung jawab terhadap operasional gudang mulai dari produk masuk,
produk keluar, penerimaan produk, penyimpanan produk, dan penyusunan
produk di gudang.
Dibawah kepala gudang dan anggota-anggota yang ikut dalam operasional
gudang, yaitu:
a. Wakil kepala gudang
Tugas dan tanggung jawab:
1) Bertanggung jawab atas operasional gudang.
2) Mengambil alih tanggung jawab kepala gudang jika tidak berasa di tempat.
b. Admin
Tugas dan tanggung jawab:
1) Admin Kanvas
a. Mengentri picklist untuk dijadikan faktur
b. Membuat laporan selisih kanvas
2) Admin Retur
a. Membuat laporan barang rusak (LBR)
b. Membuat tanda terima retur barang rusak (TTRB)
3) Admin Receiving
a. Menginput shiplist pada saat penerimaan barang (receiving penerimaan)
 31

b. Menginput barang-barang retur (receiving retur)

c. Picker
Tugas dan tanggung jawab:
1) Membuat laporan barang rusak.
2) Mengambil barang yang diminta dalam Sales Order (SO) menggunakan
hand held dari lokator masing-masing produk.
3) Melakukan pengecekan barang, locator barang dan no. batch jika telah
sesuai maka produk akan di letakkan di staging area dan menempelkan
sticker atau tanda untuk setiap faktur.
4) Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses
lanjutannya untuk dibuatkan laporan barang rusak, dan jika produknya
masih baik maka dimasukkan ke locator masing-masing sesuai produk.
d. Checker
Tugas dan tanggung jawab:
1) Mengecek produk yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak
sesuai checker menginformasikan ke picker.
2) Mengecek produk yang akan dibawa tim ekspedisi sesuai dengan faktur.
3) Mengecek produk yang masuk kanvas.
4) Menerima dan mengecek produk masuk dari pusat maupun cabang.
5) Membuat surat jalan ke ekspedisi.
e. Kepala Ekspedisi
Tugas dan tanggung jawab:
1) Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim secara on
time.
2) Memastikan semua masalah admin di dalam divisi ekspedisi.
3) Bertanggung jawab atas keselamatan produk, faktur dan kendaraan pada
saat pengiriman produk.
4) Bertanggung jawab atas pengiriman produk sesuai dengan system dan
prosedur.
5) Membuat dan mengatur rute pengiriman produk.
6) Melakukan pengiriman produk sesuai outlet dan alamat yang tertera pada
faktur.
 32

Dibawah kepala ekspedisi ada anggota yang ikut dalam operasional tim ekspedisi,
yaitu:
1) Admin ekspedisi
Tugas Admin Ekspedisi:
a) Mengerjakan semua masalah di ekspedisi yaitu pembuatan surat jalan.
b) Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali.
c) Membuat laporan triwulan, OTD (On Time Delivery), insentif.
2) Loper yaitu tim ekspedisi yang mengantarkan produk menggunakan motor.
Produk yang diantar dalam jumlah yang sedikit, biasanya produk ethical,
untuk outlet dalam kota.
3) Driver yaitu tim ekspedisi yang mengantarkan produk menggunakan mobil
biasanya keluar kota, produk yang diantarkan dalam jumlah yang banyak,
biasanya barang produk ethical, costumer, dan CHB.

3.5 CDOB di PT. Enseval Putera Megatrading Tbk.

Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) adalah bagian dari pemastian
mutu yang memastikan bahwa kualitas dari produk farmasi dipertahankan melalui
kontrol diseluruh kegiatan yang terjadi selama proses distribusi.
Tujuan Cara Distribusi Obat yang Baik yaitu:
a. Menjamin penyebaran obat secara merata dan teratur.
b. Obat tepat sampai kepada pihak yang membutuhkan secara sah sehingga tidak
terjadi kesalahan penggunaan dan penyalahgunaan obat.
c. Menjamin keabsahan dan mutu obat.
d. Menjamin penyimpanan obat aman dan sesuai kondisi yang dipersyaratkan,
termasuk selama transportasi.
Aspek- aspek CDOB PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yaitu :
3.5.1 Manajemen Mutu
Suatu jaringan distribusi obat yang baik harus menyelenggarakan suatu
sistem jaminan kualitas sehingga obat yang didistribusikan terjamin mutu, khasiat,
keamanan dan keabsahannya sampai ke tangan konsumen sehingga sistem
penelusuran mudah. Manajemen mutu meliputi :
a. Infrastruktur atau sistem kualitas
 33

b. Tindakan sistematis
Sistem yang diterapakan harus memastikan bahwa :
1) Aktivitas sesuai dengan aturan.
2) Obat-obat yang ditangani telah terdaftar.
3) Catatan yang akurat terpelihara dengan baik.
4) Tempat penyimpanan dan transportasi terawasi.
5) Pencemaran oleh produk lain dapat dicegah.
6) Tempat pertukaran memadai.
7) Pengiriman produk dilakukan dengan efisien.
3.5.2 Organisasi, Manajemen, dan Personalia
Untuk organisasi dan manajemen PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
ada struktur untuk tiap bagian yang dilengkapi dengan bagan organisasi.
Tanggung jawab, wewenang, dan hubungan antar personil telah ditetapkan dengan
jelas.
Personalia PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yaitu:
a. Penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi adalah apoteker yang mempunyai
wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan diterapkannya sistem mutu
dan pemeliharaannya.
b. Jumlah personalia cukup.
c. Pelatihan personil : training CCP, seminar, dan lain-lain.
Semua personil harus memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan dalam
CDOB dengan mengikuti pelatihan dan memiliki kompetensi sebelum memulai
tugas berdasarkan suatu prosedur tertulis dan sesuai dengan program pelatihan
termasuk keselamatan kerja.
3.5.3 Bangunan dan Peralatan
Bangunan didesain untuk menghindari kerusakan karena suhu, lembab,
cahaya, banjir, binatang pengerat dan serangga. Luas ruang untuk produk tertentu
(psikotropika dan vaksin). Gudang wajib dilengkapi dengan perlengkapan yang
dapat menjamin mutu serta keamanan perbekalan farmasi yang disimpan.
Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih dan bebas dari sampah dan
debu. Harus tersedia prosedur tertulis, program pembersihan, dan dokumentasi
pelaksanaan pembersihan.
 34

Semua peralatan untuk menyimpan dan menyalurkan barang harus

didesain, diletakkan, dan dipelihara sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan kalibrasi peralatan harus agar mutu barang
terjaga. Fasilitas distribusi harus menetapkan kualifikasi dan/atau validasi yang
diperlukan untuk pengendalian kegiatan distribusi.
3.5.4 Operasional
Fasilitas distribusi harus menjamin produk-produk supaya aman dari hal
penyimpanan, menjamin mutu produk agar tetap terjamin selama penyimpanan
dan tidak terpengaruh oleh kondisi, serta menjamin obat yang disimpan tidak
berubah identitasnya baik fisik maupun kimiawinya. Barang yang masuk dan
telah diperiksa, disimpan dan disusun dengan rapi pada rak-rak penyimpanan
berdasarkan:
a. Penyimpanan dikelompokkan berdasarkan kelompok prinsipal.
b. Penyusunan dilakukan dengan sistem FEFO (First expired First out) obat-obat
yang tanggal kadaluarsa lebih dekat dijual atau didistribusikan terlebih dahulu.
c. Untuk obat golongan OKT disimpan dalam lemari khusus.
d. Untuk obat berbentuk injeksi, suppossitoria dan obat yang higroskopis
disimpan dalam lemari pendingin/ ruangan dengan pengaturan suhu.
3.5.5 Inspeksi Diri
Program inspeksi diri dirancang untuk mendeteksi kelebihan dan
kelemahan sitem kerja yang berlaku, dan melakukan perubahan jika diperlukan.
Melakukan penilaian apakah seluruh aspek distribusi dan pengendalian mutu
sarana distribusi memenuhi ketentuan CDOB.
Hal-hal yang diinspeksi minimal adalah sebagai berikut :
a. Karyawan
b. Bangunan termasuk fasilitas
c. Peralatan
d. Dokumentasi
Prosedur Pelaksanaan :
a. Pimpinan Cabang membentuk Tim Inspeksi Diri yang terdiri dari beberapa
perwakilan masing-masing direktorat.
 35

b. Setiap satu bulan sekali, pada minggu ke-3 Tim Inspeksi Diri melakukan tugas
Inspeksi ke bagian/direktorat yang telah ditentukan.
c. Ketua Tim Inspeksi Diri ditunjuk secara bergantian/bergiliran, dan bukan
personil dari Direktorat/bagian yang akan dilakukan diinspeksi.
d. Inspeksi Diri dilakukan dengan mengacu pada check list yang sudah
ditentukan. Hal diluar check list dapat dituliskan sebagai tambahan informasi.
e. Setelah melakukan Inspeksi terhadap direktorat, maka Ketua Tim harus
melaporkan hasil Inspeksi Diri kepada Pimpinan Cabang. Laporan pelaksanaan
Inspeksi berupa checklist yang sudah ditandatangani oleh kepala bagian yang
diinspeksi dan team Inspeksi.
f. Pimpinan Cabang akan menandatangani laporan hasil Inspeksi tersebut.
g. Ketua Tim Inspeksi Diri menyerahkan dokumentasi hasil Inspeksi kepada
Apoteker Penanggung Jawab untuk diarsip.
h. Evaluasi terhadap hasil Inspeksi Diri dilakukan bersamaan dengan Rapat
Koordinasi Cabang yang dilakukan tiap awal bulan.
i. Kepala Bagian direktorat yang diinspeksi memberikan penjelasan dan
pengarahan kepada personilnya, tentang hasil dan evaluasi Inspeksi yang sudah
dilakukan dan perbaikan perbaikan yang perlu dilakukan.
3.5.6 Keluhan, obat dan/atau bahan obat kembalian, diduga palsu dan
penarikan kembali
Untuk memberikan pelayanan prima dan memuaskan outlet dan
memberikan solusi atas keluhan yang disampaikan oleh pelanggan maka PT.
Enseval Putera Megatrading, Tbk membuat petunjuk tata cara tentang penanganan
keluhan pelanggan. Tata cara dalam penanganan keluhan pelanggan adalah:
a. ECC menerima keluhan/komplain pelanggan dan mencatatnya di Form
Keluhan Customer, dan jika bisa diselesaikan sendiri, namun jika tidak dapat
ditangani oleh ECC maka ECC menginformasikan ke pihak direktorat
mengenai permasalahan yang ada.
b. PIC direktorat mengumpulkan data dan memberikan jawaban atas
permasalahan atau menentukan batas waktu, yaitu 1 hari setelah pemberitahuan
dari ECC.
c. PIC direktorat menyampaikan hasil analisa ke pelanggan.
 36

d. Rapat evaluasi dilaksanakan bila diperlukan tergantung dari kritisnya masalah,

dan notulen rapat beserta Form Keluhan Customer akan disimpan oleh ECC.
e. ECC harus mempresentasikan keluhan pelanggan dalam rapat bulanan dan/atau
tinjauan manajemen.
Sedangkan untuk memastikan obat palsu tidak beredar di pasaran,
Apoteker Penanggung Jawab bertanggung jawab terhadap penanganan obat palsu
dan salesman/DM/FSS bertanggung jawab terhadap informasi dan penarikan obat
palsu. Bila ditemukan obat palsu dalam pendistribusian obat, maka dilakukan
langkah sebagai berikut:
a. Kepala gudang atau Apoteker Penanggung Jawab/Asisten Apoteker
Penanggung Jawab mendapatkan informasi dan data obat palsu yang beredar
dari Salesman/DM/FSS.
b. Apoteker Penanggung Jawab/Asisten Apoteker Penanggung Jawab membuat
email sebagai informasi awal ke Apoteker Penanggung Jawab RDC dan
prinsipal ketika ditemukan obat palsu.
c. Salesman/DM/FSS bersama prinsipal melakukan survey di lapangan.
d. Apoteker Penanggung Jawab/Asisten Apoteker Penanggung Jawab bersama
Kepala Gudang/petugas gudang dan prinsipal yang bersangkutan melakukan
identifiasi terhadap keaslian produk, meliputi:
e. Jika obat tersebut dikategorikan sebagai obat palsu maka Apoteker
Penanggung Jawab/Asisten Apoteker Penanggung Jawab menghubungi
instansi yang berwenang/BPOM setempat untuk melakukan tindakan lanjutan
(penarikan produk palsu)
f. Jika produk palsu tersebut ditemukan di gudang PM, maka semua produk
disimpan di tempat terpisah dari obat lain dan diberi penandaan "TIDAK
UNTUK DIJUAL" untuk selanjutnya diserahkan ke instansi yang berwenang.
Bila ada produk-produk yang di recall maka dilakukan langkah sebagai
berikut :
a. Warehouse Supervisior menerima surat dari logistik pusat mengenai Recall
produk, nama produk, BN dan date line penarikan yang harus cabang terima
dari outlet dan retur ke reverse RDC Jakarta
 37

b. Warehouse Supervisior request dan kirim ke Direktorat Sales atas transaksi

produk tersebut.
c. DM/FSS yang diketahui oleh ABM dan Apoteker Penanggung Jawab,
membuat surat penarikan produk ke outlet, dengan dilampiri surat recall dari
RDC Jakarta dan prinsipal.
d. DM/FSS dan salesman serahkan surat ke outlet sekaligus cek produk yang
diminta recall.
e. DM/FSS dan salesman terima retur dari outlet sesuai dengan recall, kalau
outlet menyatakan stoknya yang di recall sudah tidak ada/terjual outlet
membuat pernyataan bahwa produk dengan BN tersebut tidak ada.
f. DM/FSS dan salesman serahkan produk recall ke gudang.
g. Warehouse Supervisior/Warehouse Coordinator/Checker serahkan TTRB ke
ECC administrasi untuk dibuatkan RMA.
h. TTRB, RMA ditandatangan dan dicek oleh DM/FSS, Apoteker Penanggung
Jawab dan Accounting Supervisior.
i. Accouting Supervisior serahkan TTRB & RMA ke ADM logistik untuk
receive.
j. Warehouse Administrasi Receive ke Subinventory HOLD dan cetak Receiver
(di tandatangani oleh warehouse adm, Warehouse Supervisior, Apoteker
Penanggung Jawab dan ABM, serahkan ke Accouting Supervisior untuk
dibuatkan CN.
k. Warehouse adm buat LBR dan shiplist retur ke pusat (penarikan oleh prinsipal
recall).
l. Shiplist ke Warehouse Supervisior, Apoteker Penanggung Jawab untuk di
tanda tangani.
m. Warehouse Administrasi serahkan ke checker untuk dicek dan di packing dan
info ke Warehouse Administrasi jumlah karton.
n. Warehouse Administrasi membuat surat jalan, dan telpon Ekspedisi kerjasama
untuk segera kirim ke reverse RDC Jakarta.
o. Surat jalan serahkan ke checker untuk di serah terimakan ke expeditur.
p. Warehouse Supervisior kirim email ke reverse RDC jakarta data recall, SJ, dan
AWB dari expeditur.
 38

3.5.7 Transportasi
Selama proses transporasi obat dan/atau bahan obat harus dipertahankan
pada kondisi penyimpanan yang sesuai dengan informasi pada kemasan. Prosedur
tertulis harus tersedia untuk kegiatan dan pemeliharaan semua kendaraan dan
peralatan yang terlibat dalam proses distribusi, termasuk pembersihan dan
tindakan keselamatan.
Harus tersedia sistem kontrol suhu yang tervalidasi untuk memastikan
kondisi transportasi yang benar dipertahankan antara fasilitas distribusi dan
pelanggan. Pelanggan harus mendapatkan data suhu pada saat serah terima obat.
Jika diperlukan, pelanggan dapat memperoleh dokumen data suhu untuk
menunjukkan bahwa obat tetap dalam kondisi suhu penyimpanan yang
dipersyaratkan selama transportasi.
Jika menggunakan cool-pack dalam kotak terlindung, harus diletakkan
sedemikian rupa sehingga tidak bersentuhan langsung dengan obat dan/atau bahan
obat. Harus tersedia sistem untuk mengontrol penggunaan ulang cool-pack untuk
memastikan tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan paket cool-pack.
3.5.8 Dokumentasi
Dokumentasi meliputi :
a. Penyediaan data dan informasi yang akurat dan aktual.
b. Menjaga tingkat stok pada kondisi yang dapat menjamin kelancaran pelayanan.
c. Penerimaan produk yang benar : jumlah, identitas, dan kualitas.
d. Penyimpanan yang tepat dan pencatatan suhu dan kelembaban tiap ruangan
penyimpanan dilakukan 3 kali sehari.
e. Melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap serta mencatat semua
kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan pengadaan dan penyaluran
obat.