Aplikasi Perkantoran dan

Pencarian Informasi
Pengenalan Basis Data dan Ms. Access

Amalia Nurani Basyarah

UHO
2020
 Pokok Bahasan
• Latar belakang
• Konsep Dasar Basis Data
• Pengenalan Ms. Access
 Latar Belakang
Pemrosesan File Tradisional memiliki keterbatasan :

 Data menjadi terpisah dan terisolasi, karena antar file

data tidak terhubung.
 Munculnya redundansi data, yang tidak dapat
dihindarkan karena setiap aplikasi mempunyai file data
sendiri-sendiri.
 Berpotensi terjadinya inkonsistensi data, yaitu jika
dilakukan modifikasi data di suatu file akan tetapi di file
yang lain (yang berisi data yang sama dengan data yang
dimodifikasi) tidak dilakukan hal yang sama.
 Latar Belakang(2)
 Dengan keterbatasan-keterbatasan tersebut, pemrosesan
file tradisional kurang mempunyai keluwesan dan tidak
mendukung pemakaian data bersama (data sharing).

 Hal ini menyebabkan tidak dapat dilakukannya pertukaran

data antar aplikasi, dan sering terjadi terpaksa harus
dilakukan pengetikan ulang data dari satu aplikasi ke
aplikasi yang lain.

 Sehingga untuk mengatasinya, dikenalkan konsep baru

yang disebut basis data.
Basis Data?
 Konsep Dasar Basis Data

Basis Data

Basis Data
Bahasa: Gudang, bank, Bahasa: Representase
atau tempat faktual dari sebuah
berkumpulnya sesuatu. entitas di dunia nyata.
 Konsep Dasar Basis Data(2)
Basis
Data

Tumpukan
Lemari Pakaian
Pakaian

Menyimpan Pakaian
Sebuah basis data digunakan untuk
menyimpan data-data.
Konsep Dasar Basis Data(2)
Memiliki banyak ruang dengan fungsi yang
berbeda untuk menyimpan berbagai jenis benda.
Contoh: Baju tidur, baju sekolah, baju kantor.

Basis data menggunakan berbagai

tabel dengan nama berbeda untuk
menyimpan data yang berbeda pula.
Contoh: tabel mahasiswa, tabel
dosen, tabel mata kuliah.

Disimpan di lemari agar lebih rapih dan lebih

mudah dicari dibandingkan jika pakaian ditumpuk
sembarangan

Basis data mempermudah pencarian data, jika

ingin mencari data tertentu dapat langsung
mengakses tabel data tersebut.
 Basis Data
 Metode penyimpanan data (data storage method).
 Wadah penyimpanan data dan memiliki bagian-bagian
yang bertugas menampung data-data dengan kategori
berbeda.
 Data
• Representasi dari fakta mengenai suatu obyek atau
kejadian
• Contoh Data:
• Fakta mengenai biodata mahasiswa
• Fakta mengenai nilai yang diperoleh mahasiswa
• Fakta mangenai transaksi penjualan
• Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan
karakter, atau symbol).
 Informasi
• Data yang sudah diproses dan diinterpretasikan
menjadi sesuatu yang bermakna.
• Merupakan himpunan dari data yang memiliki
relevansi dengan satu atau beberapa orang pada
suatu waktu
• Contoh Data:
• List Mahasiswa penerima beasiswa berdasarkan data
biodata dan nilai mahasiswa
• Perbandingan keuntungan perbulan selama setahun
berdasarkan data penjualan.
 Data vs Informasi • Difilter
• Dikalkulasi
• Diurutkan
• Digabungkan
• Summarizing

Input Process Output

Data, transactions Reports, calculations

Manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka

dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya
 Data vs Informasi(2)

Data
Formulir

Input Data Proses Informasi

 Basis Data
 Basis data adalah kumpulan data yang saling
berelasi.
 Himpunan kelompok data yang saling
berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa
sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat
dan mudah.
 Kumpulan data yang saling berhubungan yang
disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa
pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk
memenuhi kebutuhan.
 Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan
yang disimpan dalam media penyimpan elektronis.
 Tujuan
• Mengatur data sehingga diperoleh
kemudahan, ketepatan dan kecepatan dalam
pengambilan kembali.
• Efisiensi ruang penyimpanan.
 Sifat Basis Data
 Berbagi
Dapat digunakan/diakses oleh satu atau lebih
pengguna (user).
 Integrasi
Tidak terjadi redundansi data.
Redundansi data: terdapat 2 atau lebih data yang
sama. Contoh:
Stambuk Nama Alamat Hobi
1001 Dila Jl. Oikumene Jogging
1001 Dila Jl. Oikumene Membaca
 Keamanan
Pembatasan akses basis data.
 Setiap data elektronis = Basis
Data ?
Studi Kasus
Badan Administrasi Kepegawaian di PT XYZ selalu menggunakan
komputer -yaitu aplikasi MS Word dan MS Excel- untuk mencatat
data-data kepegawaian, organisasi dan penggajian.
Bisakah dikatakan PT XYZ telah menerapkan basis data ?
Jawaban:
Belum tentu, karena di dalam pengelolaannya belum tentu
terdapat pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis /
fungsi data.
Contoh Pemilahan: Data Mahasiswa

Data Dosen
Sistem
Data Mata Kuliah
Akademik Data Perkuliahan
 Istilah dalam Basis Data
1. Tabel: Konfigurasi penyimpanan data dalam bentuk
tabel.
2. Field: Kolom dalam tabel. Field identik dengan atribut
sebuah unit data.
Misal: atribut baju warna, harga, ukuran.
3. Record: Baris dalam tabel. Disebut pula row atau tuple.
Record identik dengan sebuah unit data.
Misal: Baju  item data Field

Id Benda Warna Harga

001 Baju Hijau 120.000

Record
Tingkatan Basis Data

Terdiri dari record-record yang

menggambarkan satu kesatuan
data yang sejenis.

Bagian data terkecil yang berjenis

huruf, angka (numeric) atau
karakter khusus yang membentuk
suatu item data/field.
 Operasi Dasar Basis Data
1. Pembuatan basis data
2. Penghapusan basis data
3. Pembuatan file/tabel
4. Penghapusan file/tabel
5. Pengubahan tabel
6. Penambahan/pengisian
7. Pengambilan data
8. Penghapusan data
Pemakaian Basis Data(2)
 Pemakaian Basis Data(2)
Presensi Mahasiswa
Pemakaian Basis Data(2)
Tampilan Microsoft Access
 Tipe Data Microsoft Access
Tipe Keterangan
Text Text digunakan untuk field alfanumeric (misal :
nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter
tiap fieldnya.
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau
karakter lainnya dan dapat menampung
data sampai 65,536 karakter.
Number Digunakan untuk menyimpan data numeric untuk
proses perhitungan matematis.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal
dan waktu.
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata
uang dan tingkat ketelitiannya mencapai 4 desimal.
 Tipe Data Microsoft Access(2)
Tipe Keterangan
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran
secara otomatis, dengan syarat field tersebut
harus menggunakan Primary Key.
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu
data dari dua pilihan yaitu Yes/No, True/False atau
On/Off.
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa
gambar, grafik, suara, video atau data yang dapat
diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah
2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan
antar data dengan interface luar.
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek
attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip
dan lainnya.