DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAULUAN
A. Latar Belakang...........................................................................................................1
B. Rumusan Masalah......................................................................................................2
C. Tujuan .......................................................................................................................2
D. Manfaat......................................................................................................................2
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT SKL
A. Sejarah Kantor Lurah Sedinginan.............................................................................. 3
B. Visi Dan Misi Kelurahan Sedinginan........................................................................ 5
C. Pengertian Surat Masuk Dan Surat Keluar................................................................ 5
BAB III PEMBAHASAN
A. Pelaksanaan SKL.......................................................................................................10
B. Faktor Pendukung Dan Penghambat..........................................................................12
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan................................................................................................................13
B. Saran..........................................................................................................................13
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat-Nya, saya dapat
menyusun laporan ini sehingga dapat menyelesaikan laporan SKL di kantor Lurah
Sedinginan, adalah program yang dilakukan pada siswa-siswi agar mendapat wawasan lebih
luas dan dapat pengalaman tidak hanya di sekolah namun mendapat pengalaman langsung
dari masyarakat luas.
Kegiatan SKL dari SMA Pelita Kasih yang dilaksanakan/dilakukan di kantor Lurah
Sedinginan, sebagai sarana untuk mengenalkan siswa-siswi pada kondisi nyata di lapangan.
selama proses SKL yang berlangsung siswa mendapat bimbingan dan arahan dari pihak
kantor lurah sedinginan.
Saya mengucapkan terima kasih dari pihak sekolah maupun pihak kantor, telah
memberikan kesempatan bagi kami untuk belajar mengenai bidang yang kami pilih untuk
dikembangkan. semoga kami dapat menguasai ilmu yang sudah kami pelajari dari proses
SKL ini.

Sedinginan, 09 Mei 2022

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG

Perekonomian Indonesia semakin terbuka dan memaksa perusahaan-

perusahaan untuk bersaing di segala bidang. Hal ini juga harus diimbangi dengan
kualitas diri dari sumber daya manusia. Sumber daya manusia memiliki peran utama
dalam setiap kegiatan perusahaan. Walaupun didukung dengan sarana dan prasarana
yang sangat mendukung, tetapi tanpa didukung sumber daya manusia yang handal
maka kegiatan perusahaan tidak akan terlaksana dengan baik.
Berdasarkan hal tersebut, sumber daya manusia pada dasarnya memerlukan
suatu keterampilan yang mendukung kebutuhan dunia industry. Salah satunya adalah
lembaga pendidikan yang ditunjuk sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam hal
penciptaan sumber daya manusia yang terampil. Oleh karena itu, perusahaan atau
instansi pun diharapkan dapat bekerjasama dengan lembaga pendidikan dengan
memberikan kesempatan kepada Siswa/i untuk dapat mengenal dunia kerja dengan
pelaksanaan praktik kerja lapangan.
Sekolah Kerja Lapanganadalah salah satu bentuk implementasi secara
sistematis dan sesuai antara program pendidikan yang diambil dengan program
penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan kerja secara langsung didunia
kerja untuk mencapai tingkat keahlian tertentu.
SMA Pelita Kasih merupakan salah satu lembaga pendidikan yang memiliki
peran penting dalam pembentukan sumber daya manusia yang mencetak ahli madya,
dalam hal ini SMA Pelita Kasih terus melakukan pembaharuan dan perbaikan dalam
hal penyesuaian kurikulum agar Siswa/i memiliki pengetahuan, kemampuan, dan
keterampilan. Salah satunya dengan mengadakan program Sekolah Kerja
Lapangan(SKL) yang bertujuan untuk mempersiapkan Siswa/i untuk masuk ke dunia
kerja. SKL dapat dilakukan Siswa/i pada bagian perusahaan yang berkaitan dengan
program studinya.
Dalam hal ini penulis melaksanakan Sekolah Kerja Lapangan di Kantor Lurah
Sedinginan, KeLurah an Tanah Putih Kabupaten Rokan Hilir. Penulis ditempatkan
mengerjakan segala urusan Surat menyurat , baik surat masuk maupun surat keluar.

Dikantor Lurah Sedinginan masih menggunakan sistem secara manual, yang

mana semua surat keterangan harus diketik terlebih dahulu sesuai data yang masuk.

1
 Selama melaksanakan SKL di Kantor Lurah Sedinginan penulis harus memenuhi
semua peraturan yang ada di Kantor Lurah tersebut dan menyelesaikan semua
pekerjaan yang diberikan oleh Kantor Lurah dengan baik dan benar serta bersungguh-
sungguh karena hal tersebut akan membawa nama baik penulis maupun Almamater.

B. RUMUSAN MASALAH
Penulis membatasi masalah yang akan dibahas yaitu berkaitan dengan Pelayanan
Admisnistrasi Pada Kantor Lurah Sedinginan yang masih menggunakan sistem secara
manual.

C. TUJUAN

1. untuk mengetahui yang dimaksud dengan surat masuk dan surat keluar

2. untuk mengetahui sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor
Kelurahan sedinginan

D. MANFAAT

1. Bagi Siswa

a. Memberikan kesempatan bagi siswa SMA Pelita Kasih Untuk mengenal dan
mengetahui tentang dunia kerja

b. Meningkatkan hubungan kerjasama antara pihak sekolah dan instansi terkait

c. Dapat memahami konsep non akademik, seperti etika kerja, profesional kerja,
disiplin kerja.

2. Bagi kelurahan

laporan ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi Kelurahan dalam
melaksanakan pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

2
 BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT SKL

A. SEJARAH KANTOR LURAH SEDINGINAN

Sedinginan dalam sejarah, terdapat di pinggir sebelah kanan Sungai Rokan
terletak di sebuah desa yang berukuran 2 KM memanjang ke Sungai Rokan. keadaan
tanahnya yang berbukit-bukit juga tentang tapak sedih Minang sangat banyak
memendam sejarah yang tak pernah terungkap kalau dari peta dunia memang tempat
ini terletak di Asia Tenggara pada abad ke-13 M dan pernah dijadikan tempat
perlindungan dari bajak laut yang nama komandannya KHUB – LAIKHAN.
Beberapa lama mereka beraksi akhirnya KHUB – LAIKHAN dibunuh oleh
pahlawan Samudra Hindia, jadi hasil harta rampokan banyak dipendam dan
diperebutkan, Sedinginan bagian hilir terdapat suatu sejarah seperti ditemukan satu
buah meja emas dan 4 buah kursi emas, dalam hal ini yang tahunya adalah dari
bangsa Asing yang mengambil tambang timah di Pulau Singkep.
Kami kisahkan sebab terjadinya nama sedinginan ini dimulai pada abad ke-18
M Indonesia masih dijajah oleh Belanda pertengahan abad ke-19 M terjadi perang di
Sumatera Barat antara Belanda Indonesia selama 40 hari, Raja Tambusai Sultan
Zainal Abidin terjun ke Kancah peperangan banyak serdadu Belanda yang gugur
dalam perang tersebut setelah perang usai Raja Tambusai langsung cek/melihat mayat
serdadu-serdadu yang gugur tersebut, beliau sangat prihatin karena yang gugur itu
bukanlah yang putih mata tapi orang Indonesia, Ambon, Manado, melihat keadaan
seperti itu raja Tambusai bersama hulubalangnya menurut ke dalu-dalu di situlah
beliau ditawan oleh Belanda langsung dibuang ke medium.
Saudara-saudara sebangsa dan setanah air memang ini adalah kisah nyata
tanpa direkayasa setelah Raja Tambusai ditawan oleh Belanda dan 5 orang
pahlawannya yang ingin pindah tempat meninggalkan dalu-dalu negeri asal mereka
diantaranya :
1. Imam Perang Muhammad
2. Imam Perang Deli
3. Imam Perang Medan
4. Imam Perang Perkasa
5. H. Saleh Dopei
3
 Dari 5 nama pahlawan tersebut di atas yaitu H. SALEH DOPEI tugunya
terletak di kelurahan Banjar 12 KeLurah an Tanah Putih Kabupaten Rokan Hilir.
Asal mulanya mereka dari lima kepala keluarga ini naik sampan dari dalu-
dalu Tambusai tiba-tiba tentang Sedinginan 5 keluarga ini singgah dan mereka
melihat keadaan tanah perbukitan dan mereka menjelajah dari Sedinginan dan
mengikuti aliran sungai, jalan darat, lalu mereka turun lagi mengikuti sungai Bukit
Batu mereka turun ke Sungai Rokan. mereka lalu melupakan di sinilah kita bermukim
bermalam dan kita beri nama tempat ini Sedinginan.
karena tanahnya berbukit-bukit dan dilingkari oleh sungai dan 5 keluarga pahlawan
perwira inilah yang berkembang sampai sekarang bukti yang nyata bahasa harian kita
tetap memakai bahasa Melayu tembusai, jadi sejak mereka bermukim banyaklah
berdatangan orang-orang dari huruf kan pada tahun 1905 M seinginan membentuk
penghulu jadi banyak pula desa-desa yang ingin menyatu dengan sedinginan seperti
Teluk Riti, Banjar XII, Cempedak Rahuk, Banjar sekapas, Pematang Padang, Jadi
mereka ganti nama sedingin dengan sedinginan.

CATATAN :
nama-nama penghulu yang pernah menjabat sebagai penghulu di sedinginan KeLurah
an Tanah putih diantaranya :
1. Penghulu M. Idris (Alm) Tahun 1912 – 1916
2. Penghulu Suho (Alm) Tahun 1916-1921
3. Penghulu M. Lajim (Alm) Tahun 1921-1933
4. Penghulu Muhammad Zaman (Alm) Tahun 1933-1937
5. Penghulu Syofyan Lajim (Alm) Tahun 1937-1940
6. Penghulu H. Husin (Alm) Tahun 1940-1964
7. Penghulu Aladdin. M (Alm) Tahun 1964-1970
8. Penghulu H. Zohar Mahidin Tahun 1970-1974
sejarah singkat sedinginan adalah sebuah nama desa sedinginan
CATATAN :
nama-nama Lurah yang menjabat sebagai lurah di sedinginan keLurah an tanah Putih
Kabupaten Rokan Hilir sampai dengan yang sekarang :
1. Lurah M. Isa Thamin (Alm) Tahun 1974-1978
2. Lurah Suleman Ahmad (Alm) Tahun 1978-1990
3. Lurah Mhd. Kholil (Alm) Tahun 1990-1993
4
 4. Lurah M. Isa Thamin (Alm) Tahun 1993-1995
5. Lurah H. Adnan Rasyid Tahun 1995-1996
6. Lurah H. Azwar Abdullah Tahun 1997-2001
7. Lurah Rismianto Tahun 2001-2003
8. Lurah Hj. Junaida Tahun 2004-2006
9. Lurah Mustamir Tahun 2006-2012
10. Lurah H. Jahudi Tahun 2012-2013
11. Lurah H. Jamsuri S.Sos 2014-2019
12. H. Alyusni Tahun 2019-2020
Berdirinya pasar sedinginan dimulai pada tanggal 09 November 1916 M,
penghulu waktu itu adalah penghulu M. LAZIM.

PENYUSUN : KHOIDIR
PENGETIKAN : SRI HERLIZA, SE
PENGARANG : SAMSUDIN BUDE

B. VISI DAN MISI KELURAHAN SEDINGINAN

VISI
Mewujudkan permintaan Kelurahan sedinginan yang bersih sehat religius indah serta
berbudaya menuju masyarakat yang mandiri yang sejahtera.
MISI
1. Mewujudkan pelayanan prima bagi masyarakat
2. Mewujudkan dan meningkatkan sumber daya manusia Kelurahan yang
profesional
3. Mewujudkan perilaku yang sehat dan bersih
4. meningkatkan dalam masyarakat pembangunan semangat gotong royong kan
Timnas kesehatan swadaya dan mandiri menuju masyarakat yang sehat.

C. PENGERTIAN SURAT MASUK DAN KELUAR

Menuntut pengertian umum surat adalah untuk menyampaikan maksud secara tertulis.
Dalam pengertian sehari-hari,surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk
menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut merupakn dalam arti sempit,
Akibat dari anggapan Bawa surat hanya Alat untuk menyampaikan berita, padahal
5
surat mengandung aspek yang jauh lebih luas mencakup informasi tertulis. Adapun
pengertian dengan informasi tertulis di sini adalah informasi berupa Kabar atau berita.
misalnya penawaran, pesanan, panggilan dan permohonan. surat juga bisa sebagai
informasi rekaman berita secara tertulis, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas,
akta dan kontrak. maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya
surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi
tulisan yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus yang berlaku untuk
surat-menyurat. penyampaian maksud melalui Surat dari suatu pihak ke pihak lain
dapat diatasi namakan perseorangan ( pribadi) dan dapat juga di atas namakan jabatan
dan juga suatu organisasi. kegiatan saling berkirim oleh perseorangan (pribadi) atau
oleh organisasi disebut surat-menyurat korespondensi dan para pelakunya disebut
koresponden.
banyak jenis surat yang Beredar dalam kehidupan sehari-hari dan berbagai corak
ragam surat sebagai alat tata usaha yang dikirim atau diterima oleh suatu kantor. ini
merupakan tanda bahwa telah terjadi aktivitas secara dinamis di kantor tersebut
karena surat sesungguhnya merupakan alat ukur maju mundurnya aktivitas kantor
atau kegiatan administrasi kantor. dari corak ragam aktivitas tersebut, surat dapat
digolongkan menjadi delapan jenis. Adapun jenis surat, yaitu:
1. Penggolongan surat menurut sifatnya
a. Surat pribadi, dapat dibedakan menjadi dua yaitu, surat pribadi yang sifatnya
kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan. surat setengah resmi, misalnya
surat lamaran kerja.
b. Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
c. Surat social, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, di sana
perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat
lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
d. Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan
dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
2. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
a. Surat biasa, adalah surat yang penulisnya tidak menggunakan lembaran
khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan
pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat khusus.
b. Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi
secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya
6
 c. Informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal
lain.
d. Surat telegram/surat kawat, telegram berasal dari kata tele (yang berarti jau )
dan gram (tanda atau bentuk) . Dengan kata lain, telegram berarti pemindahan
tulisan dengan bantuan pesawat telegram dalam jarak jauh.
e. Kartu pos, adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang
berukuran 15 cm × 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh perum POSTEL.
3. Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi surat
a. surat sangat Rahasia, adalah surat yang berisi dokumen penting yang
berhubungan dengan rahasia atau keamanan Negara. surat ini ditandai dengan
kode SRHS. (Singkatan Dari Sangat Rahasia)
b. surat rahasia, adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh
Diketahui suatu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instan
4. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
a. surat sangat segera/kilat, adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat
segera.
b. surat segera, adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera tetapi
tidak sesegera surat kilat.
c. surat biasa, adalah surat yang diperlukan secara biasa, tidak diistimewakan.
5. Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos
a. surat biasa, ialah surat yang dikirimkan dengan penempelan perangko yang
termurah, seperti yang telah ditetapkan oleh PARPOSTEL.
b. surat kilat, Iyalah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan
dari surat biasa.
c. surat kilat khusus, Iyalah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 × 24
jam oleh para PARPOSTEL dan harus ada jaringan pada daerah yang akan
dikirim surat kilat khusus ini.
d. surat tercatat atau terdaftar, Ini lebih baik lagi jaminannya dari kilat khusus
karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini.
6. menurut prosedur pengurusannya surat dapat digolongkan menjadi :
a. surat masuk yaitu semua surat yang dialamatkan, ditunjukkan dan diterima
oleh organisasi, perusahaan, atau instansi, baik yang berasal dari perorangan
maupun dari suatu organisasi perusahaan instansi dan lainnya.
b. surat keluar adalah surat yang dibuat oleh instansi atau perusahaan yang
7
 c. ditunjukkan kepada instansi atau perusahaan lain atau untuk kepentingan
internal.
setiap surat terdiri dari bagian-bagian dan setiap bagian itu mempunyai
kegunaan tertentu.
penempatan bagian-bagian surat ini bergantung dari bentuk surat yang dipakai titik
bagian-bagian surat sebagai berikut:
1. kepala surat ( kop), menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau
kantor dan berfungsi sebagai reklame. selain berfungsi sebagai reklame
berfungsi juga supaya mudah mengetahui Nama dan alamat kantor/organisasi
atau keterangan lainnya mengenai badan, organisasi atau instansi yang
mengirim surat tersebut. kepala surat terdiri dari: nama organisasi atau
lembaga, alamat kantor pusat dan kantor cabang ( bila ada ) jenis usaha,
nomor telepon ( bila ada ), nomor faksimili ( bila ada ), nomor kotak pos (bila
ada ), nomor kawat (bila ada) alamat kawat ( bila ada ) dan lambang/logo (bila
ada).
2. nomor surat. setiap surat resmi, terutama surat yang akan dikirim keluar
lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verba.
3. tanggal surat. cara pembuatan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama
kota/tempat karena telah tercantum pada kepala surat. kecuali bila menulis
surat pada kertas polos yang tidak ada kepala suratnya, harus dicantumkan
nama kota di mana surat itu dibuat.
4. lampiran adalah suatu yang melengkapi sebuah surat. kelengkapan itu
umumnya berupa kuitansi, brosur atau fotocopy.
5. perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang
masalah pokok surat. pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata
“perihal” dicantumkan di bawah kata “lampiran”.
6. alamat surat ada dua macam titik pertama, alamat luar, yaitu alamat yang
ditulis pada sampul surat. titik kedua, alamat dalam yaitu alamat yang ditulis
pada kertas surat.
7. salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku titik salam pembuka
sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah
tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas
pemerintah jarang memakai salam pembuka.

8
8. Isi Surat, Terdiri Atas :
a. Kalimat pembuka, alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat yang
sesungguhnya,
b. Isi Surat Yang Sesungguhnya, Sesuatu Yang Diinformasikan, Yang
Disampaikan Penulis Kepada Penerima Surat Untuk Menghilangkan Salah
Tafsir Dan Efisien, Isi Surat Hendaknya Singkat Dan Jelas,
c. Kalimat Penutup, Alinea Penutup Merupakan Kesimpulan Dan Fungsi Atau
Penegas Isi Surat.
9. Salam penutup gunanya untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban
pengiriman, kepada penerima, misalnya Hormat kami, salam kami, dan
wassalam.
10. Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/disampaikan kepada
orang atau unit yang ada hubungan dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah
kopinya.
11. Inisial pengonsepan dan pengetik. inisial adalah singkatan dari nama konsep dan
pengetik. kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan
mengetik, jadi sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari.

9
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Pelaksanaan SKL waktu dan tempat SKL

Tempat dilaksanakan di kantor kelurahan sedinginan dibagian sistem
pengelolaan surat masuk dan keluar yang dimulai sejak 07 Maret 2022
sampai 09 Mei 2022. Dimana waktu kerjanya mulai dari hari senin s/d
jum’at dari jam. 08.00 s/d 16.000 WIB. Yang beralamat di Sedinginan
Kec.Tanah Putih Kab. Rokan Hilir, Riau 28953, Indonesia.

B. KEGIATAN SKL
Adapun Kegiatan Yang Saya Lakukan Di Kantor Kelurahan Selama
Pelaksanaan Sekolah Kerja Laporan (SKL )Sebagai Berikut.
1. Membat surat keterangan masuk
a. Menangani Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi. Dalam melaksanakan tugas ini Praktikan melakukan
Penanganan terhadap surat yang masuk di perusahaan.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh praktikan dalam
melaksanakan pekerjaan ini adalah :
i. Praktikan menerima surat masuk dari beberapa perusahaan
ii. Praktikan terlebih dahulu melihat apakah surat isi surat tersebut di
tujukan kepada siapa, apakah surat tersebut kepada Dirjen atau
sekretaris dirjen. Jika surat tersebut ditujukan kepada bapak Dirjen
maka lembaran disposisi yang gunakan adalah lembaran disposisi
Dirjen , apabila surat tersebut untuk bapak Sekretaris Dirjen maka
Lembaran disposisi yang di gunakan adala lembaran disposisi
2. Mengarsipkan surat masuk
Surat Masuk Proses pengarsipan surat masuk merupakan pengarsipan
surat yang masuk ke Bagian Kesekretariatan. Proses bisnis pengarsipan
surat masuk akan dijelaskan pada proses ke 1-15.
1) Bagian Kesekretariatan, Bagian Kepegawaian dan Bagian Umum
menerima surat dari dinas lain atau instansi luar
10
2) Bagian Kesekretariatan melakukan pencatatan secara manual di
buku agenda.
3) Bagian Kesekretariatan mencatat data surat di lembar disposisi.
4) Lurah menerima disposisi surat masuk dan mengisi untuk
diarahkan kepada bidang yang sesuai memberikan instruksi pada
lembar disposisi.
5) Bagian Kesekretariatan menerima lembar disposisi yang sudah
terisi dan diarahkan kemudian memeriksa apakah surat yang
masuk harus ditindaklanjuti atau tidak.
6) Jika surat masuk harus ditindaklanjuti maka proses dilanjutkan
ke proses 6-12.
7) Jika surat masuk tidak perlu ditindaklanjuti maka akan memasuki
proses 13.
8) Bagian Kesekretariatan membuat konsep surat keluar dan
diberikan kepada Lurah untuk diperiksa.
9) Lurah menerima konsep surat dan memeriksa surat
keluar tersebut.
10) Bagian Kesekretariatan menerima konsep surat yang
diterima dan mulai pembuatan surat keluar tahap
akhir.
11) Lurah menerima surat keluar yang sudah diperbaiki
dan menandatangani surat keluar tersebut.
12) Bagian Kesekretariatan menerima surat yang sudah
ditandatangani dan dicatat di agenda surat keluar
kemudian surat keluar tersebut digandakan untuk
didistribusikan ke bagian bidang yang sesuai.
13) Bagian Penerima menerima surat keluar dan melaksanakan
arahan Lurah dan membuat laporan kegiatan.
14) Lurah menerima laporan kegiatan dan memeriksa laporan
kegiatan.
15) Jika surat masuk tidak ditindaklanjuti oleh Bagian
Kesekretariatan, maka Bagian Kesekretariatan hanya mencatat
surat masuk di agenda kegiatan dan disimpan kedalam folder
11
 arsip surat.
3. Mengarsip surat masuk dan keluar
Proses pengarsipan surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan oleh
Lurah KeLurah an Batujajar. Proses bisnis pengelolaan surat keluar
akan dijelaskan pada proses 1-8.
1) Lurah memberikan perintah kepada Bagian Kesekretariatan
untuk pembuatan surat keluar.
2) Bagian Kesekretariatan membuat konsep surat keluar dan
diberikan kepada Lurah untuk diperiksa.
3) Lurah menerima konsep surat dan memeriksa surat keluar
tersebut.
4) Bagian Kesekretariatan menerima konsep surat yang diterima
dan mulai p embuatan surat keluar tahap akhir.
5) Lurah menerima surat keluar yang sudah diperbaiki dan
menandatangani surat keluar tersebut.
6) Bagian Kesekretariatan menerima surat yang sudah
ditandatangani dan dicatat di buku agenda surat keluar kemudian
surat keluar tersebut digandakan untuk didistribusikan ke bagian
bidang yang sesuai.
7) Bagian Penerima menerima surat keluar dan melaksanakan
arahan Lurah dan membuat laporan kegiatan.
8) Lurah menerima laporan kegiatan dan memeriksa laporan
kegiatan.
4. Mengarsip surat masuk dan surat tanah
Agar tidak menjadi persoalan pemerintah desa harus memiliki
kemampuan dalam mengelola dokumen pertanahan. Tapi, mereka juga
sulit melakukan hal tersebut karena selain tidak memiliki pengetahuan
mengenai pengelolaan dokumen pertanahan, juga ada banyak tugas lain
yang melekat. Ketika dokumen pertanahan di tingkat desa sudah
amburadul, maka akan terjadi kerawanan yang dapat memicu sengketa
pertanahan. Dapat dibayangkan bila sebuah desa yang awalnya tidak
terjadi masalah kemudian menjadi sasaran pembangunan perumahan
atau pariwisata, kepemilikan tanah bakal menjadi persoalan besar. Tiba-
tiba saja seseorang yang tak tahu datang dari mana bisa mendapatkan
12
sertifikat setelah memiliki akta jual beli dengan seseorang di desa
tersebut. Hal tersebut merupakan contoh yang kecil saja.
Ketika akan melakukan pendaftaran tanah untuk yang pertama kalinya
atau yang biasa disebut dengan penyertifikatan tanah adat (hukum
pertanahan) yakni suatu kegiatan pendaftaran tanah terhadap objek tanah
yang belum terdaftar, untuk mendaftar masyarakat harus mempunyai
berbagai dokumen seperti: Identitas pemilik tanah (pemohon) yang
dilegalisasi oleh pejabat umum yang berwenang (biasanya Notaris)
dan/atau kuasanya, surat tidak sengketa dari RT/RW/Lurah, Surat
Permohonan dari pemilik tanah untuk melakukan penyertifikatan (surat
ini bisa diperoleh di Kantor Pertanahan setempat), surat Rekomendasi
dari lurah/camat perihal tanah yang akan didaftarkan, Selain itu harus
ada Surat kuasa (apabila pengurusan dikuasakan kepada orang lain,
misalnya PPAT), surat keterangan waris dan akta kelahiran (jika
permohonan penyertifikatan dilakukan oleh ahli waris), serta fotokopi
KTP dan Kartu Keluarga. terdapat juga bukti atas hak yang akan
dimohonkan seperti: rincik / ketitir / girik / petok / letter C ataupun bisa
juga bukti lainnya sebagai bukti kepemilikan, Surat Tanda Terima
Sementara (STTS) tahun berjalan, surat pernyataan telah memasang
tanda batas serta fotokopi Surat Pemberitahuan Pajak Terutang (SPPT).
Tujuan dari penelitian ini ialah selain untuk memberikan kesadaran akan
arti penting arsip vital berbentuk sertifikat tanah atau dokumen
pertanahan lainnya. Tujuan lainnya adalah memberikan pengetahuan
mengenai pengelolaan arsip vital kepada masyarakat maupun aparat desa
karena mereka menjadi ujung tombak dalam pengelolaan arsip tanah
berbasis desa terutama untuk tanah adat milik desa maupun tanah pribadi
milik warga desa. Penelitian dilakukan pada dua desa yaitu desa
Sukajaya kecamatan Lembang dan desa Tanimulya kecamatan
Ngamprah. Kedua desa ini masuk ke Kabupaten Bandung Barat dan
termasuk salah satu kabupaten yang wilayahnya ditunjuk PPAT
sementara Camat. Desa Sukajaya di Lembang berada di kawasan
agrowisata populer dengan kesejukan alam dan pemandangan alam yang
bagus menjadi daerah pengembangan wisata. Sedangkan desa Tanimulya
yang

13
 dulunya didominasi lahan pertanian kini beralih rupa menjadi lahan bagi
banyak perumahan di kecamatan Ngamprah. Keduanya memiliki
karakteristik khusus karena banyaknya pengalihan hak atas tanah
sehingga dokumen-dokumen pertanahan seperti akta jual beli, hibah, dan
sebagainya jumlahnya cukup banyak.
5. Mendata kartu keluarga (KK ) warga dan menyusun Nomor Induk
Kependudukan (NIK)
PROSEDUR DAN TATA CARA
 Pemohon datang ke Kantor Kelurahan setempat dengan membawa
surat pengantar RT/RW dan berkas persyaratan yang telah ditentukan
beserta dokumen aslinya;
 Petugas Kelurahan mengecek berkas yang bersangkutan dan
memberikan blanko/ data isian KK serta memberikan informasi
tentang persyaratan masa berlaku dan mekanisme pengisian blanko;
 Pemohon mengisi blanko/ data isian KK yang telah disediakan di
Kelurahan masing-masing sesuai dengan wilayah tempat tinggalnya;
 Formulir yang sudah di isi diserahkan ke Kelurahan;
 Petugas Seksi Pemerintahan pada Kelurahan memeriksa dan meneliti
blanko/ data isian KK dan meregister dalam buku Harian Peristiwa
Kependudukan serta mengajukan kepada Lurah/Kepala Desa untuk
ditandatangani;
 Apabila berkas belum lengkap maka petugas mengembalikan kepada
pemohon untuk dilengkapi;
 Setelah berkas ditandatangani Lurah/Kepala Desa, Petugas Seksi
Pemerintahan pada Kelurahan mencatat dalam Buku Induk Penduduk
dan menyerahkan kembali kepada pemohon beserta dokumen aslinya;
 Pemohon mendatangi loket pelayanan KK dan KTP yang ada di
Kantor Kecamatan dengan membawa berkas lengkap beserta dokumen
asli;
 Petugas Pelayanan KK dan KTP yang ada di Kecamatan menerima dan
memverifikasi berkas serta mencatat data pemohon dalam Buku
Permohonan KK.

14
  Petugas Pelayanan KK dan KTP meregister berkas permohanan dan
menerbitkan tanda terima pendaftaran;
 berkas permohonan yang telah diregister dan berkas lainnya diteruskan
ke Operator komputer;
 Operator komputer menerima dan mengecek biodata penduduk pada
berkas permohonan dengan mensinkronisasi biodata yang diterima ke
dalam Aplikasi SIAK, data yang tidak valid dikembalikan kepada
petugas loket;
 Operator Komputer mencetak KK sesuai data yang valid pada blangko
asli rangkap 5 (lima), serta mencatat nomor serial blanko yang telah
diterbitkan;
 Operator Komputer menyerahkan Cetakan KK ke petugas Verifikasi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
 KK diserahakan ke bidang Pendaftaran penduduk untuk diteliti dan
diparaf Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk untuk kemudian
diteruskan ke kepala Dinas untuk ditandatangani dan distempel basah
selanjutnya diserahkan kembali kepada staf bidang pendaftaran
penduduk untuk diteruskan ke bagian loket pengambilan ;
 Pemohon pada batas waktu proses yang telah ditentukan mendatangi
loket Pelayanan KK dan KTP di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil
6. Merekap data susulan masyarakat yang ingin membuat Sertifikat
rumah/tanah
Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang sedang
berjalan pada Kelurahan sedinginan, masih dilakukan secara manual
pencatatan surat masuk, di posisi dan surat keluar masih dicatat dalam
buku besar.
Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut
1. Penerimaan, tugasnya yaitu :
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,
c. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.

15
2. Penyortiran, dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa
rutin dan rahasia penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat
3. untuk pengolahan lebih lanjut.
4. Pencatatan. setelah surat dicatat di stempel (cap) serta memeriksa
ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima, maka
langkah berikut adalah melakukan pencatatan.
5. Mengagendakan surat masuk, adalah Kegiatan mencatat surat masuk
dan surat keluar ke dalam buku agenda (buku harian) setiap surat
masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
6. Pengarahan dan penerusan surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut
harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak
mengolahnya
7. Penyampaian surat. penyampaian surat dilakukan oleh petugas
pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan.
8. penyimpanan berkas atau arsip surat dipimpinan dan dilakukan oleh
unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku
untuk kantor tersebut.
9. untuk pengolahan lebih lanjut.
10. Pencatatan. setelah surat dicatat di stempel (cap) serta memeriksa
ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima, maka
langkah berikut adalah melakukan pencatatan.
11. Mengagendakan surat masuk, adalah Kegiatan mencatat surat masuk
dan surat keluar ke dalam buku agenda (buku harian) setiap surat
masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
12. untuk pengolahan lebih lanjut.
13. Pencatatan. setelah surat dicatat di stempel (cap) serta memeriksa
ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima, maka
langkah berikut adalah melakukan pencatatan.
14. Mengagendakan surat masuk, adalah Kegiatan mencatat surat masuk
dan surat keluar ke dalam buku agenda (buku harian) setiap surat
masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

16
15. untuk pengolahan lebih lanjut.
16. Pencatatan. setelah surat dicatat di stempel (cap) serta memeriksa
ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima, maka
langkah berikut adalah melakukan pencatatan.
17. Mengagendakan surat masuk, adalah Kegiatan mencatat surat masuk
dan surat keluar ke dalam buku agenda (buku harian) setiap surat
masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
18. Pengarahan dan penerusan surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut
harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak
mengolahnya
19. Penyampaian surat. penyampaian surat dilakukan oleh petugas
pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan.
20. penyimpanan berkas atau arsip surat dipimpinan dan dilakukan oleh
unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku
untuk kantor tersebut.
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya
menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pembuatan konsep surat, disusun sesuai bentuk surat yang benar
atau yang dikehendaki pimpinan
2. Pengetikan. apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan
memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit
pengolah kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti
mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu
menjadi bentuk surat, setelah melalui koreksi kesalahan.
3. Mengetik, surat dalam bentuk akhir, konsep yang telah disetujui
pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir, pada kertas
berkepala surat atau kop surat
4. Penandatanganan
5. Pencatatan
Dilihat dari pengelolaan surat yang diterima oleh instansi (surat
masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harus
memperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja
dan kelancaran administrasi surat-menyurat.

17
C. Factor pendukung dan penghambat
1. Faktor Pendukung
a. Pegawainya baik dan ramah, sehingga saya nyaman dalam
melaksanakan SKL di sana
b. Jarak antara rumah dan tempat SKL tidak terlalu jauh, sehingga saya
dapat hadir setiap hari tepat waktu.
2. Factor Penghambat
a. Tempat yang dijadikan Kantor Kelurahan fasilitasnya kurang
memadai dan sempit sehingga tidak dapat melaksanakan aktivitas
secara efektif..

18
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari hasil kegiatan SKL yang telah dilakukan bahwa sistem pengelolaan surat
masuk dan surat keluar di Kantor Kelurahan sedinginan sudah berjalan dengan baik,
di mana dilakukan sesuai prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, surat
masuk adalah semua jenis-jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan
baik yang diterima melalui pos (Kantor Pos) maupun yang diterima melalui kurir
(pengiriman surat) surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh
suatu badan usaha dari intansi lain perorangan.
B. Saran
1. Diharapkan pihak sekolah memberikan bekal yang cukup sebelum melakukan
SKL
2. Diharapkan kepada para guru agar memberikan arahan dan bimbingan untuk
meningkatkan keterampilan siswa/i
3. Untuk instansi, diharapkan bagi pegawai instansi yang bekerja di Kantor
Kelurahan lebih cepat datang sesuai aturan dan kedisiplinan yang memberi
pekerjaan yang lebih banyak agar Siswa lebih paham.

19
 DAFTAR PUSTAKA
Data Umum Kelurahan Sedinginan Tahun 2022. Diterbitkan Disedinginan, Tanah Putih,
Rokan Hilir.sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar kelurahan sedinginan
https://docplayer.info/51312603-Satuan-kerja-kelurahan-1-pencatatan-dalam-buku-agenda-
surat-masuk-dan-keluar-1-memahami-berbagai-peraturan-tentang-tata-cara.html

20