BAB IV

PEMBAHASAN

A. Manfaat Ruang Penyimpanan Rekam Medis In-aktif di RSIA ZAINAB

Pekanbaru Tahun 2018
Berdasarkan hasil Praktik Kerja Lapangan (PKL) di RSIA ZAINAB
Pekanbaru Pada pelaksaan rekam medis terdapat suatu bagian yaitu
penyimpanan (filling), manfaat ruang penyimpanan rekam medis berguna
untuk menjaga serta melindungi rekam medis karena tersimpan pada tempat
yang aman. Rekam medis tidak selamanya akan disimpan karena batas
penyimpanan 5 tahun yang dimulai sejak pasien datang pertama kali berobat.
Dari hasil, rekam medis yang sudah discan sudah bisa untuk dipindahkan
pada ruang in-aktif, ternyata sampai saat ini belum dilakukan pemindahan
rekam medis, disebabkan karena sebagian karyawan dirumah sakit sudah
mengetahui manfaat tetapi mereka belum melakukan pemindahan rekam
medis keruangan in-aktif.
Di rumah sakit itu sangat dibutuhkan ruangan ruangan in-aktif, karena
bermanfaat untuk proses pemusnahan, pendukung proses pemusnahan
tersebut adalah ruangan in-aktif, apabila dipisah maka petugas juga lebih
mudah memilah rekam medis pasien yang masih berobat.
Menurut DepKes RI (2006:98) penyusutan berkas rekam medis adalah
suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan
dengan cara :
a. Memindahkan berkas rekam medis in aktif dari file aktif ke rak file in aktif
dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun
kunjungan.
b. Memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang
berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di microfilm dengan cara
tetentu sesuai ketentuan yang belaku.
d. Dengan melakukan scanner pada berkas rekam medis.

36
 Manfaat pemindahan rekam medis inaktif menurut DepKes RI 2006 yaitu :
a. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah.
b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan
berkas rekam medis yang baru.
c. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam
medis jika sewaktu-waktu di perlukan.
d. Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi mengurangi yang
tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun.
e. Alur menurut DepKes RI tahun 2006 yaitu :

Gambar 2
Alur Proses Retensi Berkas Rekam Medis In-Aktif

PEMINDAH- RM RM
AN AKTIF IN-AKTIF

DINILAI
PENYUSUTAN RM

RM ADA
RM TIDAK
NILAI
ADA NILAI
GUNA
GUNA

RM DIMUSNAH-
RUSAK KAN
RM DILESTARIKAN
TERTENTU

Penyusutan rekam medis dilakukan dengan cara memisahkan rekam

medis yang aktif dengan melihat tanggal terakhir kunjungan yang telah 5
tahun kunjungan terakhir dari pasien tersebut berobat. Maka rekam medis
tersebut dikategorikan rekam medis in-aktif. Kemudian rekam medis yang in-
aktif tersebut akan dinilai guna berdasarkan kebijakan rumah sakit tersebut.

37
 Rekam medis yang tidak memiliki nilai guna, rekam medis yang akan
dimusnahkan, tetapi rekam medis yang mempunyai nilai guna dan rekam
medis tertentu akan dilestarikan sesuai dengan kebijakan rumah sakit.
Berdasarkan asumsi peneliti bahwa manfaat pada ruangan aktif dan in-
aktif rekam medis sangat penting karena itu dapat menghindarkan
penumpukan berkas dan keterlambatan petugas dalam hal pengambilan dan
penyimpanan rekam medis, serta mempermudah proses pemusnahan. Oleh
karena itu dalam menentukan keberhasilan pembangunan terutama di unit
rekam medis sesuai dengan kompetensi rekam medis di RSIA ZAINAB
Pekanbaru, maka perlunya adanya pemisahan rekam medis aktif dan in-aktif
untuk menjamin keberhasilan dari manfaat-manfaat ruangan tersebut.

B. Sumber Daya Manusia Pada Ruang Penyimpanan Rekam Medis di

RSIA ZAINAB PekanbaruTahun 2018.
Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di Rekam Medis RSIA
ZAINAB Pekanbaru Pada pelaksaan rekam medis, untuk SDM dalam
pelaksaan rekam medis, petugas berjumlah 8 orang yang latar pendidikannya
6 orang berasal dari rekam medis dan 2 orang lagi berasal dari tamatan SMA.
Hasil wawancara dengan petugas rekam medis tentang kualitas SDM pada
penyimpanan di rekam medis masih kurang tenaga kerjanya dan sebagian
masih kurang pengetahuan tentang sistem penyimpanan aktif dan in-aktif.
Di RSIA ZAINAB Pekanbaru pembagian petugas rekam medisnya belum
ada, petugas cuma ditempatkan pada bagian assembling yang hanya satu
karyawan. Karyawan-karyawan yang lain tetap melakukan pekerjaan rekam
medis seperti menyimpan berkas, memasukkan kembali berkas, entri data
pasien dan distribusi, dan pembagian pekerjaan tersebut belum diatur oleh
pihak RSIA ZAINAB Pekanbaru.
Sumber Daya Manusia kesehatan menurut SKN 2004 adalah tatanan yang
menghimpun berbagai upaya perencanaan, pendidikan, dan pelatihan serta
pendayagunaan tenaga kesehatan secara terpadu dan saling mendukung, guna
menjamin tercapainya derajat kesehatan setinggi-tingginya. Sedangkan

38
menurut PP No.32/1996 sumber daya manusia adalah semua orang yang
bekerja secara aktif dibidang kesehatan, baik untuk jenis tertentu yang
memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan
(Adisasmito,2012:124).
Sumber Daya Manusia secara Makro adalah semua manusia sebagai
penduduk atau warga negara dalam batas wilayah tertentu yang memasuki
usia angkatan kerja, baik yang sudah maupun belum meperoleh pekerjaan.
Ada dua aspek yang dilihat dalam sumber daya manusia yaitu :
a. Kuantitas, yaitu menyangkut jumlah sumber daya manusia
b. Kualitas, yaitu menyangkut mutu sumber daya manusia tersebut, yang
menyangkut kemampuan fisik maupun kemampuan non fisik (kecerdasan
dan mental). Untuk meningkatkan kualitas fisik dapat di upayakan
program-program kesehatan dan gizi. Sedangkan untuk meningkatkan
kemampuan non fisik dapat diupayakan dengan pelatihan dan pendidikan.
Adapun untuk meningkatkan kualitas SDM dalam pelaksanaan
pengelolaan rekam medis dibutuhkan juga kopentensi dari petugas.
Kompetensi perekam medis adalah perekam medis diharuskan mampu
melkukan tugas dlaam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan beberapa kompetensi,
antara lain (Rustiyanto,2009:43):
Berdasarkan asumsi peneliti bahwa Sumber Daya Manusia sangat
penting dalam menentukan keberhasilan pembangunan terutama di unit
rekam medis, oleh karena itu perlu penambahan tenaga kerja perekam medis
serta adanya pembagian pekerjaan direkam medis oleh pihak rumah sakit di
RSIA ZAINAB Pekanbaru. Dengan adanya pembagian tenaga kerja yang
merata petugas akan lebih bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan
dan juga membantu ptugas rekam medis dalam menjalankan tangung
jawabnya dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada.

39
C. Tidak Disediakannya Ruang Khusus Rekam Medis In-aktif di RSIA
ZAINAB Pekanbaru Tahun 2018
Berdasarakan dari pengamatan yang kami lakukan di RSIA ZAINAB
Pekanbaru Hasil wawancara yang peneliti lakukan bahwa ruangan untuk
rekam medis in-aktif tidak disediakan. Penyebabnya karena tidak adanya
tempat atau ruangan lagi di rumah sakit, sehingga rekam medis tersebut
masih bergabung pada ruang aktif. di unit rekam medis dibagian
penyimpanan masih terlihat rekam medisnya menumpuk. Ruangan in-aktif
terdapat kendala dimana ruangan terseut berpindah-pindah. Masalah tersebut
sudah diajukan kepada pihak rumah sakit namun belum ada tanggapan.
Petugas memang sangat membutuhkan ruang in-aktif supaya rekam medis
tidak lagi bertumpukan.
Rekam medis dikatakan aktif ketika tanggal pulang atau tanggal
kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun dari
tanggal sekarang. Berkas rekam medis dikatakan in-aktif ketika rekam medis
tersebut jarang diambil dan disimpan kembali. Oleh karena itu, rekam medis
in-aktif disimpan di tempat yang jarang diakses dari pada rekam medis yang
masih aktif (Sukra, 2003).
Menurut DepKes RI 2016 tentang penyimpanan in-aktif adalah Hal-hal
yang perlu diperhatikan didalam ruangan penyimpanan dokumen rekam
medis in-aktif yaitu :
a. Beban muatan
Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat
rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruangan simpan harus
mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungan adalah
sebagai berikut :
1) Satuan volume arsip adalah meter linear
2) 1 meter lineal arsip rata-rata 50 kg
3) Brat beban arsip dan peralatan rak konvesional rata-rata 1.200 kg per
meter persegi.

40
 4) Berat badan rak compact shelfing/roll o’pact : 2.400 kg per meter
persegi.
5) Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak
konvesional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 =
12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu
menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.
b. Kapasitas Ruang Simpan
1) Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada
kondisi dan kemampuan instansi.
2) Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm
dapat menyimpan 1.000 meter linear arsip dengan menggunakan rak
konvensional (rak statis, stationary stacks).
3) Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pack,
mobile stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear arsip.
c. Suhu dan Kelembaban
Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat
dilakukan dengan cara :
1) Pemeriksaan secara periodic menggunakan alat hygrometer.
2) Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
3) Menjaga suhu udara tidak lebih dari 270⁰ c dan kelembaban tidak lebih
dari 60%.
4) Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang
cukup.
5) Hindari penggunaan rak yang padat.
6) Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur
suhu ruangan tidak lebih dari 20⁰ c dan kelembaban tidak lebih dari
50%.
d. Cahaya dan Penerangan
Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras.
Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk

41
 melalui jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang
cahaya matahari.
Berdasarkan asumsi peneliti bahwa ketersediaan ruang penyimpanan
aktif dan ruangan in-aktif rekam medis harus ada, ruang penyimpanan aktif
sudah ada akan tetapi ruang penyimpanan in-aktif belum disediakan ruang
khususnya, agar rekam medis tidak bertumpukan dalam satu ruangan aktif
maka ruangan tersebut harus dipisahkan. Oleh karena itu ketersediaan ruang
in-aktif sangat penting dalam menentukan keberhasilan pembangunan
terutama di unit rekam medis untuk melakukan pemusnahan di RSIA
ZAINAB Pekanbaru.

D. Mengetahui Standar Prosedur Operasional Penyimpanan Rekam Medis

In-aktif di RSIA ZAINAB Pekanbaru Tahun 2018
Hasil wawancara peneliti tentang Standar Prosedur Operasional di
bagian penyimpanan rekam medis in-aktif untuk proses pemusnahan di RSIA
ZAINAB Pekanbaru sudah dijalankan sesuai dengan peraturan yang ada, dan
petugas juga sudah menjalankan tugasnya sesuai dengan Standar Prosedur
Operasional, yang menjadi penghambat adalah ruangan. Khusus ruangan in-
aktif untuk rekam medis belum disediakan, sehingga rekam medis in-aktif
tersebut sekarang masih bergabung pada ruangan aktif.
Pengertian SPO (Standar Prosedur Operasional) dapat mempunyai
makna yang berbeda bagi setiap orang, tergantung dari criteria dan
konteksnya. SPO (Standar Prosedur Operasional) merupakan sistem yang
disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita.
Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir
(Ekotama,2015).

1. Kegiatan Retensi Dokumen Rekam Medis

a. Pengertian
Suatu pengurangan arsip di rak penyimpanan aktif.

42
 b. Tujuan
1) Mengurangi jumlah arsip yang bertambah.
2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk penyimpanan dokumen baru.
3) Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi
yang tidak bernilai guna/ nilai guna rendah/ nilai guna menurun.
c. Kebijakan
Apabila suatu dokumen rekam medis dalam jangka waktu 5 tahun tidak
bernilai guna lagi maka dokumen sudah harus dikeluarkan dari rak
penyimpanan aktif. (PERDIR No.090/RSIA-ZNB/PER-DIR/III/2016)
d. Prosedur
1) Setiap akhir tahun pada bulan Desember petugas mengevaluasi
dokumen rekam medis dibagian penyimpanan aktif.
2) Petugas memilah dan mensortir dokumen rekam medis yaitu
mengambil dokumen rekam medis pasien yang tidak pernah
berkunjung kerumah sakit lebih dari 5 tahun berturut – turut.
3) Pembuatan jadwal retensi dokumen medis yang ditetapkan oleh
panitia rekam medis yakni untuk pasien kusta, ketergantunga nobat,
dan HIV dokumennya disimpan selama 8 tahun didalam rak
penyimpanan aktif, selain pelayanan tersebut dokumennya disimpan
selama 5 tahun di rak penyimpanan aktif.

2. Pemindahan Dokumen Rekam Medis Aktif Menjadi In-Aktif

a. Pengertian
Kegiatan pemisahan dokumen rekam medis aktif ke dokumen rekam
medis in-aktif.
b. Tujuan
Menentukan dokumen rekam medis yang dapat dimusnahkan.
c. Kebijakan
Retensi berkas rekam medis selama: 15 (lima belas) tahun untuk kusta
dan ketergantungan obat; 10 (sepuluh) tahun untuk penyaki tanak, jiwa,
orthopedi, danjantung; 5 (lima) tahun untuk umum, mata dan paru.

43
 (PERDIRNo.090/RSIA-ZNB/PER-DIR/III/2016)
d. Prosedur
1) Petugas rekam medis melihat tahun kunjungan terakhir pasien pada
dokumen rekam medis.
2) Petugas rekam medis memilih dokumen rekam medis pasien 5 (lima)
tahun sejak kunjungan terakhir.
3) Ambil dokumen rekam medis tersebut dan pisahkan ditempat yang
berbeda (drm inaktif).
4) Dokumen rekam medis disimpan berdasarkan kelompok tahun yang
berbeda.

3. Scanner Berkas Rekam Medis In-Aktif

a. Pengertian
Kegiatan menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna seperti
ringkasan masuk keluar, resume medis, lembaran operasi, informed
consent, identifikasi bayi, surat keterangan meninggal.
b. Tujuan
Menyelamatkan berkas rekam medis yang bernilai guna.
c. Kebijakan
Kebijakan RSIA Zainab (PERDIR
No.090/RSIA-ZNB/PER-DIR/III/2016)
d. Prosedur
1) Siapkan rekam medis in aktif komputer dan mesin scanner.
2) Masuk ke program komputer scanner yang sudah tersedia, kemudian
masukkan lembaran yang akan di scan kedalam mesin scanner.
3) Proses lembaran tersebut dengan cara input ke komputer dan simpan
dengan menggunakan nomor rekam medis lembaran tersebut di
menu scanner rekam medis.
4) Lembaran rekam medis yang bernilai guna akan disimpan atau
dilestarikan, sedangkan lembaran rekam medis yang tidak bernilai
guna akan dimusnahkan.

44
4. Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
a. Pengertian
Proses penghancuran total fisik dokumen rekam medis yang telah
berakhir funsi dan nilai gunanya.
b. Tujuan
Mengurangi arsip yang tidak bernilai guna dari rak penyimpanan.
c. Kebijakan
Dokumen yang akan dimusnahkan harus dimasukkan kedalam Daftar
Pentelaahan Arsip Pemusnahan harus ada Tim Pemusnah dan membuat
berita acaranya yang harus dikirim keDirektorat Jendral Pelayanan
Medis Departemen Kesehatan RI. (PERDIRNo.090/RSIA-ZNB/PER-
DIR/III/2016)
d. Prosedur
1) Pemusnahan fisik dokumen dilakukan secara total sehingga tidak
dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
2) Dibentuk Tim Pemusnahan Arsip dengan SK Direktur yang
beranggotakan sekurang – kurangnyadari Tata Usaha, Unit Rekam
Medis, Pelayanan dan Komite Medis.
3) Arsip Rekam Medis yang bernilai guna tidak dimusnahkan, tetapi
disimpan dalam jangka waktu penyimpanan tertentu.
4) Pemusnahan Arsip Rekam Medis dilaksanakan dengan membuat
Daftar Pentelaahan Arsip Rekam Medis yang dimusnahkan dan
berita acara pemusnahan yang disahkan oleh Direktur RSIA
Zainab.
5) Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada Direktorat
Jendral Pelayanan Medis Departemen Kesehatan RI.

Berdasarkan asumsi peneliti bahwa Standar Prosedur Operasional di

RSIA ZAINAB Pekanbaru sudah baik dan sesuai dengan peraturan DepKes
RI, bahkan petugas juga sudah melaksanakan tugas dengan baik dalam proses
penyimpanan rekam medis in-aktif, akan tetapi petugas saat ini belum

45
melakukan pemindahan karena ruangan in-aktif belum disediakan oleh pihak
rumah sakit padahal petugas sudah pernah mengajukan pernyataan tentang
ketersediaan ruangan in-aktif. Oleh karena itu ketersediaan ruang in-aktif
sangat penting dalam menentukan keberhasilan pembangunan terutama di
unit rekam medis untuk melakukan pemusnahan di RSIA ZAINAB
Pekanbaru.

46