SELISIP BERITA SINWIL EDISI MARET 2022 (1)

S B S - net
BPMSW GEREJA KRISTEN INDONESIA SINWIL JAWA BARAT
Jl. Tanjung Duren Raya 4 Gd.E Lt.4 Jakarta 11470
email: sbsgkijb@gmail.com - website: http://selisip.com| www.satuharapan.com

MENYUSUN LAPORAN PELAYANAN

M
etafora Pohon. Kita dapat memba-
yangkan dengan metafora pohon.
Buah adalah hasil fotosintesis zat-
zat hara (air + mineral) yang
bereaksi dengan gas karbondioksida dengan energi
sinar matahari. Buah melambangkan hasil. Tanah
melambangkan sumber-sumber daya internal. Sinar
matahari dan gas karbondioksida melambangkan
Pdt. Yerusa Maria A. faktor-faktor eksternal. Akar, batang, daun me-
lambangkan organisasi dimana proses berlangsung.
Jadi rencana kerja merupakan hasil (=sintesis) dari proses mem-
berdayakan sumber-sumber daya internal dengan cara mengantisipasi
faktor-faktor eksternal yang sedang
berubah. Oleh karena itu buah yang
baik dihasilkan dari tumbuhan yang
baik dan lahan yang dibudidayakan
dengan dan kondisi iklim yang men-
dukung. Kita tidak dapat mengen-
dalikan iklim, tetapi dapat mengolah
lahan/ memupuk, mengendalikan ha-
ma, melakukan budi daya tanaman
untuk menghasilkan buah yang baik.

KLASIS GKI SINODE WILAYAH JAWA BARAT

Klasis Jakarta Barat - Klasis Jakarta Timur - Klasis Jakarta Selatan - Klasis
Jakarta Utara - Klasis Bandung - Klasis Priangan - Klasis Cirebon - Klasis Banten

SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 1

 Faktor-faktor eksternal
yang mempengaruhi
(= syarat perlu dan cukup)
· Situasi POLEKSOSBUD-Ag.
· Konsidi Pasar/ harga-harga.
· Jumlah anggota jemaat.
· Jumlah persembahan.
· Badan-badan Pelayanan
Jemaat.
Hasil-hasil yang diinginkan
(output, tujuan, gol)
· Undang-undang, PP, Perda, dsb.
· Arahan program kerja BPMS,
BPMSW, BPMK.
· Kepemimpinan Jemaat.
· Hasil PURJ.
· Sumber-sumber daya internal.

Ketika Nehemia menyadari bahwa ia akan menghadapi pekerjaan yang

besar, maka ia menunggu waktu yang tepat. Banyak penafsir Alkitab
mengatakan bahwa waktu tunggu itu dipergunakan untuk menyiapkan
diri dengan saksama. Dalam percakapannya dengan sang raja terlihat
bahwa Nehemia sudah menyiapkan diri untuk menjelaskan apa yang
ingin ia capai, berapa lama waktu yang ia pergunakan untuk mencapai
hal itu dan apa yang ia butuhkan.

A. Setiap rumusan sasaran membutuhkan pilar keberhasilan

Seorang pemimpin yang ingin berhasil perlu bertanya, bagaimana cara
agar sasaran-sasaran tercapai, baik sasaran besar, sasaran program dan
sasaran kegiatannya? Ia akan menyadari bahwa setiap sasaran membu-
tuhkan pilar keberhasilan yang akan menentukan apakah sasaran terse-
but akan dapat dicapai atau tidak. Pilar keberhasilan merupakan faktor-
faktor kunci atau prasyarat keberhasilan.
Tentunya, berbagai komunitas dengan sasaran besar yang berbeda-
beda membutuhkan beberapa pilar keberhasilan yang berbeda-beda.

B. Merumuskan indikator kinerja tiap pilar keberhasilan

Setelah setiap sasaran memiliki daftar pilar keberhasilannya, dapat kita
simpulkan bahwa hal tersebut sudah dapat diterjemahkan ke dalam
kegiatan. Kini kita harus memasukkan unsur penilaian untuk menge-
tahui apakah pilar keberhasilan tersebut tercapai atau belum setelah
setiap program kita laksanakan.

SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 2

Key Performance Indicator (KPI) biasanya memuat salah satu atau kom-
binasi dari faktor di bawah ini:
· Lama waktu
· Jumlah
· Frekuensi
· Hasil dana
· Hasil bangunan
· Dan segala hal yang dapat dievaluasi secara kasat mata atau empiris.

Untuk mencapai keempat pilar keberhasilan dan seluruh KPI-nya, maka

tiap-tiap pilar keberhasilan diterjemahkan dalam wujud kegiatan.
Tercapai atau tidak tercapainya suatu program dievaluasi dengan
melihat apakah masing-masing KPI-nya kelak terpenuhi pada waktu
yang kita tentukan diawal penyusunan program.

Referensi:
- Robby I. Chandra (2013), Kamu juga Bisa Menata
- Widi Artanto (1996), Bagaimana Membuat Program Kerja Jemaat
- Nugroho Iman Pinuju, Menyusun Program Kerja Jemaat

Lampiran 1: Bagian-bagian dari sebuah laporan pelayanan

Latar Belakang
Bagian ini hendak mendeskripsikan dan menjelaskan secara sistematis,
logis, dan komprehensif mengenai dasar dari mengapa program ini di-
adakan, dan apa yang mendasari sehingga program ini hendak/ perlu
diadakan. Hal ini perlu diungkapkan secara singkat namun jelas, agar
jemaat sungguh-sungguh yakin betapa pentingnya program ini bagi
mereka. Jemaat perlu tahu bahwa program ini memang diadakan untuk
menjawab kebutuhan mereka. Dengan kata lain, dalam latar belakang,
kita merumuskan hasil analisis situasi jemaat yang menunjukkan suatu
kebutuhan atau masalah yang perlu dihadapi dan diatasi oleh jemaat.
Tujuan
Tujuan merupakan bagian penting untuk menjabarkan sebuah visi dan
misi yang perlu atau hendak untuk dicapai bersama. Adapun hal yang

SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 3

perlu diperhatikan dalam menentukan rumusan adalah situasi baru apa
yang kita harapkan terjadi sesudah program ini dilaksanakan. Rumusan
tujuan dapat dibantu dengan kalimat awal (yang bisa ditulis atau tidak
usah ditulis), “Setelah mengikuti program ini, peserta (memahami –
merasakan – menyadari – memiliki ketrampilan) …………………..”
Sasaran
Berdasarkan latar belakang pengadaan program, kita perlu menegas-
kan di sini, siapa atau kelompok mana dalam jemaat yang akan mem-
peroleh manfaat dari program ini. Lebih menjurus lagi bisa juga mem-
pertimbangkan kelompok mana dalam jemaat yang kita harapkan
dapat mengalami perubahan lewat program ini. Memang ada program
kerja yang sasarannya mencakup seluruh jemaat namun ada juga pro-
gram kerja yang sasarannya terbatas. Bila sasaran program dapat
ditentukan jumlahnya, sasaran dapat disebut sebagai peserta. Berapa
orang peserta yang kita harapkan dapat terlibat, siapa para peserta
tersebut (kaum remaja atau pemuda, orang dewasa, anggota komisi,
anggota majelis jemaat atau pemimpin PA, guru sekolah minggu, dll).
Jumlah yang diharapkan dan dituliskan di sini perlu realistis namun juga
optimis, misalnya, kalau dalam program Pembinaan Guru Sekolah
Minggu dalam tahun yang lalu hadir 10 orang dari 30 guru sekolah
minggu yang ada, maka kita dapat mentargetkan untuk program yang
sama tahun ini menjadi 15 orang.
Kegiatan
Bagian ini merujuk kepada konten apa saja yang perlu dilakukan dalam
rangka program ini. Di sini perlu disebutkan kegiatan-kegiatan yang
harus dilakukan dalam tahap persiapan dan tahap pelaksanaan dengan
jelas dan rinci. Maksudnya bertujuan agar nanti dapat dipakai sebagai
pedoman kerja bagi pelaksana atau penanggung jawab program terse-
but. Mereka akan ditolong untuk memikirkan dan mengingat apa saja
yang harus mereka kerjakan.
Waktu dan Tempat
Bagian ini untuk menentukan penjadwalan untuk program yang rutin
(tiap minggu seperti Kebaktian Minggu atau tiap bulan seperti misalnya
SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 4
persekutuan, wilayah/ kring/ blok) maupun program insidental, diper-
lukan perencanaan waktu (hari, tanggal, dan jam) serta tempat yang
akan dipakai untuk melaksanakan program itu. Dengan perencanaan
yang jelas, diharapkan tidak terjadi “tabrakan” waktu dan tempat
dengan mata program kerja lainnya.
Penanggung Jawab
Dalam rangka pembagian tugas yang baik dalam struktur organisasi
jemaat (Majelis Jemaat dan atau Komisi-Komisi), setiap mata program
dipercayakan kepada seseorang atau lebih untuk mengkoordinasikan
dan bertanggung jawab atas mata program tertentu. Dengan menetap-
kan penanggung jawab, kita juga sekaligus sedang melakukan penga-
deran lewat pemberian kesempatan kepada semakin banyak orang un-
tuk memimpin. Di samping itu, kita dapat mengetahui siapa yang perlu
dihubungi berkaitan dengan mata program tertentu.
Anggaran (RAPB)
Berapa “biaya” program ini? Secara transparan perlu disebutkan berapa
jumlah dan dari mana dana diperoleh serta untuk apa saja dana itu akan
dipakai. Bila ada “sumbangan” atau persembahan dari seseorang yang
secara khusus diberikan untuk program tertentu, maka hal ini harus di-
cantumkan dalam kolom pemasukan. Jadi, anggaran selalu terdiri dari
Rencana Anggaran Pendapatan (RAP) dan Rencana Anggaran Belanja
(RAB) yang disebutkan secara rinci.
Evaluasi
Ini merupakan bagian yang cukup krusial. Evaluasi merupakan momen
yang sangat bermanfaat untuk perbaikan dan pengembangan terkait
pengadaan dan pelaksanaan program di masa-masa mendatang.Yang
perlu diperhatikan di sini adalah kapan evaluasi terhadap program ini
akan dilakukan, apakah di tengah pelaksanaan program atau sesudah
program selesai. Adapun unsur yang perlu diperhatikan :
· Siapa yang melakukan evaluasi: peserta, majelis jemaat/ komisi atau
keduanya?
· Bagaimana caranya: tertulis atau lisan atau keduanya?

SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 5

Apa saja yang dievaluasi :
Suasana
Merujuk kepada bagaimana iklim dan atmosfer yang terjadi pada keber-
langsungan suatu program. Mau bagaimanapun, suasana menjadi salah
satu pokok penting dikarenakan berjalannya program untuk sampai pada
tujuan yang ingin dicapai, perlu memperhatikan atmosfer yang berlang-
sung, apakah partisipasi meningkat, apakah peserta antusias dalam
mengikuti dan berproses bersama dalam berlangsungnya program.
Pesan utama dalam setiap programpun akan tersampaikan dengan baik
apabila suasana dan atmosfer dapat dirasakan secara positif oleh pe-
serta/ jemaat.
Proses
Merujuk kepada bagaimana pelaksanaan (teknis/ non-teknis) berjalan.
Bagian ini hendak memantau bagaimana berjalannya suatu program, mu-
lai dari persiapan, pra-program, pelaksanaan program, dan pasca-
program. Yang perlu dievaluasi adalah bagaimana program disiapkan,
apakah sesuai dengan rancangan yang dibuat, apakah sesuai dengan
waktu dan jadwal yang sudah ditetapkan dan juga selesai pada wak-
tunya, apakah ada kendala dalam pelaksanaan.
Tujuan tercapai atau tidak
Merujuk kepada rumusan yang telah ditetapkan. Kita perlu juga menarik
opini peserta untuk memantau apakah tujuan yang diharapkan sudah
tercapai dengan melihat opini dari peserta program
Pendukung (pembicara, akomodasi, dll).
Ini merupakan bagian yang menjadi pertimbangan untuk hal-hal teknis
yang terjadi di lapangan. Apakah pembicara relevan, apakah fasilitas
penunjang sudah sesuai dan memiliki kualitas yang baik, dan apakah
tempat berlangungnya program sesuai.

Lampiran 2: Contoh Format Laporan Kegiatan Program

SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 6

*) Catatan:
1. Setiap Komisi/Panitia menuliskan secara rinci setiap kegiatan yang telah dilakukan
2. Biaya yang digunakan ditulis seperti yang dilaporkan kepada bendahara
3. Menjelaskan hal-hal yang harus diperbaiki di program/ kegiatan selanjutnya, ha-
langan/ tantangan yang muncul sehingga program/ kegiatan tidak berjalan seperti
yang telah diprogramkan
4. Menilai dari hasil evaluasi apakah program masih bisa dilakukan lagi atau tidak, serta
apa saja hal-hal yang perlu ditingkatkan/diperbaiki untuk pelaksanaan selanjutnya

SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 7

Bagaimana membuat indikator
Ketika Nehemia menyadari bahwa ia akan menghadapi pekerjaan yang besar,
maka ia menunggu waktu yang tepat. Banyak penafsir Alkitab mengatakan bahwa
waktu tunggu itu dipergunakan untuk menyiapkan diri dengan saksama. Dalam
percakapannya dengan sang raja terlihat bahwa Nehemia sudah menyiapkan diri
untuk menjelaskan apa yang ingin ia capai, berapa lama waktu yang ia pergunakan
untuk mencapai hal itu dan apa yag ia butuhkan.
C. Setiap rumusan sasaran membutuhkan pilar keberhasilan
Seorang pemimpin yang ingin berhasil perlu bertanya, bagaimana cara agar sasa-
ran-sasaran tercapai, baik sasaran besar, sasaran program dan sasaran kegiatan-
nya? Ia akan menyadari bahwa setiap sasaran membutuhkan pilar keberhasilan
yang akan menentukan apakah sasaran tersebut akan dapat dicapai atau tidak.
Pilar keberhasilan merupakan faktor-faktor kunci atau prasyarat keberhasilan.
Tentunya, berbagai komunitas dengan sasaran besar yang berbeda-beda membu-
tuhkan beberapa pilar keberhasilan yang berbeda-beda.
D. Merumuskan indikator kinerja tiap pilar keberhasilan
Setelah setiap sasaran memiliki daftar pilar keberhasilannya, dapat kita simpulkan
bahwa hal tersebut sudah dapat diterjemahkan kedalam kegiatan. Kini kita harus
memasukkan unsur penilaian untuk mengetahui apakah pilar keberhasilan terse-
but tercapai atau belumsetelah setiap program kita laksanakan.
KPI anggaran untuk pelatihan tahun 2012 adalah Rp. 30.000.000. Sedangkan KPI
untuk hubungan antar guru adalah melakukan dua kali survei mengenai kera-
mahan guru senior dari kacamata guru junior dalam tahun 2012 yang diukur
dengan angka bagi keramahan yang meningkat.
KPI biasanya memuat salah satu atau kombinasi dari faktor di bawah ini:
Lama waktu ; Jumlah ; Frekuensi ; Hasil dana ; Hasil bangunan ; Dan segala hal
yang dapat dievaluasi secara kasat mata atau empiris.
Untuk mencapai keempat pilar keberhasilan dan seluruh KPI-nya, maka tiap-tiap
pilar keberhasilan diterjemahkan dalam wujud kegiatan. Tercapai atau tidak
tercapainya suatu program dievaluasi dengan melihat apakah masing-masing KPI-
nya kelak terpenuhi pada waktu yang kita tentukan di awal penyusunan program.

Pdt. Yerusa Maria Agustini adalah

Ketua Bidang Pembinaan - BPMK GKI Klasis Jakarta Barat

SBS-net Edisi Maret 2022 (1) - hal. 8