1.

Prosedur Pengendalian Dokumen di UPTD Puskesmas Bongas

Prosedur pengendalian dokumen harus ditetapkan oleh Kepala
UPTD Puskesmas Bongas yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di FKTP.
Tujuan Pengendalian Dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan
dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
a. Identifikasi Penyusunan/ Perubahan Dokumen
Identifikasi kebutuhan, dilakukan pada tahap self-assesment
dalam Pendampingan Akreditasi.
b. Penyusunan Dokumen
Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab
Admen di Puskesmas, Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi, dan Penanggung jawab
UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen.
c. Pengesahan Dokumen
Dokumen disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Bongas
d. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu
dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit
maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
e. Pencatatan Dokumen
Distribusi dan Penarikan Dokumen Kepala UPTD Puskesmas
Bongas menunjuk salah satu anggota Tim Mutu/ Tim Akreditasi sebagai
Petugas Pengendali Dokumen. Petugas tersebut bertanggung jawab
atas:
(1) Penomoran dokumen

(2) Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal

(3) Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan

(4) Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali

(5) Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen

 pengganti serta mengisi format usulan penambahan/ penarikan
dokumen.
(6) Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “Kedaluwarsa” dan kemudian menyimpan
dokumen tersebut selama 2 tahun.
(7) Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan

f. Penetapan Penomoran Dokumen

(1) Surat masuk dan keluar diberi nomer sesuai dengan ketentuan
Pemerintah Kabupaten Indramayu
(2) Penomeran dokumen akreditasi dilakukan dengan secretariat yaitu
penomrean SK dan SOP
(3) Urutan Penomeran, meliputi :
- Contoh SK : NOMOR : 001/PKM.BNS/2020
- Kode Surat/No. Urut/ Kode Puskesmas/Bulan.Tahun
Contoh : 440/001/PKM.BNS/II.2020
- SOP DAN KAK : No.Urut/tim pokja/SOP atau KAK/Tahun
Contoh : 001/ADMEN/SOP/2020
- Identifikasi Inventaris Barang :
Kode milik.satker.tahun pembelian.
Kode barang.jumlah unit register.
Contoh :12.32.07.02.01.06.2018.001
02.06.02.01.28.00001
g. Penetapan Ketentuan Penulisan Dokumen
Petugas menuliskan dokumen menggunakan ketentuan sebagai berikut
:
(1) Naskah dokumen akreditasi diketik pada satu halaman tidak
boleh bolak-balik dengan font arial 11
(2) Judul bab/ dokumen menggunakan font arial 12 Bold dengan huruf
kapital
(3) Judul sub bab menggunakan font arial 12
 (4) Jenis dokumen menggunakan font arial 11
(5) Ukuran kertas untuk laporan kegiatan menggunakan kertas Legal
(33 cm x 21,5 cm)
(6) Jarak antar baris menggunakan spasi 1,5 kecuali untuk judul
atau keterangan yang lebih dari satu baris, untuk tabel 1,15 cm.
(7) Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia yang baku
(8) Ukuran kertas untuk dokumen (SOP, SK dan Kerangka Acuan)
menggunakan kertas F4 (33 cm x 21,5 cm)
(9) Tipe margin : Penggunaan margin atas 2,5 cm, kiri 3,5 cm dan
bawah 5 cm, dan kanan 2,5 cm. dengan teks rata kanan-kiri (justify)
(10) Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir
naskah. Cara yang digunakan adalah gabungan dari angka romawi
dan arab, seperti contoh berikut :
A.
1.
a.
1).
a).
(1).
(a).

h. Penetapan Identitas Dokumen

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header disemua
halaman yang merupakan identitas dokumen yang berisi :
(1) Nama jenis dokumen
(2) Judul dokumen
(3) Lambang dan identitas Kabupaten Indramayu
(4) Lambang dan identitas UPTD Puskesmas Bongas
(5) Nomor dokumen
(6) Nomor revisi
(7) Tanggal terbit
 (8) Jumlah terbit
(9) Halaman
(10) Pengesahan KEPALA UPTD PUSKESMAS BONGAS

i. Penyimpanan Dokumen Arsip

(1) Dokumen rekam medik (RM) inaktif wajib disimpan sekurangnya 2
tahun, terhiitung dari tanggal terakhir pasien meninggal atau pindah
tempat. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas
dilampaui, rekam medik dapat dimusnahkan kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10
tahun terhitung dari tanggal dibuatnya.
(2) Dokumen resep yang telah terlayani dipelihara dan disimpan
minimal 2 tahun dan dikelompokan sesuai jenis pasiennya yaitu
pasien umum, pasien BPJS (PBI, non PBI, Mandiri) dan pasien
jamkesda.
(3) Penyimpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan aturan Pemerintah Kabupaten Indramayu.
(4) Penyimpanan dokumen atau arsip kepegawaian puskesmas
dengan menggunakan box file. Masing-masing nama pegawai
dengan urutan arsip kepegawaian yang ditentukan.
(5) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-masing
kelompok pelayanan, sedangkan administrasi dan manajemen
(Admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan
dan program.
i. Penataan Dokumen Dan Rekaman
Dokumen system dan penataannya dikelompokan sesuai
dengan jenis dokumen yang ada dan penyimpanannya
dimasing-masing pelayanan, sedangkan rekaman/ hasil
kegiatan dimasukan dalam file secara berurutan untuk
memudahkan didalam telusurnya.
ii. Peminjaman Dokumen
 Peminjaman dokumen dari antar unit/ lintas unit dengan
mempergunakan ekspedisi peminjaman, sedangkan
peminjaman yang dilakukan oleh lintas sektor atau dinas
atasan harus memakai surat resmi dan melewati
ketatausahaan.
iii. Format-format
Untuk menyeragamkan format yang digunakan di UPTD
Puskesmas Bongas dilampirkan format-format sebagai
berikut :
- Format Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
- Format Surat Keputusan (SK)
- Format Standar Oprasional Prosedur (SOP)
- Format persetujuan tindakan (informed consent)
- Format rujukan puskesmas/dokter BPJS
- Format rujukan umum puskesmas
- Format surat istirahat/ sakit
- Format surat control pasca rawat inap
- Format surat keterangan dokter
- Format surat keterangan hamil
- Format penolakan rujukan
- Format pernyataan penolakan pulang atas permintaan
sendiri

A. KERANGKA ACUAN KEGIATAN (KAK)