MODUL 5

Safety Policy and Objective

Komponen pertama dari kerangka SMS berfokus pada penciptaan lingkungan di mana manajemen keselamatan
dapat menjadi efektif. Ini didasarkan pada kebijakan dan sasaran keselamatan yang menetapkan komitmen
manajemen senior terhadap keselamatan, sasarannya, dan struktur organisasi pendukung.

Safety Policy and objective terdiri dari 4 (empat) komponen yaitu :

1. Management Commitment (komitmen management)

2. Safety Accountability and Responsibilities (Akuntabilitas dan tanggung jawab keselamatan)
3. Appointment of key safety personnel (Penunjukan personel kunci keselamatan)
4. Coordination of emergency response planning (Koordinasi perencanaan tanggap darurat
5. SMS Documentation (Dokumentasi SMS)

Komitmen Manajemen

Kebijakan keselamatan harus secara jelas didukung oleh manajemen senior dan eksekutif yang bertanggung jawab
(accountable executive). Merupakan tanggung jawab manajemen untuk mengkomunikasikan kebijakan
keselamatan ke seluruh organisasi untuk memastikan semua personel memahami dan bekerja sesuai dengan
kebijakan keselamatan. Untuk mencerminkan komitmen organisasi terhadap keselamatan, kebijakan keselamatan
harus mencakup komitmen untuk:

a) terus meningkatkan tingkat kinerja keselamatan;

b) mempromosikan dan memelihara budaya keselamatan positif di dalam organisasi;

c) mematuhi semua persyaratan peraturan yang berlaku;

d) menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memberikan produk atau layanan yang aman;

e) memastikan keselamatan adalah tanggung jawab utama semua manajer; dan

f) memastikannya dipahami, diterapkan dan dipelihara di semua tingkatan.

Kebijakan keselamatan juga harus mengacu pada sistem pelaporan keselamatan untuk mendorong pelaporan
masalah keselamatan dan menginformasikan personil tentang kebijakan disipliner yang diterapkan dalam kasus
peristiwa keselamatan atau masalah keselamatan yang dilaporkan.

Dengan mempertimbangkan kebijakan keselamatannya, penyedia layanan juga harus menetapkan tujuan
keselamatan untuk menentukan apa yang ingin dicapai sehubungan dengan hasil keselamatan. Sasaran
keselamatan harus ringkas, pernyataan tingkat tinggi dari prioritas keselamatan organisasi dan harus membahas
risiko keselamatan yang paling signifikan. Sasaran keselamatan dapat dimasukkan dalam kebijakan keselamatan
(atau didokumentasikan secara terpisah), dan menjelaskan apa yang organisasi ingin capai dalam hal keselamatan.

Indikator kinerja keselamatan (SPI) dan target kinerja keselamatan (SPT) diperlukan untuk memantau pencapaian
tujuan keselamatan ini dan akan dijelaskan lebih lanjut di Bab ini di bawah Komponen 3.

Kebijakan keselamatan dan tujuan keselamatan harus ditinjau secara berkala untuk memastikannya tetap mutakhir
(misalnya, perubahan dalam eksekutif yang bertanggung jawab akan memerlukan tinjauannya).

Akuntabilitas dan tanggung jawab keselamatan

Akuntabilitas dan tanggung jawab semua personel, manajemen dan staf, yang terlibat dalam tugas-tugas terkait
keselamatan yang mendukung pengiriman produk dan operasi yang aman harus didefinisikan dengan jelas.
Tanggung jawab keselamatan harus fokus pada kontribusi anggota staf terhadap kinerja keselamatan organisasi
(hasil keselamatan organisasi).
Organisasi harus menunjuk accountable executive (eksekutif yang bertanggungjawab). Acoountable executive
harus memiliki kewenangan untuk membuat keputusan atas nama perusahaan/ organisasi termasuk keputusan
yang berkaitan dengan SDM dan keuangan. Accountable eksekutive juga bertanggungjawab untuk memastikan
tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi masalah keselamatan dan resiko keselamatan yang terkait
dengan accident dan incident. Acountable executive bertanggungjawab untuk keseluruhan kinerja keselamatan
dan memastikan sms berjalan dengan efektif.

Accountable eksekutif mungkin jaran dapat bergabung dalam day-to day operation dan akan mendelegasikan
beberapa tugasnya ke personnel kunci dan manager keselamatan. Namun ada beberapa hal yang tidak dapat
didelegasikan yaitu :

1. Menjamin kebijakan keselamatan sesuai dan dikomunikasikan dengan baik.

2. Menjamin alokasi yang sesuai terkait keuangan, personnel, pelatihan, pendapatan;
3. Mensetting acceptable risk limit dan sumberdaya tetap terkontrol dengan baik.

Akuntabilitas dan tanggung jawab keselamatan setiap manajer senior merupakan komponen integral dari uraian
tugas mereka. Ini juga harus mencakup fungsi manajemen keselamatan yang berbeda antara manajer lini dan
manajer keselamatan.

Garis akuntabilitas keselamatan di seluruh organisasi dan bagaimana mereka didefinisikan akan bergantung pada
jenis dan kompleksitas organisasi, dan metode komunikasi yang mereka pilih. Biasanya, akuntabilitas dan
tanggung jawab keselamatan akan tercermin dalam bagan organisasi, dokumen yang menjelaskan tanggung jawab
departemen, dan pekerjaan personel atau deskripsi peran.

Penyedia layanan harus bertujuan untuk menghindari konflik kepentingan antara tanggung jawab keselamatan
anggota staf dan tanggung jawab organisasi mereka yang lain. Mereka harus mengalokasikan akuntabilitas dan
tanggung jawab SMS mereka, dengan cara yang meminimalkan tumpang tindih dan / atau kesenjangan.

Penyedia layanan bertanggung jawab atas kinerja keselamatan organisasi eksternal di mana terdapat interface
SMS. Penyedia layanan dapat dimintai pertanggungjawaban atas kinerja keselamatan produk atau layanan yang
disediakan oleh organisasi eksternal yang mendukung aktivitasnya bahkan jika organisasi eksternal tidak
diharuskan memiliki SMS. SMS penyedia layanan harus berinteraksi dengan sistem keselamatan organisasi
eksternal mana pun yang berkontribusi pada pengiriman produk atau layanan mereka dengan aman.

Penunjukan personel kunci keselamatan

Penunjukan orang yang kompeten atau beberapa orang untuk memenuhi peran manajer keselamatan sangat
penting agar SMS yang diterapkan dan berfungsi secara efektif. Orang yang menjalankan fungsi manajer
keselamatan bertanggung jawab kepada eksekutif yang bertanggung jawab atas kinerja SMS dan untuk
penyampaian layanan keselamatan ke departemen lain dalam organisasi. Manajer keselamatan bertanggungjawab
pada accountable executive dan manajer lini tentang masalah manajemen keselamatan, dan bertanggung jawab
untuk mengoordinasikan dan mengkomunikasikan masalah keselamatan dalam organisasi serta dengan anggota
eksternal komunitas penerbangan. Fungsi manajer keselamatan diantaranya adalah:

a) mengelola rencana implementasi SMS atas nama eksekutif yang bertanggung jawab (setelah implementasi
awal);

b) melakukan / memfasilitasi identifikasi bahaya dan analisis risiko keselamatan;

c) memantau tindakan korektif dan mengevaluasi hasilnya;

d) memberikan laporan berkala tentang kinerja keselamatan organisasi;

e) memelihara dokumentasi dan catatan SMS;

f) merencanakan dan memfasilitasi pelatihan keselamatan staf;

g) memberikan nasihat independen tentang masalah keselamatan;

h) memantau masalah keselamatan dalam industri penerbangan dan dampaknya yang dirasakan terhadap operasi
organisasi yang ditujukan untuk pengiriman produk dan layanan; dan
i) berkoordinasi dan berkomunikasi (atas nama accountable eksekutif )dengan Direktorat Jenderal Perhubungan
Udara dan negara tetangga sebagaimana diperlukan dalam masalah yang berkaitan dengan keselamatan.

Di kebanyakan organisasi, seorang individu ditunjuk sebagai manajer keselamatan. Bergantung pada ukuran, sifat
dan kompleksitas organisasi, peran manajer keselamatan dapat berupa fungsi eksklusif atau dapat digabungkan
dengan tugas lain. Selain itu, beberapa organisasi mungkin perlu mengalokasikan peran tersebut kepada
sekelompok orang. Organisasi harus memastikan bahwa opsi yang dipilih tidak menimbulkan konflik
kepentingan.

Koordinasi perencanaan tanggap darurat

Menurut definisi, keadaan darurat adalah situasi atau peristiwa yang tiba-tiba dan tidak direncanakan yang
memerlukan tindakan segera. Koordinasi perencanaan tanggap darurat mengacu pada perencanaan kegiatan yang
berlangsung dalam jangka waktu terbatas pada situasi darurat operasional penerbangan yang tidak direncanakan.
Rencana tanggap darurat (ERP) adalah komponen integral dari proses SRM penyedia layanan untuk mengatasi
keadaan darurat, krisis, atau peristiwa terkait penerbangan. ERP harus menangani keadaan darurat yang dapat
diperkirakan seperti yang diidentifikasi melalui SMS dan mencakup tindakan mitigasi, proses dan kontrol untuk
secara efektif mengelola keadaan darurat terkait penerbangan.

Tujuan keseluruhan dari ERP adalah kelanjutan operasi yang aman dan kembali ke operasi normal sesegera
mungkin. Ini harus memastikan transisi yang teratur dan efisien dari operasi normal ke darurat, termasuk
penugasan tanggung jawab darurat dan pendelegasian wewenang. Ini mencakup periode waktu yang diperlukan
untuk menjalankan kembali operasi "normal" setelah keadaan darurat. ERP mengidentifikasi tindakan yang harus
diambil oleh personel yang bertanggung jawab selama keadaan darurat. ERP harus dapat dengan mudah diakses
oleh personel kunci yang sesuai serta untuk mengoordinasikan organisasi eksternal.

Koordinasi perencanaan tanggap darurat hanya berlaku untuk penyedia layanan yang diperlukan untuk membuat
dan memelihara ERP. Koordinasi ini harus dilakukan sebagai bagian dari pengujian ERP secara berkala.

SMS Documentation

Dokumentasi SMS harus menyertakan "manual SMS", yang menjelaskan kebijakan, proses, dan prosedur SMS
penyedia layanan untuk memfasilitasi administrasi internal organisasi, komunikasi dan pemeliharaan SMS. Ini
harus membantu personel untuk memahami bagaimana fungsi SMS organisasi, dan bagaimana kebijakan dan
tujuan keselamatan akan dipenuhi. Dokumentasi harus menyertakan deskripsi sistem yang memberikan batasan
SMS. Ini juga harus membantu memperjelas hubungan antara berbagai kebijakan, proses, prosedur dan praktik,
dan menentukan bagaimana kaitan ini dengan kebijakan dan tujuan keselamatan penyedia layanan. Dokumentasi
harus diadaptasi dan ditulis untuk membahas aktivitas manajemen keselamatan sehari-hari yang dapat dengan
mudah dipahami oleh personel di seluruh organisasi.

Panduan SMS juga berfungsi sebagai alat komunikasi keselamatan utama antara penyedia layanan dan pemangku
kepentingan keselamatan utama. Panduan SMS mungkin merupakan dokumen yang berdiri sendiri, atau mungkin
terintegrasi dengan dokumen organisasi lain (atau dokumentasi) yang dikelola oleh penyedia layanan. Dokumen
SMS ini harus selalu diperbarui.

SMS Manual menjelaskan tentang :

1. Safety Policy and objective

2. Referensi SMS Requirement
3. System description
4. Safety accountabilities and key personnel
5. Voluntary and Mandatory reporting
6. HIRA Process and procedure
7. Safety investigation procedure
8. Prosedur untuk membentuk dan memonitor SPI
9. SMS Training process, procedure dan komunikasi;
10. Komunikasi keselamatan
11. Proses audit internal
12. Management of change procedure
13. SMS Documentation management and procedure
14. Jika dibutuhkan juga memuat koordinasi untuk ERP.
MODUL 6
Safety Risk Management

Latihan
1. Lakukan Safety Assessment jika ADSB Pekanbaru, Palu, dan Tual U/S.
2. Tual U/S.Safety Assessment yang dilakukan meliputi Hazard, penyebab timbulnya Hazard, Risiko,
Pengendalian Risiko, Risk Indeks.