SAFETY MANAGEMENT SYSTEM

MODUL 1
INTRO SMS
Modul ini dapat diselesaikan dalam waktu lima belas menit.

Profile Balai pendidikan dan Pelatihan Penerbangan Curug (BP3 Curug)

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENERBANGAN CURUG merupakan unit pelaksana teknis
dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan, yang
secara administratif dibawah pembinaan Sekretaris Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan
Udara yang dibentuk tahun 2014. Balai Pendidikan dan Pelatihan Penerbangan Curug memiliki Aproval dari :

1. Direktorat Kelaikudaraan dan Pengoperasian Pesawat Udara (DKUPPU);

2. Direktorat Navigasi Penerbangan (DNP);
3. Direktorat Keamanan Penerbangan (DKP);
4. Direktorat Bandar Udara.

Pembelajaran Jarak Jauh di Balai Pendidikan dan Pelatihan Curug dilengkapi dengan Modul Online, Video
Sharing, Zoom meeting, Online Quiz, Online Praktek dan Online Exam. Modul Online dan Video Sharing dapat
diakses selama Dua Puluh Empat Jam. Dapat disesuaikan dengan kegiatan peserta dan kondisi jaringan internet
di lokasi masing – masing

Tata Tertib Pembelajaran Jarak Jauh Balai Pendidikan dan Pelatihan Penerbangan Curug adalah sebagai berikut
:

1. Setiap Peserta akan mendapatkan username dan password sementara untuk akses pembelajaran.
Disarankan agar peserta dapat mengganti password tersebut sesegera mungkin agar mudah diingat oleh
peserta. Jika ada kendala dalam akses ini dapat menghubungi tim Teknologi Informasi Balai Pendidikan
dan Penerbangan Curug dengan no. WA 082392370099. Akses ini dapat digunakan selama Lima hari
sesuai dengan durasi pelatihan Safety Management System.
2. Modul Online dan Video Sharing dapat diakses setiap saat. Dilarang menyebarluaskan modul ini tanpa
ijin dari Balai Pendidikan dan Pelatihan Penerbangan Curug.
3. Zoom meeting antara peserta dan pengajar akan dilaksanakan sesuai dengan jadwal. Zoom meeting Balai
Pendidikan dan Pelatihan Curug dilengkapi dengan akses premium yang aman;
4. Passing Grade Exam dalam pelatihan Safety Management System adalah 75 dalam skala 100.
5. Peserta diwajibkan mengisi daftar hadir setelah menyelesaikan setiap modul, video sharing maupun zoom
meeting.

Pelatihan Safety Management System terdiri dari 11 (sebelas) modul sebagai berikut :

1. COURSE INTRODUCTION
2. SYSTEM MANAGEMENT OVERVIEW DAN FUNDAMENTAL
3. SAFETY CULTURE
4. SAFETY MANAGEMENT SYSTEM FRAMEWORK
5. SAFETY POLICY AND OBJECTIVES
6. SAFETY RISK MANAGEMENT
7. SAFETY ASSURANCE
8. SAFETY PROMOTION
9. STATE SAFETY MANAGEMENT
10. SMS REGULATION
11. EXAMINATION

Masing – masing modul dilengkapi dengan quiz. Setelah menyelesaikan modul 1 sampai 10 Peserta dapat
mengikuti Online Examination. Masing- Masing Peserta memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk melaksanakan
Examination. Passing Grade minimal adalah 75 dari skala 100. Jika peserta belum mencapai minimal passing
grade maka peserta belum mendapatkan sertifikat.
MODUL 2
Safety Management Overview dan Fundamental
Tujuan Pembelajaran pada modul 2 ini adalah agar peserta pelatihan dapat menjelaskna mengenai safety
Management overview dan Fundamental

Modul ini dibagi menjadi 4 bagian yaitu :

1. Why Safety Management, yang akan menjelaskan mengapa harus ada safety Management;
2. What is different with Safety Management, yang akan menjelaskan mengenai perbedaan saat tidak ada
safety management dengan jika telah ada safety management dalam organisasi;
3. How to Implement Safety Management, yaitu Bagaimana untuk mengimplementasikan safety
Management.
4. Quiz

Tujuan dari safety management adalah untuk mmitigasi secara proaktif safety risk sebelum terjadi incident
maupun accident. Untuk dapat mengimplementasikan safety management, regulator harus mengatur penerapan
safety activities dengan lebih disiplin, integrative dan terfokus. Memiliki pemahaman yang jelas tentang peran
dan fungsinya memungkinkan negara dan penyelenggara pelayanan di bidang penerbangan untuk
memprioritaskan penanganan safety risk dan lebih efektif dalam mengatur sumber daya untuk keuntungan yang
optimal dalam keselamatan penerbangan.

Saat kita berusaha untuk meminimalisir accident maupun serious incident dan untuk mencapai tujuan utama
berupa zero accidents, bebas dari hazard dan tidak ada human error sama sekali, apakah itu mungkin? Tentu saja
tidak realistis. Faktanya safety itu sangat dinamis yang selalu memerlukan mitigasi dari safety risk dan merupakan
proses berkelanjutan dari hazard identification dan safety risk management.

Sejarah dari evolusi aviation safety dibagi menjadi 4 era yaitu :

1. Technical era dari 1900- 1960

2. Human Factor Era 1970-1990
3. Organizational era 1990-saat ini
4. Total aviation era 2000- sampai masa yang akan datang

Technical era adalah masa dimana penerbangan merupakan transportasi masa yang diidentifikasi bahwa
menurunnya tingkat safety adalah karena faktor teknik dan kegagalan teknologi. Fokus dari upaya keselamatan
sebagai hasil investigasi adalah peningkatan/pengembangan faktir teknis. Pada awal tahun 1950 peningkatan
teknologi dapan menurunkan frekuensi kecelakaan sehingga keselamatan diperluas dengan kepatuhan terhadap
regulasi dan pengawasan.

Pada awal tahun 1970an frekuensi kecelakaan penerbangan berkurang secara signifikan karena kemajuan
teknologi dan peningkatan regulasi keselamatan. Penerbangan menjadi moda transportasi yang aman dan fokus
keselamatan diperluas hingga mencakup masalah human faktor termasuk hubungan antara human dan mesin.
Human Factor cenderung berfokus pada individu, tanpa sepenuhnya mempertimbangkan faktor operasional dan
organisasi. Baru pada awal 1990an diakui bahwa individu beroperasi di lingkungan yang komplek yang
mencakup banyak faktor yang mempengaruhi perilaku.

Selama era organisasi, keselamatan mulai dilihat dari prespektif sistemik yang mencakup faktor organisasi selain
manusia dan teknik. Akhibatnya gagasan kecelakaan organisasi mulai dikenal. Hal ini mempertimbangkan
kebijakan organisasi terhadap efektifitas pengendalian resiko keselamatan. Pengumpulan dan analisa data
keselamatan rutin dilakukan menggunakan metodelogi reaktif dan proaktif. Hal ini memungkinkan organisasi
untuk memantau resiko dan diteksi keselamatan yang diketahui. Ini lah awal mula dilakukan pendekatan safety
management.

Saat ini banyak negara dan penyedia layanan dalam penerbangan telah mencapai tingkat kematangan yang lebih
tinggi dengan implementasi sms dan SSP. Airnav Indonesia telah memiliki SMS dengan berbedoman pada SMM
yang nantinya akan dilaksanakan proses acceptance oleh regulator sesuai dengan KP 325 Tahun 2018 tentang SI
19-06 Penerimaan (Acceptance) Sistem Management Keselamatan (Safety Management System) Penyelenggara
Navigasi Penerbangan.

Model Swiss cheese yang dikembangkan oleh profesoor James Reason, mengilustrasikan bahwa accidence
melibatkan beberapa kegagalan atau pelanggaran terhadap sistem. Kegagalan atau pelanggaran ini bisa dipicu
oleh beberapa faktor seperti kegagalan peralatan atau keselahan operasi. Dalam swiss cheese model ini setiap
lapisan merupakan barrier yang akan mencegah terjadinya kecelakaan. Setiap lubang merupakan hazard apabila
hazard tersebut membentuk lubang pada setiap lapisan inilah yang disebut latern condition dimana akan terjadi
kecelakaan atau incident.

Teori kedua adalah practical drift , teori ini digunakan untuk mengetahui bagaimanan dalam dunia penerbangan
baseline dari performa sistemnya “drift away” dari yang seharusnya. Tantangan dari SMS ini adalah menciptakan
monitoring process secara proaktif dan prediktif. Proses pemantauan adalah untuk menangkap dam menganalisa
informasi yang berkaitan operasional dan organisasi untuk dapat mengontrol dan memitigasi resiko keselamatan
sesegera mungkin. Penyimpangan dari baseline performance mungkin tidak dapat dihindari namun harus
dikendalikan untuk mencapai keselamatan.

Management Dilemma

Pada Section 1 tadi kita sekilas sudah mempelajari tentang safety Management Prosess dimana didalamnya
terdapat Hazard Identification dan Risk Mitigation. Dari kedua kegiatan ini akan muncul specific
recommendation untuk mengendalikan safety risk yang ad, bisa berupa training personnel, The Appropriate use
of technologi, pembuatan procedure dan lain sebagainya. Rekomendasi ini diterbitkan untuk mempertahankan
safety performance. Safety Performance ini membutuhkan 3 hal yaitu :

1. Waktu
2. Sumberdaya
3. Uang

Dalam penggunaan waktu, sumberdaya dan uang ini manajemen perusahaan harus berhati-hati dan cermat agar
kedua sisi protection dan production tetap terjaga. Jika penggunaan waktu, sumberdaya dan uang ini lebih
cenderung pada protection sedangkan productionnya rendah maka yang terjadi adalah kebangkrutan. Nah
kebalikannya jika waktu, sumberdaya dan uang ini lebih besar digunakan pada production sedangkan
protectionnya rendah akan terjadi kondisi katastropik, dimana kejadian incident maupun accident mudah terjadi.
Jadi Safety Space adalah zona dimana organisasi menjaga produktifitas dan proteksi sehingga aspek keselamatan
dapat terjaga. Hal ini bisa dilakukan dengan efisincy improvement, improved reliability dan menjaga safety
performance.

Keuntungan dari safety management banyak sekali, beberapa diantaranya adalah :

1. Memiliki pengetahuan yang lebih baik terkait safety related interface dan relationship.
2. Dapat menditeksi lebih cepat terkait safety hazard.
3. Safety data dapat membantu dalam pengambilan decision making
4. Improved efficiency
5. Menghindari penggunaan biaya berlebihan.

Saat ini mungkin ada yang bertanya kenapa harus ada safety management dan apa pentingnya ada di dalam
organisasi kita? Berikut akan dijelaskan implementasi safety management diharapkan dapat dicapai dengan
menjelaskan satu per satu komponen yang ada di dalamnya. Kita bisa melihatnya dalam ICAO Annext 19 edisi
ke 2 taun 2016 dan ICAO Doc 9859 edisi ke4 tahun 2018.

Performanced based approach

Implementasi yang efektif dari proses Management Keselamatan oleh negara dan penyedia layanan di bidang
penerbangan dilaksanakan melalui pendekatan prescriptive (pengawasan) dan dilengkapi dengan performance
based approach. Pendekatan yang dilengkapi performance based approach lebih efektive dalam menangani resiko
keselamatan yang tidak dapat dicapai dengan hanya prescriptive approach saja.

1.SSP dan SMS Framework in place

Negara dan Penyedia layanan di bidang penerbangan harus memiliki SSP dan SMS sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

2. Process for continue monitoring

Regulator harus memiliki proses yang dapat memonitor secara berkelanjutan safety performance yanga da di
setiap penyedia layanan sesuai ketetapan ALOS oleh negara.

3.Process for agreement on system’s Safety Performance

Penyedia layanan membuat performance indicator yang sesuai, beberapa diantaranya harus memenuhi kriteria
safety performance yang ditetapkan oleh negara.
Introduction to Hazard

Hazard dapat berupa potensi bahaya yang sedang tidak aktif yang ada dalam sistem Maupun lingkungan. Misalnya
kondisi alami (terrain) atau status teknis (pembuatan marka runway)

Penerbangan tetap dapat dilaksanakan sejauh hazard tersebut dapat dikendalikan. Dalam hal adanya hazard ini
harus dilaksanakan safety risk assessment dan mengkomunikasikan terkait hazard ini termasuk konsekuensi yang
mungkin terjadi agar tercapai pemahaman yang jelas.

Dengan mendefinisikan hazard secara jelas maka kita dapat mendefinisikan unsafe even apasaja yang mungkin
terjadi sebelum terjadi ultimate consequent baik itu berupa incident maupun accident. Sebagaimana kita ketahui
bahwa hazard dapat memicu adanya konsekunsi yang tidak dapat diterima maka hazard tersebut harus
diidentifikasi dan di mitigasi.

Bagaimana mengimplementasikan SAFETY MANAGEMENT?

Langkah pertama kita harus membangun ponsasi SMS. Ada 4 (empat) ponsadi SMS yaitu :

1. Senior management comitment

2. Kepatuhan terhadap requirement termasuk Regulasi dan prosedur yang ada.
3. Penegakan hukum
4. Perlindungan informasi keselamatan.

Sistem Diskription ini merupakan rangkain proses safety Management yang ada yaitu hazard identification dan
Safety Risk Assessment termasuk proses, aktifitas dan hubungan dengan penyedia layanan lainnya.

Untuk keterangan lebih lanjut tentang system description dapat diperoleh di ICAO Doc 9859 SMM chapter 8
untuk negara (regulator dan chapter 9 untuk service provider termasuk Airnav.

Safety Management Interfaces

Dalam safety management interface ada 2 aspek yatu Internal dan Eksternal. Di Internal misalnya divisi operasi,
divisi fasilitas, divisi keuangan, divisi HRD atau divisi hukum. Sedangkan di Eksternal kita berhubungan dengan
negara lain maupun penyedia pelayanan lainnya, misalnya Bandar udara, airlines dll.

Dalam penerapan management keselamatan, negara dan penyedia layanan perlu mempertimbangkan adanya
resiko dalam melaksanakan interface antar organisasi. Resiko interface ini juga harus didefinisikan. Dengan
mengidentifikasi dan mengatur interface ini, negara dan penyedia layanan memiliki kendali yang lebih besar
terkasit resiko yang ada. Hal ini sangat penting untuk diingat bahwa negara dan penyedia layanan memiliki
tanggung jawab yang besar untuk mengatur dan memonitor interface mereka untuk memastikan keselamatan.

SKALABILITAS

Perlu kita pertimbangkan bahwa setiap negara dan setiap penyedia layanan adalah berbeda. Namun negara dan
setiap penyelenggara layanan memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mendesign, mengimplementasikan dan
mempertahankan safety management. SSP dan SMS diadaptasikan dengan proses dan ketersediaan sumberdaya
di organisasinya, meliputi ukuran, volume, kondisi alam dan klompeksitas. Tidak ada istilah satu ukuran untuk
semua organisasi.

Skalabilitas ini membantu negara dan penyedia layanan untuk membuat struktur terbaiknya dalam menerapkan
SSP dan SMS yang memastikan :

1. Program dan sistemnya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai;

2. Program sesuai ukurannya, sesua dengan lingkungannya dan kompleksitasnya.
3. Berfungsi secara efektive untuk mencapai keselamatan.

Skalabilitas bukan berarti mengabaikan beberapa komponen dalam SSP dan SMS. SELURUH KOMPONEN
DAN ELEMENT SSP dan SMS adalah interconnected dan interdependent

INTEGRATING BASIC ELEMENT

Perlu kita ingat bahwa basic element dalam system adalah orang, proses dan teknologi sehingga semua harus
bekerja sama untuk mencapai tujuan keselamatan yang melinatkan negara dan penyedia layanan. Dalam safety
management basic element tadi didefinisikan dalam proses, aktifitas dan fungsi.
IMPLEMENTATION PLANNING

Dalam melaksanakan implementation planning, terlebih dahulu kita perlu melaksanakan gap analisis dari kondisi
stuktur organisasi dan proses yang saat ini ada menuju SSP dan SMS Operation yang efektif. Untuk SSP perlu
kiranya mereview protocol question yang ada pada ICAO USOAP dan utuk implementasi SMS dan SSP harus
mencantumkan dengan jelas sumber daya, tugas, prosess yang dibutuhkan, timeline, dan pengaturan squensing
tugas kunci dan tanggungjawab.
Modul 3
Safety Culture
Budaya keselamatan adalah konsekuensi alami dari keberadaan manusia dalam sistem penerbangan. Budaya
keselamatan dideskripsikan sebagai “bagaimana orang berperilaku terkait dengan keselamatan dan risiko ketika
tidak ada yang melihat”. Ini adalah ekspresi bagaimana keselamatan dianggap, dihargai dan diprioritaskan oleh
manajemen dan karyawan dalam suatu organisasi, dan tercermin dalam sejauh mana individu dan kelompok:

a) menyadari risiko dan bahaya yang diketahui yang dihadapi oleh organisasi dan aktivitasnya;

b) terus berperilaku untuk menjaga dan meningkatkan keselamatan;

c) mampu mengakses sumber daya yang dibutuhkan untuk operasi yang aman;

d) mau dan mampu beradaptasi saat menghadapi masalah keselamatan;

e) bersedia untuk mengkomunikasikan masalah keselamatan; dan

f) secara konsisten menilai perilaku terkait keselamatan di seluruh organisasi.

Budaya Keselamatan dan Manajemen Keselamatan

Disadari atau tidak, organisasi akan memiliki sejumlah "budaya keselamatan" berbeda yang mencerminkan sikap
dan perilaku tingkat kelompok. Tidak ada dua organisasi yang identik, dan bahkan di dalam organisasi yang sama,
kelompok yang berbeda mungkin memiliki berbagai cara berpikir tentang keselamatan, berbicara tentang
keselamatan, dan bertindak dalam masalah keselamatan. Budaya keselamatan yang positif bergantung pada
tingkat kepercayaan dan rasa hormat yang tinggi antara personel dan manajemen. Waktu dan upaya dibutuhkan
untuk membangun budaya keselamatan yang positif, yang dapat dengan mudah rusak oleh keputusan dan tindakan
manajemen, atau kelambanan. Upaya dan penguatan terus menerus dibutuhkan.

Pelaporan Keselamatan

SSP dan SMS didukung oleh data keselamatan dan informasi keselamatan yang diperlukan untuk mengatasi
kekurangan dan bahaya keselamatan yang ada dan potensial, termasuk masalah keselamatan yang diidentifikasi
oleh personel. Keberhasilan sistem pelaporan bergantung sepenuhnya pada aliran informasi yang berkelanjutan
dari, dan umpan balik ke, organisasi dan individu. Perlindungan data keselamatan, informasi keselamatan, dan
sumber terkait sangat penting untuk memastikan ketersediaan informasi yang berkelanjutan. Misalnya, dalam
sistem pelaporan keselamatan sukarela, hal ini dapat diwujudkan melalui sistem yang bersifat rahasia, dan tidak
digunakan untuk tujuan selain untuk menjaga atau meningkatkan keselamatan. Manfaatnya ada dua. Seringkali
personel paling dekat dengan bahaya keselamatan, sehingga sistem pelaporan sukarela memungkinkan mereka
untuk secara aktif mengidentifikasi bahaya ini dan menyarankan solusi yang bisa diterapkan. Pada saat yang
sama, regulator atau manajemen mampu mengumpulkan informasi keselamatan penting dan membangun
kepercayaan dengan organisasi atau personel operasional yang melaporkan informasi tersebut.

Apakah organisasi atau individu bersedia melaporkan pengalaman dan kesalahan mereka sebagian besar
bergantung pada manfaat dan kerugian yang dirasakan terkait dengan pelaporan. Sistem pelaporan keselamatan
mungkin anonim atau rahasia. Secara umum, dalam sistem pelaporan anonim seorang pelapor tidak memberikan
identitasnya. Dalam kasus ini, tidak ada kesempatan untuk klarifikasi lebih lanjut tentang konten laporan, atau
kemampuan untuk memberikan umpan balik. Dalam sistem pelaporan rahasia, informasi identitas apa pun tentang
pelapor hanya diketahui oleh penjaga yang ditunjuk. Jika organisasi dan individu yang melaporkan masalah
keselamatan dilindungi dan diperlakukan secara adil dan konsisten, mereka akan lebih mungkin untuk
membocorkan informasi tersebut dan bekerja dengan regulator atau manajemen untuk secara efektif mengelola
risiko keselamatan terkait.

Secara keseluruhan, organisasi dan individu harus yakin bahwa mereka akan didukung saat membuat laporan
demi kepentingan keselamatan. Ini termasuk kesalahan dan kesalahan organisasi dan pribadi. Peningkatan dalam
laporan rahasia dan penurunan laporan anonim biasanya merupakan indikasi kemajuan organisasi menuju budaya
keselamatan yang positif

Budaya keselamatan dan keragaman budaya

Budaya nasional membedakan karakteristik negara tertentu, termasuk peran individu dalam masyarakat, cara
pembagian kewenangan, dan prioritas nasional dalam kaitannya dengan sumber daya, akuntabilitas, moralitas,
tujuan, dan sistem hukum.
Mayoritas organisasi saat ini mempekerjakan orang dari berbagai latar belakang budaya, yang dapat ditentukan
oleh kebangsaan, etnis, agama, dan / atau gender mereka. Operasi dan keselamatan penerbangan bergantung pada
interaksi efektif antara kelompok profesional yang berbeda, masing-masing dengan budaya profesionalnya
sendiri. Karenanya, budaya keselamatan organisasi juga dapat dipengaruhi secara signifikan oleh keragaman latar
belakang budaya anggota angkatan kerjanya.

Tingkat keberhasilan akan bergantung pada kemampuan manajemen untuk mempromosikan pemahaman bersama
tentang keselamatan dan peran setiap individu dalam efektivitasnya. Terlepas dari latar belakang budaya individu,
manajemen keselamatan yang efektif bergantung pada budaya keselamatan bersama, dengan setiap orang dalam
organisasi memahami bagaimana mereka diharapkan berperilaku terkait dengan keselamatan dan risiko "bahkan
ketika tidak ada yang melihat"

Budaya Keselamatan dan perubahan organisasi

Manajemen keselamatan mengharuskan organisasi mengelola risiko keselamatan yang terkait dengan perubahan
organisasi dan operasional. Kekhawatiran staf tentang beban kerja, keselamatan kerja dan akses ke pelatihan
dikaitkan dengan perubahan signifikan dalam organisasi dan dapat berdampak negatif pada budaya keselamatan.
Sejauh mana staf merasa terlibat dalam pengembangan perubahan dan memahami peran mereka dalam proses
juga akan mempengaruhi budaya keselamatan.

Membangun Budaya Keselamatan yang positif

Budaya keselamatan yang positif memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. manajer dan karyawan, secara individu dan kolektif, ingin membuat keputusan dan mengambil
tindakan yang mempromosikan keselamatan;
2. individu dan kelompok terus-menerus mengkritik perilaku dan proses mereka dan menyambut
kritik dari orang lain yang mencari peluang untuk berubah dan meningkatkan seiring perubahan
lingkungan mereka;
3. manajemen dan staf berbagi kesadaran yang sama tentang bahaya dan risiko yang dihadapi oleh
organisasi dan aktivitasnya, dan kebutuhan untuk mengelola risiko;
4. individu bertindak dan membuat keputusan sesuai dengan keyakinan bahwa keselamatan adalah
bagian dari cara mereka melakukan bisnis;
5. individu menghargai informasi, dan menginformasikannya kepada orang lain, tentang
keselamatan;
6. individu mempercayai kolega dan manajer mereka dengan informasi tentang pengalaman mereka,
dan pelaporan kesalahan dan didorong untuk meningkatkan cara melakukan suatu perbaikan
dilakukan di masa depan.

Memantau Budaya Keselamatan

Budaya keselamatan tunduk pada banyak pengaruh dan organisasi dapat memilih untuk menilai budaya
keselamatan mereka untuk:

1. memahami bagaimana perasaan orang tentang organisasi dan seberapa penting keselamatan
dirasakan;
2. mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan;
3. mengidentifikasi perbedaan antara berbagai kelompok (subkultur) dalam suatu organisasi; dan
4. memeriksa perubahan dari waktu ke waktu (misalnya dalam menanggapi perubahan organisasi
yang signifikan seperti setelah kecelakaan, perubahan dalam manajemen senior atau pengaturan
hubungan industrial yang berubah).

Ada sejumlah alat yang digunakan untuk menilai kematangan budaya keselamatan, biasanya dalam kombinasi:

a) kuesioner;

b) wawancara dan kelompok fokus;

c) observasi; dan

d) tinjauan dokumen.
MODUL 4
Safety Management System Framework
Tujuan

Saat menyelesaikan modul ini, semua peserta akan dapat menjelaskan struktur rencana implementasi SMS
sesuai dengan SMS Framework pada Doc.9859 dan Annex 19.

Pendahuluan

Tujuan SMS adalah untuk memberikan pendekatan sistematis kepada penyedia layanan dalam mengelola
keselamatan. Ini dirancang untuk terus meningkatkan kinerja keselamatan melalui: identifikasi bahaya,
pengumpulan dan analisis data keselamatan dan informasi keselamatan, dan penilaian risiko keselamatan yang
berkelanjutan. SMS tersebut berupaya untuk secara proaktif mengurangi risiko keselamatan sebelum
mengakibatkan kecelakaan dan insiden penerbangan. SMS yang efektif menunjukkan kemampuan penyedia
layanan untuk mengelola risiko keselamatan dan menyediakan manajemen keselamatan yang efektif di tingkat
Negara Bagian.

erangka SMS

Lampiran 19 menjelaskan kerangka kerja untuk implementasi dan pemeliharaan SMS. Pelaksanaannya harus
disesuaikan dengan organisasi dan aktivitasnya.

Kerangka SMS ICAO terdiri dari empat komponen dan dua belas elemen berikut:

COMPONENT ELEMENT
1. Safety Policy and 1.1. Management Commitment
Objectives 1.2. Safety accountability and
responsibilities
1.3. Appointment of key safety
personnel
1.4. Coordination of emergency
response planning
1.5. SMS documentation
2. Safety risk 2.1. Hazard identification
management 2.2. Safety risk assessment and
mitigation
3. Safety assurance 3.1. Safety performance
monitoring and measurement
3.2. The management of change
3.3. Continuous improvement of
the SMS
4. Safety promotion 4.1. Training and education
4.2. Safety communication

Kebijakan Keselamatan, dan tujuan

Komponen pertama dari kerangka SMS berfokus pada penciptaan lingkungan di mana manajemen keselamatan
dapat menjadi efektif. Ini didasarkan pada kebijakan dan sasaran keselamatan yang menetapkan komitmen
manajemen senior terhadap keselamatan, sasarannya, dan struktur organisasi pendukung. Element yang ada
adalah sebagai berikut :

1. Management commitment and responsibility

2. Safety accountabilities
3. Appoinment of key safety personnel
4. Coordination of emergency response planning
5. SMS documentation

Penjelasan lebih lengkap akan disampaikan pada modul 5 Safety Policy and Objective.
Komponen kedua Safety Risk Management

Penyedia layanan perlu mengantisipasi potensi risiko terhadap aktivitas mereka dan mereka harus memastikan
bahwa mereka mengelola risiko keselamatan yang mereka hadapi. Proses ini dikenal sebagai manajemen risiko
keselamatan dan merupakan komponen kedua dari SMS. Pada Komponen ini terdapat 2 elemen yaitu :

1. Hazard Identification
2. Safety Risk Assessment and Mitigation.

Selengkapnya akan dibahas pada Modul 6 nanti.

Komponen 3: Jaminan Keamanan

Lampiran 19, Lampiran 2, 3.1.1 ICAO Doc SMM mensyaratkan penyedia layanan mengembangkan dan
memelihara sarana untuk memverifikasi kinerja keselamatan organisasi dan untuk memvalidasi efektivitas
pengendalian risiko keselamatan.

Komponen jaminan keamanan SMS penyedia layanan menyediakan kemampuan ini. Jaminan keamanan terdiri
dari proses dan aktivitas yang dilakukan untuk menentukan apakah SMS beroperasi sesuai dengan harapan dan
persyaratan. Ini melibatkan pemantauan terus-menerus prosesnya serta lingkungan operasinya untuk mendeteksi
perubahan atau penyimpangan yang dapat menimbulkan risiko keselamatan yang muncul atau degradasi
pengendalian risiko keselamatan yang ada. Perubahan atau penyimpangan tersebut kemudian dapat diatasi
melalui proses SRM.

Kegiatan jaminan keselamatan harus mencakup pengembangan dan penerapan tindakan yang diambil sebagai
tanggapan atas masalah yang teridentifikasi memiliki dampak keselamatan potensial. Tindakan ini terus
meningkatkan kinerja SMS penyedia layanan.

Pemantauan dan pengukuran kinerja keselamatan

Untuk memverifikasi kinerja keselamatan dan memvalidasi efektivitas pengendalian risiko keselamatan
memerlukan penggunaan kombinasi audit internal dan penetapan serta pemantauan SPI. Menilai efektivitas
pengendalian risiko keselamatan penting karena penerapannya tidak selalu mencapai hasil yang diinginkan. Ini
akan membantu mengidentifikasi apakah pengendalian risiko keselamatan yang tepat telah dipilih dan dapat
menghasilkan penerapan strategi pengendalian risiko keselamatan yang berbeda.

Audit internal

Audit internal dilakukan untuk menilai keefektifan SMS dan mengidentifikasi area untuk perbaikan potensial.
Juga penting untuk memastikan bahwa setiap pengendalian risiko keselamatan diterapkan dan dipantau secara
efektif. Penyebab dan faktor yang berkontribusi harus diselidiki dan dianalisis di mana ketidaksesuaian dan
masalah lain diidentifikasi. Fokus utama audit internal adalah pada kebijakan, proses, dan prosedur yang
menyediakan pengendalian risiko keselamatan. Audit semacam itu harus memberikan umpan balik kepada
eksekutif dan manajemen senior yang bertanggung jawab tentang status:

a) kepatuhan terhadap peraturan;

b) kepatuhan terhadap kebijakan, proses dan prosedur;

c) efektivitas pengendalian risiko keselamatan;

d) efektivitas tindakan korektif; dan

e) efektivitas SMS.

Perencanaan audit internal harus mempertimbangkan pentingnya keselamatan proses, hasil audit dan penilaian
sebelumnya (dari semua sumber), dan pengendalian risiko keselamatan yang diterapkan. Audit internal harus
mengidentifikasi ketidakpatuhan peraturan dan kebijakan, proses dan prosedur.

Mereka juga harus mengidentifikasi kekurangan sistem, kurangnya efektivitas pengendalian risiko keselamatan
dan peluang untuk perbaikan.

Proses audit internal dapat digunakan untuk menentukan kepatuhan dan efektivitas. Pertanyaan berikut dapat
diajukan untuk menilai kepatuhan dan efektivitas setiap proses atau prosedur:
a) Menentukan kepatuhan

1) Apakah ada proses atau prosedur yang diperlukan?

2) Apakah proses atau prosedur didokumentasikan (input, aktivitas, antarmuka dan output ditentukan)?

3) Apakah proses atau prosedur memenuhi persyaratan (kriteria)?

4) Apakah proses atau prosedur digunakan?

5) Apakah semua personel yang terkena dampak mengikuti proses atau prosedur secara konsisten?

6) Apakah output yang ditentukan sedang diproduksi?

7) Apakah proses atau perubahan prosedur telah didokumentasikan dan dilaksanakan?

b) Menilai efektivitas

1) Apakah pengguna memahami proses atau prosedur?

2) Apakah tujuan dari proses atau prosedur dicapai secara konsisten?

3) Apakah hasil dari proses atau prosedur tersebut diminta oleh "pelanggan"?

4) Apakah proses atau prosedur ditinjau secara berkala?

5) Apakah penilaian risiko keselamatan dilakukan ketika ada perubahan pada proses atau prosedur?

6) Apakah perbaikan proses atau prosedur menghasilkan manfaat yang diharapkan?

Selain itu, audit internal harus memantau kemajuan dalam menutup ketidaksesuaian yang diidentifikasi
sebelumnya. Ini harus ditangani melalui analisis akar penyebab dan pengembangan dan implementasi rencana
tindakan korektif dan preventif.

Hasil dari proses audit internal menjadi salah satu masukan bagi SRM dan fungsi jaminan keselamatan. Audit
internal menginformasikan manajemen penyedia layanan tentang tingkat kepatuhan dalam organisasi, sejauh
mana pengendalian risiko keselamatan efektif dan di mana tindakan korektif atau pencegahan diperlukan.

Hasil audit pihak kedua dan ketiga tersebut merupakan masukan bagi fungsi jaminan keselamatan, yang
memberikan indikasi keefektifan proses audit internal kepada penyedia layanan dan peluang untuk
meningkatkan SMS mereka.

Pemantauan Kinerja Keselamatan

Pemantauan kinerja keselamatan dilakukan melalui pengumpulan data keselamatan dan informasi keselamatan
dari berbagai sumber yang biasanya tersedia untuk suatu organisasi. Pemantauan dan pengukuran kinerja
keselamatan harus dilakukan dengan memperhatikan beberapa prinsip dasar. Kinerja keselamatan yang dicapai
merupakan indikasi dari perilaku organisasi dan juga merupakan ukuran efektivitas SMS. Ini mengharuskan
organisasi untuk menentukan:

a) tujuan keselamatan, yang harus ditetapkan terlebih dahulu untuk mencerminkan pencapaian strategis atau
hasil yang diinginkan terkait dengan masalah keselamatan khusus untuk konteks operasional organisasi;

b) SPI, yang merupakan parameter taktis yang terkait dengan tujuan keselamatan dan oleh karena itu menjadi
acuan untuk pengumpulan data; dan

c) SPT, yang juga merupakan parameter taktis yang digunakan untuk memantau kemajuan menuju pencapaian
tujuan keselamatan.

Gambaran yang lebih lengkap dan realistis tentang kinerja keselamatan penyedia layanan akan tercapai jika SPI
mencakup spektrum indikator yang luas. Ini harus mencakup:

a) peristiwa probabilitas rendah / tingkat keparahan tinggi (misalnya kecelakaan dan insiden serius);

b) peristiwa probabilitas tinggi / tingkat keparahan rendah (misalnya peristiwa operasional yang tidak lancar,
laporan ketidaksesuaian, penyimpangan, dll.): dan
c) kinerja proses (misalnya pelatihan, peningkatan sistem, dan pemrosesan laporan).

Saat menetapkan penyedia layanan SPI harus mempertimbangkan:

a) Mengukur hal yang benar: Tentukan SPI terbaik yang akan menunjukkan organisasi berada di jalur yang
tepat untuk mencapai tujuan keselamatannya. Juga pertimbangkan apa masalah keselamatan dan risiko
keselamatan terbesar yang dihadapi oleh organisasi, dan identifikasi SPI yang akan menunjukkan pengendalian
yang efektif terhadapnya.

b) Ketersediaan data: Apakah tersedia data yang sejalan dengan apa yang ingin diukur organisasi? Jika tidak
ada, mungkin diperlukan sumber pengumpulan data tambahan. Untuk organisasi kecil dengan jumlah data
terbatas, penyatuan kumpulan data juga dapat membantu untuk mengidentifikasi tren. Ini mungkin didukung
oleh asosiasi industri yang dapat menyusun data keselamatan dari berbagai organisasi.

c) Keandalan data: Data mungkin tidak dapat diandalkan baik karena subjektivitasnya atau karena tidak
lengkap.

d) SPI industri umum: Mungkin berguna untuk menyepakati SPI umum dengan organisasi serupa sehingga
perbandingan dapat dibuat di antara organisasi. Regulator atau asosiasi industri dapat mengaktifkan ini.

SPT berguna dalam mendorong peningkatan keselamatan tetapi, jika diterapkan dengan buruk, SPT telah
diketahui menyebabkan perilaku yang tidak diinginkan - yaitu, individu dan departemen menjadi terlalu fokus
untuk mencapai target dan mungkin kehilangan pandangan tentang apa yang ingin dicapai target - daripada
peningkatan kinerja keselamatan organisasi.

Kegiatan berikut dapat menjadi sumber untuk memantau dan mengukur kinerja keselamatan:

a) Studi keselamatan adalah analisis untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang masalah
keselamatan atau lebih memahami tren kinerja keselamatan.

b) Analisis data keselamatan menggunakan data pelaporan keselamatan untuk mengungkap masalah atau tren
umum yang mungkin memerlukan penyelidikan lebih lanjut.

c) Survei keselamatan memeriksa prosedur atau proses yang terkait dengan operasi tertentu. Survei keselamatan
mungkin melibatkan penggunaan daftar periksa, kuesioner, dan wawancara rahasia informal. Survei
keselamatan umumnya memberikan informasi kualitatif. Ini mungkin memerlukan validasi melalui
pengumpulan data untuk menentukan apakah tindakan korektif diperlukan.Meskipun demikian, survei dapat
memberikan sumber informasi keselamatan yang murah dan berharga.

d) Audit keselamatan berfokus pada penilaian integritas SMS dan sistem pendukung penyedia layanan. Audit
keselamatan juga dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian risiko keselamatan yang
dipasang atau untuk memantau kepatuhan terhadap peraturan keselamatan. Memastikan independensi dan
objektivitas merupakan tantangan untuk audit keselamatan. Independensi dan objektivitas dapat dicapai dengan
melibatkan entitas eksternal atau audit internal dengan perlindungan yang ada - kebijakan, prosedur, peran,
protokol komunikasi.

e) Temuan dan rekomendasi dari investigasi keselamatan dapat memberikan informasi keselamatan yang
berguna yang dapat dianalisis terhadap data keselamatan lain yang dikumpulkan.

f) Sistem pengumpulan data operasional seperti FDA, informasi radar dapat memberikan data kejadian dan
kinerja operasional yang berguna.

Pengembangan SPI harus dikaitkan dengan tujuan keselamatan dan didasarkan pada analisis data yang tersedia
atau dapat diperoleh. Organisasi harus memantau kinerja SPI dan SPT yang ditetapkan untuk mengidentifikasi
perubahan abnormal dalam kinerja keselamatan. SPT harus realistis, spesifik konteks dan dapat dicapai ketika
mempertimbangkan sumber daya yang tersedia untuk organisasi dan sektor penerbangan terkait. Pada dasarnya,
pemantauan dan pengukuran kinerja keselamatan menyediakan sarana untuk memverifikasi efektivitas
pengendalian risiko keselamatan.

Negara mungkin memiliki proses khusus untuk penerimaan SPI dan SPT yang perlu diikuti. Oleh karena itu,
selama pengembangan SPI dan SPT, penyedia layanan harus berkonsultasi dengan otoritas pengatur organisasi
atau informasi terkait apa pun yang telah dipublikasikan oleh Negara.
Manajemen perubahan

Perubahan dapat mempengaruhi efektivitas pengendalian risiko keselamatan yang ada. Selain itu, bahaya baru
dan risiko keselamatan terkait mungkin secara tidak sengaja dimasukkan ke dalam operasi saat terjadi
perubahan. Bahaya harus diidentifikasi dan risiko keselamatan terkait dinilai dan dikendalikan sebagaimana
didefinisikan dalam identifikasi bahaya atau prosedur SRM organisasi yang ada.

Manajemen proses perubahan organisasi harus mempertimbangkan pertimbangan berikut:

a) Kekritisan. Seberapa kritis perubahannya? Penyedia layanan harus mempertimbangkan dampak pada
aktivitas organisasi mereka, dan dampak pada organisasi lain dan sistem penerbangan.

b) Ketersediaan ahli materi pelajaran. Penting bahwa anggota kunci komunitas penerbangan dilibatkan dalam
aktivitas manajemen perubahan; ini mungkin termasuk individu dari organisasi eksternal.

c) Ketersediaan data dan informasi kinerja keselamatan. Data dan informasi apa yang tersedia yang dapat
digunakan untuk memberikan informasi tentang situasi dan memungkinkan analisis perubahan?

Perubahan, besar dan kecil, dapat mempengaruhi deskripsi sistem organisasi, dan dapat menyebabkan perlunya
revisi. Oleh karena itu, deskripsi sistem harus ditinjau secara berkala untuk menentukan validitas lanjutannya,
mengingat sebagian besar penyedia layanan mengalami perubahan secara berkala, atau bahkan berkelanjutan.

Penyedia layanan harus menentukan pemicu untuk proses perubahan formal. Perubahan yang mungkin memicu
manajemen perubahan formal meliputi:

a) pengenalan teknologi atau peralatan baru;

b) perubahan lingkungan operasi;

c) perubahan personel kunci;

d) perubahan signifikan dalam tingkat kepegawaian;

e) perubahan persyaratan peraturan keselamatan;

f) restrukturisasi organisasi yang signifikan; dan

g) perubahan fisik (fasilitas atau pangkalan baru, perubahan tata letak bandar udara, dll.).

Proses manajemen perubahan harus mencakup aktivitas berikut:

a) memahami dan mendefinisikan perubahan; ini harus mencakup deskripsi perubahan dan mengapa itu
diterapkan;

b) memahami dan mendefinisikan siapa dan apa yang akan terpengaruh; ini mungkin individu dalam organisasi,
departemen lain atau orang atau organisasi eksternal. Peralatan, sistem, dan proses juga dapat terpengaruh.
Peninjauan deskripsi sistem dan antarmuka organisasi mungkin diperlukan. Ini adalah kesempatan untuk
menentukan siapa yang harus terlibat dalam perubahan. Perubahan dapat mempengaruhi pengendalian risiko
yang sudah ada untuk memitigasi risiko lain, dan oleh karena itu perubahan dapat meningkatkan risiko di area
yang tidak segera terlihat;

c) mengidentifikasi bahaya yang terkait dengan perubahan dan melakukan penilaian risiko keselamatan; ini
harus mengidentifikasi setiap bahaya yang terkait langsung dengan perubahan. Dampak terhadap bahaya yang
ada dan pengendalian risiko keselamatan yang mungkin terpengaruh oleh perubahan juga harus ditinjau.
Langkah ini harus menggunakan proses SRM organisasi yang ada;

d) mengembangkan rencana tindakan; ini harus menjelaskan apa yang harus dilakukan, oleh siapa dan kapan.
Harus ada rencana yang jelas yang menjelaskan bagaimana perubahan akan diimplementasikan dan siapa yang
akan bertanggung jawab atas tindakan mana, dan urutan dan penjadwalan dari setiap tugas;

e) menandatangani perubahan; ini untuk memastikan bahwa perubahan aman untuk diterapkan. Individu dengan
tanggung jawab dan wewenang keseluruhan untuk menerapkan perubahan harus menandatangani rencana
perubahan; dan

f) rencana jaminan; ini untuk menentukan tindak lanjut apa yang diperlukan. Pertimbangkan bagaimana
perubahan akan dikomunikasikan dan apakah aktivitas tambahan (seperti audit) diperlukan selama atau setelah
perubahan. Setiap asumsi yang dibuat perlu diuji.
Perbaikan berkelanjutan dari SMS

Lampiran 19, Lampiran 2, 3.2 ICAO Doc SMM mensyaratkan bahwa… “penyedia layanan memantau dan
menilai proses SMS-nya untuk mempertahankan atau terus meningkatkan efektivitas SMS secara keseluruhan.”
Pemeliharaan dan peningkatan berkelanjutan atas efektivitas SMS penyedia layanan didukung oleh kegiatan
jaminan keselamatan yang mencakup verifikasi dan tindak lanjut tindakan serta proses audit internal. Harus
diakui menjaga dan terus menerus meningkatkan SMS adalah perjalanan yang berkelanjutan karena organisasi
itu sendiri dan lingkungan operasional akan terus berubah.

Audit internal melibatkan penilaian aktivitas penerbangan penyedia layanan yang dapat memberikan informasi
yang berguna untuk proses pengambilan keputusan organisasi. Fungsi audit internal mencakup evaluasi semua
fungsi manajemen keselamatan di seluruh organisasi.

Efektivitas SMS tidak boleh hanya didasarkan pada SPI; penyedia layanan harus bertujuan untuk menerapkan
berbagai metode untuk menentukan keefektifannya, mengukur keluaran serta hasil dari proses, dan menilai
informasi yang dikumpulkan melalui kegiatan ini. Metode tersebut mungkin termasuk:

a) Audit; ini termasuk audit internal dan audit yang dilakukan oleh organisasi lain.

b) Penilaian; termasuk pengkajian budaya keselamatan dan efektivitas SMS.

c) Pemantauan kejadian: memantau terulangnya peristiwa keselamatan termasuk kecelakaan dan insiden serta
kesalahan dan situasi yang melanggar aturan.

d) Survei keamanan; termasuk survei budaya yang memberikan umpan balik yang berguna tentang keterlibatan
staf dengan SMS. Ini juga dapat memberikan indikator budaya keselamatan organisasi.

e) Tinjauan manajemen: periksa apakah tujuan keselamatan dicapai oleh organisasi dan merupakan peluang
untuk melihat semua informasi kinerja keselamatan yang tersedia untuk mengidentifikasi tren keseluruhan.
Penting agar manajemen senior meninjau keefektifan SMS. Ini dapat dilakukan sebagai salah satu fungsi dari
komite keselamatan tingkat tertinggi.

f) Evaluasi SPI dan SPT; mungkin sebagai bagian dari tinjauan manajemen, ia mempertimbangkan tren dan,
ketika data yang sesuai tersedia, dapat dibandingkan dengan penyedia layanan lain atau data negara atau global.

g) Mengatasi pelajaran yang dipetik; dari sistem pelaporan keselamatan dan investigasi keselamatan penyedia
layanan. Ini harus mengarah pada peningkatan keselamatan yang diterapkan.

Komponen ke 4 adalah Safety Promotion

Peningkatan kinerja keselamatan penyedia layanan sangat bergantung pada budaya keselamatannya. Komponen
SMS keempat mendorong budaya keselamatan yang positif dan membantu memungkinkan pencapaian tujuan
keselamatan penyedia layanan. Hal ini dicapai melalui kombinasi kompetensi teknis yang terus ditingkatkan
melalui pelatihan dan pendidikan, komunikasi yang efektif dan berbagi informasi. Komponen ini mencakup :

1. Training and education

2. Safety communication.

Komponen ini akan dibahas lebih lanjut pada modul 7 dan 8

Perlu kita ingat kembali bahwa dalam penerapan SMS kita dapat menggunakan skalabilitas tergantung dari
ukuran, kompleksitas dari aktifitas yang dilakukan.

Termasuk didalamnya struktur organisasi dari SMS itu sendiri. Siapa yang akan bertanggung jawab, apakah
memerlukan safety specialist dan safety committee seperti apa yang diperlukan.

Seluruh element harus diterapkan dengan skalabilitas yang sesuai untuk mencapai tujuan yang efektif.