PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT

PERANCANGAN PEMBUATAN E-INTERN BERBASIS APLIKASI BAGI

MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BATAM

NAMA KELOMPOK :
1. KHUROTUL ANISAH (4121901031)
2. MOUDYZA PUTRI C. (4121901044)
3. CYNTHIA CAROLINE (4121901058)

SEMESTER 6

MANAJEMEN BISNIS
ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2022
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..............................................................................................................................2
1. PENDAHULUAN..................................................................................................................3
a) Plan Comunnication Management.................................................................................................3
b) Initiating Process Group..................................................................................................................4
Pendekatan Proyek.................................................................................................................................4
c) Cakupan Proyek..............................................................................................................................5
d) Planning Process Group..................................................................................................................5
e.) Spesifikasi Kebutuhan Fungsional...................................................................................................7
f.) Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional..........................................................................................7

2. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI......................................................................8

3. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN.......................................................................10
4. RENCANA MANAJEMEN JADWAL..............................................................................11
5. FOTO DOKUMENTASI MANAJEMEN PROYEK.......................................................11
 1. PENDAHULUAN
Project Character

Nama Proyek : Perancangan Pembuatan e-intern berbasis aplikasi bagi

mahasiswa Politeknik Negeri Batam
Tanggal Mulai Proyek : 1 Juli 2022
Tanggal Selesai Proyek : 1 Februari 2023
Manager Proyek : Khurotul Anisah

Project Communication Management termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan

bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan,
diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara
orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan.
Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima
komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat
sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

a) Plan Comunnication Management

Plan Communication Management merupakan proses pengembangan pendekatan yang tepat

dan rencana proyek komunikasi berdasrakan kebutuhan informasi dan persyaratan
stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia. Manfaat utama dari proses ini adalah
mengidentifikasi dan mendokumentasikan pendekatan untuk berkomunikasi dengan efektif
dan efisien dengan stakeholders.

Tujuan Proyek

Tujuan dari proyek ini adalah untuk menerapkan sebuah sistem aplikasi platform e-intern
yang berfungsi sebagai aplikasi magang khusus mahasiswa politeknik negeri batam terkhusus
semester akhir. Dalam aplikasi tersebut menampilkan rekomendasi tempat magang dari
perusahaan yang membuka lowongan khusus magang. Agar mahasiswa dapat mengetahui
perusahaan mana saja yang ingin ditempati untuk kegiatan magang tersebut berlangsung.
Proyek ini dimulai dengan menganalisis proses sistem yang ada, membuat perancangan
 sistem aplikasi khusus yang akan digunakan nantinya dalam proyek ini, pengujian website
aplikasi, sampai implementasi dan pemasangan aplikasi pada smartphone mahasiswa dengan
menguji di salah satu mahasiswa kampus Politeknik Negeri Batam. Bersamaan ini para
mahasiswa baru dapat menggunakan langsung website tersebut. Proyek ini akan dilakuan
selama ± 5 bulan dengan estimasi total biaya yang diperlukan sebesar Rp.9.380.000

Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:

 Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.

 Komitmen dan dukungan dari tim proyek.
 Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
 Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
 Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
 Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.

Manfaat yang diharapkan

Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembuatan aplikasi e-intern ini sendiri, antara
lain:

1. Mahasiswa membuat Pengajuan Proposal Magang, dan Perusahaan tempat magang,

2. Dengan memenuhi persayaratan administrasi pengajuan diproses melalui persetujuan Kepala
Program Studi.
3. Berkas administrasi diterima bagian Kordinator Magang Program Studi dan / atau Jurusan
4. Informasi kembali ke Mahasiswa sebagai proses konfirmasi penjadwalan Jadwal

b) Initiating Process Group

Pendekatan Proyek
Tujuan Proyek
Tujuan Proyek ini adalah membangun terwujudnya suatu sistem e-intern berbasis aplikasi
magang khusus mahasiswa akhir di politeknik negeri batam. Alur sistem e-intern sendiri
dimulai dari mahasiswa yang mendaftar lewat form magang. Jika mahasiswa sudah
 menginput pendaftaran magang. Maka dari pihak koordinasi dosen akan dapat notifikasi dan
melakukan pengecekan terhadap data pendaftaran magang. Setelah data lengkapn dan syarat
terpenenuhi, maka dosen penasehat akademik dapat memverifikasinya. Dan setelah
diverifikasi oleh dosen penasehat akademik maka surat pengantar magang dapat dicetak.
Prose ini memudahkan bagi mahasiswa dan dosen dalam menginput perusahaan yang
memiliki lowongan magang khusus mahasiswa.
Tahap Pendekatan Proyek
1. Pengembangan sistem aplikasi
2. Uji Coba sistem aplikasi kepada mahasiswa
3. Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi
4. Analisis penggunaan smarthpone
5. Pengaturan sistem jaringan dan kapasitas aplikasi

c) Cakupan Proyek
Proyek pengadaan jaringan komputer adalah proyek untuk membangun sebuah sistem
jaringan komputer pada lingkungan kampus Politeknik Negeri Batam dengan pemesanan
pengambilan keperluan atribut kampus dengan mengandalkan fasilitas internet yang
memadai. Sistem yang akan diimplementasikan pada proyek ini berupa sistem jaringan LAN
(Local Area Network). –

d) Planning Process Group

1. Develop project management plan

a) Input

 Project charter > Business case

Kegiatan projek ini, untuk membantu dan memperceoat proses magang yang ada di Politeknik
Negeri Batam.

 Problem and goal

Permasalahan dan tujuan proyek dengan SMART, yaitu :

 Spesifik (tujuan)

 Measureable (alat ukur kesuksesan)

Dilihat dari keuntungan dan keberhasilan dari program yang akan di jalankan nantinya.

 Attainable (tujuan tingkat keberhasilan yang tinggi)

Dengan sistem informasi yang canggih, hal ini bisa membuat para dosen dan mahasiswa
membuat wadah untuk menjalin komunikasi dengan baik

 Relevant (berhubungan langsung dengan tujuan bisnis)

Proyek usaha yang di bangun dari tahun 2021 ini dapat mempermudah dan memberi
kemajuan fasilitas di kampus

 Time bound

Jangka waktu proyek ini termasuk proyek usaha jangka panjang.

 Ruang lingkup project (scope)

Proses yang terlibat dari proyek ini yaitu di mulai dari produksi lalku ke bagian marketing dan
melakukan uji percobaan kepada situs/aplikasi tersebut
 Roles & Mileston
Yang terlibat adalah :
a) Khurotul Anisah
b) Moudyzha Putri
c) Cynthia Caroline

Sumber daya yang dibutuhkan dalam proses ini adalah sumber daya usaha (man, money,
material, machine, method, market) dan sumber daya material (sumber daya financial)

 Project benefit
 Output from other process
Hasil dari proyek ini adalah aplikasi atau website yang digunakan oleh seluruh Mahasiwa dan
Dosen yang ada di Politeknik Negeri Batam
 Enterprise Environmental Factor
Faktor internal :
 Struktur organisasi dari setiap organisasi yang terlibat dalam proyek
 Sistem informasi dalam suatu organisasi dan kemampuan perusahaan untuk berbagi informasi
 Sumber daya manusia, termasuk keterampilan dan ketersediaan
 Kebijakan dan proses manajemen portofolio

Faktor eksternal

 Standar industry yang berlaku untuk produk atau layanan

 Peraturan hukum atau kode yang harus di patuhi
 Perubahan pasar baik dari persaingan atau factor ekonomi
 Pengaruh ekonomi

e.) Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Dari hasil analisis keperluan atribut khusus mahasiswa baru dengan menggunakan website,
dibutuhkan suatu sistem jaringan LAN (Local Area Network). Berikut ini adalah daftar
kebutuhan fungsional sistem yang dibutuhkan oleh kampus dan mahasiswa :

1. Smartphone bagi mahasiswa dan komputer bagi kampus.

2. Memiliki akses interent yang memadai

f.) Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional

Berikut ini adalah daftar kebutuhan non-fungsional sistem jaringan komputer:

Kebutuhan Non-Fungsional:

1. Koneksi internet yang cepat diakses pada pengguna smartphone.

2. Memiliki aplikasi yang ditentukan
3. Smartphone yang digunakan harus sesuai spesifikasi di masa sekarang.
4. Smartphone yang digunakan mahasiswa seharusnya aman digunakan.

Ruang Lingkup
Deskripsi Ruang Lingkup Proyek:
a. Perangkat yang akan digunakan dalam proyek ini berupa Hardware, Software, dan perangkat
pendukung lainnya yang ada di kampus Politeknik Negeri Batam
b. Modul yang dikembangkan meliputi : konektifitas jaringan, arsitektur jaringan, dan laporan-
laporan yang diperlukan apabila ada penembahan maupun keluhan dari modul yang kami

kembangkan.

c. Model jaringan yang digunakan menggunakan jaringan LAN, sehingga semua koneksi yang
ada hanya dapat digunakan didalam lingkungan kampus Politeknik Negeri Batam
Kriteria Penerimaan Proyek
Team pengembang akan melakukan pengujian jaringan pada tahap akhir, setelah proses
installasi aplikasi-aplikasi dikomputer server maupun client selesai dikerjakan. Selain
pengujian dari pihak pengembang, pengujian tahap akhir ini juga akan dilakukan oleh klien
dalam hal ini adalah pihak kampus Politeknik Negeri Batam, dan apabila semuanya dirasa
cukup dan bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak kampus Polteknik Negeri
Batam
Batasan
1. Hanya menyediakan jasa pengantaran atribut kampus bagi mahasiswa
2. Sistem jasa pengantaran keperluan atribut hanya dilakukan di lingkungan kampus saja.

2. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

 Perencanaan Komuikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang
terlibat dalam pengerjaan proyek “Perancangan pembuatan sistem e-intern berbasis aplikasi
bagi Mahasiswa Politeknik Negeri batam ” . Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal
saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer
pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan.
 Persiapan Pertemuan

a. Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.

b. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan
 berpartisipasi aktif dalam meeting.
c. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan
efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
d. Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan
mendistribusikannya dengan tepat.
e. Meeting paling sedikit membahas topik berikut:
f. Kemajuan proyek
g. Aktivitas yang akan segera dilakukan
h. Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)
 Ringkasan Eksekutif

E- Intern memiliki visi yaitu membantu mahasiswa/i Politeknik negeri batam dalam
mendapatkan tempat magang. Perusahaan kami menyediakan jasa pengembangan aplikasi
web maupun mobile secara kustom, sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dengan dukungan
dari kami, diharapkan perusahaan asuransi dan broker asuransi dapat berfokus dalam
pengembangan bisnisnya.

 Indikator Kinerja & Tujuan Proyek

Dalam menjalankan bisnis, e-intern memiliki acuan indikator kinerja, antara lain:

1. Membangun software yang mudah digunakan (user-friendly).

2. Mempercepat pengerjaan mahasiswa dalam kegiatan magang yang akan berlangsung
 Tujuan bisnis yang ingin dicapai dalam 5 (lima) tahun ke depan:
1. Dapat memajukan Sistem Informasi di Politeknik Negeri Batam
2. Memperoleh setidaknya 5 (lima) sertifikasi IT.
 E-intern memberikan layanan sebagai berikut
a. Pembangunan Sistem Informasi di Politeknik Negeri Batam
b. Pendaftaran surat borang ke Politeknik Negeri Batam
c. Pengumpulan berkas jika sudah mendapatkan tempat magang
d. Pengumpulan Logbook harian magang

Aplikasi yang kami kembangkan adalah aplikasi kustom, dimana fitur-fitur yang dibuat
disesuaikan dengan kebutuhan kampus. Untuk jasa pengembangan dan perawatan aplikasi,
kami menyediakan paket 50 man hours dan 100 man hours per bulan.
Proses pengerjaan proyek 1 Juli 2022 – 1 Februari 2023 dengan memakan waktu 7 bulan
pengerjaan.

Direktori Tim Proyek

Nama Posisi Tugas Email

Khurotul Anisah Project Manager, Melaksanakan,mengkoordinir khurotulanisa181@gmail.co
dan mengontrol proyek hingga m
selesai
Moudyzha Putri Analisa perancangan Bertanggung jawab dalam moudyzhaputri11@gmail.co
pengembangan aplikasi m

Cynthia Caroline Application Bertanggung jawab dalam cynthiacarolinee9@gmail.co

Cordinatior kelancaran proses pembuatan m
aplikasi hingga proyek selesai

3. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN

Berdasarkan Cakupan Proyek, maka akan diperlukan rencana untuk pengadaan

pembelian kebutuhan proyek, berikut adalah baseline biaya pembelian barang / alat-alat
yang diperlukan :
No Nama Jumla
Spesifikasi Harga Harga Total
. Barang h
Laptop Processor : Intel®Core i5 7200u Rp. Rp.
1 Asus Ram :16 GB 8.000.000 1 8.000.000
Rp.
2 Hard Disk 1 TB 780.000 1 Rp. 780.000
Operasi Rp.
3 Sistem Linux Manjaro 18.1.0 (64 bit) 50.000 1 Rp. 50.000
Webserve Rp.
4 r Apache 2.4.41 50.000 1 Rp. 50.000
Bahasa Rp.
5 PHP PHP 7.3.9 100.000 1 Rp. 100.000
Framewor Rp.
6 k PHP CodeIgniter 3.10 100.000 1 Rp. 100.000
Rp.
7 Browser Chromium version 76.0 100.000 1 Rp. 100.000
Text Visual Studio Code version Rp.
8 Editor 1.38.1 100.000 1 Rp. 100.000
Diagram Rp.
9 Tools yEd version 3.19 100.000 1 Rp. 100.000
TOTAL : Rp 9.380.000
4. RENCANA MANAJEMEN JADWAL

5. FOTO DOKUMENTASI MANAJEMEN PROYEK