Pedoman pengorganisasian rekam medis

Rumah sakit umum daerah harapan dan doa kota bengkulu

 -2-

Daftar Isi

Hal
Peraturan 1
Direktur ...............................................................................
Daftar Isi ............................................................................................. 3
Bab I Pendahuluan............................................................................... 4
Bab II Gambaran Umum RSUD Harapan dan Doa .………..................... 5
Bab III Visi, Misi, Falsafah, Nilai, dan Tujuan RS …….…….................... 6
Bab IV Struktur Organisasi RSUD Harapan dan Doa……………………... 7
Bab V Struktur Organisasi Rekam Medis……….…............................ 8
Bab VI Uraian Jabatan ……………………………………………………………. 9
Bab VII Tata Hubungan Kerja …………………………………..………………. 11
Bab VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil ……………..………….. 12
Bab IX Kegiatan Orientasi ……………………………………………………….. 13
Bab X Pertemuan/Rapat …………………………………………………………. 14
Bab XI Pelaporan …………………………………………………………………… 15
 -3-

PEDOMAN
PENGORGANISASIAN PENUNJANG MEDIS

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan baik pelayanan rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat di rumah sakit ditentukan Organisasi Rumah
Sakit. Organisasi rumah sakit merupakan hal yang pokok dalam rangka
menjamin pelaksanaan pelayanan kesehatan. Besar kecilnya rumah sakit
ditentukan oleh kelas atau tipe rumah sakit. Rumah Sakit harus mempunyai
kemampuan pelayanan sekurang-kurangnya pelayanan medik umum, gawat
darurat, pelayanan keperawatan, rawat jalan, rawat inap, operasi bedah,
pelayanan medik spesialis dasar, penunjang medik, farmasi, gizi, sterilisasi,
rekam medik, pelayanan administrasi dan manajemen, penyuluhan kesehatan
masyarakat, pemulasaran jenazah, laundry, dan ambulance, pemeliharaan
sarana rumah sakit, serta pengolahan Iimbah. Organisasi Rumah Sakit paling
sedikit terdiri atas :
a. Kepala Rumah Sakit atau direktur Rumah Sakit
b. Unsur pelayanan medis
c. Unsur keperawatan
d. Unsur penunjang medis
e. Unsur administrasi umum dan keuangan
f. Komite medis dan
g. Satuan pemeriksaan internal.
Salah satu dari bagian organisasi rumah sakit ialah Rekam Medis. Unsur
rekam medis merupakan unsur organisasi di bidang pelayanan Rekam Medis
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada penunjang medis Rumah
Sakit dan penunjang medis ke Direktur Rumah Sakit. Berdasarkan Peraturan
Daerah Kota Bengkulu Nomor 11 tahun 2013 tentang Pendirian dan
Pembentukan Susunan Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bengkulu
perlu menindak lanjuti untuk melengkapi pedoman tentang pengorganisasian
Rekam Medis yang menjelaskan beberapa uraian tugas, wewenang dan
tanggung jawab serta hubungan kerja masing-masing pejabat atau pemegang
jabatan. Dengan demikian diharapkan tidak akan terjadi duplikasi, tumpang
 -4-

tindih, kesenjangan pelaksanaan maupun hierarki karena hubungan kerja

yang tidak jelas.

2. Tujuan Pedoman
Pengaturan pedoman Pengorganisasian Penunjang Medis ini bertujuan
untuk dimilikinya pedoman dalam mewujudkan organisasi Penunjang Medis
yang efektif, efisien, dan akuntabel.
 -5-

BAB II GAMBARAN UMUM RSUD HARAPAN DAN DOA

Seiring dengan pelaksanaan otonomi daerah, maka Pemerintah Kota
Bengkulu khususnya sektor kesehatan melakukan kebijakan desentralisasi
manajemen dengan meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
Disamping itu sesuai Arah Kebijakan Pembangunan Kota Bengkulu melalui
Pilar Prioritas Utama Pembangunan Kota Bengkulu yang bertujuan untuk
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui pembangunan sarana
dan prasarana kesehatan dengan pelayanan kesehatan.
Pembangunan Kota Bengkulu yang tertuang dalam Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Bengkulu Tahun 2016
– 2021 mengacu pada visi kota bengkulu yaitu “Terwujudnya Bengkulu yang
Maju, Sejahtera, Bermartabat dan Berdaya Saing Tinggi”. Visi
pembangunan kesehatan Kota Bengkulu diwujudkan dalam tujuan
pembangunan yaitu mewujudkan kesehatan yang berkualitas dan terjangkau
melalui pendekatan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif dengan
sasaran meningkatnya akses, pemerataan, serta kualitas kesehatan, dengan
program unggulan “8 TEKAD BENGKULUKU” sebagai akselerasi realisasi
pencapaian semua prioritas pembangunan daerah di Kota Bengkulu, yang
dijiwai dengan 8 tekad Bengkuluku maka lahir lah RSUD Kota Bengkulu.
Semangat 8 Tekad Bengkuluku “Bengkuluku Sehat” dan semboyan “Kalu
Dak Kini Kebilo Lagi Cik” yang mewujudkan lahir nya rumah sakit umum
daerah kota bengkulu walaupun dengan terbatasnya sarana dan prasarana
yang ada. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bengkulu pada saat ini
merupakan satu – satunya Rumah Sakit yang dimiliki Pemerintah Kota
Bengkulu.
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bengkulu mulai beroperasi pada bulan
Januari Tahun 2014 dengan Izin Operasional Sementara Walikota Bengkulu
Nomor 49 Tahun 2013 tanggal 27 Februari tahun 2013 dan diregistrasi pada
tanggal 28 februari tahun 2013 dengan kode Rumah Sakit 1771002S dengan
menempati gedung eks DPRD Kota dan Gedung C Pemerintah Kota Bengkulu
dan pada tanggal 24 Februari tahun 2015 telah dikeluarkan Rekomendasi Izin
Operasional Rumah Sakit dengan nomor rekomendasi : 440/71/DKK/Rek-
RS/II/2015, Pada tanggal 3 maret 2015 RSUD Kota Bengkulu mendapat izin
operasional tetap dengan No 28 Tahun 2015. Rumah Sakit Umum Daerah Kota
Bengkulu beralamat di Jl. Basuki Rahmad Kota Bengkulu dengan menempati
luas tanah 11.651 m2 dan luas bangunan 1.350 m2. .
 -6-

Berdasarkan Peraturan Walikota Bengkulu Nomor 46 Tahun 2018

tentang Penetapan Nama Rumah Sakit Umum Daerah kota Bengkulu, nama
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bengkulu resmi berubah menjadi Rumah
Sakit Umum Daerah Harapan dan Doa kota Bengkulu. RSUD Harapan dan
Doa Kota Bengkulu adalah salah satu ULP yang dibentuk oleh Pemerintah Kota
Bengkulu berdasarkan Peratuan Daerah Kota Bengkulu Nomor 11 Tahun 2013
Tanggal 22 Oktober 2013. Rumah Sakit ini didirikan untuk memenuhi amanat
Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit yang
mengamanatkan tanggung jawab pemerintah atas ketersediaan lingkungan,
tatanan, fasilitas kesehatan baik fisik maupun sosial bagi masyarakat untuk
mencapai derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.
 -7-

BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS

A. VISI
Memberikan pelayanan yang bermutu dan terjangkau dengan mengutamakan
kepuasan pelanggan menuju rumah sakit terbaik se-provinsi Bengkulu.
B. MISI
1. Menjadikan RSUD Harapan dan Doa Kota Bengkulu sebagai pemberi
pelayanan yang bermutu, berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan
pelanggan.
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang professional.
3. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
4. Menciptakan kemandirian masyarakat untuk hidup sehat.
FALSAFAH
Falsafah RSUD Harapan dan Doa Kota Bengkulu adalah rumah sakit yang
memberikan pelayanan yang santun, berbudaya dan bermutu serta
melaksanakan fungsi pendidikan kesehatan di rumah sakit dengan sebaik-
baiknya bagi peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
C. NILAI
Nilai-Nilai Dasar Rumah Sakit
a. Tulus
b. Peduli
c. Rendah hati
d. Akrab
e. Sportif
f. Terbuka
g. Jujur
h. Kerja Keras
i. Profesional
j. Kebersamaan
D. TUJUAN
Dalam penerapan pelayanan kepada masyarakat tujuan yang telah ditetapkan
RSUD Harapan dan Doa adalah pelayanan yang komprehensif yaitu:
“Melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna
dengan mengutamahan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilakukan
secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan, serta
melaksanakan upaya rujukan dan memberikan pelayanan yang bermutu
sesuai standar pelayanan rumah sakit“.
 -8-

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RSUD HARAPAN DAN DOA

 -9-

BAB V

STRUKTUR ORGANISASI SEKSI REKAM MEDIS

Direktur RSUD Kota Bengkulu

Dr. Lista Cerlyviera, M.M

NIP.19690704 199903 2 003

Ka.sie Penunjang Medik

Yenni Fithriani, S.Si.,Apt.,MPA

NIP.19790623 200502 2 005

Ka. Rekam Medis

Siti Robiyah ,AMKG

NIP.19760709 200901 2 003

KOORDINATOR PELAYANAN
KOORDINATOR
REKAM MEDIS
PENGOLAHAN DATA
Siti Robiyah ,AMKG
Reska selvia, Amd. Rm
NIP.19760709 200901 2 003
REKAM MEDIS

PELAKSANA PENGOLAHAN
DATA REKAM MEDIS
PJ. PENDAFTARAN PJ. PENDAFTARAN PJ. PELAYANAN BERKAS
RAWAT JALAN IGD/RAWAT INAP RM Rama Mustari Amd. RMIK

Welda Fitriani, S.KEP Sisca Damayetri, S.St Syadikin Annur Amd. RMIK

PELAKSANA PENDAFTARAN PELAKSANA PENDAFTARAN PELAKSANA PELAYANAN BERKAS RM

RAWAT JALAN
- Ririn eka sari s. Kep
- Yesi mariyanti S.Tr.keb
-
IGD / RAWAT INAP
- Vera angryani s.kom
- Safa amd.keb
- Vera angriani S.Tr.keb
- Sefty syafetri Amd. RMIK
- Ice heliza putri Amd. RMIK
- Ulfatun Amd. RMIK
- Hendra cahyana p Amd. RMIK
- Eke nopriza Amd. RMIK
- Lia amalia Amd. RMIK
 - 10 -

BAB VI URAIAN JABATAN

1. Nama Jabatan: Kepala instalasi Rekam Medis
Pendidikan Formal:
Tugas:
a. Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis
b. Menyusun tata cara kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis
c. Menyiapkan data usulan program di lingkungan Instalasi Rekam
Medis
d. Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan Instalasi Rekam
Medis
e. Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non
kesehatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis
f. Membuat data usulan kebutuhan pendidikan dan pelatihan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis
g. Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan
Instalasi Rekam Medis
h. Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana non
kesehatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
i. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan
dan pengolahan data serta penyajian informasi.
j. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan
di lingkungan Instalasi Rekam Medis
k. Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
l. Melaksanakan rapat di lingkungan Instalasi Rekam Medis
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
Fungsi:
a. Pengkoordinasi perumusan strategi dan kebijakan di bidang rekam
medis;
b. Pemantauan dan evaluasi pelayanan penunjang medis;
c. Pengarahan, pergerakan pelaksanaan dan pemanfaatan sumber daya
rumah sakit;
d. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur;
 - 11 -

2. Nama Jabatan: Staf Rekam Medis (kordinator pelayanan rekam medis)

Pendidikan Formal: Ahlimadia Rekam Medis
Tugas:
a. Mengkoordinir pelayanan rekam medis yang meliputi Pendaftaran
Rawat Jalan, Pendaftaran IGD dan Pendaftaran Rawat Inap dan
Pelayanan Berkas Rekam Medis
b. Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis yang meliputi:
pendaftaran rawat jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan
berkas RM
c. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pelayanan rekam medis yang meliputi: petugas pendaftaran rawat
jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan berkas RM
d. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan
rekam medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
e. Membuat Jadwal Jaga RM IGD dengan persetujuan Kepala Instalasi
Rekam Medis
f. Melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis
g. Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam
hal pelayanan rekam medis
h. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit

3. Nama Jabatan: Staf Rekam Medis (Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat

Jalan)
Pendidikan Formal: S1 keperawatan
Tugas:
1. Memastikan kegiatan pendaftaran berjalan sesuai SOP dan jadwal
2. Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan baik tunai maupun
jaminan
3. Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan
Rekam Medis
4. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
 - 12 -

4. Nama Jabatan: Staf Rekam Medis (PJ Pendaftaran IGD dan Rawat Inap)
Pendidikan Formal: D4 Kebidanan
Tugas:
a. Memastikan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap berjalan sesuai
SOP dan jadwal
b. Melaksanakan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
c. Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan
Rekam Medis
d. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

5. Nama Jabatan: Staf Rekam Medis (PJ. Penanggung Jawab Berkas RM)
Pendidikan Formal: D3 Rekam medis
Tugas:
a. Memastikan kegiatan pelayanan berkas rekam medis sesuai SOP dan
jadwal
b. Melaksanakan kegiatan Pelayanan berkas rekam medis
c. Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan
Rekam Medis
d. Bertanggung jawab terhadap perhitungan waktu tunggu arsip rekam
medis
e. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

6. Nama Jabatan: Staf Rekam Medis (pelaksana pendaftaran rawat jalan

poliklinik)
Pendidikan Formal: S1 Keperawatan
Tugas:
a. Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk pasien
umum dan karyawan Rumah Sakit Harapan Mulia
b. Memasukkan data pasien ke SIMRS
c. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

7. Nama Jabatan: Staf Rekam Medis (pelaksana pendaftaran rawat inap, igd)
Pendidikan Formal: D4 kebidanaan
Tugas:
a. Melayani pendaftaran pasien IGD baru dan lama 24 jam
b. Melayani pendaftaran pasien rawat inap dari IGD
 - 13 -

c. Memesan ruang perawatan bagi pasien dari IGD yang akan dirawat
d. Memesan ruang perawatan bagi pasien yang akan pindah ruangan
e. Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien ketika dinas sore dan malam
f. Memasukkan data pasien ke SIMRS
g. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
h. Mencari dan menyediakan berkas rekam medis serta menyerahkan ke
petugas IGD
i. Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat ketika dinas
sore dan malam

8. Nama Jabatan: Staf Rekam Medis (pelaksana pelayanan rekam medis)

Pendidikan Formal: D3 rekam medis
Tugas:
a. Pencarian berkas rekam medis
1. Mencari berkas RM untuk kunjungan ulang/kontrol ke Rumah Sakit
Harapan Mulia di ruang arsip maupun di ruang lain berdasarkan
tracer yang tercetak di SIMRS.
2. Mencari riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) ketika
berkas pasien tidak ditemukan di ruang arsip.
3. Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak/ruang
lain yang terkait, petugas membuat rekam medis sementara tanpa
memberi nomor rekam medis baru dan berkas lama tetap harus
dicari. Setelah berkas lama ditemukan, disatukan dengan berkas
rekam medis sementara.
4. Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari dan
melampirkan tracer ke berkas rekam medis pasien.
5. Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh
dokter atau bagian lain di Rumah Sakit .
6. Peminjaman rekam medis harus tertulis di buku peminjaman.
7. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
b. Distribusi Rekam Medis
1. Mendistribusikan berkas RM ke poliklinik dan unit lain yang terkait.
2. Menuliskan/entry waktu pengiriman berkas RM sebelum distribusi
berkas.
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
c. Penyimpanan Rekam Medis
 - 14 -

1. Menerima berkas rekam medis dari poliklinik/IGD serta dari

pengolahan data RM.
2. Menyusun berkas RM berdasarkan nomor RM.
3. Menyimpan berkas RM di Roll O’Pack/rak penyimpanan.
4. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
 - 15 -

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA

Direktur Kasie
penunjang
Medis

Ruangan
Rawat inap

Instalasi
Poliklinik
rekam
medis

IGD

1. Hubungan dengan Direktur dalam rangka menerima arahan dan pelaporan

pelaksanaan tugas.
2. Hubungan dengan Kasi Penunjang Medis dalam rangka koordinasi
pelayanan di Rawat Inap dan Rawat Jalan.
3. Hubungan dengan ruangan rawat inap, dalam rangka kordinasi tentang
ada tidaknya kamar/bed yang kosong.
4. Hubungan dengan .
5. Hubungan dengan IGD kordinasi tentang pendaftaran pasien.
6. Hubungan dengan poliklinik, mengkordinir dgn ruangan poliklinik tentag
pendaftaran, dan jadwal dokter di poliklinik.
 - 16 -

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Nama Pendidikan/Kualifikasi Kebutuhan Realisasi Kekurangan

Jabatan
Kepala Ahli madiya rekam 1 1 0
instalasi medis.
rekam medis Seorang Sarjana yang
memenuhi kriteria
keahlian, integritas,
kepemimpinan, dan
diutamakan yang
berpengalaman di
bidang teknis yang
dibutuhkan
- mampu memimpin,
mengarahkan dan
melaksanakan
koordinasi di
lingkup rekam
medis;
- memenuhi syarat
administrasi
kepegawaian.
Kordinatir Ahlimadia rekam 8 5 3
pelayanan medis. Keperawatan ,
rekam medis, ebidanan, DIV Gizi
rawat jalan, - Minimal Diploma
rawat inap, III di bidang rekam
igd, dan medis/
poliklinik, Manajemen/
Teknik
Informatika/
Manajemen Teknik
Informatika atau
bidang lain yang
relevan dengan
tugas dan
memenuhi kriteria
keahlian sesuai
dengan bidang
penempatan
masing-masing.
- memenuhi syarat
administrasi
kepegawaian.
 - 17 -

BAB IX KEGIATAN ORIENTASI

Dalam rangka untuk meningkatkan kapasitas kemampuan pegawai baru
di RSUD Harapan dan Doa Kota Bengkulu diperlukan mekanisme untuk
melakukan pembinan dan pembekalan kepada pegawai yang akan bekerja.
Program tersebut dilaksanakan dalam jangka waktu yang telah ditentukan
untuk memberikan kesempatan kepada pegawai baru dalam melakukan
pengenalan terhadap tugas pokok dan fungsi sesuai dengan tujuan
rekruitmen. Setiap pegawai baru baik klinis maupun non klinis di RSUD
Harapan dan Doa Kota Bengkulu harus dilakukan orientasi pegawai baik
orientasi umum maupun orientasi khusus yang dikemas dalam bentuk
pembekalan dasar atau basic kompetensi. Kegiatan tersebut dimaksudkan
agar setiap pegawai baru mempunyai wawasan yang luas dan mencakup
seluruh RSUD Harapan dan Doa Kota Bengkulu. Selain itu, perlu dibangun
dinamika kelompok yang dapat menumbuhkan rasa ikut memiliki, kerjasama
dan persaudaraan.
Seorang pegawai baru di unit Penunjang Medis yang telah lulus seleksi
penerimaan pegawai harus mengikuti program orientasi yang bertujuan untuk
memperkenalkan terhadap institusi rumah sakit, uraian tugas maupun
pengenalan ruangan. Tujuan dari program orientasi untuk mempersiapkan
pegawai baru yang berkualitas sesuai yang diharapkan dalam memasuki
lingkungan kerja baru sehingga tujuan dari pelayanan Penunjang Medis dapat
tercapai. Kegiatan orientasi pegawai ini meliputi orientasi umum dan orientasi
khusus.
1. Orientasi umum adalah kegiatan pengenalan terhadap para pegawai baru
agar dapat dengan cepat beradaptasi dengan kegiatan pelayanan di RSUD
Harapan dan Doa Kota Bengkulu. Orientasi ini ditetapkan selama 7 (tujuh)
hari kerja.
2. Orientasi khusus adalah kegiatan pengenalan terhadap para pegawai baru
di unit kerja dimana mereka akan ditempatkan dengan tujuan untuk
memberikan pembekalan secara teknis terhadap tugas pokok yang akan
diaksanakan. Orientasi ini ditetapkan selama 24 (dua puluh empat) hari
kerja sesuai dengan standar dan kualifikasi pendidikan di unit penempatan
masing-masing. Kegiatan orientasi khusus pada pegawai baru di ruangan
Rekam Medis :
1. Pengenalan organisasi Rekam Medis
 - 18 -

Memperkenalkan pegawai baru tentang pengorganisasian Rekam Medis dan

uraian tugas/kerja.
2. Pengenalan ruangan
Memperkenalkan kepada pegawai baru tentang fasilitas sarana dan
prasarana yang ada diruangan.
1. Tujuan
Sebagai acuan penetapan langkah-langkah untuk pegawai baru yang bertugas
di unit rekam medis.
2. Waktu pelaksanaan
Waktu pelaksanaan kegiatan orientasi selama 1 bulan (24 hari kerja).
3. Prosedur orientasi
1. Pegawai baru melapor ke kepala rekam medis
2. Pengenalan / analisa tempat kerja
3. Pegawai baru melakukan orientasi
4. Membuat laporan orientasi
5. Penempatan pegawai baru disertai penyerahan surat tugas
4. Jadwal orientasi

Kegiatan Materi Waktu Metode Penanggung

Ke jawab
1. Secara umum 08.00-14.00 Ceramah Kepala
menjelaskan jenis Selama 2 ruangan
pe;layanan rekam hari
medis di rsud hd
kota Bengkulu

2. Pelayanan rekam 08.00-14.00 Indeksing Kepala

medis di poliklinik Selama 4 ruangan
atau rawat jalan dan hari
rawat inap
3. Pelayanan rekam 08.00 – Assembling Kepala
medis di rawat 14.00 ruangan
jalan rawat inap Selama 4
hari
4. Pelayanan rekam 08.00-14.00 Filing Kepala
medis di ruang Selama 2 ruangan
penyimpanan rekam hari
medis
5. pengkodean 08.00-14.00 pengkodean Kepala
diagnosis di rawat Selama 6 diagnosis ruangan
jalan dan rawat hari berdasarkan casemix
inap. kode ICD 10
(coding)
 - 19 -

6. tentang pengentrian 08.00-14.00 insisi Kepala

data. Selama 6 ruangan
hari casemix

BAB X PERTEMUAN/RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi

kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan untuk
mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang
untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana
melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai
kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Rapat atau pertemuan dipimpin
oleh pimpinan dalam kelompok unit kerja. Hasil pertemuan ditulis oleh
notulen rapat dan peserta yang hadir wajib mengisi daftar hadir yang
disediakan. Hasil dari pertemuan ditindaklanjuti dan evaluasi dilakukan pada
pertemuan berikutnya.

Tujuan Umum
Membantu terselenggaranya program kerja dan sasaran kerja unit kerja.

Tujuan Khusus
1. Menggali dan menginventarisasi segala permasalahan yang terkait dengan
program kerja unit kerja.
2. Mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait dengan
program unit kerja.
3. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
4. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
5. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
6. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
7. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
8. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

Berikut ini beberapa rapat yang diikuti oleh kepala seksi penunjang
medis:
1. Rapat unit dilakukan di setiap ruangan; instalasi; subbagian; seksi; dan
atau komite masing-masing dalam rangka evaluasi berbagai hal terkait
operasional pelayanan unit masing-masing, diselenggarakan paling sedikit
1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan dan dilaksanakan pada minggu ke-empat.
2. Rapat koordinasi dilakukan oleh seluruh pejabat struktural rumah sakit,
para kepala instalasi, serta ketua SPI yang dilaksanakan dalam rangka
koordinasi dan evaluasi berbagai hal terkait dengan operasional pelayanan
rumah sakit, diselenggarakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu)
bulan dan dilaksanakan pada minggu pertama.
3. Rapat Pimpinan membicarakan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan
rumah sakit sesuai tugas kewenangan dan kewajibannya. Rapat pimpinan
dihadiri oleh Direktur, Kepala Sub bagian dan Kepala Seksi lainnya.
 - 20 -

4. Rapat Khusus dilaksanakan dalam rangka menyelesaikan masalah yang

bersifat penting dan segera. Undangan rapat khusus harus disampaikan
oleh Ketua kepada peserta rapat paling lambat 24 (dua puluh empat) jam
sebelum rapat dilaksanakan dan harus mencantumkan tujuan pertemuan
spesifik.

BAB XI PELAPORAN

Pelaporan yang dibuat oleh Seksi Penunjang Medis terdiri dari:

1. Laporan harian: Laporan harian
2. Laporan bulanan: Laporan bulanan.
3. Laporan 10 penyakit teranyak per 3 bulan.
4. Laporan evaluasi dari masing instalasi terkait.
5. Laporan tahunan.

Direktur Rumah Sakit Umum Daerah

Harapan dan Doa Kota Bengkulu,

dr.Lista Cerlyviera, MM
Pembina Tk. 1
NIP. 196907041999032003