PEDOMAN PELAYANAN

RUANG PENDAFTARAN

PELAYANAN RUANG PENDAFTARAN

PEDOMAN No. Dokumen
No. Revisi
Tanggal Terbit
Halaman
Tanda Tangan

UPTD PUSKESMAS BADAS

2017
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan
puji syukur atas kehadirat – Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya
kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan pedoman pelayanan pendaftaran.

Pedoman ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak
hingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu kami menyadari bahwa masih banyak kurang dari pedoman ini dari segi
susunan kalimatnya dan tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami meminta
segala saran dan kritik dari pembaca apabila ada kesalahan.

Akhir kata kami berharap pedoman pelayanan pendaftaran dapat menjadi pedoman dan
pegangan bagi semua pihak yang bertugas secara langsung dipendaftaran dan petugas yang
memperoleh delegasi wewenang.

Kediri, 2017

Penyusun,
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Puskesmas adalah Ruang Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kabupaten Kediri yang
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan Kesehatan di suatu wilayah kerja.
Secara Nasional Standart wilayah kerja Puskesmas adalah satu Kecamatan. Apabila
disuatu Kecamatan terdapat lebih dari satu Puskesmas, maka tanggung jawab wilayah
kerja di bagi antar Puskesmas dengan memperhatikan keutuhan konsep wilayah yaitu
desa atau kelurahan atau dusun.

Visipembangunan Kesehatan yang diselenggarakan Puskesmas adalah Mewujudkan

masyarakat sehat mandiri di wilayah kecamatan Badas.
Misi pembangunan yang diselenggarakan Puskesmas adalah :
1. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia dalam pelaksannaan pelayanan
kesehatan secara bertahap.
2. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana.
3. Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas adil dan merata.
4. Menggerakkan dan memberdayakan masyarakat untuk hidup sehat secara mandiri.

Untuk mencapai Visi tersebut, Puskesmas menyelenggarakan upaya kesehatan

perorangan dan upaya kesehatan masyarakat yang ramah kepada pasien. Pelayanan
pertama yang diperoleh pasien saat berobat, pelayanan seluruh elemen Puskesmas
tergantung pada pelayanan pertama yang diperoleh pasien. Oleh karena itu, di
perlukan pedoman sebagai pegangan petugas dalam menjalankan sebagai petugas
ruang pendaftaran. Serta memberikan pelayanan prima guna tercapainya pelayanan
kesehatan secara paripurna.

B. TUJUAN PEDOMAN
Tujuan Umum :
Terlaksananya pelayanan pendaftaran di UPTD Puskesmas Badas secara bermutu.
Tujuan khusus :
-sebagai pegangan petugas ruang pendaftaran dalam melayani pasien secara benar dan
ramah.
-sebagai pedoman bagi Puskesmas dalam pembinaan pelayanan ruang pendaftaran
disetiap wilayah kerja Puskesmas Badas.
C. SASARAN PEDOMAN
Sasaran dari pedoman ini adalah petugas pengelola pendaftaran.

D. RUANG LINGKUP PEDOMAN

Pelayanan pendaftaran pasien baru dan lama.

E. BATASAN OPERASIONAL
Pedoman ini dibuat untuk diterapkan di Ruang Pendaftaran Puskesmas Badas

F. LANDASAN HUKUM
Buku Tentang Standart Puskesmas Bidang Bina Pelayanan Kesehatan Provinsi Jawa
Timur Tahun 2013
 BAB II

STANDART KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

PENANGGUNG JAWAB
SRI MONAH

PENDAFTARAN
PETUGAS REKAM MEDIK KASIR
IMAM SUBEKI
HERLAMBANG SN SUKATMI

Sumber daya manusia yang ditugaskan di Ruang Pendaftaran di Puskesmas Badas di

gambarkan dalam sebuah struktur dengan uraian tugas sebagai berikut :

1. Petugas pendaftaran
Bertugas :
A. Memanggilnomer antrian pendaftaran
B. Mendaftar pasien baru/lama yang berkunjung ke Puskesmas Badas
C. Menanyakan kelengkapan pasien yang berobat berupa Kartu berobat, kartu BPJS/KIS, KTP
dsb.
D. Mencari nomer rekam medik di data master apabila pasien tidak membawa kartu berobat
E. Mencatat identitas pasien yang berobat pada buku register rawat jalan
F. Memasukkan nomer BPJS/KIS ke Aplikasi Prmary care
G. Mencocokkan kunjungan Pcare dengan data yang di tulis pada Register Pcare
H. Memberikan nomor antrian kepada pasien sesuai ruang yang dituju
I. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas

2. Petugas rekam medis

Bertugas :
a. Membuatkan family folder dan rekam medik baru
b. Mengambil family folder di rak
c. Melengkapi serta mengisi family folder dan rekam medik
d. Menyertakan form-form lain dibelakang rekam medik yang dibutuhkan pasien
 e. Memisahkan pasien sesuai ruang yang dituju
f. Mengantar rekam medik ke ruang yang dituju
g. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas

3. Kasir
Bertugas :
a. Menerima pembayaran dari pasien yang tidak memiliki BPJS/KIS atau tidak membawa kartu
b. Mencatat semua pembayaran yang diterima dari pasien
c. Menerima Pembayaran untuk tindakan lain yang diberikan selain rawat jalan, seperti
Penguji Kesehatan, pemeriksaan Laboratorium, pencabutan Gigi dan pembuatan puyer.
d. Memberi karcis sesuai jumlah pembayaran pasien
e. Mmencocokan jumlah retribusi dengan buku kunjungan
f. Merekap jumlah retribusi setiap hari dan setiap bulan
g. Menyetor retribusi ke bendahara penerimaan di UPTD Puskesmas Badas
h. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas

4. CS ( Customer Service )
a. Melihat dan menyambut pasien
b. Memberikan salam dengan ramah
c. Mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu pendaftaran
d. Meminta pasien mempersiapkan syarat-syarat pendaftaran
e. Menjelaskan hak dan kwajiban pasien
f. Jika pasien selesai pendaftaran, CS mengarahkan pasien ke ruang tunggu ruang pelayanan
g. Menjawab pertanyaan dan menerima keluhan Customer jika ada dan mencatat di buku
informasi dan keluhan
h. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas

B. Distribusi Ketenagaan
Jumlah tenaga pendaftaran dua orang lulusan SMA, tenaga kasir satu orang lulusan SMA, tenaga
customer service satu orang lulusan SMA

C. Jadwal Kegiatan
Pelayanan Ruang pendaftaran
Pelayanan ruang pendaftaran buka setiap hari sesuai dengan jam pelayanan yang dipampang di
papan informasi. Adapun jam pelayanan ruang pendaftaran sebagai berikut :
Senin s/d Kamis : Buka pukul 07.30 s/d 12.00
Jum’at : Buka pukul 07.00 s/d 10.00
Sabtu : Buka pukul 07.30 s/d 11.00

Pencatatan dan pelaporan

 Buku Register kunjungan pasien Rawat jalan

Buku register rawat jalan atau kunjungan ini direkap setiap hari, ditulis kembali hasil
rekapannya kedalam buku rekapan kunjungan. Buku rekapan kunjungan dilaporkan setiap
tanggal 25 untuk direkap secara global.
Pelaksanaan Rekap Buku Register Rawat Jalan
1. Petugas menghitung semua pasien yang berkunjung baik itu baru maupun lama
2. Pisahkan pasien berdasarkan wilayahnya ( dalam/luar )
3. Hitung semua pasien pada pilihan jenis pembayaran dan ruang yang dituju
4. Tulis semua hasil rekapan kunjungan ke dalam buku rekapan kunjungan

 Buku Register kasir

Buku register kasir direkap setiap hari termasuk uangnya dan segera disetorkan ke
bendahara penerimaan, mencocokkan karcis juga dilakukan setiap hari.

 Aplikasi P-Care
Aplikasi yang telah disediakan oleh kantor BPJS untuk memudahkan setiap petugas P-care di
fasilitas kesehatan baik Faskes pertama dan lanjutan. Setiap bulan Faskes harus merekap
data kunjungan pasien yang berobat. Adapun rekap kunjungan pasien dibedakan sebagai
berikut :
1. Rekap data kunjungan pasien sakit
2. Rekap data kunjungan pasien sehat
3. Rekap kunjungan bulanan
Rekap kunjungan bulanan ini dilakukan setiap tanggal 26 untuk disetorkan ke petugas
arsip untuk direkap secara keseluruhan.
 BAB III
STANDART FASILITAS

A. Denah Ruang

B. Standart Fasilitas
Standar ini digunakan sebagai pedoman untuk menyiapkan sarana dan prasarana dalam
menyelenggarakan pendfataran pasien :
 Fasilitas
- Ukuran ruangan periksa 3 x 4 m untuk satu dental unit
- Mempunyai ventilasi, penerangan/pencahayaan yang cukup
- Tersedia ruang tunggu
 Peralatan
- Terdapat 2 buah meja untuk menulis dan kursi untuk tempat duduk petugas dan tempat
duduk pasien
- Terdapat alat tulis, stempel tanggal, bak stempel, tinta stempel, tipe ex, spidol, nomor urut
antrian,buku tulis untuk register, penggaris, buku bantu penulisan rekap karcis,
karcis,stempel lunas, masker. Komputer, printer.
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

Tata laksana kegiatan di Ruang Pendaftaran

Petugas pendaftaran :
1. Memanggil nomer antrian pendaftaran
2. Mendaftar pasien baru/lama yang berkunjung ke Puskesmas Badas
3. Menanyakan kelengkapan pasien yang berobat berupa Kartu berobat, kartu BPJS/KIS,
KTP dsb.
4. Mencari nomer rekam medik di data master apabila pasien tidak membawa kartu
berobat
5. Mencatat identitas pasien yang berobat pada buku register rawat jalan
6. Memasukkan nomer BPJS/KIS ke Aplikasi Prmary care
7. Mencocokkan kunjungan Pcare dengan data yang di tulis pada Register Pcare
8. Memberikan nomor antrian kepada pasien sesuai ruang yang dituju
9. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas

Di kasir :

1. Menerima pembayaran dari pasien yang tidak memiliki BPJS/KIS atau tidak
membawa kartu
2. Mencatat semua pembayaran yang diterima dari pasien
3. Menerima Pembayaran untuk tindakan lain yang diberikan selain rawat jalan, seperti
Penguji Kesehatan, pemeriksaan Laboratorium, pencabutan Gigi dan pembuatan
puyer.
4. Memberi karcis sesuai jumlah pembayaran pasien
5. Mmencocokan jumlah retribusi dengan buku kunjungan
6. Merekap jumlah retribusi setiap hari dan setiap bulan
7. Menyetor retribusi ke bendahara penerimaan di UPTD Puskesmas Badas
8. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas

Petugas Rekam Medis :

1. Membuatkan family folder dan rekam medik baru

2. Mengambil family folder di rak
3. Melengkapi serta mengisi family folder dan rekam medik
4. Menyertakan form-form lain dibelakang rekam medik yang dibutuhkan pasien
5. Memisahkan pasien sesuai ruang yang dituju
6. Mengantar rekam medik ke ruang yang dituju
7. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas
Castumer Servis :
1. Melihat dan menyambut pasien
2. Memberikan salam dengan ramah
3. Mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu pendaftaran
4. Meminta pasien mempersiapkan syarat-syarat pendaftaran
5. Menjelaskan hak dan kwajiban pasien
6. Jika pasien selesai pendaftaran, CS mengarahkan pasien ke ruang tunggu ruang
pelayanan
7. Menjawab pertanyaan dan menerima keluhan Customer jika ada dan mencatat di
buku informasi dan keluhan
8. Berkoordinasi dengan petugas lain dalam melaksanakan tugas

BAB V
LOGISTIK
Kebutuhan logistik untuk pelayanan petugas rekam medis meliputi formulir rekam
medis, ballpoint, tinta stampel, bantalan stampel, buku register, ATK diusulkan ke
bendahara barang.
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Dalam pelaksanaan pendaftaran pasien perlu di perhatikan keselamatan pasien dengan

melakukan indetifikasi resiko terhadap segala kemungkinan yang dapat terjadi pada saat
pelaksanaan pendaftaran pasien :
a. ketepatan urutan antrian pendaftaran sehingga pasien dilayani sesuai nomor
urutannya, target yang harus dipenuhi 100 %
b. Peningkatan komunikasi efektif.
Penyampean informasi yang jelas tentang pendaftaran,hak dan kewajiban pasien
dari petugas pendaftaran atau petugas rekam medis kepada pasien harus dapat
dimengerti oleh pasien,target yang harus terpenuhi 100%.
c. Ketepatan penyampaian rekam medis ke ruang pelayanan sehingga tidak
didapatkan kesalahan mengantar rekam medik ke ruang pelayanan, target yang
harus dipenuhi 100 %.
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA
Dalam perencanaan sampai dengan pelaksanaan pelayanan pendaftaran perlu di
perhatikan keselamatan kerja petugas pendaftaran dengan melakukan indentifikasi
resiko terhadap segala kemungkinan yang dapat terjadi pada saat pelaksanaan
pelayanan pendaftaran. Upaya pencegahan resiko terhadap kemungkinan yang dapat
terjadi harus di lakukan di ruang pelayanan pendaftaran dengan tersedianya APD
berupa masker untuk menghindari penularan penyakit.

BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
Kegiatan pengendalian mutu pelayanan di ruang pendaftaran meliputi:
Kegiatan pengendalian mutu pelayanan pendaftaran meliputi :
1. Pelaksanaan pelayanan pendaftaran harus sesuai dengan SOP
2. Monev dilakukan melalui audit internal
3. Selanjutnya dari hasil audit internal dilakukan rapat tinjauan mutu
4. Dari rapat tinjauan mutu dibuat RTL untuk meningkatkan mutu pelayanan klinis

BAB IX
PENUTUP
Pedoman ruang pendaftaran sangat penting bagi petugas, sebab pedoman ini yang
dijadikan pedoman dalam pelayanan di ruang pendaftaran, selain itu apabila petugas
tidak ditempat pedoman ini bisa digunakan sebagai pemandu petugas yang berjaga.