Melakukan Penggunaan

Anggaran yang Efektif

Otomatisasi dan Tata Kelola Keuangan
Kelas XI / Ganjil

Otomatisasi dan Tata Kelola Keuangan

XI OTKP / GANJIL
 MODUL AJAR
JURUSAN OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
MATA PELAJARAN OTOMATISASI DAN TATA KELOLA KEUANGAN
KELAS XI/GANJIL

Materi Pokok : Melakukan Penggunaan Anggaran yang Efektif

1. Prosedur Pengunaan atau Pengeluaran Kas

Pemakaian anggaran atau penggunaan anggaran merupakan tahap untuk
membelanjakan keuangan perusahaan berdasarkan anggaran yang telah disusun
sebelumnya. Perumusan anggaran dilakukan setelah penetapan anggaran yang selanjutnya
dilaksanakan untuk digunakan. Adapun bentuk anggaran yang telah digunakan tersebut
harus didapatkan dari suatu instansi perusahaan maupun pemerintahan.
Penggunaan anggaran merupakan proses menggunakan anggaran yang telah ada
sebelumnya dan ditetapkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Adapun
penggunaannya harus berdasarkan prosedur-prosedur yang telah dibuat sebelumnya.
a. Fungsi Pengeluaran Kas
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran
1) Fungsi utang
Fungsi utang menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya
akan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan
menyiapkan bukti pengeluaran uang
2) Fungsi kasir
Fungsi kasir menerima bukti pengeluaran uang dari bagian utang, menuliskan
besarnya uang yang harus dikeluarkan dalam cek, dan meminta tanda tangan
kepada pejabat yang berwenang, serta memberikan cek kepada pihak yang
namanya tercantum dalam cek
3) Fungsi akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam pengeluaran uang ini adalah bagian kartu
persediaan dan kartu biaya serta bagian buku jurnal, buku besar dan pelaporan.
 Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama bukti pengeluaran
kas beserta bukti-bukti pendukung Selain itu menyimpan bukti-bukti pengeluaran
uang beserta bukti-bukti pendukung ke dalam suatu file yang disebut dengan file
bukti pengeluaran uang yang telah dibayar Dalam menyimpan bukti-bukti
pengeluaran uang ini, sebelumnya diurutkan menurut urutan nomor urut bukti
pengeluaran uang
4) Fungsi pengawasan intern
Bagian pengawasan intern bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran
uang, termasuk mengecek pertanggungjawaban dari pejabat-pejabat yang
berwenang dan selama proses pengeluaran uang tersebut.
b. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengeluaran Kas
1) Dokumen pelengkap pengadaan dan penerimaan barang/jasa
Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk mendukung
permintaan pengeluaran kas.
2) Cek
Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang
digunakan untuk memerintahkan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada
orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek.
3) Voucher
Dokumen ini sebagai permintaan dan yang memerlukan pengeluaran kepada
fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar
2. Pengunaan APBN dan APBD
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau APBN adalah rencana keuangan
tahunan pemerintahan yang dibahas dan disetujui oleh pemerintah pusat dengan Dewan
Perwakilan Rakyat (DPR). Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) disusun
dengan berbagai pertimbangan yang matang. Hal ini dikarenakan APBN bertujuan untuk
kesejahteraan rakyat serta sebagai perwujudan program pemerintah pusat dalam satu tahun
ke depan. Adapun yang dimaksud APBD adalah rencana keuangan tahunan pemerintah
daerah yang dibahas dan disetujui bersama oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
(DPRD) dan ditetapkan oleh Peraturan Daerah (Perda).
 Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) merupakan rencana kerja tahunan
pemerintah daerah yang dipersiapkan untuk kesejahteraaan rakyat dan mewujudkan
pembangunan di daerah. APBN dan APBD wajib dipertanggungjawabkan di akhir masa
berlakunya.
a. Dasar Hukum APBN dan APBD
Dasar hukum APBN adalah sebagai berikut :
1) UUD 1945 Pasal 23 (sesudah diamandemen) yang pada intinya berisi tentang
Keuangan Negara.
2) Undang-Undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara.

Adapun dasar hukum APBD adalah sebagai berikut :

1) Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2003 tentang Pemerintah Daerah Pasal 25.

2) Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2003 tentang Perimbangan Keuangan.
Pemerintah Pusat dan Daerah
3) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 29 Tahun 2002 tentang Pedoman
Pengurusan, Pertanggungjawaban Keuangan Daerah serta Tata Cara Pengawasan
Penyusunan, dan Penghitungan APBD.
b. Fungsi APBN dan APBD
Pada dasarnya, fungsi APBN adalah sebagai berikut.
1) Fungsi Alokasi
Dengan penyusunan APBN, pemerintah dapat mengalokasikan (membagikan)
pendapatan yang diterima sesuai dengan sasaran yang dituju. Misalnya, berapa
besar untuk belanja (gaji) pegawai, belanja barang, dan proyek.
2) Fungsi Distribusi
Dengan penyusunan APBN, pemerintah dapat mendistribusikan pendapatan
yang diterima secara adil dan merata. Fungsi distribusi dilakukan untuk mem
perbaiki distribusi pendapatan di masyarakat sehingga masyarakat miskin dapat
dibantu. Caranya, dengan melakukan kebijakan subsidi seperti subsidi BBM.
3) Fungsi Stabilisasi
Dengan penyusunan APBN, pemerintah dapat menstabilkan keadaan
perekonomian untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Misalnya, saat
 inflast (harga barang dan jasa naik), pemerintah dapat menstabilkan perekonomian
dengan cara menaikkan pajak. Dengan menaikkan pajak, jumlah uang yang
beredar dapat dikurangi sehingga harga-harga dapat kembali turun. Adapun fungsi
APBD adalah sebagai berikut.
a) Fungsi Otorisasi
Fungsi otorisasi berarti APBD menjadi dasar bagi Pemerintah Daerah untuk
melaksanakan pendapatan dan belanja pada tahun yang bersangkutan.
b) Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan berarti APBD menjadi pedoman bagi pemerintah
daerah untuk merencanakan kegiatan pada tahun yang bersangkutan.
c) Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan berarti APBD menjadi pedoman untuk menilai
(mengawasi) apakah kegiatan penyelenggaraan pemerintah daerah sudah
sesuai dengan keten tuan yang telah ditetapkan.
d) Fungsi Alokasi
Fungsi alokasi berarti dalam pembagiannya, APBD harus diarahkan dengan
tujuan untuk mengurangi pengangguran, pemborosan sumber daya, serta me
ningkatkan efisiensi dan efektivitas perekonomian.
e) Fungsi Distribusi
Fungsi distribusi berarti APBD dalam pendistribusiannya harus
memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan.
c. Prinsip dan Asas Penyusunan APBN dan APBD
Penyusunan APBN dan APBD didasarkan pada prinsip umum yang meliputi
berbagai aspek berikut.
1) Prinsip penyusunan berdasarkan aspek pendapatan
a) Mengindetifikasikan penerimaan sektor anggaran dalam jumlah dan ketepatan
penyetoran.
b) Mengintensifkan penagihan dan pemungutan piutang negara atau daerah.
Misalnya, sewa penggunaan barang-barang milik negara atau daerah
2) Prinsip penyusunan berdasarkan aspek pengeluaran
a) Efektif dan efisien serta sesuai dengan kebutuhan teknis yang ada.
 b) Terarah dan terkendali sesuai dengan anggaran dan program kegiatan.
c) Menggunakan semaksimal mungkin produk-produk dalam negeri dengan
memperhatikan kemampuan yang dimiliki.

Dalam penyusunan APBN dan APBD harus didasarkan pada tiga asas yang harus
dilakukan, yaitu sebagai berikut :

1) Kemandirian, artinya pembiayaan oleh negara didasarkan atas kemampuan negara

dan pinjaman luar negeri hanya sebagai pelengkap.
2) Penghematan atau peningkatan efisiensi dan produktivitas.
3) Penajaman prioritas pembangunan. Maksud dari penajaman prioritas pem
bangunan adalah APBN dan APBD harus mendahulukan pembiayaan yang lebih
bermanfaat.
d. Penerimaan dan Pengeluaran APBN dan APBD
Untuk memahami penerimaan dan pengeluaran APBN dan APBD, berikut
disajikan pembahasan mengenai penerimaan dan pengeluaran APBN dan APBD
tersebut.
1) Penerimaan dan Pengeluaran APBN
Landasan hukum APBN, yaitu Pasal 23 ayat 1 UUD 1945, menyatakan
bahwa Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara sebagai wujud dari pengelolaan
keuangan negara ditetapkan setiap tahun dengan undang-undang dan dilak
sanakan secara terbuka dan bertanggung jawab untuk sebesar-besarnya kemak
muran rakyat. Struktur dasar APBN terdiri atas sisi penerimaan dan pengeluaran
negara. Sisi penerimaan negara terdiri atas penerimaan dalam negeri dan luar
negeri. Penerimaan dalam negeri berasal dari migas, pajak, dan bukan pajak.
Adapun luar negeri atau bantuan luar negeri disebut juga dengan penerimaan
pembangunan meliputi bantuan program dan bantuan proyek. Adapun sisi
pengeluaran negara terdiri atas pengeluaran rutin seperti belanja barang, belanja
pegawai, dan subsidi daerah otonom, serta pengeluaran pem bangunan yang
merupakan biaya pelaksanaan proyek-proyek pemerintah Penerimaan
pembangunan dalam anggaran negara ditujukan untuk menutupi kekurangan
penerimaan yang lebih kecil.
 Struktur Dasar APBN (struktur lama)

Pada masa reformasi, format APBN mengalami perubahan sepert berikut :

2) Penerimaan dan Pengeluaran APBD
Seperti hal nua APBN, APBD juga memiliki sisi penerimaan dan pengeluaran.
Berikut penerimaan dan pengeluaran APBD.
a) Sumber pendapatan daerah
(1) Pendapatan Asli Daerah (PAD)
Pengertian Pendapatan Asli Daerah (PAD) adalah penerimaan yang
diperoleh daerah dari sumber-sumber dalam wilayahnya sendiri yang
dipungut berdasarkan Peraturan Daerah (Perda). Konsep PAD terdapat
unsur penting yaitu:
(a) Potensi asli daerah dan
(b) Pengelolaannya sepenuhnya dilakukan oleh daerah.

Perimbangan Keuangan Pemerintah Pusat dan Daerah terdapat dalam

Undang-Undang Nomor 33 Tahun 24 Pasal 3 huruf (a). Ada beberapa
sumber Pendapatan Asli Daerah tersebut yang perlu diketahui, yaitu:

(2) Pajak daerah

(3) Retribusi daerah
(4) Hasil perusahaan milik daerah dan hasil pengelolaan kekayaan daerah yang
dipisahkan.
(5) Lain-lain pendapatan asli daerah yang sah.
b) Pendapatan transfer
Pengertian dari pendapatan transfer adalah pendapatan yang berasal dari
entitas pelaporan lain. Misalnya, dalam rangka perimbangan keuangan
pemerintah pusat atau daerah otonom lain. Adapun dana perimbangan adalah
transfer dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah dalam rangka
desentralisasi.
Ada beberapa jenis dari pendapatan transfer, yaitu sebagai berikut.
c) Lain-lain pendapatan daerah yang sah
Kelompok lain-lain pendapatan daerah yang sah dibagi menurut jenis pen
dapatan, yaitu sebagai berikut.
(1) Hibah yang berasal dari pemerintah pusat, pemerintah daerah lainnya,
badan/lembaga/organisasi swasta dalam negeri, kelompok masyarakat/
perorangan dan lembaga luar negeri yang tidak mengikat.
(2) Dana darurat dari pemerintah dalam rangka penanggulangan korban/
kerusakan akibat bencana alam.
(3) Dana bagi hasil pajak dari provinsi kepada kabupaten atau kota.
(4) Dana penyesuaian dan dana otonomi khusus yang ditetapkan oleh
pemerintah.
(5) Bantuan keuangan dari provinsi atau pemerintah daerah lainnya

Secara umum, jenis-jenis pembelanjaan daerah dapat dijelaskan sebagai

berikut :

(1) Belanja rutin Belanja rutin adalah pengeluaran yang secara rutin
dibelanjakan oleh pemerintah daerah. Misalnya, untuk belanja gaji, barang,
pemeliharaan, dan perjalanan dinas.
(2) Belanja pembangunan
e. Penyusunan APBN dan APBD
Keputusan mengenai penyusunan dan penetapan APBN/APBD dalam Undang
Undang meliputi penegasan tujuan dan fungsi penganggaran pemerintah, penegasan
peran DPR/DPRD dan pemerintah dalam proses penyusunan dan penetapan ang garan
pengintegrasian sistem akuntabilitas, penyatuan anggaran, dan penggunaan kerangka
pengeluaran jangka menengah dalam penyusunan anggaran.
Mekanisme pembahasan APBN diawali dengan penyampaian pokok-pokok
kebijakan fiskal dan kerangka ekonomi makro oleh pemerintah kepada DPR dalam
tenggang waktu selambat-lambatnya pertengahan bulan Mei tahun berjalan. Selanjut
nya, pemerintah dan DPR membahas kerangka ekonomi makro dan pokok-pokok
kebijakan fiskal tersebut dalam pembicaraan pendahuluan. Berdasarkan kerangka
ekonomi makro dan pokok-pokok kebijakan fiskal, pemerintah bersama DPR
membahas kebijakan umum dan prioritas anggota untuk dijadikan acuan penyusunan
usulan anggaran
Dalam rangka penyusunan rancangan APBN, menteri/pimpinan lembaga selaku
pengguna anggaran/pengguna barang menyusun rencana kerja dan anggaran kemen
terian negara (lembaga). Rencana kerja dan anggaran disusun berdasarkan prestasi
kerja yang akan dicapai disertai dengan perkiraan belanja untuk tahun berikutnya
setelah tahun anggaran yang sedang disusun. Rencana kerja dan anggaran tersebut lalu
disampaikan kepada DPR untuk dibahas dalam pembicaraan pendahuluan Rancangan
Undang-Undang (RUU) tentang APBN
Selanjutnya, pemerintah mengajukan RUU tentang APBN, disertai uangan dan
dokumen-dokumen pendukungnya kepada DPR pada bulan Agustus. Pembahasan
RUU tentang APBN dilakukan sesuai dengan Undang-Undang yang dan pe mengatur
susunan dan kedudukan DPR. Dalam pembahasan tersebut, DPR dapat mengajukan
usul yang mengakibatkan perubahan jumlah penerimaan dan pengeluaran dalam RUU
tentang APBN.
Pengambilan keputusan oleh DPR mengenai RUU tentang APBN dilakukan
selambat-lambatnya dua bulan sebelum tahun anggaran yang bersangkutan
dilakanakan. APBN yang disetujui oleh DPR teperinci sampai dengan unit organisasi,
fungsi, program, kegiatan, dan jenis belanja. Apabila DPR tidak menyetujui RUU
tersebut, pemerintah dapat melakukan pengeluaran setinggi-tingginya sebesar angka
APBN tahun anggaran sebelumnya.
Jadi, tahapan dalam proses perencanaan dan penyusunan APBN dapat dijelaskan
sebagai berikut.
1) Tahap Pendahuluan
Tahap ini diawali dengan persiapan rancangan APBN oleh pemerintah yang
meliputi penentuan asumsi dasar APBN, perkiraan penerimaan dan pengeluaran.
skala prioritas, dan penyusunan budget exercise. Pada tahap ini juga diadakan
rapat antarkomisi dengan mitra kerjanya (departemen/lembaga teknis). Tahap ini
diakhiri dengan proses finalisasi penyusunan RAPBN oleh pemerintah
2) Tahap Pengajuan, Pembahasan, dan Penetapan APBN
Tahapan dimulai dengan pidato presiden sebagai pengantar RUU APBN dan
Nota Keuangan. Selanjutnya, dilakukan pembahasan, baik antara menteri
keuangan dan Panitia Anggaran DPR, maupun antara komisi-komisi dengan
departemen/ lembaga terkait.
Hasil dari pembahasan ini adalah UU APBN yang di dalamnya memuat satuan
anggaran (dahulu satuan 3, sekarang analog dengan anggaran satuan kerja di
departemen dan lembaga) sebagai bagian tidak terpisahkan dari Undang-Undang
(UU) tersebut.
Satuan anggaran adalah dokumen anggaran yang menetapkan alokasi dana per
departemen/lembaga, sektor, subsektor, program, dan proyek/kegiatan. Untuk
membiayai tugas umum pemerintah dan pembangunan, departemen/lembaga
mengajukan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL)
kepada Departemen Keuangan (Depkeu) dan Badan Perencanaan Pembangunan
Nasional (Bappenas) untuk dibahas menjadi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA) dan diversifikasi sebelum proses pembayaran. Proses ini harus diselesai
kan dari Oktober hingga Desember.
Dalam pelaksanaan APBN, dibuat petunjuk berupa Keputusan Presiden
(Kepres) sebagai Pedoman Pelaksanaan APBN. Dalam melaksanakan
pembayaran, kepala kantor/pemimpin proyek di masing-masing kementerian dan
 lem baga mengajukan Surat Permintaan Pembayaran kepada Kantor Wilayah
Perbendaharaan Negara (KWPN).
3) Tahap Pengawasan APBN
Fungsi pengawasan terhadap pelaksanaan APBN dilakukan oleh pengawas
fungsional, baik eksternal maupun internal pemerintah. Sebelum tahun anggaran
berakhir (sekitar bulan November), pemerintah, dalam hal ini, Menkeu membuat
laporan pertanggungjawaban pelaksanaan APBN dan melaporkannya dalam
bentuk Rancangan Undang-Undang Perhitungan Anggaran Negara (RUU PAN).
Laporan tersebut dilaporkan paling lambat lima belas bulan setelah berakhirnya
pelaksanaan APBN tahun anggaran yang bersangkutan.
Laporan ini disusun atas dasar realisasi yang telah diaudit oleh Badan
Pemeriksa Keuangan (BPK). Apabila hasil pemeriksaan perhitungan dan
pertanggung jawaban pelaksanaan yang dituangkan dalam RUU PAN disetujui
oleh BPK. RUU PAN tersebut diajukan ke DPR guna mendapat pengesahan oleh
DPR menjadi Undang-Undang Perhitungan Anggaran Negara (UU PAN) tahun
ang garan berkenaan.
3. Penggunaan Anggaran dalam Perusahaan
a. Bagian Utang
Berikut prosedur yang terdapat di bagian utang.
1) Bagian utang dalam perusahaan melakukan penerimaan dokumen-dokumen
pendukung seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur
pembelian, surat permintaan pengisian kas kecil, daftar gaji, dan sebagainya.
2) Membuat dokumen yang dengan bukti pengeluaran kas dalam perusahaan.
Dokumen dalam perusahaan berfungsi sebagai buku pembantu utang. Adapun
pada lembar kedua disampaikan kepada unit buku pembantu untuk dilakukan
pencatatan dalam buku pembantu yang terkait.
3) Melakukan pencatatan bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.
4) Perusahaan mengeluarkan bukti transaksi pengeluaran kas lembar pertama dan
lembar ketiga yang telah jatuh tempo pembayarannya dan dokumen pendukung
dari map pengeluaran kas.
5) Menerima kembali bukti pengeluaran kas pada lembar pertama.
 6) Melakukan pecatatan nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam
anggaran.
7) Menyusun pembuatan laporan penyerahan bukti pengeluaran kas dalam per
usahaan.
b. Bagian Kas
Berikut prosedur yang harus dilakukan pada bagian kas dalam perusahaan.
1) Bagian kas dalam perusahaan menerima bukti pengeluaran kas pada lembar
pertama yang kemudian dilaksanakan pencatatan pada lembar kedua.
2) Menyiapkan cek dengan jumlah uang yang terbatas dan tertulis dalam bukti
pengeluaran kas kemudian ditandatangai sebagai bagian dari pembayaran.
3) Melakukan penyerahan bukti pengeluaran kas pada lembar pertama dan ketiga
dengan rincian sebagai berikut.
a) Pada lembar pertama, setelah dilakukan cap lunas, diserahkan kepada bagian
utang dalam perusahaan.
b) Adapun pada lembar ketiga, diserahkan kepada pihak kreditor yang ber
sangkutan bersama dengan yang telah dilakukan penandatanganan sebagai
bagian dari proses pembayaran.
c. Bagian Jurnal dan Laporan
Berikut ini merupakan prosedur yang terdapat dalam bagian jurnal dan laporan
keuangan.
1) Menerima bukti pengeluaran kas pada lembar pertama dengan dokumen pen
dukungnya.
2) Melakukan pencatatan pengeluaran kas dalam bentuk register cek yang fungsinya
sebagai buku jurnal pengeluaran kas.
3) Melakukan kegiatan pengarsipan bukti pengeluaran kas bersama dengan doku men
pendukung berdasarkan urutan nomor bukti pengeluaran kas dalam bentuk map
khusus. Adapun map tersebut merupakan arsip yang sudah dibayarkan.
Referensi :
Mekari. (n.d.). jurnal.id. (M. Jurnal, Producer, & Mekari) Retrieved Juli 2022, from Jurnal
Enterpreneur: https://www.jurnal.id/id/blog/administrasi-keuangan/

Purwani, T. (2019). Otomatisasi Tata Kelola Keuangan Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan
Tata Kelola Perkantoran. (T. Rianto, Ed.) Jakarta: PT Bumi Aksara. Retrieved Juli 2022

Widayati, W. (2017). Otomatisasi Tata Kelola Keuangan 2. (R. W. Sari, Ed.) Surakarta: Putra
Nugraha. Retrieved Juli 2022