Staff Purchasing

Purchasing Buyer
Standar Operation Procedur Departemen : Product
Procurement

1. Peraturan Perundangan

Peraturan perundang-undangan dan Kebijakan Internal Organisasi/Perusahaan yang

mendasari departemen procurement :
- Undang-undang Republik Indonesia nomor 13 tahun 2013 tentang ketenagakerjaan.
- Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
- Perpres No. 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun
2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2014 Tentang Perdagangan

2. Tujuan

Memperoleh barang atau jasa dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan
jumlah dan mutu sesuai, serta tepat pada waktunya.

3. Definisi
Purchasing adalah divisi yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga
untuk kebutuhan operasional perusahaan. Setiap perusahaan pasti membutuhkan bahan
baku atau kebutuhan lainnya. Purchasing bertugas membeli barang atau jasa yang
dibutuhkan oleh divisi lain.

4. Dokumen

- PO = Purchase Order
- SO = Sales Order
- RI = Receivement Invoice
- PR = Purchase Requistion
- Katalog Penawaran
- Invoice Order

5. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup proses pembelian barang, pemeriksaan kondisi barang, evaluasi
sample, penyesuaian sesuai anggaran, penerimaan barang, dan memenuhi permintaan dari
karyawan yang terlibat dalam prosedur tersebut.
 6. RINCIAN PROSEDUR KEGIATAN
No. Kegiatan Tanggung Dokumen Indikator Keterangan
Jawab
6.1 Review Kebutuhan User Form PR Permintaan customer User adalah staff
barang & jasa kepada bagian sales (utamanya : sales
marketing. marketing) yang
membutuhkan baranag
& jasa yang diwakili
oleh masing- masing
manajer/kepala
departemen.
6.2 Mengajukan Kebutuhan User Form PR Permintaan customer
ke Dept Purchasing kepada bagian sales
Menggunakan Form PR marketing.
6.3 Melakukan evaluasi Staff Form PR Kategori kesesuaian Evaluasi dan
Form PR & Purchasing barang menyetujui kebutuhan
Menyerahkan kepada permintaan barang &
Manajer Purchasing jasa

6.4 Memeriksa Form PR Manager Form PR Kategori Barang Manager Purchasing

dan menyetujui Purchasing wajib menandatangani
seluruh PR untuk
pemesanan barang &
jasa
6.5 Menghubungi supplier Staff Katalog Harga Penawaran Mencari &
untuk mendapatkan Purchasing Penawaran membandingkan
penawaran harga harga dari minimal 2
supplier yang disetujui
6.6 Menganalisa penawaran Staff Katalog Kualitas Katalog Memeriksa katalog
yang diberikan supplier Purchasing Penawaran Barang barang yang di berikan
supplier sesuai atau
tidak dengan PR yang
disetujui.
6.7 Melakukan negosiasi Staff Katalog Mutu, Kualitas, dan Menyesuaikan harga
harga, fitur, serta biaya Purchasing Penawaran Services Supplier. dengan anggaran
dan waktu pengiriman perusahaan.
dari supplier
6.8 Memilih penawaran Staff Katalog Mutu, Kualitas, dan Membuat keputusan
yang paling sesuai Purchasing Penawaran Services Supplier untuk memilih supplier
dengan anggaran. dengan kriteria yang
paling sesuai.
6.9 Melakukan pengadaan Staff Katalog Mengajuakn penawaran
 barang dengan Purchasing Penawaran dari supplier kepada
membuat report list manager purchasing.
berdasarkan harga dan
katalog barang setelah
menyeleksi penawaran
dari vendor &
meneruskan kepada
manager purchasing.
6.10 Memberikan Manager Katalog Mutu, Harga, Manager Purchasing
persetujuan terhadap Purchasing Penawaran Kualitas Barang, dan wajib memeriksa dan
penawaran supplier Services Supplier memberi persetujuan
sesuai dengan Form terhadap katalog
PR. penawaran.

6.11 Membuat Form PO ke Staff Form PO Kategori Barang, Staff Purchasing

supplier berdasarkan Purchasing Kualitas Barang membuat Form PO
penawaran yang telah berdasarkan Form PR
disetujui yang disetujui
6.12 Meneruskan dokumen Staff Form PO Staff Purchasing
PO kepada Finance Purchasing menyerahkan copy
untuk dibayarkan. Form PO ke bagian
keuangan untuk
melakukan
pembayaran..
6.13 Melacak pengiriman Staff Invoice Waktu Pengiriman, Mengecek Invoice
dan mengecek kualitas Purchasing Order Kelengkapan, Order untuk
barang/jasa sesuai Kualitas Barang mencocokan dengan
kontrak. pelacakan pengiriman
barang.
6.14 Melakukan penerimaan Staff Form RI Kelengkapan dan Mencocokan fisik
barang dengan Purchasing Kualitas Barang barang yang diterima
membuat RI (receiving dengan PO yang dibuat
invoce) kemudian membuat RI
(receiving invoice)
6.15 Berkoordinasi dengan Staff Form RI Nilai kelengkapan Bekerja sama dengan
tim gudang untuk Purchasing dan SO Barang tim gudang untuk
penyimpanan barang memasukan pembelian
lalu diinput sebagai barang ke stok unit
stok penjualan. penjualan.
6.16 Menyimpan semua Staff Form PR, Staff Purchasing
dokumen terkait Purchasing PO, membuat arsip data dari
pengadaan. Invoice awal proses pengadaan
Order, RI, barang dilakukan.
dan SO.

Disahkan oleh Dicek oleh Dibuat oleh

Direktur Utama Manager Purchasing Purchasing Staff

Alek Septianus Channy Diatri