BAB 2

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan
(persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan
ke luar perusahaan, Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dikatakan
bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk
mempertahankan dan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai
tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan.
Dari ke dua definisi yang disebut di atas, sementara dapat disimpulkan bahwa
perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan.
Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana
memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah
perusahaan. Dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses
perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga
kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi
kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan
adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai ketersediaan tenaga kerja yang
didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang.
Dengan kata lain, tujuan perencanaan SDM adalah untuk mempergunakan SDM
seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi
persyaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kosong kapanpun dan apapun
posisi tersebut. Dengan tersedianya informasi tentang kebutuhan dan kualifikasi
yang diinginkan, maka dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi, penempatan,
pemeliharaan, pengembangan, dan pemberian kesejahteraan karyawan akan
lebih mudah dan terkendali.

38
 Perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada tingkat
operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi
yang dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika
perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah
ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan
menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari
strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan
dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan sangat menentukan kebutuhan
SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.
Sementara perencanaan SDM menurut Graham dan Benet, dikatakan
bahwa perencanaan SDM sebagai upaya memproyeksikan berapa banyak
karyawan dan macam apa yang dibutuhkan perusahaan dimasa yang akan
datang. Sebenarnya masih banyak lagi definisi tentang perencanaan SDM yang
bisa diangkat, namun dari beberapa definisi yang disebut di atas secara umum
dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan
kebutuhan SDM, secara kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik
perusahaan melalui fungsi-fungsi MSDM dalam jangka pendek maupun jangka
panjang secara efektif dan efisien.
Proses perencanaan SDM untuk masa kini dan masa datang sangat
dipengaruhi oleh dua faktor penentu, yakni faktor internal dan faktor eksternal
perusahaan. Faktor internal perusahaan seperti adanya karyawan yang
memasuki batas usia pensiun, meninggal dunia, keluar/berhenti kerja, rotasi, dan
kemungkinan promosi jabatan. Sedangkan faktor eksternal antara lain ketatnya
persaingan bisnis, cepatnya perkembangan teknologi, dan tingkat
ketertgantungan (interdependent) antara satu perusahaan dengan perusahaan
lain, serta ketergantungan antara satu Negara dengan Negara lain. Begitu
rentannya perusahaan/perusahaan yang hidup dan tumbuh di tengah-tengah
perubahan yang cepat, sehingga perencanaan SDM mutlak dibutuhkan selaras
mengikuti rencana strategi bisnis yang akan diwujudkan.
Rangkaian pelaksanaan perencanaan SDM yang terintegrasi dengan
rencana strategi bisnis baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang adalah
sebagai berikut:

39
1. Dalam proses perencanaan strategi bisnis, beberapa perusahaan/perusahaan
akan melakukan:
a. Menyusun rencana strategi bisnis dengan perspektif jangka panjang (5-10
tahun) atau lebih di masa mendatang.
b. Menyusun rencana operasional bisnis yang dijabarkan dalam rencana
strategi dengan perspektif jangka sedang (3-5 tahun) di masa mendatang.
c. Menyusun rencana tindakan berupa anggaran dengan perspektif tahunan
yang menggambarkan kegiatan bisnis yang akan dilaksanakan selama satu
tahun (tahunan) dengan menyediakan anggaran tertentu untuk dapat
diwujudkan.
2. Dalam kegiatan perencanaan SDM
a. Pada tahap awal perencanaan SDM mengidentifikasi isu-isu berdasarkan
komponen-komponen di dalam rencana strategi bisnis jangka panjang.
Beberapa komponen yang bisa dijadikan isu perencanaan SDM antara lain
(1) filsafat perusahaan, (2) laporan hasil penelitian tentang hal-hal seputar
lingkungan bisnis, (3) tujuan-tujuan dan sasaran strategis yang akan
dicapai, dan (4) hasil analisis SWOT perusahaan.
b. Pada tahap selanjutnya hasil analisis isu digunakan sebagai masukan dari
perencanaan operasional jangka menengah ke dalam tahap kegiatan
perkiraan kebutuhan SDM dalam proses perencanaan SDM.
c. Hasil perkiraan kebutuhan SDM tersebut dijadikan masukan secara
integral dalam penyusunan anggaran tahunan ke dalam langkah
perencanaan SDM.
Secara skematis, pengaruh dari ketiga tingkatan perencanaan bisnis
terhadap perencanaan SDM seperti diuraikan di atas dapat digambarkan sebagai
berikut.

40
 RENCANA STRATEGI RENCANA OPERASIONAL ANGGARAN
PERSPEKTIF JANGKA PERSPEKTIF JANGKA PERSPEKTIF TAHUNAN
PANJANG MENENGAH Anggaran untuk unit
Filsafat perusahaan Rancangan program kerja dan individu
PROSES Pengamatan Sumber-sumber yang mencapai sasaran
PERENCA- lingkungan/iklim diperlukan Program penjadwalan
NAAN bisnis Strategi perusahaan dan penugasan
BISNIS Strategi perusahaan Rencana memasuki Monitor dan kontrol
Kekuatan dari bisnis baru hasil yang dicapai
keterbatasan Penghasilan dan
Tujuan dan sasaran pembebasan
strategi

ANALISIS ISU PERKIRAAN RENCANA TINDAKAN

KEPERLUAN
Kebutuhan bisnis Penjenjangan staf Wewenang staf
Faktor intern Pertukaran staf Penarikan
PROSES
Faktor ekstern (kualitatif) Promosi dan
PERENCA-
Analisis penyediaan Desain perusahaan dan pemindahan
NAAN
(suplay) intern jabatan Perubahan
SDM
Implikasi manajemen Sumber dan proyek yang perusahaan
dimiliki Pelatihan dan
Jaringan keperluan pengembangan
Kompensasi dan
manfaat
(keuntungan)
Hubungan pekerja
Gambar 2.1
Pengaruh Perencanaan Bisnis terhadap Perencanaan SDM

B. Manfaat dan Tujuan Perencanaan SDM

Perencanaan merupakan bidang/kegiatan yang tidak boleh dan tidak
dapat diabaikan oleh sebuah perusahaan/perusahaan yang bertujuan
mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya. Dengan memiliki
perencanaan yang baik dalam bidang bisnis, berarti SDM sebagai motor
penggerak perusahaan/perusahaan, akan memiliki pedoman yang realistik dalam
merealisasikan atau mengoperasionalkan bisnisnya yang akan berlangsung
secara sistematik dan terarah. Disamping itu dengan memiliki perencanaan yang
baik berarti dimiliki juga kriteria penilaian sebagai alat kontrol terhadap
pelaksanaan pelaksanaan kegiatan bisnis dalam usaha mencapai tujuannya.

41
 Tujuan sebuah perusahaan/perusahaan secara ideal seperti telah
disebutkan terdahulu adalah untuk mempertahankan dan mengembangkan
ekssitensinya dalam persaingan yang akan semakin berat dan ketat bersamaan
dengan pelaksanaan konsep perdagangan bebas sepanjang abad XXI. Tujuan
tersebut dalam realitanya hanya mungkin diwujudkan melalui kemampuan SDM
yang dimilikinya dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memungkinkan
perusahaan/perusahaan memperoleh laba kompetitif secara berkelanjutan.
Dengan demikian berarti juga perencanaan SDM di lingkungan sebuah
perusahaan profit, harus menjadi bagian yang tak terpisahkan dengan
menetapkan kualifikasi SDM dengan karakteristik memiliki kemampuan
melaksanakan kegiatan bisnis yang terarah pada pencapaian tujuan
perusahaan/perusahaan. Dengan kata lain, perencanaan SDM harus mampu
memberikan pedoman mengenai persyaratan dalam pengadaan dan
pengembangan SDM yang seharusnya dipekerjakan di lingkungan sebuah
perusahaan/perusahaan.
Perencanaan adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, strategi,
metode, anggaran dan standar (tolok ukur) keberhasilan suatu kegiatan.
Pengertian ini menunjukkan bahwa perencanaan merupakan proses atau
rangkaian beberapa kegiatan yang saling berhubungan dalam memilih salah satu
diantara beberapa alternatif tentang tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah
perusahaan/perusahaan.
Perencanaan adalah proses memilih sejumlah kegiatan untuk diteatpkan
sebagai keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus dilakukan, kapan,
bagaimana dan siapa yang melakukannya. Pengertian ini menekankan bahwa
perencanaan merupakan rangkaian kegiatan atau proses pembuatan keputusan.
Kegiatan pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan pekerjaan yang
harus dilaksanakan di masa datang, yang berarti juga tidak akan dan tidak boleh
melaksanakan pekerjaan lain yang bertolak belakang atau yang berbeda dengan
pekerjaan yang telah ditetapkan sebagai keputusan tersebut.
Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat
ketentuan/persyaratan untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam
(pekerja baru), di dalam (promosi, pindah dan demosi), dan keluar (pensiun,
berhenti dan diberhentikan) di lingkungan sebuah orgnaisasi/perusahaan.

42
 Perencanaan SDM merupakan rangkaian kegiatan peramalan (prediksi
suatu estimasi) kebutuhan atau permintaan (demand) tenaga kerja di masa
depan pada sebuah perusahaan/perusahaan yang mencakup pendayagunaan
SDM yang sudah ada dan pengadaan tenaga kerja baru yang dibutuhkan.
Perencanaan SDM harus dimulai dari pendayagunaan secara efektif dan efisien
(optimal) SDM yang sudah dimiliki dan hanya akan menambah atau merekrut
SDM dari luar apabila ternyata terdapat kekurangan SDM untuk melaksanakan
tugas-tugas pokok perusahaan/perusahaan.
Perencanaan SDM adalah proses menetapkan strategi untuk
memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan SDM
sesuai dengan kebutuhan perusahaan/perusahaan sekarang dan
pengembangannya di masa depan. Perencanaan SDM tidak sekedar diartikan
untuk memperoleh SDM yang dibutuhkan sebuah perusahaan/perusahaan,
sebagaimana dimaksud oleh pengertian sebelumnya. Pengertian ini menekankan
juga mengenai cara memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan
SDM yang potensial setelah dipekerjakan sebagai hasil suatu perencanaan SDM
yang akurat.

C. Langkah-langkah Perencanaan SDM

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan
daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan
dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya. Perencanaan sumber daya manusia didefinisikan
sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti
mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaanya berinteraksi dengan
rencana perusahaan.
Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah
perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen
sebelum kita melakukan pengperusahaanan, pengarahan, dan pengontrolan.
George Milkovich dan Paul C. Nystrom mendefinisikan bahwa: perencanaan
tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan

43
pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah
karyawan, penempatan karyawan secara benar, waktu yang tepat, yang secara
otomatis lebih bermanfaat.
Menurut George R. T erry perencanaan adalah planning is the selecting
and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future
in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to
achieve desired result”. Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara
lain:
a. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data
dan keterangan kongkret.
b. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan
pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
c. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-
tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu
kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang
sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah perusahaan atau perusahaan serta
bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui
serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam
perencanaan SDM. Pertama tujuan, perencanaan SDM harus mempunyai tujuan
yang berdasarkan kepentingan individu, perusahaan dan kepentingan nasional.
Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk
kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari
mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Kedua,
perencanaan perusahaan merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk
mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan perusahaan. Peramalan
SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi.
Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing
dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan
teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

44
Kesimpulannya, perencanaan SDM memberikan petunjuk masa depan,
menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan
pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui
rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu perusahaan.
Ketiga, syarat – syarat perencanaan SDM yaitu harus mengetahui secara
jelas masalah yang akan direncanakannya, mampu mengumpulkan dan
menganalisis informasi tentang SDM, mempunyai pengalaman luas tentang job
analysis, perusahaan dan situasi persediaan SDM, mampu membaca situasi SDM
masa kini dan masa mendatang, mampu memperkirakan peningkatan SDM dan
teknologi masa depan, dan mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan
perburuhan pemerintah.
Keempat, proses perencanaan SDM. Strategi SDM adalah alat yang
digunakan untuk membantu perusahaan untuk mengantisipasi dan mengatur
penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara
keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan
dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang.
Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu perusahaan harus
mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang
tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini
membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan
terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan
teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan tersebut.
Kelima, prosedur perencanaan SDM dengan menetapkan secara jelas
kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan, mengumpulkan data dan informasi
tentang SDM, mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya,
menetapkan beberapa alternative, memilih yang terbaik dari alternative yang
ada menjadi rencana, menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk
direalisasikan.
Metode perencanaan SDM dikenal atas metode non ilmiah dan metode
ilmiah. Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan

45
atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja.
Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas
tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul
mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil
analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.
Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah
diperhitungkan terlebih dahulu.
Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh
keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
1. Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi
SDM atau terhadap keputusankeputusan bisnisnya.
2. Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi
ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya
yang lebih besar biayanya.
3. Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena
kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja
yang sebenarnya dibutuhkan.
4. Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan
minoritas didalam rencana masa yang akan datang.
5. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan. Tahap
pertama, menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai
dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan
atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, perusahaan akan
menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif. Kedua,
merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari
tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk
pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana
menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat

46
ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan
lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data
statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam perusahaan
Ketiga, mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Segala
kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan
untuk mengukur kemampuan perusahaan dalam mencapai tujuan. Oleh karena
itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat
membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan
masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan
kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang
adalahbagian esensi dari proses perencanaan. Dan keempat, Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuanTahap terakhi r
dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagaialternatif kegiatan
untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan
alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Menurut M.T.E Hariandja, langkah-langkah perencanaan SDM adalah
sesuai dengan fungsinya untuk membantu perusahaan dalam mencapai
tujuannya dari aspek sumber daya manusia, sebagaimana disinggung di atas, dan
fokus perhatian sumber daya manusia ditunjukkan pada proses peramalan dan
penentuan kebutuhan SDM di masa depan, maka proses penentuan tersebut
dilakukan melalui langkah-langkah berupa analisis beberapa faktor penyebab
perubahan kebutuhan sumber daya manusia, peramalan kebutuhan sumber daya
manusia, penetuan kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang,
analisis ketersediaan (supply) sumber daya manusia dan kemampuan
perusahaan, serta penentuan dan implementasi program.
Dalam hal peramalan (forecasting) menggunakan informasi masa lalu dan
saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi
untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur ketidaktepatan. Basanya
orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat terhadap benefit
perusahaan dalam rencana jangka panjang. Pendekatan-pendekatan untuk

47
meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan terbaik dari para manajer sampai
pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang sederhana mungkin cukup
untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan diperlukan untuk yang lain.

D. Teknik-teknik Perencanaan SDM

Perencanaan SDM proses mengambil keputusan, yang diartikan sebagai
rangkaian kegiatan memilih alternatif untuk dilaksanakan dalam rangka
mencapai satu atau beberapa tujuan. Suatu perencanaan sebagai keputusan
bermaksud untuk mewujudkan kondisi yang diinginkan di masa depan yang
berbeda dari kondisinya sekarang. Perencanaan SDM sebagai keputusan jika
dilaksanakan harus mampu memperoleh, mempertahankan dan
mengembangkan SDM yang memiliki keterampilan dan keahlian potensial dalam
melaksanakan program bisnis secara efektif dan efisien.
Perencanaan SDM harus dimulai dari kegiatan memperjelas kondisi SDM
yang dimiliki pada masa sekarang, dilanjutkan dengan memprediksi permintaan
dan persediaan SDM, baik jumlah maupun kualifikasinya sebagai tugas prediktif.
Prediksi itu bermaksud untuk mengendalikan tugas kontrol agar di masa depan
dimiliki SDM yang mampu mewujudkan tujuan bisnis yang hendak dicapai
sebagai kondisi masa depan yang diinginkan perusahaan/ perusahaan.
Perencanaan SDM harus diintegrasikan dengan perencanaan bisnis agar
seluruh program bisnis dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Untuk itu
prediksi kualifikasi SDM harus dilakukan secara akurat agar menghasilkan SDM
yang dimiliki kemampuan melaksanakan program dan kegiatan bisnis sebuah
perusahaan/perusahaan secara nyata, efektif dan efisien. Perencanaan SDM
bersifat kuantitatif dalam bentuk prediksi jumlah SDM dan bersifat kualitatif
dalam bentuk prediksi kualifikasi SDM yang dibutuhkan sebuah
perusahaan/perusahaan. Oleh karena itu perencanaan SDM harus dilakukan
untuk memenuhi prinsip utamanya yakni harus dimulai dengan merencanakan
penggunaan SDM yang sudah dimiliki secara efektif dan efisien sebagai sumber
internal, sebelum memprediksi permintaan SDM baru dari sumber eksternal.
Untuk itu diperlukan kegiatan audit SDM atau analisis tenaga kerja dilanjutkan

48
dengan kegiatan re-placement atau re-staffing termasuk suksesi. Hasil akhirnya
akan dapat diketahui jabatan/pekerjaan yang kosong yang membutuhkan SDM
baru.
Untuk memperoleh SDM yang jumlah dan kualifikasinya akan ditetapkan
dalam perencanaan SDM, perlu dimiliki data/informasi SDM melalui sistem
informasi SDM. Teknik prediksi kuantitatif dilakukan untuk memprediksi jumlah
SDM yang dibutuhkan perusahaan/perusahaan. Teknik ini hanya dapat
digunakan apabila perusahaan/perusahaan memiliki data kuantitatif yang
lengkap sesuai dengan variabel yang akan dipergunakan dalam memprediksi.
Variabel yang pertama adalah jumlah SDM selama beberapa tahun sebagai
predictor, dan variabel lain sebagai kriterium, seperti variabel/data produksi dan
penjualan, laba, volume dan beban kerja.
Prediksi tentang jumlah (kuantitatif) berupa permintaan melalui
perhitungan statistika, jika ditetapkan sebagai keputusan, pada dasarnya
merupakan keputusan yang memiliki tingkat keakuratan tinggi sebagaimana
telah diuraikan dalam spektrum pengambilan keputusan. Teknik prediksi dalam
teknik kuantitatif antara lain adalah teknik rata-rata bergerak, eksponen
penentu, proyeksi kecenderungan, regresi, program hubungan linier, perkiraan
hambatan, teknik matrik peluang, teknik simulasi, model makrov dengan urutan
prioritas dan model semi makrov.
Teknik kuantitatif cocok digunakan untuk perusahaan berskala besar dan
menengah karena jumlah dan jenis jabatan/pekerjaan cukup banyak dan
bervariasi, sehingga kebutuhan permintaan SDM akan cukup besar. Untuk itu
prediksi permintaan SDM biasanya dilakukan secara berkala. Kekosongan itu
tidak dapat menunggu karena dapat mengurangi produktivitas dan penjualan. Di
samping itu prediksi kuantitatif dengan menggunakan perhitungan statistik cocok
digunakan pada perusahaan berskala besar, karena variabel SDM seperti jenis
dan jenjang jabatan manajerial, staf dalam unit kerja/departemen, pekerja kunci
dan tenaga ahli produk lini.
Teknik kuantitatif memerlukan atau hanya dapat digunakan apabila data
kuantitatif dari variabel lain diasumsikan berkorelasi dengan atau berpengaruh

49
pada prediksi permintaan SDM. Disamping itu, baik data SDM sebagai predictor
maupun data variabel lain sebagai kriterium harus tersedia lengkap selama
beberapa tahun. Prediksi permintaan SDM secara kuantitatif hanya akurat
dilakukan dalam kondisi lingkungan bisnis normal dan pasar tenaga kerja stabil.
Teknik perhitungan kuantitatif memiliki keterbatasan umum karena secara
rasional keberhasilan bisnis tidak sekedar ditentukan oleh jumlah eksekutif
sebagai pelaku bisnis yang berwewenang membuat keputusan bisnis tetapi
ditentukan oleh kualitas dan sifat kompetitifnya.
Teknik rata-rata bergerak menggunakan variabel SDM yang dipekerjakan
di lingkungan sebuah perusahaan, yang diperoleh dari hasil pencatatan
(dokumentasi) selama beberapa tahun yang lalu. Tahun pencatatan harus cukup
lama, agar rata-rata (mean) yang diperoleh cukup akurat untuk dijadikan prediksi
permintaan (demand) SDM sebuah perusahaan, baik dari sumber internal
maupun eksternal di masa yang akan datang. Kelemahan prediksi dengan
mempergunakan perhitungan rata-rata bergerak adalah tidak dapat dilakukan
jika data kuantitatif masa lalu tidak lengkap atau tidak ada. Di samping itu
prediksi kuantitatif tidak sampai pada penentuan kualifikasi SDM yang
dibutuhkan dan kemungkinan keakuratannya menjadi rendah jika kondisi
ekonomi nasional tidak stabil. Teknik/model ini dilakukan dengan memilih
eksponen yang menentukan dalam arti paling berpengaruh pada permintaan
SDM di lingkungan sebuah perusahaan/perusahaan. Eksponen yang dipilih dapat
berbeda antara perusahaan/perusahaan yang satu dengan yang lain. Di samping
itu prediksi kuantitatif tidak sampai pada penentuan kualifikasi SDM yang
dibutuhkan dan kemungkinan keakuratannya menjadi rendah jika kondisi
ekonomi nasional tidak stabil.
Selanjutnya digunakan teknik eksponen penentu yang dilakukan dengan
memilih eksponen yang menentukan dalam arti paling berpengaruh pada
permintaan SDM di lingkungan sebuah perusahaan/perusahaan. Eksponen yang
dipilih dapat berbeda antara perusahaan/perusahaan. Eksponen yang dipilih
dapat berbeda antara perusahaan/perusahaan yang satu dengan yang lain. Di
samping itu pada satu perusahaan mungkin memprediksi permintaan SDM

50
diulang secara terpisah dengan mempergunakan eksponen yang berbeda. Teknik
atau model ini dapat digunakan untuk semua unit kerja yang produknya dapat
diukur secara kuantitatif, sehingga dari jumlah yang diprediksi untuk satu unit
kerja kualifikasinya jika akan ditetapkan akan berbeda. Kebaikan model ini
prediksi sebenarnya mendekati perhitungan rata-rata SDM yang digunakan di
masa lalu, yang berarti lebih sederhana dari perhitungan rata-rata hitung atau
rata-rata bergerak. Kekurangan model ini tidak dapat melepaskan diri dari data
kuantitatif masa lalu. Di samping itu dapat terjadi kekeliruan dalam memilih
eksponen tertentu.
Sebuah perusahaan/perusahaan yang sehat eksistensinya akan terus
meningkat secara bertahap, baik relatif lamban maupun cenderung cepat.
Manajemen perusahaan harus berjuang dalam memperkuat proses produksi dan
merebut pasar, karena konsumennya masih relatif sedikit dan belum mempunyai
konsumen tetap. Prospek perkembangan sebuah perusahaan adalah prospek
konseptual yang bersifat teoritis, untuk menggambarkan jumlah dan
perkembangan SDM yang dipekerjakan di lingkungannya.
Perusahaan/perusahaan dalam kegiatan perencanaan SDM menggunakan teknik
proyeksi kecenderungan berupa prediksi permintaan SDM yang menempatkan
SDM yang diperkerjakan sebagai satu variabel.
Teknik regresi digunakan dengan asumsi terdapat korelasi atau hubungan
antara variabel SDM dengan banyak variabel lainnya yang bersifat kuantitatif
dalam melaksanakan bisnis untuk mewujudkan tujuan perusahaan/perusahaan.
Untuk teknik regresi harus didahului dengan perhitungan korelasi untuk
mengetahui apakah variabel yang diprediksi atau predictor SDM benar-benar
memiliki hubungan yang signifikan dengan satu atau lebih variabel kriterium.
Formulasi korelasi pada dasarnya memiliki tiga kemungkinan hubungan
paralel atau hubungan sejajar yang tidak menggambarkan hubungan pengaruh
mempengaruhi. Untuk itulah perlu diteruskan dengan perhitungan regresi yang
berfungsi untuk merubah hubungan paralel atau hubungan sejajar menjadi
hubungan pengaruh.

51
 Teknik prediksi regresi linier ganda dalam kegiatan perencanaan SDM
lebih luas penggunaannya karena dipergunakan untuk semua jenjang/tingkat
jabatan dan unit kerja. Dengan kata lain prediksi tidak sekedar untuk manajer,
tetapi dapat juga untuk para staf pada setiap unit kerja. Teknik ini
mempergunakan variabel SDM hasil pencatatan masa lalu sebagai predictor dan
dua atau lebih variabel kriterium dengan ketentuan satu di antaranya adalah
variabel laba.
Dalam teknik kualitatif, pada perencanaan SDM untuk prediksi
permintaan SDM dengan menetapkan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. Teknik
kualitatif merupakan proses memprediksi permintaan SDM di masa mendatang
dengan mempergunakan pengalaman, keyakinan, intuisi, keahlian mengestimasi
jumlah dan kualifikasi SDM tanpa menggunakan data kuantitatif. Perencanaan
sumber daya manusia merupakan keputusan mengenai masa depan sebuah
perusahaan atau perusahaan yang berisi prediksi jumlah dan kualitas sumber
daya manusia yang dibutuhkannya dalam mengoperasionalkan perencanaan
bisnisnya. Artinya menetapkan suatu keputusan tentang sumber daya manusia
yang akan dipekerjakan untuk melaksanakan program bisnis yang sangat besar
pengaruhnya pada kesuksesan atau kegagalan perusahaan/perusahaan
mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya sebagai tujuan ideal yang
hendak dicapai.
Keputusan yang diambil tersebut dilakukan dalam bentuk pembuatan
perencanaan yang sesuai dengan tugas pokok dalam perencanaan sumber daya
manusia. Tugas pokok yang pertama yaitu untuk menjelaskan kondisi sumber
daya manusia yang dimiliki suatu perusahaan/perusahaan, baik jumlah maupun
kualifikasinya pada saat sekarang ini. Tugas pokok yang kedua yaitu memprediksi
jumlah dan kualifikasi sumber daya manusia yang dibutuhkan, dengan
menggunakan hasil kegiatan evaluasi pekerjaan dan hasil analisis pekerjaan
dalam bentuk deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerja. Ketiga, pengendalian
atau kontrol masa depan berupa penetapan jumlah dan kualifikasi sumber daya
manusia yang akan direkrut dan diseleksi, diakhiri dengan melaksanakan
kegiatan penempatan ulang sumber daya manusia dari sumber internal hasil
audit sumber daya manusia dan pengangkatan sumber eksternal.

52
 Keberhasilan perencanaan sumber daya manusia dalam memprediksi
kebutuhan sumber daya manusia sangat tergantung pada tingkat keakuratan
proses penetapannya menjadi sebuah keputusan dan/atau sebagai pembuatan
kebijaksanaan perusahaan/perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia
sebagai proses pengambilan keputusan harus diterapkan dan memerlukan
adanya berbagai kebijaksanaan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan
efektifitas usaha mendapatkan dan mempertahankan sumber daya manusia yang
dipekerjakan di lingkungan sebuah perusahaan atau perusahaan.
Suatu pembuatan keputusan adalah sebuah proses kegiatan dalam
perencanaan sumber daya manusia yang harus menetapkan secara jelas
karakteristik masalah dan mengidentifikasi data/informasi yang dapat digunakan
untuk melakukan analisis dalam prediksi kebutuhan sumberdaya manusia. Ini
menunjukkan bahwa spektrum pengambilan keputusan berupa perencanaan
sumber daya manusia mengacu kepada karakteristik masalah yang menyangkut
prediksi jumlah dan penentuan kualifikasi sumber daya manusia. Perencanaan
sumber daya manusia adalah sebuah keputusan yang ditetapkan melalui suatu
proses dengan langkah-langkah yang sistematik dan tertib. Pengambilan
keputusan dalam bentuk perencanaan agar mendapat dukungan dalam
pelaksanaannya yang diproses melalui kegiatan partisipatif yang
mengikutsertakan semua pihak yang terkait.
Teknik perencanaan SDM sebagai kegiatan prediksi bermaksud untuk
memperkirakan permintaan (demand) SDM yang diperlukan agar dapat
mewujudkan kegiatan yang terdapat di dalam program tahunan di lingkungan
perusahaan/perusahaan. Tujuan yang sederhana tersebut merupakan tujuan
umum perencanaan SDM yang pelaksanaan tidak sesederhana perumusannya.
Dengan demikian, tujuan umum harus dijabarkan menjadi beberapa tujuan
khusus perencanaan SDM yang mampu mendukung pencapaian tujuan
perencanaan bisnis.
Melalui teknik perencanaan SDM untuk memudahkan meraih laba
kompetitif secara berkelanjutan, karena hanya dengan laba eksistensi
perusahaan/perusahaan dapat dipertahankan dan/atau dikembangkan. Oleh

53
karena itu berarti perencanaan SDM harus mampu menetapkan keputusan
mengenai jumlah dan kualifikasi SDM yang memiliki kemampuan untuk
mencapai tujuan perusahaan/perusahaan sebagaimana disebutkan di atas.
Perencanaan SDM harus mampu mendukung tujuan bisnis
perusahaan/perusahaan dalam arti harus terarah pada pengadaan dan
mempertahankan SDM yang memiliki kemampuan melaksanakan
tugas/pekerjaan secara efektif dan efisien dalam bidang bisnis perusahaan yang
mempekerjakannya.

E. Tantangan Perencanaan SDM

Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat seiring dengan
meningkatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi seperti sekarang ini,
menyadarkan kepada semua orang bahwa perubahan lingkungan bisnis dan
perusahaan adalah nyata dan sedang berlangsung. Perubahan yang terjadi saat
ini, secara langsung maupun tidak langsung merupakan bagian dari dampak yang
diakibatkan oleh globalisasi yang melanda semua Negara di dunia. Untuk
menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung
sulit diprediksi pada era global saat ini membutuhkan ketersediaan Sumber Daya
Manusia (SDM) yang cakap, terampil, berkeahlian, dan responsip terhadap
perubahan.
Era global yang terjadi saat ini telah membuka kesadaran banyak orang
bahwa perusahaan/perusahaan yang hidup di tengah-tengah persaingan bisnis
yang kompetitif ini, teknologi menjadi daya tarik sekaligus simbul sebuah era
baru yang disebut sebagai era teknologi informasi. Teknologi informasi sebagai
sebuah era baru pada abad 21 ini, dicirikan oleh daur hidup produk (product life
cycle) yang semakin pendek. Kecanggihan teknologi yang lahir dan direspon oleh
pasar selalu diikuti terus oleh lahirnya teknologi baru yang lebih canggih dan
begitu seterusnya. Kompetisi dalam melahirkan barang dan jasa seperti tidak ada
akhirnya sehingga konsumen sangat dimanjakan oleh banyaknya pilihan yang
bervariasi. Pada era global yang kompetitif ini, kehidupan perusahaan bisnis
dituntut untuk terus bergerak mengikuti arus perubahan yang sangat cepat dan

54
massif. Derasnya arus perubahan membawa konsekuensi logis bagi perusahaan
untuk selalu mengantisipasi dan harus mampu menyesuaikan dengan perubahan
yang terjadi. Dalam konteks ini, Cascio menegaskan bahwa Perencanaan SDM
akan menjadi lebih penting bagi perusahaan karena globalisasi, teknologi baru,
proses restrukturisasi perusahaan, dan perbedaan etnis dalam angkatan kerja.
Dengan kata lain, faktor-faktor di atas akan menghasilkan ketidakpastian dan
sukar untuk diprediksi, maka perusahaan harus mengembangkan bisnis dan
menyusun rencana SDM secara sinergis dengan rencana bisnis dalam
mengurangi resiko akibat ketidakpastian tersebut.
Perusahaan/perusahaan yang memperkerjakan orang-orang untuk
mencapai tujuan dalam menyediakan SDM pada era global sekarang maupun
untuk proyeksi di masa datang tidak boleh mengesampingkan fenomena
perubahan lingkungan bisnis yang massif dan turbulen seperti sekarang ini.
Kelangsungan eksistensi perusahaan yang hidup, tumbuh, dan berkembang di
tengah-tengah lingkungan bisnis yang kompetitif memerlukan SDM yang
berkualitas. Dalam era teknologi dan informasi, tuntutan kualitas SDM harus
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan terutama dalam hal kualitasnya. Hal
ini penting karena kemajuan dan kecanggihan teknologi yang tidak diimbangi
dengan tersedianya SDM yang mumpuni dalam mengoperasikan peralatan
modern yang dimiliki oleh perusahaan/perusahaan, maka hal itu akan sangat
mempengaruhi tingkat keberhasilan dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan. Minimnya SDM baik secara kuantitas maupun kualitas dalam suatu
perusahaan akibat salah dalam perencanaan/proyeksi SDM di masa datang dapat
menghambat kecepatan pencapaian tujuan.
Perusahaan yang tidak didukung karyawan/karyawan yang sesuai baik
dari aspek kuantitas, kualitas, strategi, dan operasional yang baik, maka dapat
dipastikan perusahaan tersebut akan sulit mempertahankan dan
mengembangkan eksistensinya dimasa yang akan datang. Perusahaan dalam
perjalanan waktunya pasti telah memiliki sejumlah tujuan-tujuan yang akan
dicapai dalam kurun waktu tertentu. Tujuan perusahaan pada umumnya

55
menganut prinsip/pola tujuan jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (5
tahun), dan jangka panjang (10 tahun) atau lebih. Dalam rangka usaha untuk
mewujudkan tujuan-tujuan tersebut biasanya juga telah disiapkan rencana
strategis dan rencana operasional sebagai panduan pencapaian tujuan tersebut.
Satu hal yang tidak boleh diabaikan dalam praktek perusahaan adalah
pentingnya integrasi atau keterpaduan antara perencanaan bisnis dengan
perencanaan SDM. Perencanaan bisnis yang diikuti dengan perencanaan SDM
yang baik akan menghasilkan tingkat efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan
perusahaan. Sebaliknya, perencanaan bisnis yang tidak dibarengi dan diikuti
perencanaan SDM yang baik akan mempengaruhi tujuan perusahaan. Tidak
sedikit perusahaan-perusahaan besar dalam praktek perusahaan bisnisnya yang
kurang dalam memberi perhatian atau porsi pelibatan manajer SDM terhadap
pembuatan rencana-rencana bisnis yang akan dilakukan dalam kurun waktu
tetentu. Biasanya pada tataran ini seorang pimpinan perusahaan melibatkan
manajer pemasaran dan manajer keuangan, sehingga akibatnya perusahaan
tidak memiliki SDM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, Walker, 1980:76.
Sesuatu yang paradok bahwa perencanaan bisnis tidak diintegrasikan
dengan perencanaan SDM. Sebuah ironi bahwa perusahaan dalam membuat
perencanaannya kurang melibatkan bagian SDM, sehingga dalam implementasi
rencana-rencana bisnis tersebut mengalami kendala ketika kualitas dan kuantitas
SDM menjadi unsur utama kesuskesan tujuan. Begitu pentingnya aspek
perencanaan SDM, maka perencanaan SDM harus sejalan dengan perencanaan
bisnis. Dengan kata lain, antara perencanaan SDM dengan perencanaan bisnis
harus saling terkait satu sama lain pada tingkat corporat.
Perencanaan SDM dalam suatu perusahaan/perusahaan akan dirasakan
efektif atau tidak sangat tergantung pada kualitas dan jumlah informasi yang
relevan dan tersedia bagi pengambilan keputusan. Dalam praktek pelaksanaan
perencanaan SDM yang efektif, pada era global seperti sekarang ini akan
menghadapi tantangan yang tidak ringan. Salah satu tantangan yang harus
dihadapi, antara lain:

56
1. Mempertahankan keunggulan kompetitif. Dalam persaingan bisnis yang
keras, keunggulan kompetitif menjadi tujuan setiap perusahaan bisnis.
Keunggulan kompetitif yang diraih dan dinikmati oleh perusahaan hanya
bersifat jangka pendek karena perusahaan/perusahaan lain juga melakukan
usaha untuk mencari dan meraih keunggulan kompetitif dengan strategi yang
sama dengan yang kita lakukan. Sehingga tantangan dari perspektif SDM
adalah membuat strategi-strategi yang menawarkan keunggulan kompetitif
yang dapat dipertahankan (sustainable competitive advantage).
2. Mendukung keseluruhan strategi bisnis. Penyusunan strategi SDM untuk
mendukung keseluruhan strategi bisnis merupakan tantangan karena
beberapa sebab: (i) manajemen puncak tidak selalu mampu mengucapkan
secara jernih apa strategi bisnis perusahaan, (ii) kemungkinan terdapat
ketidakpastian atau ketidaksetujuan mengenai strategi-strategi SDM yang
harus digunakan untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis, dan (iii)
perusahaan-perusahaan besar mungkin memiliki unit-unit bisnis yang
berbeda.
3. Menghindari konsentrasi berlebihan pada masalah-masalah harian.
Kebanyakan para manajer lebih banyak mencurahkan hal-hal yang bersifat
rutinitas dan berperspektif jangka pendek. Dalam konteks ini perencanaan
SDM memiliki tantangan untuk masa datang dalam melahirkan orang-orang
visioner yang mampu melihat gambaran masa depan secara integral melebihi
orang lain di sekitarnya.
4. Menyusun strategi-strategi SDM yang sesuai dengan karakteristik-
karakteristik unik perusahaan. Menjadi tugas dalam perncanaan SDM
mendatang dalam menyusun strategi bisnis berbeda dengan pesaing.
Keunikan strategi bisnis yang dijalankan antar perusahaan tidak ada yang
sama persis, namun dalam menjaga strategi bisnis yang sukses dijalankan
selama ini menjadi suatu hal yang sangat sulit sehingga mudah ditiru pesaing.
5. Menanggulangi perubahan lingkungan. Lingkungan bisnis yang kompetitif
merupakan tantangan bagi program perencaan, bukan saja dalam bidang
SDM tetapi dalam hal perencanaan produksi, pemasaran, dan penganggaran
lainnya.

57
6. Menyita komitmen manajemen. Perencanaan SDM di tengah-tengah
persaingan bisnis pada situasi ekonomi global saat ini, departemen/manajer
SDM seringkali dibuat pusing karena jarang dilibatkan dalam perencanaan
strategi bisnis pada tingkat korporat. Tidak adanya pelibatan departemen
SDM dalam penentuan rencana strategi bisnis perusahaan mengakibatkan
pencapaian tujuan-tujuan perusahaan secara keseluruhan kurang optimal.
Hal ini menjadi tantangan di masa datang dalam usaha memenangkan setiap
persaingan.
7. Menterjemahkan rencana strategic ke dalam tindakan. Tantangan lain dalam
pelaksanaan perencanaan SDM dan perencanaan strategi bisnis adalah sering
tidak adanya kesesuaian antara rencana yang bagus tetapi jelek dalam
praktek. Dengan belajar dari keadaan ini, selayaknya pada masa datang
sebelum rencana direalisasikan harus diuji dan kaji dulu sehingga bisa
memberikan jaminan keberhasilan sebuah perencanaan.
8. Mengakomodasikan perubahan-perubahan. Tantangan terakhir dalam
perencanaan SDM dan perencanaan strategi bisnis perusahaan adalah
bagaimana semua rencana yang akan dilakukan dapat menyesuaikan dengan
dinamika jaman yang ada. Perencanaan yang tidak akomodatif, tidak lentur,
tidak fleksibel dan tidak peka terhadap perkembangan pasar hanya akan
melahirkan kumpulan-kumpulan rencana yang sulit untuk direalisasikan.

F. Sistem dan Model Perencanaan SDM

Dalam implementasi perusahaan, setelah sebelumnya dilakukan
penyesuaian atau pengintegrasian rencana, maka secara operasional
perencanaan SDM harus mampu menterjemahkan setiap program yang akan
dilakukannya dan meyakinkan bahwa semua rencana SDM tidak akan saling
berbenturan dengan perencanaan bisnis secara keseluruhan. Proses
perencanaan SDM pada tingkat ini merupakan proses memilih dan menentukan
kebutuhan jenis karyawan, baik dari sisi kaualitas maupun kuantitasnya.
Sedikitnya terdapat empat aspek dalam perencanaan SDM masing-masing
sebagai berikut:

58
1. Proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan (forecasting of employees).
2. Identifikasi SDM yang tersedia dalam perusahaan (human resource audit).
3. Analisis keseimbangan penawaran dan permintaan (demand and suplay
analysis)
4. Program aksi (action program).
Membuat proyeksi jumlah karyawan yang akan dibutuhkan karena
berbagai alasan seperti karena pensiun, meninggal dunia, pindak ke perusahaan
lain, dan promosi jabatan merupakan inti dari program perencanaan SDM. Untuk
melakukan proyeksi guna mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam
masa waktu tertentu harus menggunakan teknik atau metode terukur sehingga
diperoleh data yang handal (valid) sebagai bahan pengambilan keputusan
selanjutnya.
Sedikitnya ada dua teknik sederhana dalam menetukan jumlah
kebutuhan SDM, yaitu (1) teknik indeksasi, dan (2) ekstrapolasi. Teknik indeksasi
dan ekstrapolasi ini sebenarnya bagian dari metode trend yang lebih bersifat
kuantitatif. Analisis indeks atau analisis rasio merupakan teknik peramalan yang
menggunakan indeks dalam menentukan pertumbuhan perusahaan. Perusahaan
dalam menggunakan analisis ini biasanya mendasarkan pada catatan volume
penjualan pada waktu tertentu sebagai dasar.
Sementara untuk teknik ekstrapolasi pada umumnya sering digunakan
dalam membuat perkiraan kebutuhan SDM dalam jangka pendek. Penggunaan
proyeksi kebutuhan SDM dengan teknik ekstrapolasi adalah mendasarkan pada
data pertumbuhan rata-rata karyawan di bagian/departemen tertentu. Contoh,
di departemen produksi dalam dua tahun terakhir rata-rata merekrut 10 orang
karyawan setiap bulan, sehingga ekstrapolasi trend tersebut ke dalam kebutuhan
SDM yang akan datang adalah 120 orang. Teknik ini memang terkesan sangat
kasar dan sederhana, namun demikian teknik ini tetap bisa digunakan dalam
memproyeksikan kebutuhan SDM.
Seperti telah disebutkan di atas bahwa inti dari perencanaan SDM adalah
tersedianya data yang akurat tentang kebutuhan SDM dalam kurun waktu

59
tertentu secara kuantitas maupun kualitas. Berbagai langkah untuk pelaksanaan
perencanaan SDM melalui beberapa proses dan menggunakan metode statistik
kuantitatif maupun kualitatif sehingga diperoleh informasi jumlah karyawan
(kelebihan atau kekurangan) dan tindakan apa yang seharusnya dilakukan oleh
manajemen SDM atas kemungkinan dari keduanya. Proses dari sistem dan model
perencanaan SDM secara sederhana dapat di lihat dalam gambar di bawah ini.

Proyeksi kebutuhan Metode forecasting: Informasi jumlah

karyawan dalam jangka Kuantitatif karyawan dibutuhkan
waktu tertentu Kualitatif

Sumber:
Identifikasi jumlah Daftar jumlah karyawan pada Informasi jumlah
karyawan yang ada dalam level manajerial dan kelebihan dan kekurangan
perusahaan saat ini nonmanajerial SDM
Sistem informasi manajemen
SDM

Tentang jumlah karyawan:

Analisis keseimbangan Pensiun Jumlah karyawan yang
permintaan dan Mengundurkan diri harus direkrut, diseleksi
penawaran Diganti
Tersedia

Program aksi Metode pendekatan atau Implementasi program:

system yang digunakan Penarikan
Seleksi
Penempatan
Pelatihan
Pengembangan

Gambar 2.2
Sistem dan Model Perencanaan SDM

Dengan model perencanaan SDM diharapkan dapat memberikan

beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-
manfaat tersebut antara lain perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya
manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber

60
daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber
daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. inventarisasi tersebut
antara lain meliputi jumlah karyawan yang ada, berbagai kualifikasinya, masa
kerja masing-masing karyawan, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki,
baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti,
bakat yang masih perlu dikembangkan, dan minat karyawan, terurtama yang
berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan.
Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan sistem
dan model perencanaan SDM yaitu antara lain munculnya perencanaan SDM
menunjukkan semakin meluasnya misi dan fungsi SDM. Selain itu peran-peran
staf baru yang punya waktu yang mulai ada pada perusahaan adalah untuk
menyediakan dukungan, petunjuk bagi praktik manajerial dalam perncanaan
SDM. Profesionalitas manajemen SDM mengisi berbagai peran tertanggung pada
tugas dan prioritas perusahaan. Tujuan kategori dasar aktivitas yang
menghadirkan peran utama merupakan hal yang bisa dalam pengkajian
manajemen SDM. Kemudian aktifitas yang di Checklist dalam kegiatan
manajemen SDM menunjukan peran tertentu yang harus diajukan. Keterampilan
dan peran konsultasi adalah sangat penting dalam mempengaruhi pelaksanaan
perubahan dalam manajemen SDM.

61