Font : Times New Roman

Kertas : F4 => 8.46 inci x 13 inci, atau

215 mm x 330 mm, atau
21,5 cm x 33 cm

Margins : Atas => 2 cm

Bawah => 2 cm
Kiri => 3 cm
Kanan => 2 cm
 16
1 spasi
PEMERINTAH KABUPATEN MUARO JAMBI
18
DINAS KESEHATAN 16
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SUNGAI BAHAR
Jln. Soekarno-Hatta Desa Suka Makmur Kec. Sungai Bahar Kab. Muaro Jambi
E-mail : rsudsungaibahar@ymail.com Telp./Fax : (0743) 23353 Kode Pos : 36365

SURAT KEPUTUSAN 12, 1 spasi

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SUNGAI BAHAR
NOMOR : /Kep.Dir/RSUD-SBH/2019

TENTANG
PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN PADA RSUD SUNGAI BAHAR

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SUNGAI BAHAR

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pemantapan dan peningkatan administrasi

kepegawaian serta file tetap standar dan mutakhir;
size font : 12
spasi : 1,15
b. bahwa berdasarkan pertimbangan dan sebagaiman yang dimaksud
dalam huruf a, maka perlu menerapkan keputusan direktur tentang
pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file
kepegawaian pada RSUD Sungai Bahar.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian sebagaiman telah diubah dengan Undang-Undang Nomor
43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang – Undang Nomor 8
Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;
2. Peraturan Menteri Dalam negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang
Informasi Data Kepegawaian;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentang
Pembentukan produk Hukum Daerah ( Berita negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN

PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN PADA RSUD SUNGAI
BAHAR.
KESATU : Menetapkan pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file
kepegawaian pada RSUD Sungai Bahar sebagaimana tercantum dalam
lampiran surat keputusan ini.
KEDUA : Pemeliharaan Informasi Kepegawaian dan Pemutakhiran File kepegawaian
pada RSUD Sungai Bahar sebagaimana dimaksud pada diktum Pertama
dijadikan sebagai bahan pedoman dalam meningkatkan dan memantapkan
administrasi Kepegawaian serta file agar tetap standar dan mutakhir.
KETIGA : Setiap Pegawai RSUD Sungai Bahar wajib melengkapai file
kepegawaiannya sebagaimana daftar isi file kepegawaian dan menyerahkan
kepada staf kepegawaian, serta melaporkan dan mengumpulkan berkas
terbaru seperti STR, SIP, dan Sertifikat Pelatihan.
KEEMPAT : Setiap Pegawai RSUD Sungai Bahar wajib mentaati ketentuan peminjaman
file kepegawaian sebagaimana terlampir dalam surat keputusan ini.
KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila
dikemudian hari ternyata kekeliruan, akan diadakan perbaikan sebagaimana
mestinya.

Ditetapkan di : Sungai Bahar

Pada tanggal : April 2019
Direktur

dr. Aang Hambali

NIP.198010042011011007
 Lampiran : Surat keputusan Direktur Tentang Pemeliharaan Informasi Kepegawaian dan
Pemutakhiran File kepegawaian pada RSUD Sungai Bahar
Nomor : /Kep.Dir/RSUD-SBH/2019
Tanggal : April 2019

PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN Size Font : 12

DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN PADA RSUD SUNGAI BAHAR

I. UMUM

Bahwa berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok-pokok

Spasi : 1,15 Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 1999
tentang perubahan atas Undang – Undang Nomor 8 Tahun Tahun 1974 tentang Pokok-
pokok Kepegawaian pada Pasal 34 ayat (2) menyatakan perlunya penyelenggeraan dan
pemeliharaan informasi kepegawaian bahwa untuk mewujudkan hal tersebut pada Rumah
Sakit pelu ditetapkan panduan tentang pemeliharaan informasi kepegawaian dan
pemutakhiran file kepegawaian.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

a. Maksud
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file dimaksudkan untuk
tercapainya sistem pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian yang bersifat standar
dan file kepegawaian tetap mutakhir.

b. Tujuan
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file bertujuan agar
tercapainya data dan informasi kepegawaian yang teratur sehingga memudahkan dalam
penyediaan informasi tentang data kepegawaian secara cepat dan tepat.

III. BENTUK PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN FILE

KEPEGAWAIAN

Dalam rangka Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file pada

Rumah Sakit perlu diketahui status kepewaian bagi pegawai di RSUD Sungai Bahar.
Adapun status pegawai yang ada di RSUD Sungai Bahar meliputi :
a. Pegawai Negeri Sipil (PNS);
b. Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)
c. Pegawai Non PNS yang meliputi :
➢ Pegawai Kontrak Tidak Tetap;
➢ Pegawai Kontrak Paruh Waktu; dan
➢ Peserta Wajib Kerja Dokter Spesialis (WKDS)

Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file pada Rumah Sakit

dilakukan dalam bentuk :

a. Master Pegawai
b. Daftar Susunan Pegawai
c. File kepegawaian
Bentuk-bentuk tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Bentuk Master Pegawai

Master pegawai merupakan bentuk informasi data pegawai melalui sistem
komputer dimana informasi mengenai data pegawai di RSUD Sungai Bahar memuat
data NIP, NIK, Nama, Jenis Kelamin, Status Kepegawaian, Pekerjaan, dan Pendidikan
dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), serta
Pegawai Kontrak Tidak Tetap yang bekerja di RSUD Sungai Bahar.

b. Bentuk Daftar Susunan Pegawai

Daftar Susunan Pegawai merupakan bentuk informasi data pegawai yang berupa
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) bagi PNS dan CPNS, serta Daftar Susunan Pegawai
Non PNS bagi Pegawai Non PNS yang memuat data sebagai berikut :

a) Daftar Susunan PNS dan CPNS

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) bagi Pegawai Negeri Sipil memuat data sebagai
berikut : Nama, NIP, TMT Capeg & PN, Pangkat, Jabatan, Masa Kerja, Diklat
Jabatan, Pendidikan, Tempat & Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Usia, Catatan
Mutasi.

b) Daftar Pegawai Non PNS

1) Daftar Susunan Pegawai Kontrak tidak Tetap memuat data sebagai berikut :
Nama & Tempat Tanggal Lahir, Pendidikan, TMT Kerja, Masa Kerja, dan
Ruangan.
2) Daftar Susunan Pegawai Kontrak Paruh Waktu, dan Peserta Wajib Kerja
Dokter Spesialis (WKDS) memuat data sebagai berikut : Nama, Tempat
Tanggal Lahir, Pendidikan, dan Alamat.

c. Bentuk File Kepegawaian

Masing – masing pegawai pada Rumah Sakit baik Pegawai Negeri Sipil maupun
Non PNS (Pegawai Kontrak Tidak Tetap, Pegawai Kontrak Paruh Waktu, dan Peserta
Wajib Kerja Dokter Spesialis (WKDS) mempunyai file tersendiri.
Pada masing-masing file Pegawai Negeri Sipil maupun Non PNS pada RSUD
Sungai Bahar memuat daftar isi file sebagai berikut :
a) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) :
➢ Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV)
➢ Riwayat Pekerjaan : SK CPNS, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
(SPMT), Bukti Orientasi, Bukti Verifikasi Ijazah dan STR, SK Penempatan,
SK Penempatan Kembali, Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/
Diklat Prajabatan, Bukti Kredensial, Uraian Tugas, Evaluasi Kinerja/ SKP,
SK PNS, Berita Acara Pengambilan Sumpah, SK Jabatan/ Funsional
(Impasing), SK Pangkat Terakhir, SK Kenaikan Gaji Berkala, SK Konversi
NIP Baru, dan SK Mutasi.
➢ Riwayat Pendidikan : Ijazah SD sampai dengan terakhir
➢ Kompetensi : STR dan SIP
➢ Pelatihan : Sertifikat Pelatihan
➢ Data Keluarga : Surat Nikah, Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk suami
& istri, Karpeg, Karis/ Karsu, NPWP, TASPEN, Akte kelahiran Suami &
Istri, Akte Kelahiran Anak, Kartu JKN Suami & Istri dan Kartu JKN Anak.

b) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Calon Pegawai Negeri Sipil :

➢ Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV)
 ➢ Riwayat Pekerjaan : SK CPNS, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
(SPMT), Bukti Orientasi, Bukti Verifikasi Ijazah dan STR, SK Penempatan,
SK Penempatan Kembali, Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/
Diklat Prajabatan, Bukti Kredensial, Uraian Tugas, Evaluasi Kinerja/ SKP,
SK PNS,
➢ Riwayat Pendidikan : Ijazah SD sampai dengan terakhir
➢ Kompetensi : STR dan SIP
➢ Pelatihan : Sertifikat Pelatihan
➢ Data Keluarga : Surat Nikah, Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk
suami & istri, NPWP, Akte kelahiran Suami & Istri, Akte Kelahiran
Anak, Kartu JKN Suami & Istri dan Kartu JKN Anak.

c) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Pegawai Kontrak Tidak Tetap :

➢ Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV)
➢ Riwayat Pekerjaan : Surat lamaran kerja, Bukti orientasi, Bukti
verifikasikasi Ijazah & STR, SK Penempatan, Surat Perjanjian Kerja, SK
Pengangkatan kembali, Bukti kredensial, Uraian Tugas, Evaluasi Kinerja.
➢ Riwayat Pendidikan : Ijazah SD sampai dengan terakhir
➢ Kompetensi : STR dan SIP
➢ Pelatihan : sertifikat pelatihan BHD, PPI, K3, dan sertifikat pelatihan lain
➢ Data Keluarga : Surat Nikah, Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk suami
& istri, Akte kelahiran Suami & Istri, Akte Kelahiran Anak, Kartu JKN
Suami & Istri, dan Kartu JKN Anak

d) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Pegawai Kontrak Paruh Waktu

➢ Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV) dan KTP
➢ Riwayat Pekerjaan : Lamaran kerja, Bukti orientasi, Bukti Verifikasi Ijazah
& STR, Bukti kredensial, Uraian Tugas, evaluasi kinerja
➢ Pendidikan : Ijazah terakhir
➢ Kompetensi : STR dan SIP
➢ Pelatihan : sertifikat pelatihan BHD, PPI, K3, dan sertifikat pelatihan lain

e) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Peserta Wajib Kerja Dokter Spesialis (WKDS)
:
➢ Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV) dan KTP
➢ Riwayat Pekerjaan : Keputusan Menteri Kesehatan tentang Program
WKDS, Bukti orientasi, SK Penempatan, Bukti kredensial, Uraian Tugas,
Evaluasi kinerja.
➢ Pendidikan : Ijazah terakhir
➢ Kompetensi : STR dan SIP
➢ Pelatihan : sertifikat pelatihan BHD, PPI, K3, dan sertifikat pelatihan lain

d. File – file kepegawaian disimpan dalam lemari, bagi PNS disimpan pada map ordner
dan bagi Pegawai Non PNS menggunakan map tulang plastik.

e. Peminjaman dan Penemuan File Kembali

1. Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri kebagian
manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi
secara terus menerus dan jelas peminjamnya.

Ketentuan Peminjaman file :

 ✓ Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti
tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
✓ Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
✓ Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file
yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
✓ Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas
memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.

2. Penemuan Kembali File Pegawai

Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas
apabila semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula
dikembalikan ketempat semula. Karena penemuan atau pencarian file merupakan
salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan
kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan
administrasi. Menemukan kembali berarti memastikan dimana suatu file yang
akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada,
disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

f. Penyusutan File
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan
oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( inaktif)
filenya disusutkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam menyusutan file meliputi :

✓ Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan
✓ File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
✓ Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan
ditempat pembuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat
pembuangan akhir pada pihak ketiga.

Direktur RSUD Sungai Bahar

dr. Aang Hambali

NIP.198010042011011007
 Font Size : 22
PANDUAN Spasi : 1

PEMELIHARAAN INFORMASI
KEPEGAWAIAN DAN PEMUTAKHIRAN
FILE KEPEGAWAIAN

Font Size : 20
Spasi : 1

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SUNGAI BAHAR

KABUPATEN MUARO JAMBI
TAHUN 2019
 DAFTAR ISI Fony Size : 14

SAMBUTAN DIREKTUR RSUD SUNGAI BAHAR Font Size : 12

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ................................................................................................................. 1

Font Size : 12
Spasi : 1,15 B. Maksud dan Tujuan.......................................................................................................... 1
C. Definisi ............................................................................................................................1

BAB II RUANG LINGKUP ........................................................................................................ 3

BAB III TATA LAKSANA ......................................................................................................... 6

A. Proses Pencatatan File Kepegawaian ............................................................................... 6

B. Prosedur Penyimpanan File Kepegawaian....................................................................... 6
C. Prosedur Pemeliharaan File Kepegawaian ..................................................................... 6
D. Prosedur Pelayanan Informasi File Kepegawaian .......................................................... 7
E. Sarana dan Prasarana Penyimpanan ............................................................................... 7

BAB IV PENUTUP …………………………………………………………………………….. 8

ii
 BAB I Font Size : 14
Spasi : 1,15
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Font Size : 12

Bahwa berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok-pokok

Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 1999
tentang perubahan atas Undang – Undang Nomor 8 Tahun Tahun 1974 tentang Pokok-
Spasi : 1,5 pokok Kepegawaian pada Pasal 34 ayat (2) menyatakan perlunya penyelenggeraan dan
pemeliharaan informasi kepegawaian bahwa untuk mewujudkan hal tersebut pada Rumah
Sakit pelu ditetapkan panduan tentang pemeliharaan informasi kepegawaian dan
pemutakhiran file kepegawaian.
Dalam rangka penyelenggaraan menagemen pegawai di lingkungan RSUD Sungai
Bahar berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file kepegawaian yang
seragam dan standar.
Penyusunan file kepegawaian di lingkungan RSUD Sungai Bahar diurutkan
berdasarkan jenjang pendidikan masing-masing pegawai.

B. Maksud dan Tujuan

a. Maksud
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file dimaksudkan untuk
tercapainya sistem pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian yang bersifat standar
dan file kepegawaian tetap mutakhir.

b. Tujuan
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file bertujuan agar
tercapainya data dan informasi kepegawaian yang teratur sehingga memudahkan dalam
penyediaan informasi tentang data kepegawaian secara cepat dan tepat.

C. Definisi
a. Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file kepegawaian adalah sistem
pemeliharaan dan pemutakhiran file kepegawaian yang berupa dokumen pegawai.
b. Pegawai adalah seseorang yang ditugaskan sebagai pekerja dari sebuah perusahaan
untuk melakukan tugas dan fungsinya dan dia bekerja ntuk digaji.
c. File adalah kumpulan data-data baik berupa angka, teks, gambar, vidio, slide, program,
dan sebagainya yang dibei nama secara digital.
d. Dokumen kepegawaian adalah kumpulan surat-surat keputusan di bidang kepegawaian
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dan disimpan dalam susunan yang
teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.
1
e. Lemari atau Filling arsip kepewaian adalah tempat penyimpanan dan pengelolaan
dokumen kepegawaian yang disimpan secara teratur dalam bentuk domumen fisik.
f. Buku pinjaman file adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang
dikeluarkan atau dipinjam.

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file kepegawaian pada Rumah

Sakit dilakukan dalam bentuk :
a. Master Pegawai
b. Daftar Susunan Pegawai
c. File kepegawaian

Bentuk-bentuk tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Bentuk Master Pegawai
Master pegawai merupakan bentuk informasi data pegawai melalui sistem komputer
dimana informasi mengenai data pegawai di RSUD Sungai Bahar memuat data NIP, NIK,
Nama, Jenis Kelamin, Status Kepegawaian, Pekerjaan, dan Pendidikan dari Pegawai Negeri
Sipil (PNS) dan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), serta Pegawai Kontrak Tidak Tetap
yang bekerja di RSUD Sungai Bahar.

b. Bentuk Daftar Susunan Pegawai

Daftar Susunan Pegawai merupakan bentuk informasi data pegawai yang berupa
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) bagi PNS dan CPNS, serta Daftar Susunan Pegawai Non
PNS bagi Pegawai Non PNS yang memuat data sebagai berikut :

a) Daftar Susunan PNS dan CPNS

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) bagi Pegawai Negeri Sipil memuat data sebagai berikut
: Nama, NIP, TMT Capeg & PN, Pangkat, Jabatan, Masa Kerja, Diklat Jabatan,
Pendidikan, Tempat & Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Usia, Catatan Mutasi.
b) Daftar Pegawai Non PNS
1. Daftar Susunan Pegawai Kontrak tidak Tetap memuat data sebagai berikut :
Nama & Tempat Tanggal Lahir, Pendidikan, TMT Kerja, Masa Kerja, dan Ruangan.
2. Daftar Susunan Pegawai Kontrak Paruh Waktu, dan Peserta Wajib Kerja Dokter
Spesialis (WKDS) memuat data sebagai berikut : Nama, Tempat Tanggal Lahir,
Pendidikan, dan Alamat.

c. Bentuk File Kepegawaian

Masing – masing pegawai pada Rumah Sakit baik Pegawai Negeri Sipil maupun Non
PNS (Pegawai Kontrak Tidak Tetap, Pegawai Kontrak Paruh Waktu, dan Peserta Wajib
Kerja Dokter Spesialis (WKDS) mempunyai file tersendiri.
Pada masing-masing file Pegawai Negeri Sipil maupun Non PNS pada RSUD Sungai
Bahar memuat daftar isi file sebagai berikut :
a) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) :
1. Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV)
2. Riwayat Pekerjaan : SK CPNS, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT),
Bukti Orientasi, Bukti Verifikasi Ijazah dan STR, SK Penempatan, SK Penempatan
Kembali, Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/ Diklat Prajabatan, Bukti
Kredensial, Uraian Tugas, Evaluasi Kinerja/ SKP, SK PNS, Berita Acara
3
 Pengambilan Sumpah, SK Jabatan/ Funsional (Impasing), SK Pangkat Terakhir, SK
Kenaikan Gaji Berkala, SK Konversi NIP Baru, dan SK Mutasi.
3. Riwayat Pendidikan : Ijazah SD sampai dengan terakhir
4. Kompetensi : STR dan SIP
5. Pelatihan : Sertifikat Pelatihan
6. Data Keluarga : Surat Nikah, Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk suami & istri,
Karpeg, Karis/ Karsu, NPWP, TASPEN, Akte kelahiran Suami & Istri, Akte
Kelahiran Anak, Kartu JKN Suami & Istri dan Kartu JKN Anak.

b) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Calon Pegawai Negeri Sipil :

1. Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV)
2. Riwayat Pekerjaan : SK CPNS, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT),
Bukti Orientasi, Bukti Verifikasi Ijazah dan STR, SK Penempatan, SK Penempatan
Kembali, Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/ Diklat Prajabatan, Bukti
Kredensial, Uraian Tugas, Evaluasi Kinerja/ SKP, SK PNS,
3. Riwayat Pendidikan : Ijazah SD sampai dengan terakhir
4. Kompetensi : STR dan SIP
5. Pelatihan : Sertifikat Pelatihan
6. Data Keluarga : Surat Nikah, Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk suami & istri,
NPWP, Akte kelahiran Suami & Istri, Akte Kelahiran Anak, Kartu JKN Suami &
Istri dan Kartu JKN Anak.

c) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Pegawai Kontrak Tidak Tetap :

1. Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV)
2. Riwayat Pekerjaan : Surat lamaran kerja, Bukti orientasi, Bukti verifikasikasi Ijazah
& STR, SK Penempatan, Surat Perjanjian Kerja, SK Pengangkatan kembali, Bukti
kredensial, Uraian Tugas, Evaluasi Kinerja.
3. Riwayat Pendidikan : Ijazah SD sampai dengan terakhir
4. Kompetensi : STR dan SIP
5. Pelatihan : sertifikat pelatihan BHD, PPI, K3, dan sertifikat pelatihan lain
6. Data Keluarga : Surat Nikah, Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk suami & istri,
Akte kelahiran Suami & Istri, Akte Kelahiran Anak, Kartu JKN Suami & Istri, dan
Kartu JKN Anak

d) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Pegawai Kontrak Paruh Waktu

1. Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV) dan KTP
2. Riwayat Pekerjaan : Lamaran kerja, Bukti orientasi, Bukti Verifikasi Ijazah & STR,
Bukti kredensial, Uraian Tugas, evaluasi kinerja
3. Pendidikan : Ijazah terakhir
4. Kompetensi : STR dan SIP
5. Pelatihan : sertifikat pelatihan BHD, PPI, K3, dan sertifikat pelatihan lain

e) Daftar Isi File Kepegawaian bagi Peserta Wajib Kerja Dokter Spesialis (WKDS) :
1. Identitas : Daftar Riwayat Hidup (CV) dan KTP
2. Riwayat Pekerjaan : Keputusan Menteri Kesehatan tentang Program WKDS, Bukti
orientasi, SK Penempatan, Bukti kredensial, Uraian Tugas, Evaluasi kinerja.
3. Pendidikan : Ijazah terakhir
4. Kompetensi : STR dan SIP
5. Pelatihan : sertifikat pelatihan BHD, PPI, K3, dan sertifikat pelatihan lain

4
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Prosedur Pencatatan Dokumen Kepegawaian

Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen
fisik meliputi verifikasi dan validasi.

B. Prosedur Penyimpanan File Kepegawaian

Prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian meliputi :
a. Memberikan label pada lemari dan ordner/ map tulang plastik
a) Pemberian label pada lemari arsip dilakukan sesuai kualifikasi pendidikan masing-
masing pegawai.
b) Pemberian lebel pada ordner (bagi pegawai PNS) diberi label nama pegawai dan
NIP. Warna kertas untuk memberi label juga membedakan kualifikasi pendidikan
masing-masing PNS. Untuk tenaga medis label kertas menggunakan warna merah
muda, perawat menggunakan warna hujau, dan bidan menggunakan lebel kertas
warna biru, tenaga kesehatan lainnya menggunakan label kertas warna kuning, dan
tenaga umum menggunakan label kertas warna putih.
c) Pemberian label pada map tulang plastik (bagi pegawai Non PNS) diberi label nama
lengkap dan gelar masing-masing pegawai non PNS.
d) Untuk membedakan kualifikasi pendidikan pegawai Non PNS maka dibedakan
warna map tulang plastik yang digunakan. Untuk tenaga medis mengunakan map
tulang plastik warna merah, perawat warna hijau, bidan warna biru, tenaga kesehatan
lainnya warna kuning, dan tenaga umum warna hitam.
e) Setiap ordner dan map tulang diberi daftar isi file kepegawaian.

b. Tata letak map ordner dan dan map tulang plastik file kepegawaian sesuai dengan
kualifikasi pendidikan masing-masing pegawai dan diurutkan berdasarkan abjad. Dimulai
dari tenaga medis, farmasi, keperawatan, kebidanan, kesehatan masyarakat, gizi, perawat
gigi, sanitasi, analis, teknis medis/ fisik, dan non kesehatan/ umum.

C. Prosedur Pemeliharaan Dokumen Kepegawaian

File kepegawaian sebagai aset perjalanan karir pegawai perlu dipelihara baik secara
nilai guna maupun memperpanjang usia file kepegawaian serta pengendalian file.
a. Pemeliharaan nilai guna :
a) Pengelolaan file secara berkala malakukan inventarisasi dan rasionalisasi isi file
kepegawaian sesuai dengan jadwal retensi dokumen;
b) Bila pegawai mutasi/ pindah kerja maka file kepegawaian pegawai tersebut
dipindahkan sesuai dengan unit kerja yang baru;
5
 c) Melaporkan hasil inventarisasi kepada atasannya; dan
d) Memperpanjang usia file kepegawaian dilakukan oleh staf kepegawaian dengan cara:
1. Memberikan penerangan yang cukup
2. Membersihkan debu dari lemari
3. Membersihkan dan mengganti sarana penyimpanan yang rusak
b. Pengendalian file kepegawaian :
a) Pengelola file kepegawian mengendalikan jumlah file yang dikelola secara berkala;
dan
b) Mengendalikan file kepegawaian yang dipinjam dan pengembaliannya

D. Prosedur Pelayanan Informasi Dokumen Kepegawaian

Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri kebagian
manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus
menerus dan jelas peminjamnya.

Ketentuan Peminjaman file :

a. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak
dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya;
b. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file;
c. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang
dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam; dan
d. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan
mencatat tanggal dikembalikan.

E. Sarana dan Prasarana Penyimpanan

a. Lemari penyimpanan file kepegawaian yang digunakan adalah lemari yang aman,
mudah untuk menyimpan dan cepat menemukan kembali file kepegawaian tersebut;
b. Map Ordner dan map tulang plastik diharapkan yang kuat sebagai pelindung file
kepegawaian; dan
c. Daftar isi file kepegawaian dibuat secara berurutan.

6
 BAB IV
PENUTUP

Panduan Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file dimaksudkan untuk

tercapainya sistem pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian yang bersifat standar dan file
kepegawaian tetap mutakhir.
Panduan Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file ini bias direvisi
secara berkala atau jika diperlukan. Tim penyusun revisi panduan pemeliharaan informasi
kepegawaian dan pemutakhiran file adalah bagian kepegawaian RSUD Sungai Bahar.

7
 Font Size : 12
Spasi : 1

PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN
PADA RSUD SUNGAI BAHAR

RSUD SUNGAI BAHAR No. Dokumen No. Revisi Halaman

KAB. MUARO JAMBI 1/2

STANDAR Tanggal Terbit Ditetapkan :

PROSEDUR Direktur RSUD Sungai Bahar
OPERASIONAL

dr. Aang Hambali

NIP. 198010042011011007

PENGERTIAN Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file

kepegawaian adalah sistem pemeliharaan dan pemutakhiran file
kepegawaian yang berupa dokumen pegawai.

TUJUAN Sebagai acuan penerangan langkah-langkah dalam pemeliharaan

informasi kepegawaian dan pemutakhiran file kepegawaian.

KEBIJAKAN Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Sungai

Bahar Nomor : /Kep.Dir/RSUD-SBH/2019 tentang
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file
kepegawaian.

PROSEDUR Penyimpanan File Kepegawaian ada beberapa hal :

1. Staf umum dan administrasi kepegawaian mengidentifikasi
seluruh berkas file kepegawaian
2. Memberi Daftar isi dan label nama dan NIP pada map
ordner (bagi PNS) dan memberi label nama pada map tulang
plastik (bagi pegawai non PNS)
3. Label untuk PNS menggunakan kertas warna untuk
membedakan kualifikasi pendidikan. Medis warna merah
muda, perawat warna hijau, bidan warna biru, tenaga
kesehatan lainnya warna kuning.
4. Bagi Pegawai Non PNS, file kepegawaian dimasukkan
dalam map tulang warna sesuai kualifikasi pendidikan
masing-masing pegawai. Medis menggunakan map tulang
warna merah, perawat warna hijau, bidan warna biru, tenaga
kesehatan lainnya warna kuning, dan tenaga umum warna
hitam.
5. Memasukkan file kepegawain sesuai daftar isi.
6. Tata letak file kepegawaian dimulai dari tenaga medis,
farmasi, keperawatan, kebidanan, kesehatan masyarakat,
gizi, perawat gigi, sanitasi, analis, teknis medis/ fisik, dan
non kesehatan/ umum.
7. Pemeliharaan nilai guna :
a. Pengelolaan file secara berkala malakukan inventarisasi
dan rasionalisasi isi file kepegawaian sesuai dengan
jadwal retensi dokumen
 PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN
PADA RSUD SUNGAI BAHAR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RSUD SUNGAI BAHAR 2/2
KAB. MUARO JAMBI

b. Bila pegawai mutasi/ pindah kerja maka file

kepegawaian pegawai tersebut dipindahkan sesuai
dengan unit kerja yang baru.
c. Melaporkan hasil inventarisasi kepada atasannya.
d. Memperpanjang usia file kepegawaian dilakukam oleh
staf kepegawaian dengan cara :
✓ Memberikan penerangan yang cukup
✓ Membersihkan debu dari lemari
✓ Membersihkan dan mengganti sarana
penyimpanan yang rusak
8. Pengendalian file kepegawaian :
a. Pengelola file kepegawian mengendalikan jumlah file
yang dikelola secara berkala
b. Mengendalikan file kepegawaian yang dipinjam dan
pengembaliannya
9. Ketentuan Peminjaman file :
a. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan
oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam
file seutuhnya dengan mapnya.
b. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku
peminjaman file.
c. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang
ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan
kepada peminjam.
d. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang
dipinjam petugas memaraf dan mencatat tanggal
dikembalikan.

UNIT TERKAIT Seluruh pegawai baik PNS, CPNS, mau pun Non PNS