Laporan Implementasi Proyek Perubahan

LAPORAN
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
STRATEGI PENINGKATAN LAYANAN DATA MAHASISWA

BERBASIS SISTEM INFORMASI
PADA BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
UNIVERSITAS LAMPUNG
Oleh:
HERO SATRIAN ARIEF, S.E., M.H.

NDH_43
NIP. 196802251987031001
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2020
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
STRATEGI PENINGKATAN LAYANAN DATA MAHASISWA

BERBASIS SISTEM INFORMASI PADA BIRO AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS LAMPUNG
DISUSUN OLEH:
Nama : Hero Satrian Arief, S.E., M.H.

NIP : 196802251987031001
NDH : 43
Instansi : Universitas Lampung
Diseminarkan Pada:
Hari : Kamis
Tanggal : 12 November 2020
Tempat : Zoom Meeting (Virtual)
MENTOR, COACH,
Prof. Dr. Heryandi, S.H., M.S. Dr. Ir. Suharyoto, M.S.

NIP 19621109 198703 1 003 NIP 19550712 198003 1 006
NARASUMBER,
Dra. Elly Fatimah, M.Si.
Hal | 2
NIP 19661208 199401 2 001
Hal | 3
Hal | 4
Hal | 5
s
Hal | 6
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT. karena atas
segala karunia-Nya, Proyek Perubahan Diklat PIM Tk. II Angkatan XV Tahun 2020
dengan judul "Strategi Peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem
Informasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Lampung"
telah dapat kami laksanakan. Laporan Proyek Perubahan ini merupakan akumulasi
implementasi tahapan kegiatan yang telah dipresentasikan dan disetujui oleh Wakil
Rektor Bidang Akademik selaku Mentor dan mendapatkan saran dari Narasumber.
Pengelolaan Layanan Data Mahasiswa Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan

yang dilakukan berbasis aplikasi merupakan sebuah gagasan untuk meningkatkan
peran pimpinan unit kerja dalam menetapkan dan mengevaluasi pengendalian risiko
kegiatan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan ini memerlukan
partisipasi banyak pihak, keterlibatan stakeholders internal maupun eksternal
merupakan ikatan penting dalam mewujudkan pencapaian tujuan pengendalian
guna tercapainya kegiatan Biro Akademik dan Kemahasiswaan secara efektif dan
efisien. Laporan ini merupakan success story tentang bagaimana menggalang
kerjasama dan dukungan, mulai dari merancang, membangun, dan melaksanakan
gagasan proyek perubahan hingga monitoring dari perubahan yang telah dibangun.
Keberhasilan dan kelancaran dalam pelaksanaan proyek perubahan ini tidak

terlepas dari bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, untuk hal tersebut sudah
pada tempatnya saya menyampaikan terima kasih yang sebesar besarnya kepada;
1. Amurwani Dwi Lestariningsih, S.Sos., M.Hum. selaku Kepala Pusat
Pendidikan dan Pelatihan Kemendikbud dan seluruh jajarannya yang telah
menyelenggarakan Program Diklat PIM II Angkatan XV tahun 2020.
2. Prof. Karomani, M.Si. selaku Rektor yang telah menugaskan kepada Penulis
untuk mengikuti Diklat PIM II.
3. Prof. Dr. Heryandi, S.H., M.S. selaku Mentor yang telah memberikan
dukungan dan arahan kepada Penulis selama mengikuti Diklat PIM II.
4. Dr. Ir. Suharyoto, M.S. selaku Coach yang senantiasa memberikan bimbingan
kepada Penulis sehingga proyek perubahan ini dapat diselesaikan sesuai
Hal | 7
jadwal yang telah direncanakan sampai dengan penyusunan laporan proyek
perubahan ini;
5. Dra. Elly Fatimah, M.Si. selaku Narasumber.
6. Seluruh Pejabat Tinggi Madya dan Pejabat Tinggi Pratama di Universitas
Lampung yang telah memberikan dukungan kepada Penulis sehingga proyek
perubahan ini dapat terlaksana.
7. Sdri. Sopiana, S.Sos., M.Si. selaku Ketua pelaksana Proyek Perubahan.
8. Sdri. Ir. Yuli Kaesih selaku Wakil Ketua pelaksana Proyek Perubahan.
9. Sdr. Tomy Pratama Zuhelmi, S.T., M.T. selaku Tenaga IT yang telah
membantu membuat rancangan aplikasi.
10. Para Widyaiswara dan Instruktur yang telah memberikan materi pengajaran
pada penyelenggaraan Program Diklat PIM II Angkatan XV.
11. Seluruh stakeholders Internal dan Eksternal yang telah memberikan
dukungan atas proyek perubahan.
12. Tim Efektif yang selalu membantu Penulis untuk mewujudkan proyek
perubahan ini.
13. Rekan Peserta Diklat PIM II Angkatan XV yang selalu memberikan
masukan, dukungan, semoga silaturahmi kita tetap terjaga.
14. Ibunda Hj Laila Herlina Amry tercinta yang tanpa lelah mendoakanku.
15. Istri dan anak-anakku yang selalu menjadi penyemangat hidup.
16. Pihak-pihak lain yang tidak dapat Penulis sebutkan satu-persatu yang telah
memberikan dukungannya.
Harapan Penulis kiranya proyek perubahan ini akan bermanfaat terutama bagi
Penulis sendiri maupun bagi Universitas Lampung dalam upaya menyelenggarakan
Layanan Data Mahasiswa secara efektif dan efisien guna meningkatkan kinerja
Biro Akademik dan Kemahasiswaan. Sebagai bentuk keberlanjutan peningkatan
kualitas dari penulisan ini, saran dan masukan yang positif selalu Penulis nantikan.
Terima kasih.
Jakarta, 12 November 2020
Penyusun
Hero Satrian Arief, S.E., M.H.
Hal | 8
ABSTRAK
Proyek perubahan ini digagas sebagai terobosan dalam upaya

mengoptimalkan pemanfaatkan layanan akademik dan kemahasiswaan oleh
stakeholders melalui layanan berbasis teknologi informasi. Pengelolaan data
mahasiswa sebagian belum berbasis sistem informasi, sehingga menyebabkan
keterlambatan dalam pelayanan kemahasiswaan dan ketidaktepatan dalam
pengambilan kebijakan. Untuk mewujudkan ketersediaan data dan pengelolaan data
mahasiswa yang berbasis Sistem Informasi, maka diperlukan sarana yang menjadi
pusat informasi data mahasiswa yang dibuat pada proyek perubahan ini. Kecepatan
layanan kemahasiswaan sehingga memberikan informasi yang akurat dalam proses
pengambilan kebijakan oleh pimpinan. Simkatmawa Unila merupakan aplikasi
yang dibangun untuk mengumpulkan data prestasi mahasiswa dari tiap fakultas.
Dimana data tersebut akan digunakan dalam proses pemeringkatan ditingkat
kementerian. Selain Simkatmawa Unila, dalam Proyek Perubahan ini juga
dikembangkan aplikasi Beasiswa. Dari kedua aplikasi yang dikembangkan tersebut
merupakan tahapan solusi untuk mencapai integrasi seluruh sistem informasi
layanan akademik dan kemahasiswaan. Simkatmawa Unila dan SIM Beasiswa
diimplementasikan dengan semangat reformasi birokrasi dan dilakukan secara
terbuka sehingga berdampak pada peningkatan mutu layanan publik pada Biro
Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Lampung.
Hal | 9
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... 2

KATA PENGANTAR ............................................................................................ 7
ABSTRAK .............................................................................................................. 9
BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................... 14
1.1. Latar Belakang........................................................................................ 14
1.2. Tujuan dan Manfaat................................................................................ 17
1.3. Output dan Outcome............................................................................... 19
1.4. Rancangan Anggaran Belanja ................................................................ 20
BAB II. RENCANA PROYEK PERUBAHAN ................................................... 21
2.1. Rencana Tahapan Strategis......................................................................... 21
2.2. Identifikasi Stakeholders ............................................................................ 26
2.3. Analisis Stakeholders ................................................................................. 27
2.4. Potensi Resiko dan Solusi .......................................................................... 30
2.5. Kriteria Keberhasilan.................................................................................. 30
2.6. Faktor Pendukung Keberhasilan................................................................. 30
BAB III.................................................................................................................. 31
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ....................................................... 31
3.1. Capaian Proyek Perubahan ......................................................................... 31
3.2. Capaian Tahapan Proyek Perubahan .......................................................... 32
3.2.1. Pembentukan Tim Efektif .................................................................... 32
3.2.2. Identifikasi Kebutuhan (Penyusunan Kebijakan) ................................ 36
3.2.3. Koordinasi dengan para stakeholders .................................................. 50
3.2.4. Pelaksanaan Forum Groups Discussion (FGD) ................................... 51
3.2.5. Pengembangan Aplikasi ...................................................................... 52
3.2.6. Implementasi Aplikasi ......................................................................... 54
3.2.7. Sosialisasi Penerapan Pengembangan Sistem Aplikasi ....................... 69
3.2.8. Penyusunan Surat Keputusan Rektor tentang Penggunaan Aplikasi
Layanan Data Mahasiswa .............................................................................. 69
3.3. Pelatihan Sumber Daya Manusia (SDM) BAK Unila ................................ 70
3.3. Capaian Output ........................................................................................... 71
3.4. Kendala Internal dan Eksternal .................................................................. 71
Hal | 10
3.5. Strategi Mengatasi Kendala ........................................................................ 72
3.6. Learning Organization dan Lesson Learned............................................... 73
BAB IV. PENUTUP ............................................................................................. 74
4.1. Kesimpulan ................................................................................................. 74
.4.2. Rekomendasi ............................................................................................. 74
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 75
LAMPIRAN .......................................................................................................... 76
Hal | 11
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Struktur Organisasi Biro Akademik dan Kemahasiswaan ............... 16

Gambar 2.1. Peta Identifikasi Stakeholders pada Proyek Perubahan ................... 28
Gambar 2.2. Peta Jejaring Kerja (networking map/ net map) ............................... 28
Gambar 3.1. Dukungan rektor Univesitas Lampung ............................................ 50
Gambar 3.2. Dukungan Wakil Rektor IV dan Ketua Lembaga ............................ 51
Gambar 3.3. FGD untuk menentukan prosedur sistem layanan data mahasiswa . 51
Gambar 3.4. Rapat koordinasi implementasi aplikasi aplikasi layanan data
mahasiswa ............................................................................................................. 55
Gambar 3.5. Menu Login ...................................................................................... 56
Gambar 3.6. Menu Fungsi Aplikasi ...................................................................... 56
Gambar 3.7. Menu Isian Borang Mahasiswa berwirausaha .................................. 57
Gambar 3.8. isian borang untuk tambah data menu Mahasiswa berwirausaha. ... 57
Gambar 3.9. Menu Isian Borang Pertukaran mahasiswa ...................................... 58
Gambar 3.10. Isian borang untuk tambah data pada menu Pertukaran mahasiswa.
............................................................................................................................... 58
Gambar 3.11. Menu Isian Borang Pengabdian mahasiswa ................................... 59
Gambar 3.12. isian borang untuk tambah data pada menu Pengabdian mahasiswa
............................................................................................................................... 59
Gambar 3.13. Rumus perhitungan nilai aspek kegiatan non lomba ...................... 60
Gambar 3.14. Menu Isian Borang Rekognisi ........................................................ 60
Gambar 3.15. Isian borang untuk tambah data pada menu Rekognisi .................. 60
Gambar 3.16. Rumus perhitungan nilai aspek prestasi kegiatan ko dan
ekstrakurikuler mandiri ......................................................................................... 61
Gambar 3.17. Menu Isian Borang Prestasi Kegiatan Ko dan Ekstrakulikuler
Mandiri .................................................................................................................. 61
Gambar 3.18. isian borang untuk tambah data pada menu prestasi kegiatan Ko dan
Ekstrakulikuler Mandiri ........................................................................................ 61
Gambar 3.19. Rumus perhitungan nilai aspek prestasi kegiatan Belmawa .......... 62
Gambar 3.20. Menu Isian BorangPrestasi Kegiatan Ko dan Ekstrakulikuler
Belmawa................................................................................................................ 62
Gambar 3.21. Isian borang untuk tambah data pada menu prestasi kegiatan Ko dan
Ekstrakulikuler Belmawa ...................................................................................... 62
Gambar 3.22. Menu Login .................................................................................... 64
Gambar 3.23. Menu Registrasi Pengguna ............................................................. 65
Gambar 3.24. Menu Biodata dan Daftar Beasiswa ............................................... 65
Gambar 3.25. Menu Rincian Biodata .................................................................... 66
Gambar 3.26. Menu Biodata Profile ..................................................................... 66
Gambar 3.27. Menu Daftar Beasiswa ................................................................... 67
Gambar 3.28. Menu Lihat Persyaratan ................................................................. 67
Gambar 3.29. Menu Daftar Beasiswa ini .............................................................. 68
Gambar 3.30. Status pengguna telah terdaftar ...................................................... 68
Gambar 3.31. Soisalisasi penerapan aplikasi kepada stakeholders ....................... 69
Hal | 12
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1. Anggaran Belanja Implementasi Proyek Perubahan ............................ 20

Tabel 2.1 Matrik Capaian Proyek Perubahan untuk jangka pendek ..................... 21
Tabel 2.2. Matrik Capaian Proyek Perubahan untuk jangka menengah ............... 24
Tabel 2.3 Matrik Capaian Proyek Perubahan untuk jangka panjang .................... 25
Tabel 2.4. Perubahan peta stakeholders ................................................................ 29
Tabel 2.5. Potensi resiko dan solusi ...................................................................... 30
Tabel 3.1. Susunan Tim Efektif ............................................................................ 33
Tabel 3.2. Rekapitulasi Capaian dari Output Kunci Proyck Perubahan ............... 71
Hal | 13
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pembangunan pada hakekatnya adalah suatu proses perubahan kearah yang

lebih baik melalui upaya yang dilakukan secara terencana dan sistematis dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia secara optimal, efisien dan
efektif serta akuntabel yang dilakukan oleh seluruh komponen bangsa.
Pembangunan adalah dinamis yang berarti suatu orientasi dan kegiatan usaha tanpa
akhir (Development is not a statistic concept it is a continuity changing) dan
merupakan proses multidimensional yang mencakup perubahan mendasar atas
struktur sosial, budaya dan sikap masyarakat.
Kualitas informasi sangat penting bagi pengambilan keputusan. Informasi yang
berkualitas dapat dihasilkan antara lain dengan tersedianya basis data yang
mendukung pengolahan data yang akurat. Kondisi perkembangan dunia yang telah
dimulai menuju Revolusi Industri 4.0, diharapkan semua masyarakat khususnya
Sumber Daya Manusia yang ada di lingkungan Universitas harus bekerja berbasis
pada Teknologi Informasi. Dengan demikian maka seluruh proses bisnis yang
terjadi dalam rangka memberikan pelayanan kepada mahasiswa harus berbasis
Teknologi Informasi, efektif, efisien dan mudah diterapkan serta diadopsi oleh
siapa pun. Revolusi industri merupakan sebuah perubahan cara hidup manusia dan
proses kerja secara fundamental, dimana dengan adanya penggunaan teknologi
informasi dapat mengintegrasikan seluruh aspek layanan yang diberikan.
Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik, untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan
yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang
berkualitas dan terpercaya diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Untuk meningkatkan keterpaduan dan efisiensi sistem pemerintahan berbasis
elektronik diperlukan tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan berbasis
elektronik secara nasional.
Sejak awal tahun 2020 hingga saat ini pandemik Covid-19 masih menyebar ke
seluruh wilayah Indonesia. Meskipun sudah melewati beberapa bulan lamanya
terhitung sejak awal Maret 2020 hingga saat ini. Covid-19 pada akhirnya mengubah
Hal | 14
cara pikir terhadap bidang pendidikan. Dahulu menganggap bahwa pergi kuliah
secara konvesional merupakan hal terbaik dalam melakukan proses belajar.
Nyatanya, pada pandemi ini proses ajar-mengajar dapat dilakukan secara online.
Kondisi saat ini memaksa seluruh kegiatan akademik dilakukan secara online (non-
tatap muka).
Saat ini teknologi informasi berkembang dengan pesat. Pelayanan berbasis
sistem informasi sudah harus diterapkan dengan memperhatikan keprofesionalan,
partisipatif, persamaan perlakuan/ tidak diskriminatif, keterbukaan, akuntabilitas,
ketepatan waktu dan keterjangkauan. Asas keterbukaan berarti setiap penerima
pelayanan dapat dengan mudah mengakses dan memperoleh informasi mengenai
pelayanan yang diinginkan. Kemajuan teknologi tersebut bisa dimanfaatkan untuk
mempermudah program layanan publik di dunia pendidikan. Kebijakan ini sangat
penting, karena memberikan pengaruh yang positif dari segi pelayanan. Selaras
dengan kebijakan Menpan-RB terkait dengan sistem informasi, berkenaan dengan
Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
(SPBE) bahwa untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif,
transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya
diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik. Layanan publik harus tetap
berjalan dengan melaksanakan program digitalisasi mengacu pada Undang-Undang
No. 25/2009 tentang Pelayanan Publik.
Jumlah mahasiswa aktif di Universitas Lampung adalah 26.764 Mahasiswa,
Biro Akademik dan Kemahasiswaan yang kewajiban utama adalah memberikan
layanan bagi mahasiswa. Hal ini sejalan dengan Visi BAK Unila yaitu
“Terwujudnya Layanan Terbaik Bidang Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan Menuju Tercapainya Visi Unila Tahun 2025”. Visi tersebut
mengandung makna bahwa dalam memberikan layanan BAK mengedepankan pada
kualitas dan kepuasan pelanggan dalam pelayanannya. Guna mewujudkan Visi
tersebut dituangkan dalam bentuk Misi BAK, adapun Misi BAK adalah yaitu:
“meningkatkan layanan informasi akademik dan kemahasiswaan berbasis teknologi
informasi; meningkatkan kecepatan layanan dan akurasi data akademik dan
kemahasiswaan berbasis teknologi informasi; dan meningkatkan kualitas pelayanan
bidang akademik dan kemahasiswaan yang akuntabel dan profesional”.
Hal | 15
Untuk mewujudkan layanan di BAK mempunyai struktur organisasi terlihat
pada gambar 1.1
Gambar 1.1. Struktur Organisasi Biro Akademik dan Kemahasiswaan
Biro Akademik dan Kemahasiswaan mempunyai Tugas dan Fungsi sebagai

berikut;
1. Melakukan pelaksanaan layanan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat.
2. Melakukan pelaksanaan evaluasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
3. Melakukan pelaksanaan registrasi dan statistik mahasiswa.
4. Melakukan pelaksanaan layanan pembinaan minat, bakat, dan kesejahteraan
mahasiswa.
5. Melakukan pelaksanaan penyusunan data dan statistik alumni serta urusan
alumni lainnya.
Sejalan dengan Tugas dan Fungsi Biro Akademik dan Kemahasiswaan,

berkaitan dengan ketersediaan data dan pengelolaan data mahasiswa kondisi saat
ini adalah sebagai berikut :
1. Belum memadainya kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM).
2. Kurang optimalnya pemanfaatkan layanan akademik dan kemahasiswaan oleh
stakeholders.
3. Kurang optimalnya pengelolaan data kemahasiswaan.
Hal | 16
4. Belum memadainya sarana dan prasarana.
5. Kurang optimalnya penggunaan layanan teknologi informasi.
6. Belum terintegrasinya atau terkoneksinya seluruh sistem informasi layanan
akademik dan kemahasiswaan.
Dari beberapa kondisi saat ini / permasalahan tersebut diatas, maka kondisi
yang diharapkan adalah :
1. Memadainya kompetensi sumber daya manusia (SDM).
2. Optimalnya pemanfaatkan layanan akademik dan kemahasiswaan oleh
stakeholders.
3. Optimalnya pengelolaan data kemahasiswaan.
4. Memadainya sarana dan prasarana.
5. Optimalnya penggunaan layanan teknologi informasi.
6. Terintegrasinya atau terkoneksinya seluruh sistem informasi layanan akademik
dan kemahasiswaan.
Berdasarkan gambaran singkat tersebut di atas, maka perlu dilakukan upaya

terobosan atau inovasi agar pengambilan kebijakan dilakukan dengan
memanfaatkan data yang terintegrasi. Dimana salah satu upaya inovasi yang akan
dilakukan adalah dengan pengembangan layanan data mahasiswa. Dimana semua
upaya inovasi yang dilakukan, akan diuraikan dalam penulisan Proyek Perubahan
ini dengan judul : ”STRATEGI PENINGKATAN LAYANAN DATA
MAHASISWA BERBASIS SISTEM INFORMASI PADA BIRO
AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS LAMPUNG”
1.2. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dilakukannya perubahan Strategi Peningkatan Layanan Data

Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan
Universitas Lampung adalah sebagai berikut;
a. Tujuan Jangka Pendek Proyek Perubahan
1. Teridentifikasinya kebutuhan data pada BAK sebagai bahan dasar
pengembangan aplikasi data mahasiswa.
Hal | 17
2. Tersusunnya proses bisnis layanan data mahasiswa.
3. Dihasilkannya kebijakan strategis guna peningkatan layanan dalam bidang
akademik dan kemahasiswaan pada BAK.
4. Tersedianya pengembangan aplikasi beasiswa mahasiswa berbasis sistem
informasi.
5. Optimalisasi kemampuan pengelolaan aplikasi data mahasiswa oleh SDM
BAK.
b. Tujuan Jangka Menengah
1. Tersedianya pengembangan aplikasi data mahasiswa berbasis sistem
informasi pada unit kerja sub bagian kesejahteraan alumni
2. Tersedianya pengembangan aplikasi data mahasiswa berbasis sistem
informasi pada unit kerja sub bagian minat, bakat, penalaran, dan informasi
3. Optimalnya penggunaan aplikasi data mahasiswa guna memenuhi kebutuhan
pada BAK.
c. Tujuan Jangka Panjang
1. Terintegrasinya seluruh sistem informasi pada BAK.
2. Optimalnya pemanfaatan layanan akademik dan kemahasiswaan oleh
stakeholders.
Adapun manfaat dari proyek perubahan Strategi Peningkatan Layanan Data

Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan
Universitas Lampung berdasarkan cakupannya sebagai berikut:
a. Bagi Mahasiswa
1. Mempermudah dan Mempercepat pencarian data dan informasi.
2. Mempermudah mahasiswa melakukan pengisian dan perbaikan data.
3. Meningkatkan mutu pelayanan terhadap mahasiswa secara cepat, tepat, dan
akurat.
b. Bagi Universitas / Lembaga / Masyarakat
1. Meningkatkan Citra Universitas Lampung.
2. Meningkatkan Kinerja Pelayanan Universitas Lampung.
3. Meningkatkan Indeks Kepuasan Masyarakat pengguna.
Hal | 18
4. Mempermudah dan mempercepat stakeholders memperoleh data dan
informasi.
c. Bagi Kemendikbud
Tersedianya kelengkapan data mahasiswa Universitas Lampung pada Pangkalan
Data Pendidikan Tinggi (PD-DIKTI).
d. Bagi Pemda
Ketersediaan kelengkapan data mahasiswa guna pengambilan kebijakan
penganggaran beasiswa dan bantuan lainnya.
e. Bagi Project Leader
1. Meningkatkan produktivitas Biro Akademik dan Kemahasiswaan.
2. Meningkatkan kemampuan manajerial dalam penerapan administrasi
pelayanan.
3. Meningkatkan efisensi dan efektivitas data secara akurat dan tepat waktu.
4. Meningkatkan kualitas SDM.
1.3. Output dan Outcome
Output (luaran) yaitu hasil dari suatu proses, baik berupa data maupun
berbentuk informasi yang telah diolah. Output dapat merupakan masukan (input)
untuk subsistem yang lain. Output dari proyek perubahan Strategi Peningkatan
Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik dan
Kemahasiswaan Universitas Lampung sebagai berikut:
a. Jangka Pendek
1. Surat Keputusan Rektor dalam pembentukan Tim Efektif.
2. Tersedianya pengembangan aplikasi Simkatmawa Unila dan beasiswa
mahasiswa.
3. Surat Keputusan Rektor dalam penggunaan aplikasi data mahasiswa berbasis
sistem informasi
4. Terlaksana kegiatan peningkatan kompetensi SDM.
b. Jangka Menengah
Tersedianya aplikasi data mahasiswa dari tiap Sub bagian BAK unila.
Hal | 19
c. Jangka Panjang
Terintegrasinya aplikasi data mahasiswa.
Outcome dari proyek perubahan menghasilkan sistem layanan data mahasiswa
yang terintegrasi, berkesinambungan, berdaya guna dan bermanfaat secara
maksimal bagi stakeholders.
1.4. Rancangan Anggaran Belanja
Universitas Lampung, dalam hal ini Biro Akademik dan Kemahasiswaan

berkomitmen dalam mewujudkan implementasi Proyek Perubahan dengan
mengalokasikan anggaran. Rencana anggaran belanja dapat dilihat pada tabel 1.1.
Tabel 1.1. Anggaran Belanja Implementasi Proyek Perubahan
NO NAMA KEGIATAN JUMLAH

Jangka Pendek
1 Entri meeting Rp 2.000.000
2 FGD Pembahasan Proses Layanan Data Mahasiswa Rp 2.000.000
3 Inventarisasi dokumen bagian unit Kesejahteraan dan Alumni Rp 5.000.000
4 Inventarisasi dokumen bagian unit Minat, Bakat dan Penalaran Rp 2.000.000
5 Inventarisasi dokumen bagian unit Registrasi dan Statistik Rp 2.500.000
6 Inventarisasi dokumen bagian unit Akademik Rp 2.500.000
7 Analisis sistem Rp 25.500.000
11 Perancangan dan Permodelan Rp 8.000.000
12 Perancangan Proses SI Pemeringkatan Prestasi Rp 10.000.000
13 Perancangan Proses SI Beasiswa Rp 9.500.000
14 FGD tentang Desain Sistem Informasi Data Mahasiswa Rp 9.000.000
15 FGD Persiapan Workshop dan Sosialiasasi Rp 12.000.000
Rp 90.000.000
Jangka Menengah
16 Pengembangan aplikasi pada subbag kesejahteraan alumni Rp 50.000.000
Pengembangan aplikasi pada subbag minat, bakat, penalaran,
17 Rp 50.000.000
dan informasi
Rp 100.000.000
Jangka Panjang
FGD Pembahasan Integrasi Aplikasi Layanan Data Mahasiswa
18 Rp 135.000.000
Bersama UPT. TIK
Rp 135.000.000
Jumlah Total Rp 325.000.000
Hal | 20
BAB II. RENCANA PROYEK PERUBAHAN
2.1. Rencana Tahapan Strategis
Tahapan proyek perubahan merupakan rangkaian kegiatan dalam

melaksanakan suatu proyek. Milestones adalah cara untuk memonitor sehingga
proyek dapat diukur capaiannya sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Bila ada
milestones yang terlambat dapat segera dilakukan tindakan sehingga proyek dapat
diselesaikan dalam batasan waktu yang masih dapat ditoleransi atau tidak terlalu
jauh dari milestones awal.
Untuk mewujudkan Peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem
Informasi Pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Lampung tersebut
maka akan di realisasikan melalui tahapan sebagai berikut :
a. Jangka Pendek (2 bulan)
Tabel 2.1 Matrik Capaian Proyek Perubahan untuk jangka pendek
NO KEGIATAN WAKTU September Oktober November OUTPUT
I II III IV I II III IV I II III IV
Membentuk
Tim efektif
yang
mendukung
1 2 hari SK Rektor
semua
aktifitas
dalam
pelaksanaan
Melakukan
identifikasi
Laporan
kebutuhan
2 3 hari Kebutuhan
layanan data
Layanan
mahasiswa
pada Biro
Hal | 21
Akademik
dan
Kemahasiswa
an sebagai
bahan dasar
pengembanga
n sistem data
mahasiswa
Melakukan
koordinasi
Notulen,
dengan para
Dokumen
stakeholders
3 1 hari dukungan
terkait
stakeholde
dilingkungan
rs
Universitas
Lampung;
Melakukan
Focus Group
Discussion
(FGD) untuk
Undangan,
menentukan
Daftar
prosedur
4 1 hari Hadir,
sistem
Notulen,
layanan data
Dokumen
mahasiswa
dan faktor
pendukung
kerja;
Pengembang
5 1 bulan aplikasi
an aplikasi
Hal | 22
Implementasi Terakses
6 1 hari
aplikasi via online
Melakukan
sosialisasi
penerapan
7 pengembanga 1 hari Dokumen
n sistem
kepada
stakeholders
Menghasilka
n Surat
Keputusan
8 Rektor 3 hari SK
tentang
penerapan
aplikasi
Laporan
Pelatihan
9 1 minggu Proyek
SDM BAK
Perubahan
Pembuatan
Laporan
laporan
10 2 bulan Proyek
proyek
Perubahan
perubahan
Hal | 23
b. Jangka Menengah (1 tahun/ 2021)
Tabel 2.2. Matrik Capaian Proyek Perubahan untuk jangka menengah
WAKTU
KEGIATAN Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agus Sep Okt Nov Des OUTPUT
NO (2021)
Pengembangan
aplikasi
layanan data
mahasiswa
Aplikasi
pada seluruh
1 6 bulan dan
sub bagian
dokumen
BAK Unila
yang berbasis
sistem
informasi
Implementasi
aplikasi
layanan data Aplikasi
2 mahasiswa 3 bulan dan
berbasis sistem dokumen
informasi yang
terpadu
Hal | 24
c. Jangka Panjang (1 tahun/ 2022)
Tabel 2.3 Matrik Capaian Proyek Perubahan untuk jangka panjang
WAKTU
NO KEGIATAN Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agus Sep Okt Nov Des OUTPUT
(2022)
Terintegrasinya
aplikasi
layanan data aplikasi,
1 2 bulan
mahasiswa dokumen
dengan PD-
DIKTI
Penerapan
seluruh
layanan data aplikasi,
2 2 bulan
mahasiswa dokumen
berbasis Sistem
Informasi
Melakukan
monitoring dan
evaluasi hasil
aplikasi
3 3 bulan dokumen
layanan data
mahasiswa
berbasis sistem
informasi
Pemeliharaan
aplikasi
aplikasi,
4 layanan 1 tahun
dokumen
terpadu secara
terus menerus
Hal | 25
2.2. Identifikasi Stakeholders
Pemasaran adalah suatu kegiatan menyeluruh, terpadu, dan terencana, yang

dilakukan oleh sebuah organisasi atau institusi dalam melakukan usaha agar mampu
mengakomodir permintaan pasar dengan cara menciptakan produk bernilai jual,
menentukan harga, mengkomunikasikan, menyampaikan, dan saling bertukar
tawaran yang bernilai bagi konsumen, klien, mitra, dan masyarakat umum.
Seperti diketahui Stakeholders merupakan orang, organisasi, komunitas yang
dalam kedudukan akan dipengaruhi oleh atau mempengaruhi suatu upaya
perubahan organisasi dan memiliki kepentingan kuat terhadap upaya perubahan
yang dilakukan tersebut. Dimana stakeholders itu sendiri tersebut merupakan salah
satu faktor kunci keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan berdasarkan peran
dan pengaruhnya.
Identifikasi dan analisa stakeholders sangat bermanfaat dalam implementasi proyek
perubahan karena beberapa hal yaitu :
1. Memperoleh banyak gagasan pengembangan dan implementasi perubahan.
2. Memberikan gambaran yang jelas tentang konteks komunitas, potensi
kesulitas dan aset yang ada.
3. Meminimalisir penolakan.
4. Memperkuat posisi jika terdapat oposisi.
5. Menjembatani modal sosial bagi komunitas.
6. Meningkatkan kredibiltas organisasi.
Berdasarkan rencana implementasi, maka Reformer melakukan pemetaan
stakeholders yang terlibat dalam implementasi proyek perubahan ini terdiri dari
stakeholders internal dan stakeholders eksternal yang memiliki peran, pengaruh
serta kepentingan masing-masing yang dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Stakeholders Internal :
1. Rektor
2. Para Wakil Rektor
3. Para Dekan Fakultas
4. Para Ketua Lembaga
5. Para Kepala Biro
6. Para Kepala Bagian
Hal | 26
7. Para Kepala Subbagian
8. Satuan Pengendalian Internal (SPI)
9. Para Kepala UPT
b. Stakeholders Eksternal :
1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud)
2. Pemerintah Daerah
3. Pihak swasta
4. Mahasiswa
5. Orangtua/Wali Mahasiswa
2.3. Analisis Stakeholders
Hasil identifikasi atau penggolongan stakeholders dilakukan untuk mengetahui

penempatan posisi stakeholders baik internal dan eksternal sehingga dapat mudah
menganalisa dan memahami seberapa besar pengaruh stakeholders dalam proyek
perubahan ini. Analisis stakeholders dilakukan dengan menggunakan
matriks/kuadran kelompok stakeholders berdasarkan tingkat pengaruh dan
kepentingannya adalah sebagai berikut:
1. Promoters memiliki kepentingan besar terhadap upaya dan juga
kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil.
2. Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan
kepentingan dukungan dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk
mempengaruhi.
3. Latens tidak memiliki kepentingan tetapi memiliki kekuatan besar untuk
mempengaruhi.
4. Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan bahkan tidak
mengetahui adanya upaya perubahan.
Hal | 27
Peta stakeholders yang dihasilkan dari proses analisis stakeholders tersaji paa
gambar 2.1
Gambar 2.1. Peta Identifikasi Stakeholders pada Proyek Perubahan
Analisis stakeholders yang tepat dapat digunakan untuk menyusun peta

jejaring kerja (networking map atau net map) yang memuat pola hubungan kerja
antar stakeholders. Dari net map kita dapat mengetahui:
1. Sudut pandang stakeholders terhadap proyek perubahan;
2. Stakeholders yang akan mendukung dan menolak; dan
3. Tingkat ketertarikan dan pengaruh stakeholders terhadap proyek
perubahan. Peta jejaring kerja para pemangku kepentingan
(stakeholders net map) disajikan dalam gambar 2.2
Gambar 2.2. Peta perubahan Jejaring Kerja (networking map/ net map)
Latens Kemendikbud Rektor Promotors

 Wakil Rektor Bidang Akademik
Para Dekan  Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan
 Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan
Alumni
Para Kepala UPT  Wakil Rektor Bidang Perencanaan,
Kerjasama, dan TIK
Para Ketua Lembaga

Para Kepala Biro
PROJECT LEADER
Satuan Pengendali Internal

Pemerintah Daerah
Swasta
Para Kepala Bagian
Mahasiswa
Para Kepala Subbagian

Orang tua/ Wali
Mahasiswa
Apathetics Defenders
Hal | 28
Dari net map pada gambar 2.2 dapat dilihat bahwa proyek perubahan ini
memiliki banyak stakeholders. Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan sebagai
pemegang kekuasaan tertinggi di Biro Akademik dan Kemahasiswaan memiliki
pengaruh yang sangat penting dalam memberikan arahan dan dukungan untuk
membangun penyelenggaraan layanan Data Mahasiswa di Biro Akademik dan
Kemahasiswaan. Setelah Project Leader melakukan koordinasi dengan para
stakeholder, peta stakeholder mengalami perubahan. Dimana yang semula posisi
kuadran Laten, setelah dibangun komunikasi, stakeholder beralir ke kuadran
Promotor.
Tabel 2.4. Perubahan peta stakeholders
No Kuadran Posisi Kuadran Stakeholder
Identifikasi Setelah koordinasi
1 Promotors Rektor Rektor
Wakil Rektor Bidang Akademik Wakil Rektor Bidang Akademik
Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Umum dan
Kemahasiswaan dan Alumni Keuangan
Wakil Rektor Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni
Wakil Rektor Bidang
Perencanaan, Kerjasama, dan
TIK
Para Kepala Biro
2 Defenders Para Dekan Satuan Pengedali Internal (SPI)
Para Ketua Lembaga Para Kepala Bagian
Para Kepala Biro Para Kepala Sub Bagian
Para Kepala Bagian
3 Latens Kemendikbud Kemendikbud
Wakil Rektor Bidang Umum dan Para Dekan
Keuangan Para Ketua Lembaga
Wakil Rektor Bidang Para Kepala UPT
Perencanaan, Kerjasama, dan
TIK
Para Kepala Sub Bagian
Satuan Pengedali Internal (SPI)
Para Kepala UPT
4 Apathetics Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah
Pihak Swasta Pihak Swasta
Mahasiswa Mahasiswa
Orangtua/ Wali Mahasiswa Orangtua/ Wali Mahasiswa
Hal | 29
2.4. Potensi Resiko dan Solusi
Tabel 2.5. Potensi resiko dan solusi
NO POTENSI RESIKO SOLUSI

Kurangnya dukungan dari Konsultasi dan koordinasi intensif
1
pimpinan/ stakeholders secara formal maupun informal
Kurangnya komitmen unit Koordinasi dan menggandeng unit kerja
2
kerja untuk bekerjasama
SDM belum menguasai sistem
3 Melaksanakan sosialisasi dan bimtek
informasi yang tersedia
Pengguna resisten dengan Memberikan sosialisasi dan pemahaman
4
dampak perubahan terhadap proyek perubahan
Kendala bersifat teknik
5 Maintenance
(sistem, jaringan, sarpras)
2.5. Kriteria Keberhasilan
Proyek perubahan ini dikatakan berhasil apabila telah dibuat aplikasi Layanan
Data Mahasiswa berbasis sistem informasi yang terdiri dari SIMKATMAWA
UNILA dan SI-BEASISWA serta tersusunnya Surat Keputusan Rektor yang
merupakan landasan penerapan aplikasi tersebut.
2.6. Faktor Pendukung Keberhasilan
Faktor lainnya yang dapat mendukung keberhasilan proyek perubahan adalah

sebagai berikut:
1. Komitmen dari operator dan Pimpinan Unit Kerja terkait untuk
melaksanakan proyek perubahan guna meningkatkan pengendalian kegiatan
di setiap unit kerja Biro Akademik dan Kemahasiswaan agar dapat berjalan
secara efektif dan efisien melalui aplikasi yang telah disusun dan disepakati;
2. Sumber Daya Manusia (SDM) yang memadai dalam pelaksanaan kegiatan
di Biro Akademik dan Kemahasiswaan.
Hal | 30
BAB III.
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
3.1. Capaian Proyek Perubahan
Untuk mencapai tujuan dari proyek perubahan, maka diperlukan suatu alur
pelaksanaan yang jelas. Komitmen stakeholders yang terlibat langsung dengan
pelaksanaan proyek perubahan merupakan landasan kunci dari tercapainya
peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro
Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Lampung .
Dalam pelaksanaan tahap jangka pendek, telah dilakukan beberapa kegiatan
yang mendukung penyusunan proyek perubahan sesuai dengan rencana, antara lain:
1. Koordinasi Tim Efektif di internal Biro Akademik dan Kemahasiswaan untuk
menyusun proyek perubahan;
2. Koordinasi antara stakeholders internal maupun eksternal untuk berkomitmen
dalam melaksanakan proyek perubahan;
3. Terwujudnya kerjasama yang solid dalam pembuatan aplikasi layanan data
mahasiswa berbasis sistem informasi dengan alur kerja mulai dari tahapan
perencanaan, pembentukan dan finalisasi aplikasi Simkatmawa Unila dan
beasiswa;
4. Terbentuknya tim yang solid dalam menyelesaikan rancangan penerapan
aplikasi dan Surat Keputusan Rektor sehingga tujuan utama dari proyek
perubahan ini dapat tercapai;
5. Terlaksananya kolaborasi yang inovatif antar stakeholders yang terlibat
sehingga tercapai suatu kesepahaman perencanaan yang efektif dan efisien
dalam pelaksanaan kegiatan;
6. Terlaksananya komunikasi yang intensif dan efektif di seluruh stakeholders,
sehingga tercipta komunikasi dua arah yang berimbas pada keberhasilan
kegiatan;
7. Mendorong dan mempercepat pembuatan kebijakan dalam hal ini terkait
dengan pembuatan Surat Keputusan Rektor tentang penetepan aplikasi
Layanan Data Mahasiswa.
Hal | 31
3.2. Capaian Tahapan Proyek Perubahan
3.2.1. Pembentukan Tim Efektif
Rapat koordinasi berupa Sosialisasi dan Pembentukan Tim Efektif dalam

pelaksanaan proyek perubahan “ “Strategi Peningkatan Layanan Data Mahasiswa
Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan Universitas
Lampung” dilaksanakan pada hari Jumat 11 September 2020, yang bertempat di
Ruang Rapat Kepala Biro BAK Universitas Lampung yang dipimpin oleh Wakil
Rektor Bidang Akademik selaku atasan langsung Project Leader. Selanjutnya rapat
dibuka oleh Rektor via Zoom selaku pimpinan tertinggi dan tim pengarah yang
bertanggung jawab dalam semua kegiatan organisasi di Universitas Lampung.
Dalam rapat tersebut Rektor memberikan dukungan penuh terhadap implementasi
proyek perubahan ini. Dalam rapat ini juga Project Leader menyampaikan latar
belakang proses proyek perubahan, rencana pelaksanaan proyek perubahan yang
akan dilakukan, tujuan dan manfaat proyek perubahan, ruang lingkup proyek
perubahan, serta perlunya komitmen bersama untuk keberhasilan proyek
perubahan. Hasil akhir dari rapat koordinasi ini adalah adanya komitmen dan
kesepahaman tentang proyek perubahan. Adapun hasilnya adalah rancangan
pembentukan tim efektif, rancangan pembentukan struktur tata kelola pelaksanaan
proyek perubahan, rencana identifikasi kebutuhan untuk pelaksanaan proyek
perubahan sebagaimana tercantum dalam notulen. Bukti dukung berupa undangan,
daftar hadir, foto kegiatan dan notulen rapat.
Pembentukan Tim Efektif dilakukan melalui Penetapan Surat Keputusan
Rektor Universitas Lampung Nomor 1918/UN26/KM/2020 Tentang Tim Efektif
Proyek Perubahan “Strategi Peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem
Informasi Pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Lampung” yang
ditetapkan di Bandar Lampung tanggal 11 September 2020.
Hal | 32
Adapun susunan Tim Efektif adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1. Susunan Tim Efektif
JABATAN JABATAN
NO NAMA
KEDINASAN DALAM TIM
1 Prof. Dr. Karomani, M.Si. Rektor Pengarah
Prof. Dr. Heryandi, S.H., Wakil Rektor Bidang

2 Anggota pengarah
M.Si. Akademik
Wakil Rektor Bidang
3 Prof.Dr. Yulianto, M.S. Kemahasiswaan dan Anggota pengarah
Alumni
Kepala Biro
Hero Satrian Arief, S.E.,
4 Akademik dan Project Leader
M.H.
kemahasiswaan
Kepala bagian
5 Sopiana, S.Sos., M.Si. Ketua
Kemahasiswaan
Kepala Bagian
6 Ir. Yuli Kaesih Wakil Ketua
Akademik
Subbag Pendidikan
7 Nur'aini, S.Sos. Sekretaris
dan Evaluasi
Subbag Minat Bakat,
penalaran dan
8 Rohana Sari, S.E.,M.M. Anggota
Informasi
Kemahasiswaan
Subbag kesejahteraan
9 Azhari, S.I.Kom. Anggota
dan Alumni
Ainul Hudzni, S.I.Kom., Subbag Registrasi
10 Anggota
M.IP. dan Statistik
Subbag Sarana
11 Bambang Sundari, S.Kom. Anggota
Pendidikan
Staf Subbag Sarana
12 Herza Putra, S.H. Anggota
Pendidikan
Staf Subbag
13 Haryo Parisunu, S.Pd. Pendidikan dan Anggota
Evaluasi
Hal | 33
Staf Subbag
14 Ria Silvita Tanum, S.Pd. Pendidikan dan Anggota
Evaluasi
Staf Subbag
15 Fitri Mukni Malalia Registrasi dan Anggota
Statistik
Staf Subbag
16 Pebriyanti, A.Md. Pendidikan dan Anggota
Evaluasi
Staf Subbag
17 Kamsiah kesejahteraan dan Anggota
Alumni
Staf Subbag
18 Sudirman, S.IP. kesejahteraan dan Anggota
Alumni
Staf Subbag Minat
Bakat, penalaran dan
19 Destiyan,S.H. Anggota
Informasi
Kemahasiswaan
Staf Subbag Minat
20 Dony Prasetya Putra,S.H. Anggota
Informasi
Kemahasiswaan
Staf Subbag
Fajar Pamukti
21 kesejahteraan dan Anggota
Putra,S.I.Kom.
Alumni
Staf Subbag
22 Mersa Candra Pratama,S.E. kesejahteraan dan Anggota
Alumni
Staf Subbag Minat
23 Heni Lestiawati,S.Pd. Anggota
Informasi
Kemahasiswaan
Staf Subbag Minat
24 Eka Nopianto Anggota
Informasi
Kemahasiswaan
Hal | 34
Staf Subbag
25 Siskawati, A.Md. kesejahteraan dan Anggota
Alumni
Staf Subbag
26 Indah Permata Sari, S.IP. Pendidikan dan Anggota
Evaluasi
Staf Subbag
27 Rino Adiputra, S.H. Registrasi dan Anggota
Statistik
Staf Subbag
28 Aulia Kartika Asih, S.I.P. Registrasi dan Anggota
Statistik
Staf Subbag Sarana
29 Nisa Herinda, S.Sos. Anggota
Pendidikan
Staf Subbag Sarana
30 Fauzan Afdol, A.Md. Anggota
Pendidikan
Staf Subbag Sarana
31 Ariasman Pajri Cahyadi Anggota
Pendidikan
32 Tugiarti Anggota
33 Sutarno Anggota
Pembentukan Tim Efektif ini sesuai dengan diskusi Project Leader dengan
mentor serta atasan mentor dan mengacu pada isi pada Rancangan Proyek
Perubahan (RPP) dengan komposisi terdiri dari 5 Tim Kerja yang terdapat di unit
subbagian masing-masing di BAK Unila, Tim ini dipilih dengan ketentuan personil
yang ada di subbagian dalam BAK Unila, yaitu staf di Subbag Kesejahteraan dan
Alumni , Subbag Minat, Bakat, Penalaran dan Informasi Kemahasiswaan, Subbag
Pendidikan dan Evaluasi, Subbag Registrasi dan Statistik, dan Subbag Sarana
Pendidikan. Di dalam Implementasi Proyek Perubahan pada Tahap Jangka Pendek
ini sampai pada tahap pengembangan konten website BAK Unila. Adapun tugas
dan fungsi pengembangan Website BAK Unila dilakukan oleh Staf yang memang
memiliki kompetensi dan konsentrasi pada Website BAK (yang memang memiliki
tugas pada website dan tidak melibatkan pihak ketiga), yang memang dipilih
berdasarkan kemampuan untuk membuat aplikasi pengembangan website. Jadi
Hal | 35
seluruh pelaksanaan kegiatan dalam Implementasi Proyek Perubahan dilakukan
oleh seluruh personil pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan. Tim Efektif yang
terbentuk ini adalah tim yang berdasarkan kemampuan dan tugas keseharian
masing-masing guna membantu kelancaran pelaksanaan implementasi proyek
perubahan ini.
3.2.2. Identifikasi Kebutuhan (Penyusunan Kebijakan)
Pembahasan identifikasi kebutuhan dalam implementasi proyek perubahan ini

dilakukan oleh seluruh kasubbag bersama dengan staf melalui diskusi resmi yang
dilakukan oleh staf dan para kasubbag di masing-masing subbagian. Pertemuan
untuk melakukan identifikasi kebutuhan di Subbagian Pendidikan dan Evaluasi
dilakukan ada hari ini Senin, tanggal 21 September 2020, kami Tim Kerja Sub
Pendidikan dan Evaluasi BAK Universitas Lampung, telah melakukan identifikasi
kebutuhan dokumen dalam rangka Rancangan Proyek Perubahan “Strategi
Peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro
Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Lampung”.
A. Unit Akademik
1. Subbagian Pendidikan dan Evaluasi
Pada Subbagian pendidikan dan evaluasi memiliki tugas untuk

menyusun dokumen rencana kegiatan dan anggaran Subbagian Pendidikan
dan Evaluasi. Penyusunan dokumen rencana kegiatan dan anggaran
Subbagian Pendidikan dan Evaluasi berfungsi untuk membantu pelaksanaan,
perencanaan, koordinasi, pengawasan dan pedoman kerja kegiatan pada
subbagian Pendidikan dan Evaluasi sehingga kegiatan yang telah disusun
sebelumnya dapat terlaksana dengan baik. Memproses pengumpulan dan
pengolahan data kegiatan pendidikan. Pengumpulan dan pengolahan data
kegiatan pendidikan diproses menjadi informasi, informasi digunakan bagi
pihak-pihak yang membutuhkan seperti data Rata- rata kelulusan pertahun,
rata-rata IPK kelulusan, rata-rata Lama Studi, TOEFL, jenis klamin, agama,
Hal | 36
dan lain sebagainya. Memproses penyusunan kalender akademik. Kalender
akademik disusun selama dua semester ganjil dan genap, kalender akademik
berfungsi sebagai pedoman dalam penyusunan Program Tahunan, Program
Semester, Silabus, Rencana Pelaksanaan Pembelajaran, menyelaraskan
antara ketentuan hari efektif dengan hari libur, serta mendorong efektivitas
dan efisiensi proses pembelajaran.
Memproses penerbitan izin perpanjangan masa studi mahasiswa. Surat
Keterangan perpanjangan masa studi diproses bagi mahasiswa yang
mengusulkan perpanjangan masa studi dikarenakan waktu studinya hampir
habis,sks maksimum sudah lulus semua, kecuali seminar usul,hasil, laporan
akhir/skripsi/tesis/disertasi yang belum lulus untuk itu mereka diberi
kesempatan untuk menyelesaikan studi selama dua semester. Memproses data
putus studi mahasiswa. Evaluasi putus studi dilakukan sebagai kontrol bagi
mahasiswa dan dosen dalam proses belajar dan mengajar di Perguruan
Tinggi. Memproses pendaftaran wisuda Pendaftaran wisuda dilakukan
melalui sistem akademik terpadu, dengan proses yang lebih cepat dan data
tersimpan dengan baik, sehingga informasi yang dibutuhkan lebih mudah
diproleh. Memproses surat keterangan penganti ijazah Surat keterangan
penganti ijazah diproses atas usulan mahasiswa kerena ijazah hilang atau
rusak, surat keterangan tersebut digunakan sebagai penganti ijazah yang
hilang atau rusak. Memproses usulan duplikat transkrip. Duplikat transkrip
diproses atas usulan mahasiswa kerena transkrip hilang atau rusak.
Memproses surat keterangan verifikasi ijazah alumni Surat keterangan
verifikasi ijazah alumni diproses karena pemintaan dari lembaga atau
perusahaan untuk mendapatkan kebenaran dan keabsyahan terkait dengan
data alumni.
2. Subbagian Registrasi dan Statistik
Pada Subbagian Registrasi dan Statistik memiliki tugas untuk melakukan

penyusunan program kerja subbagian data konsep program kerja Bagian,
pangkalan data akademik mahasiswa. Dari data yang terkumpul dilakukan
verifikasi dan validasi data mahasiswa. Melakukan pembuatan konsep
Hal | 37
prosedur registrasi mahasiswa baru yang rutin dilakukan tiap tahun.
Melaksanakan administrasi mahasiswa bare pindahan'alih Perguruan Tinggi.
Melakukan urusan cuti kuliah. Melakukan penyusunan bahan evaluasi
pelaksanaan registrasi dan statistik mahasiswa, kemudian melakukan
penyusuan laporan Subbagian dan konsep laporan Bagian.
3. Subbagian Sarana Pendidikan
Subbagian Sarana Pendidikan melakukan identifikasi kebutuhan dalam

rangka implementasi proyek perubahan “Strategi Peningkatan Layanan Data
Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik dan
Kemahasiswaan Universitas Lampung”. Adapun dokumen yang ditata pada
subbagian ini adalah sebagai berikut:
a. Menyusun dokumen rencana kegiatan dan anggaran subbagian Sarana
Pendidikan
Penyusunan dokumen dari rencana kegiatan dan anggaran
subbagian Sarana Pendidikan berfungsi untuk membantu pelaksanaan,
perencanaan, koordinasi, pengawasan dan pedoman kerja kegiatan pada
subbagian Sarana Pendidikan sehingga kegiatan yang telah disusun
sebelumnya dapat terlaksana dengan baik.
b. Memproses pengumpulan dan pengolahan data kegiatan akademik
Pengumpulan dan pengolahan data kegiatan Pendidikan diproses
menjadi laporan dan informasi. Laporan digunakan sebagai bahan
pelaporan data ke PDDIKTI baikitu data lulusan, data akademik dan
biodata mahasiswa. Informasi digunakan bagi pihak - pihak yang
membutuhkan seperti data hasil pelaporan PDDIKTI.
c. Pelayanan Siakad
Siakad (Sistem Informasi Akademik) online adalah suatu Sistem
Informasi Akademik yang dibangun untuk memberikan kemudahan
kepada pengguna dalam kegiatan administrasi akademik kampus secara
online. Pelayanan Siakad yang diberikan berupa pembuatan akun siakad
baru untuk mahasiswa maupun dosen, reset password user (baik
mahasiswa dan dosen), memproses validasi pembayaran, pengaturan
Hal | 38
jadwal akademik pada siakad sesuai dengan kalender akademik dan
perbaikan biodata pada Siakad.
d. Pelaporan data PDDIKTI
Sudah menjadi kewajiban setiap perguruan tinggi di Indonesia untuk
melakukan pelaporan secara berkala kepada pemerintah. Melalui sistem
pelaporan PDDIKTI Feeder yang mulai diberlakukan sejak tahun 2014.
Pelaporan PDDIKTI dilakukan secara berkala setiap semester. Data yang
dilaporkan diantaranya data mahasiswa baru, data dosen data transaksi
akademik.
e. Memproses Perbaikan Data Mahasiswa (PDM) pada PDDIKTI
Seringkali dalam pelaporan ke PDDIKTI ada sedikit masalah atau
kurang lengkapnya data mahasiswa yang sudah dilaporkan ke PDDIKTI
seperti nama, tempat tanggal lahir dan data orang tua yang kurang lengkap.
Untuk memperbaikinya dilakukan dengan pengajuan ke PDDIKTI untuk
memperbaiki data tersebut.
f. Usulan pembukaan pelaporan PDDIKTI
Pembukaan periode lampau dilakukan untuk memperbaiki data
pelaporan PDDIKTI baik data pokok maupun data transaksional di luar
periode aktif. Ajuan perubahan data tersebut terdiridari 2 jeni susulan,
yaitu usulan tipe 1 (insert) dan usulan tipe 2 ( update). Usulan type 1
(insert) berarti pengajuan pembukaan periode dipergunakan untuk
menginput dan menghapus semua data pokok dan data transaksional di
periode itu. Sedangkan ajuan tipe 2 ( update) tidak dapat digunakan untuk
menginput data pokok mahasiswa baru (biodata dan history pendidikan)
ataupun menghapusnya, namun terbatas pada data transaksional.
g. Penyusunan dan pencetakan Buku Panduan Fakultas
Buku panduan menyajikan informasi tentang penyelenggaraan
program-program akademik di masing-masing fakultas, seperti personalia
organisasi, visi, misi, filosofi tujuan, wawasan keilmuan serta kurikulum
masing-masing Program Studi.
Hal | 39
B. Unit Kemahasiswaan
1. Subbagian Minat, Bakat, Penalaran, dan Informasi
Pada Subbagian Minat, Bakat, Penalaran, dan Informasi terdapat tugas

pokok yang menjadi panduan dalam aktifitas. Kegiatan yang utama dalam
subbagian ini melakukan pelayanan administrasi kegiatan dalam berbagai
bidang, diantaranya bidang minat mahasiswa seni dan olahraga, bidang
penalaran mahasisw, penelitian mahasiswa Student Union Grant (SUG),
Pengembangan Soft Skills Mahasiswa bidang kreativitas dan kepemimpinan,
Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM), Orientasi
Pembimbing Pembinaan Kemahasiswaan (OPPEK), Seminar Penelitian
Mahasiswa, onitoring dan evaluasi internal dan eksternal Program Kreativitas
Mahasiswa (PKM), serta unit kegiatan mahasiswa (UKM).
2. Subbagian Kesejahteraan Mahasiswa dan Alumni
Subbagian Kesejahteraan Mahasiswa dan Alumni melakukan identifikasi

kebutuhan dalam rangka implementasi proyek perubahan “Strategi
Peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro
Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Lampung”. Adapun dokumen
yang ditata pada subbagian ini mengacu kepada Peraturan Pemerintah Nomor
66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan Penyelenggaraan Pendidikan
menyatakan bahwa pendidikan tinggi mengemban tugas untuk menyiapkan
peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan
akademik dan/atau profesional, sehingga diharapkan dapat berperan dalam
mewujudkan peningkatan taraf kehidupan masyarakat dan keberhasilan
pembangunan nasional. Mahasiswa sebagai aset bangsa merupakan
sumberdaya manusia yang produktif dan potensial serta akan tumbuh dan
berkembang sebagai calon – calon pemimpin di masa mendatang, sehingga
kebijakan pemerintah sangat dibutuhkan untuk menyelamatkan aset bangsa
tersebut.
Hal | 40
Memperhatikan perkembangan kondisi ekonomi masyarakat Indonesia
yang sebagian besar masih lemah dan ditambah lagi dengan pengaruh
ekonomi yang telah mendorong semakin rendahnya nilai pendapatan
masyarakat. Hal ini akan sangat berpengaruh pula terhadap proses mengajar
di perguruan tinggi, dan bahkan dalam keadaan sangat terpaksa telah
menyebabkan terputusnya atau tertundanya penyelesaian pendidikannya,
sangat disayangkan apabila menimpa mahasiswa yang secara potensial
memiliki prestasi akademik yang tinggi. Diharapkan pemberian Beasiswa
akan dapat memacu prestasi akademik, sehingga para mahasiswa dapat
menyelesaikan kuliahnya tepat waktu.
Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang memenuhi ketentuan
sebagai berikut :
Terdaftar sebagai mahasiswa Diploma (D3) dan Sarjana (S1) (Semester 1 s.d.
akhir ) mahasiswa Reguler. Kondisi orang tua/wali tidk mampu yang dinilai
dengan dasar : Besarnya penghasilan/pendapatan orang tua/wali <Rp
1.000.000.00/bulan (dapat dipertimbangkan mengingat jumlah tanggungan
keluarga), Pekerja orang tua/wali yang secara ekonomis tergolong lemah
antara lain yang bersetatus sebagai : (1) PNS/ABRI; (2) Pensiunan; (3)
Veteran; (4) Buruh; (5) Tani; (6) Nelayan; (7) Pedagang kecil dan (8) Status
lain. Jumlah tanggungan orang tua/wali (berdasarkan kartu keluarga atau surat
keterangan lain). Kartu Keluarga (pra KS dan KS 1) Memiliki prestasi
akademik dengan IPK minimal 3,00 untuk Beasiswa PPA dan IPK minimal
2,75 Beasiswa BBP-PPA ketentuan ini berlaku bagi mahasiswa semester 2 ke
atas (mahasiswa lama). Dinyatakan lulus ujian masuk perguruan tinggi bagi
mahasiswa baru dengan nilai Ujian Negara minimal rata-rata 8,00 untuk
beasiswa PPA dan nilai rata-rata 7,00 untuk Beasiswa BBP-PPA (mahasiswa
baru). Tidak menerima beasiswa dari sumber lain yang dinyatakan dengan
surat keterangan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas
masing-masing. Memenuhi ketentuan khusus yang ditetapkan secara tertulis
oleh Perguruan Tinggi. Surat keterangan hasil tes urine/darah yang
menyatakan bebas dari Narkoba, bagi mahasiswa yang lulus seleksi; Surat
Keterangan Layak Menerima Beasiswa dari Pembimbing Akademik; Pas
Hal | 41
photo ukuran 3x4 cm sebanyak 4 lembar (hitam/putih); Foto kopi Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM); Surat Keterangan Belum Menikah; Surat Keterangan
Berbadan Sehat dari dokter; Transkip dari semester 1 s.d. yang diduduki (IPK
Minimal 3,00) Tercantum dalam SK Pimpinan Perguruan Tinggi; Surat
keterangan tidak pernah terkena sanksi akademik atau lainnya yang diatur
dalam Kode Etik, Peraturan Akademik dan Perundangan yang berlaku di
Unila. Ketentuan Pencairan Dana : Dana Beasiswa ditransfer ke rekening
masing-masing mahasiswa penerima Beasiswa, atau disampaikan langsung
kepada mahasiswa penerima Beasiswa sesuai dengan mekanisme yang telah
diatur oleh pihak pemberi Beasiswa. Pencairan dana tidak boleh lebih dari 1
(satu) bulan setelah tanggal diumumkan.
a. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA)
Syarat Umum untuk mendapatkan beasiswa PPA yaitu terdaftar sebagai

mahasiswa Universitas Lampung, Warga Negara Indonesia, Belum Bekerja,
Mahasiswa S1 Reguler, dan D3 Reguler, Mahasiswa telah duduk minimal
di semester I, dan maksimal Semester VIII. Beasiswa diberikan dari bulan
Januari s.d. Desember selama 12 bulan. Sedangkan persyaratan pengajuan
Beasiswa yaitu mengisi formulir yang telah tersedia di Kemahasiswaan
Fakultas bermaterai Rp 6.000,- ; satu buah untuk lembar asli Foto kopi
KTM; Pas Foto ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 lembar (hitam/putih); Surat
keterangan tidak sedang menerima atau tidak sedang diusulkan Beasiswa
lain dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni; Transkip
semester I s.d yang diduduki, IPK minimal 3,00; Bagi Mahasiswa S1
Reguler Minimal duduk di semester 2 maksimal di semester. Bagi
Mahasiswa D3 Minimal duduk di semester 2 maksimal di semester; Surat
Keterangan Penghasilan orang tua (apabila orang tua PNS /ABRI/Pegawai
Swasta dari Instansinya dan apabila orang tuanya Petani/Wiraswasta dari
Lurah/Kepala Desa); Foto kopi Kartu Keluarga (KK); Surat Keterangan
Belum Menikah dari Lurah/Kepala Desa/ KUA; Rekomendasi dari
Pembimbing Akademik (PA) tentang layak menerima beasiswa; Surat
Keterangan Berbadan sehat dari dokter; Surat Pernyataan tentang keabsahan
Hal | 42
Dokumen permohonan Beasiswa oleh mahasiswa yang bersangkutan;
Mahasiswa calon penerima Beasiswa mempunyai Taplus atas namanya
sendiri pada Bank BNI melampirkan foto kopi halaman depan yang masih
Aktif/Berlaku dan dilegalisir oleh Bank BNI. Persyaratan masing – masing
di atas dalam rangkap 3 (tiga).
Proses Seleksi dilakukan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan
Alumni Fakultas, PA, dan disahkan oleh Wakil Rektor Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni. Keputusan seleksi tentang calon penerima
beasiswa yang telah ditetapkan tidak dapat diubah. Ketentuan Pencairan
Dana Beasiswa akan ditransfer ke rekening masing-masing Mahasiswa
penerima beasiswa. Pencairan dana tidak boleh lebih dari 1 (satu) bulan
setelah tanggal diumumkan.
b. Beasiswa Bidikmisi
Syarat Umum untuk mendapatkan beasiswa Bidikmisi (Kartu Indonesia

Pintar-Kuliah) yaitu terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Lampung,
Warga Negara Indonesia, Belum Bekerja, Mahaisswa S1 Reguler. Syarat
Pengajuan Beasiswa: Mengisi formulir pendaftaran yang telah diisi oleh
mahasiswa baru bersangkutan, Pas photo ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4
lembar (hitam putih), Foto kopi Rapor Semester 1 sampai dengan 5 di sertai
surat keterangan peringkat siswa di kelas bukti pendukung prestasi lain di
bidang keilmuan/akademik dan Prestasi Ekstrakulikuler yang disahkan
(legalisir) oleh Kepala Sekolah, Surat Keterangan Penghasilan Orang
Tua/wali dan Jumlah Tanggungan (apabila Orang Tua PNS atau Pegawai
Swasta dari Instansinya dan apabila orang tua petani atau wiraswasta dari
Lurah/Kepala Desa), Foto kopi Kartu Keluarga (KK), Foto kopi Kartu
Keluarga Miskin/Surat Keterangan Miskin dari Lurah/Kepala Desa, Foto
kopi Rekening Listrik atau Foto kopi Pembayaran PBB, Rekomendasi dari
Kepala Sekolah, bahwa pendaftaran adalah siswa berprestasi yang orang
tua/wali-nya kurang mampu,Bagi mahasiswa yang lulus Ujian Masuk Unila
akan di lakukan Tes Urine, Mahasiswa mempunyai Taplus pada Bank BNI
Hal | 43
dan melampirkan foto kopi nomor Rekening BNI. Persyaratan di atas
masing – masing dalam rangkap 3 (tiga).
Proses Seleksi dilakukan Panitia Bidikmisi yang telah ditunjuk oleh
Universitas Lampung, Hasil seleksi ditetapkan oleh Wakil Rektor Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Lampung, Keputusan seleksi
tentang calon penerima beasiswa yang telah ditetapkan tidak dapat diubah.
c. Beasiswa Bank Indonesia
Syarat Umum untuk mendapatkan beasiswa Bank Indonesia yaitu

terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Lampung, Warga Negara
Indonesia, Belum Bekerja, Mahaisswa S1 Reguler, Mahasiswa telah duduk
minimal di semester 5 dan maksimal Semester 7, Beasiswa diberikan selama
12 bulan. Sedangkan syarat pengajuan beasiswa diantaranya mengisi
Formulir yang telah tersedia di Kemahasiswaan Fakultas, Foto kopi Kartu
tanda mahasiswa (KTM), Pas Foto ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 lembar
(hitam/putih), Surat Keterangan tidak sedang menerima atau tidak sedang
diusulkan Beasiswa lain dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan
Alumni, Transkrip semester 1 sampai dengan yang diduduki IPK minimal
3,00 telah menyelesaikan 60 SKS dan Mahasiswa Minimal duduk
disemester 5 maksimnal di semester 7 mahasiswa S1 Reguler, Surat
Keterangan Penghasilan Orang tua (apabila orang tua PNS/ABRI/ Pegawai
Swasta dari Instansinya dan apabila orang tuanya Petani/ Wiraswasta dari
Lurah/Kepala Desa), Foto kopi Kartu Keluarga (KK), Surat Keterangan
Kurang mampu dari Lurah/Kepala Desa, Surat Keterangan Belum Menikah
dari Lurah/Kepala Desa/KUA, Rekomendasi dari Pembimbing Akademik
(PA) tentang layak menerima beasiswa, Surat Keterangan Berbadan Sehat
dari dokter, Surat Keterangan lahir/Akte Kelahiran yang dikeluarkan oleh
Pejabat Berwenang, Surat keterangan tidak pernah terkena sanksi akademik
atau lainnya yang diatur dalam Kode Etik, Peraturan Akademik dan
Perundangan yang berlaku di Unila, Surat keterangan hasil tes urine/darah
yang menyatakan bebas dari Narkoba, bagi mahasiswa yang lulus seleksi.
Masing-masing persyaratan di atas dalam rangkap 3 (Tiga). Proses Seleksi
Hal | 44
akan dilakukan oleh Bank Indonesia, Keputusan seleksi tentang calon
penerima beasiswa yang ditetapkan oleh panitia, tidak dapat diubah.
d. Beasiswa Yayasan Kasih A & A Rachmat
Syarat umum untuk mendapatkan beasiswa Yayasan Kasih A & A

Rachmat yaitu terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Lampung, Warga
Negara Indonesia, Belum Bekerja, Mahaisswa S1 Reguler dan Diploma
Reguler, Mahasiswa telah duduk minimal di semester 5 dan maksimal
Semester 7, Beasiswa diberikan selama 12 bulan. Syarat Pengajuan
Beasiswa : Mengisi Formulir permohonan Beasiswa di Kemahasiswaan
Fakultas, Foto kopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Pas Foto ukuran 4 x 6
cm sebanyak 4 lembar (hitam/putih), Surat Keterangan tidak sedang
menerima atau tidak sedang diusulkan Beasiswa lain dari Wakil Dekan
Bidang Kemahasiswaan dan Alumni,Transkip semester 1 s.d. yang
diduduki IPK minimal 3.00 (S1) dan 2.85 (D3) Minimum Semester III atau
Tahun ajaran kedua, Surat Keterangan Penghasilan Orang tua (Apabila
orang tua PNS/ABRI/Pegawai Swasta dari Instansinya dan Apabila orang
Tuanya Petani/Wiraswasta dari Lurah/ Kepala Desa, Foto kopi Kartu
Keluarga (KK), Foto kopi Transkip dan KHS, Surat keterangan Belum
Menikah dari KUA/Lurah/Kepala Desa, Surat keterangan Berbadan Sehat
dari Dokter, Surat keterangan tidak pernah terkenak sanksi akademik atau
lainnya yang diatur dalam Kode Etik, Peraturan Akademik dan
Perundangan yang berlaku di Unila, Surat keterangan layak menerima
Beasiswa dari Pembimbing Akademik (PA), Surat Keterangan Kurang
Mampu dari Lurah/Kepala Desa, Mahasiswa mempunyai Taplus pada Bank
BNI, Surat keterangan hasil tes urine/Darah yang menyatakan bebas dari
Narkoba, bagi mahasiswa yang lulus seleksi; Masing – masing persyaratan
di atas dalam rangkap 3 (Tiga).
Proses seleksi dilakukan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan
Alumni Fakultas, PA, dan disahkan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan
dan Alumni, Keputusan seleksi tentang penerima beasiswa yang ditetapkan
tidak dapat diubah. Ketentuan Pencairan Dana : Dana Beasiswa akan
Hal | 45
dikirim ke Rekening Rektor Unila, seterusnya mahasiswa dapat mengambil
dana di BNI Capem Unila, Pencairan dana selambat – lambatnya 1 (satu)
bulan setelah tanggal diumumkan.
e. Afirmasi Papua
Syarat Umum untuk mendapatkan beasiswa Afirmasi Papus yaitu

terdaftar secara resmi sebagai mahasiswa di Universitas Lampung, Warga
Negara Indonesia, yang berasal dari Provinsi Papua dan/atau Provinsi Papua
Barat, Belum Bekerja, Mahaisswa S1 Reguler, Mahasiswa telah duduk
minimal di semester 1 sampai dengan Wisuda. Sedangkan syarat pengajuan
beasiswa mahasiswa telah melakukan seleksi pendaftaran Program
Afirmasi Pendidikan Tinggi Bagi Putra – Putri Provinsi Papua dan Provinsi
papua Barat, Terdaftar pada Surat Keputusan Direktur Pembelajaran dan
Kemahasiswaan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan.
Proses seleksi dilakukan oleh Direktur Jendral Pendidikan Tinggi
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Hasil seleksi
ditetapkan oleh Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Keputusan tentang
penerima Beasiswa yang telah ditetapkan tidak dapat diubah.
f. Beasiswa Yayasan Salim
Syarat Umum untuk mendapatkan beasiswa Yayasan Salim yaitu

terdaftar secara resmi sebagai mahasiswa di Universitas Lampung, Warga
Negara Indonesia, Belum Bekerja, Mahasiswa S1 Reguler, Mahasiswa telah
duduk minimal di semester 2, Beasiswa diberikan sampai dengan 12 bulan.
Sedangkan syarat pengajuan beasiswa diantaranya Mahasiswa program S1
Perguruan Tinggi Negeri / Swasta (disamakan), Mahasiswa semester 1
(satu) sampai dengan semester 7 (tujuh), Nilai minimum : Untuk mahasiswa
semester 1, nilai rata – rata Ujian Nasional (UN) dan rapor kelas terakhir di
SMU/sederajat minimum 7, Untuk mahasiswa semester 3 ke atas, rata – rata
Hal | 46
Indeks Prestasi Semester (IPS) dua semester terakhir minimum 2.80 bukan
Indeks Prestasi Kumulatif / IPK), Ekonomi orang tua kurang mampu, belum
/ tidak sefang menerima beasiswa dari pihak lain, mendapat rekomendasi
dari Dekan dan Wakil Dekan.
dan Alumni dan di lanjutkan dari pihak Yayasan Salim nya yang langsung
memproses, Keputusan seleksi tentang penerima beasiswa yang ditetapkan
tidak dapat diubah.
g. Beasiswa Karya Salemba Empat
Syarat Umum untuk mendapatkan beasiswa Karya Salemba Empat

yaitu terdaftar secara resmi sebagai mahasiswa di Universitas Lampung,
Warga Negara Indonesia, Belum Bekerja, Mahasiswa S1 Reguler,
Mahasiswa telah duduk minimal di semester 2, Beasiswa diberikan sampai
dengan 12 bulan. Syarat Pengajuan Beasiswa: Mahasiswa yang sedang
menempuh pendidikan Strata – 1 (S-1). Program Beasiswa diutamakan
diberikan kepada mahasiswa yang berasal dari keluarga yang kurang
mampu dan mahasiswa diharapkan sudah berada di semester 3 (tiga) pada
saat mendaftar, Mahasiswa yang bersangkutan tidak sedang menerima
beasiswa dari fakultas, universitas, lembaga atau pihak ketiga lain, IPK
terakhir minimal 3.00, Mahasiswa merupakan anak dari peserta BPJS
ketenagakerjaan/ Jamsostek ( sebagai contoh salah satu/ kedua orang tuanya
berprofesi sebagai Guru / Pegawai / Pekerja Pabrik dsb), Surat pengajuan
Beasiswa, Surat Rekomendasi dari Pihak kampus, Curriculum Vitae (CV),
Essay dengan tema: alasan pemilihan jurusan, alasan mengapa perlu
mendapatkan beasiswa dan rencana jangka panjang setelah lulus kuliah, Pas
foto terbaru menggunakan jaket almamater ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar,
Foto Kopi KTP dan Kartu Mahasiswa yang masih berlaku, Daftar / transkip
per semester yang mencantumkan jumlah SKS serta indeks prestasisemester
dan kumulatif – setidaknya untuk 2 (dua) semester terakhir, Foto kopi kartu
keluarga dan bukti pembayaran listrik, telepon dan air (jika menggunakan-
Hal | 47
untuk dua bulan terakhir, foto kopi Transaksi Buku Tabungan 2 bulan
terakhir atas nama sendiri. Jika tidak memiliki, melampirkan Surat
Keterangan dari orang tua yang menyatakan nominal uang saku yang
diberikan setiap bulannya, Copy Slip Gaji atau Surat Keterangan
Penghasilan Orang Tua, Surat pernyataan belum menikah, Serta melakukan
registrasi online pada website kami di www.beasiswa.or.id.
dan Alumni dan di lanjutkan dari pihak Karya Salemba Empat yang
langsung memproses. Keputusan seleksi tentang penerima beasiswa yang
ditetapkan tidak dapat diubah.
h. Beasiswa Kartu Jakarta Mahasiswa Unggul
Syarat pengajuan beasiswa untuk mendapatkan beasiswayaitu

dinyatakan lulus SMA/SMK/MA, mendaftar di PTN dan dinyatakan lulus
seleksi, berasal dari keluarga tidak mampu, memiliki KTP Jakarta, tidak
menerima beasiswa lain, Melengkapi Dokumen Persyaratan. Selain
memenuhi persyaratan, peserta didik harus melengkapi berkas yang
diperlukan, yakni: Surat permohonan bantuan biaya peningkatan mutu
pendidikan, Surat pernyataan bermeterai Rp 6.000,-, Surat Pernyataan
Ketaatan Penggunaan Bantuan Biaya Peningkatan Mutu Pendidikan,
Fotokopi KTP , Fotokopi Kartu Keluarga , Surat Keterangan Tidak Mampu
(SKTM) dari kelurahan setempat ,Bukti pendaftaran/nomor ujian pada
seleksi masuk PTN. Proses seleksi dilakukan langsung oleh Pengelola Kartu
Jakarta Mahasiswa Unggul.
i. Beasiswa Badan Amil Zakat Nasional
Syarat pengajuan beasiswa untuk mendapatkan beasiswa yaitu

mahasiswa aktif PTN/S minimal akreditasi B yang bermitra dengan
lembaga Beasiswa BAZNAS, Mahasiswa semester 4 saat mendaftar,
Melampirkan slip gaji/surat penghasilan orang tua, IPK minimal 3,00 dari
Hal | 48
skala 4,00, Melampirkan Surat Keterangan Tidak Mampu yang
ditandatangani oleh pengurus masjid setempat, Mendapatkan rekomendasi
dari masyarakat, Mengikuti seluruh rangkaian seleksi, Bersedia mengikuti
seluruh rangkaian pembinaan beasiswa hingga program beasiswa selesai,
Mendaftar online melalui link yang tertera di formulir Beasiswa BAZNAS.
Proses seleksi dilakukan langsung oleh Pengelola Badan Amil Zakat
Nasional. Persyaratan Perpanjangan Beasiswa :Mengisi formulir yang telah
disediakan oleh pemberi beasiswa atau perguruan tinggi bermaterai Rp.
6.000,-, Foto kopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Pas photo ukuran 3 x 4
cm sebanyak 4 lembar (hitam putih), Foto kopi Transkip dan KHS semester
yang sedang diduduki dan semester sebelumnya ganjil/genap yang telah
dilegalisir oleh Dekan atau Wakil Dekan Bidang Akademik, Surat
keterangan sedang tidak menerima Beasiswa dari Wakil Dekan Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni, Surat keterangan hasil tes urine/darah yang
menyatakan bebas dari narkoba, bagi mahasiswa yang lulus seleksi;
Persyaratan di atas masing – masing dalam 2 (dua) rangkap.
Pemutusan Dan Pemberhentian Beasiswa, Beasiswa dapat diputuskan
atau diberhentikan atas pertimbangan – pertimbangan sebagai berikut :
Telah menyelesaikan studi sesuai dengan jenjang pendidikan yang
ditempuhnya (lulus), Meninggal dunia, Mengundurkan diri, Tidak
memenuhi persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam permohonan umum,
ketentuan khusus yang ditetapkan oleh perguruan tinggi dan pemberi serta
peraturan misalnya : (a) tidak dalam keadaan cuti, (b) kena sanksi akademik
dan menerima beasiswa ganda (c) drop out oleh Unila,Tercantum dalam SK
Pimpinan Perguruan Tinggi atau SK Pemberi Beasiswa Lainnya, Penerima
ganda dapat diputuskan / dibatalkan salah satu beasiswanya dan apabila
dana telah diterima oleh mahasiswa penerima Beasiswa, maka salah satu
Beasiswanya harus dikembalikan melaluI Kasubbag. Kesejahteraan dan
Alumni, diteruskan ke Kas Negara melalui KPPN Tanjung Karang.
Ketentuan pencairan dana pendidikan ditransfer ke Perguruan Tinggi,
Dana Biaya Hidup akan ditransfer ke rekening masing – masing Mahasiswa
penerima beasiswa.
Hal | 49
Dalam keadaan tertentu guna penyelesaian studinya seorang
Mahasiswa Penerima Beasiswa dapat mengajukan permohonan Bantuan
Pendidikan yang ditujukan kepada Pimpinan Universitas c.q. Wakil Rektor
Bidang Kemahasiswaan dan Alumni. Pembayaran Dana Beasiswa Kepada
Mahasiswa. Menandatangani Laporan Pertanggung jawaban (LPJ)
keuangan di Subbag Kesejahteraan dan Alumni BAK, dengan memberikan
foto kopi KTM dan memperlihatkan KTM asli atau dengan persyaratan
antara lain menyerahkan foto kopi Transkip dan KHS semester terakhir
sebanyak 2 lembar yang sudah dilegalisir oleh Dekan atau Wakil Dekan
Bidang Akademik.
3.2.3. Koordinasi dengan para stakeholders
Sesuai hasil identifikasi kebutuhan layanan data dan mahasiswa pada Biro
Akademk dan Kemahasiswaan, terdapat sub bagian yang belum menggunakan
teknologi IT sebagai bentuk layanannya. Melalui proyek perubahan ini akan dibuat
aplikasi simkatmawa unila dan beasiswa yang dapat memberikan kecepatan
informasi kepada para stakeholder. Terobosan penting ini mendapatkan dukungan
penuh dari berbagai pihak eksternal dan internal. Pada gambar 3.1 dan gambar 3.2,
Project leader melakukan koordinasi dengan stakeholder.
Gambar 3.1. Dukungan rektor Univesitas Lampung
Hal | 50
Gambar 3.2. Dukungan Wakil Rektor IV dan Ketua Lembaga
3.2.4. Pelaksanaan Forum Groups Discussion (FGD)
Pada tanggal 24 September 2020 telah dilaksanakan FGD untuk menentukan

prosedur sistem layanan data mahasiswa dan faktor pendukung kerja. Dimana pada
kegiatan tersebut dihadir oleh kepala bagian akademik, kepala bagian
kemahasiswaan, serta para staff Biro Akademik dan Kemahasiswaan.
Gambar 3.3. FGD untuk menentukan prosedur sistem layanan data mahasiswa
Hal | 51
Focus Group Disscussion (FGD) untuk menentukan prosedur sistem layanan data
mahasiswa dan factor pendukung. Tahapan pada implementasi proyek perubahaha
ini dilakukan untuk menelaah dan mengkaji hal apa saja yang berkenaan dengan
sistem layanan dan factor pendukung kinerja. Sistem layanan yang diciptakan
mampu mengefisiensikan tenaga kerja staf disetiap unit kerja. Dalam hal ini unit
kerja Minta Bakat, dan Kesejahteraan Mahasiswa. Dengan sistem layanan yang
diciptakan mampu mempermudah kinerja staf di unit kerja. Sistem layanan yang
diciptakan juga mempunyai manfaat yang sangat tinggi terhadap stakeholders,
dalam hal ini mahasiswa. Mahasiswa selama ini tidak mengetahui konten atau
indikator apa saja dalam pemeringkatan kegiatan organisasi kemahasiswaan,
dengan diciptakannya sistem ini, mahasiswa mampu melihat komponen apa saja
yang masuk dalam penilaian pemeringkatan aktifitas organisasi kemahaiswaan.
Lebih unggul yang lagi, sistem ini mampu diakses oleh stakeholder dimana pun
berada. Sistem layanan berikutnya adalah sistem layanan Kesejahteraan
Mahasiswa. Kesejahteraan Mahasiswa ini yang salah satu tusinya adalah layanan
beasiswa. Oleh karena itu pada implementasi proyek perubahan ini salah satu
tujuannya terciptanya layanan sistem informasi beasiswa. Dengan adanya sistem
aplikasi beasiswa, dapat memudahkan mahasiswa untuk mengakses informasi dan
mengakses pendaftaran beasiswa.
3.2.5. Pengembangan Aplikasi

Pada Bagian akademik telah tersedia sistem informasi sebagai berikut:
a. Sub Bagian Registrasi dan Statistik
1. registrasi.unila.ac.id
2. simba.unila.ac.id (cuti herregistrasi)
b. Sub Bagian pendidikan dan evaluasi
1. siakadu.unila.ac.id (fitur wisuda)
2. siakadu.unila.ac.id (fitur evaluasi DO)
c. Sub Bagian sarana pendidikan
1. siakadu.unila.ac.id (transaksi akademik, jadwal, matakuliah, KRS, KHS,
transkrip)
2. dapelmikpdpt.unila.ac.id (integrator pelaporan PDDIKTI)
Hal | 52
3. dapelmikpdpt.unila.ac.id/Arsimik (arsip data akademik berbasis online)
4. feeder.unila.ac.id:8082 (sinkronisasi pelaporan PDDIKTI)
Pada Bagian kemahasiswaan belum tersedianya sistem informasi, sehingga

dibutuhkan pengembangan yang mendukung bisnis proses pada tiap sub bagian.
Dalam kegiatan Proyek Perubahan ini, akan dikembangkan aplikasi sebagai
berikut:
a. Sub Bagian Kesejahteraan dan Alumni berupa sim beasiswa (bidikmisi, dll)
(BELUM TERSEDIA)
b. Sub Bagian minat,bakat, penalaran, dan informasi berupa simkatmawa unila
(BELUM TERSEDIA)
A. Simkatmawa Unila (breakdown pengembangan aplikasi)

Simkatmawa Unila Universitas Lampung (Unila) merupakan sebuah
sistem pemeringkatan yang dijadikan acuan bagi Universitas Lampung dalam
melaksanakan pelaporan kinerja atau prestasi dalam bidang kemahasiswaan
yang dilaporkan secara online melalui laman Simkatmawa Universitas Lampung
oleh masing-masing operator tingkat Fakultas di lingkungan Universitas
Lampung.
Pemeringkatan tersebut dilakukan guna mendorong Fakultas untuk
meningkatkan perhatian dan pelayanan kepada kegiatan-kegiatan
kemahasiswaan, sehingga dapat menumbuhkan perkembangan prestasi
mahasiswa dalam bidang penalaran, kreativitas mahasiswa, olahraga, seni, minat
khusus, bakat, Sosio Technopreneur dan kesejahteraan mahasiswa dalam skala
nasional maupun internasional.
Dalam Proyek Perubahan ini, telah dibuat aplikasi pemeringkatan tingkat
Universitas. Dimana dengan adanya aplikasi tersebut, Fakultas dapat
melaporkan aktivitas kemahasiswaan lebih cepat dan akurat. Sehingga pelaporan
yang selama ini dilakukan secara manual dan berbasis kertas, bertransformasi
secara daring dan tanpa kertas.
Hal | 53
Dalam situasi Pandemi Covid-19, dengan adanya aplikasi penunjang ini,
segala proses pengadministrasian akan lebih mudah, dan menghasilkan keadaan
less-contact bagi seluruh pegawai ditingkat Fakultas maupun Universitas.
Aplikasi Pemeringkatan bidang kemahasiswaan bertujuan untuk:
1. Mendorong Fakultas untuk meningkatkan kualitas layanan bidang
kemahasiswaan dan kegiatan-kegiatan kemahasiswaan baik di tingkat
wilayah, nasional maupun intenasional, dan
2. Menumbuhkan kesadaran Fakultas dalam mengembangkan minat, bakat,
penalaran dan kreativitas serta meningkatkan kesejahteraan dan
pengembangan kewirusahaan mahasiswa sehingga mampu berprestasi baik di
tingkat wilayah, nasional maupun intenasional serta berkontribusi dalam
pembangunan Bangsa.
Manfaat dari dikembangkannya aplikasi pemeringkatan bidang
kemahasiswaan adalah:
1. Memberikan kemudahan kepada Fakultas untuk melaporkan kegiatan
mahasiswa
2. Proses pelaporan berbasis web-base yang dapat dilakukan kapan dan dimana
saja, selama terhubung internet.
3. Pada tingkat universitas, mendapatkan rekapitulasi dari seluruh Fakultas.
Penyelenggaraan pemeringkatan bidang kemahasiswaan mendorong semua
pihak untuk menjadikan kegiatan kemahasiswaan lebih meningkat kuantitas
dan kualitasnya.
3.2.6. Implementasi Aplikasi
Pada tanggal 5 Oktober 2020 bertempat ruang di ruang kerja Wakil Rektor
bidang Akademik, dilakukan paparan implementasi dari aplikasi yang telah
dibuat. Dari hasil pengujian yang telah dilakukan pada tahap pengembangan
aplikasi diperoleh simpulan menu-menu yang ada pada aplikasi telah
berfungsi dan sesuai dengan kebutuhan. Telah tersedianya aplikasi
SIMKATMAWA dan SIM Beasiswa.
Hal | 54
Gambar 3.4. Rapat koordinasi implementasi aplikasi aplikasi layanan data
mahasiswa
Hal | 55
Kemahasiswaan (SIMKATMAWA UNILA) Universitas Lampung
1. Menu Login
Untuk login pada aplikasi, pengguna bisa mengakses laman
http://kemahasiswaan.unila.ac.id/simkatmawaunila Unila, kemudian
memasukan email dan password yang telah didaftarkan sebelumnya ke
administrator sistem.
Gambar 3.5. Menu Login
http://kemahasiswaan.unila.ac.id/Simkatmawa
2. Menu Fungsi aplikasi

Setelah login, pengguna akan mendapatkan beberapa menu seperti terlihat
pada gambar 3.6
Gambar 3.6. Menu Fungsi Aplikasi
Hal | 56
A. Kegiatan Non Lomba
-Mahasiswa berwirausaha
Berdasarkan acuan dari buku panduan SIMKATMAWATahun 2020 oleh
Direktur Belmawa Kemendikbud, indikator penilaian pada aspek kegiatan
kewirausahaan mahasiswa dihitung berdasarkan persentase mahasiswa atau
kelompok yang telah menjalankan usaha melalui program/kegiatan
kewirausahaan pada tahun penilaian pemeringkatan dari jumlah total
mahasiswa D3 dan D4/S1 yang masih aktif. Mahasiswa yang menjalankan
usaha mandiri tanpa mengikuti program pembinaan dan bukti pembinaan
tidak dapat diakui sebagai mahasiswa berwirausaha.
Rumus perhitungan:
Tampilan pada menu dapat dilihat pada gambar 3.7

Gambar 3.7. Menu Isian Borang Mahasiswa berwirausaha
Pada gambar 3.8, terlihat isian borang untuk tambah data pada menu isian
borang untuk tambah data pada menu Mahasiswa berwirausaha..
Gambar 3.8. isian borang untuk tambah data menu Mahasiswa berwirausaha.
Hal | 57
-Pertukaran mahasiswa
Berdasarkan acuan dari buku panduan SIMKATMAWA Tahun 2020 oleh
Direktur Belmawa Kemendikbud,, indikator penilaian pada aspek
pertukaran mahasiswa nasional dan internasional ditinjau dari aspek
pembinaan, program, dan jumlah mahasiswa.
Rumus perhitungan:

Gambar 3.9. Menu Isian Borang Pertukaran mahasiswa
Pada gambar 3.10, terlihat isian borang untuk tambah data pada menu
Pertukaran mahasiswa.
Gambar 3.10. Isian borang untuk tambah data pada menu Pertukaran mahasiswa.
Hal | 58
-Pengabdian mahasiswa
Direktur Belmawa Kemendikbud, pengabdian yang dilaporkan adalah
pengabdian yang dilakukan oleh kelompok/organisasi kemahasiswaan dan
keikutsertaan mahasiswa dalam pengabdian dosen yang dibuktikan dengan
surat keterangan. Parameter penilaian dari aspek program dan jumlah
mahasiswa.
Rumus perhitungan:

Gambar 3.11. Menu Isian Borang Pengabdian mahasiswa
Pengabdian mahasiswa.
Gambar 3.12. isian borang untuk tambah data pada menu Pengabdian mahasiswa
Hal | 59
-Rekognisi
Direktur Belmawa Kemendikbud, bobot persentase penilaian
pemeringkatan kemahasiswaan pada aspek kegiatan non lomba adalah 20%.
Komponen penilaian aspek kegiatan non lomba/pengakuan/rekognisi dinilai
dengan sistem penskoran sebagai berikut:
Rumus perhitungan nilai aspek kegiatan non lomba dapat dilihat pada
gambar 3.13
Gambar 3.13. Rumus perhitungan nilai aspek kegiatan non lomba

Gambar 3.14. Menu Isian Borang Rekognisi
Rekognisi.
Gambar 3.15. Isian borang untuk tambah data pada menu Rekognisi
Hal | 60
B. Prestasi Kegiatan Ko dan Ekstrakulikuler Mandiri
Direktur Belmawa Kemendikbud, Bobot persentase penilaian
pemeringkatan kemahasiswaan pada aspek prestasi kegiatan ko dan
ekstrakurikuler mandiri adalah 30%. Komponen penilaian aspek prestasi
kegiatan ko dan ekstra kurikuler mandiri dinilai dengan sistem penskoran
sebagai berikut:
Rumus perhitungan nilai aspek prestasi kegiatan ko dan ekstrakurikuler
mandiri dapat dilihat pada gambar 3.16
Gambar 3.16. Rumus perhitungan nilai aspek prestasi kegiatan ko dan
ekstrakurikuler mandiri

Gambar 3.17. Menu Isian Borang Prestasi Kegiatan Ko dan
Ekstrakulikuler Mandiri
prestasi kegiatan Ko dan Ekstrakulikuler Mandiri.
Gambar 3.18. isian borang untuk tambah data pada menu prestasi kegiatan
Ko dan Ekstrakulikuler Mandiri
Hal | 61
C. Prestasi Kegiatan Ko dan Ekstrakulikuler Belmawa
Direktur Belmawa Kemendikbud, bobot persentase penilaian
pemeringkatan kemahasiswaan pada aspek prestasi kegiatan ko dan
ekstrakurikuler Belmawa adalah 40%. Komponen penilaian aspek prestasi
kegiatan ko dan ekstra kurikuler Belmawa dinilai dengan sistem penskoran
sebagai berikut.
Rumus perhitungan nilai aspek prestasi kegiatan Belmawa dapat dilihat
pada gambar 3.19
Gambar 3.19. Rumus perhitungan nilai aspek prestasi kegiatan Belmawa

Gambar 3.20. Menu Isian BorangPrestasi Kegiatan Ko dan Ekstrakulikuler
Belmawa
prestasi kegiatan Ko dan Ekstrakulikuler Belmawa
Gambar 3.21. Isian borang untuk tambah data pada menu prestasi kegiatan
Ko dan Ekstrakulikuler Belmawa
Hal | 62
B. beasiswa (breakdown pengembangan aplikasi)
Universitas Lampung mempunyai program beasiswa untuk para

mahasiswanya. Beasiswa yang bisa didapatkan ketika mahasiswa Universitas
Lampung sudah melewati masa studi minimal satu tahun. Untuk mendapatkan
beasiswa mahasiswa harus melihat info beasiswa yang tersedia pada website
yang telah disediakan. Mahasiswa yang tertarik untuk mendapatkan beasiswa
yang tersedia harus mengumpulkan berkas secara hardcopy kepada pihak bagian
kemahasiswaan untuk diseleksi secara manual. nantinya dari seluruh mahasiswa
yang mendaftar hanya sebagian saja yang akan mendapatkan beasiswa sesuai
dengan syarat dan jumlah kuota beasiswa yang tersedia.
Untuk membantu pemerataan pendidikan Universitas Lampung juga aktif

memberikan dan menyalurkan beasiswa dari berbagai sumber kepada para
peserta didik dan calon peserta didik. Beasiswa adalah pemberian berupa
bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan yang bertujuan untuk
digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh. Beasiswa dapat
diberikan oleh lembaga pemerintah, perusahaan ataupun yayasan.
Beasiswa yang ditawarkan kepada Pelamar/Pendaftar Beasiswa dikelola

dalam wujud Paket Beasiswa. Setiap Paket Beasiswa terdiri dari pihak Pendonor,
Pengelola dan sejumlah Pelamar/Pendaftar Beasiswa. Paket Beasiswa satu
dengan lainnya dikelola secara terpisah dan memiliki Periode pendaftaran,
Mekanisme Seleksi, Pengelola, Pendonor, hingga Syarat dan Ketentuan yang
berbeda-beda. Sistem Beasiswa berfungsi sebagai alat pengelolaan Administrasi
terintegrasi yang disediakan oleh Universitas Lampung untuk seluruh
Stakeholders terkait.
Dalam kondisi pandemik Covid-19, tentu aktivitas fisik di luar rumah akan
banyak menemui hambatan. Social Distancing ditambah dengan penerapan
Pembatasan Sosial Berskala Besar menjadi salah satu faktor utama organisasi
untuk mencari jalan keluar terhadap kegiatan operasional bisnis.
Hal | 63
Beruntung pada masa ini, teknologi sudah demikian maju. Penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi dalam pandemik Covid-19 menjadi
alternatif solusi.
Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis Web merupakan aplikasi yang

dapat dimanfaatkan untuk mengelola proses beasiswa mulai dari proses
pengumuman penerimaan beasiswa, proses pendaftaran, proses seleksi dan
proses pengumuman hasil seleksi. Dengan adanya sistem ini maka diharapkan
proses sosialisasi beasiswa dapat lebih menjangkau mahasiswa dikarenakan
sudah memiliki sistem yang terpusat. Sistem ini juga diharapkan menjamin tidak
ada mahasiswa sebagai penerima beasiswa ganda dan tersedianya info data
penerima beasiswa yang lebih terstruktur yang bisa diguanakn untuk proses
akreditasi baik program studi maupun institusi perguruan tinggi.
Panduan penggunaan Sistem Informasi Beasiswa
Login
Pada gambar 3.22 mempelihatkan tampilan halaman awal sistem

informasi. Pengguna login menggunakan username dan password. Kemudian klik
Sign In.
Gambar 3.22. Menu Login
http://beasiswa.unila.ac.id
/
Bagi pengguna yang belum memiliki akun, dapat melakukan pendaftaran secara
mandiri dengan mengklik menu Daftar Akun. Pada gambar 3.23 memperlihatkan
tampilan menu Daftar Akun.
Hal | 64
Gambar 3.23. Menu Registrasi Pengguna
/
Jika login berhasil, maka akan muncul tampilan awal pengguna seperti gambar
3.24. Pada dashboard terlihat menu Biodata dan Daftar Beasiswa.
Gambar 3.24. Menu Biodata dan Daftar Beasiswa
/
Pada menu Biodata , pengguna dapat melakukan perubahan Biodata, baik data
diri, data keluarga, serta data penunjang guna pengajuan beasiswa. Gambar 3.24,
memperlihatkan tampilan menu Daftar Beasiswa. Pengguna dapat melihat daftar
beasiswa dengan periode pendaftaran beasiswa tersebut.
Hal | 65
Gambar 3.25 dan 3.26, memperlihatkan tampilan menu Rincian Biodata bagi
Pengguna.
Gambar 3.25. Menu Rincian Biodata
/
Gambar 3.26. Menu Biodata Profile
/
Hal | 66
Gambar 3.27, memperlihatkan tampilan menu Daftar Beasiswa. Pengguna dapat
melihat daftar beasiswa dengan periode pendaftaran beasiswa tersebut.
Gambar 3.27. Menu Daftar Beasiswa
/
Pada saat pengguna mengklik menu Lihat Persyaratan, akan muncul Pop Up
Persyaratan beasiswa seperti terlihat pada gambar 3.28
Gambar 3.28. Menu Lihat Persyaratan
/
Setelah pengguna mengklik menu “Daftar Beasiswa ini?”, akan muncul tampilan
seperti gambar 3.29. Pada gambar 3.29 terlihat borang isian biodata dan unggah
dokumen pendukung yang merupakan syarat dari pengajuan beasiswa
Hal | 67
Gambar 3.29. Menu Daftar Beasiswa ini
/
Setelah peserta mengklik menu Kirim Formulir Pendaftaran, muncul tampilan

seperti gambar 3.30. Status pengguna telah terdaftar pada salah satu skema
beasiswa.
Gambar 3.30. Status pengguna telah terdaftar
/
Hal | 68
3.2.7. Sosialisasi Penerapan Pengembangan Sistem Aplikasi
Pada hari Selasa, 27 Oktober 2020 telah dilaksanakan sosialisasi penerapan

pengembangan aplikasi kepada para stakeholders. Sosialisasi ini dilakukan dalam
rangka memberikan informasi yang telah dibuat kepada para stakeholdes serta
untuk mendapatkan masukan guna penyempurnaan aplikasi. Secara umum peserta
sangat antusias dan mendukung proyek perubahan terkait aplikasi layanan data
mahasiswa berupa simkatmawa unila dan sim beasiswa. Sistem ini sangat
membantu para stakeholders dalam mendapatkan informasi.
Gambar 3.31. Soisalisasi penerapan aplikasi kepada stakeholders
3.2.8. Penyusunan Surat Keputusan Rektor tentang Penggunaan Aplikasi Layanan

Data Mahasiswa
Perangkat kebijakan yang disusun dalam menjalankan proyek perubahan

adalah Surat Keputusan Rektor tentang Penggunaan Aplikasi Layanan Data
Mahasiswa Tahun 2020. Surat Keputusan Rektor digunakan sebagai acuan dalam
penyelenggaraan Layanan Data Mahasiswa unit kerja melalui aplikasi Simkatmawa
Unila dan beasiswa di Biro Akademik dan Kemahasiswaan agar terwujud
pelaksanaan kegiatan yang efektif dan efisien. Adapun tahapan yang dilakukan
dalam menyusun Surat Keputusan Rektor adalah:
Hal | 69
a. Menyiapkan Materi Surat Keputusan Rektor
Tim Efektif mengumpulkan materi sebagai bahan untuk penyusunan Surat
Keputusan Rektor. Selanjutnya Tim Efektif melakukan rapat koordinasi untuk
menyusun draft Surat Keputusan Rektor.
b. Pembahasan Draft Surat Keputusan Rektor
Draft Surat Keputusan Rektor yang sudah disusun dibahas dalam rapat
internal bersama Tim Efektif dan Project Leader.
c. Penyempurnaan Draft Surat Keputusan Rektor
Berdasarkan hasil rapat pembahasan draft Surat Keputusan Rektor yang
dilakukan seluruh Tim dan Project Leader diperoleh berbagai saran dan
masukan guna menyempurnakan Surat Keputusan Rektor. Rapat finalisasi
Surat Keputusan Rektor dilakukan oleh Tim Efektif dan para stakeholders
sebagai unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi sebagai pengelola organisasi
dan tata laksana di Universitas Lampung.
d. Pengesahan dan Pendatanganan Surat Keputusan Rektor
Draft Surat Keputusan Rektor yang sudah disempurnakan dan dilakukan
koreksi secara berjenjang oleh Subbagian Hukum Tata Laksanan Biro Umum
dan Keuangan kemudian diserahkan ke Rektor untuk dilakukan pengesahan.
3.3. Pelatihan Sumber Daya Manusia (SDM) BAK Unila
Peningkatan kualitas Sumber Daya pegawai menjadisangant urgen dan perlu

dilakukan dalam rangka meningkatkan kemampuan dan profesionalisme. Sasaran
dari pengembangan kualitas sumber daya pegawai adalah untuk meningkatkan
kinerja operasional pegawai dalam melaksanakan tugas-tugas. Pelatihan SDM Biro
Akademik dan Kemahasiswaan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman lebih
terhadap aplikasi simkatmawa unila dan gambaran umum dari aplikasi beasiswa.
Sehingga dapat memudahkan pekerjaan dan meningkatkan pelayanan. Kegiatan
dilaksanakan pada hari Senin, 26 Oktober 2020. Para peserta sangat antusia
mengikuti pelatihan. Pelatihan dihadiri oleh seluruh staff pada Biro Akademik dan
Kemahasiswaan Universitas Lampung.
Hal | 70
3.3. Capaian Output
Output kunci merupakan hal utama yang akan dicapai dalam proyek
perubahan, secara detail jenis output, deskripsi dan capaiannya diuraikan dalam
tabel 3.2
Tabel 3.2. Rekapitulasi Capaian dari Output Kunci Proyck Perubahan
NO OUTPUT DESKRIPSI CAPAIAN

1 Surat Merupakan Surat Keputusan Rektor Nomor
Keputusan payung hukum 1918/UN26/KM/2020 tentang penetapan tim
Rektor dalam efektif proyek perubahan strategi peningkatan
menjalankan layanan data mahasiswa berbasis sistem informasi
proyek pad abiro akademik dan kemahasiswaan
perubahan universitas lampung tahun 2020
2 Surat Merupakan Surat Keputusan Rektor Nomor
Keputusan landasan 2119/UN26/KM/2020 tentang Penetapan
Rektor penggunaan Penggunaan Aplikasi Layanan Data Mahasiswa
aplikasi layanan Tahun 2020
data mahasiswa
3 Aplikasi Merupakan 1. Simkatmawa Unila Unila dengan alamat
aplikasi http://kemahasiswaan.unila.ac.id/simkatmawaunila
pelaksanaan 2. Beasiswa dengan alamat
penerapan http://beasiswa.unila.ac.id (masih dalam proses
layanan data pengembangan lebih lanjut)
mahasiswa
berbasis sistem
informasi pada
biro akademik
dan
kemahasiswaaan
3.4. Kendala Internal dan Eksternal
Dalam pelaksanaan proyek perubahan, terdapat beberapa kendala baik kendala

internal maupun eksternal. Adapun kendala tersebut sebagai berikut:
a. Kendala Internal
1. Penolakan dari stakeholders akibat tidak ada persamaan persepsi atas
pemanfaatan aplikasi Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi
Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Lampung.
2. Kurangnya pemahaman pegawai di Unit Kerja tentang Layanan Data
Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik Dan
Kemahasiswaan Universitas Lampung.
Hal | 71
b. Kendala Eksternal
1. Sulitnya melaksanakan pertemuan dengan pihak eksternal untuk melakukan
diskusi terkait pelaksanaan proyek perubahan dikarenakan kondisi
pandemic Covid-19 saat ini
3.5. Strategi Mengatasi Kendala
Untuk mengatasi kendala dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan

berbagai strategi antisipasi untuk memberikan keyakinan akan keberhasilan
peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro
Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Lampung dan dukungan penuh dari
Pimpinan Universitas Lampung. Adapun strategi dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Jangka Pendek
1. Membangun komunikasi dan koordinasi yang intensif, baik secara formal
maupun informal dengan stakeholders.
2. Melakukan pendekatan kepada pihak terkait akan pentingnya dukungan
terhadap rencana proyek perubahan.
3. Memantau secara terns menerus perkembangan hasil pelaksanaan Tim
Efektif dengan melakukan pertemuan secara rutin dan terjadwal sesuai
kesepakatan.
b. Jangka Menengah
1. Melakukan sosialisasi dan bimbingan teknik terkait penggunaan aplikasi
kemahasiswaan dan aplikasi beasiswa.
2. Meningkatkan peran operator di seluruh unit kerja dalam penyelenggaraan
Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik
Dan Kemahasiswaan di Universitas Lampung.
3. Melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan Layanan Data
Kemahasiswaan di tingkat fakultas dan universitas sehingga dapat diketahui
tingkat ketaatan unit kerja dalam menggunakan aplikasi Layanan Data
Hal | 72
Kemahasiswaan.
c. Jangka Panjang
1. Bekerja sama dengan UPT. Teknologi, Informasi dan Komunikasi (UPT.
TIK) dalam rangka pembinaan dan peningkatan kompetensi SDM Biro
Akademik dan Kemahasiswaan terkait pemahaman Layanan Data Mahasiswa
Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan.
2. Melakukan pendekatan kepada pihak terkait dalam hal ini Biro Perencanaan
akan pentingnya dukungan anggaran untuk melakukan pengembangan
berkelanjutan aplikasi Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi
Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan.
3.6. Learning Organization dan Lesson Learned
Dalam rangka mewujudkan tujuan dari proyek perubahan, dihasilkan learning

organization dan lesson learned bagi project leader antara lain:
1. Project leader dapat memahami peranan dari tiap struktur organisasi Biro
Akademik dan Kemahasiswaan;
2. Output yang dihasilkan berupa aplikasi sikatmawa dan sim beasiswa serta SK
yang mendukung kebijakan atas penerapan aplikasi;
3. Mengoptimalkan aplikasi yang telah dihasilkan dalam peningkatan layanan
pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan.
4. Meraih dukungan dari stakeholder dalam mewujudkan proyek perubahan
yang dilakukan oleh Project Leader dengan membangun komunikasi aktif;
5. Untuk memudahkan penyelesaian masalah dalam rangka mewujudkan
proyek perubahan diperlukan keterbukaan antar stakeholders yang
didasarkan pada kepercayaan (trust);
6. Komitmen dari pimpinan dan seluruh jajaran di Universitas Lampung
merupakan unsur penting untuk mewujudkan peningkatan layanan data
mahasiswa berbasis sistem informasi di Biro Akademik dan Kemahasiswaan
yang efektif dan efisien.
Hal | 73
BAB IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari Proyek Perubahan ini dihasilkan beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Teridentifikasi kondisi unit kerja yang perlu dilakukan perubahan.
2. Dihasilkan sistem informasi pemeringkatan bidang kemahasiswaan yang
dapat mendorong semua pihak untuk menjadikan kegiatan kemahasiswaan
lebih meningkat kuantitas dan kualitasnya;
3. Dihasilkan sistem informasi beasiswa yang dapat memberikan kemudahan
bagi para stakeholder dalam mengakses informasi tentang beasiswa;
4. Peningkatan kualitas layanan dibidang kemahasiswaan, BAK Universitas
Lampung.
.4.2. Rekomendasi
Dari pelaksanaan proyek perubahan ini dapat direkomendasikan beberapa hal

sebagai berikut:
1. Perlunya komitmen pimpinan dan seluruh staf pada Biro Akademik dan
Kemahasiswaan Universitas Lampung untuk menerapkan dan melaksanakan
“Strategi Peningkatan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada
Biro Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Lampung yaitu memberi
kemudahan bagi stakeholders (dosen, mahasiswa dan unsur pengguna lainnya)
untuk memperoleh semua informasi yang dibutuhkan dalam proses belajar
mengajar dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa.
2. Perlunya monitoring evaluasi setiap tahun agar bisa dilakukan perbaikan-
perbaikan.
3. Perlu adanya dukungan kebijakan dan anggaran untuk berkelanjutan dan
pengembangan proyek perubahan ini sehingga menjadi lebih baik lagi.
Hal | 74
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Rektor No. 05 Tahun 2018 Tentang Rincian Tugas Unit Kerja di
Lingkungan Universitas Lampung
Buletin Badan Kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Hal | 75
LAMPIRAN
Hal | 76
SK Penetapan Tim Efektif Proyek Perubahan
Hal | 77
Hal | 78
Hal | 79
Hal | 80
2. SK Penetapan Penggunaan Aplikasi
Hal | 81
Hal | 82
3. Surat Pernyataan Dukungan oleh Rektor Universitas Lampung
Hal | 83
4. Surat Pernyataan Dukungan oleh Wakil Rektor II Universitas Lampung
Hal | 84
5. Surat Pernyataan Dukungan oleh Wakil Rektor III Universitas Lampung
Hal | 85
6. Surat Pernyataan Dukungan oleh Wakil Rektor IV Universitas Lampung
Hal | 86
7. Surat Pernyataan Dukungan oleh Ketua Satuan Pengendali Internal Unila
Hal | 87
8. Surat Pernyataan Dukungan oleh Kepala UPT TIK Unila
Hal | 88
9. Surat Pernyataan Dukungan oleh Kepala Biro Umum dan Keuangan Unila
Hal | 89
10. Surat Pernyataan Dukungan oleh Kepala Bagian Perencanaan
Hal | 90
11. Surat Pernyataan Dukungan oleh Dekan Fakultas Kedokteran
Hal | 91
12. Surat Pernyataan Dukungan oleh Kepla Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan
Hal | 92
13. Surat Pernyataan Dukungan oleh Kepla Sub Bagian Anggaran PNBP
Hal | 93
Konsultasi Project Leader dengan Mentor
Hal | 94
Rapat Koordinasi Pembentukan Tim Efektif
Hal | 95
Rapat Koordinasi dengan Stakeholders
Hal | 96
Rapat Koordinasi Pengembangan Aplikasi
Hal | 97
Sosialisasi Penerapan Pengembangan Sistem kepada Stakeholders
Hal | 98
Pelatihan SDM BAK
Hal | 99
Hal | 100
Hal | 101
Hal | 102
Hal | 103
Hal | 104
Hal | 105
Hal | 106
Hal | 107
Hal | 108
Hal | 109
Hal | 110
Hal | 111
Hal | 112
Hal | 113
Hal | 114
Hal | 115
Hal | 116
Hal | 117
Hal | 118
Hal | 119
Hal | 120
Hal | 121
Hal | 122

Laporan Implementasi Proyek Perubahan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Implementasi Proyek Perubahan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN

IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

STRATEGI PENINGKATAN LAYANAN DATA MAHASISWA

HERO SATRIAN ARIEF, S.E., M.H.

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

STRATEGI PENINGKATAN LAYANAN DATA MAHASISWA

Nama : Hero Satrian Arief, S.E., M.H.

Prof. Dr. Heryandi, S.H., M.S. Dr. Ir. Suharyoto, M.S.

Dra. Elly Fatimah, M.Si.

Pengelolaan Layanan Data Mahasiswa Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan

Keberhasilan dan kelancaran dalam pelaksanaan proyek perubahan ini tidak

Hero Satrian Arief, S.E., M.H.

Proyek perubahan ini digagas sebagai terobosan dalam upaya

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... 2

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Biro Akademik dan Kemahasiswaan ............... 16

Tabel 1.1. Anggaran Belanja Implementasi Proyek Perubahan ............................ 20

1.1. Latar Belakang

Pembangunan pada hakekatnya adalah suatu proses perubahan kearah yang

Biro Akademik dan Kemahasiswaan mempunyai Tugas dan Fungsi sebagai

Sejalan dengan Tugas dan Fungsi Biro Akademik dan Kemahasiswaan,

Berdasarkan gambaran singkat tersebut di atas, maka perlu dilakukan upaya

1.2. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dilakukannya perubahan Strategi Peningkatan Layanan Data

Adapun manfaat dari proyek perubahan Strategi Peningkatan Layanan Data

1.3. Output dan Outcome

1.4. Rancangan Anggaran Belanja

Universitas Lampung, dalam hal ini Biro Akademik dan Kemahasiswaan

NO NAMA KEGIATAN JUMLAH

2.1. Rencana Tahapan Strategis

Tahapan proyek perubahan merupakan rangkaian kegiatan dalam

NO KEGIATAN WAKTU September Oktober November OUTPUT

I II III IV I II III IV I II III IV

Pemasaran adalah suatu kegiatan menyeluruh, terpadu, dan terencana, yang

2.3. Analisis Stakeholders

Hasil identifikasi atau penggolongan stakeholders dilakukan untuk mengetahui

Analisis stakeholders yang tepat dapat digunakan untuk menyusun peta

Latens Kemendikbud Rektor Promotors

Para Ketua Lembaga

Satuan Pengendali Internal

Para Kepala Subbagian

Tabel 2.5. Potensi resiko dan solusi

NO POTENSI RESIKO SOLUSI

2.5. Kriteria Keberhasilan

2.6. Faktor Pendukung Keberhasilan

Faktor lainnya yang dapat mendukung keberhasilan proyek perubahan adalah

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

3.1. Capaian Proyek Perubahan

3.2.1. Pembentukan Tim Efektif

Rapat koordinasi berupa Sosialisasi dan Pembentukan Tim Efektif dalam

1 Prof. Dr. Karomani, M.Si. Rektor Pengarah

Prof. Dr. Heryandi, S.H., Wakil Rektor Bidang

3.2.2. Identifikasi Kebutuhan (Penyusunan Kebijakan)

Pembahasan identifikasi kebutuhan dalam implementasi proyek perubahan ini

1. Subbagian Pendidikan dan Evaluasi

Pada Subbagian pendidikan dan evaluasi memiliki tugas untuk

2. Subbagian Registrasi dan Statistik

Pada Subbagian Registrasi dan Statistik memiliki tugas untuk melakukan

3. Subbagian Sarana Pendidikan

Subbagian Sarana Pendidikan melakukan identifikasi kebutuhan dalam

1. Subbagian Minat, Bakat, Penalaran, dan Informasi

Pada Subbagian Minat, Bakat, Penalaran, dan Informasi terdapat tugas

2. Subbagian Kesejahteraan Mahasiswa dan Alumni