RS PKU MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Oleh:

Nama : Nunung Dian Purweni

Prodi : Rekam Medis dan Infokes

Nim : 2009133014

Poltekkes Permata Indonesia

Yogyakarta

2009/2010
A. Gambaran Umum RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
1. Sejarah RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
RS PKU Muhammadiyah awalnya didirikan berupa klinik dan poliklinik pada
tanggal 15 Februari 1923 lokasi pertama di Jagang Notoprajan No.72 Yogyakarta.
Awalnya bernama PKO (Penolong Kesengsaraan Oemoem) dengan maksud
menyediakan pelayanan kesehatan bagi kaum dhuafa. Didirikan atas inisiatif H.M.
Sudjak yang didukung sepenuhnya oleh K.H. Ahmad Dahlan. Seiring dengan waktu,
nama PKO berubah menjadi PKU (Pembina Kesejahteraan Umat).
RS PKU Muhammadiyah adalah salah satu rumah sakit swasta di Yogyakarta
yang merupakan amal usaha Pimpinan Pusat Persyarikatan Muhammadiyah.
Merupakan rumah sakit terakreditas 12 bidang pelayanan dengan type C plus. Selain
memberikan pelayanan kesehatan juga digunakan sebagai tempat pendidikan bagi
calon dokter dan perawat.

2. Falsafah, visi, misi dan jenis pelayanan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

a. Falsafah
RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta adalah perwujudan dari iman sebagai amal
shaleh kepada Allah SWT dan menjadikannya sebagai sarana ibadah.
Dasar : Q.S. Al-Baqarah 25 ; Q.S. Maryam 96 ; Q.S. Assyu’ara 80.
b. Visi
Menjadi rumah sakit Islam yang berdasar pada Al-Qur’an dan sunnah Rasulullah
SAW dan sebagai rujukan terpercaya di Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa
Tengah dengan kualitas pelayanan kesehatan yang islami, professional, cepat,
nyaman dan bermutu, setara dengan kualitas pelayanan rumah sakit-rumah sakit
terkemuka di Indonesia dan Asia.
c. Misi
a) Mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi semua lapisan masyarakat
melalui pendekatan, pemeliharaan, pencegahan, pengobatan, pemulihan
kesehatan secara menyeluruh sesuai dengan peraturan/ ketentuan perundang-
undangan.
b) Mewujudkan peningkatan mutu bagi tenaga kesehatan melalui sarana pelatihan
dan pendidikan yang diselenggarakan secara professional dan sesuai tuntunan
ajaran Islam.
c) Mewujudkan da’wah Islam, amar ma’ruf nahi munkar di bidang kesehatan
dengan senantiasa menjaga tali silaturrahim sebagai bagian dari da’wah
Muhammadiyah.
d. Jenis pelayanan Rumah Sakit
1. Pelayanan rawat jalan dan rawat inap
a. Instalasi Gawat Darurat
b. Klinik Umum
c. Klinik Penyakit Dalam
d. Klinik Penyakit Syaraf
e. Klinik Penyakit Jantung
f. Klinik Penyakit Jiwa
g. Klinik Penyakit Mata
h. Klinik Penyakit THT
i. Klinik Penyakit Gigi
j. Klinik Penyakit Kulit dan Kelamin
k. Klinik Penyakit Paru
l. Klinik Penyakit Anak
m. Klinik Penyakit Kandungan dan Kehamilan
 n. Klinik Bersalin
o. Klinik Rematologi
p. Klinik Bedah Umum
q. Klinik Bedah Tulang
r. Klinik Bedah Urologi
s. Klinik Bedah Plastik
t. Klinik Bedah Dada
u. Klinik Bedah Anak
v. Klinik Rehabilitasi Medik
w. Klinik Bedah Ginjal dan Saluran Air Kemih
x. Klinik Bedah Saluran Pencernaan
y. Kamar Operasi
z. Unit Perawatan Intensif
aa. Unit Perawatan Intensif Jantung
2. Unit Penunjang Pelayanan Medis
a. Farmasi (24 jam)
b. Laboratorium (24 jam)
c. Radiologi (24 jam)
d. Gizi
e. Fisioterapi
f. Rekam Listrik Jantung (EKG)
g. Rekam Listrik Otak dan Pemetaan Otak (Brain Mapping)
h. Rekam Suara Ultra (USG)
i. Laparoscopy
j. CTG
k. EEG
l. Gastro Duo Denoscopy
m. Treadmill
n. TUR
o. Endoscopy
p. Hemodialisa
q. Bronchoscopy
r. CT Scan
s. Audiometri
t. Spirometri
u. Tes Narkoba, HIV / AIDS, SARS
3. Unit Penunjang Lainnya
a. Pembinaan Kerohanian Islam
b. Imunisasi
c. Konsultasi Psikologi
d. Pelayanan KB
e. Perpustakaan
f. General Check Up
g. Bank
h. Transportasi dan Telepon
i. Ambulance
j. Senam Hamil, Diabetes Melitus, Osteoporosis
k. Kegiatan Masyarakat
l. Perawatan Jenazah Islami
m. Konsultasi Gizi
n. Kantin, Swalayan, dan Wartel
 o. Home Care
p. Khitanan missal
q. Dana Sehat Muhammadiyah
r. ASKES
s. Hot Line Service HIV / AIDS dan Narkoba
t. Tempat Penitipan Anak

B. Tujuan dan Fungsi Pelayanan Rekam Medis di RS PKU Muhammadiyah Guna

Menunjang kelancaran Pelayanan Pasien.
Mewujudkan derajat kesehatan setinggi-tingginya bagi semua lapisan masyarakat
melalui pendekatan pemeliharaan kesehatan (promotif) pencegahan penyakit (preventif),
penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan
secara menyeluruh sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta tuntunan ajaran
islam dengan tidak memandang agama, golongan dan kedudukan.

C. Pembagian Tugas di Instalasi Rekam Medis

1. Penerimaan Pasien
a. Rawat Jalan, kegiatan pokoknya :
1) Menerima pendaftaran pasien, baik pasien lama maupun baru.
2) Memasukkan identitas pasien ke program input komputer.
3) Mengoreksi data sosial tersebut dan mencetaknya sebagai data sosial.
4) Mencocokkan data rekam medis pada kartu dengan berkas-berkasnya.
b. Rawat Inap
Tugas Pokok yaitu:
1) Menerima dan mendaftar pasien dari URJ dan UGD.
2) Menyiapkan dokumen rawat inap.
Dokumen Penunjang Rawat Inap :
 Pengertian : SJRI (Surat Jaminan Rawat Inap)
 Tujuan : Terselenggaranya proses penerimaan pasien
rawat inap dengan baik.
 Ruang lingkup : Mengatur tanggung jawab petugas pendaftaran
dalam proses pendaftaran pasien rawat inap di RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta.
3) Mencatat mutasi pasien RI sehingga diperoleh informasi tentang tempat tidur
yang kosong dan nama pasien yang sedang rawat inap.
4) Menyediakan informasi tentang biaya perawatan, dll.
 Bagan Pendaftaran Pasien Rawat Inap RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta :
Aktivitas Catatan Mutu
Mulai

Petugas Pendaftaran

Terima Permintaan Rawat Lembar Permintaan Rawat Inap

Inap

Prosedur Pasien Jaminan Surat Jaminan Rawat Inap

Permintaan
Pasien
Relasi
Petugas Pendaftaran

Hubungi ruang sesuai

permintaan

Petugas Pendaftaran
Lembar Persetujuan Rawat Inap
Minta Persetujuan Rawat Inap

Petugas Pendaftaran

Input Data Rawat Inap

Petugas Pendaftaran
RM 10 (Lembar Rawat Inap)
Rakit Formulir Dok. Rawat Inap

Petugas Pendaftaran

Antar RM ke Unit Terkait

Selesai
c. Penyimpanan & Distribusi Berkas (Filing)
Peminjaman Dokumen Pasien Lama :
1) Pengertian : Berobat ulang yang pasien yang pernah berobat ke
rumah sakit sebelumnya dan berkunjung lagi untuk pertama kali berikutnya.
2) Tujuan : Terpenuhinya kebutuhan berkas rekam medis oleh
keperluan berobat ulang.
3) Ruang Lingkup : Mengatur tanggung jawab petugas TPP dan tugas filing
dalam peminjaman dokumen rekam medis untuk berobat ulang.
4) Bagian Terkait : Instalasi Rekam Medis
5) Dokumen Terkait : Berkas Rekam Medis, Tracer
6) Standar Terkait : ISO 9001:2000, pasal 7.5.1, pasal 7.5.3
7) Rincian Prosedur :
a) Petugas TPP meminta dokumen rekam medis ke filling melalui alat Airphone.
b) Petugas filing mencatat permintaan tersebut yang meliputi nomor rekam
medis, nama pasien, peminjaman dan tanggal pinjam di tracer warna orange.
c) Carikan dokumen rekam medis di rak penyimpanan sesuai kategori nomor
rekam medis tersebut.
d) Ambil dokumen rekam medis yang telah ditemukan dan letakkan tracer tadi
di tempat dokumen tersebut.
e) Distribusikan dokumen rekam medis tersebut ke pendaftaran dengan
menggunakan lorong seluncur dokumen rekam medis.
Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien :
1) Pengertian : Kegiatan penyimpanan RM sesuai dengan sistem yang
telah ditetapkan.
2) Tujuan : Memastikan RM tersimpan secara aman dan rahasia di
ruang penyimpanan sesuai sistem yang telah ditetapkan.
3) Ruang Lingkup : Mengatur tata cara petugas pendaftaran dalam
penyimpanan berkas RM.
4) Bagian Terkait : Unit pendaftaran Instalasi RM
5) Dokumen Terkait : Lembar RM
6) Standar terkait : ISO 9001:2000 Pasal 7.5.1
7) Rincian Prosedur :
a) Mengerjakan berkas RM dengan sistem penomoran yang berlaku yaitu
terminal digit filing (sistem angka akhir).
b) Pemisahan berkas sesuai dengan kelompok nomor akhir.
c) Penataan berkas RM pada alur penyimpanan sesuai kelompok nomor secara
urut.
d) Tracer di ambil, kemudian berkas dimasukkan.
e) Tracer yang mencantumkan bon pinjam dicatat dan tracer diletakkan pada
tempat yang disediakan untuk dapat dipakai lagi.
f) Untuk berkas rekam medis yang terletak pada luar, penjajaran bagian atas,
penyimpanan dilakukan dengan menggunakan bantuan kursi, tidak
diperkenankan menggunakan almari untuk menghindari kerusakan almari
penyimpanan rekam medis.
g) Rekam medis aktif disimpan sekurang-kurangnya 5th dari tanggal kunjungan
terakhir.
h) Berkas RM in aktif disimpan di gudang RM dengan retensi sesuai ketentuan
dari panitia rekam medis.
i) Pemusnahan dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku dan atas persetujuan
direktur RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.
2. Pengolahan dan Penyajian Data
a. Assembling
Alur: Dari bangsal ke penetapan biaya masuk ke assembling kemudian masuk ke
coding selanjutnya pencarian rujukan, apabila ada maka diberikan balasan
rujukan dan kemudian dikembalikan ke filing, namun jika tidak ada maka
langsung dikembalikan ke filing.

Tugas pokok assembling:

1) Merakit kembali DRM dari RJ, RI, GD sesuai urutan.
2) Meneliti ketidaklengkapan lembaran formulir RM.
3) Mengendalikan RM yang tidak lengkap untuk dikembalikan ke unit yang
bersangkutan.
4) Di RS PKU Muhammadiyah, tugas assembling juga sebagai pembuatan surat
keterangan jasa raharja, visum, yang berkaitan dengan asuransi, dll.

Deskripsi Pokok kegiatan di Assembling yaitu:

1) Penyusunan berkas rekam medis secara urut.
2) Jika berkas telah diurutkan terdapat data pasien yang tidak lengkap maka
ketidaklengkapan tersebut akan dilengkapi (nomor rekam medis dan nama
pasien).
3) Bila ada pasien yang meninggal, maka pada sampul berkasnya diberi tanda (+)
dengan menggunakan tinta warna merah.
4) Petugas yang berwenang di bagian assembling harus teliti dalam menyusun
data-data rekam medis.

b. Coding dan Indeksing

Coding
Tugas pokoknya adalah membuat kode atas diagnosa penyakit berdasarkan
klasifikasi penyakit yang berlaku yaitu buku “International Classification of Diseases”
(ICD-X) terbaru.
Pelaksanaannya :
1) Berkas yang telah lengkap pengisiannya diterima dari petugas input dan petugas
pengajuan pengisian resume medis.
2) Gunakan buku ICD sebagai kamus pegang (ICD-X).
3) Gunakan buku volume-III untuk menemukan istilah atau diagnosa yang dicari.
4) Tiap diagnosa dan prosedur diberi diagnose yang tepat dan lengkap.
5) Semua diagnosa yang mempengaruhi perawatan saat ini diberikan nomer kode.
6) Kode yang dicantumkan harus berurutan secara benar, sehingga untuk
perawatan dapat dipahami. Diagnose utama dan prosedur utama harus
dicantumkan pada urutan pertama.
7) Gunakan buku volume I (tabuler list) untuk memeriksa kebenaran nomer kode
yang dipilih, apakah sudah benar sesuai klasifikasi diagnose.
8) Jika nomor kode telah sesuai, cantumkan pada kolom “KODE” dari lembar atau
formulir dalam berkas rekam medis.
9) Jika tidak sesuai, periksa kembali pada buku volume II sampai ditemukan kode
yang benar.

Indeksing
Pada proses indeksing, RS PKU Muhammadiyah ini menggunakan sistem
komputerisasi, yakni komputerisasi back-up manual berupa excel.
Dimana dalam komputer dicantumkan :
 1) Nama pasien
2) Nomor Rekam Medis
3) Jenis Kelamin
4) Tanggal Masuk
5) Tanggal Keluar
6) Kode diagnose penyakit
7) Kode tindakan
8) Keterangan (mati [+], pulang paksa [APS]).

c. Analisa dan Pelaporan (Analisa Kelengkapan Berkas RM)

Analisa
Pelaksanaan analisa di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta, meliputi :
1) Menerima dokumen rekam medis dari bagian assembling.
2) Meneliti ketidaklengkapan formulir rekam medis dengan sistem komputerisasi.
3) Mengerjakan sensus harian untuk rekapitulasi pasien rawat inap sebagai dasar
pembuatan indikator BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR.

Pelaporan
Sistem pelaporan di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem
Extern dan Intern.
1) Laporan Extern
Laporan extern Rumah Sakit ditujukan kepada Departemen Kesehatan RI,
Kanwil Dep. Kes. Dinas Kesehatan Dati I. pelaporan Extern Rumah Sakit dibuat
sesuai kebutuhan Departemen Kesehatan RI, meliputi :
a) Data kegiatan Rumah Sakit (RL1)
b) Data keadaan morbiditas pasien rawat inap (RL2a)
c) Data keadaan morbiditas penyakit khusus pasien rawat inap (RL2a)
d) Data morbiditas pasien rawat jalan (RL2b)
e) Data keadaan morbiditas penyakit khusus pasien rawat jalan (RL2b.1)
f) Data individual morbiditas pasien rawat inap terdiri dari :
i. Pasien Umum (RL2.1)
ii. Pasien Obstetri (2.2)
iii. Pasien baru lahir/ lahir mati (RL2.3)
g) Data Inventarisasi Rumah Sakit (RL3)
h) Data kegiatan Keterangan Rumah Sakit (RL4)
i) Data Individual Keterangan Rumah Sakit (RL4a)
j) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 4a)
2) Laporan Intern
Sistem ini adalah sistem pelaporan yang dilakukan setiap 3 bulan untuk
disampaikan pada saat rapat struktural. Hasil yang didapat dalam rapat tersebut
dijadikan sebagai dasar kebijakan dan pengambilan keputusan manajemen
meliputi pencapaian:
a) Total kunjungan rawat jalan
b) Indikator Rumah Sakit
c) Total Kegiatan Penunjang.

d. Pengelola Jamkesmas
Tugas pokoknya adalah pengurusan biaya perawatan rumah sakit khusus pasien
jamkesmas sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku.